SISTEMA DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA SIPLAN UNTsiplan.unitru.edu.pe/manual de usuario...

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y

COMUNICACIONES

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

UNIVERSITARIA

SIPLAN UNT

MANUAL DE USUARIO

MÓDULO DE FORMULACIÓN POI

MÓDULO DE EVALUACIÓN POI

Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA 2

INDICE DE CONTENIDO

1. ACCEDER AL SISTEMA WEB ...................................................................................................... 3

1.1. DIRECCIÓN WEB ................................................................................................................... 3

1.2. PORTAL WEB UNT ................................................................................................................. 3

2. INGRESAR AL SISTEMA ............................................................................................................. 5

3. CAMBIAR CONTRASEÑA ............................................................................................................. 8

4. FORMULACIÓN POI ....................................................................................................................... 9

4.1. SELECCIÓN DE OBJETIVOS .............................................................................................. 10

4.2. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................ 13

4.3. PROGRAMACIÓN DE TAREAS ........................................................................................... 21

5. EVALUACIÓN POI .......................................................................................................................... 23

5.1. EVALUACIÓN ………............................................................................................................ 24

5.2. FORMATO B ………............................................................................................................... 26

6. REPORTES.……….................................................................................................................... 27

6.1. REPORTE POI 01………………………………………………………………................................ 27

6.2. REPORTE POI 02…………………………………………………………………………...….......... 29

6.3. REPORTE EVALUACIÓN………………………………..…………………………………………... 30

6.4. REPORTE FORMATO B……………………………………………………………………………..... 30

7. CIERRE DE SESIÓN …………………........................................................................................... 32

8. RECOMENDACIONES FINALES……………………………………………………………… 33



1. ACCEDER AL SISTEMA WEB

1.1. DIRECCIÓN WEB

Para acceder al Sistema de Planificación Universitaria SIPLAN - UNT, tenemos que escribir la

siguiente URL en la barra de dirección de nuestro navegador web: www.siplan.unitru.edu.pe

Fig. 01

1.2. PORTAL WEB UNT

Otra manera de acceder al Sistema de Planificación Universitaria es entrar al portal web de

la UNT alojado en www.unitru.edu.pe , en la parte derecha, en la sección Gestión

Administrativa ubicamos el icono del SIPLAN.

Fig. 02

Hacemos clic y nos direccionará directamente a la página de ingreso al sistema.

http://www.siplan.unitru.edu.pe/

http://www.unitru.edu.pe/



Fig. 03

NOTA: Para un correcto funcionamiento del sistema, se recomienda utilizar el navegador web

Google Chrome

Fig. 04



2. INGRESAR AL SISTEMA Para ingresar al Sistema de Planificación Universitaria, en la primera página donde nos aparece

USUARIO Y PASSWORD, escribimos lo siguiente:

USUARIO: N° de DNI del usuario, el cuál debió ser registrado por la Dirección de Sistemas de

Informática y Comunicación.

PASSWORD: unitru (Contraseña por defecto cuando se ingresa por primera vez al sistema).

Fig. 05

Hacemos clic en el botón Ingresar, si todos los datos son correctos, ingresaremos al sistema y nos

mostrará la siguiente página de inicio.

Fig. 06



En la parte superior izquierda, se encuentra el logo de la UNT junto al nombre del sistema, y debajo

de estos estará el nombre de la Unidad a la que pertenece el usuario.

Fig. 07

En la parte central superior estará el nombre de la universidad, así como el nombre de la dirección

encargada del desarrollo sistema, y finalmente el nombre del sistema.

Fig. 08

En la parte superior derecha, se encuentra el nombre del usuario y un botón con las opciones:

Cambiar Contraseña y Cerrar Sesión.

Fig. 09



Debajo del encabezado, se encuentran los diferentes perfiles para cada usuario.

NOTA: El perfil que se tendrá que acceder para la Formulación POI es el de JEFE DE UNIDAD

OPERATIVA.

Fig. 10

Finalmente, en la parte inferior se encuentra un icono para poder descargar el presente manual y los

créditos.

Fig. 11

Fig. 12



3. CAMBIAR CONTRASEÑA Se recomienda cambiar la contraseña para impedir el ingreso al sistema de terceras personas con

nuestro usuario; para poder hacer esto nos dirigimos hacia el botón , hacemos clic y

desplegamos las opciones, nos aparecerán Cambiar Contraseña y Cerrar Sesión, elegimos la primera

opción.

Fig. 13

Completamos los campos del formulario, escribiendo el Contraseña actual, luego escribimos la Nueva

Contraseña, finalmente tenemos que Repetir Nueva Contraseña, también en caso sea necesario;

podemos limpiar el formulario dando clic en Limpiar o también cancelar el cambio de contraseña dando

clic en Cancelar, lo cual nos direccionará a la página de inicio del sistema.

Fig. 14

Cuando terminemos de completar todos los campos damos clic en Guardar Cambios, nos aparecerá el



siguiente mensaje de confirmación y volveremos a la página de inicio del sistema.

Fig. 15

4. FORMULACIÓN POI Para realizar la formulación del plan operativo, nos ubicamos en la página de inicio del sistema y

seleccionamos el perfil de JEFE DE UNIDAD OPERATIVA.

Fig. 16

Entraremos a una nueva página, donde en la parte izquierda se mostrarán 4 opciones:

Fig. 17



Hacemos clic en la opción Formulación POI, donde se desplegará un submenú de 3 opciones:

Fig. 18

4.1. SELECCIÓN DE OBJETIVOS

Éste es el primer paso para la formulación del POI, aquí seleccionaremos los objetivos específicos

que pertenecen al PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL, y que; a su vez se alineen y guarden

relación con las actividades que se van a programar para dicha unidad.

Damos clic en Formulación POI y luego en Selección de Objetivos.

Fig. 19



Esta opción nos llevará a una página donde se mostrará los 15 objetivos estratégicos que tiene la

universidad.

➢ Seleccionamos el año presupuestal del POI a registrar.

Fig. 20

➢ Seleccionar los objetivos con los cuales trabajará su unidad; sólo debe ubicarse en la columna

Marcar de la tabla y dar clic en los recuadros correspondientes a los objetivos que usará. Una

vez seleccionados los objetivos, damos clic en ACEPTAR.

Fig. 21



➢ Al dar clic en ACEPTAR; en la parte inferior de la página se generará una nueva tabla con

los

Objetivos Seleccionados, antes de hacer clic en Guardar verifique que éstos sean correctos.

Fig. 22

Nota: Al momento de elegir los objetivos, se recomienda tener a la mano sus actividades elaboradas

en borrador.

➢ Damos clic en guardar y nos aparecerán los siguientes mensajes de confirmación.

Fig. 23

Fig. 24

Una vez que aparezca el siguiente mensaje, quiere decir que los Objetivos se guardaron



correctamente.

Fig. 25

Damos clic en Aceptar, y nos aparecerá de nuevo la página de Selección de Objetivos, nos

dirigimos a la parte inferior y aparecerán los objetivos específicos ya almacenados, también

tendremos un nuevo botón el cual nos permitirá eliminar alguno de los objetivos guardados,

sólo debemos Marcar el recuadro del Objetivo que deseamos borrar y dar clic en Eliminar.

Nota: Al eliminar un objetivo específico también se eliminará toda la programación

hecha para ese objetivo, tanto para las actividades como para las tareas.

Fig. 26

En caso desee agregar más objetivos, también puede hacerlo; seleccionando el objetivo que

desea agregar de la tabla superior, dando clic en Aceptar y luego en Guardar.

4.2. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES Para registrar la programación de actividades, nos dirigimos al menú de la parte izquierda damos

clic en Formulación POI y escogemos la opción de Programación de Actividades.



Fig. 27

➢ Seleccionamos el año presupuestal del POI a registrar.

➢ Seleccionar los objetivos específicos que hemos guardado previamente, desplegamos el

combo haciendo clic sobre él y escogemos un objetivo específico.

Fig. 28

Cuando hayamos seleccionado un objetivo, el sistema nos mostrará el objetivo general al que

pertenece el objetivo específico seleccionado y una tabla, la cual deberemos completar.



Fig. 29

Para ingresar la programación de actividades, dar clic en el botón Agregar.

Fig. 30

Para una mejor explicación, lo dividiremos de la siguiente manera:

Paso 1:

Fig. 31

En esta sección redactar primero una Actividad Específica, ésta actividad deberá estar alineada

además de los objetivos específicos, también a la Actividad – MEF.



Lista de Actividades – MEF

Fig. 31

Fig. 32

Posteriormente esta Actividad Específica también tendrá su unidad de medida.

Lista de Unidades de Medida

Fig. 33



Fig. 34

Paso 2:

La actividad se programará en el mes planificado que debería ejecutarse, en este caso según la

actividad específica del ejemplo:

Formulación del Plan del Operativo 2018, se programará en el mes de abril y setiembre del 2018,

siendo la persona responsable de la formulación, el Jefe de la oficina.

Fig. 35

En el caso se tenga más de una actividad puede agregar otro campo, haciendo clic en el botón

Agregar.

Fig. 36

Nota: El número “1” significa la cantidad de veces que se realizará dicho evento, puede durar 1

día, una semana, todo el mes, pero seguirá siendo solo un evento por la naturaleza de la actividad.

Habrá excepciones donde las actividades se realicen más de una vez en un mes, así como

actividades que se tengan que repetir a lo largo del año. Ejemplos:

- Reuniones de coordinación

- Comisión de servicios

- Evaluaciones

- Exámenes de admisión, etc.



Fig. 37

Nota: El total anual, se visualizará después de guardar la información que hemos ingresado.

Paso 3:

En la parte de PRIORIDAD, el usuario definirá el nivel de prioridad de sus actividades para

fines presupuestales.

Fig. 37

Siendo el número “1” el que tenga la mayor prioridad. La numeración va de 1 hasta el número

máximo de actividades que se haya planificado.

Nota: Puede darse el caso de que haya actividades de igual prioridad.

Si se da el caso en que agregó una fila de más que no usará, o talvez desea quitar una actividad

que ya no necesita, lo único que debe hacer clic en “Borrar” de la parte derecha que le

corresponde a la fila que desea eliminar.

Fig. 38

Una vez hayamos verificado que toda la información esté correcta, damos clic en el botón

Guardar.



Fig. 39

Nos aparecerán dos mensajes, preguntándonos si toda la información registrada es correcta.

Fig. 40

Fig. 41

Si deseamos verificar o corregir algo damos clic en Cancelar, en caso contrario damos en clic

en Aceptar y nos aparecerá el siguiente mensaje a modo de confirmación que la Programación

de Actividades se guardó correctamente.

Fig. 42



Damos clic en Aceptar, y nos cargará de nuevo la página de Programación de Actividades,

pero ahora mostrando la información de la programación de las actividades que hemos

guardado; así como las cantidades del Total Anual y en la columna Marcar de la tabla, aparece

la opción de Borrar, para así poder eliminar la actividad que ya hayamos guardado

anteriormente.

Fig. 43

Nota: Al eliminar una actividad específica, también se eliminará la programación de tareas

hecha para dicha actividad.

Si lo deseamos también podremos agregar más actividades, así como también podremos

corregir o editar alguna parte de la información que ya ha sido guardado previamente, para esto

solo debe hacer clic en el campo que desea editar y hacer la modificación.

Para que la edición y las nuevas actividades agregadas queden almacenadas solo debe hacer

clic en Guardar, y se guardarán los cambios realizados, se recomienda que guarde cualquier

modificación que haga a su información.

Si tiene más objetivos específicos, seleccione el siguiente objetivo y repita el proceso.

Nota: El registro de la información debe ser completa, si deja algún campo vacío, o no selecciona

una Actividad – MEF o Unidad de Medida el sistema no le permitirá guardar la programación de

actividades.



Fig. 44

4.3. PROGRAMACIÓN DE TAREAS

Una vez culminado el registro de las actividades, pasaremos a registrar la Programación de Tareas,

nos vamos una vez más al menú ubicado en la parte izquierda, elegimos Formulación POI y

hacemos clic en la opción Programación de Tareas.

Fig. 45

Nos aparecerá una nueva página muy similar a la de programación de actividades, aquí

seleccionaremos una de las actividades específicas que hemos guardado previamente.

Seleccionamos el año presupuestal del POI a registrar.

Fig. 46



Al seleccionar una actividad específica el sistema nos mostrará el Objetivos General y el Objetivo

Específico al que pertenece dicha actividad, así como un nuevo formulario que deberemos

completar.

Fig. 47

Aquí registraremos las tareas en el sistema, el modo de trabajo en esta parte; es muy similar a la

Programación de actividades.

Fig. 48

En caso tenga que agregar más tareas, sólo debe dar clic en el botón de Agregar, y seguir registrando

las tareas.



Nota: Para el ingreso de tareas, tomar como referencia, la programación de actividades.

Al terminar el registro de la información, dar clic en el botón GUARDAR, nos aparecerá el siguiente

mensaje de verificación al guardar las tareas.

Fig. 49

Volverá a cargar la página con la información ya almacenada, la cual podremos modificar, borrar tareas

ya guardadas o agregar más tareas, de manera similar a como se trabajó la programación de actividades.

Si tiene más Actividades Específicas, seleccione la siguiente actividad y repita el proceso.

5. EVALUACIÓN POI

Para realizar la evaluación del plan operativo, nos ubicamos en la página de inicio del

sistema y seleccionamos el perfil de JEFE DE UNIDAD OPERATIVA.

Entraremos a una nueva página, en la parte izquierda se mostrarán 4 opciones:

Fig. 50

Hacemos clic en la opción EVALUACIÓN POI, se desplegará un submenú de 2 opciones:



Fig. 51

5.1. EVALUACIÓN Luego de realizar la Formulación del POI, se procederá a registrar el avance de las actividades

programadas. Para ello se deberá ingresar al módulo Evaluación y seleccionar el año, semestre y

objetivo a evaluar.

Los campos editables se encuentran sombreados en color amarillo, una vez ingresado los datos de

dichos campos hacer clic en el botón Guardar.

Fig. 52

El campo Semáforo BSC se calificará según los resultados obtenidos:



Fórmula:

Coeficiente de eficacia =

B/A x 100 Donde:

A= actividades programadas (semestralmente / anualmente)

B= actividades ejecutadas

(semestralmente / anualmente) B/A =

Indicador de eficacia

Criterios de medición:

Por tratarse de indicadores de eficacia, los resultados obtenidos se calificarán de acuerdo a la siguiente

tabla:

Resultados

Obtenidos

Cualidad Calificación Semáforo BSC

1.00 – 0.90 Eficaz(B) 90-100% Cumplimiento Eficaz

Verde

0.60 – 0.89 Normal(N) 60-89% Aceptable Amarillo

Hasta 0.59 Ineficaz(I) <=59%

Incumplimiento

Rojo

Tabla N° 1

El campo Medio de Verificación permite subir documentos con los cuales sea posible comprobar la

ejecución de los productos, actividades, proyectos y/o estudios durante el semestre, los cuales pueden

ser: actas, memorandos, cartas, informes, oficios, relaciones de asistencia, fotografías con fecha y

leyenda explicativa, valorizaciones mensuales de obra, lista de cotejo de estudios, entre otros.

Para subir un documento hacer clic en el botón Subir Archivo, se visualizará la siguiente pantalla.

Fig. 53



Para seleccionar el archivo hacer clic en el botón Elegir archivos, luego clic en el botón Subir. Una

vez subido el archivo se actualizará la pantalla y se visualizará un link de descarga.

Nota: En caso se requiera adjuntar más de un documento comprimir en un archivo .rar.

Con los datos ingresados se genera la tabla Coeficiente de Eficacia del Objetivo Específico (OEE) en

donde se muestra todas actividades programadas y ejecutadas del OEE, el porcentaje de avance y su

indicador de eficacia.

5.2. FORMATO B

Luego del registro de Evaluación, se deberá ingresar al submódulo Formato B, en donde se detallará

las incidencias y logros presentados en la ejecución del POI de acuerdo a 4 aspectos relevantes.

Para ingresar la información, seleccionar Año del POI a evaluar, Semestre, luego seleccionar el

Aspecto Relevante a detallar.

Fig. 54

Luego de ingresar el detalle del aspecto relevante, hacer clic en el botón Guardar.

Fig. 55



En caso se tenga más de un detalle, para agregar otro campo, hacer clic en el botón agregar.

Fig. 56

Si se agregó campos o ya se realizó el guardado (clic en el botón Guardar) puede realizar la

eliminación, haciendo clic en el botón Borrar que se encuentra en la parte derecha.

Fig. 57

6. REPORTES Cuando hayamos completado toda la información necesaria, iremos a la opción de reportes:

Fig. 58

6.1. REPORTE POI 01 Al hacer clic en Reporte POI 01, el sistema nos mostrará un primer reporte; el cual contendrá,



Objetivos Generales, Objetivos Específicos y la Programación de Actividades.

Fig. 59

Para imprimir el reporte, hacer clic en el botón PDF o EXCEL según el formato que necesitemos.

Si seleccionamos PDF el sistema abrirá una nueva ventana generando un PDF con nuestro

reporte, el cual podremos Guardar en nuestra computadora o Imprimir.

Fig. 60



Fig. 61

6.2. REPORTE POI 02

Al hacer clic en Reporte POI 02, el sistema nos mostrará un segundo reporte; el cual contendrá,

Objetivos Generales, Objetivos Específicos, la Programación de Actividades y la Programación

de Tareas del año presupuestal seleccionado.

Fig. 62



Para imprimir el reporte hacer clic en el botón PDF o EXCEL.

Fig. 63

6.3. REPORTE EVALUACIÓN Al hacer clic en el sub módulo Reporte Evaluación, y seleccionar el año y semestre a reportar se

visualizará en pantalla el consolidado de la evaluación registrada.

Fig. 64

Para imprimir el reporte hacer clic en el botón PDF o XLS, según sea haya seleccionado el sistema

abrirá una nueva ventana generando un PDF o generará un archivo en formato excel.

6.4. REPORTE FORMATO B

Al hacer clic en el sub módulo Reporte Formato B, y seleccionar el año y semestre se visualizará en

pantalla el consolidado del detalle registrado.



Fig. 65

Para imprimir el reporte hacer clic en el botón PDF o XLS, según sea haya seleccionado el sistema

abrirá una nueva ventana generando un PDF o generará un archivo en formato excel.

Fig. 66



Fig. 67

7. CIERRE DE SESIÓN Para salir del sistema en cualquier momento, debemos ir a la parte superior derecha de la pantalla, al

botón , damos clic ahí y elegimos la opción Cerrar Sesión.

Fig. 73

Nos aparecerá un mensaje de sesión finalizada, damos clic en Aceptar y el sistema nos llevará de nuevo

a la página de ingreso.



Fig. 74

8. RECOMENDACIONES FINALES

- Cualquier duda o consulta sobre la información mostrada en el sistema, o qué es lo que se debe

registrar, tanto en objetivos, actividades y tareas, creación de usuarios; hacer la consulta con la

Dirección de Planificación.

- Cualquier duda o consulta sobre el funcionamiento del sistema, problemas con el uso del sistema u

otros que tengan que ver con la operatividad del SIPLAN hacer la consulta con la Dirección de

Sistemas y Comunicaciones.

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