SISTEMA DISTRITAL DE ALERTAS TEMPRANAS …...Código Postal: 111311 Página 3 de 7 - A-GDO-FM-008...

Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital

Carrera 30 No 25 – 90, Piso 9 Costado Oriental. Tel.: 3 68 00 38 Código Postal: 111311 www.serviciocivil.gov.co

Página 1 de 7 - A-GDO-FM-008 Versión 7.0 15/01/2020

CIRCULAR EXTERNA N°. ___________

Para:

SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES/AS, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, SUBREDES INTEGRADAS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, PERSONERÍA DE BOGOTÁ Y CONCEJO DE BOGOTÁ, JEFES DE TALENTO HUMANO, LIDERES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

De:

DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL.

Asunto:

SISTEMA DISTRITAL DE ALERTAS TEMPRANAS POR COVID-19.

En atención a las medidas distritales proferidas por la Alcaldesa Mayor de Bogotá en el Decreto 081 del 11 de marzo de 20201, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital en el marco del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo y, con el objetivo de contribuir al seguimiento del estado de salud de los colaboradores vinculados a las entidades y organismos distritales en la fase de mitigación del Virus COVID-19, diseñó una herramienta para facilitar esta tarea por parte de los responsables del talento humano de la administración publica y de esta forma poder generar alertas tempranas y tomar medidas preventivas de manera más eficiente.

1 Por el cual se adoptaron medidas sanitarias y acciones transitorias de policía para la preservación de la vida y la mitigación del riesgo con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID – 19) en Bogotá D.C

014




El sistema de alertas se desarrolló como un módulo en SIDEAP, denominado Sistema Distrital de Alertas Tempranas SDAT - COVID 19, y consolidará la información acerca de las condiciones de salud y de otras circunstancias relevantes de los servidores públicos y contratistas de las entidades y organismos distritales, a saber:

• Paciente confirmado con COVID 19 • Persona con enfermedad crónica, que resulta de alto riesgo de cara al posible

contagio de COVID-19 • Mujer en estado de gestación • Persona mayor de 60 años • Persona con sintomatología respiratoria LEVE O MODERADA (Fiebre, tos

persistente, secreciones nasales o malestar general) • Persona que haya estado en contacto con paciente diagnosticado con el COVID-

19 • Persona que haya llegado recientemente del exterior

Como se evidencia esta herramienta facilitará la identificación del personal expuesto al virus, con enfermedades de alto riesgo o con condiciones particulares de salud, de igual forma al personal que haya resultado con diagnóstico positivo para COVID 19 y, por último, permitirá conocer el respectivo seguimiento y las acciones adelantadas por la Entidad.

El reporte de los datos requeridos en la presente circular, al tratarse, de una herramienta diseñada para el control y seguimiento del riesgo biológico ocasionado por el COVID 19, le permitirá a los representes legales, jefes de talento humano y líderes de seguridad y salud en el trabajo, obtener información importante para diseñar los planes requeridos en la fase de “reapertura o retorno seguro” a las labores misionales restringidas actualmente por causa de la pandemia mundial de COVID 19. Adicionalmente, el reporte oportuno y fidedigno de la información solicitada facilitará a las entidades distritales atender los diferentes requerimientos realizados por los organismos de control en relación con el seguimiento a la crisis de COVID 19.




1. Reporte de información en el Sistema Distrital de Alertas Tempranas SDAT –

COVID-192

a. Las entidades y organismos de la Administración Distrital reportarán la información relacionada con las condiciones de salud de sus servidores y contratistas, a través del módulo web denominado Sistema Distrital de Alertas Tempranas SDAT – COVID-19 de SIDEAP.

b. Periodicidad del reporte de información al SDA-COVID 19.

A partir de la expedición de la presente circular, las Entidades y Organismo Distritales deberán reportar en los 4 días hábiles siguientes el primer reporte de información. Los siguientes reportes serán solo para actualizar la información inicialmente reportada. Los líderes de Seguridad y Salud en el trabajo de las entidades distritales deberán, ingresar a SIDEAP- SDAT y actualizar la información los viernes de cada semana de forma permanente.

3 El DASCD, en cumplimiento de sus funciones, en particular, las establecidas en el Artículo 9, literal d), del Decreto 580 de 2017

establece es la entidad encargada de dar lineamientos en materia de seguridad y salud en el trabajo (Decreto 580 de 2017 – “Por el

cual se modifica la estructura interna del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, se determinan las funciones de las

dependencias y se dictan otras disposiciones” Artículo 9, literal d), “Diseñar, proponer e implementar y /o ejecutar lineamientos,

planes y programas distritales en materia de gestión de bienestar social e incentivos, de seguridad y salud en el trabajo, que sean

de aplicación general a las entidades y organismos de la Administración Distrital, realizar el correspondiente seguimiento y evaluar

su impacto”).




c. Responsables del reporte de información a SIDEAP- SDAT

Líder de Seguridad y Salud en el Trabajo: El servidor o contratista que lidere el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad u organismo distrital será el responsable de reportar la información requerida para el Sistema Distrital de Alertas Tempranas por COVID 19

Jefe de Talento Humano: Coordinará lo necesario para mantener actualizada la información en el Sistema Distrital de Alertas Tempranas por COVID 19, de igual manera, será el garante de los datos reportados por el líder de SST de la Entidad.

d. Reportes de información generados por el Sistema Distrital de Alertas Tempranas SDAT – COVID-19. La herramienta SDAT - COVID 19, le permitirá al usuario generar el reporte detallado del del personal expuesto, con enfermedades de alto riesgo o con condiciones particulares de salud, así como el personal que haya resultado con diagnóstico con COVID19.

2. Manual del usuario

El Departamento, ha diseñado un manual del usuario – Instructivo SDAT COVID 19, por medio del cual se les proporciona a los usuarios de SIDEAP, encargados de reportar o validar información relacionada con el sistema de alertas, el paso a paso detallado y los requisitos, condiciones y especificaciones a tener en cuenta para el manejo del módulo de reportes distritales por COVID 19. Dicho documento se adjunta a la presente circular.

3. Acuerdo de Confidencialidad - Sistema de Información Distrital del Empleo y La Administración Pública -SIDEAP

El servidor o contratistas encargado de realizar la consulta o reporte de información en el Sistema Distrital de Alertas por COVID 19, debe firmar el Acuerdo de Confidencialidad con el cual se compromete a guardar total reserva de la información conocida. El documento puede ser descargado para firma en el enlace https://www.serviciocivil.gov.co/portal/content/documentacionsideap y remitido al correo




[email protected] como principal requisito para obtener los permisos por parte del DASCD para acceder a la plataforma mencionada3.

4. Socialización del SDA-COVID 19

Con el objetivo de presentar las funcionalidades y garantizar el reporte en el SDA-COVID 19 invitamos a los jefes de Talento Humano y Líderes de Seguridad y Salud en el Trabajo a participar de las siguientes jornadas de socialización:

GRUPO 1. FECHA HORARIO ENLACE

Concejo de Bogotá D.C

28 de abril de 2020

8:00 am a 9:00 am

https://meet.google.com/uhe-dmxv-xwq

Contraloría de Bogotá D.C FONCEP Fundación Gilberto Álzate Avendaño Instituto Distrital de la Participación y Acción C. Instituto Distrital de las Artes Instituto Distrital de Recreación y Deportes Instituto Distrital de Turismo Secretaría Distrital de Salud Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos Veeduría Distrital


Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público

9:30 am a 10:30 am

3 La Política General de Seguridad y Privacidad de la Información, aprobada en comité de desarrollo institucional del DASCD el 18 de julio de 2018, está basada en el cumplimiento de la normatividad legal colombiana vigente, en las buenas prácticas de seguridad de la información, la norma ISO 27001/2013 y el modelo de seguridad y privacidad de la información – MSPI del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, dicha política puede ser consultada en el link https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/marco-legal/normatividad/pol%C3%ADtica-general-de-seguridad-y-privacidad-de-la-informaci%C3%B3n.




DASCD

28 de abril de 2020

https://meet.google.com/joe-hwxr-bvs

Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo Instituto de Desarrollo Urbano Instituto Distrital de Gestión del Riesgo y Cambio Instituto Distrital de Patrimonio Cultural Secretaría de Educación del Distrito Secretaría Distrital de Movilidad Secretaría Distrital de Planeación Secretaría Jurídica Distrital Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente Subred Integrada de Servicios de Salud Norte Unidad Administrativa Especial de Catastro Universidad Distrital "Francisco José De Caldas"


Caja de Vivienda Popular

28 de abril de 2020

11:00 am a 12:00 m

https://meet.google.com/peq-noqz-zdm

Canal Capital Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal Secretaría Distrital de Ambiente Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Dep. Secretaría Distrital de Desarrollo Económico Secretaría Distrital de Integración Social Secretaría Distrital de la Mujer Secretaría Distrital del Hábitat Secretaría General Transmilenio S. A Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos


Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano




Empresa Metro de Bogotá S.A.

28 de abril de 2020

2:00 pm a 3:00

pm

https://meet.google.com/ani-kurd-cpx

Instituto para la Economía Social Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDIRPON Jardín Botánico de Bogotá Lotería de Bogotá Orquesta Filarmónica de Bogotá Personería de Bogotá D.C Secretaria Distrital de Gobierno Secretaría Distrital de Hacienda Subred Integrada de Servicios de Salud Sur

Cordialmente,

NIDIA ROCÍO VARGAS Directora

Anexos: Manual del usuario – Instructivo SDA COVID 19

ACCIÓN FUNCIONARIO CARGO FIRMA FECHA Proyectado por César Augusto Vera Ávila Contratista – Líder Distrital SST

Revisado por José Agustín Hortua Mora Subdirector de Gestión Distrital de Bienestar,

Desarrollo y Desempeño

Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales, y, por lo tanto, lo presentamos para firma de la Directora del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASCD).

Instructivo SISTEMA DISTRITAL DE ALERTAS TEMPRANAS COVID 19

Bogotá, D.C., Versión. 2.0 Abril de 2020

MACROPROCESO DE RECURSOS DE APOYO A LA GESTIÓN PROCESO GESTIÓN DE LAS TICS SISTEMA DISTRITAL DE ALERTAS TEMPRANAS COVID 19 Código: A-TIC-IN-002 Versión: 2.0 Vigente desde abril de 2020

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el repositorio de documentos SIG del DASCD.

Carrera 30 No 25 – 90, Piso 9 Costado Oriental. Tel: 3 68 00 38 Código Postal: 111311 www.serviciocivil.gov.co

Página 1 de 15 E-SGE-FM-003 V6

INSTRUCTIVO SISTEMA DISTRITAL DE ALERTAS TEMPRANAS

COVID 19

Bogotá, D.C., Versión 2.0, abril de 2020

http://www.serviciocivil.gov.co/





CONTENIDO

1. INFORMACIÓN GENERAL .................................................................................................. 3

1.1 OBJETIVO .................................................................................................................... 3

1.2 ALCANCE ..................................................................................................................... 3

1.3 RESPONSABLE ........................................................................................................... 3

1.4 POLITICAS DE OPERACIÓN ....................................................................................... 3

2. INGRESO A LA PLATAFORMA ............................................................................................ 4

3. ADMINISTRACIÓN ALERTAS COVID 19 ............................................................................. 6

3.1. CREAR NUEVA ALERTA.............................................................................................. 6

3.2. EDITAR ALERTA ........................................................................................................ 11

3.3. DESCARGAR REPORTE ........................................................................................... 13






1. INFORMACIÓN GENERAL El Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública – SIDEAP - es un instrumento integral de almacenamiento de información, donde se ha estructurado el módulo de Seguridad y Salud en el Trabajo “SST en Línea”, el cual se diseñó con el objetivo de apoyar la consolidación de información relacionada con los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del Distrito Capital. En relación con la actual situación del mundo, en consecuencia de la pandemia por COVID 19, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, ha diseñado un módulo integrado en SST en línea, el cual se denomina Sistema Distrital de Alertas Tempranas COVID 19 – SDA COVID 19, que permitirá a los usuarios de las diferentes Entidades y Organismos Distritales hacer el registro de las alertas que se presenten en el entorno de la entidad, facilitando el control de información de los servidores y contratistas en relación con las fases de mitigación y reincorporación laboral por COVID 19, así mismo, el registro de dicha información, facilitará la toma de decisiones y la generación de ambientes de trabajo sanos y seguros.

1.1 OBJETIVO

Proporcionar a los usuarios de SIDEAP un documento guía en el que se describa paso a paso y de manera detallada, todos los requisitos, condiciones y especificaciones a tener en cuenta para el uso del SDA - COVID 19. A través de los diferentes apartados de este documento, se brindan las indicaciones necesarias para el diligenciamiento de cada uno de los componentes del SDA - COVID 19, de igual manera, se dan las instrucciones para el uso y funcionamiento correcto del aplicativo.

1.2 ALCANCE

Este instructivo describe todos los aspectos que se deben tener en cuenta desde el ingreso al sistema, la correcta creación y seguimiento de la alerta reportada.

1.3 RESPONSABLE

Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

1.4 POLITICAS DE OPERACIÓN

• Para poder acceder al sistema la persona debe tener un usuario activo y una contraseña, asociado al perfil entidad SST.

• Se recomienda preferiblemente utilizar el navegador Google Chrome.






2. INGRESO A LA PLATAFORMA Para tener acceso al sistema se recomienda utilizar el navegador google Chrome, y se debe ingresar a la url: http://www.serviciocivil.gov.co/, ubicar en el costado derecho el botón SIDEAP, dar clic en este botón y automáticamente el sistema direccionará a el sistema. Igualmente es posible acceder al sistema directamente ingresando en el navegador la siguiente url: https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/.

Una vez se ha ingresado a SIDEAP el sistema muestra la siguiente pantalla:



https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/





Para el ingreso a el sistema, se debe digitar el correo electronico y la contraseña definida en el momento de la creación del usuario. Posteriormente dar clic en el botón Ingresar.

El sistema muestra la pantalla para ingresar al modulo de SST en Linea (Alertas COVID 19).






3. ADMINISTRACIÓN ALERTAS COVID 19 El usuario debe ingresar al menú de bienestar y desarrollo al dar clic se despliegan las opciones de entidad SST en línea y Alertas COVID 19 y damos clic en la opción de Alertas COVID 19.

El sistema muestra la pantalla para la administración de las alertas reportadas en la entidad.

3.1. CREAR NUEVA ALERTA

Para crear una nueva alerta el usuario debe dar clic en la opción de crear alerta. NOTA: El usuario debe existir en el SIDEAP, de no ser así, debe comunicarse al correo [email protected] para recibir soporte.


mailto:[email protected]





El sistema muestra el formulario para realizar la consulta del usuario a la cual se le va asociar la alerta.

NOTA: El usuario ingresa el número de documento de la persona y el sistema realiza la validación del estado de la vinculación en el SIDEAP, cuando no tiene una vinculación activa el sistema muestra un mensaje de error de lo contrario habilita el formulario para la creación de la alerta.






Si el usuario tiene la vinculación activa en el SIDEAP el sistema muestra la siguiente pantalla para la creación de la alerta.

Descripción de campos: a. Numero de documento: Campo Obligatorio. Se muestra de la información ingresada en la

consulta de cedula.

b. Nombre del servidor: Campo obligatorio. Se muestra la información del SIDEAP.

c. Título de vinculación: Campo obligatorio. Se muestra la información del SIDEAP.

CONDICIONES (Por lo menos una condición es obligatoria)

d. Paciente confirmado con COVID 19: En este Check el usuario debe indicar si cumple con la condición descrita. Si la respuesta es afirmativa se habilitan los siguientes campos.

i. Sintomatología: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la sintomatología que presente la persona, el usuario podrá escoger dentro de las opciones de la lista.

ii. Fecha de diagnóstico: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la fecha en que fue diagnosticado el COVID 19.

e. Persona con enfermedad de alto riesgo: En este Check el usuario debe indicar si cumple con la condición descrita.

f. Mujer en estado de gestación: En este Check el usuario debe indicar si cumple con la condición descrita.

g. Persona mayor de 60 años: En este Check el usuario debe indicar si cumple con la condición descrita.






h. Persona con sintomatología respiratoria LEVE O MODERADA (Fiebre, tos persistente, secreciones nasales o malestar general): En este Check el usuario debe indicar si cumple con la condición descrita.

i. Persona que haya estado en contacto con paciente diagnosticado con el COVID-19: En este Check el usuario debe indicar si cumple con la condición descrita.

j. Persona que haya llegado recientemente del exterior: En este Check el usuario debe indicar si cumple con la condición descrita. Si la respuesta es afirmativa se habilitan los siguientes campos.

i. Lugar que visito: Campo obligatorio. Nombre de la ciudad que visito. Los datos permitidos por el sistema pueden ser letras.

ii. Fecha inicio de viaje: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la fecha del inicio del viaje.

iii. Fecha fin de viaje: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la fecha fin del viaje.

ACCIONES

k. Acciones: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la acción que se esta tomando con la persona de acuerdo con las condiciones que presenta. El usuario podrá escoger dentro de las opciones de la lista.

NOTA: Si la opción seleccionada fue incapacidad y el usuario el contratista se habilita el siguiente campo.

i. ¿Se suspende contrato?: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar si se suspende o no el contrato.

l. Fecha inicio: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la fecha del inicio de la incapacidad.

m. Fecha fin: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la fecha fin de la incapacidad.

UBICACIÓN

n. Ubicación: Campo obligatorio. El usuario puede seleccionar la ubicación de la persona, El usuario podrá escoger dentro de las opciones de la lista.

SEGUIMIENTO

o. Estado: Campo obligatorio. El usuario puede seleccionar el estado de la persona, el usuario podrá escoger dentro de las opciones de la lista.

NOTA: Si la opción seleccionada fue fallecido (a) se habilita el siguiente campo.






i. Fecha del deceso: Campo obligatorio. El usuario debe seleccionar la fecha del deceso de la persona.

p. Calificación de origen: Campo obligatorio. El usuario puede seleccionar la calificación de origen de la persona, el usuario podrá escoger dentro de las opciones de la lista.

Cuando el usuario diligencia todos los campos obligatorios el usuario puede guardar la informacion dando clic en la opcion de guardar.






Cuando el usuario guarda la informacion el sistema lista la informacion de la persona en la pantalla de inicio para poder realizar su respectiva gestion.

3.2. EDITAR ALERTA

Para editar la información de la persona el usuario debe seleccionar la opción editar ubicada al frente del registro que quiere modificar.

NOTA: Si al momento de consultar el numero de documento de identidad este ya tiene una alerta creada el sistema habilita el formulario para su respectiva edición. Cuando el usuario da clic en editar el sistema habilita la pantalla para modificar la información de la persona.






Cuando el usuario diligencia todos los campos obligatorios el usuario puede guardar la informacion dando clic en la opcion de guardar.

La información quedara actualizada y el usuario podrá realizar este proceso cuantas veces sea necesario.






3.3. DESCARGAR REPORTE

El sistema permite descargar la información registrada en este módulo. Para ingresar debe dar clic en la opción de generar reporte.

El sistema genera el reporte y muestra la siguiente pantalla para realizar la descarga.

El sistema descarga un archivo en formato Excel con la información del módulo.






DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS:

CÓDIGO DOCUMENTO

N/A N/A

DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS (si aplica):

DOCUMENTO AUTOR O PROPIETARIO DEL

DOCUMENTO

N/A N/A

CONTROL DE CAMBIOS:

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN:

ETAPA NOMBRE Y CARGO

Elaboró / Actualizó Juan Camilo Zambrano Mora – Contratista Oficina TICS

Revisó Cesar Augusto Vera Ávila– Contratista Líder Distrital de Seguridad y Salud en el

Trabajo - Subdirección de Gestión Distrital de Bienestar, Desarrollo y Desempeño

Aprobó Luis Fernando Montero Lancheros – Jefe Oficina de Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones.

Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales.

VERSIÓN

No. FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1.0 20/04/2020 Se crea el documento

2.0 21/04/2020 Se hacen ajustes en el contenido por parte del funcional Cesar Vera


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