Sistema Informacion

35
¿Qué son los sistemas informáticos? Un sistema informático utiliza ordenadores para almacenar los datos de una organización y ponerlos a disposición de su personal. Pueden ser tan simples como el mostrado en la figura 1.1. En ella, una persona tiene un pequeño ordenador y le introduce datos. Los datos pueden ser registros simples, como ventas diarias. Figura 1.1. Un pequeño sistema informático Se produce una entrada por cada venta. En la entrada se declara el elemento vendido, la cantidad de elementos vendidos y el precio de venta. Cada entrada se almacena como un registro de un fichero en el disco del ordenador. Al finalizar el día, el ordenador puede generar, a partir del fichero almacenado, informes mostrados las ventas Elemento : martillo Can : 30 Precio : 1000 ptas. Sistema de ordenad or Infor me diari o Fichero de ventas Termina l de entrada

description

Sistema Informacion

Transcript of Sistema Informacion

¿Qué son los sistemas informáticos?

Un sistema informático utiliza ordenadores para almacenar los datos de una organización y ponerlos a disposición de su personal. Pueden ser tan simples como el mostrado en la figura 1.1. En ella, una persona tiene un pequeño ordenador y le introduce datos. Los datos pueden ser registros simples, como ventas diarias.

Figura 1.1. Un pequeño sistema informático

Se produce una entrada por cada venta. En la entrada se declara el elemento vendido, la cantidad de elementos vendidos y el precio de venta. Cada entrada se almacena como un registro de un fichero en el disco del ordenador. Al finalizar el día, el ordenador puede generar, a partir del fichero almacenado, informes mostrados las ventas totales y las tendencias de las mismas. El usuario puede utilizar esta información para decidir qué elementos debe tener el almacén o para planificar futuras campañas publicitarias.

Sin embargo, la mayor parte de los sistemas son más complejos que el mostrado en la figura 1.1. Normalmente, la organización tiene más de un sistemas de ordenador, como muestra la figura 1.2. El sistema informático de la figura 1.2 está formado por dos sistemas de ordenadores. El sistema 1 soporta las funciones financiera e inventario, mientras que el sistemas 2 soporta las ventas y la producción. A este sistema se accede a través de terminales. Los enlaces entre los dos sistemas permite que desde terminales conectados a uno de ellos se pueda acceder a los datos del otro y generar informes con los datos de ambos. Algunos sistemas actuales están más desarrollados que el mostrado en la figura 1.2. Generalmente contienen gran número de sistemas de ordenadores y

Elemento : martilloCan : 30

Precio : 1000 ptas.

Sistema de ordenador

Informe diario

Fichero de ventas

Terminal de entrada

pequeños ordenadores personales, a través de los cuales se pueda acceder a los datos de los grandes.

Actualmente, en la mayoría de las organizaciones, los sistemas de ordenadores soportan prácticamente todas las funciones de la organización; de esta forma tienen sus datos financieros, salidas y planes de producción, inventario actual, ventas y registros de personal almacenados en sus ordenadores. Estos sistemas tienen varios usos, distintas clases de entrada y distintos informes de salida.

Figura 1.2. Un sistema más grande formado por más de un sistema de ordenador

Componentes del sistema de información

Los sistemas de información tienen muchas cosas en común. La mayoría de ellos están formados por personas, equipos y procedimientos.

Las personas, por supuesto, son un componente esencial en cualquier sistema de información, producen y utilizan la información en sus actividades diarias para decidir lo que se debe hacer. Las decisiones pueden ser rutinarias, como la que toma un cajero de banco al usar el ordenador para comprobar el saldo de una cuenta antes de permitir la retirada de fondos, o más complejas, por ejemplo, qué incluir en un catálogo a qué proveedor elegir para un conjunto de elementos y precios.

Los sistemas de información deben soportar todas estas clases de actividades de usuario. Para ello deben establecer procedimientos que aseguren que los datos correctos llegan a las personas adecuadas en el tiempo adecuado. Estos procedimientos determinan qué se debe hacer con los datos, cómo entran y pasan a través del sistema.

Por ejemplo, ¿qué haremos cuando llegue el pedido de un cliente? Debe haber

Terminal de usuario

Terminal de usuario

Terminal de usuario

Sistema de ordenador

1

Sistema de ordenador

2

Contabilidad financiera

Datos de inventario

Datos de ventas

Datos de producción

un procedimiento que nos diga qué hacer con ese pedido. Este procedimiento nos dirá a quién enviar el pedido y lo que debe hacer esa persona con él.

Para finalizar está el equipo que se utiliza para almacenar los datos hacerlos circular en la xxxxxxxxxxxxxxxxx El equipo incluye los ordenadores las unidades de disco, dispositivos de entrada, interfaces para los usuarios y cualquier dispositivo de comunicación que pueda enviar datos a los ordenadores desde una estación remota o enviar datos entre dos ordenadores. Por supuesto, hay otras clases de equipos usados en sistemas de información, como archivadores y cajones o microfichas, pero en ese libro tienen una importancia secundaria.

¿Por qué es necesario el análisis de sistemas?

El análisis de sistemas es una actividad importante que tiene lugar cuando se construye un nuevo sistema de información o cuando se modifica uno ya existente. Pero, ¿Por qué son las actividades especiales (como el análisis de sistemas) necesarias para construir un buen sistema de información? ¿Por qué no se tratan éstas como una tarea más en la organización?

Para responder a estas preguntas hay que considerar qué se necesita hacer para construir un sistema informático complejo. Básicamente, se necesita conseguir un conjunto de procedimientos válidos para asegurar que todo el personal de la organización tiene los datos necesarios para su trabajo. Para conseguir esto hay que hacer muchas cosas. Se debe elegir el equipo y diseñar los nuevos procedimientos. Se debe escribir los programas que soporten estos procedimientos en el equipo. Los sistemas generalmente están compuestos por muchas tareas pueden afectar a las ya relacionadas. Cambiar una de éstas o incluir nuevas tareas puede afectar a las ya existentes. Por eso es necesario emplear un tiempo considerable para comprender correctamente el sistema y sus problemas. Sólo después de un buen estudio del sistema es posible llegar a proponer los cambios que lo harán más útil y no producirán efectos imprevistos.

Se denomina análisis de sistema el estudio del funcionamiento del sistema y posibles cambios. Una vez terminado el análisis de sistemas comienza el diseño del mismo. El analista utiliza el conocimiento del sistema existente y sus problemas para diseñar y construir un sistema mejor.

¿Qué participa en la creación de sistemas informáticos?

Además de la complejidad técnica inherente a los sistemas informáticos, su construcción se complica por el gran número de personas que intervienen en el proceso. Por ello no se pueden ni analizar ni diseñar esos sistemas en un cuarto oscuro. Son necesarias la investigación del funcionamiento del sistema y la consulta a las personas que están involucradas en él. Se pueden encontrar diferentes tipos de persona que participan en el diseño del sistema. Las más importantes son los usuarios, la dirección y el departamento de proceso de datos (DP).

Los usuarios son las personas interesadas en la información producida por el sistema. También se conocen como usuarios del sistema o usuarios finales. El término “usuario final” está reservado para aquellos usuarios que, además de utilizar el sistema, desarrollan algunas partes del mismo. Los usuarios necesitan la información que produce el sistema para su trabajo diario. Por ello, cualquier error en el sistema les

creará dificultades. Sin embargo, la correcta operación del sistema es sólo uno de los criterios que tiene en cuenta el usuario. Hay otros criterios. Por ejemplo, el sistema debe ser fácil de usar y debe producir la información en un tiempo conveniente.

La dirección de la organización también participa en el desarrollo del sistema. Está relacionada con la eficiencia y la efectividad. Los directores quieren conocer qué se hace y si se puede hacer mejor. También están interesados en que se construye y qué se puede hacer para que el conjunto del sistema trabaje mejor. Además, se interesan por los recursos necesarios para hacer esas mejoras y si esos recursos se pueden desarrollar en otra parte.

Para realizar estas tareas, la dirección necesita informes sobre la evolución del proyecto y estimaciones, tanto del uso de recursos como de los tiempos de terminación. Muchos analistas ven la petición de informes por parte de dirección como una incomodidad. Sin embargo, se debe recordar que la construcción del sistema es sólo una de las actividades de la organización, que emplea el capital invertido en un nuevo sistema, por ejemplo para aumentar el valor de sus ventas. Así, la dirección debe cuidar en todo momento de que se utilicen los recursos de la organización de la mejor manera posible.

El departamento de proceso de datos (DP) es importante porque generalmente controla recursos escasos, en particular los ordenadores y las personas que desarrollan sistemas para ellos. Hubo un tiempo en que el departamento DP era el responsable de todo trabajo informático de una organización. Estaba compuesto por todas las personas que desarrollaban sistemas informáticos. Incluía programadores, analistas de sistemas y operadores.

En la primera época de la informática, todos los sistemas de ordenador eran desarrollados por personas del departamento DP. El departamento DP era responsable de todo el equipo y era el único con gente preparada para construir sistemas. Ahora, algunas organizaciones tienen parte de su equipo personal distribuido en otros departamentos y algunos desarrollos de sistemas los realizan los usuarios finales. Normalmente, el departamento DP es responsable del desarrollo de sistema utilizados en toda la organización, mientras que los usuarios finales desarrollan sistemas específicos para sus trabajos locales. Ahora, los departamentos DP, en vez de ser responsables de todo el trabajo informático son necesarios para coordinar el trabajo de los usuarios finales. Para ello, el departamento DP debe valorar lo que se está haciendo, quién lo hace y qué recursos son necesarios para construir nuevos sistemas.

Los analista y diseñadores de sistemas deben construir sistemas informáticos en este entorno. Deben considerar las necesidades de los usuarios y de la dirección, y coordinar con el departamento DP para asegurar que el equipo necesario para el nuevo sistema esté disponible, y que este sistema encajará en el plan de desarrollo informático de la organización.

¿Qué hace un analista de sistema?

El analista de sistema es la persona cuyo trabajo consiste en centralizar el desarrollo del sistema en conjunto. Es decir, el trabajo que el analista de sistema efectúa es recopila los datos necesarios del sistema actual y el desarrollo de planes para nuevos sistemas. Esta tarea no es fácil, ya que deben ser satisfechas las necesidades de muchas personas.

Un analista de sistema debe pasar gran parte de su tiempo hablando con los usuarios y descubrir cómo utilizan el sistema, los problemas que tienen y lo que esperan

de él. También debe comprender cómo trabaja el sistema del mismo. Para ello, el analista mirará cosas tales como formularios utilizados, datos usados por el personal de la organización contenido de ficheros y salidas y entradas de datos en el ordenador.

El análisis de sistemas es un trabajo difícil, pero bien remunerado. Se necesita buena capacidad analítica y de comunicación. Los analistas de sistemas deben estudiar el sistema y comprender las expectativas de los usuarios. Deben mantener una actitud abierta a nuevas ideas e interesarse por los usuarios del sistema existente y sus necesidades. Es tarea del analista de sistema satisfacer las necesidades de todos estos usuarios dentro de las restricciones impuestas por la dirección.

El analista debe poder trabajar en entornos muy ambiguos e inciertos. A menudo recibe informes conflictivos sobre lo que ocurre y lo que se necesita. Además, usuarios diferentes perciben distintos errores del sistema. El analista debe poder resolver estas clases de conflictos y producir un informe ajustado sobre la operatividad del sistema y sus problemas.

A partir de la última década, los analistas se han empezado a encontrar con más dificultades. Los primeros analistas trabajan en sistemas relativamente simples, pues sólo hacían una labor o tenían una sola función. Ahora los sistemas tienden a ser más complejos, muchos de ellos utilizan datos provenientes de gran número de fuentes y la gran variedad de equipos existentes con los primeros sistemas. Por consiguiente, los analistas necesitan mejores herramientas para realizar sus trabajos analíticos. Uno de los objetivos principales de este libro es describir tales herramientas y su utilización por el analista.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN BÁSICAS

¿Cómo trabajan los sistemas informáticos?

Los sistemas informáticos trabajan en diferentes formas.Primero, hay que distinguir entre sistemas de transacciones y sistemas de soporte de decisión. Una transacción es un registro simple y claramente definido, generalmente de una pequeña acción en una organización. Así, una venta, retirada o imposición de fondos en un banco o la reserva de un billete se efectúan por medio de una transacción, por estar comprendidos dentro de un proceso formado por pequeños pedidos.

Las transacciones son entradas al ordenador para modificar ficheros o bases de datos. El procedimiento normal utilizado para entrada de transacciones en base de datos se muestra en la figura 2.1. El sistema de transacción comprueba primero la transacción para asegurar que no haya errores de entrada. Después debe pasar por una serie de comprobaciones. La primera comprobación se llama generalmente edición. Esta asegura que están todos los datos necesarios y con el formato correcto. Significa que un dato numérico aparece en un campo numérico y datos alfanuméricos en campos alfanuméricos. La edición también permite asegurar que no hay campos sin información. Las siguientes comprobaciones tratan de asegurar si los datos son consistentes con los datos ya existentes en la base de datos. Un ejemplo de esto es ver si el número de cuenta en una transacción de retirada de fondos en un banco existente en la base de datos o si hay fondos suficientes para cubrir la cantidad requerida. Una vez efectuadas todas las comprobaciones, se emplea la transacción para actualizar la base de datos.

Figura 2.1. Procedimiento de transacción

El sistema de transacción proporciona respuesta al usuario según la transacción avanza a través del sistema. Se informa de todos los errores o inconsistencias y del resultado final de la modificación de la base de datos. Las respuestas se obtienen por diferentes vías, dependiendo del modo de sistema de transacción.

Las transacciones pueden ser entradas en modo interactivo o por lotes. En modo interactivo entran al sistema tan pronto como llegan. En modo por lotes, las transacciones se recogen en lotes, lo que puede ayudar a introducirlas en el ordenador más tarde. Un ejemplo muy común de sistemas en modo son las transacciones de banca. Una retirada de fondos en un banco entra directamente al sistema de ordenador, al mismo tiempo que se está efectuando la retirada del dinero. La persona que inicia una transacción recibe una respuesta inmediata del ordenador. Así, el sistema informa inmediatamente al operador si hay fondos suficientes para efectuar la retirada.Los sistemas de transacción por lotes no producen esa respuesta inmediata. En un sistema por lotes se reúne un grupo de transacciones antes de entrar al sistema de ordenador. Por ejemplo, varios trabajos frecuentes se pueden recoger durante el día y acumular en un lote. Este lote se introducirá en el ordenador al final del día y el usuario recibirá las respuestas al día siguiente.

Los sistemas de soporte de decisión son diferentes de los sistemas de transacciones: ayudan a los usuarios a tomar decisiones complejas. La gestión de una cartera de acciones es una muestra de sistema de soporte de decisión. Aquí, la cuestión, sería qué acciones comprar para obtener un balance con crecimiento del capital y

Edición para componentes de

errores

Comprobación de consistencia con datos existentes

Actualización de la base de datos

Fichero

Transacción

Respuesta a la transacción

Sistema de transacción

beneficios. Los usuarios deben introducir las tendencias esperadas y luego probar diferentes carteras para ver cómo se comportan según esas tendencias.

La planificación de entregas es otro caso de soporte de decisión. Su fin es reducir los costes mediante entregas planificadas para minimizar los gastos de transporte. No se pueden elegir la mejor ruta de entrega sólo mediante la introducción de transacciones independientes. Se necesita comenzar con un número de rutas de pruebas, estimar sus costos y mejorarlos gradualmente.

La mayoría de los sistemas de soporte de decisión se basan en un modelo que está siendo optimizado continuamente. El usuario introduce algunas posibilidades en el modelo y examina los resultados, a partir de los cuales intentará una nueva prueba. Por ejemplo, se pueden introducir diferentes tendencias de precio en un sistema de gestión de cartera y examinar sus efectos en una cartera determinada. Sistema más sofisticados pueden probar diferentes variaciones de precio para encontrar aquella que satisfaga el criterio de tratamiento deseado.

Así, los sistemas de soporte a la decisión son de naturaleza experimental, donde los usuarios prueban diferentes entradas para ver sus efectos. La respuesta se utiliza para probar nuevas entradas y el proceso continúa hasta obtener un resultado satisfactorio.A continuación se describen algunas transacciones y sistemas de soporte de decisión muy comunes.

Introducción a sistemas de información Característicos

Si se miran organizaciones típicas, se encontrará que tienen muchas características comunes. Por consiguiente, sus sistemas de información serán muy similares. La estructura de un sistema de información para una organización típica se muestra en la figura 2.2. Se divertirá que el sistema de información puede estar dividido en subsistemas, cada uno de los cuales puede, a su vez, subdividirse.

Un sistema importante, a veces llamado subsistema de recursos humanos, mantiene la información relativa al personal de la organización. Este subsistema se compone del subsistema de personal, y generalmente, del subsistema de nóminas. El subsistema de personal incluye datos personales, como dirección, estado civil y otros, mientras el subsistema de nóminas almacena información sobre las pagas establecidas y genera los cheques cuando sea necesario.

La mayoría de las organizaciones también utilizan bienes que incluyen cosas como muebles, equipos de ordenador y materiales necesarios para la producción de un producto o para el funcionamiento básico diario de la organización.Los muebles y el equipo de ordenador (activo9 están distribuidos normalmente por la organización, mientras que los bienes de consumo necesarios para la producción se mantienen en un almacén. Además, las organizaciones necesitan registros de activo para tener bajo control sus equipos y mantener un inventario de bienes de consumo. También necesitan un sistema de información para canalizar la adquisición de materiales suministrados por proveedores externos, de los cuales se mantienen registros.

Otro importante subsistema de materiales es el subsistema de control de inventario. Este subsistema controla los elementos consumibles, sus cantidades y localizaciones. Debe asegurar que se dispone de esos elementos cuando se necesitan sin mantener una provisión excesiva.

Muchas organizaciones tienen clientes externos, pero se diferencian unas de otras en las clases de clientes. Hay organizaciones que tienen clientes que efectúen

pedidos y deben mantener un seguimiento de los mismos y de las entregas. En otras organizaciones, en particular agencias de publicidad, los clientes reciben asistencia técnica. Estas organizaciones deben mantener registros personales de sus cliente, conteniendo su dirección o sus estados financieros y laboral.

Los sistemas de información de contabilidad tienen bajo control las transacciones financieras de la organización. Aquí, los dos subsistemas más comunes son cobros y pagos. El subsistema de cobros gestiona el dinero que obtiene la organización. En este proceso se generan facturas de venta y se registran los pagos de las mismas. También reclama los pagos no efectuados. El subsistema de pagos supervisa el dinero que debe la organización, registra las facturas recibidas de los proveedores y genera cheques para su pago. La mayoría de las organizaciones también tienen un subsistema de contabilidad general para mantener el control de los fondos utilizados por los departamentos internos.

Las organizaciones que fabrican mercancías tienen un subsistema que da soporte a la producción. Pueden tener una o más fábricas que, partiendo de materias primas, producen las mercancías que más tarde se venderán. Estas organizaciones necesitan mantener un sistema de información de su capacidad y planificación de producción para determinar qué mercancías se deben producir, y un subsistema de logística para disponer de las máquinas con el fin de producir esas mercancías. Además, pueden incluir un subsistema para la adquisición de las materias primas necesarias para producir las mercancías.

La mayor parte de las organizaciones utilizan, además, otros subsistemas, por ejemplo el subsistema de marketing que mantienen el control sobre las tendencias de las ventas para predecir las futuras necesarias de producción.

El sistema de información de la figura 2.2 está formado por subsistema que satisfacen algunas de las necesidades de la organización. Estos subsistemas pueden ser manuales, automatizados o una mezcla de procesos manuales y automatizados. La tendencia generalizada es incrementar su automatización.

La figura 2.2. es una representación estática de un sistema de información. Muestra cada subsistema como componente del sistema, pero no indica los flujos de información entre los subsistemas. Si se analiza la dinámica de la operación del sistema, se encontrará que hay muchos flujos de información entre ellos. Normalmente, los pedidos de clientes fluyen hacia el subsistema de contabilidad que genera las facturas; los subsistemas de producción generan adquisiciones que van al subsistema de bienes, y los sistemas de planificación en producción interactúan normalmente con nómina para establecer las horas trabajadas por los empleados durante la producción.

Por ello, para obtener un conocimiento correcto de cómo es el sistema de información es necesario mostrar la dinámica de su operación. La dinámica del sistema comprende los datos y su tratamiento en el sistema. Muestra el interfaz entre ordenadores y personas, y los tipos de ordenadores usados para implementar subsistemas diferentes. Los métodos para modelar la dinámica del sistema se tratan superficialmente en el capítulo 6. El resto de este capítulo dará una breve descripción de los componentes del subsistema mostrado en la figura 2.2.

Figura 2.2. Típica estructura estática de sistemas de información

Recursos humanos Contabilidad Bienes Clientes Producción

Personal Nómina

Contabilidad de pagos

Contabilidad general

Contabilidad de cobros

No consumible Consumible

Control de inventario

MarketingProcesamiento

de pedidos Planificación Logística Adquisición

Sistemas de recursos humanos

Un subsistema importante en la mayoría de las organizaciones es el sistema de personal, que mantiene los datos personales del personal de la organización. La información más característica que se incluye es la fecha de nacimiento del empleado, dirección, estado civil e historial médico. El sistema de personal también incluye información del historial laboral, como fecha de incorporación a la organización, vacaciones, bajas por enfermedad, puesto de trabajo y asignaciones generales. En algunos sistemas de personal también se registran los conocimientos, calificaciones y cursos especiales seguidos por los empleados.

Asimismo, se mantiene información del personal para la nómina, incluyendo horas extras, nivel salarial, paga de vacaciones, etc.

Algunos sistemas de personal se están convirtiendo en sistemas de ordenador interactivos. Estos sistemas permiten que los registros de personal aparezcan en pantalla para consulta, modificación y actualización. Un requisito importante para gran parte de los sistemas de personal es la seguridad. Se debe tener mucho cuidado de asegurar que la información sobre el personal no circule libremente a través de la organización y que su uso esté restringido al personal encargado de su mantenimiento.

Los sistemas informatizados de nóminas generalmente tienen transacciones por lotes. Se ejecuta un lote cada día de paga para generar cheques o sobres. Todos los datos necesarios para confeccionar la nómina se recogen antes de la ejecución. Estos datos se pueden obtener de otros sistemas o por introducción directa en el sistema de nómina. La nómina se ejecuta una vez que la información está disponible.

La ejecución de la nóminas mirará el nivel del empleado y calculará el salario para ese nivel, obteniendo el salario bruto. Después efectuará las reducciones por Seguridad Social, IRPF, ayudas para el paro, etc., consiguiendo así el salario neto del empleado.

Sistemas de clientes

La figura 2.3 muestra un sistema de clientes característico. Normalmente, el sistema comienza con un pedido del cliente. Se verifica el pedido para ver si la organización lo puede aceptar y se comprueba si especifica sus necesidades de manera completa y precisa. En esta etapa se hace otra comprobación para determinar la forma de pago. Los grandes clientes pueden efectuar sus pedidos ahora y pagar después, pero muchos deben pagar antes de la entrega. Cualquier problema encontrado en esta fase se aclara con el cliente.

El siguiente paso en el procesamiento de un pedido es comprobar si el pedido se puede servir y saber su precio. Para ello se utiliza el sistema de inventario, comprobando, por medio de sus ficheros, si hay provisión disponible. Normalmente no hay problemas con el pedido completo, se emite un albarán y se envía al almacén, donde se empaqueta la mercancía pedida y se remite al cliente junto con el albarán de entrega.

Los registros de inventario se modifican para registrar la salida de mercancías. Al mismo tiempo, los detalles del envío se comunican al sistema de contabilidad. Este sistema genera una factura de venta que se envía al cliente, a menudo con el envío de entrega. Por último, el cliente paga. El pago registrado se confronta con el pedido y así se completa el proceso.

Figura 2.3. Procesamiento de pedido de cliente

Sistema de cliente

Recibir pedidos

Verificar pedido

Validar la forma de pago

Comprobar la disponibilidad

Distribuir la petición

Cancelación de pedido

Petición devuelta

Modificar inventario

Desecho de elementos

Preparar detalles de factura

Enlaza con el sistema de inventario

Enlaza con el sistema de inventario

Enlaza con el sistema de inventario

Enlaza con el sistema

de contabilidad

Hemos asumido que no había problemas con el pedido. Si el pedido no pasa todas las comprobaciones, se pueden tomar varias decisiones. Por ejemplo, supóngase que en el almacén no están disponibles todas las mercancías que forman parte del pedido. Hay varias posibilidades. La primera es cancelar el pedido. Una alternativa es decir el pedido y se sirva. Otro camino es servir inmediatamente la mercancía de la que se dispone y mantener en pedidos pendientes sólo la mercancía que no está disponible. El sistema de información debe diseñarse contemplando todas estas posibilidades.

Los pedidos se pueden informatizar. Tanto con sistema interactivos como con sistemas por lotes. Normalmente, la verificación del pedido se realiza de forma manual, pero los ficheros de inventario se pueden comprobar interactivamente. En un sistema interactivo un encargado de pedidos puede introducir los pedidos mediante una pantalla de ordenador. El ordenador podrá responder describiendo el estado de los elementos pedidos. Si se dispone de todos los elementos pedidos, el ordenador verifica simplemente el pedido y genera una orden para el almacén. Si, por el contrario, algunas de las mercancías pedidas no estuviesen en almacén, el encargado será informado inmediatamente. Entonces contactará probablemente con el cliente para informarle de la acción que ha de seguir. La petición interactiva se puede usar con efectividad para determinar la forma de pago. El ordenador informaría al encargado del estado del cliente y así negociar la forma de pago.

El sistema de pedidos también puede ser un sistema por lotes, pero resulta más lento. Los pedidos se podrán codificar en un formulario e introducir éste en el ordenador. Cuando se tiene recogido un número de pedidos se ejecutan en el ordenador, que emitirá el informe de excepciones, con información sobre los elementos no disponibles, destinado al encargado, quien determinará la acción a seguir para reintroducir el pedido en el ordenador. El tiempo transcurrido desde que se recibe un pedido hasta que se satisface es mucho más largo en un sistema por lotes que en uno interactivo. Por consiguiente, la tendencia es construir sistemas de pedidos interactivos.Los sistemas de pedidos generalmente están integrados con los sistemas de inventario y contabilidad. Un pedido pasará automáticamente entre esos sistemas para generar la factura y la nota de entrega.

Sistemas de control de inventario

El primer objetivo de un sistema de control de inventario es asegurar que se dispone de los elementos necesarios en todo momento. Sin embargo, esto no significa que haya que tener el almacén abarrotado de mercancías, ya que las mercancías cuestan dinero y no generan nada mientras están almacenadas. Así, un sistema de control de inventario debe mantener las mercancías mínimas para cubrir las necesidades.

Hay que distinguir dos tipos de inventarios. Uno es un inventario de componentes adquiridos por la organización para su uso interno o para producir otros productos, mientras que el otro es un inventario de los elementos producidos por la organización para la venta.

Ambos sistemas de inventario incluyen los componentes mostrados en la figura 2.4. El componente se enlaza en los sistemas de contabilidad y ventas es responsable de la salida de elementos. El sistema de salida de elementos recibe las peticiones del cliente y las prepara, produciendo un aviso de entrega y un informe restarse de los registros de mercancía.

Otro aspecto importante de los sistemas de control de inventario es la reposición de elementos. Estos sistemas controlan las cantidades almacenadas y si se debe reponer algo. Para tomar esta decisión, el sistema mantiene estadísticas sobre el uso de los elementos para determinar las cantidades que hay que pedir. También debe mantener información sobre los tiempos de entrega de los elementos llamado tiempo de entrada, para asegurar el abastecimiento.

Figura 2.4. Sistema de control de inventario

La reposición de inventario se puede implementar de dos formas. Una es mantener un nivel de reposición para cada elemento. Siempre que hay una salida, la nueva cantidad se procesa; si está por debajo del nivel de reposición se comienza con la acción de reposición. El otro método es ejecutar una comprobación periódica de los niveles y reponer los elementos cuando el nivel de existencia sea demasiado bajo.

El sistema de entrega de mercancía se inicia con la mercancía recibida de los proveedores. Suma ésta al registro actual de existencias y comunica a contabilidad la recepción de la misma. Esta notificación es necesaria para pagar a los proveedores.

A veces se efectúa un recuento para comprobar si hay discrepancias entre los registros y el contenido real del almacén. El sistema de inventario también incluye un sistema de comprobación que es utilizado para determinar las existencias reales.

Los sistemas de control de inventario pueden ser más complicados cuando las organizaciones tienen varios almacenes. En este caso se suele iniciar a veces el proceso mediante el traspaso de mercancía de un almacén a otro para cubrir los déficits.

Los sistemas de control de inventario son generalmente una mezcla entre sistemas por lotes e interactivos. El sistema interactivo proporciona la facilidad de

Sistema de inventario

Sistema de elementos

Sistema de mercancía

Sistema de comprobación

Reposiciones Control de stock

Enlaza con los sistemas

de cliente y contabilidad

Enlaza con el sistema

de contabilidad

preguntar al sistema para ver la disponibilidad de los elementos actuales y ajustar según los recuentos.

Los pedidos se tratan normalmente con un sistema por lotes. Hay un lote de ejecución periódica que determina si un elemento está bajo mínimos. Este lote puede además determinar las cantidades que deben pedirse. Los pedidos se deben enviar a los proveedores para obtener esos elementos. Sistemas sofisticados pueden producir estos pedidos por ordenador, para lo cual deben mantener información sobre los proveedores y precios de las mercancías que venden. Generalmente, el sistema de pedidos es una mezcla de operaciones informáticos y manuales; estas últimas tienen ventaja sobre las anteriores en situaciones como estudio de negociaciones para grandes compras o necesidades urgentes.

Sistemas contables

Son tres los subsistemas principales de contabilidad: cobros, pagos y contabilidad general.

El subsistema de cobros incluye facturación, comprobación de saldos, registros y ventas, análisis generales e informes. Este subsistema tiene una cuenta para cada uno de sus clientes. El sistema de cobros registra las ventas hechas a los clientes en sus respectivas cuentas y emite una factura por cada venta. También es responsable de controlar el pago de los clientes. Compruebe el pago de cada factura y si el pago se corresponde con ella. Cualquier diferencia entre pago y factura se debe solventar. Además, mantiene un seguimiento de la fecha en que pagan los clientes. A cualquier cliente que habitualmente se retrase en los pago se le puede retirar la línea de crédito y exigirle el pago al contado.

El subsistema de pagos es el opuesto de cobros. Mantiene el seguimiento de las compras efectuadas por la organización registrando los pedidos emitidos. Las facturas de los proveedores y estos pedidos se confrontan para asegurar si la factura contiene sólo la mercancía recibida. Una vez efectuada la comprobación se paga a los proveedores.

El subsistema de contabilidad general emite informes sobre los fondos de la organización y la utilización de sus recursos. También emite los informes de cierre anuales de la cuenta de explotación y el presupuesto de ingresos y gastos para el año siguiente.

Casos representativos para el analista

Este capítulo ha descrito muy encima grandes sistemas. Sin embargo un analista prefiere comenzar a trabajar en un sistema más reducido. Se expondrán dos de estos sistemas, ambos indicando la clase de trabajo que probablemente realizará. Además, estos dos casos se utilizará, para mostrar las técnicas de análisis de sistemas en capítulos posteriores.

Casa de estudio A

Una organización multinacional fabrica y distribuye componentes electrónicos. Tiene tres líneas de producción, cada una especializada en una gama de elementos. Los elementos fabricados se envían a cualquiera de los 20 depósitos de almacenaje los pedidos de los clientes se recibe en estos depósitos, donde se preparan las entregas.

La organización debe fijar los objetivos para aumentar su competitividad. El más importante es mantener un servicio rápido y eficaz. De hecho, un objetivo ideal es entregar al día siguiente de recibir el pedido, para reducir la probabilidad de cancelación de ventas. Para conseguir este objetivo es importante mantener inventarios adecuados y planificar un sistema apropiado de distribución.

Las figuras 2.5 y 2.6 describen el procesamiento de los pedidos. También introducen algunas técnicas de modelado descritas con más detalle en capítulos posteriores. La figura 2.5 es un diagrama de flujo de datos que expone lo que sucede en el sistema. Muestra el sistema compuesto por un número de funciones representadas por círculos. Las entradas al sistema las forman los pedidos d clientes; son los primeros en recibirse (1) y se verifican para ver si están completos (2). Los pedidos incompletos se devuelven al cliente.

El siguiente paso es determinar cómo satisfacer los pedidos verificados (3). Si todos los elementos del pedido están disponibles en el depósito donde se recibió se genera un albarán de entrega y una factura. Si los elementos no están disponibles en el depósito receptor, pero sí en otro depósito, se genera un albarán de traspaso (4). Este albarán pide al segundo depósito el traslado de los elementos que necesita el depósito receptor del pedido (5 y 6). Si los elementos no están disponibles en ninguno de los depósitos se informa al cliente que el pedido no se entregará de inmediato.

El albarán de entrega se utiliza en el depósito para preparar las entregas y la orden de entrega para el almacén (7). Al mismo tiempo se envía al departamento de transporte la orden de carga para su planificación y distribución en los vehículos (8). Por último, el almacén envía la orden de entrega al transportista.

Obsérvese que la figura 2.5 sólo indica lo que se está haciendo, no cómo. Por ejemplo, no está claro si se utiliza un ordenador para todo, y si es así, con qué propósito. Este tipo de diagrama que dice lo que ocurre, pero no cómo, se llama diagrama lógico.

Para ver cómo se llevan a cabo las funciones en un diagrama lógico se necesita un diagrama físico del sistema. La figura 2.6 es ese diagrama. Utiliza gran variedad de símbolos. En él se puede ver qué depósito recibe y verifica los pedidos del cliente. Una vez verificados, los pedidos se introducen en el ordenador vía un terminal. Entonces se ejecuta un programa de EXPEDICIÓN. Este programa utiliza el fichero de inventario para determinar si el depósito local puede satisfacer el pedido. De hecho, es el programa de EXPEDICIÓN quien genera los albaranes de entrega, tanto locales como de transferencia. Junto con la factura la orden de entrega y la orden de carga.

El ordenador de la figura 2.6 se introdujo para acelerar las entregas. Facilita el mantenimiento en cada depósito, ya que se utiliza para comprobar y determinar qué depósito tiene elementos suficientes para satisfacer el pedido de cliente. También se puede utilizar para encontrar más rápidamente el depósito más cercano que disponga del elemento pedido.

CLIENTES

1Recibe pedido

de cliente2

verifica pedido

3Comprueba si los elementos

están localmente disponibles

5Genera aviso

y pedidode entrega

local

8Planifica vehículos

4Genera avisode entrega transferida

6Preparafactura

7Prepara

expedición

Turno de entrega, factura y aviso de transferencia

Turno de entrega y factura

Pedido de cliente

Pedido recibido

Pedido verificado

Pedido local

Pedido transferido

Peticiones de transporte

Aviso de transferencia y turno de envío

Entrega local

Aviso de entrega transferida

Aviso de entrega transferida y factura

Pedido incompleto

Aviso de retardo de entrega

Figura 2.5. Flujos de datos en el caso de estudio A

Sistemas de ordenador

Entrada vía terminal

El encargado de pedidos verifica el

pedido

Código para entrada

de datos

Planifica transporte

Ejecuta el programa

EXPEDICION

Prepara entregas

Fichero de inventario

Petición de

transporte

Aviso de entrega

transferida turnos,factura

Pedido de cliente

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 6

Paso 4

Paso 5

Paso 7Turno de entrega y

factura

Elementos enviados con aviso de entrega

y factura

Transporte

Figura 2.6. Implementación física

El ordenador emite diariamente a las 2 p.m. los albaranes de entrega, facturas se entregan al almacén y son utilizados para hacer los paquetes, que posteriormente son

llevados al muelle de carga. Las órdenes de carga se entregan las rutas de reparto ara el día siguiente.

Los encargados deben asegurar que la mayoría de los pedidos, no todos, serán entregados al día siguiente al menor costo. Para ello comprobarán si se utiliza el menor número de vehículos posibles para efectuar los recorridos más cortos. Aunque uno de los principales objetivos de la planificación es minimizar el número de vehículos y conseguir que las rutas sean lo más cortas posibles, hay otros factores que deben considerar, tales como prioridad de entregas y distribución y colocación de la carga en las rutas largas. También deberá tener en cuenta el estado de las carreteras, que puede variar de un día a otro por obras, tráfico inusual o condiciones meteorológicas.

El encargado coge de la lista diaria cada pedido y lo coloca en la pizarra correspondiente a la zona del cliente. Después de todo esto se colocan los pedidos, el encargado los examina y desarrolla un plan de rutas basándose en la experiencia de repartos similares.

Además del sistema de entrega mostrado en las figuras 2.5 y 2.6, existen otros sistemas en la organización. Uno es el sistema de producción que gestiona los elementos de producción. Se fabrica una gran variedad de elementos y cada clase necesita diferentes tipos de máquinas. Estas máquinas deben ser cuidadosamente elegidas y ajustadas para una rentabilidad máxima. Los elementos fabricados se envían a los depósitos, y el envío se añade al fichero de inventario de cada depósito. La organización tiene también un sistema de nóminas y otro de cobros, ambos informatizados.

Caso de estudio B

El sistema descrito en este casi es también relativo a entregas, pero esta vez como soporte de proyectos. Es similar al caso A, pero el diseño contempla menos puntos. El análisis s necesita para cambiar el modo que son usados loa ordenadores para procesar requerimientos de proyectos por partes. En este caso se han implantado dos sistemas de ordenador en dos departamentos, sin coordinación, para soporte de sus funciones. Han surgido problemas al integrar estos dos sistemas.

La función de un departamento, el de compras, es emitir órdenes de compra (OC) para los proveedores conteniendo los elementos del proyecto. La función del segundo departamento, el de expediciones, es recibir los pedidos procedentes de los proveedores y expedirlos hacia los locales del proyecto.

Los dos sistemas desarrollados por estos departamentos se muestran en la figura 2.7. El sistema de pedidos del proyecto (SPP) ha sido desarrollado por el departamento de compras, y el de recepción de mercancías (SRM), por el de expediciones. La figura 2.7 muestra estos dos sistemas con sus ficheros de mantenimiento y entradas y salidas de los mismos.

El sistema SPP se desarrolló en un ordenador pequeño para efectuar los pedidos de los elementos requeridos por los proyectos. Los equipos de proyectos detallan los REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO por elementos y el departamento de compras selecciona las firmas que deberán suministrarlos. Por otro lado, el departamento compras ha desarrollado un FICHERO DE PROVEEDORES que contiene información sobre la dirección de los proveedores, elementos de los que disponen y sus precios.

NUM ENTREGA ______________NUM REQUERIMIENTO _______DIA ENTREGA _____________

NUM-ELEMENTO

CANT-ENTREGADA

NUM REQUERIMIENTO ____________________NUM PROYECTO __________________________DIA NECESITADO _________________________

NUMELEMENTO

CANT.NECESITADA

NUM PO

NUM PO ___________________________________NOMBRE PROVEEDOR _____________________DIA PEDIDO ______________________________

NUM-ELEMENTO

CANT-PEDIDA

CANT-RECIBIDA

CANT-PAGADA

PRECIO

NOM REQUERIMIENTOS _________NUM PROYECTO ________________DIA NECESITADO _______________

NUMELEMENTO

CANTNECESITADA

231719

--

1025--

NOMBRE-PROVEEDOR ________________NUM- EXPEDICIÓN ____________________LUGAR _______________________

NUMELEMENTO

CANTEXPEDIDA NUM PO

NOMBRE PROVEEDOR ____________________________________________________DIA ENVIO ___________________________________________________________

NUMELEMENTO

CANT-FACTURA

PRECIO VALOR NUM PONUM-

EXPEDICION

CANT TOTAL

Figura 2.7. Sistemas de peticiones de proyecto y mercancías recibidas

FICHERO DE PEDIDOSDE COMPRA

FICHERO DE EXPEDICIONES

Sistema de proyectos de pedidos

(SPP)

Sistema de recepción de

mercancías (SRM)

Comprobación manual

Listado de comprobación

Listado diario de entrega

Pedido de compra enviado al proveedor y

emplazamiento del proyectos

FACTURA

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTAPEDIDO - COMPRA

EXPEDICIÓN

AVISO DE ASOCIACIÓN

AVISO DE EXPEDICIÓN

AVISO DE ENTREGA DE PROYECTO

Autoriza el pago

FICHERO DE PROVEEDORES

FICHERO REQUERIMIENTOS

DE PO

PROVEEDOR

REQUERIMIENTOS PO

También contiene información adicional, como formalidad de los proveedores y tiempo aproximado de entrega.

EL FICHERO DE PROVEEDORES es utilizado por el personal del departamento de expediciones para negociar las compras con los proveedores. Una vez negociada la compra se emite una orden de compra para el proveedor seccionado. Se almacena una copia de la misma en el FICHERO DE ORDENES DE COMPRA, que se identifica por un único número de órdenes de compra (NUM-OC). Se pueden dirigir las necesidades de un proyecto a distintos proveedores, aunque los elementos con el mismo NUM-ELEMENTO en REQUERIMIENTO DEL PROYECTO se compran siempre al mismo proveedor. Una orden de compra puede contener elementos de diferentes proyectos. Se debe tener en cuenta que la orden de compra que se envía a los proveedores no tiene ninguna referencia que relacione los elementos con los proyectos. La referencia de los elementos en las órdenes de compra en REQUERIMIENTO DEL PROYECTO está archivada en el FICHERA REQUERIMIENTO-OC , que contiene todos los requerimientos del proyecto con una referencia de sus órdenes de compra. Esta referencia aparece como NUM-OC para cada NUM-ELEMENTO en el FICHERO REQUERIMIENTOS-OC.

El SMR ha sido desarrollado para mantener bajo control el camino que deberán seguir las mercancías después de haber sido almacenadas. También utiliza otro pequeño ordenador para registrar los envíos recibidos de los proveedores y almacenarlos. Con cada expedición se recibe un AVISO DE EXPEDICIÓN . La expedición se almacena y la información contenida en el AVISO DE EXPEDICIÓN junto con el LUGAR donde se almacena la mercancía, se archivan en el FICHERO DE EXPEDICIONES. Se debe tener en cuenta que los albaranes de expedición no incluyen ninguna información relativa a los proyectos. Cada albarán de expedición se identifica mediante un NUM-EXPEDICION y puede contener elementos pedidos al proveedor para más de una orden de compra. El albarán de expedición contiene el NUM-OC utilizado para pedir las mercancías.

Para integrar los dos sistemas es necesario encontrar la orden de compra de la expedición y comprobar cuáles de los elementos pedidos se han recibido. El sistema SPP debe proporcionar las referencias cruzadas que contiene en el FICHERO REQUERIMIENTOS DE OC relativas a los equipos de proyectos y órdenes de compra.Debido a que los ordenadores usados son incompatibles, es muy difícil transferir datos de uno a otro. Por esta causa, las expediciones son emparejadas manualmente. El SPP genera un lista diaria de mantenimiento de órdenes de compra, mientras el SRM genera una lista diaria de entregas.

La lista de mantenimiento de órdenes de compra es así:

NUM-OC PROVEEDOR NUM-ELEMENTO CANTIDAD NUM-PROYECTO

Contiene el número de la orden de compra, el nombre del proveedor, el número del elemento pedido y su cantidad y el número del proyecto.

La lista diaria de entregas es:

NUM-PO PROVEEDOR NUM-ELEMENYO CANT RECIBIDA

Contiene el número de orden de compra, el nombre de proveedor, el numero de elementos y la cantidad de mercancías recibida.

Comprobando manualmente estas listas se localizan los NUM-OC en ambas listas. Una vez emparejadas se informa el SRM (por medio de un AVISODE ASOCIACIÓN a través del ordenador) qué proyecto tiene sus elementos en disposición de uso. El SMR utiliza estos albaranes para generar un AVISO DE ENTREGA DE PROYECTO, que es enviado a la oficina del proyecto.

Todo el proceso de emparejamiento se complica cuando se reciben embarques parciales de una orden de compra, ya que se debe comprobar la factura con las expediciones recibidas para efectuar el pago sólo de las mercancías recibidas. Este proceso es generalmente manual.

Ha habido problemas por el tiempo transcurrido entre el pedido por parte del equipo del proyecto y la entrega de los elementos. Se han argüido muchas causas, entre ellas la naturaleza desordenada del manual de emparejamiento, ya que necesita relacionar cada requerimiento con cada orden de compra enviada a los proveedores. Se ha decidido analizar el sistema para ver si se pueden hacer mejoras y cómo se pueden conseguir.