SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Referencia P-SIG-003 Versión 3 Fecha 05 Agosto 2009

Auditorias Internas

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1 ALCANCE Este procedimiento se aplica en todas las áreas, actividades y procesos cubiertos por el Sistema Integrado de Gestión de SK SI, es decir, Oficina Central, Zonales y Obras en ejecución.

2 PROPÓSITO Se emite este procedimiento para establecer las responsabilidades, la autoridad, oportunidad y metodología que se aplica en la planificación y ejecución de Auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión.

3 RESPONSABILIDAD El Gerente General es responsable por asegurar la provisión de los recursos requeridos para la planificación y ejecución de las auditorias internas del SIG. El Representante de la Gerencia es responsable por asegurar y controlar que se planifiquen y realicen las auditorias internas del SIG en conformidad con este procedimiento. El Coordinador del SIG es el responsable de coordinar, monitorear e informar las auditorias internas. El Ingeniero Encargado de Calidad o Experto en Prevención de Riesgo (en su defecto), será el responsable de coordinar, monitorear e informar los resultados de las auditorias internas, realizadas en las oficinas zonales. Los Auditores son responsables por conducir y ejecutar las auditorías e informar los hallazgos de acuerdo a este procedimiento.

4 DEFINICIONES 4.1 Auditado

Área, departamento, actividad, oficinas u obras que son auditadas. 4.2 Auditoría Interna

Proceso sistemático, independiente y documentada para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumple con los criterios de la auditoria del sistema de gestión fijado por la organización.

4.3 Auditorias Internas en Obra

Consiste en auditorias internas dirigida a temas específicos de la obra. Considera abordar temas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad, Personal y Administrativos (Compras) etc.

4.4 Auditor(es)

Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria [ISO 9000:2000, 3.9.9], que cuente con curso de auditor interno en las normas ISO 9001:2008; 14001:2004; OHSAS 18001:2007.

4.5 Auditor Jefe (auditor líder)

Jefe de un equipo de auditores. 4.6 Evidencia de la Auditoría

Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditorias y que son verificables.

4.7 Hallazgo

Resultado de la evaluación de una evidencia objetiva; producto de una auditoria, inspección, auto evaluación, revisión de documentos, revisión de la gerencia, inspección de producto, etc. Se pueden clasificar en no conformidades (NC), oportunidades de mejora (OM) u observaciones.

4.8 No Conformidad (NC)

Incumplimiento de un requisito establecido en el sistema.

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4.9 Observación. Medio para informar una debilidad del sistema o para recomendar una mejora, que no llegan a configurar No conformidad.

4.10 Oportunidad de Mejora (OM) Actividad que cumpliendo con los requisitos establecidos es factible de ser mejorada o para prevenir potenciales no conformidades. 5 DESCRIPCION 5.1 Generalidades

5.1.1 El Auditor Jefe es designado por el Representante de la Gerencia y si el alcance de la auditoría lo requiere, el auditor puede solicitar la participación de uno o más Auditores. Siempre que sea posible, las auditorias serán dirigidas por personal independiente al que tiene responsabilidades directas sobre las examinadas.

5.1.2 El auditor o el equipo de auditores designado por el Representante de la Gerencia, son responsables de

Planificar, programar, ejecutar y mantener los registros de las auditorias internas, así como la elaboración del informe de Auditoria.

5.1.3 En caso de realización de auditoria interna en obras, será el Ingeniero Encargado de Calidad o el Experto en

Prevención de Riesgo en su defecto, el que envía una solicitud de auditoria interna al Gerente Zonal, quien revisa la planificación y programación y autoriza a ejecutar la auditoria, quien deberá informar al Representante de la Gerencia.

5.1.4 El Coordinador del SIG, es el responsable de mantener la documentación asociada a las Auditorias Internas del

SIG realizadas en SKSI S.A., y de informar semestralmente al Representante de la Gerencia un resumen de los resultados de las Auditorias Internas SIG.

5.1.5 El Ingeniero Encargado de Calidad o Experto en Prevención de Riesgo, será el responsable de mantener la

documentación asociada a las Auditorias Internas realizadas en las obras, el que deberá informar al Coordinador del SIG, al término de la auditoria el estado de avance la ésta.

6 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA 6.1 El Coordinador del SIG o Representante de la Gerencia, elaborará el Programa Anual de Auditorias, en el cual se

determinan las fechas, frecuencia y áreas a auditar. De este modo, todos los requisitos especificados en las normas de las referencias deben ser auditados al menos una vez al año.

6.2 La organización debe dar las facilidades para que los auditores participen en la auditoria interna y en las reuniones de

inicio y cierre de la actividad. 6.3 El programa de Auditoria, será revisado anualmente por el Gerente General y Representante de Gerencia, el que

deberá ser aprobado, para su posterior información al personal involucrado. 6.4 Durante el transcurso del año, y cuando surja la necesidad se pueden llevar a cabo auditorias no programadas,

modificando el programa de auditorias. Por ejemplo, cuando se identifican problemas significativos o no-cumplimientos durante las operaciones diarias o cuando se introducen cambios significativos al SIG, tales como emisión de nuevos procedimientos, cambios significativos en procedimiento o cambios significativos en las operaciones de la empresa.

6.5 Para las obras, será el Ingeniero Encargado de Calidad o Prevencionista de Riesgos, quien planifique las auditorias a

realizar.

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7 PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA 7.1 El Coordinador del SIG, utilizando como base el Programa Anual de Auditoría Interna, en conjunto con el Auditor

Jefe designado por Representante de la Gerencia, preparará el Plan de Auditoría, en donde se especifican los horarios, actividades y áreas a ser auditados. El Auditor Jefe tiene la responsabilidad de enviar el plan de auditoria al resto del equipo auditor, al Gerente General, Representante de Gerencia y a los Jefes de las áreas a ser auditados, al menos una semana antes de la fecha de la auditoría.

7.2 Además deben preparar las preguntas para los niveles pertinentes, utilizando las Listas de Verificación de Auditoría F-

SIG-002, que es el documento de apoyo utilizado por el o los auditores. 7.3 Los Jefes de área a quienes se les haya enviado el plan, tienen la responsabilidad de confirmar la disponibilidad o

proponer una fecha alternativa, antes del comienzo de la auditoría. 7.4 Confirmada las fechas, el equipo auditor tiene la responsabilidad de preparar y revisar en conjunto las acciones a seguir

en la ejecución de la auditoría. En la fase de preparación de la auditoría, el Auditor Jefe recaba información sobre los procesos y actividades a auditar. Para ello dispone, por ejemplo, de los siguientes documentos:

Los Informes de auditorías anteriores, con las desviaciones detectadas y las acciones correctivas implantadas. Informes y/o registros de Acciones Correctivas y Preventivas. Informes de Revisión de Gerencia. Reclamos de Clientes. Controles del Seguimiento y Cierre de las Acciones.

8 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 8.1 El equipo Auditor debe realizar un Reunión Inicial con los representantes del área que se van a auditar. En esta oportunidad

se deben indicar los objetivos y alcances de la auditoría, dejando registro en el Informe de Auditoría F-SIG-003. 8.2 Posteriormente, el Equipo Auditor debe dirigirse a las áreas designadas para auditar, en las cuales se recolecta y examinan

la evidencia a través de entrevistas con los involucrados en los procesos y actividades que se auditan, examen de documentos, evidencia objetiva (registros de calidad, protocolos, contratos, informes etc.) y observación de las actividades y condiciones en las áreas que interesan. Dejando registro en la Lista de Verificación de Auditoría F-SIG-002.

8.3 Durante la auditoría interna, el Equipo Auditor verifica si los procesos y procedimientos son los adecuados y han sido

aplicados correctamente y si los requisitos de las actividades son conocidos, transmitidos y aplicados adecuadamente por todos los involucrados.

8.4 El Auditor tiene la responsabilidad de analizar los hallazgos, completar el Informe de Auditoria, e informar al Auditor

Jefe. En caso de que el Auditor Jefe tenga dudas respecto a la validez de una NC, debe confirmarlo con el equipo de auditores y/o los auditados, en forma previa al término de la auditoría.

8.5 Finalizada la auditoría, el Equipo Auditor analiza toda la información recopilada, discute y evalúa las NC encontradas

para asegurar su validez. Si no existe acuerdo entre el Equipo Auditor, es el Auditor Jefe quien tiene la última palabra. 8.6 Posteriormente, se realiza una Reunión de Cierre en la que el equipo auditor se reúne con los representantes del área

auditada con el objeto de informar y analizar con éstos los resultados obtenidos, dejando registro de las conclusiones en la Lista de Verificación de Auditoría.

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9 RESULTADOS DE AUDITORIA 9.1 Con la información recopilada en terreno más los resultados obtenidos en la Reunión de Cierre, el Auditor Jefe tiene la

responsabilidad de preparar el Informe de Auditoria, el que será enviado al Representante de la Gerencia y al Coordinador SIG, junto con las listas de verificación de cada una de las áreas auditadas.

9.2 El Coordinador del SIG o Ingeniero Encargado de Calidad (prevencionista de riesgo en su defecto), enviaran a cada

una de las áreas auditadas el informe de Auditoria y el Registro de No Conformidades detectadas. 9.3 El desarrollo y seguimiento de no conformidades detectadas en Auditorías Internas, se realizará por el Coordinador del

SIG o Ingeniero Encargado de Calidad (prevencionista de riesgo en su defecto), conforme a lo establecido en el Registro de No conformidad, donde se describe la no conformidad detectada, el área, el requisito no cumplido. Serán estos quien controlan su cumplimiento y eficiencia, cuando corresponda.

10 REGISTROS F-SIG-002 Listas de verificación de Auditoría. F-SIG-003 Informe de Auditoría. F-SIG-018 Plan de Auditoria 11 REFERENCIAS. P-SIG-004 Procedimiento "Control de No Conformidades" P-SIG-005 Procedimiento “Acciones correctivas y preventivas” PROG-SIG-003 Programa Anual de Auditorías de SK SI. 12 CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO DE

VERSIÓN

FECHA DE

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 21-10-2008 • Se agrega la definición de Auditor • Se complementa el punto 5.1.3.

02 13-03-2009

• Punto 4, se incluyen nuevas definiciones. • Actualiza y complementa el procedimiento de auditoria interna. • Incluye el Registro F-SIG-018 (Plan de auditoria). • Punto 10, se incluye códigos para la identificación de los Registros. • Modifica formato del documento en encabezado y pie de página.

03 05-08-2009 • Punto 4.4., se específica la competencia que debe tener el auditor. • Se corrige punto 5.1.3, donde decía “envía una solicitud de auditoria interna

al Representante de Gerencia”, debe decir Gerente Zonal.