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SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISION S.A.DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA

LICITACION ABREVIADA No. 2010LA-000004-01

ADQUISICIÓN, IMPLEMENTACION Y PUESTA EN MARCHA DE: UN SOFTWARE DE PLANEAMIENTO DE RECURSOS

EMPRESARIALES

RECIBO DE OFERTAS

HASTA LAS 11:00 HORAS

DEL

19 DE ENERO DE 2011

SAN JOSÉ- COSTA RICA

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SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISION S.A.DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA

LICITACION ABREVIADA No. 2010LA-000004-01

ADQUISICION, IMPLEMENTACION Y PUESTA EN MARCHA DE:

Análisis de requerimientos técnicos y de usuario, desarrollo del modelo de implantación, configuración del sistema, capacitación, carga de datos y diseño de un Sistema de planeación de recursos empresariales o ERP ( Enterprise Resource Planning ) por su nombre en inglés, que contenga los siguientes módulos: Área Financiera: Administración del Sistema, Control Bancario, Contabilidad General, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Activos Fijos; Área Comercial: Control de Inventarios, Estadística de Ventas, Facturación; adicional el módulo de Control Presupuestal y los de Nómina: Control de nómina, Cálculo de vacaciones y Recursos Humanos. Dicho ERP debe operar bajo un motor de Base de Datos que sea SQL Server 2005 ó 2008, preferiblemente las versiones Estándar o Enterprise; o bien Oracle 10G. El lenguaje de programación puede estar entre los siguientes:

- . Net- Team Developer - C#- Java

El Sistema operativo de los clientes:

Windows XP Professional SP2 o Superior. Windows Vista Ultimate, Enterprise . Windows 7

Las herramientas de Oficina:

Microsoft Office Word (Office 2003 hasta 2010) Excel ( XP/ 2003 o 2010). Exchange(Outlook 2007, 2008)

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OBJETIVO

Proveer al Departamento Financiero-Contable y al Departamento de Recursos Humanos de un sistema que permita eficientizar los procesos financieros y de administración del personal, permitiendo la reducción en horas e incrementando los resultados. Asimismo, permita centralizar, coordinar y auditar cada proceso.

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

El monto disponible para esta Licitación es de ¢18.000.000.00(DIECIOCHO MILLONES DE COLONES).

Condiciones Técnicas: Guiselle Carballo Villalobos, 2231 3333, Ext .121.

Condiciones Generales: Departamento de Proveeduría Tel.: 2220 00 70 ó 2231-3333, ext. 123.

Encargados del Proyecto:

Una Comisión conformada por las siguientes personas:

Guiselle Carballo Villalobos, Directora Administrativa-Financiera, Anthony Flores Núñez, Encargado de Informática, Sr. Gabriel Gallegos Ramírez, Planificador, Yorleny Vargas Villalobos, Jefa, Departamento Financiero-Contable y Lorena Artavia Alvarez, Jefa, Departamento de Recursos Humanos. Será coordinada por la Sra. Carballo.

1. CONDICIONES GENERALES

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1.1. Recepción de ofertas

1.1.1. La recepción de ofertas por escrito será hasta las 11:00 Horas del 19 de ENERO de 2011 en el Departamento de Proveeduría, ubicada 1 Km. al oeste del Parque Nacional de Diversiones La Uruca. La hora que se considerará para efectos de apertura será la del reloj marcador del Departamento de Proveeduría.

1.2. VIGENCIA DE LA OFERTA

1.2.1. Las ofertas deberán tener una vigencia de 60 días hábiles, contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas.

1.2.2. En caso de apelación o revocatoria del acto de adjudicación, los oferentes interesados en contratar con el SINART, S.A. deberán mantener, prorrogar o reestablecer la vigencia de la oferta y la garantía de participación.

1.3. ESPECIES FISCALES1.3.1. Debe adherir a la oferta un timbre de ¢20,00 de la Ciudad de las Niñas, según Ley No.6496 y un timbre de ¢ 200,00 del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas, Art. 53 de la Ley 7105 del 05-10-88.

1.4. PRECIOS DE LAS OFERTAS

1.4.1. En el precio ofertado, deberá incluir todos los impuestos que lo afectan, por lo que se les solicita que el precio no sea C. I. F. EL SINART, S. A. NO GOZA DEL BENEFICIO DE LA EXONERACION DE IMPUESTOS.

1.5. IMPUESTOS

1.5.1. Cuando no se haga indicación expresa de los impuestos que afectan al bien ofertado, se entenderá que todos los impuestos que afecten a ese bien están incluidos en el precio.

1.6. PLAZO PARA ADJUDICAR

1.6.1. El SINART, S.A. procederá a adjudicar esta licitación dentro de los 30 días hábiles siguientes al acto de apertura de las ofertas.1.7. ADJUDICACION

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1.7.1. Todas las ofertas deberán cumplir con los requisitos mínimos y especificaciones técnicas básicas exigidas en el Cartel de Licitación y en la legislación vigente para optar por la adjudicación.

1.8. EMPATE

En caso de existir ofertas con igual puntaje total (empate), se adjudicará a la que haya obtenido mayor puntaje según los grados de prioridad. De persistir el empate, definirá la suerte. En este último supuesto, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinados para seleccionar la oferta ganadora. El oferente que no se presente quedará automáticamente excluido. De todo ello se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.

2. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

2.1.1. La oferta debe hacerse en idioma español, sin tachaduras, borrones y alteraciones que puedan producir dudas sobre el texto, debiendo salvarse todo error por nota, antes de la apertura de ofertas. Las ofertas deben presentarse en sobre cerrado, en el Departamento de Proveeduría del SINART, S.A. ubicada 1 Km. al oeste del Parque Nacional de Diversiones, La Uruca, con la siguiente leyenda:

SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISION S.A.DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIALICITACION ABREVIADA No_____________COMPRA DE: _______________________NOMBRE DE LA COMPAÑÍA OFERENTE: _____________CEDULA JURIDICA No. __________

2.1.2. La oferta deberá presentarse por escrito, en sobre cerrado rotulado con el número y el objeto de la Licitación. Toda oferta deberá presentarse en papel corriente, en original y cinco copias idénticas, y debidamente firmada por la persona legalmente facultada para ello. Además se les solicita una copia en formato digital (Word ó Excel 2003 o inferior).

2.1.3. Las ofertas que se presenten tardíamente en el DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA, se recibirán pero no serán evaluadas.

2.2. CORRECCION DE LA OFERTA

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2.2.1. Cualquier corrección debe ser hecha mediante nota. La oferta ilegible o que contenga omisiones, alteraciones, borrones, tachaduras o que presente irregularidades de cualquier clase, que hagan dudar de su legitimidad, serán rechazadas.

2.2.2. Las aclaraciones referentes a esta licitación, deberán presentarse ante la administración, dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas.

2.3. REGISTRO DE PROVEEDORES

2.3.1. Los oferentes deben estar preferiblemente inscritos en el registro de proveedores.

2.3.2. Para esta licitación, la Administración del SINART S.A. analizará todas las ofertas que se presenten a la hora y fecha de la apertura, sin importar la forma o el medio de la invitación y no será requisito estar inscrito en el Registro de Proveedores.

2.4. DOCUMENTOS QUE DEBEN ENTREGARSE

2.4.1. Certificación sobre la personería jurídica de la sociedad mercantil.

2.4.2. Cuando el oferente fuere una sociedad mercantil costarricense, deberá acompañar con su propuesta una certificación pública con la naturaleza y propiedad de sus cuotas y acciones. Si las cuotas o acciones fueran nominativas y estas pertenecieran a otra sociedad deberá igualmente aportarse certificación pública respecto a esta última en cuanto a la naturaleza de sus acciones. Las certificaciones serán emitidas: a) En cuanto a la naturaleza de las cuotas y acciones, por el Registro Público o por un Notario Público con vista en los libros de Registro, y b) En cuanto a la propiedad de las cuotas y acciones, con vista de los libros de la sociedad por un Notario Público o Contador Público autorizado. No obstante, si se tratare de una sociedad inscrita dentro del año anterior al requerimiento de la certificación, o modificada a acciones nominativas dentro del período indicado, la certificación sobre ambos extremos, podría ser extendida por el Registro Público o por un Notario Público.

2.4.3. El oferente debe presentar una certificación indicando que se encuentra al día con las obligaciones obrero-patronales de la CCSS, o bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas. (Art. 65 inciso c RLCA).

2.4.4. Declaración jurada que tanto a los representantes legales como a los socios de la empresa no le alcanzan ninguna de las prohibiciones que señalan los Artículos 22 y 22 bis, 100 y 100 bis de la Ley de la Contratación Administrativa para contratar con el SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISION S.A.

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2.4.5. Declaración jurada que el oferente se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el (Art. 65 inciso a del RLCA).

2.4.6. Cualesquiera otros documentos que se considere oportuno

acompañar, según la naturaleza del objeto licitado y el tipo de licitación que se haya promovido.

2.5. ALTERNATIVAS: Se pueden presentar alternativas.

2.5.1. La oferta alternativa, es una propuesta distinta a la definida en el cartel, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad.

2.5.2. La oferta alternativa no será sometida al sistema de calificación, cualquier alternativa a la oferta base ganadora, podrá ser adjudicada, en el tanto la Administración acredite en el expediente, las razones de su decisión, ésta no contravenga el interés público ni institucional y existan fondos suficientes para cubrir la erogación.

2.6. PRECIO

2.6.1. El precio cotizado deberá ser cierto y definitivo, sujeto a la condiciones establecidas en el Cartel o pliego de condiciones sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el real.

2.6.2. Los oferentes que hayan presentado propuestas elegibles y que a petición de la Administración del SINART, S.A. se le soliciten mejoras a sus precios, podrán proponerlo dentro de los tres días hábiles posteriores al recibo del aviso. Por lo tanto para la evaluación de su oferta se tomará el precio último propuesto por el oferente.

2.6.3. Si el oferente elegible, propone una mejora en su precio-oferta, deberá justificar con claridad las razones que justifican la disminución del precio y por ningún motivo implicará una disminución de la calidad ni de la cantidad del objeto originalmente ofrecido, y no puede otorgar ventajas indebidas a quienes las proponen, tales como convertir el precio en ruinoso o no remunerativo.

2.6.4. De conformidad con el artículo 28 RLCA los descuentos que se ofrezcan con posterioridad a la apertura de las ofertas, no serán tomados en cuenta al momento de comparar los precios, pero sí para efectos de pagos, en la fase de ejecución contractual.

2.6.5. Los oferentes pueden cotizar en cualquier moneda. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación.

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2.6.6. Cuando la oferta sea presentada en cualquier otra moneda extranjera, el pago se realizará en colones costarricenses, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la confección del cheque.

2.6.7. Cuando el adjudicatario haya incurrido en mora por entrega tardía, al momento del pago, se descontarán los días de atraso, según se establece en la cláusula penal.

2.7. CONTENIDO DE LA OFERTA

2.7.1. Nombre y dirección del oferente, apoderado o representante legal, con indicación del nombre, cédula, dirección y posición del firmante dentro de la empresa.

2.7.2. Número de cédula jurídica.

2.7.3. El oferente debe indicar en su oferta lugar, fax o medio electrónico donde atender recibir notificaciones, caso contrario, se tendrá por notificado en el transcurso de 24 horas.

2.7.4. El precio total cotizado deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras. (Art. 25 del RLCA). (ver 2.6.1)

2.7.5. El oferente, estará obligado a describir de forma completa a partir del cartel, las características del objeto, bien o servicio que cotiza, sin necesidad de reiterar la aceptación de las cláusulas invariables o condiciones obligatorias, cuyo cumplimiento se presume.

2.8. REGULACIONES QUE DEBEN OBSERVARSE:

2.8.1. La persona o empresa oferente queda obligada a cumplir con lo establecido en el Capítulo III, artículo 10 de la Ley de la Contratación Administrativa vigente.

2.8.2. Todos los criterios de selección deberán ser debidamente demostrados mediante el aporte de la respectiva documentación.

2.8.3. Correrá a cargo de la persona o empresa oferente que resulte adjudicado con esta contratación, todo lo relativo a los seguros para cubrir las responsabilidades de carácter civil y laboral del personal que brindará el servicio aquí contratado, de tal manera que el SINART, S.A., queda total y definitivamente relevado de toda responsabilidad civil directa, indirecta o laboral, como consecuencia de la presente contratación.

2.8.4. El Sistema Internacional de Unidades de Medida; basado en el sistema métrico decimal, es de uso obligatorio en la oferta.

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2.8.5. El Adjudicatario deberá permanecer a derecho respecto de la Directriz del Poder Ejecutivo No. 34 del 08 de febrero de 2002, en cuanto el deber ineludible de las empresas cocontratantes de cumplir estrictamente las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo.

2.9. LAS GARANTIAS

Las garantías pueden rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la presentación de la oferta o la suscripción del contrato, según corresponda. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía, por las variaciones de tipo de cambio que le puedan afectar.

2.9.1. MONTO DE LA GARANTIA DE PARTICIPACION

Previo a la apertura de las ofertas y de conformidad con lo indicado en el artículo 33 de la Ley de la Contratación Administrativa, los oferentes deberán depositar en la Tesorería del SINART; S.A. sita un Km. al oeste del Parque Nacional de Diversiones La Uruca, una garantía de participación del 5% (cinco por ciento) del monto total de la cotización. En caso que el interesado presente ofertas alternativas se garantizará la de mayor precio.

2.9.2. FORMA DE RENDIR LA GARANTÍA DE PARTICIPACION

Podrá constituirse por medio de las modalidades establecidas en el Artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa vigente.

2.9.3. VIGENCIA DE LA GARANTIA DE PARTICIPACION La Garantía de participación tendrá una vigencia de 60 días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas y será devuelta dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firmeza en vía administrativa del acto de adjudicación, excepto la de aquel o aquellos que resulten adjudicatarios, las cuales se retendrán hasta la rendición de la Garantía de Cumplimiento y que se satisfagan las demás formalidades conducentes a asegurar el cumplimiento del contrato.

2.9.4. SITIO DONDE SE DEPOSITA LA GARANTIA DE PARTICIPACION

Deberá ser depositada directamente en la Tesorería del SINART, S.A. sita en la Uruca, del Parque Nacional de Diversiones 1 Km. al oeste. El respectivo recibo deberá entregarse junto con la oferta.

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2.9.5. DEVOLUCION DE LA GARANTIA DE PARTICIPACION.

La garantía de participación será devuelta, a petición del interesado, dentro de los 8 (ocho) días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. En caso del adjudicatario, se devolverá una vez rendida a satisfacción la garantía de cumplimiento y se hayan observado las restantes formalidades necesarias para el inicio del contrato.

2.10. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO2.10. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO

2.10.1. MONTO DE LA GARANTIA DE CUMPLIMIENTO

El o los adjudicatarios, deberán rendir garantía de cumplimiento equivalente al 10%(diez por ciento) del monto total adjudicado, con el objeto de garantizarcon el objeto de garantizar la calidad, confección, funcionamiento adecuado de los equipos, así comola calidad, confección, funcionamiento adecuado de los equipos, así como el tiempo de entrega convenido y cláusulas de la presente licitación y deel tiempo de entrega convenido y cláusulas de la presente licitación y de las ofertas adjudicadas, todo esto a plena satisfacción del Sistema Nacionallas ofertas adjudicadas, todo esto a plena satisfacción del Sistema Nacional de Radio y Televisión Sociedad Anónima. La misma debe rendirse dentro dede Radio y Televisión Sociedad Anónima. La misma debe rendirse dentro de los los 5 días hábiles5 días hábiles siguientessiguientes a la comunicación en firme de la a la comunicación en firme de la adjudicación. Su inobservancia dentro de dicho plazo dejará sin efecto eladjudicación. Su inobservancia dentro de dicho plazo dejará sin efecto el acto de adjudicación y autorizará a la administración para readjudicar elacto de adjudicación y autorizará a la administración para readjudicar el concurso a la segunda mejor oferta calificada, sin perjuicio de la ejecuciónconcurso a la segunda mejor oferta calificada, sin perjuicio de la ejecución de la garantía de participación rendida y toda otra acción tendiente ade la garantía de participación rendida y toda otra acción tendiente a resarcir los daños y perjuicios ocasionados a la Administración por elresarcir los daños y perjuicios ocasionados a la Administración por el concesionario renuenteconcesionario renuente

2.10.2. FORMA DE RENDIR LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

Podrá constituirse por medio de las modalidades establecidas en el Artículo 42 del Reglamento General de Contratación Administrativa vigente.

2.10.3. SITIO DONDE SE DEPOSITA LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

Deberá ser depositada directamente en la Tesorería del SINART, S.A., sita en la Uruca, del Parque Nacional de Diversiones 1 Km. al oeste.

2.10.4. VIGENCIA DE LA GARANTIA DE CUMPLIMIENTO

La Garantía de cumplimiento tendrá una vigencia mínima de 2 (dos) meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.

2.10.5. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO2.10.5. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

Será devuelta dentro de los 20 (veinte) días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración, haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual.

2.11. CLAUSULA PENAL

Si existiera atraso imputable al adjudicatario en la entrega de los módulos del sistema, éste autoriza al SINART, S.A., para que, por concepto de cláusula

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penal y como indemnización, le rebaje del pago respectivo, la suma correspondiente al 2% ( dos por ciento) del valor del sistema no entregado, por cada día hábil de atraso (con respecto al plazo ofrecido), hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual se tendrá por definido el incumplimiento contractual y se procederá conforme.

2.12. FORMA DE PAGO

2.12.1. El pago se realizará una vez que se haya terminado el proceso de recepción definitiva, por lo tanto recibida a entera satisfacción, por parte de la Comisión encargada del proyecto.

2.12.2. Para el trámite de pago, el adjudicatario podrá presentar la factura respectiva en el momento de la entrega del equipo o en un plazo de cinco días hábiles a partir de la entrega. El pago correspondiente, se hará mediante la emisión de cheque y en un plazo de 30 (treinta) días naturales, contados a partir de la correcta presentación de la factura, el pago queda sujeto a que se realice el recibo a satisfacción de los equipos.

2.13. EQUIVALENCIA DE PLAZOS

2.13.1. Para aquellas ofertas que no indique días hábiles o naturales para la entrega, se considerarán días hábiles.

2.13.2. Se entenderá por entrega inmediata, un día hábil posterior a la entrega o notificación del pedido u orden de compra.

2.14. LUGAR DE ENTREGA

2.14.1. El sistema debe quedar implementado y en operación en los departamentos Financiero-Contable y Recursos Humanos.

2.15. PLAZO DE ENTREGA

2.15.1. El oferente debe indicar el tiempo de entrega del bien o servicio en días hábiles. El tiempo de entrega deberá contemplar la adquisición, implementación y puesta en marcha del bien o servicio solicitado.

2.16. FORMALIZACION DE LA ADJUDICACION2.16.1. En aquellos casos que se requiera de la formalización, dentro de los 5 (cinco) días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación, la Administración comunicará al adjudicatario el día en que deberá presentarse a suscribir la formalización contractual, previo rendimiento satisfactorio de la garantía de cumplimiento. Dicho plazo no podrá exceder los diez días hábiles.

2.16.2. Formarán parte del Contrato, el cartel de esta licitación, la oferta y sus complementos y el acto de adjudicación una vez firme.

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2.16.3. La persona o empresa adjudicataria deberá aportar las especies fiscales (¢2.5 por cada mil colones) según el valor de lo adjudicado y mediante entero a favor del Gobierno de la República.

2.16.4. Suscrita la formalización, el SINART, S.A., dispondrá de 3 días hábiles para enviarlo a aprobación interna o Refrendo Contralor, según corresponda.

2.16.5. El acto de adjudicación de esta licitación se tendrá por firme en vía Administrativa una vez que venzan los plazos para recurrir que establece la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

3. DESCRIPCION DEL OBJETOAnálisis de requerimientos técnicos y de usuario, desarrollo del modelo de implantación, configuración del sistema, capacitación, carga de datos y diseño de un Sistema de planeación de recursos empresariales o ERP ( Enterprise Resource Planning ) por su nombre en inglés, que contenga los siguientes módulos: Área Financiera: Administración del Sistema, Control Bancario, Contabilidad General, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Activos Fijos; Área Comercial: Control de Inventarios, Estadística de Ventas, Facturación; adicional el módulo de Control Presupuestal y los de Nómina: Control de nómina, Cálculo de vacaciones y Recursos Humanos. Dicho ERP debe operar bajo un motor de Base de Datos que sea SQL Server 2005 ó 2008, preferiblemente las versiones Estándar o Enterprise; o bien Oracle 10G. El lenguaje de programación puede estar entre los siguientes:

- . Net- Team Developer - C# - Java-

El Sistema operativo de los clientes: Windows XP Professional SP2 o Superior. Windows Vista Ultimate, Enterprise . Windows 7

Las herramientas de Oficina: Microsoft Office Word (Office 2003 hasta 2010) Excel ( XP/ 2003 o 2010). Exchange(Outlook 2007, 2008)

Términos de Referencia:

3.1. Sistema

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3.1.1. Alcance del Sistema.

Para la presentación de la oferta económica, los participantes deberán ofertar todos los módulos especificados, indicando el grado de cumplimiento de todos los requerimientos solicitados, el costo de cada módulo y el modelo de licenciamiento, donde contemplará dentro del mismo los demás costos que conlleve el cumplir los términos requeridos por el SINART, S.A. dentro del objeto planteado a la presente contratación. Esto es el costo de la implantación, la capacitación y los servicios de soporte durante los próximos 3 años, especificando si incluye el derecho a las actualizaciones futuras de los sistemas. También se debe especificar si incluye cualquier licenciamiento de software de terceros.

El Sistema, tendrá los siguientes alcances:

El sistema debe ser modular, integrado e incluir los módulos de: Área Financiera: Administración del Sistema, Control Bancario, Contabilidad General, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Activos Fijos; Área Comercial: Control de Inventarios, Estadística de Ventas, Facturación; adicional el módulo de Control Presupuestal y los del Área de Recursos Humanos: Control de nómina, Cálculo de vacaciones y Recursos Humanos. Para esto el participante debe presentar en su oferta un deta-lle de la composición de cada uno de los módulos.

El Sistema debe ser flexible para realizar los ajustes o configuraciones correspondientes, como parametrización, salidas tanto de información en forma digital como impresa, de seguridad, perfiles de usuario, roles de acceso, así como las opciones para determinar los niveles de seguri-dad respectivo para cada usuario del Sistema, con sus respectivos con-troles de “login y password”, claves de acceso.

Los roles de seguridad serán definidos en una base de datos para res-tringir el acceso de los diferentes componentes de las aplicaciones, así como para suministrar mecanismos de autentificación y verificación de usuarios y para la validación de privilegios sobre los diferentes objetos de la base de datos, sin necesidad de ninguna programación adicional.

3.1.2. La seguridad del Sistema se manejará con los siguientes criterios:

Roles de Acceso: Por medio de los roles se determinará para cada per-fil de usuario, el nivel de acceso que se requiere tener en cuanto al ma-nejo de la información, a saber: registro de nuevos datos, modificación de información existente, borrado y/o consulta, aplicación autorizada cuando se requiera. La asignación de estos derechos la definirá el SI-NART, S.A., de tal forma que se puedan asignar roles diferentes para

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mejorar el control interno de la aplicación o del proceso de elaboración, aprobación y registro de transacciones.

Opciones de Menú: El otro mecanismo de seguridad que debe de incor-porar el sistema, es por medio de las opciones del menú, las cuales, asignarán según lo requiera cada usuario, dándole acceso solamente las aplicaciones que utilizará para realizar su labor, e inhabilitando, aquellas opciones para las cuales no está autorizado.

Asignación de login y password: La seguridad se basará en la asigna-ción de los usuarios con Login y Password, lo que permitirá identificar a cada persona que ingresa al sistema (fecha, hora y procesos accesa-dos) y a partir de esto, filtrar el acceso tanto por los roles de usuarios como por las opciones de menú. Por otro lado, todo este esquema de seguridad debe ser administrable, desde el punto de vista que se pueda ampliar o reducir la funcionalidad que cada usuario tenga en el sistema según se estime conveniente.

El sistema deberá contar con pistas de auditoría y permitir la generación de reportes parametrizables, configurables de las actividades de los usuarios sobre la base de datos y el sistema (permitiendo identificar al menos: usuario, estación de trabajo, fecha, hora, evento y acción); esta auditoría se realizará en las bases de datos pistas de auditoría que per-mitan determinar la responsabilidad por la aplicación o ejecución de pro-cesos en determinado momento.

El producto final o entregable debe contener al menos:

o Sistema debidamente instalado, con la carga de datos de los sis-temas existentes (legacy systems) aprobado y en producción en los equipos del Sistema Nacional de Radio y Televisión, S.A.

o Manuales del usuario y técnicos (tres copias de respaldo en me-dio digital, tres copias impresas de manual técnico y seis copias impresas del manual para el usuario final).

o Capacitación impartida a usuarios (técnicos y finales). Dicha ca-pacitación se debe realizar por módulos implementados y a todos los funcionarios involucrados en los mismos.

o Todo lo anterior en idioma español.

Los diferentes módulos deberán contemplar como mínimo las facilidades de trabajo de los sistemas actuales en cuanto a la inclusión, procesa-miento, despliegue, impresión, trazabilidad de documentos, importación y exportación de datos, formatos de entrada y salida, entre otros.

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El sistema deberá permitir operar en línea, con al menos cinco años de datos históricos.

La exportación de datos como producto de las salidas del sistema (con-sultas, reportes, formatos, etc.), deberán incluir al menos los siguientes tipos de formatos: Microsoft Excel, Texto delimitado, Adobe Reader, Microsoft Word.

El oferente deberá indicar el lenguaje(s) en los cuales está desarrollado el sistema.

3.1.3. La descripción de los diferentes módulos es:

3.1.3.1. AREA DE RECURSOS HUMANOS

Recursos Humanos requiere de un sistema que permita mantener un registro y control de la información relacionada con el personal que labora en el SINART S.A. de manera detallada, ordenada y segura.

Y además, que este sistema permita interfaces con otros sistemas del Departamento Financiero Contable u otras instituciones como la Caja Costarricense de Seguro Social, el Instituto Nacional de Seguros y Bancos nacionales, sea que actualmente se utilicen o en un futuro se puedan implementar.

Presupuesto Laboral

Para la elaboración del presupuesto laboral, es necesario que el sistema genere las relaciones de puestos y muestre detalladamente los números de puesto, salarios, centros de costo y clasificaciones o clase institucional, de manera tal que se ajuste a la estructura organizacional.

Asimismo, se requiere que el sistema permita:

Realizar proyecciones, en forma individual o por programa presupuestario.

Realizar diversas propuestas y escenarios para modificaciones presupuestarias.

Elaborar modificaciones salariales a partir de saldos según presupuesto mensual ejecutado.

Administrar las plazas por clases, es decir, que no permita la duplicidad de números de puesto.

Proyectar y generar el presupuesto de salarios. Generar las relaciones de puestos cumpliendo con el formato indicado

por la Contraloría General de la República, (ver anexo 1).

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Comparar el gasto real con el presupuestado. Esto a través de la integración con presupuesto.

Comparar el gasto real con el presupuestado. Aplicar de manera automática los aumentos anuales ya sea para todos

los empleados o un empleado, que los aumentos puedan ser porcentuales o un monto.

Que el sistema maneje el control de vacaciones, incapacidades de maternidad, enfermedad e INS. Que lleve el control de plazas vacantes, subejecutadas, con sus respectivos reportes.

Documentación y Trámite

Es necesario mantener una Base de Datos a través de un módulo del sistema en la cual la información se ingrese una única vez al sistema y ésta a su vez se comparta según las necesidades de cada subprocesos de Recursos Humanos, (Planillas, Capacitación, Salud Ocupacional, Control de Asistencia y que se adapte a los otros subprocesos según se vallan adquiriendo).

Este módulo debe consistir en un inventario de personal que contenga:

Datos personales: nombre, cédula, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, dirección.

Datos salariales: clasificación o clase institucional, número de puesto, salario único, salario con pluses, además que abarque la estructura ocupacional.

Datos laborales: períodos de nombramientos, puestos ocupados. Objetivo del puesto Funciones y responsabilidades Capacidades y Habilidades Competencias requeridas Responsabilidad funcional Condiciones de trabajo Formación académica (formal e informal) Historial del empleado (salarial, organizacional, disciplinario, etc.) Tiempo laborado (Vacaciones, Permisos, Incapacidades, etc.) Proyección de procesos de jubilaciones

En cuanto a las acciones de personal se deben registrar y a su vez generar movimientos hacia la planilla por nuevos ingresos, ascensos, traslados, reconocimiento de pluses salariales, aumentos de salarios, permisos con o sin goce de salario, salario único entre otros. En lo que respecta a reconocimiento de aumentos anuales (anualidades) se espera que el sistema brinde un manejo automático de fechas.

Carrera Profesional – Dedicación Exclusiva- Prohibición – ComisionesEs importante que el sistema permita administrar la información para asignar puntajes de acuerdo con el desarrollo profesional de los funcionarios según

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cursos impartidos o recibidos, publicaciones realizadas, experiencia en instituciones del estado, grado académico o responsabilidad por el puesto que ejerce entre otros. Asimismo, genere automáticamente incentivos salariales de acuerdo con los puntajes y porcentajes acumulados.

Salud Ocupacional

Con el objetivo de cumplir con los requerimientos de la Caja Costarricense de Seguro Social, el Instituto Nacional de Seguros y a fin de dar mantenimiento a los expedientes médicos, se requiere que el sistema genere informes de seguimiento y control a la atención médica brindada en la institución y récord de incapacidades segmentadas por accidente o enfermedad.

Vacaciones

El sistema debe permitir la configuración de diferentes esquemas de vacaciones y encargarse de efectuar el cálculo de las mismas para la actualización periódica del saldo de cada uno de los empleados.

Estos esquemas deben ser 2 semanas por cada 50 semanas laboradas para el personal contratado posterior a la aprobación de la Ley No.8346 y 15, 20 o 30 días para el personal que ingresó al SINART S.A. antes de constituirse como sociedad anónima.

Se requiere que el sistema emita informes periódicos de los saldos de vacaciones sean individuales y por departamento.

Es importante que cada funcionario o funcionaria de la institución pueda realizar su solicitud de vacaciones a través de internet o intranet y asimismo, sea aprobada y comunicada a cada interesado.

Planillas

Para la elaboración de la nómina de pago para los empleados se requiere que el sistema permita:

Aplicar ingresos de salario único o salario compuesto (base, anualidades más pluses salariales)

Realizar cálculos mensuales con adelantos quincenales de un monto fijo o de un 40% o 50% sobre el salario neto mensual

Aplicar diversas deducciones por persona, como por ejemplo: Coopeservidores, Coopeande, Coopinapre, ANEP, Banco Popular, Soda y otras. En algunos casos éstas deducciones afectan únicamente el salario neto y en otras el salario bruto como sumas pagadas de más. El sistema debe tener la capacidad de cargar los rebajos salariales por medio de un archivo.

Realizar cálculos para el pago de tiempo extraordinario, tomando en cuenta los artículos del Código de Trabajo que norman este apartado.

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Aplicar incapacidades y licencias de la C.C.S.S. o INS, según normas, leyes y reglamentos.

Aplicar el impuesto sobre la renta, según Ley 7092, a partir de los conceptos requeridos.

Generar cuando corresponde cálculos de embargos al salario, amparado a lo que establece el artículo 172 del Código de Trabajo y demás normas legales.

Generar informes detallados de deducciones para cada cooperativa, banco, u otros.

Genera informes detallados de pago para los empleados Mantener información actualizada de las reservas de aguinaldo y de

salario escolar, en forma individual, por departamento, centro de costo y general como se requiera.

Aplicación flexible del manejo del impuesto sobre la renta según Ley 7092.

Generar planillas adicionales para pagos extraordinarios, como Aguinaldos, Salario Escolar, o cualquier otro rubro que se deba cancelar fuera de la planilla quincenal.

Además se necesita que el sistema genere con el formato del SINART:

constancias salariales certificaciones de tiempo laborado liquidaciones salariales desgloses salariales

Control de Tiempo

El sistema debe permitir:

Obtener, generar y controlar la información referente a la entrada y salida de los trabajadores.

Tener la capacidad de administrar la interface con el reloj marcador HP 3000, de manera que la información que se ingeste (por las diferentes áreas involucradas dentro del SINART, S.A.), alimente directamente todas las actividades que se relacionan con el módulo de planillas.

Debe realizar proyecciones del tiempo laborado de acuerdo con las jornadas a las que se suscribe un horario de trabajo: el horario debe estar ligado a la jornada, permitiendo registrar la siguiente información: número de horas y el tipo de la jornada (diurna, nocturna y mixta) dando así el número de horas que se deben trabajar por día.

Tomar en cuenta que un trabajador en una semana puede realizar las tres jornadas.

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Registro de días especiales y horas pagadas con factores especiales.

Registro de la distribución por centro de costo.

Distribución y control automático de turnos.

Control automático de feriados: la fijación de los días feriados tienen efectos en el cálculo de las horas extras, ya que según esto puede variar tanto el número de horas que se puedan laborar como el factor de pagos de las horas; también se consideran para el otorgamiento de vacaciones.

Cálculo automático de tiempo extraordinario y trabajo extraordinario (figuras muy parecidas pero no iguales).

Registro de ausencias como incapacidades, falta de una jornada completa (laborar fuera de la institución), media jornada, o especificar el tiempo de duración de la ausencia de un empleado específico.

Consulta de marcas de reloj.

Generar reportes de entradas y salidas, salidas anticipadas (según horario), ausencias, tardías (según horario), tiempo extraordinario.

Capacitación y Desarrollo

Para este subproceso el sistema que se implemente debe permitir:

Diagnosticar las necesidades de capacitación por puesto y por departamento. (aquellas capacitaciones que no se incluyen dentro del manual de puesto ya establecido).

Proyectar, generar y controlar el presupuesto de capacitación (desglose de costos por cada capacitación realizada, como también inversión en horas por funcionario).

Planificar y controlar las actividades de capacitación (plan de capacitación)

Diseñar y manejar programas de capacitación (plan de capacitación) Generar informes de evaluación de cursos (efectividad y eficiencia) y

expositores (incluir hoja de vida digital). Registro histórico de capacitaciones impartidas por tema. Registro histórico por departamento, puesto y por persona. Registro histórico de todas las instituciones con las que se llevan a cabo

las capacitaciones (contacto, teléfono, dirección electrónica, entre otros) y sus términos.

Control de becas (desglose de becas otorgadas: Institución, tipo de convenio, duración del contrato, términos del contrato y funcionario beneficiado).

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Poder confrontar si el plan de desarrollo asignado a un funcionario se está cumpliendo tal como lo señala el manual de puestos.

Notas u observaciones individuales sobre el empleado (ausentismo, incumplimientos en los contratos de becas, entre otros), mismo que nos servirá para reportes.

Registro individual de la formación externa que haya recibido, el empleado, fuera del plan de capacitación (cursos o carreras en otras instituciones).

Notas generales.

Reclutamiento y Selección Para este subproceso se requiere el registro, control y manejo de información referente a:

Récord de concursos internos y/o externos Currículo de los oferentes que apliquen en los concursos de

reclutamiento Registro de elegibles clasificados por puesto. Registro de pruebas y entrevistas según concursos realizados. Generación automática y control de ternas según parámetros

establecidos (experiencia, formación), que pueden ser ponderados a través de puntajes.

Búsquedas directas en Base de Datos. Creación de acción de contratación desde este módulo, la cual quedará

registrada a la espera de una autorización.

Es conveniente que el sistema permita a través de Internet e intranet el registro del currículo, considerando los cambios tecnológicos que se desean desarrollar.

Se requiere que el sistema brinde información o se complemente con módulos que faciliten otros subprocesos que actualmente no se están ejecutando pero que con la implementación de este sistema se puedan realizar, partiendo incluso de los parámetros que se establezcan con nuevas escalas salariales.

Entre ellos citamos:

Evaluación del desempeño por competencias Desarrollo Organizacional

Se adjunta anexo 1: RESUMEN GENERAL DE LA RELACIONES DE PUESTOS.

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3.1.3.2. AREA FINANCIERO CONTABLE

Para poder establecer un sistema contable, presupuestario y financiero que se ajuste no solo a los requerimientos propios de la institución, sino también a los que solicitan las diversas instituciones estatales de control como la Contabilidad Nacional y la Contraloría General de la Republica, es importante que se contemple dentro del nuevo sistema que se pretende adquirir, los siguientes requerimientos esenciales y de carácter básico.

MODULO DE CONTABILIDAD

Características principales Sistema multimoneda. Manejo de la consolidación financiera. Basada en las normas internacionales y los requerimientos de la

Contraloría General de la República y Contabilidad Nacional. Contar con procesos de diferencial cambiario. Manejo de múltiples compañías. Manejo de Centros de Costos. Estructura configurable de cuentas contables de hasta 20 caracteres

alfanuméricos. Procesos de Cierre Fiscal y ajustes a los cierres. El sistema debe almacenar todos los asientos por fecha, número,

cuenta entre otros, logrando permitir que si un mes no está cuadrado, no se tenga que detener la operación para que se haga apertura de otro mes.

Proceso de conciliación de auxiliares o módulos contra la contabilidad. Manejo de Consolidación Financiera, este proceso debe de ser flexible

y permitir realizar ajustes a los procesos consolidados por medio de asientos contables.

Permite manejar las cuentas contables de cada compañía por centros de costo.

Permite la copia del catalogo contable en forma completa de una compañía a otra en la misma base de datos.

Posibilita trabajar con dos tipos de contabilidad, esto con el fin de poder contar con dos cierres en diferentes fechas, para no tener que llevar una contabilidad en un sistema y otra contabilidad en otro sistema. Este proceso permite a la administración contar con un cierre Fiscal y otro cierre Financiero.

Manejo opcional de multi moneda con conversiones automáticas y flexibles.

Permite definir para cada cuenta contable, si el proceso de diferencias cambiarias que la afectará será el de la Contabilidad, el de alguno de los auxiliares o si no convierte.

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El sistema debe de permitir el manejo de asientos provenientes de los otros módulos o auxiliares.

Todos los módulos o auxiliares tienen que tener privilegios por usuario. Adicional a los grupos de asientos el sistema debe de permitir la

creación de tipos de asientos. El sistema debe de brindar la posibilidad de balanceo automático de

asientos, así como el uso de cifras de control para facilitar la creación de asientos restringidos a ciertos montos, además contar con una función de ayuda al usuario para que pueda determinar cuándo un asiento se encuentra desbalanceado o no, la cantidad faltante para el balance, la sumatoria de los montos en créditos y débitos y su comparación con la cifra de control.

Permite definir Plantillas de Asientos Recurrentes con características específicas que se utilizan con frecuencia, que podrán insertarse en los paquetes contables las veces que se requiera.

Se pueden crear Plantillas de Asientos Distribuidos los cuales permiten la definición de plantillas de asientos en los que los montos asignados a las cuentas contables asociadas al asiento varían según los saldos o movimientos de otras cuentas contables.

El sistema puede realizar anulaciones y reversiones de asientos en el mayor; en el caso de la anulación el sistema inserta líneas, dentro del mismo asiento, que contienen los mismos datos pero con los montos invertidos, es decir, la cantidad original en créditos se asigna a los débitos y viceversa, mientras que en el caso de la reversión, el sistema genera un nuevo asiento que contrarresta al original.

Se debe de contar con un proceso que permite eliminar asientos contables, esto por si se da el caso de una carga de movimientos con errores y que no se tenga que aplicar asientos de reversión, este proceso de eliminación tiene que estar dentro del sistema no puede ser un proceso aislado y además contar con privilegios especiales y una auditoría de los procesos.

El sistema brinda consultas que permiten acceder a la información de saldos de cuentas contables y transacciones realizadas en un periodo dado desde varias perspectivas: por centro de costo, por periodo contable, por Cédula Jurídica y saldos promedio, y además debe de proveer una opción de hacer dichas consultas antes o después del cierre contable.

Contar con varias consultas que permitan: Realizarlas a nivel global de una cuenta contable o por centros de

costos. Poder graficar los resultados de la consulta. Las consultas deben de ser en formatos predefinidos y adicional que

puedan enviarse a Excel sin que la información pueda modificarse en el sistema.

La consulta debe de contar con un campo de fecha inicial y final editable que permita ver información financiera entre rangos de

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diferentes meses.( Ejemplo, Consultar un estado de resultados desde el 13-08-2009 hasta el 28-04-2010), tanto en colones como en dólares.

Estas consultas debe de poder enviarse a Excel. Cualquier reporte que sea solicitado al enviarse a Excel, la información

no deberá verse afectada en el sistema Estando la información en Excel el usuario podrá manejarla de acuerdo

a su necesidad Este proceso de consultas debe de permitir la impresión a pantalla ,

impresora oarchivo. Reportes contables predefinidos mensuales y al periodo de cierre, que

incluyen Balanza de Comprobación por cuentas contables y centros de costo, Balance General y Estado de Resultados en dos diseños, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio. El Balance General incluye el cálculo de la utilidad o pérdida del ejercicio, además el Balance de Comprobación muestra información del saldo normal de cada cuenta listada, lo que permite mostrar los saldos de las cuentas con valores positivos o negativos. Reporte que permite simular el efecto de la aplicación de asientos al mayor en los saldos de las cuentas contables, previo a la aplicación real, contar con el Reporte D150-D151-D152 dentro del sistema, todos estos reportes deben de ser generados por el sistema integrado y no creados en Excel.

Adicional debe de estar integrado con Microsoft Excel para generación de pruebas de estados financieros a la medida y consolidación de contabilidades. Este proceso permite que se tengan hojas en Excel con los reportes definidos por la administración los cuáles se conectan desde Excel a la base de datos y actualicen los datos contables en línea sin que esto modifique los saldos y diseños del sistema.

Esta función de Excel para la generación de reporte debe de contar con privilegios por usuarios.

Se cuenta con una opción de recalculo de saldos que restablece los saldos de las cuentas en un momento previo a cualquier fallo que se suscite en el sistema.

El paquete de Contabilidad no tiene que requerir procesos de cierres especiales o mensuales, salvo el cierre de fin de período, característica que permite la introducción de asientos retroactivos.

Permite el registro de movimientos en nuevos períodos fiscales aún sin haber realizado el cierre del período anterior. Permite a su vez, el ingreso de movimientos en períodos anuales cerrados, realizando posteriormente el ajuste sobre el cierre anual modificado para asegurar la integridad de la información.

Debe de contar con funciones para dejar pistas de auditoría que permiten determinar el origen de las transacciones así como dar seguimiento a las actividades de registro y modificación de datos contables.

El proceso de cierre anual puede ejecutarse simultáneamente para las contabilidades fiscales y Financiera si la empresa así lo requiere.

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Incorpora una carpeta de consulta a nivel de detalle de cada asiento contable, que permite presentar la información del mismo resumida según una serie de columnas predefinidas, tales como centro de costo y cuenta contable entre otras.)

Contar con plantillas de carga a nivel de usuario final, no técnico para que cualquier usuario de la empresa pueda cargar la información relacionada al catálogo de cuentas, asientos de apertura y centros de costos y por objeto de gastos de conformidad con las disposiciones de la Contraloría General de la Republica que corresponde al Diccionario de Imputaciones del Sector Público.

El Sistema debe de contar con un proceso de un centro de costos y este pueda ser asociado a varias cuentas contables y presupuestarias en un proceso automático.

Manejo de expediente electrónico, esta función debe permitir al usuario pegar documentos de cualquier tipo al asiento contable y estos serán almacenados en la base de datos. Por ejemplo una aprobación de un ajuste que este en un correo, este documento debe de poder adjuntarse al asiento contable cómo documento de apoyo.

El sistema de contabilidad debe de permitir a los funcionarios de la empresa poder confeccionar reportes nuevos al sistema, sin que esto represente modificar el sistema, este proceso debe de permitir la asignación de privilegios a los reportes agregados por los funcionarios.

El sistema de contabilidad debe de estar integrado al modulo de Presupuesto

Actividades que se deben realizar.

En el sistema contable se debe incluir la información generada de todas las transacciones diarias y mensuales en forma de asiento de diario (debe y haber) de conformidad con la normativa vigente, tanto en forma de ajustes y los asientos provenientes de los otros módulos.

Permitir el registro de asientos de ajuste por Amortización de Pólizas, Contratos por pagar, por diferencial cambiario y por arreglos de pago entre otros por ejemplo contratos por compra de películas o serie de televisión, así como su cancelación y amortización a las cuentas respectivas.

Ajuste de diferencial cambiario a las cuentas que su origen es en otra moneda pero el registro contable es en colones, por ejemplo cuenta bancaria en dólares o contratos por pagar que la deuda es en dólares y deben actualizarse mensualmente el T.C. en colones.

Registro de las inversiones y los rendimientos ganados sobre esas inversiones transitorias, así como la liquidación de fondos de inversión en el momento que se soliciten.

El registro de otras cuentas a cobrar, por ejemplo a empleados y que permita su debida liquidación, como adelanto de viáticos que en primera instancia se registra la cuenta por cobrar con el adelanto tramitado por medio de cheque y

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que luego permite registrar la liquidación de gastos de viaje con la que se registra el gasto respectivo, adicionar cuando el gasto se debe completar con la devolución de dinero por parte del funcionario.

Registro de otras cuentas por cobrar y su respectivo pago.

Registro de donaciones recibidas por materiales, servicios y activos.

El registro de gasto por salario y las cuentas relacionadas.

Que cumpla con los requisitos para que se realicen los asientos de cierre necesarios, liquidación de gastos e ingresos, registro del gasto de Impuesto de renta por pagar, que en el registro del impuesto por pagar realice la aplicación de los adelantos de impuesto de renta. Registro de la utilidad del periodo y la utilidad acumulada.

Generación de reportes.

Elaboración de los Estados Financieros completos con la información generada en el sistema, de conformidad con la normativa vigente.

Auxiliar de libro mayor, balance analítico, presentación de cada cuenta contable, con el saldo del mes anterior, los movimientos débitos y créditos con el detalle por lo menos de los números de documentos que originan el registro, el saldo del mes, el saldo acumulado.

Balance de Comprobación con el saldo de cada cuenta, subcuenta del balance y cuentas de detalle al último nivel si es necesario

Balance General clasificado y resumido, se solicita el cuadro analítico comparativo de balance general clasificado y resumido (mensual y anual).

Estados de Resultados se solicitan dos diseños. Uno de acuerdo con lo solicitado por la Contabilidad Nacional y el otro agrupado según los centros de costo y la normativa vigente. Además se solicita un formato para el Estado de Antigüedad de Saldos y cuadros analíticos comparativos del Estado de Resultados mensual y anual mostrando las variaciones respectivas, adaptabilidad para incorporar al cuerpo de los Estados Financieros notas para explicar y soportar el registro, movimientos y el saldo de las cuentas.

Los Estados Financieros deben contar además con anexos de las distintas partidas que los componen, incluyendo reporte de ingresos y gastos históricos hasta el último nivel y acumulado según se requiera, Estado de Costo de lo Vendido, Gastos de Operación Comparativa del mes, informes de los Estados Financieros trimestrales y semestrales o anuales comparativos que se desee con los gráficos correspondientes.

Debe contar con auxiliares para cuentas contables, como Cta. Combustible, diversos tipos de Garantías, Pólizas, Fondos de Inversión, Aguinaldos, Salario Escolar, etc.

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Cuadros comparativos anuales y trimestrales de las razones financieras.

El Estado de Cambios en la posición financiera debe mostrar el saldo inicial, los movimientos del periodo más la utilidad neta correspondiente.

Estado de Flujo de Efectivo se solicitan dos diseños. Uno de acuerdo con lo solicitado por la Contabilidad Nacional y el otro según la normativa vigente.

Presentación de las cuentas contables de gasto por centro de costo y por objeto de gasto de conformidad con el diccionario de imputaciones del sector público según los requerimientos de la Contabilidad Nacional.

El sistema debe generar dos Estados de Resultados uno conforme a la normativa vigente y otro según los requerimientos de la Contabilidad Nacional, debe generar un analítico por cuenta, debe de generar históricos y acumulados de todas las cuentas

Presentación de un detalle de los ingresos mensuales y acumulados por cada cuenta, según su origen y naturaleza.

Debe permitir la impresión de cuantas veces sea necesario un asiento o reporte antes y después del cierre de cada mes

Debe generar información graficada histórica y acumulada, impresión flexible, tales como Razones Financieras, Partidas de Balance General, Partidas de Ingresos y Gastos.

Así como introducir nuevas partidas contables, modificación de códigos y nombre de las cuentas. Integración de los distintos objetos de gasto a las partidas contables establecidas por centro de costo y por clasificación de los gastos según su objeto. Imprimir reportes históricos cuando se requieran por centro de costo en general, especifico por objeto de gasto, se debe de poder imprimir los catálogos de cuentas, estados financieros y permitir graficar dicha información.

Este programa debe de estar integrado con los siguientes módulos

CUENTAS POR PAGARCONTROL BANCARIOACTIVOS FIJOSCAJAS CHICASINVENTARIOSFACTURACIONPRESUPUESTORECURSOS HUMANOSCOMPRASCUENTAS POR COBRARVENTAS

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CUENTAS POR PAGAR

Características principales

El paquete de Cuentas por Pagar se encarga de manejar la información de los documentos pendientes de pago, y a la vez, de registrar los pagos y la forma de cancelar estas deudas.

La integración con los módulos de Compras, Bancos y Contabilidad aseguran un flujo confiable y seguro de información entre los departamentos involucrados en el control de las cuentas por pagar.

Debe generar un asiento de diario por cada transacción, debe de ser un auxiliar donde se puedan ver los vencimientos de los documentos y las antigüedades de los saldos

Manejo del listado de proveedores de la compañía, que incluye información general de los mismos: datos de contacto, si es nacional o externo, condiciones de pago, categoría, dirección, manejo multi moneda, y tipos de retenciones aplicables tales como la retención del 2% del Impuesto Sobre la Renta que el SINART debe de deducir en el momento de su cancelación en el caso de proveedores nacionales siempre y cuando sobrepase la base imponible establecida, en el caso de proveedores extranjeros se le deduce el 20% sobre remesas al exterior y las cuentas bancarias asociadas para las transacciones comerciales con estos. El sistema debe de ser capaz de brindar la información de los proveedores y su saldo mediante un estado de cuenta grupal o individual

Posibilidad de configurar un Proveedor como Exterior para que el sistema no le calcule los impuestos definidos en los parámetros del módulo, sobre los documentos que se le generan. Para el caso de que existan servicios que no se les aplica impuesto de ventas

Permitir un control estricto de saldos por proveedor y un control total sobre montos totales, impuestos, descuentos e intereses por medio de fechas.

Permite registrar documentos de crédito que aumentan la cuenta por pagar a proveedores y documentos de débito para aplicar pagos a los documentos por pagar pendientes y cancelarlos. Acepta manejo de documentos de cobro y pago en múltiples monedas.

Permite la cancelación total o parcial de documentos mediante la generación, impresión y aplicación de cheques ya sea por documentos o por contra recibos.

El sistema debe sugerir todos los tipos de documento el número de consecutivo con base en el último documento del tipo elaborado.

Generación de Transferencias Electrónicas de Fondos en multi moneda.

Proceso que permita eliminar o anular un documento del sistema, siempre y cuando no se haya realizado los cierres mensuales respectivos.

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Proceso que permite definir una fecha de reversión del asiento correspondiente diferente a la propuesta, la cual a su vez se registrará en la auditoria.

Poder registrar anticipos mediante un subtipo especial para documentos de débito (cheques o transferencias electrónicas de fondos) que permite la generación de un asiento contable con referencia a una cuenta especial de anticipos.

Manejo de retenciones a proveedores. Dichas retenciones se parametrizan según sea requerido y se aplican al registrarse o cancelarse los documentos de crédito. Asimismo, se cuenta con un proceso de pago de Retenciones que permite marcar las retenciones como pagadas al recaudador de las mismas.

Se debe de contar con un proceso de ajuste por Diferencias Cambiarias, en el que se permite editar tanto la fecha a la cual se desea ejecutar el proceso, como el tipo de cambio al que se hará el proceso. El sistema guarda un histórico de cada proceso realizado, para garantizar total consistencia con la contabilidad, la reconstrucción de saldos de los documentos así como los procesos de anulación y eliminación de documentos consideran el histórico de diferencias cambiarias.

El paquete de Cuentas por Pagar debe de estar integrado con compras.

Debe de permitir calcular la fecha de revisión de las facturas pendientes y emitir un reporte por fecha de revisión y por proveedor, facilitando la gestión de pagos y el control del flujo de egresos de la empresa.

Contar con una pantalla de consultas de documentos. Se debe de contar con los siguientes reportes : Reporte de Cuentas por Pagar, Reporte de Estado de Cuenta,

Reporte de Saldos por Cuenta, Reporte General de Cuentas, Reporte de Proyección por Vencimiento, Reporte de Análisis de Vencimiento y Reporte de Análisis de Antigüedad, entre los más importantes.

Reporte de Movimiento Diario, Reporte de Documentos Pendientes, Reporte de Aplicaciones y Reporte de documentos por Aplicación, Reporte de Diferencias Cambiarias, Reporte de Transferencias y Reporte de Retenciones.

Proceso de recalculo de saldos, que actualiza el saldo tanto de los documentos pendientes de pago o cancelados como el saldo general de cada proveedor. Este proceso se aplica cuando se han ingresado datos (por ejemplo, facturas) por medio de un editor de bases de datos o cuando ocurren problemas imprevistos (por ejemplo, una falla en el servidor o energía eléctrica que pudiera alterar la base de datos).

Proceso de Purga de datos históricos con el cual se eliminan los documentos cancelados (saldo cero) y aprobados con una fecha anterior a la especificada. También, debe permitir eliminar clientes inactivos manualmente.

Se debe enviar a Excel cualquier reporte que se necesite.

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Manejo de expediente electrónico, esta función permite al usuario pegar documentos de cualquier tipo a los documentos por pagar, tales como firmas de autorización, documentos escaneados, fichas técnicas, fotos de los productos, aprobaciones en forma electrónica, entre otros.

Este modulo debe de estar integrado al modulo de Presupuesto


Por cada factura ingresada como cuentas por pagar debe generar un asiento, así mismo debe generar un reporte de antigüedad de saldos, y elaborar un reporte diario, semanal o mensual de las cuentas por pagar que contenga las fechas de vencimiento y los plazos Generación de reportes

El Sistema debe generar auxiliares de las cuentas por pagar que contengan la información que se detalla como mínimo, saldo inicial, débitos y créditos, saldo final, presentar información histórica, antigüedad de saldos, informe diario, semanal, mensual de las cuentas por pagar.Este módulo debe estar integrado con el modulo de contabilidad, compras y otros

CONTROL BANCARIO

El paquete de Bancos debe de permitir llevar un estricto control sobre las cuentas bancarias y los documentos registrados, ya sea directamente desde este paquete u otros con los cuales tiene integración. Bancos debe de proporcionar la información actualizada, necesaria para el control de las cuentas corrientes, sin restricciones de cantidad de cuentas o de monedas (Sistema Multi moneda).

CARACTERISTICAS Bancos debe de estar integrado con los paquetes de Contabilidad,

Planillas, Recursos Humanos, Cuentas por Cobrar, Caja Chica, Cuentas por Pagar y Presupuesto.

Permitir controlar los datos generales relacionados con las cuentas en entidades bancarias que estén asociadas a la empresa, tales como código de la cuenta bancaria, referencias, encargado de la cuenta en el banco, teléfonos de consulta, etc. Asimismo, permite controlar la documentación que se genera producto de las cuentas bancarias empleadas por la compañía, los sobregiros de cada una de las cuentas y la activación o desactivación de cuentas bancarias.

La empresa puede manejar en forma paralela la información generada en la empresa (libros) y la información suministrada por los bancos con el fin de mantener un doble control sobre los documentos emitidos en bancos.

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Permitir el control de los documentos que involucren operaciones contables: ingresados al sistema por medio de otros módulos o desde el mismo módulo de Control Bancario (ND, NC, entre otros).

Los reportes y consultas del sistema deben de contar con filtros que permitan ver los sub tipos de documentos.

Debe de contar con una funcionalidad configurable que permite la generación de asientos contables, ajustados a las características de la empresa y a su forma de trabajo, es decir puede generar un asiento general de todos los cheques emitidos o un asiento por cada cheque, así mismo con otros documentos como depósitos, ND, NC, etc.

Se debe contar con procesos que permitan la conciliación bancaria, ya sea manual o automática, esto facilita el control de los movimientos bancarios generados desde el sistema y su comparación con los reportados por la entidad bancaria. La aplicación debe de contar con un proceso de carga de los datos de los bancos, este archivo puede tener o no un formato establecido, por lo que se requiere que la aplicación permita cargar diferentes archivos con diferentes formatos de carga.

Se pueden generar conciliaciones automáticas con respecto a los estados de cuenta enviados mes a mes por las entidades bancarias, o bien si se quiere poder subir los datos todos los días e ir efectuando cuadros parciales para finalizar el proceso al mes.

El sistema debe de llevar un histórico de las conciliaciones y los datos de auditoría respectivos, permitiéndose reversar la última conciliación en firme hecha a una cuenta bancaria.

Contar con un manejo de consecutivos iniciando con el último pre-impreso para cada tipo de documento, lo que facilita su identificación y permite un mayor control sobre las transacciones realizadas.

Los documentos pueden tener estados que determinen el grado de cumplimiento en el proceso de aprobación de una transacción contable.

El sistema tiene que contar con la capacidad para configurar cualquier formato de cheques y depósitos.

Manejo de documentos recurrentes (tipo cheque), o sea, que se generarán varias veces, en cuyo caso, el sistema guarda los datos y formato del mismo.

Manejo del desglose de la moneda en la que se realizó el depósito. Cada documento se debe de manejar en forma individual, sin embargo

puede emitir cheques y generar transferencias electrónicas de fondos en grupo.

Generación de un proceso en forma automática, asientos a la Contabilidad que resultan de transacciones bancarias registradas en el sistema. Estos se pueden realizar tanto en colones como en otra moneda.

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Las transacciones contables deben de ser almacenadas por tipo de asiento y éstos a su vez son asociados a paquetes contables para aplicar al Diario de la Contabilidad.

Contar con varias consultas que permitan visualizar la información general:

Consulta por cuenta bancaria. Consulta de uno o varios documentos. Consulta por fecha y usuario. Consulta por tipo y sub tipo de documentos. Poder contar con filtros y campos de selección que permitan

consultar información y la localización de documentos específicos.

Las consultas deben de poder enviarse a Excel. Las consultas deben de permitir la impresión a pantalla, impresora

o archivo. El sistema debe generar varios tipos de reportes que permite un

control y seguimiento adecuado de los movimientos registrados tanto a nivel de libros como de bancos, así como de los procesos de conciliación de cuentas.

Todos los saldos tanto en libros como en Bancos deben de recalcularse en forma automática al ingresar un documento o modificar una transacción.

Contar con una función que permita la reimpresión de documentos. Calcula ajustes por concepto de deslizamientos cambiarios con

respecto a los colones y de consolidación, así como también genera los asientos contables correspondientes.

Se debe de manejar un número ilimitado de tipos de moneda para las transacciones bancarias (Sistema Multi moneda).

El nivel de seguridad será manejado por tipo de documento, por ejemplo, una persona puede tener privilegios para imprimir cheques pero no para crearlos o modificarlos.

El monto de los cheques en letras se puede imprimir en inglés o en español. De ser necesario puede dejarse en blanco la cantidad en letras ya que los cheques que se giran son porteados.

Flexibilidad en la carga de movimientos en Bancos que soporte varios formatos de archivo, definidos por el usuario por medio de un “Cargador” (para cada cuenta bancaria se permite almacenar su correspondiente configuración

Proceso de generación de Transferencias Electrónicas de Fondos (TEF) de débito con detalle de destinatarios: hacia cuentas de la misma compañía, inter-compañía o bien de terceros, siendo posible la exportación de esas transferencias en distintos formatos (txt, csv, xml entre otros formatos, según sea requerido por el Banco). Esta funcionalidad está integrada con Planillas para el pago de salarios y debe estar integrado con Presupuesto.

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El paquete de Bancos debe de permitir el ingreso de los saldos iniciales de una cuenta bancaria, de manera que con esta carga inicial de datos, el sistema tome los saldos especificados como inicio para las operaciones en bancos y libros de la cuenta recién creada.

Contar con plantillas de solicitudes de cheques que puedan ser aprobadas y luego impresas como cheques.

Permite la reimpresión de cheques, tanto generados desde el mismo paquete de Bancos como de aquellos que se hayan generado desde otros paquetes.

Contar cargas de la información relacionada al catálogo de cuentas y saldos por cuentas.

Un reporte de pago, los detalles de los depósitos, recibos, teléfono u otros documentos deben de permitir que se les agreguen documentos para el manejo de los documentos electrónicos.

El sistema debe de contar con un proceso de eliminación de datos históricos relacionados con las conciliaciones bancarias.

Se debe de tener un proceso que genere los archivos para los bancos del sistema bancario nacional, este proceso genera archivos en los formatos que son requeridos por cada entidad para las diferentes transferencias de fondos. El sistema debe de contar con una aplicación que permita la creación de estos archivos de transferencia electrónica de fondos.

Este modulo debe de estar integrado al modulo de Presupuesto para que se puedan incrementar los ingresos y disminuir los egresos en forma automática.

Características principales.

Debe permitir la emisión de cheques, depósitos, notas de debito y crédito, etc. en forma automática o manual, rebajando y mostrando el saldo bancario de cada una de las cuentas corrientes, elaborar la respectiva conciliación bancaria ya sea mensual, semanal o diario.


Registro de todos los movimientos bancarios refiérase a depósitos, notas de crédito y notas de débito y transferencias bancarias, pago automático de salarios, servicios públicos, demás movimientos bancarios.Confección de cheques y registro contable que se apliquen a las cuentas que cancelan como gastos, cuentas por pagar por compras, contratos o servicios.Para los arreglos de pago con funcionarios generar tabla de amortización de préstamos (deuda) y tener acceso a la información histórica.Este sistema debe de ser capaz de balancear el saldo con cada movimiento que se realice.

Generación de reportes.

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Poder imprimir cualquier transacción en cualquier momento y archivos para Conciliaciones Bancarias, así como el flujo de efectivo mensual, histórico comparativo.

Integración con otros módulos

Debe de enviar toda la información en forma de asiento al modulo contable.Permitir la impresión actual e histórica de la información.

ACTIVOS FIJOS

El paquete de Activo Fijos debe permitir al usuario administrar de manera más fácil la información monetaria, no monetaria, las mejoras y los traslados de los activos que forman parte de la empresa. Este paquete le permitirá contar con información sobre la ubicación de los activos, los centros de costo a los cuales se cargan los rubros de depreciación y reevaluación, los responsables de los activos, el proveedor y toda la información necesaria para el control administrativo de los mismos. Además, permite calcular la depreciación y reevaluación de cada activo; mejorar e integrar estos rubros en los movimientos contables asociados, que se realizan con dichos activos fijos para ligarlos en la contabilidad general de la empresa. También se puede llevar control de los activos retirados por circunstancias especiales o por decisiones gerenciales.

CARACTERISTICAS Debe permitir la creación, modificación y control de cada uno de los

activos de la compañía. Captura información tales como: fecha de adquisición del activo, tipo de activo, número de la orden de compra y proveedor, responsable y ubicación del activo, costo original, tipo de revaluación y depreciación a utilizar con el activo, etc.

El sistema debe de permitir la creación de al menos 20 campos configurables.

Contar con un proceso de copia de activos, que facilita el ingreso de activos similares.

Integración con el paquete contable, lo que permite que se generen asientos contables por el ingreso y retiro de activos, y los procesos de mejoras, revaluaciones y depreciaciones.

Visualización de asientos de transacciones contables por ingreso y retiro de activos desde la pantalla principal de activos.

Filtro en los procesos de depreciación de activos, reevaluación y la generación de depreciaciones históricas.

Posibilidad de asociar múltiples mejoras a los activos, éstas pueden o no heredar las características definidas para el cálculo de la depreciación y reevaluación de los activos a los que pertenecen.

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El sistema debe calcular los rubros contables asociados a los activos y sus mejoras: depreciación y reevaluación, apoyando la contabilidad de la empresa de una manera rápida y segura.

Se debe de contar con un proceso para la asociación de los centros de costos, esto permite una distribución porcentual de los activos a diferentes centros de costos.

Permite el manejo de montos de depreciación y reevaluación tanto fiscal como comparativos, así como el uso de doble moneda.

El sistema debe de poder manejar diferentes tipos de métodos para el cálculo de la reevaluación:

Por ejemplo: Reevaluación por Porcentaje. Reevaluación por Índice de Precios. Reevaluación por Avalúos. Reevaluación por Indexación. Reevaluación por Índice Compuesto.

Proceso que permita los retiros de activos como una función diferenciada, siendo posible el retiro de activos a medio periodo.

Creación y aplicación de acciones de activos fijos. Estas acciones respaldan movimientos de ubicación, cambios de estado, de responsables, de centros de costo asignados, o bien de ingreso, salida o mantenimiento, de manera que se pueda ejercer un control auditable del manejo de los activos.

El usuario puede consultar hasta una fecha deseada, los montos mensuales por depreciación y reevaluación, así como los montos acumulados de un activo y sus mejoras.

El sistema debe generar diferentes tipos de reportes tales como un Reporte de activos (que muestra información general de los activos), Reporte de las depreciaciones y reevaluaciones calculadas, Reporte de índices faltantes para el cálculo de las reevaluaciones y un reporte que valora el inventario de activos, reporte para la firma de recibido de los inventarios que contengan descripción, marca modelo, serie, numero de patrimonio y sus costos etc.

Se provee la actualización de la depreciación mensual para un grupo de activos al mismo tiempo, agrupados por tipo de activo, esto para un período especifico y genera los asientos contables respectivos en la contabilidad general de la empresa.

Contar con una opción que permita reversar la última depreciación hecha para uno o varios activos.

Actualización en lote de la reevaluación para un grupo de activos, para un período especifico y genera las transacciones contables respectivas.

Control de la seguridad de la información que se ingresa, al registrar los nombres de los usuarios que realizaron la última modificación a aplicaciones relacionadas con el manejo de los activos fijos.

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Debe poder leer códigos de barra Poder modificar la precisión numérica con que se desea trabajar

dentro del módulo. Permite la reimpresión de activos y mejoras. Manejo de expediente electrónico, esta función permite al usuario

pegar documentos de cualquier tipo a los activos fijos, tales como fichas técnicas, reportes de mediciones o fotos de los activos.


Debe mantener la hoja de vida de cada activo, esto es histórico, debe poder incluir activos nuevos, traslados de activos, inclusión de activos y generar los diferentes reportes necesarios y enviar a contabilidad los asientos contables que se generen por concepto de compras, depreciaciones, retiros y otros debe de tener un apartado de consultas, este modulo debe de contener todos los subprocesos que se adjuntan.

Generación de reportes

Debe generar los reportes de acuerdo a los formatos que se adjuntan Integración con otros módulos además debe de enviar a contabilidad los asientos generados en este modulo

CAJAS CHICAS

El paquete Caja Chica facilita la administración de las cuentas de los fondos de Caja Chica, al proveer un mejor control sobre el dinero utilizado para sufragar gastos menores de oficina.

Debe administrar varias cajas chicas para la compañía instalada conjuntamente con la información básica para cada una de ellas, además de ejecutar diversas verificaciones durante la operación tanto a nivel de bancos como de presupuesto.

CARACTERISTICAS Debe de estar Integrado con el módulo de Contabilidad y el modulo de

Presupuesto con capacidad de generación de asientos en línea. Administración de múltiples Caja Chicas, por áreas funcionales de la

empresa, y con control de responsables de cada Caja, privilegios específicos por usuario, selección de moneda para la operación de la misma.

Manejo de distintos usuarios asociados a distintas cajas chicas. Proceso de apertura de caja chica integrado con el paquete de Bancos

para la generación de cheques y depósitos. Control de vales por beneficiario. Que permita generar retenciones de los documentos ingresados para

los vales de Caja Chica.

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Verificación del monto del vale contra el monto máximo establecido de acuerdo con las políticas de la empresa.

Aviso de necesidad de reintegros en la caja chica parametrizable. Proceso de Reintegro para caja chica integrado con el paquete de

Bancos para la generación de cheques. Informe de Arqueo de caja chica. Registro de adelantos de efectivo. Reporte de vales, que brinda información tanto de la caja chica como

de los vales generados en ella. Registro de vales y adelantos sin comprobante. Permite generar retenciones de los documentos ingresados para los

vales de Caja Chica. Compatibilidad con Microsoft Excel para traslado de datos.

Características principales.

Debe manejar el movimiento de vales generando los respectivos asientos de diario relacionando las cuentas de presupuesto con las cuentas del catalogo de cuentas de la institución.


Permitir el registro de los reintegros de caja chica ya que en este fondo se efectúan compras de activos y de materiales y suministros y deben realizarse los mismos registros y controles que se aplican a las compras por medio de órdenes de compra. Debe permitir que las compras efectuadas por medio de caja chica ingresen al módulo de inventarios y manejarlos como existencias, y que el programa permita el registro del gasto a las partidas que corresponden.


Reintegros de cajas chicas para el trámite de cheque registro contable y presupuestario, permitir obtener información histórica y detallada por objeto de gasto y centros de costo además de realizar filtros de información relevante.

Integración con otros módulos.

Debe de enviar a contabilidad los asientos generados

INVENTARIOS.

El paquete de Control de Inventario debe de contar con un diseño abierto, que permita controlar procesos de entradas y salidas de suministros, que reúna las necesidades de la empresa que requiere de un estricto control de sus existencias de artículos de consumo interno, realizados directamente en él o desde los demás paquetes con los que interactúa.

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CARACTERISTICAS Contar con un manejo del listado de artículos de la compañía, en el

cual se pueden definir múltiples tipos de artículos y asignarles hasta seis niveles de clasificación a cada uno, así como tres diferentes unidades (almacén, detalle y venta) con su respectivo factor de conversión para cada artículo.

Definición de costos promedio para el caso de los artículos en existencia

Manejo de diferentes tipos de costeo por artículos (UEPS, PEPS, Estándar, Promedio).

Control detallado de los almacenes con privilegios por usuario. Manejo de un control de las existencias mínimas, máximas y punto de

re orden tanto por artículo como por almacén o bodega. Posibilidad de ligar más de un archivo de imagen para cada artículo,

con un tamaño de hasta 512 kb cada imagen y con soporte a varios formatos (jpg, gif y bmp).

Control de capas de costo en las transacciones de inventario según el tipo de costeo definido a cada artículo (Costos PEPS o UEPS).

Permite la definición y uso de códigos de barras, tanto de códigos que corresponden con las normas internacionales (EAN, UCC), como códigos de barra genéricos.

Permite llevar los Inventarios en colones y dólares simultáneamente Se debe contar con múltiples tipos de transacciones base de inventario

(compra, venta, consumo, misceláneo, físico, costo, traspaso, etc.) y la posibilidad de configurar transacciones a la medida según las necesidades específicas de la empresa.

Aprobación/desaprobación de documentos en paquetes de inventario (configurable desde los parámetros del módulo)

Control de auditoría de los usuarios que realizan los movimientos en inventario

Control en la creación de transacciones según los privilegios de cada usuario para los almacenes o bodegas de la compañía.

El paquete de inventarios debe de contar con todas las pantallas de consulta:

Consulta detallada de cada artículo que ofrece un despliegue actualizado de las existencias en inventario, de modo que el usuario puede conocer lo que realmente está en la bodega, en cada localización de la misma

Consulta de niveles de existencias en inventario y transacciones realizadas de los artículos del inventario, que en conjunto con una serie de parámetros de filtrado ofrece una excelente fuente de información tanto para el tomador de decisiones como para el encargado de bodega, contralores, etc.

El paquete de inventarios debe de contener los siguientes reportes :

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El reporte de Existencias en Inventario que debe mostrar el estado de los artículos en un determinado instante de tiempo, simulando una fotografía de las existencias.

El reporte valor del Inventario que debe presentar el detalle del costo de los artículos: costo unitario por artículo, costo en bodega por artículo y costo en bodega acumulado de todos los artículos.

El reporte de movimiento de Salidas que permite monitorear las salidas de la empresa al presentar la cantidad entregada o vendida de cada artículo; así como el costo de las mismas, el valor de las salidas o ventas al ser artículos de consumo este modulo no debe de afectar los módulos de facturación ni bancos El reporte de revisión de Existencias que presenta las existencias actuales por artículo y su diferencia con respecto a las existencias mínima y máxima permitidas.

El reporte de Mercadería sin Movimiento que informa el número de días sin movimiento por artículo, dentro del intervalo de tiempo especificado.

Contar con un proceso de inventario físico para verificar y corregir existencias en inventario, que permite controlar el proceso de toma física desde la creación de las boletas, la aplicación de las mismas, los reportes de diferencias correspondientes y el movimiento contable respectivo.

Inventario debe de contar con un proceso que permita controlar las entradas y salidas de los productos.

Manejo de expediente electrónico, esta función permite al usuario pegar documentos de cualquier tipo a los documentos de los inventarios, tales como solicitudes de materiales electrónicas, fichas de los productos, proformas o pedidos en Word, fotos de los productos, aprobaciones en forma electrónica, entre otros.


Entradas, salidas y saldos de los almacenes, los materiales y suministros que se adquieren son para consumo de los diferentes departamentos ya que nuestra labor es de servicio y no de compra venta, pero el módulo de los almacenes debe cumplir con lo siguiente:Permitir los saldos de las existencias correctos por unidades y moneda, inclusión de la información de manera diaria, determinar movimientos diarios, semanales o mensuales según se necesite o luego de cada movimiento.


Debe generar los reportes que se adjuntan entre ellos listados de inventarios físicos, conciliación, de inventarios, de compras, de salidas, etc.Debe de estar integrado al modulo de compras y poder ingresar movimientos desde el mismo modulo.Debe de enviar a contabilidad los asientos generados y crear un auxiliar

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FACTURACION

El paquete de Facturación está integrado a las actividades de contabilidad, cuentas por cobrar, cumpliendo con la importante labor de confeccionar las facturas de los clientes de cualquier empresa, al realizar todas las labores contables simultáneamente. Solo las empresas que estén orientadas a la prestación de servicios, este paquete debe de suplir las necesidades de las de servicio.

Los tipos de retenciones aplicables por ser el SINART una empresa de servicios publicitarios algunos de nuestros clientes realizan sus trámites de facturas y solicitud de servicio por medio de Agencias Publicitarias, las cuales en su labor de intermediación cobran una comisión, misma que ellos la cobran en el momento que nos realizan el pago. Las Instituciones del Estado que nos pagan directamente ellos nos aplican una retención del 2% sobre el subtotal sin incluir el impuesto de ventas y el 1% por concepto de timbres del Colegio de Periodistas. El programa debe reconocer ambas retenciones en el momento en que estas facturas sean canceladas y registrarlas donde corresponde.

CARACTERISTICAS Manejar el listado de clientes de la compañía con toda la información

requerida para un control adecuado de estos, incluyendo condiciones de pago, límite de crédito, direcciones y vendedores asignados.

El sistema debe de permitir la facturación directa, pedido facturación de mostrador y otros.

Debe de permitir la facturación en moneda colones y en moneda dólar. (Soporte bimoneda)

Debe de tener la posibilidad de facturar en línea a partir de múltiples pedidos.

Permite la facturación de servicios, artículos que no manejan existencias.

Proceso de anulación de documentos generados por el sistema con la posibilidad de restaurar los documentos originales de donde surgieron éstos.

Proceso de devoluciones con facturas, con número de factura o sin número de factura, con la posibilidad de restaurar los documentos originales de donde surgieron éstas.

Facilidad en la elección si una devolución genera o no una nota de crédito en Cuentas por Cobrar, esto debido a que las facturas de contado que son devueltas algunas veces deben generar notas de crédito.

Control de límite de crédito y documentos vencidos de clientes, cumplimiento de listados de descuentos, márgenes de utilidad y montos mínimos de venta entre otros, al grabar pedidos y/o al facturar.

Se debe configurar el sistema para que permita la autorizaciones de pedidos por ventas y por crédito, que permiten la facturación a clientes que no cumplen con las políticas de ventas y crédito definidos por la

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empresa en un momento dado, dejando para ello el respectivo documento que indica que persona aprobó la autorización, en qué momento se aprobó y cuál fue la causa de la generación de la autorización.

Se debe de manejar múltiples listas de precios (múltiples precios por artículo) llevar un control de los cambios de los precios, lo que permite administrar el manejo de los precios de los artículos por períodos de tiempo según las necesidades de cada empresa.

Contar con un proceso que permita asignar los precios de forma manual, por medio de un valor o ligado al costo de los artículos.

Manejo de bonificaciones, definibles en las listas de precios o a nivel de cada pedido o factura individual.

Diversos tipos de descuentos (a nivel de factura, por línea y por bonificaciones) definibles en las listas de precios o a nivel de cada pedido o factura individual.

Manejo de caja incorporada, el cual permite la función de cobro para facturas de contado o con pagos de anticipos.

Control de garantías y fiadores en pedidos y facturas a crédito. Control de seguridad a nivel de consecutivos para documentos, en los

que se especifican los usuarios a los cuales se les permite utilizar. Manejo de reportes configurables y de consultas que permitan ocultar

información.


Confección y registro contable de la facturas emitidas por los servicios prestados de pauta y publicidad, que contemple el cálculo del impuesto de ventas, aplicación del porcentaje que se debe pagar al Colegio de Periodistas, para la publicidad de “RTN Noticias” tasada con el 1% por este colegio. El módulo debe diferenciar la publicidad exenta de la publicidad que aplica uno o ambos impuestos, ya que los patrocinios tienen otra manera de facturarse.Registro de las facturas emitidas, aplicación de las facturas canceladas, considerar que por la naturaleza de nuestro servicio las facturas se tramitan de dos formas: Directo y por Agencia Publicitaria.

En forma directa, el cliente cancela al Sinart por medio de cheque o depósito en las cuentas bancarias. Cuando el cliente es una entidad estatal al momento de cancelarnos nos aplican una retención del 2% al subtotal de la factura, monto que debe registrarse a una cuenta de impuesto de renta anticipado. Cuando el pago lo realiza una Agencia, en el momento de cancelarnos, rebajan un porcentaje sobre el subtotal de la factura que en algunos casos es el 15% y en otros el 20% dependiendo del medio que brindó el servicio.

El registro contable del ingreso por las facturas emitidas debe presentar en forma separada de cada unidad de trabajo, sea Radio, Televisión, Agencia y otros.Generación de reportes.

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Actualización de Análisis de Antigüedad de saldo, por cliente, debe incluir el cálculo de los porcentajes cobrados por las agencias, la separación de impuestos de ventas y el timbre del Colegio de Periodistas, generar estados de cuenta por cliente, un listado de nuestras cuentas por cobrar.Facturas emitidas.


Debe de enviar a contabilidad los asientos generados por este modulo.

PRESUPUESTO


El programa de presupuesto debe estar diseñado para permitir la inclusión de la información sobre la “Base de registro Contable de Efectivo”. Esto significa que debe existir un saldo inicial de cada partida, a la cual se le puedan aplicar por medio de documentos de aumento y disminución de montos en otra columna, que presente un saldo modificado convirtiéndose en el presupuesto definitivo.

Luego a esta columna se le deben aplicar los movimientos del mes (egresos) clasificados en “Pago Efectivo” incluye los cheques tramitados, registro del gasto de planilla, cancelación de compromisos.

Debe presentar una columna con los saldos del mes anterior acumulados, otra columna con los movimientos del mes. El resultado de esas tres columnas se acumula en la columna Gasto Acumulado.

Adicional debe permitir en una columna aparte el registro de los compromisos (incluye el registro de órdenes de compra, pago pendiente de cancelar a la CCSS, Contratos por Pagar, etc.). La columna de gasto acumulado y compromiso deben sumarse y presentarse en otra columna de Gasto Total.

A la Columna de Presupuesto Modificado se le aplica el resultado de Gasto Total y el resultado será el Saldo Disponible.

Las cuentas que componen el presupuesto, corresponden a cada partida por objeto del gasto de conformidad con los lineamientos de la Contraloría General de la República.

El programa debe permitir que dentro de la columna de los movimientos del mes se le apliquen las erogaciones, ajustes a la cuenta de suma o resta al saldo disponible, y reversiones al Compromiso.Además la configuración del registro debe permitir el registro de compromisos, los cuales se cancelan en meses siguientes y que afecten el saldo disponible.Realizar el cierre anual del presupuesto, liquidación del mismo.

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Crear un archivo con un presupuesto nuevo, para cada año. Inclusión del nuevo presupuesto anual.


Informe del Resumen General del Presupuesto de Egresos por programa y consolidado, diseño requerido según los lineamientos de la Contraloría General de la República, con los movimientos del mes actual y mes acumulado, presentar consolidado de todos los programas de forma mensual.

Informe del Resumen General del Presupuesto de Egresos por programa y consolidado, diseño requerido según los lineamientos de la Contraloría General de la República, con los movimientos por cada trimestre actual y trimestres acumulados. Incluir el logo del Sinart S.A.

Debe generar asientos de registro de cada movimiento.

Se debe poder incluir ajustes, planilla, lista de compromisos, cheques, gastos efectivos


Con el módulo de cheques y con el modulo de compras, que el mismo cheque se registre contablemente y afecte los saldos de las partidas presupuestaria así mismo las cuentas por pagar y las órdenes de compra.

Presentar un informe de cheques del mes donde se refleje:

Número de cheque, número del compromiso y nombre que afecta, fecha, cuenta (partida presupuestaria), monto, que corresponde a “Pago Compromiso” y el saldo en caso que el pago corresponda a un abono. De la misma manera para los pagos de gasto en efectivo.

Informe de ajustes del mes que contemple:

Número del compromiso y nombre que afecta, fecha, cuenta, monto, registro en debe y haber.

Informe de compromisos del mes:

Planillas del mes

Liquidaciones laborales del mes

Órdenes de Compra

Contratos del mes

Informe de gastos aplicados de forma mensual

Cajas chicas que presente: número de cuenta, detalle, fecha, monto.

Cheques que presente: número de cuenta, detalle, fecha, monto.

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Asientos directos

Comisiones de agencias, notas de débito, notas de ajuste, servicios públicos y solicitudes de materiales.

Planilla

Las que se den en el mes, debe contener: número de cuenta, detalle, fecha y monto.

Informe mensual de modificaciones y presupuestos extraordinarios.

Debe contener número de cuenta, detalle, fecha y monto.Todos estos reportes para la revisión previa deben visualizarse en pantalla. Nota: En todos los casos el sistema debe de generar reportes históricos, mensuales y acumulados que se puedan imprimir antes y después del cierre respectivo; además en los asientos de ajuste se debe permitir correcciones para hacer el cierre.

OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ADQUISICION DE UN SOFTWARE INTEGRADO.

Debe de estar diseñado y desarrollado con base en los lineamientos de la Contraloría General de la República respecto al funcionamiento presupuestario de las instituciones públicas.

El sistema debe de iniciar del presupuesto de ahí hacia los registros contables y demás módulos que se vean afectados.

Las características básicas de los sistemas se deben de configurar fácilmente para cada módulo.

Alta capacidad de almacenamiento y manipulación de datos. Debe ser una solución integral, e igualmente, cada módulo debe de

funcionar independiente de los otros, requiriendo únicamente de los sistemas primarios.

Debe tener dispositivos de seguridad para controlar el acceso a los diferentes sistemas por medio de grupos de usuarios.

Reduce los tiempos en el manejo administrativo. Debe brindar información oportuna y confiable. Debe de contar con soporte telefónico, soporte remoto y en sitio

oportunamente. Debe de cumplir con las normas y estándares presupuestarios y contables

vigentes. Debe estar desarrollado con tecnología de punta y debe adaptarse a los

avances tecnológicos de redes Intranet, Extranet e Internet.ANEXOS ADJUNTOSAnexo 1 Reportes de Almacenes

Anexo 2 Reportes Contables

Anexo 3 Reportes Cuentas por Cobrar

Anexo 4 Reportes de Activos

Anexo 5 Reportes de Presupuesto

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Anexo 6 Reportes Contabilidad

(Estos anexos se están adjuntando en formato digital, en el CD adjunto)

4. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR:

No se aceptarán ofertas parciales, es decir, se deben cotizar todos los módulos. Las ofertas presentadas deberán cumplir con el requerimiento de que el sistema contenga integrados todos los módulos indicados en el punto 3.1. Sistema, referente al apartado de los Términos de Referencia de este cartel, los cuales deberán ser presentados como una única solución integrada.

El Adjudicatario deberá aportar los cronogramas respectivos y metodologías de trabajo. Los cronogramas deben contemplar al menos:

o Implementación (determinación de requerimientos, migración de datos, ajustes).

o Capacitación de usuarios (técnico y finales). Dicha capacitación se debe realizar por módulos implementados y a todos los funcionarios involucrados en los mismos.

o Puesta en marcha (paralelos, pruebas de correctitud y ajustes).

El Adjudicatario cederá los derechos, incluidos los de propiedad intelectual, al SINART, S.A., que se derive de los trabajos y documentos producidos durante la ejecución del proyecto para uso interno de la Institución.

Todos los diseños, especificaciones, estudios técnicos, informes y demás documentos y ejecutables preparados por el Adjudicatario para el desarrollo del proyecto, serán propiedad del SINART, S.A., a quien éste entregará al finalizar el proyecto.

El Adjudicatario deberá contemplar el plan de capacitación para utilización del sistema. Esto incluye los usuarios finales (incluida la Auditoría), técnicos y los gerenciales.

El Adjudicatario deberá reparar todo daño colateral que se realice en cualquier aplicación que actualmente tiene instalada el SINART, S.A., sin que esto implique ninguna erogación adicional para este último.

El Adjudicatario deberá proponer y ejecutar en conjunto con un equipo de trabajo nombrado por la Administración, el plan de implementación para utilización del sistema.

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Durante todo el período de implementación y puesta en funcionamiento del sistema, el Adjudicatario deberá asignar al proyecto un mismo Administrador de proyecto. En caso de requerirse cambios, estos deberán ser negociados formalmente y por escrito con la Dirección Administrativa-Financiera.

5. ADMISIBILIDAD.5.1. Las ofertas que no cumplan con los aspectos de ADMISIBILIDAD, quedan automáticamente excluidas de la metodología de la evaluación.

Los aspectos de admisibilidad que se tomarán en cuenta serán los siguientes:

Los oferentes deberán presentar una carta de las autoridades competentes de al menos una institución pública donde se demuestre que el software a ofertar ha sido implementado con éxito y que actualmente esté en uso.

Los oferentes deberán declarar bajo juramento ser los titulares de los derechos de propiedad intelectual en la condición de creadores y desarrolladores del software a ofertar, asimismo, deberán manifestar su anuencia a formalizar la cesión, licencia o autorización que garantice libre de condiciones y limitaciones el uso, disfrute y explotación del software a favor del SINART S.A.

Los oferentes deben presentar un listado (con el nombre de la empresa, número de teléfono y el contacto) de 10 empresas donde hayan implementado exitosamente el software a ofertar, durante los últimos 5 años.

6. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN6.1. ASPECTOS POR EVALUAR: Las ofertas que cumplan con los aspectos de admisibilidad anotadas en el presente cartel y que la solución convenga desde el punto de vista técnico a los intereses del Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A., serán evaluados de acuerdo con los criterios de este apartado para determinar la oferta más conveniente para el SINART, S.A.

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6.2. El Sistema Nacional de Radio y Televisión S.A., se reserva el derecho de corroborar la información dada por los participantes; de existir datos falsos, se desestimará la oferta.

6.3. Los criterios de evaluación de las ofertas serán: Precio, garantía extra ofrecida, cartas de referencia en el sector público y plazo de entrega.

6.4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Línea Criterio Valor Grado de Prioridad

A Precio 50% 1B Garantía extra ofrecida 20% 2

C Cartas de referencia en el sector público 15% 3

D PLAZO DE ENTREGA 15% 4

TOTAL 100%

6.4.1. PRECIO (50%)

De acuerdo con los precios recibidos se les aplica la siguiente fórmula:

Puntos otorgados = (Precio menor/Precio oferta)*50

Donde:

Precio menor = Corresponde al menor precio de todas las ofertas.Precio oferta = Corresponde al precio de la oferta que se está evaluando.

En este rubro se tomará la sumatoria de los cinco componentes a saber: Precio total de las licencias de los módulos a ofertar, precio de la hora de implantación, precio de la hora de capacitación, precio de la hora de servicio de soporte durante los próximos 3 años y precio de las actualizaciones del software en los próximos 3 años. Del total de los 5 precios se ponderará uno solo y ese se considerará como precio único para valoración.

6.4.2. GARANTIA EXTRA OFRECIDA (20%)

EL OFERENTE DEBE DAR UNA GARANTÍA DE FUNCIONALIDAD MÍNIMA DE 12 MESES DESPUÉS DE RECIBIDO EL PROYECTO POR EL SINART,

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S.A. INCLUYENDO LA INSTALACIÓN COMPLETA DE TODOS LOS COMPONENTES INCLUIDOS EN ESTE CONCURSO.

Adicional a este plazo se otorgarán 20 puntos de la siguiente manera:

Seis meses adicionales se asignarán 5 puntosDoce meses adicionales se asignarán 10 puntosDieciocho meses adicionales se asignarán 15 puntosVeinticuatro meses adicionales se asignarán 20 puntos

6.4.3. CARTAS DE REFERENCIA EN EL SECTOR PÚBLICO (15%) El oferente deberá presentar cartas de referencia del sector público costarricense donde se implementó el sistema ofertado en los últimos cinco años; el cliente debe indicar, nombre de la empresa, nombre y teléfono del contacto y la satisfacción del producto implementado. El puntaje se asignará de la siguiente manera:

6 cartas de referencia en el sector público 15%5 cartas de referencia en el sector público 10%4 cartas de referencia en el sector público 8%3 cartas de referencia en el sector público 6%2 cartas de referencia en el sector público 3%1 carta de referencia en el sector público 2%

6.4.4. PLAZO DE ENTREGA (ADQUISICION, INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA) (15%)

De acuerdo con los plazos de entrega recibidos por los oferentes se les aplica la siguiente fórmula:

Puntos otorgados = (Plazo menor / Plazo de la oferta)*15

Donde:

Plazo Menor =Corresponde al menor Plazo de entrega de todas las ofertas.Plazo Oferta =Corresponde al Plazo de entrega de la oferta que se está evaluando.

El plazo de entrega debe indicarse en días hábiles.

7. INDICAR SI PERTENECEN O NO AL Pymes. (pequeñas y medianas empresas)

En el caso que pertenezcan, adjuntar copia de la certificación que extiende el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC).

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PARA TODO LO NO PREVISTO EN ESTE CARTEL, REGIRAN LAS CONDICIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY DE LA CONTRATACION ADMINISTRATIVA Y SU REGLAMENTO.

Los interesados en participar en esta licitación deben revisar con cuidado las condiciones expuestas en este cartel, para evitar omisiones en las ofertas que pudieran invalidarlas.

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SISTEMA NACIONAL DE RADIO Y TELEVISION S · Web viewControl de nómina, Cálculo de vacaciones y...

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