SISTEMA NACIONAL DE

TESORERIA

C.P. FLORENCIO BERNAL PISFIL

1.-DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS DIRECTIVA

DE TESORERÍA APROBADA R.D. Nº 002-2007-

EF/77.15 Y MODIFICATORIAS

a) Introducción

Con fecha 21 de enero de 2011, se Publico la Resolución Directoral No

001-2011-EF/77.15, se dictaron disposiciones complementarias a la

Directiva de Tesorería y modificatorias, respecto al cierre de operaciones

del año fiscal anterior, del gasto devengado, girado y el uso de la Caja

chica.

De acuerdo a la Séptima Disposición Complementaria y final de la Ley No

29628, Ley de equilibrio del Presupuesto del Sector Publico para el año

fiscal 2011, establece que el registro del gasto devengado no pagado

dentro de los treinta (30) días siguientes de su procesamiento en el SIAF

- SP solo puede ser cancelado previo conocimiento del respectivo órgano

1.-DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS DIRECTIVA

DE TESORERÍA APROBADA R.D. Nº 002-2007-

EF/77.15 Y MODIFICATORIAS

de control institucional; que el Gasto devengado registrado al 31 de

diciembre de cada año fiscal, incluyendo el correspondiente al año fiscal

2010, solo puede pagarse hasta el 31 de enero del año fiscal siguiente.

Asimismo con el fin de contribuir con la mejora de la competitividad en la

implementación de aspectos administrativos relacionados con el uso de

recursos públicos y la relación con los proveedores del estado, se ha

estimado conveniente que las unidades ejecutoras y Municipalidades.

b) Calendario de pago mensual.

‐El Calendario de Pagos Mensual es el monto límite autorizado por la DNTP a través del SIAF-SP, para efectuar el Gasto Girado de las obligaciones debidamente formalizadas y registradas en la fase del Devengado por las Unidades Ejecutoras y Municipalidades.

‐Durante el primer trimestre del Año Fiscal 2011, la DNTP autoriza el Calendario de Pagos Mensual Inicial para cada mes, sobre la base de la información de la Programación Mensual de los Gastos que fuera registrada, a través del SIAF-SP, en el Módulo de Procesos Presupuestarios, y del Presupuesto de Caja del Tesoro Público.

‐Las ampliaciones del Calendario de Pagos Mensual del período, son solicitadas de manera expresa por el Director General de administración o quién haga sus veces en la Unidad Ejecutora y Municipalidad a la DNTP, únicamente si el monto de la programación de pagos a que se contrae el numeral precedente resulta insuficiente para cumplir con el pago de las obligaciones contraídas en dicho período.

c) Documento del gasto Devengado.

Para efectos de la sustentación del Gasto Devengado a que se refiere el

artículo 8º de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007‐EF/77.15, aprobada

por la Resolución Directoral Nº 002-2007‐EF/77.15 y modificatorias,

también se considera lo siguiente:

a. Las facturas y los recibos de honorarios emitidos a través del Sistema

de Emisión Electrónica, a que se contraen las Resoluciones de

Superintendencia Nros.188-2010‐SUNAT y 182-2008‐SUNAT,

respectivamente.

b. Resolución administrativa para sustentar reembolsos de viáticos,

únicamente ante situaciones contingentes debidamente justificadas

que hubieran motivado la falta de entrega del viático correspondiente

antes del inicio de la comisión del servicio, o, que de ser el caso, se

hubiera extendido el tiempo, inicialmente previsto, para el desarrollo

de dicha comisión. ( Articulo 2º)

c). Del registro del Gasto Devengado en materia de bienes, servicios y obras

• El registro del Gasto Devengado en el SIAFSP de las Unidades Ejecutoras y Municipalidades para la adquisición de bienes y contratación de servicios y obras sólo procede si los datos de los documentos que sustentan el registro del Compromiso han sido registrados y procesados previamente en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE), de conformidad con la normatividad de contrataciones del Estado.

• La información del Gasto Devengado debe registrarse y transmitirse a través del SIAF‐SP dentro de los tres (3) días hábiles de producida la conformidad de la recepción de los bienes o servicios, o la recepción de la correspondiente valorización, a que se contraen los artículos 181º y 197º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, respectivamente, aprobado por el Decreto Supremo Nº 184-2008‐EF.

d). Pago de Devengados al cierre del Año Fiscal

De conformidad con lo establecido en la Sétima Disposición

Complementaria y Final de la Ley Nº 29628, Ley de Equilibrio del

Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, el Gasto

Devengado debidamente formalizado y procesado en estado “V” en el

SIAF-SP al 31 de diciembre de cada Año Fiscal, por toda fuente de

financiamiento, puede ser pagado hasta el 31 de enero del Año Fiscal

siguiente, para cuyo efecto, en la Unidad Ejecutora o Municipalidad se

adoptan las acciones pertinentes para la transmisión oportuna del

registro del Gasto Girado.( articulo 4º disposición complementaria de

tesorería y modificatoria.)

e).Plazo para el pago

5.1 En el marco de lo dispuesto en la Sétima Disposición Complementaria y Final de la Ley Nº 29628, Ley de Equilibrio del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2011, el pago del Gasto Devengado por toda fuente de financiamiento, debidamente formalizado y registrado debe realizarse dentro de los 30 días calendario de su procesamiento en el SIAF-SP (Devengado en estado “A”), para cuyo efecto el registro del Gasto Girado se transmite con la debida antelación.

El registro del Gasto Girado transmitido fuera del plazo establecido en el numeral precedente, será procesado previa solicitud expresa a la DNTP, que deberá formular el Director General de Administración o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora o Municipalidad, adjuntando copia del informe remitido al Órgano de Control Institucional, por el cual se detalla las razones que motivaron la falta de oportunidad en el pago. ( Articulo 5º )

f). Del pago oportuno

El pago a los proveedores del Estado debe realizarse en los plazos estipulados en las respectivas condiciones contractuales, para cuyo efecto el Director General de Administración, o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora o Municipalidad, debe dictar disposiciones expresas de manera que los responsables de la Oficina de Abastecimiento o su equivalente, así como las áreas autorizadas a otorgar la conformidad indicada en el artículo 3º precedente, cumplan con enviar a la Oficina de Tesorería, o la que haga sus veces la documentación sustentatoria para el pago correspondiente.

Constituye responsabilidad solidaria del Director General de Administración y del Director General de Presupuesto, o de quienes hagan sus veces en la Unidad Ejecutora y Municipalidad, la aplicación de lo dispuesto en el presente artículo, a fin de evitar la afectación del respectivo presupuesto institucional con el pago de los intereses a que se contrae el artículo 48º del Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado. ( Articulo 6º ).

g). Obligación de pago mediante transferencias electrónicas

Es obligatorio que los pagos con cargo a los fondos administrados y

canalizados a través de la DNTP se realicen mediante transferencias

electrónicas, conforme al procedimiento establecido en la Directiva de

Tesorería Nº 001-2007‐EF/77.15 y modificatorias, bajo responsabilidad del

Director General de Administración o quien haga sus veces en la Unidad

Ejecutora.

Los conceptos que se pagan conforme a lo indicado en el numeral

precedente, son los siguientes:

a. Planilla de Remuneraciones y pensiones y otras obligaciones relacionadas a

los conceptos Retribuciones y Complementos, y Otros Beneficios considerados

en el Clasificador de los Gastos Públicos, Relación de Contratos de

Administración de Servicios (CAS), de los comprendidos en los programas

SECIGRA y SERUM, propinas a practicantes, Servicios No Personales de los

proyectos de Inversión, beneficiarios de los programas sociales de alcance

nacional. (Articulo 7º ).

h).Uso de cheques en forma excepcional

Únicamente se puede efectuar giros mediante cheques en los casos

establecidos en el artículo 31º de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-

EF/77.15 y modificatorias, bajo responsabilidad del Director General de

Administración o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora.

(Articulo 8º.)

i).Depósito de cheques en cuentas bancarias

Los cheques emitidos por las Unidades Ejecutoras y Municipalidades por

montos mayores a tres (3) Unidades Impositivas Tributarias (UITs), se

depositan en las cuentas bancarias de los beneficiarios, para cuyo efecto,

en el mencionado cheque se consignará la frase “Para abono en cuenta”,

con excepción de los emitidos para la ejecución en la modalidad Encargo a

Personal de la institución y Caja Chica.

Es responsabilidad del Director General de Administración o quien haga

sus veces en la Unidad Ejecutora y Municipalidad. (Articulo 9º)

3.-FONDO PARA PAGO EN EFECTIVO Y /O

CAJA CHICA.

a). Aspecto General.

Tiene como fin Establecer los procedimientos de gestión para

administrar adecuadamente el Fondo Fijo para Caja Chica

(Funcionamiento e Inversión) a fin de atender las necesidades de

gastos menudos y urgentes el los programas de Funcionamiento e

inversión, que dado a su naturaleza no amerita el giro de cheque para

su pago. Excepcionalmente para los Viáticos por comisión de servicios

no programados.

3.-FONDO PARA PAGO EN EFECTIVO Y /O

CAJA CHICA.

b).-Definición. El fondo para pago en efectivo y /o caja chica es un fondo en efectivo que puede ser constituido por Recursos Públicos de cualquier fuente de financie el presupuesto institucional para ser destinado únicamente a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados.

Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicios no programados y de los servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la Unidad Ejecutora; en este ultimo caso, cuando se determine no utilizar la modalidad de encargo a personal de la institución a que se contrae el articulo 40º de la Directiva De Tesorería No 001-2007-EF/77.15 y sus modificatorias.

4.-OBJETIVO,BASE LEGAL Y ALCANCE

a) Objetivo.

Dinamizar la atención de las actividades propias de la institución en sus

programas de funcionamiento e inversión, que requieren el pago en

efectivo de gastos menudos y urgentes por razones de agilidad y costo,

cuando la duración y tramite del pago pueda afectar la eficiencia de las

operaciones de la entidad y su monto no requiera el giro de un cheque

especifico.

b) BASE LEGAL.

Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades

Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector

Publico

Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

Ley Nº 29626, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal

2011.

Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15, Normas Generales del Sistema

de Tesorería

Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77-15 que aprueba la Directiva de

Tesorería, Nº 001-2007-EF/77.15, Art 71º

Resolución Directoral Nº. 001-2011-EF/77.15 por el cual dictan normas

complementarias a la Directiva de Tesorería.

4.-OBJETIVO,BASE LEGAL Y ALCANCE

c) ALCANCE.

Están comprendidos y obligados al cumplimiento de la presente

Directiva el responsable del fondo y responsables de la autorización de

los Fondos para Caja Chica (Funcionamiento e Inversión.)

5.-USO DEL FONDO PARA CAJA CHICA.

El uso del Fondo Fijo para Caja Chica debe ser destinado al pago de gastos menudos y urgentes de menor cuantía y excepcionalmente viáticos no programables. La utilización de estos Fondos solo debe implementarse por razones de agilidad y costos, que por su naturaleza no ameritan ser previstos para su cancelación mediante la emisión de cheques.

6.-Documentación sustentatoria.

La documentación sustentatoria para la apertura del Fondo Fijo para Caja Chica, es la Resolución al Director General de Administración o quien haga sus veces, en la que se señale la dependencia a la que se asigna la Caja Chica.

Los responsables de la administración designarán a un encargado único del manejo del Fondo para Caja Chica y precisará el monto total a utilizar.

El monto del Fondo Fijo para Caja Chica puede ser modificado en consideración a su flujo operacional mediante Resolución de igual nivel a la emitida para su autorización, previo informe favorable de la Oficina Ejecutiva de Administración y de la Oficina Ejecutiva de Planeamiento y Presupuesto, el mismo que puede ser temporal de acuerdo a la atención de eventos coyunturales comprometidos por la Dirección General.

7.-MONTO MÁXIMO CAJA CHICA.

El monto máximo para cada adquisición con cargo a la Caja Chica no debe exceder del diez por ciento (10 %) de la UIT (S/.360.00.), salvo los destinados de manera excepcional al pago de los conceptos señalados en el segundo párrafo del numeral 10.1 precedente:

El gasto en el mes con cargo a dicha caja no debe exceder de tres veces el monto constituido indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.

Numeral 10.1, su segundo párrafo señala lo siguiente:

Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la Unidad Ejecutora, en este ultimo caso, cuando se determine no utilizar la modalidad de encargo a personal de la institución a que se contrae el articulo 40º de la Directiva de Tesorería No 001-2007-EF/77.15 y sus modificatorias.

Los cheques o giros bancarios se emiten, a nombre del responsable de la administración de la Caja Chica o del responsable de la administración de la Caja Chica o de los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne dicho fondo.

8.-Modifican Literal b). Del numeral 10.4 del articulo 10º de la R.D. Nº 001-2011-EF/77.15. (Modificación de la Directiva de Tesorería No 001-2007-EF/77.15. Con fecha 08 de febrero de 2011, se modifico la Directiva mencionada, la misma que quedara redactado como sigue: “b”. El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica No debe exceder del veinte por ciento (20 %) de una UIT (720.00), salvo los conceptos a que se refiere el segundo párrafo del numeral 10.1 precedente.

Numeral 10.1, su segundo párrafo señala lo siguiente: Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la Unidad Ejecutora, en este ultimo caso, cuando se determine no utilizar la modalidad de encargo a personal de la institución a que se contrae el articulo 40º de la Directiva de Tesorería No 001-2007-EF/77.15 y sus modificatorias

Los casos que por razones justificadas requieran ser atendidos con montos mayores a lo señalado en el párrafo precedente, hasta un máximo de 90 % de una UIT, debe estar contemplados en la Directiva que se contrae el literal f) del presente articulo.

8.-MODIFICAN LITERAL B) DEL NUMERAL 10.4

a) El gasto en el mes con cargo a dicha caja no debe exceder tres veces el

monto constituido, indistintamente del número de rendiciones

documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.

b) Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del responsable de

la administración de la Caja Chica o de los responsables en las

dependencias a favor de las cuales se asigne dicho fondo.

c) No esta permitida la entrega provisional de recursos con cargo a la

citada Caja, excepto cuando se autorice en forma expresa e

individualizada por el Director General de Administración, o quien haga sus

veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse

documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega

correspondiente.

8.-MODIFICAN LITERAL B) DEL NUMERAL 10.4

d) El Director General de Administración, o quien haga sus veces, debe

aprobar una Directiva para la Administración de la Caja Chica, en la misma

oportunidad de su constitución, y disponer la realización de arqueos

inopinados sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo

del Órgano de Control Institucional.

e) Parte de las acciones a ser desarrolladas en los arqueos deben

reflejarse en un estado mensual de las entregas, a que se refiere el inciso

precedente, con indicación de la persona receptora, montos, finalidad,

periodo transcurrido entre su entrega y rendición o devolución y nombre

del funcionario que la autorizo.

9.-EJECUCION.

Las acciones administrativas y de ejecución del gasto con cargo al Fondo

Fijo para Caja Chica, se sujetaran a los principios de racionalidad,

austeridad y disciplina presupuestaria que significa una administración

recta y prudente de los recursos públicos, así como a las medidas

extraordinarias que emita el Órgano Rector del Sistema de Presupuesto.

En la afectación del gasto se tendrá en cuenta para efectos posterior la

existencia del marco y disponibilidad presupuestal, así como las

limitaciones y restricciones a que pudiera estar sujetas las respectivas

partidas que garanticen la correcta aplicación presupuestal de

conformidad a lo establecido en la Ley de Presupuesto.

10.-PROHIBICION.

Queda prohibido el gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica en lo:

siguientes casos:

Compra de gasolina, combustibles y lubricantes, salvo casos

excepcionales, debidamente sustentados por el usuario y con la visación

del Director General del Hospital.

Gastos en Servicios de Mensajería excepto con autorización expresa.

Compra de bienes muebles de oficina.

Publicaciones; salvo casos muy urgentes expresamente sustentados.

Contratación de Servicios Programables.

Recibos por Honorarios por contrato de personal.

La atención de los pagos se efectuara a través del otorgamiento de Vales

Provisionales especificando claramente el monto solicitado, el motivo del

gasto y el nombre del servidor a quien se le entregara el efectivo

debidamente autorizado por el jefe de la oficina solicitante, el Director

de la Oficina Ejecutiva de Administración y el Jefe de la Oficina de

Economía.

10.-PROHIBICION.

Queda prohibida la solicitud de gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja

Chica en los casos de compras y/o contrataciones programables, bajo

responsabilidad del funcionario solicitante.

El encargado de la custodia del Fondo Fijo para Caja Chica,

obligatoriamente llevara un registro auxiliar contable debidamente

autorizado, donde anotara todos los gastos reconocido!. y aprobados y

los reembolsos efectuados consignando número de comprobante de

pago, fecha, concepto, importe y código de la partida especifica

11.-DE LA RENDICIÓN.

Los vales provisionales deberán rendirse en un plazo máximo de 48 horas de

recibido el efectivo, de acuerdo a la descripción del pedido consignado. Para

casos excepcionales y debidamente justificados, para recibir nuevos fondos en

efectivo es obligatorio que el solicitante rinda los fondos otorgados mediante

vales provisionales.

Los gastos efectuados con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, será

sustentado mediante comprobantes de pago originales de conformidad a lo

establecido en el Reglamento de Comprobantes de Pago vigente emitido por la

SUNAT, los mismos que deben contener el correspondiente numero de RUC,

tales como:

Factura

Recibo por Honorarios Profesionales

Boleta de Venta

Liquidación de Compra

Ticket o cinta emitidas por maquinas registradoras

Documentos emitidos por Entidades Prestadoras de Salud.

Boletos de pasajes de transporte terrestre y aéreo.

Las etiquetas autoadhesivas para el pago de la Tarifa de embarque aéreo.

Declaración Jurada de gastos.

12.-MECANISMOS DE CONTROL.

El Jefe de la Oficina Ejecutiva de Administración y Jefe de la Oficina de

Economía o quien haga sus veces implementaran medidas de seguridad que

impiden la sustracción o deterioro de la documentación sustentatoria del

Fondo Para Pagos en Efectivo y del Fondo Fijo para Caja Chica, previniendo

que las instalaciones físicas respectivas tengan ambientes con llave y caja

fuerte de seguridad y otro medio similar.

El Contador de la Dependencia dispondrá se efectúen Arqueos Sorpresivos del

Fondo, por lo menos una (1) vez al mes, e informar los resultados al jefe

inmediato superior, para disponer las acciones administrativas pertinentes.

El encargado responsable del manejo del Fondo será una persona

independiente de Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectué

funciones contables.

Semanalmente los responsables de manejo del Fondo informaran a su jefe

inmediato los casos en que se incumpla con lo dispuesto en la presente

Directiva.

13.-PROCEDIMIENTOS.

Los Titular(es) del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica (Funcionamiento e Inversión) es (son) el(los) responsable(s) de la administración del fondo deberá ser designado por resolución de Alcaldía.

El Fondo de la caja chica para los programas de Inversión son aprobados de acuerdo a lo normado para cada fuente de financiamiento (CANON), Fuente de financiamiento del FONCOMUN y con Fuente de Financiamiento de Recursos Directamente Recaudados.

Los gastos que se efectúan deben justificarse documentadamente y se podrán renovar hasta tres (3) veces al mes el monto total señalado en la Resolución de Alcaldía.

El fondo de Caja Chica (Funcionamiento e Inversión) es aplicable únicamente para efectuar gastos menores no programables de cancelación rápida.

14.-RENDICION.

El encargado del fondo en forma oportuna presentara a Tesorería la rendición de las cuentas documentada en el formulario establecido para tal fin, para la reposición o reembolso, es responsabilidad del encargado del fondo mantener siempre la liquidez debiendo solicitar el reembolso cuando sus gastos no superen el 60 % del fondo.

Toda Rendición debe estar acompañada con la documentación que sustente los gastos ordenados en forma cronológica, el detalle del movimiento debidamente firmado por el responsable del fondo.

El gasto del mes con cargo a estos Fondos no excederá a tres veces del monto inicial, constituido en las cuales se podrá considerar más de una rendición de cuenta documentada.

El encargado del fondo deberá llevar un archivo del formulario de las rendiciones de cuentas.