SISTEMA PARA EL MANEJO DEL APRENDIZAJE EN LÍNEA PARA...

SISTEMA PARA EL MANEJO DEL APRENDIZAJE EN LÍNEA PARA LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE

GOBIERNO.

KEYNI YULIETH TÉLLEZ GARAVITO 20172197019

DANIEL ALEJANDRO RUBIANO SOSA 20172197002

Presentado a:

JAVIER ARTURO ORJUELA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERÍA

BOGOTÁ

2018

Contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 6

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA ..................................................................... 8

Objetivos específicos ...................................................................................... 8

OBJETIVOS DEL PROYECTO .......................................................................... 8

1. MARCO REFERENCIAL ............................................................................. 9

1.1. Marco Conceptual. ................................................................................ 9

1.2. Marco Fáctico. ..................................................................................... 10

1.2.1. Descripción de la Secretaría Distrital de Gobierno ....................... 12

1.2.2. Grupo de Planeación Institucional ................................................ 15

2. IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA .................................................... 16

Paso 1: Análisis de Involucrados. ................................................................. 16

Paso 2: Análisis de problemas. ..................................................................... 17

Paso 3: Análisis de objetivos ........................................................................ 18

Paso 4: Selección de estrategia óptima ........................................................ 18

Paso 5: Elaborar Estructura Analítica del Proyecto - EAP ............................ 22

Paso 6: Construcción de Componentes de Matriz de Marco Lógico ............. 22

Pasos 7 y 8: Diseño de Indicadores, métodos de verificación. ..................... 24

3. METODOLOGÍA ........................................................................................ 31

3.1 Fases de la investigación. ....................................................................... 31

3.1.1. Definición del problema. ............................................................... 31

3.1.2. Definición de Marco Referencial ................................................... 31

3.1.3. Identificación del proyecto. ........................................................... 32

3.1.4. Estudio de mercado ...................................................................... 32

3.1.5. Estudio Técnico ............................................................................ 32

3.1.6. Estudio Ambiental ......................................................................... 32

3.1.7. Estudio Financiero ........................................................................ 32

4. ESTUDIO DE MERCADO .......................................................................... 33

4.1. Caracterización del Producto. ............................................................. 33

4.2. Descripción del Sector ........................................................................ 35

4.2.1. E-learning en el mundo .................................................................... 35

4.2.2. E-Learning en Colombia .................................................................. 38

4.3. Análisis de la Demanda. ...................................................................... 39

4.3.1. Segmentación del Mercado .......................................................... 39

4.3.2. Distribución Geográfica del mercado de consumo. ...................... 44

4.3.3. Comportamiento histórico de la Demanda. ................................... 47

4.3.4. Proyección de la Demanda ........................................................... 50

4.3.6. Tabulación de Datos de Fuentes Primarias: ................................. 59

4.4. Análisis de la Oferta. ........................................................................... 59

4.5. Conclusiones relación oferta-demanda. .............................................. 61

4.6. Análisis de precio ................................................................................ 62

4.7. Canales de Comercialización y distribución del producto ................... 63

4.7.1. Descripción de los canales de distribución ................................... 64

4.7.2. Ventajas y desventajas de los canales empleados ....................... 64

4.7.3. Descripción operativa de la trayectoria de comercialización ........ 65

5. ESTUDIO TÉCNICO .................................................................................. 66

5.1. Diseño del producto ............................................................................ 66

5.2. Tamaño ............................................................................................... 66

5.3. Macro localización y Micro localización del proyecto .......................... 66

5.4. Características técnicas del Sistema de Aprendizaje en Línea ........... 68

5.5. Selección tecnológica – Ficha técnica................................................. 69

5.6. Definición del proceso Metodología de implementación. .................... 73

5.7. Diagrama de proceso metodología de implementación ...................... 77

5.8. Proceso de prestación del servicio ...................................................... 77

5.9. Interfaz gráfica de la herramienta ........................................................ 80

5.10. Plan operativo año a año ................................................................. 82

6. ESTUDIO ADMINISTRATIVO ................................................................... 83

6.1. Misión .................................................................................................. 83

6.2. Visión .................................................................................................. 83

6.3. Objetivos Estratégicos ......................................................................... 84

6.4. Valores ................................................................................................ 84

6.5. Determinación / caracterización de los recursos requeridos ............... 85

6.6. Organigrama – Áreas involucradas ..................................................... 85

6.7. Perfiles de cargo ................................................................................. 86

6.7.1. Asignación salarial para recursos requeridos ............................... 89

6.8. Costo de bienes muebles e inmuebles................................................ 90

6.9. Costo de instalación: ........................................................................... 91

6.10. Costo de licenciamiento de la herramienta: ..................................... 92

6.11. Costo del espacio utilizado: ............................................................. 92

6.12. Diseño de planta .............................................................................. 92

7. ESTUDIO AMBIENTAL DEL PROYECTO – NORMOGRAMA .................. 94

7.1. Normatividad de la educación virtual para el trabajo en Colombia ...... 95

8. ESTUDIO FINANCIERO ............................................................................ 96

8.1. Inversión .............................................................................................. 96

8.2. Determinación del Beneficio. ............................................................... 97

8.3. Punto de equilibrio............................................................................... 98

8.4. Flujo de caja ........................................................................................ 99

8.5. Evaluación Financiera ....................................................................... 103

9. CONCLUSIONES .................................................................................... 105

10. RECOMENDACIONES ........................................................................ 106

Trabajos citados ............................................................................................. 107

Tabla de ilustraciones

Ilustración 1 Estructura Organizacional SDG ................................................... 13

Ilustración 2 Mapa de procesos SDG ............................................................... 14

Ilustración 3 Definición de actores .................................................................... 16

Ilustración 4 Árbol de problemas ...................................................................... 18

Ilustración 5 Árbol de Objetivos ........................................................................ 18

Ilustración 6 Árbol de acciones ......................................................................... 19

Ilustración 7 Estructura Analítica del Proyecto ................................................. 22

Ilustración 8 Total mercado E-Learning ............................................................ 36

Ilustración 9 Total mercado E-Learning Desagregado ..................................... 37

Ilustración 10 Top de industria que utilizan LMS - E-Learning ......................... 38

Ilustración 11 Retículo de Galois ...................................................................... 44

Ilustración 12 Gráfica de la demanda ............................................................... 53

Ilustración 13 Macro localización del proyecto. ................................................ 67

Ilustración 14 Diagrama de proceso metodología implementar........................ 77

Ilustración 15 Herramienta Moodle UNAL ........................................................ 81

Ilustración 16 Dependencias involucradas en el proyecto ................................ 86

Ilustración 17: Plano Secretaría Distrital de Gobierno, Piso 1 .......................... 92

Ilustración 18: Plano Secretaría Distrital de Gobierno, Piso 2 .......................... 93

Ilustración 19 Gráfica punto de equilibrio ......................................................... 99

Tabla de tablas

Tabla 1 Análisis de Involucrados .......................................................................................... 16

Tabla 2 Evaluación de alternativas ...................................................................................... 21

Tabla 3 Resumen Narrativo .................................................................................................... 22

Tabla 4 Indicadores y Métodos de Verificación .............................................................. 24

Tabla 5 Supuestos ..................................................................................................................... 28

Tabla 6 Matriz de Marco Lógico (MML) ............................................................................. 28

Tabla 7: Temáticas módulos Sistema de Aprendizaje en Línea .............................. 34

Tabla 8 Conjunto de clientes .................................................................................................. 40

Tabla 9 Conjunto de características .................................................................................... 40

Tabla 10 Información página web de Entidades ............................................................ 41

Tabla 11Matriz R ......................................................................................................................... 41

Tabla 12 Matriz R7 ..................................................................................................................... 41

Tabla 13 Conjunto potencia .................................................................................................... 42

Tabla 14 Conjunto potencia depurado ............................................................................... 43

Tabla 15 Subrelaciones de afinidad .................................................................................... 43

Tabla 16: Funcionarios de planta SDG .............................................................................. 46

Tabla 17: Contratitas Alcaldías Locales ............................................................................ 46

Tabla 18: Contratistas Nivel Central SDG ........................................................................ 47

Tabla 19: Histórico de capacitaciones dictadas por Grupo de Planeación

Institucional ................................................................................................................................... 49

Tabla 20: Alcance de los temas del Sistema de Aprendizaje ................................... 52

Tabla 21: Proyección de la Demanda ................................................................................ 53

Tabla 22 Definición áreas involucradas por temática ................................................... 55

Tabla 23 Tiempos de implementación de los módulos ................................................ 56

Tabla 24: Capacitaciones Anuales ...................................................................................... 57

Tabla 25: Capacitaciones virtuales a cubrir en cada período ................................... 58

Tabla 26 Micro localización del proyecto .......................................................................... 68

Tabla 27 Requerimientos técnicos para la implementación ...................................... 70

Tabla 28 Ficha Técnica Moodle ............................................................................................ 72

Tabla 29 Descripción de actividades Montaje de Módulos ........................................ 77

Tabla 30 Cronograma plan de trabajo año a año .......................................................... 83

Tabla 31: Salarios de profesionales para ejecución del proyecto ........................... 90

Tabla 32: Costo Salarios Directivos .................................................................................... 90

Tabla 33: Costo de bienes inmuebles/muebles .............................................................. 91

Tabla 34: Costo de almacenamiento .................................................................................. 92

Tabla 35: Costo de uso del espacio .................................................................................... 94

Tabla 36: Costo Anual del proyecto .................................................................................... 94

Tabla 37 Normas ambientales para la SDG .................................................................... 95

Tabla 38 Estructura inversión inicial .................................................................................... 96

Tabla 39 Estructuración de Egresos ................................................................................... 97

Tabla 40: Beneficios generados por el Proyecto............................................................ 97

Tabla 41 Flujo de caja con financiación ........................................................................... 101

Tabla 42 Flujo de caja sin financiación ............................................................................ 102

Tabla 43 Tabla de amortización flujo de caja realista con financiación .............. 103

Tabla 44 Resumen Evaluación Financiera frente a la TIR ....................................... 103

Tabla 45 Resumen Evaluación Financiera frente al VPN ......................................... 104

Tabla 46 Resumen Evaluación Financiera frente a la utilidad ................................ 104

INTRODUCCIÓN “Nuestra sociedad está cambiando y lo está haciendo a una velocidad tan increíblemente vertiginosa y de una manera tan profunda que seguramente no somos todavía conscientes. Estoy firmemente convencido de que dentro de unos años todos miraremos atrás y nos sorprenderá pensar en cómo era nuestra vida sin muchas de las herramientas que utilizaremos en el futuro de una manera tan intensa.” (Celaya, 2011) El autor claramente evidencia como todos las actividades cotidianas están siendo cambiadas por la entrada en vigencia de herramientas digitales que darán un giro de 180° a la forma en que se desarrolla la interacción entre los diferentes actores que conforman la sociedad, enfocándose principalmente en los cambios para las empresas, teniendo en cuenta que en estas, la reacción ante cambios en su ambiente puede significar el auge o la desaparición en el mercado.

Así mismo, Jiyuan Zi y Hu (Revista Dinero, 2016), afirman que actualmente la educación virtual ha presentado un incremento y una gran fuerza en un contexto internacional, puesto que en los últimos años la inversión en e-learning ha encontrado un auge, aumentando periódicamente la cantidad de recursos que son invertidos en temas relacionados con estas prácticas.

Con la educación virtual, personas de diferentes edades, niveles sociales y académicos, pueden acceder a un contenido de interés para capacitarse en el tema que ellos deseen y con horarios flexibles que faciliten el aprendizaje independientemente de las actividades que deban realizar los capacitados, evitando así el cruce de actividades académicas con las demás obligaciones que deben ser atendidas por las personas, generalmente de tipo laboral.

Actualmente, el sector público es uno de los menos desarrollados en la implementación de nuevas tecnologías para el desarrollo de sus actividades, esto se puede evidenciar con estudios realizados sobre uso de plataformas de aprendizaje en línea en los diferentes sectores económicos donde tan solo el 2% de la totalidad de dinero invertido en el tema corresponde a entidades gubernamentales (Capterra, 2015), esto es algo que también ha empezado a detectar principalmente el Ministerio de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones, Entidad que tiene en el momento un proyecto para el nuevo decreto de gobierno digital, el cual se encuentra en observaciones por parte de los ciudadanos y que se encuentra disponible en la página web de la entidad, se espera que con las salida de este decreto y con la expedición de otros actos administrativos relacionados, las entidad públicas puedan apropiar los sistemas de información en su cultura organizacional.

“Los investigadores también consideran pertinente fomentar el uso de las tecnologías de la información y estrategias de gobierno abierto para mejorar la gestión del talento humano en las entidades y mejorar la percepción que se tiene de las oficinas públicas.” (El Espectador, 2015), lo anterior teniendo en cuenta que en Colombia, la percepción que se tiene sobre el sector público es bastante mala en el ámbito internacional, el país cae del puesto 90 al 96 en un sondeo en realizado a 180 naciones, esto de acuerdo al estudio desarrollado por la Organización Transparencia Internacional (Estupiñan, 2018) en la percepción que se tiene sobre la gestión de los servidores públicos, lo cual se debe a diferentes factores humanos como fuerza laboral envejecida, poco

motivada y valorada negativamente por los ciudadanos (El Espectador, 2015) pero también a un nivel de desactualización de herramientas de gestión bastante marcado, que ayudan en gran medida a que los procesos que se realizan en la organización, sean más lentos, menos eficientes y sin satisfacer plenamente al ciudadano que está realizando la solicitud a la Entidad pública.

Por las razones descritas, se lleva a cabo este proyecto el cual tiene como objetivo realizar un estudio sobre los requerimientos de la implementación de un sistema para el manejo del aprendizaje en línea que pueda gestionar el conocimiento producido en la Secretaría Distrital de Gobierno y que esté a la disposición de sus funcionarios para que puedan desarrollar actividades relacionadas con el tema de calidad, específicamente en el marco estratégico, la mejora continua y la gestión del riesgo.

La implementación de la herramienta descrita, se debe a que en la Secretaría Distrital de Gobierno, la Gestión del Conocimiento se realiza a través de capacitaciones presenciales sobre las generalidades de la Entidad cuando este empieza a trabajar en la Entidad, sobre los temas que sean solicitados cuando tiene traslado de puesto o cuando se haga una solicitud formal a la Oficina Asesora de Planeación; ocupando una amplia proporción del tiempo de los profesionales a cargo de estos temas en actividades puntuales de capacitación a los diferentes funcionarios públicos de la Secretaría.

Con lo mencionado, el propósito de realizar el trabajo es la estructuración de un sistema para el manejo del aprendizaje en línea que permita capacitar a los funcionarios públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno en los temas más relevantes que se manejen en la Entidad, reduciendo el tiempo invertido por el equipo de Planeación Institucional de la Oficina Asesora de Planeación de la Secretaría Distrital de Gobierno.

En el presente trabajo se presenta un primer segmento con el Marco referencial, en el que se encuentran las definiciones necesarias para entender el contenido del proyecto, y seguido a este marco, se cita la metodología por la cual se realizó la identificación del proyecto y como se desarrollará la implementación del mismo; en una tercera parte, se encuentra la situación actual del sector a nivel mundial y nacional, el estudio de mercado mediante el cual se pueda establecer el mercado objetivo y los beneficios de la implementación del proyecto en términos monetarios, se finaliza con un estudio técnico donde se indiquen los requerimientos para la puesta en marcha del sistema, un estudio normativo-ambiental y una validación financiera donde se pueda determinar la viabilidad del proyecto.

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

Estructurar un sistema para el manejo del aprendizaje en línea para los

funcionarios públicos de la secretaría distrital de gobierno.

Objetivos específicos

Llevar a cabo la identificación del proyecto que permita establecer la

mejor alternativa para dar cumplimiento al objetivo del proyecto.

Realizar el estudio del mercado determinando el volumen de

capacitaciones que serán brindadas por el Sistema de aprendizaje en

línea determinando los niveles de demanda y oferta de la propuesta.

Identificar el impacto que genere en la Secretaría distrital de Gobierno el

cambio del modelo de capacitación de presencial al virtual.

Efectuar un estudio técnico que permita identificar los requerimientos de

recursos (humanos, tecnológicos y financieros) necesarios para la

realización del proyecto.

Generar un estudio administrativo, donde se especifiquen los cambios

organizacionales que se deben realizar en la Secretaría Distrital de

Gobierno para la implementación del proyecto.

Realizar un estudio ambiental – normograma que permita identificar las

diferentes normas, leyes, decretos o actos administrativos que deben ser

tenidos en cuenta a la hora de ejecutar el proyecto.

Establecer la viabilidad financiera del proyecto a través de las pruebas

de sensibilidad de Valor Presente Neto (VPN), Tasa Interna de Retorno

(TIR) y Utilidad del proyecto.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

A través de la nueva estructura de capacitación, se pretende:

Reducir el volumen de capacitaciones dictadas de manera presencial

por el grupo de Planeación Institucional.

Estandarizar las instrucciones entregadas a los funcionarios públicos de

la SDG en temas de marco estratégico, mejora continua y gestión de

riesgo.

Aumentar el cumplimiento de actividades propias de los integrantes del

grupo de Planeación Institucional, una vez se disminuya e tiempo

invertido en capacitaciones.

Estandarizar el conocimiento de los funcionarios públicos de la Entidad.

Brindar un modelo de autocapacitación para los funcionarios públicos de

la SDG.

Incrementar la relevancia de los temas de calidad por parte de los

funcionarios públicos de la entidad.

Desarrollar una herramienta con contenido amigable y didáctico para los

funcionarios de la SDG.

1. MARCO REFERENCIAL En el presente capítulo se describe de manera detallada los conceptos clave sobre los cuales se sustenta el trabajo, siendo esta, la base conceptual y referencial sobre la cual se sustenta el proyecto, para desarrollar el estudio de implementación de sistemas de aprendizaje online en la literatura, de tal manera e pueda desarrollar un modelo ajustado a las necesidades de la Secretaría Distrital de Gobierno.

1.1. Marco Conceptual. En el contexto del proyecto se tiene en cuenta los siguientes elementos y variables, que pueden estipular condiciones sobre un sistema de aprendizaje para realizar capacitaciones en la Secretaría Distrital de Gobierno, las cuales resultan ser concluyentes en los resultados esperados. E-Learning: El significado de e-learning proviene de “electroning learning” o aprendizaje electrónico en español, podemos entender el e-learning como Procesos de enseñanza-aprendizaje que se llevan a cabo a través de Internet, caracterizados por una física entre profesorado y estudiantes, pero con el predominio de una comunicación tanto síncrona como asíncrona, a través de la cual se lleva a cabo una interacción didáctica continuada. Además, el alumno pasa a ser el centro de la formación, al tener que autogestionar su aprendizaje, con ayuda de tutores y compañeros. (Sevilla, 2018).

Tipos de E-Learning: Con base en las opiniones de (Ghirardini, 2014) y (Castro, Montero, Bonilla, & Calvo, 2008), el e-learning se puede clasificar a través de tres modalidades, las cuales son descritas a continuación:

1) Según el grado de presencia requerido en el programa de formación se distinguen las siguientes modalidades de e-learning:

• Completamente virtual: El proceso de aprendizaje es completamente en línea, la comunicación se realiza a través de e-mail, chat o de la propia herramienta de aprendizaje. No se requiere de sesiones presenciales para desarrollar el contenido del programa.

• Blended Learning – Mixto: El proceso se considera semi-presencial, una parte se desarrolla en línea y otra parte es guiada por un tutor. El programa debe tener un diseño estructurado que permita combinar las dos modalidades de manera que se facilite el logro propuesto.

2) Según la herramienta utilizada para acceder a las aplicaciones de e-learning:

• Capacitación basada en el computador CBT: Se refiere al uso de computadores y programas tutoriales en el proceso de aprendizaje. Un ejemplo de esta modalidad es el manual de ayuda o serie de lecciones que un programador de software incluye en la aplicación para que los usuarios se habitúen con ella.

• Capacitación basada en la web WBT: El contenido educativo se aloja en un servidor y puede ser accedido mediante una plataforma web ya sea en

internet o en una intranet privada. Utiliza todos los recursos disponibles a través de las páginas web, como enlaces a referencias, correos electrónicos, foros, videos, chat, etc.

• M-learning: Corresponde a la educación virtual a través del uso de herramientas móviles como teléfonos móviles, agendas electrónicas, tabletas, y todos 4 aquellos dispositivos que tengan conectividad inalámbrica de modo que facilitan el acceso al usuario en términos de tiempo y ubicación.

• We-learning Se refiere al e-learning social, aquel aprendizaje que se desarrolla a través de herramientas colaborativas, como redes sociales, blogs, wikis entre otros.

• U-learning Hace referencia a la formación ubicua, lo que significa que el material es accesible en cualquier momento y lugar y no se limita al computador o a los dispositivos móviles sino que incorpora cualquier medio que permita recibir información, ejemplos de ello son la televisión y la videoconferencia.

3) Otra clasificación de e-learning basada en el nivel de interacción de los participantes al mismo tiempo es la siguiente:

• E-learning sincrónico: En esta modalidad el tutor y los estudiantes se encuentran en línea o personalmente para el desarrollo del programa, es decir, todos los participantes están sincronizados en el tiempo. Algunos ejemplos son los chats, las pizarras electrónicas y los sistemas de presentación en línea.

• E-learning asincrónico: Los participantes realizan una acción en diferido, no es necesario que todos se conecten al tiempo sino de acuerdo a la conveniencia de cada uno de los involucrados. Los foros de discusión, el correo electrónico y las páginas Web hacen parte de esta modalidad.

Entidad Pública: Para el presente proyecto, se entiende por Entidad Pública aquella organización que financia sus actividades a través de la recaudación de impuestos y que tiene como fin satisfacer necesidades o garantiza un derecho específico según sea definido por la Presidencia de la República o para el caso de Bogotá la Alcaldía Mayor de Bogotá.

1.2. Marco Fáctico. Actualmente el aprendizaje y la educación virtual han presentado un aceleramiento rápido durante los últimos años, para el 2015 el e-learning representaban unos US$166 billones y se estima que esta cifra crecerá para el presente año a US$255 billones, pero aun así según Jiyuan Zi y Hu (Revista Dinero, 2016), el crecimiento de la educación en línea ha tenido que enfrentar desafíos puesto que este tipo de educación, se ha visto criticada constantemente en primer lugar por el control de calidad y la no verificación de las personas que están realizando los cursos. (Revista Dinero, 2016) a pesar de las desventajas que puede representar el uso de herramientas en línea, se muestra claramente como el auge de herramientas virtuales para que sean implementadas en la educación o capacitación de personas, son cada vez más utilizadas en diferentes ámbitos tanto académicos como laborales, pero se

debe tener especial atención en la estrategia que se utilizará para que se genere credibilidad alrededor de esta herramienta para que sea llamativa y utilizada por su población objetivo.

En el mercado del estudio virtual no se tiene un monopolio en la oferta de plataformas, es todo lo contrario, el mercado se encuentra inmerso en pequeñas y económicas soluciones que son bastante asequibles para cualquier empresa, puesto que estas son adaptables al desempeño deseado por la entidad contratante (Capterra, 2015). Adicionalmente las herramientas para la administración del conocimiento no cuentan necesariamente con una complejidad técnica mayor, por el contrario, el hecho de administrar conocimiento, hace que muchas de estas herramientas sean muy sencillas de utilizar, con una base de datos que administra las lecciones aprendidas, mejores prácticas o competencias. (Valerio, 2002) Esto indica, que a la hora de elegir la herramienta virtual para implementar en la Secretaría Distrital de Gobierno y subir en estas los contenidos necesarios para brindar capacitaciones virtuales en la Entidad, se va a tener una variedad de opciones para escoger a un precio accesible, lo cual es muy importante para el proyecto, teniendo en cuenta que el costo de inversión es una de las variables decisorias más importantes para el desarrollo del mismo.

Es necesario que en el mercado existen dos tipos de oferentes que atenderían la necesidad efectivamente, una es la adquisición del sistema con una estructura “fija” donde la entidad entraría a parametriza las herramientas y otra de desarrollo de “software a la medida” donde la entidad emite los requerimientos y el proveedor monta la herramienta en algún tipo de código que pueda ser instalado en los servidores de la Secretaría Distrital de Gobierno.

Las herramientas de E-learning , comúnmente no ofrecen un sistema de adaptación al cambio que satisfaga fácilmente las necesidades de aprendizajes de los diferentes tipos de alumnos, los cuales son muy diversos, con diferentes ritmos y estilos de aprendizaje; por esta razón los herramientas de aprendizaje virtual no se deben limitar al almacenamiento de información, sino también tener material integrado entre tecnicismos y la fácil adquisición del conocimiento a través de ideas didácticas (Sandra Guerrero, 2005), así mismo, estas herramientas presentan diversas ventajas en su implementación como lo son: la disponibilidad a cualquier hora del día, la facilidad en el acceso para los usuarios e integración con otras herramientas que maneje la organización (Paradiso, 2015).

Lo mencionado es de gran utilidad para el proyecto, teniendo en cuenta que uno de los principales problemas es la disponibilidad de tiempo de los capacitadores; se deberá tener gran atención en la calidad de los contenidos para que se garantice en buena medida que la persona que acceda a la herramienta pueda comprender de igual o mejor manera que, si se estuviera capacitando personalmente.

Para poder implementar una herramienta de capacitación virtual o E-Learning, es necesario conocer el concepto de aprendizaje en las organizaciones. El aprendizaje organizacional según (Castañeda & Fernandez, 2007) consiste en adquirir y transferir conocimiento, ya sea de manera individual o grupal dentro

del entorno de trabajo para el beneficio futuro de la organización (Alvarez, 2011), en concordancia con el boom de la gestión del conocimiento corporativo, una herramienta donde se pueda almacenar conocimiento, que este disponible para toda la entidad y que no limite la distribución de este a una persona en específico ayuda en gran medida a disminuir la dependencia de la Entidad a personas que en muchas ocasiones estan vinculados con las empresas por contratos de prestación de servicios lo que no brinda ningún tipo de garantía para que el conocimiento permanezca en la compañía en el largo plazo. Por otra parte en la Secretaría Distrital de Gobierno, con la entrada de la nueva administración en el año 2016, y la actualización de las normas de certificaciones en Calidad durante esta misma época ha generado que el mecanismo de funcionamiento en la Entidad tenga diversos cambios al mismo tiempo; la transición del estado inicial al estado ideal que exigen las normas actualizadas, los modelos de gestión de las entidades públicas y la distribución de funciones en el distrito, que son dadas en la mayoría de casos a través de decretos o leyes expedidas por la presidencia de la república deben ser implementadas en cada una de las entidades por parte de las oficinas de Planeación, quienes deberán establecer un plan de transición tratando de minimizar al máximo los traumatismos que esto pueda generar. Particularmente para la Secretaría de Gobierno, en el año 2016 a través del acuerdo 637 del consejo de Bogotá el sector de Gobierno, Seguridad y Convivencia se divide en dos, creando el sector de Gobierno y el sector de Seguridad, Convivencia y Justicia; cambiando todo el marco estratégico de la Entidad, es decir, misión, visión, objetivos, valores, mapa de procesos y organigrama. Este cambio de marco estratégico de la Entidad además del cambio físico, también hace modificar las actividades que deben ser desarrolladas por cada uno de los funcionarios de la secretaría, todas estas nuevas actividades deben quedar normalizadas a través de los procesos y procedimientos cuya diagramación y custodia están bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación, por lo que se aumentó considerablemente la carga laboral de la oficina, por un lado programar los cambios al interior de la dependencia y por otro planear la transición de cambios de las demás dependencias.

1.2.1. Descripción de la Secretaría Distrital de Gobierno La Secretaría Distrital de Gobierno (SDG), es una entidad pública encargada de la articulación efectiva de las autoridades distritales, garantizando la convivencia pacífica y el cumplimiento de la ley en el Distrito Capital, protegiendo los derechos y promoviendo los deberes de los ciudadanos.

Actualmente, la Entidad se encuentra dentro del sector gobierno el cual se encuentra compuesto por 3 entidades: Secretaría de gobierno, el IDPAC (Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal) y el DADEP (Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público), la Secretaría se encuentra a su vez constituida por 11 dependencias en su Nivel Central (cada una a su vez compuesta por direcciones o subdirecciones) y 20

alcaldías locales con una organización similar a la de nivel central en su interior. En la Ilustración 1 Estructura Organizacional SDG se presenta la estructura organizacional de la SDG donde se ilustran sus respectivas oficinas y dependencias internas.

Ilustración 1 Estructura Organizacional SDG

Fuente: Intranet Secretaría Distrital de Gobierno

La interacción entre estas dependencias viene dada por el Mapa de proceso de la Entidad, en el cual se establecen las relaciones entre cada una de las dependencias, según la normatividad aplicable para la Entidad, las Alcaldías Locales son denotadas como “dependencias” de la secretaría de Gobierno pero tienen independencia en diversas actividades como la gestión de su presupuesto y por consiguiente la contratación; es por esta razón que la normalización de actividades se realiza en algunos casos (como contratación) de manera diferentes en Nivel Central y las Alcaldías Locales, generando procesos que funcionan de manera similar pero que están bajo el liderazgo de diferentes cargos.

En los casos donde las tareas se realizan de diferente manera en las dependencias se ha generado la instancia de macroprocesos, en donde se le

otorga el liderazgo a cargos de nivel central para que diriman las diferencias en el desarrollo de actividades en actividades que se realizan de diferente manera en cada una de las actividades locales.

En la Ilustración 2 Mapa de procesos SDG se presenta gráficamente los procesos del marco estratégico aprobado para la Secretaría Distrital de Gobierno aprobados por la Resolución 0162 de 2017 por medio de la cual se adopta el Marco Estratégico y Mapa de Procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno.

Ilustración 2 Mapa de procesos SDG


Como se muestra en la Ilustración 2 Mapa de procesos SDG, este mapa cuenta con diferentes convenciones para poder entender los tipos y alcances de los procesos y de esta forma relacionar cada uno de estos procesos con las diferentes dependencias que conforman la Entidad. Al interior del mapa de procesos, se destaca el de Gestión del Conocimiento, el cual es un proceso nuevo el cual busca gestionar la información que ingresa, sale y que se crea en la Entidad, de tal manera que no esté sujeta a personas en específico, sino a los mismos procesos de la Entidad. La herramienta de aprendizaje en línea busca potenciar la idea de este proceso (que se encuentra en construcción en la Entidad), esto teniendo en cuenta que las capacitaciones a los funcionarios en la Entidad recaen sobre un grupo de personas que por lo general están vinculados por prestación de servicios a la

entidad y que en cualquier momento pueden retirarse de la Entidad, generando traumatismos para la Entidad.

1.2.2. Grupo de Planeación Institucional Una de las dependencias de la Secretaría Distrital de Gobierno es la Oficina Asesora de Planeación la cual está compuesta por dos grupos, Planeación Sectorial y Planeación Institucional, las tareas de coordinación, consolidación de información, entre otras que son necesarias para que la Entidad pueda certificarse en las normas requeridas por ley o por lineamientos internos del Sector Público, o para dar cumplimiento a requerimientos de ley a lineamientos en temas de gestión, están a cargo del grupo de Planeación Institucional, el cual lidera la articulación de 8 subsistemas contemplados en la norma de calidad y el cual se encuentra conformado por analistas que coordinan cada uno de los temas de calidad (Gestión documental, Riesgos, Mejora continua, Servicio No Conforme, Ambiente, Documentación de procesos y procedimientos propios de la Entidad).

La articulación e implementación de estos temas entre la Oficina Asesora de Planeación y cada una de las demás dependencias de la Entidad, se hace a través de la figura de “Promotores de mejora” que se encuentran en cada una de las dependencias de la SDG y quienes representarán el grupo de Planeación Institucional a una menor escala, es decir, deben velar por que los lineamientos emitidos por esta oficina sean implementados en sus respectivas dependencias. El grupo de Planeación Institucional tiene como responsabilidad dar respuesta a las solicitudes de capacitaciones realizadas por los funcionarios de la Entidad en los temas que sean requeridos.

Es importante aclarar que las capacitaciones que son solicitadas por funcionarios de la Entidad pueden ser resueltas por los analistas del grupo de Planeación Institucional, siempre y cuando sean en temas que maneje el grupo, es decir, temas de calidad o generalidades de los procesos; cuando los requerimientos de capacitaciones requieren un nivel de conocimiento específico en normatividad o en el desarrollo de las actividades, el grupo de Planeación Institucional es el encargado de contactar al líder del proceso que emite los lineamientos y actividades del proceso para organizar la reunión entre los funcionarios solicitantes y el área “dueña” del proceso para que se realice la capacitación.

2. IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Paso 1: Análisis de Involucrados.

A continuación, se muestran todos los actores que pueden estar involucrados con el desarrollo de un proyecto para mejorar la efectividad de las capacitaciones hechas por el Equipo de Planeación Institucional (ver Ilustración 3 Definición de actores):

Ilustración 3 Definición de actores

Fuente: Elaboración propia, basado (Naciones Unidas, 2015)

Teniendo en cuenta los actores definidos en la anterior ilustración se procede a realizar el cuadro de análisis de cada uno de estos actores, identificando sus características, aportes favorables y desfavorables para la realización del proyecto, este análisis se presenta en la Tabla 1 Análisis de Involucrados:

Tabla 1 Análisis de Involucrados

Involucrado Características Aportes Favorables Aportes Desfavorables

Integrantes del grupo de Planeación Institucional

- Capacitadores actuales de las metodologías.

- Conformado por ingenieros, administradores públicos y contadores.

- Dan lineamientos técnicos para la realización y actualización de los procedimientos.

- Conocen técnicamente las temáticas.

- Especializados en cada una de las herramientas de calidad de la SDG.

- Experiencia en la aplicabilidad del tema en la Entidad.

- No saben transmitir el conocimiento.

- Poco tiempo disponible. - Poca comunicación al interior del grupo para que las actividades individuales estén relacionadas en todo el grupo.

Oficina de Comunica-ciones

- Grupo encargado de realizar las comunicaciones oficiales de la entidad.

- Trasmiten la información de manera creativa, por distintos canales y de manera didáctica.

- Conocimiento de grupos de interés para remisión de información.

- Demoras en los tiempos de elaboración de piezas comunicativas.

Alta Dirección de

- Grupo de directivos encargados de aprobar o

- Visión general de la Entidad.

- Baja disponibilidad de tiempo.

Proyecto

Integrantes grupo de PI

Oficina de comunicacion

es

Capacitadores

Alta dirección de la SDG

Grupo de TIC’S de la

SDG

Promotores de mejora

la SDG rechazar la implementación de proyectos en la Entidad.

- Toma de decisiones. - Bajo apoyo en temas de calidad.

Grupo de TIC’s de la SDG

- Grupo encargado de realizar el desarrollo de herramientas virtuales en la Entidad.

- Manejo y desarrollo de herramientas virtuales.

- Demoras en los tiempos de desarrollo.

- Bajo cuestionamiento de los requerimientos necesarios para el desarrollo de las herramientas solicitadas.

Promotores de Mejora

- Personas encargadas de aplicar las metodologías que define el grupo de Planeación Institucional en cada una de las dependencias de la Entidad.

- Grupo conformado por ingenieros, administradores públicos y contadores.

- Conocen técnicamente los temas.

- En su mayoría cuentas con experiencia en otras áreas de la SDG.

- Resistencia al cambio. - Alta carga laboral. - Aunque los lineamientos que deben aplicar son definidos por el Equipo de Planeación Institucional, el jefe al que deben mostrar cumplimiento de tareas es al jefe de cada dependencia.

- Los jefes de cada dependencia en ocasiones delegan tareas que no tienen que ver con calidad.

Capacitados

- Servidores públicos que solicitan capacitaciones en alguno de los temas que maneja el Equipo de Planeación Institucional.

- Alto conocimiento de la Entidad.

- Alto nivel de experiencia en sus actividades.

- Resistencia al cambio. - Personas que manifiestan tener una alta carga laboral.


Paso 2: Análisis de problemas. El problema identificado en la Secretaría Distrital de Gobierno, es la baja efectividad de las capacitaciones que son brindadas por el grupo de Planeación Institucional de la Secretaría Distrital de Gobierno, esto se debe a diferentes factores, como la poca relevancia de estos temas para los servidores públicos y

Ilustración 4 Árbol de problemas


Paso 3: Análisis de objetivos

Ilustración 5 Árbol de Objetivos


Paso 4: Selección de estrategia óptima

Para la elección de la alternativa óptima, se establecerán criterios que calificarán cada una de las alternativas consideradas, estas alternativas propuestas se propondrán teniendo en cuenta buenas prácticas ejecutadas por otras organizaciones.

4.1. Identificación de acciones:

Ilustración 6 Árbol de acciones


4.2. Postulación de alternativas: Con la identificación de las acciones descritas en la ilustración anterior, se establecen las siguientes alternativas, las cuales pueden agruparse, pero se deben tener en cuenta los factores requeridos para que la implementación de estas alternativas sea beneficiosa para la entidad, adicionalmente, tener todas las alternativas al tiempo puede conllevar al gasto de recursos del grupo de Planeación Institucional sin obtener el beneficio esperado.

Las alternativas identificadas son:

Implementación de una herramienta virtual para realizar las

capacitaciones: Esta opción consiste en el desarrollo de una herramienta a la cual se pueda acceder a través de la intranet de la entidad y en la cual se almacene material de capacitación de los diferentes temas que maneja el grupo de Planeación Institucional para que la persona que necesite aclarar alguna duda específica de las metodologías pueda ingresar a la herramienta y solucionarla, sin necesidad de solicitar capacitación en todo el tema relacionado al grupo de Planeación Institucional de manera presencial. Esta alternativa también contribuirá a la reducción de tiempos del grupo de Planeación Institucional en capacitaciones que debe dictar y en la estandarización de conocimientos, puesto que el material al que se tendrá acceso será el mismo para todos los funcionarios de la SDG. Así mismo, la construcción del material será en conjunto con la Oficina Asesora de comunicaciones, la cual garantizará que el material sea más didáctico y de fácil entendimiento por parte de los capacitados.

Definición de cronograma de capacitaciones para los servidores

públicos: Esta opción consiste en la definición de un cronograma de capacitaciones en la cual se establecerán los horarios de capacitación de cada uno de los temas y el funcionario deberá realizar una inscripción para la asistencia a las mismas. Con este cronograma se reducirán los tiempos de invertidos en capacitación del Equipo de Planeación Institucional, puesto que estas no se realizarán de acuerdo a las solicitudes, si no, siguiendo un horario pre-establecido. Esta alternativa no presenta ninguna mejora en cómo se están dando las capacitaciones, lo que no garantiza que los servidores asistan nuevamente a las capacitaciones.

Capacitar a los capacitadores en pedagogía: Esta opción consiste en que un grupo de expertos en pedagogía sea contratado por la SDG, con el fin de que los capacitadores que conocen muy bien el tema desde el punto de vista técnico, pero que en ocasiones no saben cómo explicar el tema a personas que no conocen muy bien el tema. Esta alternativa no garantiza la reducción en tiempos de capacitación por parte del Equipo de Planeación Institucional, debido a que se seguirán atendiendo las solicitudes de capacitación de acuerdo a los requerimientos que realicen la entidad.

Contratación de un sistema de gestión para la entidad: La opción consiste en la adquisición de un sistema de gestión semiautomático en el que los procedimientos que maneja el grupo de Planeación Institucional sean validados por el sistema, reduciendo tiempos de capacitación y errores en la ejecución de procedimientos. La contratación de estos sistemas de gestión es ampliamente ofertada por diferentes compañías en Colombia, pero el costo es bastante alto, teniendo en cuenta que, en la mayoría de las ocasiones, se adquiere el derecho a la utilización del sistema, deben venir acompañados con gastos periódicos en la capacitación en el uso del sistema y en las actualizaciones o mejoras que se requieran.

4.3. Selección de la estrategia óptima:

Para la selección de la estrategia óptima se definirán 3 criterios en los cuales se evalúen cada una de las alternativas propuestas y la que tenga mayor puntuación será elegida como la mejor alternativa.

Se debe resaltar que las primeras 3 alternativas pueden llegar a ser complementarias, pero serán evaluadas individualmente, ya que la implementación de cada una requiere una inversión de tiempos por parte del grupo de Planeación Institucional considerable.

4.3.1. Definición de criterios: 1. Costo de implementación. 2. Reducción de tiempo de capacitación. 3. Apropiación de los temas de calidad por parte de los servidores

públicos de la SDG.

4.3.2. Ponderación de criterios: Los criterios descritos en el punto anterior, tendrán una ponderación diferente, de la siguiente manera: costo de implementación con un 25%, apropiación de los temas de calidad por parte de los capacitados tendrá un peso de 40% y la reducción de tiempo de capacitación tendrá un peso de 35%.

4.3.3. Evaluación de alternativas: Teniendo claro los criterios y el peso de cada uno, se dará una calificación de 1 a 5, siendo a 1 la calificación más baja y 5 la calificación más alta, por consiguiente, la alternativa con la calificación más alta será la óptima:

Tabla 2 Evaluación de alternativas

Alternativa Criterio Calificación Resultado Total

Implementación de una herramienta virtual para realizar las capacitaciones

1 3 0,75

4,15 2 5 2

3 4 1,4

Definición de cronograma de capacitaciones para los servidores públicos

1 5 1,25

3,15 2 3 1,2

3 2 0,7

Capacitar a los capacitadores en pedagogía

1 2 0,5

2,7 2 2 0,8

3 4 1,4

Contratación de un sistema de gestión para la entidad

1 1 0,25

2,5 2 3 1,2

3 4 1,05

Fuente: Elaboración propia, basado (Naciones Unidas, 2015) Teniendo en cuenta los criterios y calificaciones obtenidas de las anteriores alternativas, la alternativa óptima es: “Implementación de una herramienta virtual para realizar las capacitaciones”.

Paso 5: Elaborar Estructura Analítica del Proyecto - EAP Ilustración 7 Estructura Analítica del Proyecto


Paso 6: Construcción de Componentes de Matriz de Marco Lógico 6.1. Resumen Narrativo

Según la metodología de la CEPAL para la identificación de proyectos, se manejan las siguientes convenciones que se utilizarán en las tablas de resumen narrativo y de

F: Fin.

P: Propósito.

C: Componentes.

A: Actividades. Tabla 3 Resumen Narrativo

Resumen Narrativo

F.1. Capacitaciones virtuales para los servidores públicos de la SDG F.2. Auto capacitaciones virtuales para los servidores públicos de la SDG F.3. Reducción del tiempo invertido por el grupo de Planeación Institucional en las capacitaciones F.4. Aumento de la efectividad en el desarrollo de los procesos de calidad de la Entidad F.5. Estandarización de los conocimientos y procedimientos

P. Aumento de la efectividad de las capacitaciones del grupo de Planeación Institucional de la Secretaría Distrital de Gobierno

C.1. Poner en disposición de los servidores públicos herramienta con material de capacitación C.2. Brindar material didáctico y de fácil acceso con el cual cada persona se pueda capacitar autónomamente

A.1.1 Diseñar la herramienta de capacitación virtual A.1.2 Implementar herramienta de capacitación virtual A.1.3 Diseñar espacio de preguntar frecuentes dentro de la herramienta A.1.4 Desarrollar espacio de preguntas frecuentes A.1.4.1 Realizar análisis e inventario de preguntas específicas frecuentes

A.2.1 Elaborar material con información sobre los temas de calidad A.2.2 Desarrollar material didáctico y ponerlo en disposición en la herramienta


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Pasos 7 y 8: Diseño de Indicadores, métodos de verificación.

Los indicadores propuestos se encuentran enfocados en medir el cumplimiento de los objetivos establecidos con la consecución del proyecto y teniendo como supuesto que serán aceptados por los involucrados del mismo.

Tabla 4 Indicadores y Métodos de Verificación

Resumen Narrativo

Indicador Meta

Medios de verificación

Fuente de Información

Método de Recolección

Método de análisis

Frecuencia Responsable

F.1. Capacitaciones virtuales para los servidores públicos de la SDG F.2. Auto capacitaciones virtuales para los servidores públicos de la SDG F.3. Reducción del tiempo invertido por el grupo de Planeación Institucional en las capacitaciones F.4. Aumento de la efectividad en el desarrollo de

F.1.1. Cantidad de funcionarios públicos capacitados a través de la herramienta virtual.

F.1.1. Al finalizar la implementación de la herramienta un 90% de los servidores públicos se han auto capacitados de manera virtual

Registro de funcionarios que han ingresado a la herramienta.

Descargue de información generada por el aplicativo

Estadístico Mensual Equipo de Planeación Institucional

F.2.1. No. De requerimientos para soporte de la herramienta

F.2.1. Al finalizar el proyecto los requerimientos en el aplicativo GLPI se reducirán un 50%

Registro de funcionarios que han ingresado a la herramienta

Aplicativo GLPI de requerimientos de soporte técnico


F.3.1. Cantidad de horas invertidas en capacitaciones por el Equipo de Planeación Institucional

F.3.1. Al finalizar el proyecto el grupo de Planeación Institucional disminuirán en un 90% la intensidad horaria de capacitaciones

Registros de capacitación presencial.

Diligenciamiento de las actas de capacitación


25

Resumen Narrativo

Indicador Meta






los procesos de calidad de la Entidad F.5. Estandarización de los conocimientos y procedimientos

F.3.2. Cantidad de horas invertidas en cada capacitación.

F.3.2. Al finalizar el proyecto el tiempo de una capacitación del grupo de Planeación Institucional disminuirá un 70%

Registros de capacitación presencial.

Diligenciamiento de las actas de capacitación


F.4.1. No. De Servicios No Conformes reportados en la herramienta

F.4.1. Disminución de un 30% los reportes de Servicio No Conforme

Reportes en el aplicativo por cada promotor de mejora

Información consolidada de los reportes Trimestrales de SNC

Estadístico Trimestral Equipo de Planeación Institucional

F.5.1. Calificación obtenida por los funcionarios sobre las herramientas de calidad

F.5.1. 85% de los servidores aprueben la evaluación

Registros de evaluación sobre las herramientas de calidad.

Información consolidad de las evaluaciones realizadas

Estadístico Permanente Equipo de Planeación Institucional


P.1No. de capacitaciones hechas a la misma persona

P.1 Que el 5% de los funcionarios solicite una segunda capacitación sobre los temas

Registros de capacitación presenciales y registros de capacitación de la herramienta.

Informes de capacitación consolidada.

Estadístico Permanente Equipo de Planeación Institucional

26

Resumen Narrativo

Indicador Meta







C.1 Nivel de implementación de la herramienta

C.1 Herramienta implementada en la SDG

Avances en la ejecución del cronograma de implementación de la herramienta.

Informes de avance en implementación de la herramienta

Simple verificación

Mensual Equipo de Planeación Institucional

C.2 Cantidad de material colgado en la herramienta de capacitación/Cantidad de material que debe cargarse en la herramienta

C.2 Herramienta con la totalidad de las metodologías programadas cargadas en la herramienta.

Herramienta publicada en la intranet

Evidencia del material publicado


Permanente Equipo de Planeación Institucional

A.1.1 Diseñar la herramienta de capacitación virtual A.1.2 Implementar herramienta de capacitación virtual A.1.3 Diseñar espacio de preguntar frecuentes dentro de la herramienta A.1.3.1 Realizar análisis e inventario de preguntas

A.1.1 Nivel de avance de diseño de la herramienta con los requerimientos solicitados por el Equipo de Planeación Institucional

A.1.1 Herramienta diseñada y aprobada por la alta dirección

Herramienta diseñada lista para pasar a producción

Acta de aprobación de la herramienta


Al inicio de implementación

Alta dirección

A.1.2 Nivel de avance de implementación de la herramienta

A.1.2 Una herramienta de capacitación implementada en la fecha establecida.

Herramienta publicada a través de la intranet.

Evidenciar herramienta publicada



A.1.3 Nivel de avance de diseño de espacio para preguntas en la herramienta

A.1.3 Campo de pregunta frecuentes en la herramienta

Herramienta de capacitación

Evidenciar campo de preguntas en la herramienta



27

Resumen Narrativo

Indicador Meta






específicas frecuentes A.2.1 Elaborar material con información sobre los temas de calidad A.2.2 Desarrollar material didáctico y ponerlo en disposición en la herramienta

A.1.3.1 No. De preguntas realizadas en el campo destinado para ello

A.1.3.1 100% de las preguntas encontradas como frecuentes publicadas en el espacio destinado para ello

Historial de las preguntas puntuales más recientes que le realizan al Equipo de Planeación Institucional

Encuestas e revisión de historial de las preguntas frecuentes realizadas al grupo de Planeación Institucional

Estadístico Semestral Equipo de Planeación Institucional

A.2.1. Nivel de avance de elaboración de material (temas) de capacitación

A.2.1. Elaboración de material (temas) de capacitación en tiempo establecido

Informes de avances de elaboración de material (temas) para capacitaciones

Seguimiento de cronograma



A.2.12 Nivel de avance de elaboración de material didáctico de las capacitaciones

A.2.1. Elaboración de material didáctico de capacitación en tiempo establecido

Informes de avances de elaboración de material didáctico para capacitaciones

Seguimiento de cronograma




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7.1. Identificación de supuestos. Tabla 5 Supuestos

Nivel Supuestos Factores de riesgo

Financiero Político Social Ambiental Legal

Fin

Los funcionarios públicos no pondrán resistencia al cambio de procedimiento de capacitaciones (de presencial a virtual).

X

Los funcionarios públicos realizarán las capacitaciones de manera autónoma sin solicitar soporte al Equipo de Planeación Institucional

X

Propósito Las capacitaciones virtuales darán las misma o mejores herramientas que una capacitación de manera presencial, los funcionarios

X

Componentes Se contará con la infraestructura para implementar la herramienta virtual

X

La alta dirección aprobará la participación incondicional del equipo de comunicaciones para el desarrollo de material interactivo para las capacitaciones

X X

Actividades La alta dirección aprobará el presupuesto necesario para la implementación de la herramienta propuesta. X X

La alta dirección aprobará la participación del equipo de TIC´s para el desarrollo y puesta en marcha de la herramienta X X


8. Matriz de Marco Lógico (MML)

Tabla 6 Matriz de Marco Lógico (MML)

Resumen Narrativo Indicadores Medios de Verificación

Supuestos

F.1. Capacitaciones virtuales para los servidores públicos de la SDG F.2. Auto capacitaciones virtuales para los servidores públicos de la SDG F.3. Reducción del tiempo invertido

F.1.1. Cantidad de funcionarios públicos capacitados a través de la herramienta virtual. F.2.1. No. De requerimientos para

- Registro de funcionarios que han ingresado a la herramienta.

- Registros de capacitación presencial.

- Reportes en el aplicativo por

-Los funcionarios públicos no pondrán resistencia al cambio de procedimiento de capacitaciones (de presencial a virtual). -Los funcionarios públicos realizarán las capacitaciones de manera autónoma sin

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Supuestos

por el grupo de Planeación Institucional en las capacitaciones F.4. Aumento de la efectividad en el desarrollo de los procesos de calidad de la Entidad F.5. Estandarización de los conocimientos y procedimientos

soporte de la herramienta F.3.1. Cantidad de horas invertidas en capacitaciones por el Equipo de Planeación Institucional F.3.2. Cantidad de horas invertidas en cada capacitación. F.4.1. No. De Servicios No Conformes reportados en la herramienta F.5.1. Calificación obtenida por los funcionarios sobre las herramientas de calidad

cada promotor de mejora - Registros de evaluación sobre

las herramientas de calidad.

solicitar soporte al Equipo de Planeación Institucional


P.1No. de capacitaciones hechas a la misma persona

-Registros de capacitación presenciales y registros de capacitación de la herramienta

Las capacitaciones virtuales darán las misma o mejores herramientas que una capacitación de manera presencial, los funcionarios


C.1 Nivel de implementación de la herramienta C.2 Cantidad de material colgado en la herramienta de capacitación/Cantidad de material que debe cargarse en la herramienta

-Avances en la ejecución del cronograma de implementación de la herramienta. -Herramienta publicada en la intranet

Se contará con la infraestructura para implementar la herramienta virtual La alta dirección aprobará la participación incondicional del equipo de comunicaciones para el desarrollo de material interactivo para las capacitaciones

A.1.1 Nivel de avance de diseño de la herramienta con los requerimientos solicitados por el Equipo de Planeación Institucional A.1.2 Nivel de avance de implementación de la herramienta A.1.3 Nivel de avance de diseño de

A.1.1 Nivel de avance de diseño de la herramienta con los requerimientos solicitados por el Equipo de Planeación Institucional A.1.2 Nivel de avance de implementación de la

Herramienta diseñada lista para pasar a producción Herramienta publicada a través de la intranet Herramienta de capacitación Historial de las preguntas puntuales más recientes que le

La alta dirección aprobará el presupuesto necesario para la implementación de la herramienta propuesta. La alta dirección aprobará la participación del equipo de TIC´s para el desarrollo y puesta en marcha de la herramienta

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Supuestos

espacio para preguntas en la herramienta A.1.3.1 No. De preguntas realizadas en el campo destinado para ello A.2.1. Nivel de avance de elaboración de material (temas) de capacitación A.2.12 Nivel de avance de elaboración de material didáctico de las capacitaciones

herramienta A.1.3 Nivel de avance de diseño de espacio para preguntas en la herramienta A.1.3.1 No. De preguntas realizadas en el campo destinado para ello A.2.1. Nivel de avance de elaboración de material (temas) de capacitación A.2.12 Nivel de avance de elaboración de material didáctico de las capacitaciones

realizan al Equipo de Planeación Institucional Informes de avances de elaboración de material para capacitaciones


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3. METODOLOGÍA El desarrollo del proyecto se realiza a través de los lineamientos básicos establecidos para los proyectos de pre-factibilidad, esto teniendo en cuenta que para la implementación del proyecto se hace necesaria la utilización de recursos públicos, lo cual requiere de diferentes requisitos en términos de recursos y tiempos para su aprobación por parte del ordenador del Gasto de la entidad.

3.1 Fases de la investigación. A continuación, se describe cada una de las partes que compone la investigación, con el fin de describir los pasos tenidos en cuenta para llevar al proyecto.

3.1.1. Definición del problema. Para iniciar con el planteamiento del proyecto, se procedió a realizar la identificación de los problemas encontrados en la cotidianidad de las labores desempeñadas en cada una de las organizaciones para las cuales se labora

En de los problemas identificados, uno en especial llamó la atención del grupo, ya que está relacionado con las Entidades públicas, las cuales en este momento requieren gran atención, con el fin de que mejoren la percepción que tiene la ciudadanía, sobre las labores que se desarrollan en estas organizaciones.

Una vez se identificó la problemática que iba a ser estudiada en el proyecto (Baja efectividad de las capacitaciones del grupo de Planeación Institucional de la Secretaría Distrital de Gobierno), se procede a realizar un análisis de los actores que influían sobre la problemática y con esta identificación se pasa a realizar los diagramas de árbol de problemas y de objetivos, para así plantear diferentes alternativas de solución a este fenómeno.

Cada una de las posibles soluciones Fue evaluada conjuntamente con algunos de los actores identificados al inicio, para así obtener la solución que más se ajustaba a las necesidades, variables y requerimientos de la Entidad. La solución que se seleccionó es desarrollada a lo largo de este proyecto.

3.1.2. Definición de Marco Referencial Conforme a la alternativa seleccionada, se realiza una búsqueda sobre la terminología relacionada con el proyecto, esto con el fin de poder comprender de una mejor manera la literatura sobre el tema, y poder realizar un trabajo con las herramientas necesarias para comprenderlo fácilmente, sin importar quien lo esté leyendo.

Adicionalmente, se procede a describir de manera detallada el estado del Sector en donde se desenvuelve el proyecto (entidades de carácter público) junto con una descripción de la entidad y el grupo de Planeación Institucional quienes son los involucrados principales en la articulación del proyecto.

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3.1.3. Identificación del proyecto.

Una vez identificado el problema, a través de la metodología de Enfoque de

Marco Lógico establecido por la CEPAL, la cual establece 8 pasos para la

identificación y formulación de proyectos, cada uno de estos pasos se describe

y desarrolla atendiendo a lo establecido en esta medología.

3.1.4. Estudio de mercado Teniendo en cuenta la alternativa seleccionada, se prosigue a indagar sobre las características y estado sobre sector del proyecto a nivel internacional y nacional (Herramientas de aprendizaje online) y las tendencias que diferentes autores consideran que se van a dar en este tema para los próximos años.

Una vez se describe el estado del sector económico se realiza un análisis de la demanda y oferta, teniendo en cuenta fuentes información primarias y secundarias obtenidas principalmente de históricos conservados en la Entidad y literatura disponible relacionada con el tema en mención.

Mediante la obtención de datos históricos se procede a realizar pronósticos del número de capacitaciones que se van a realizar durante los próximos 5 años.

3.1.5. Estudio Técnico Una vez conocidos los volúmenes a ser atendidos, se especifican los requerimientos y actividades necesarias para la consecución del proyecto, este estudio y descripción de actividades se divide en tres partes:

La primera parte con la definición del proceso, en donde se describe el proceso de implementación del Sistema de Aprendizaje Virtual a través del cual se darán las capacitaciones.

La segunda parte describe las especificaciones y actividades a realizar para el desarrollo del producto, es decir las capacitaciones.

Posteriormente se realiza un análisis del precio de la herramienta, haciendo uso principalmente de los costos de implementación y los beneficios generados para la Entidad, abstrayendo estas ventajas a términos monetarios.

3.1.6. Estudio Ambiental Finalizados los estudios de mercado, técnico y financiero, se realiza un análisis de toda la normatividad vigente que debe ser tenida en cuenta para la implementación del proyecto desde el punto de vista ambiental, todas las normas son consolidadas en un normograma ambiental ajustando las normas aplicables para la Entidad.

3.1.7. Estudio Financiero De acuerdo con los costos y beneficios que presenta la implementación del

proyecto, se procede a realizar la evaluación financiera del proyecto a través de

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los flujos de caja bajo 6 posibles escenarios, esta evaluación se realiza bajo 2

parámetros el Valor Presente Neto y la Tasa Interna de Retorno del proyecto.

4. ESTUDIO DE MERCADO El desarrollo del estudio de mercado estará dado por una descripción general del producto, y se procederá a realizar una búsqueda de los comportamientos de venta y compra de artículos con estos mismos atributos en el ámbito nacional e internacional, una vez analizado el sector en el que se desenvuelve el producto se describe la demanda del producto, realizando una segmentación del mercado, y describiendo las características del segmento elegido para realizar el proyecto. Con los datos recolectados se estudia su comportamiento con el fin de realizar pronósticos de la mismas y realizar un análisis de la oferta, finalmente se procede a realizar un análisis sobre la relación entre la oferta y la demanda estudiadas.

4.1. Caracterización del Producto. Conforme a los estudios realizados para la identificación del proyecto y con base en el resultado de la calificación de las alternativas propuestas (Herramienta de aprendizaje virtual; plan y cronograma de capacitación; Capacitación en pedagogía a los capacitadores; o Adquisición de un sistema de gestión de la Entidad), se tiene que el producto (para este caso un servicio), que va a ser desarrollado es:

Un Sistema para el manejo del aprendizaje en línea para los funcionarios públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno.

La herramienta descrita es parametrizada e instalada con uso de Moodle el cual es un software libre, este tendrá manejo por pate de la Dirección de Tecnologías e información, se escoge un software libre teniendo en cuenta que para realizar la compra de una herramienta comercial, se debería justificar de manera muy amplia y detallada el no uso de alternativas de coste cero, esto con el fin de blindar a la Entidad pública de un posible detrimento patrimonial por no hacer el uso debido de los recursos con los que ya cuenta la Entidad.

La estructuración de la herramienta está contemplada con la colaboración de los integrantes del grupo de Planeación Institucional quienes lideran el tema de metodológico y de contenidos a tener por el sistema; la oficina Asesora de Comunicaciones quienes son los encargados de desarrollar la estrategia de gestión del cambio, apropiación de la herramienta y de modificación de los contenidos de acuerdo a la imagen institucional; y La dirección de Tecnologías e Información quienes tienen como tareas el desarrollo de la herramienta a nivel de flujos de información, pruebas y puesta en producción de la herramienta; todo bajo la coordinación y el seguimiento de la alta dirección.

La herramienta estará disponible desde la intranet de la Entidad, con el fin de que esté apta para su uso en cualquier momento por parte de los funcionarios públicos.

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Los resultados esperados con la puesta en producción de esta herramienta es la disminución significativa (al menos en un 70%) en el número de capacitaciones presenciales dictadas por el grupo de Planeación Institucional y por los profesionales designados en las demás dependencias para realizar estas actividades, así mismo, también se espera que los tiempos de respuesta ante las solicitudes de capacitación disminuyan, esperando que estas sean casi inmediatas, esto teniendo en cuenta que la herramienta estará disponible en todo momento desde la intranet de la Entidad, donde reposará el material con la información requerida, documentación relacionada, preguntas frecuentes y evaluaciones para medir la apropiación de los temas que contiene el sistema.

La herramienta está compuesta por diferentes módulos, cada uno sobre una temática en especial, que estarán disponibles en a través de un link dispuesto en la intranet para que los funcionarios ingresen a la herramienta, al módulo que deseen. Los temas por desarrollar son descritos en Tabla 7: Temáticas módulos Sistema de Aprendizaje en Línea:

Tabla 7: Temáticas módulos Sistema de Aprendizaje en Línea

Tema

Marco Estratégico

Mejora Continua

Planes de gestión de desempeño

Riesgos

Gestión del patrimonio documental

Elaboración de estudios y documentos previos

Contratación (Secop II)

Supervisión e interventoría del contrato

Gestión ambiental

Plan de Desarrollo Local

Inspección, vigilancia y control para obras y urbanismo

Inspección, vigilancia y control para espacio público

Inspección, vigilancia y control para establecimientos de comercio

Plan Anticorrupción

Reubicación de servidores públicos.

Seguridad y Salud en el Trabajo

Planes de emergencia

Seguridad de la información

Fuente: Elaboración propia

Estos temas fueron elegidos de acuerdo con el número de capacitaciones que son solicitadas sobre estos temas o solicitudes en aclaraciones sobre los documentos que normalizan las actividades de los mismos.

Por otra parte, aunque no hace parte del alcance de este proyecto, la implementación y apropiación de la herramienta puede ser utilizada para dar cumplimiento a diversos requerimientos que por norma deben ser acatados por las entidades públicas, como la inducción y reinducción de servidores públicos,

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el conocimiento del marco estratégico de la entidad por parte de todos los funcionarios, entre otros.

4.2. Descripción del Sector El E-learning es un servicio que se encuentra dentro del sector de las TI (Tecnologías de Información), razón por la cual en la mayoría de las ocasiones este servicio es tercerizado (BPO&O) por las organizaciones (Ministerio de Comercio, 2008), ambos sectores (TI y BPO&O) se encuentran catalogados como emergentes en Colombia, lo cual es bueno, ya que existe un gran nicho de mercado por ser explotado.

Con el fin de realizar una búsqueda mucho más depurada, se revisa detenidamente el estado del Sector de las TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones), las cuales durante los últimos años se han convertido en la herramienta para generar aumentos en la productividad de las compañías, esto como consecuencia del uso de nuevas tecnologías en los procesos productivos como racero para la medición de la competitividad y la productividad de una empresa frente a sus competidores.

Sin embargo, la productividad también está muy relacionada con la capacidad de tener empleados eficientes y en constante actualización, entrenamiento y con el conocimiento de sus cargos, lo cual se logra con mayor efectividad si se utilizan herramientas tecnológicas como el e-learning que permite mejorar los procesos de la compañía con empleados capacitados, sin gastar mucho tiempo o recursos económicos, según (CINTEL, 2003)

De acuerdo a (CINTEL, 2003), los índices de crecimiento de industrias como informática, desarrollo de software y telecomunicaciones ha presentado durante los últimos años un crecimiento con un ritmo más acelerado al de otras industrias tradicionales en los países desarrollados, debido en buena parte a que las TIC presentan mejoras en los procesos de los demás sectores económicos, lo cual ha promovido su implementación en prácticamente todos los sectores económicos.

4.2.1. E-learning en el mundo El informe “E-Learning Market Trends & Forecast 2014 - 2016 Report” de la

empresa especializada en sistemas e-learning DOCEBO, divide el mercado e-

learning en tres subsectores dominantes: contenidos, herramientas de autor y

plataformas de aprendizaje (Santamans, 2014), tal como se evidencia en la

Ilustración 8 Total mercado E-Learning.

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Ilustración 8 Total mercado E-Learning

Las previsiones que muestra el mercado con las actividades relacionadas con la elaboración y el diseño de paquetes de contenidos facturarán, en el horizonte de 2016, una cuantía próxima a 38.000 millones de dólares y, de los tres subsectores, será el de mayor potencial de crecimiento en el período 2013-2016. Los otros dos anotarán incrementos muy modestos.

Por un lado, el mercado LMS —Learning Managament System— superará los 3.200 millones de dólares y, por último, el apartado de otros servicios relacionados con la formación on-line rozará un volumen de negocio cercano a 10.000 millones de dólares. Según este mismo informe, el consumo total de productos educativos on-line en el mundo se elevó a 40.605 millones de dólares y espera superar los 51.000 millones en 2016.

El subsector al cual pertenece el proyecto es al mercado LMS, el cual, aunque no crece en la misma proporción que el de los otros 2 subsectores, tiene una cantidad de dinero que puede ser aprovechada por los proveedores de este tipo de herramientas. Realizar una medición en el mundo de las previsiones de crecimiento del E-Learning en el mundo es poco diciente, ya que como bien es sabido existen zonas en los que el tema de aprendizaje se encuentra a niveles mucho más altos que los países en vías de desarrollo.

Por esta razón el autor del estudio realiza una desagregación de los montos generales por las regiones del mundo, esta distribución es susceptible de un análisis más detallado y se puede visualizar en la Ilustración 9 Total mercado E-Learning Desagregado:

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Ilustración 9 Total mercado E-Learning Desagregado

En la Ilustración 9 Total mercado E-Learning Desagregado se observa como este mercado en gran parte se encuentra concentrado en américa del Norte, Europa Occidental y Asia, acumulando aproximadamente un 91,26% del total, mientras que el mercado específico de América Latina tiene una participación del 3,9%.

El análisis de estos datos es poco alentador si se muestra el comportamiento histórico, desarrollado por los autores tiene como objetivo realizar pronósticos del comportamiento del E-learning en cada una de estas zonas, dando como resultado que américa latina es una zona potencial para la implementación del E-Learning, dado que se espera que aumente la presencia de este servicio en esta zona en un 14%.

Los analistas se atreven a asegurar que cuatro países se van a erigir como puntos de mayor crecimiento: Brasil presentará una expansión cifrada en un 21,5%, Colombia lo hará en un 18,6%, Bolivia en un 17,8% y Chile en el 14,4%, teniendo como protagonistas a las Entidades públicas para el caso de Colombia, a través de los diferentes planes y programas de gobierno, los cuales se centran en gran parte en la alfabetización, capacitación y tecnificación de la población, a través de programas de educación, generalmente virtuales y por consiguiente ampliando la cobertura de internet a zonas alejadas de las ciudades principales del país, para el caso de Colombia este programa se conoce como Colombia Vive Digital, programa que está siendo liderado por el ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Por otra parte, se encuentra un estudio realizado por la empresa (Capterra, 2015), donde se indican las cifras del uso de LMS (Learning Management Systems), de acuerdo a los diferentes sectores económicos, en este estudio se evidencia que el usos de e-learning se da principalmente en organizaciones del sector educativo, seguido de las empresas del sector TIC (12%) y manufacturas (9%), mientras que el sector gubernamental tiene una penetración solo del 2%, esto nos indica que se encuentra un gran potencial por explorar en el sector donde se va a desarrollar este proyecto. En la

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Ilustración 10 Top de industria que utilizan LMS - E-Learning se presenta el detalle de esta desagregación:

Ilustración 10 Top de industria que utilizan LMS - E-Learning

Fuente: LMS Industry User Research Report: Capterra, 2015

4.2.2. E-Learning en Colombia Como se muestra en la descripción del E-Learning en el mundo, Colombia ha presentado un incremento en este sector durante la última década, esto puede evidenciarse a través de las tasas de crecimiento que ha presentado el sector TIC dentro del grupo de los países que se encuentra en desarrollo, estos indicadores son dados por diferentes entidades reconocidas por su medición de la competitividad y desarrollo de las tecnologías en el mundo. (CINTEL, 2003).

El tema del E-Learning específicamente en Colombia no cuenta con estudios detallados en donde se pueda medir de manera fiable la cantidad de dinero que maneja este mercado o pronósticos que puedan dar algún indicio del comportamiento de este tipo de herramientas en los próximos años, es por esta razón que para el proyecto, se asumirá que el comportamiento del E-Learning será similar al del Sector TIC’s específicamente en el desarrollo de Software el cual abarca las herramientas de aprendizaje online.

Según (MinTIC & FEDESOFT, 2012) el desarrollo de software se está convirtiendo en una de las locomotoras de la economía, ya que, el aporte del PIB por cuenta de la fabricación de programas informáticos ya supera el 1% del total y se espera que crezca de una manera más acelerada que otros sectores muy importantes de la economía colombiana como la agricultura, la construcción y la ganadería.

Este fenómeno se debe a que el desarrollo de software no contempla solamente el proceso de diseño y fabricación, sino también todo lo relacionado con servicio al cliente y mantenimiento; aunque todavía el país se encuentra lejos de llegar a cifras de países como India o Estados Unidos, la brecha es

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cada vez más corta con los países de la zona de américa latina como Uruguay y Chile.

Según cifras del Ministerio de las Telecomunicaciones y Fedesoft, el gremio más conocido del sector, en la anterior década las ventas por fabricación de software representaron $2,6 billones mientras que para inicios de este quinquenio la cifra ascendía a los $8,9 billones (MinTic, 2016).

“La fábrica y actividades relacionadas con el software están creciendo a un ritmo de 18% anual y hay no menos de 1.300 compañías que desarrollan estos productos en Colombia, 90% de ellas Mipymes”, explica Paola Restrepo, presidente de Fedesoft.

El avance en calidad también es meritorio. Dos empresas colombianas fueron incluidas por la consultora internacional Gartner por su liderazgo y competitividad de sus productos. Se trata de Open System, dedicada a software para servicios públicos, y Visión Software, que trabaja en soluciones de movilidad y teletrabajo, entre otras.

En cuanto a la exportación de programas informáticos con talento local, Estados Unidos es el principal destino, con 29%, le sigue España con 19% y Ecuador con 11%. Esto empieza a demostrar como el mercado internacional empieza a ver a Colombia con un potencial proveedor, interesante en la Región.

4.3. Análisis de la Demanda. Con el fin de identificar la población objetivo dentro del alcance del proyecto, se procede a realizar una segmentación del mercado, para establecer de una mejor manera las necesidades y expectativas de este grupo, para que con base en estas se pueda desarrollar de una mejor forma el sistema de aprendizaje en línea.

4.3.1. Segmentación del Mercado Las herramientas para realizar capacitaciones virtuales, se están comercializando cada vez con más frecuencia en todas las empresas tanto privadas como públicas, con el fin de dar cumplimiento a diferentes numerales de normas, estas compañías se certifican generalmente con el fin de tener, una mejora en la percepción que se tiene sobre sus procesos productivos, en la mayoría de los casos las normas en las cuales se realizan este tipo de certificaciones son la ISO:9001 (para empresas privadas) o la NTC GP:1000 (para empresas públicas), existen otro tipo de certificaciones para actividades económicas específicas y en este tipo de casos el trabajo de la certificación no es mejorar la percepción de la empresa, sino que es un requisito para poder participar en licitaciones con el estado o porque la ley reglamente la certificación en la norma para poder realizar actividades de este sector económico.

Con el fin de conocer las características con un nivel de especificidad mucho más preciso y exacto, es necesario realizar un estudio en un segmento mucho más cerrado y del cual se pueda tener información con facilidad, bajo estos criterios la segmentación por cercanía geográfica hace que el estudio se lleve a

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cabo solamente en la Ciudad de Bogotá y por facilidad de recolección de la información en un principio el proyecto podría ser llevado a cabo en entidades públicas de Bogotá.

Con el fin de establecer el segmento del mercado de una manera más precisa se realiza la aplicación de la Matriz de afinidad clientes-características, actualmente en el distrito se encuentra más de 50 entidades públicas a lo largo y ancho del territorio distrital, lo cual haría el manejo de la matrices muy dispendioso, por esta razón son elegidas 5 entidades públicas ubicadas en el centro del distrito las cuales son candidatas ideales para establecer la segmentación debido a la accesibilidad de las entidades, las entidades (clientes) seleccionadas son las descritas en la Tabla 8 Conjunto de clientes:

Tabla 8 Conjunto de clientes

Notación Cliente

C1 Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones

C2 Secretaría Distrital de Gobierno

C3 Secretaría Distrital de Hacienda

C4 Departamento Administrativo de la Función Pública

C5 Personería de Bogotá


Para la definición de las características son definidas las siguientes variables críticas para el desarrollo del proyecto descritos en la Tabla 9 Conjunto de características:

Tabla 9 Conjunto de características

Notación Características

T1 Acceso a la información

T2 Infraestructura Tecnológica

T3 Número de dependencias

T4 Cantidad de procesos

T5 Cobertura


Las calificaciones y descripciones de cada una de las características son:

Acceso a la información: el desarrollo de un sistema de aprendizaje en línea requiere el levantamiento de información de procesos y procedimientos de la entidad, razón por la cual la disonibilidad y oportunidad de este tipo de documentación es esencial para el desarrollo del producto.

Infraestructura tecnológica: La disponibilidad de servidores, computadores e infraestructura de red, son de vital importancia a la hora de implementar un sistema de aprendizaje que va a ser totalmente en línea, es por esta razón que es considerada dentro de las variables críticas a tener en cuenta en la segmentación del mercado.

Número de dependencias: Debido a la inversión que se debe realizar para la implementación del sistema de aprendizaje, el número de personas que van a realizar las capacitaciones determinará la viabilidad del proyecto, el

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dato exacto de número de personas que trabajan en la entidad no es un dato fácil disponible en cada una de las entidades que fueron elegidas, se toma el número de dependencias de la entidad como variable de estudio.

Cantidad de procesos: La implementación del sistema de aprendizaje será más útil en la medida que haya más temáticas con las cuales alimentar el sistema, es por esta razón que entre más procesos habrán más temáticas para capacitar; se considera que el número de procesos no debe pasar de 25, pues la existencia de un número mayor de procesos puede generar problemas de priorización de temáticas.

Cobertura: Se definen dos tipos de cobertura para las entidades (Distrital y Nacional), ara el proyecto será mejor la cobertura distrital pues en el caso de entidades nacionales, la implementación del sistema de aprendizaje requiere el uso de más recursos para su despliegue en cada una de las dependencias que tenga la entidad a Nivel Nacional.

La información es consolidad a partir de la página web de cada una de las entidades que son estudiadas, y es consolidada en la Tabla 10 Información página web de Entidades:

Tabla 10 Información página web de Entidades

Número de

dependencias Cantidad de

procesos Cobertura

C1 62 22 Nacional

C2 44 19 Distrital

C3 71 53 Distrital

C4 39 14 Nacional

C5 62 13 Distrital


Con la información consolidada, las calificaciones que son asignadas a cada una de las entidades objeto de estudio se presentan en la Tabla 11Matriz R:

Tabla 11Matriz R

T1 T2 T3 T4 T5

C1 0,4 0,9 0,8 0,8 0,4

C2 0,9 0,7 0,7 0,7 0,9

C3 0,6 0,8 0,9 0,6 0,9

C4 0,4 0,8 0,6 0,5 0,4

C5 0,5 0,3 0,8 0,5 0,9


Teniendo en cuenta la literatura acerca de la metodología de la matriz de afinidad, se considera que los rangos inferiores a 0.7 no son relevantes como clientes del proyecto entonces se calculan sub-matrices definidas en la Tabla 12 Matriz R7:

Tabla 12 Matriz R7

T1 T2 T3 T4 T5

C1 0 1 1 1 0

C2 1 1 1 1 1

C3 0 1 1 0 1

C4 0 1 0 0 0

C5 0 0 1 0 1

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A partir de las calificaciones asignadas a cada uno de los clientes, se establece el conjunto potencia (power set) de C, establecido en la Tabla 13 Conjunto potencia:

Tabla 13 Conjunto potencia

Cliente Característica

{c1} T2, T3, T4

{c2} T1, T2, T3, T4, T5

{c3} T2, T3, T5

{c4} T2

{c5} T3, T5

{c1 , c2} T2, T3, T4

{c1, c3} T2, T3

{c1, c4} T2

{c1, c5} T3

{c2, c3} T2, T3, T5

{c2,c4} T2

{c2, c5} T3, T5

{c3,c4} T2

{c3 , c5} T3, T5

{c4, c5} 0

{c1, c3 , c5} T3

{c1, c3, c4} T2

{c1, c2, c3} T2, T3

{c1,c2,c4} T2

{c1, c2, c5} T3

{c2, c3, c4} T2

{c2, c3, c5} T3, T5

{c3, c4, c5} 0

{c1, c4, c5} 0

{c2, c4, c5} 0

{c1, c2, c3, c4} T2

{c1, c2, c3, c5} T3

{c2, c3, c4, c5} 0

{c1 , c3 , c4 , c5} 0

{c1 , c2 , c4 , c5} 0

{c1, c2, c3, c4, c5} 0


Al eliminar los conjuntos vacíos y los subconjuntos de P(c) se obtiene el siguiente conjunto potencia depurado (ver Tabla 14 Conjunto potencia depurado):

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Tabla 14 Conjunto potencia depurado

Cliente Característica

{c2} T1, T2, T3, T4, T5

{c1 , c2} T2, T3, T4

{c2, c3} T2, T3, T5

{c1, c2, c3} T2, T3

{c2, c3, c5} T3, T5

{c1, c2, c3, c4} T2

{c1, c2, c3, c5} T3


Conforme al conjunto potencia depurado se obtienen los siguientes subrelaciones de afinidad (ver Tabla 15 Subrelaciones de afinidad):

Tabla 15 Subrelaciones de afinidad

Cliente T1 T2 T3 T4 T5

C2 0,9 0,7 0,7 0,7 0,9

Cliente T2 T3 T4 C1 0,9 0,8 0,8

C2 0,7 0,7 0,7 Cliente T2 T3 T5

C2 0,7 0,7 0,9 C3 0,8 0,9 0,9 Cliente T2 T3

C1 0,9 0,8 C2 0,7 0,7 C3 0,8 0,9 Cliente T3 T5

C2 0,7 0,9 C3 0,9 0,9 C5 0,8 0,9 Cliente T2

C1 0,9 C2 0,7 C3 0,8 C4 0,8 Cliente T3

C1 0,8 C2 0,7 C3 0,9 C5 0,8 Fuente: Elaboración propia

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Finalmente, con las subrelaciones de afinidad establecidas, se procede a realizar el gráfico del retículo de Galois, el cual se muestra en la Ilustración 11 Retículo de Galois:

Ilustración 11 Retículo de Galois


Este gráfico del retículo de Galois representa que el cliente que cumpla con la mayor cantidad de características, es el indicado para ser atendido, para el caso estudiado el cliente que presenta estas particularidades es la Secretaría Distrital de Gobierno, entidad en la que se desarrolla el proyecto.

4.3.1.1. Cliente objetivo

De acuerdo con la segmentación del mercado realizada, la Secretaría Distrital

de Gobierno, es la entidad en la cual se realizará el proyecto d estructuración e

implementación del sistema de aprendizaje en línea, es decir que será la

entidad quien realizará la inversión monetaria necesaria para la implementación

del proyecto y quien reflejará los beneficios obtenidos por el cambio de proceso

de capacitación pasando de un modelo presencial a uno virtual.

Existe la opción de que los funcionarios paguen por los módulos que serán

ofrecidos por el sistema, pero esta opción es descartada debido a que las

capacitaciones que se pretenden reemplazar y que se están realizando en este

momento de manera presencial son hechas para dar cumplimiento a los planes

de capacitaciones de la Entidad, el cual se realiza dando cumplimiento a la

normatividad vigente para entidades públicas, así mismo el pagar por las

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capacitaciones desincentivaría en gran medida a las personas a realizar las

capacitaciones.

Así se tiene que SDG es el ente que adquirirá la herramienta a desarrollar con

el proyecto, el cual fomentará que el conocimiento desarrollado en la Entidad

sea de esta misma y no de las personas que lo poseen actualmente, en cambio

es un recurso intangible que se conservará en el SDG.

4.3.2. Distribución Geográfica del mercado de consumo. Los funcionarios públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno se pueden agrupar en 2 grupos, uno Nivel Central, cuya sede se encuentra ubicada en la Calle 11 #8-17 (costado occidental de la plaza de bolívar) y el segundo conformado por las 20 Alcaldías Locales, las cuales se encuentran desagregadas por todo el territorio del distrito, esto con el fin de realizar una presencia mucho más eficiente en cada una de las Localidades de la ciudad.

Todas las personas vinculadas a la Entidad tienen acceso a la intranet de la misma y pueden ser usuarios activos de las herramientas del Sistema de Gestión de Calidad, por lo cual todos son usuarios potenciales de la herramienta propuesta.

Al ser esta herramienta de capacitación una mejora de un proceso interno de una organización, la población objetivo se encuentra ubicada en cada una de las instalaciones de la Secretaría de Gobierno (Nivel Central y las 20 alcaldías locales); conforme a las temáticas a desarrollar en cada uno de los módulos de aprendizaje, el número de personas que deben realizar el curso puede variar, ya que existen materias transversales a todos los funcionarios de la Entidad y temas que realizan áreas específicas de cada una de las dependencias; por ejemplo los tópicos relacionados con generalidades de la entidad o calidad son transversales a todos los servidores públicos de la Entidad, mientras que temas como contratación afectan solamente a las áreas de planeación, financieras, jurídicas y de contratación de cada una de las alcaldías locales y del Nivel Central.

Así como los funcionarios pueden ser desagregados de acuerdo a la dependencia en la cual trabajan (Nivel Central y Alcaldías Locales), también pueden ser desagregados de acuerdo al tipo de vinculación contractual con la entidad, este tipo de desagregación resulta mucho más adecuado a la hora de realizar los pronóstico de la demanda, teniendo en cuenta que los niveles de rotación en los funcionarios de Carrera Administrativa es mucho más baja que los Contratos de Prestación de Servicios (CPS) donde por lo general se establecen plazos de duración de contratos de 1 año.

De esta forma, de acuerdo al directorio de funcionarios y contratistas1 que se

encuentra disponible en la página web de la Entidad, en abril del 2018, la

Secretaría Distrital de Gobierno cuenta con un total de 3107 funcionarios

desagregados en las siguientes tablas (Tabla 16: Funcionarios de planta SDG,

1 Directorio de información de servidores públicos, empleados y contratistas, disponible en: http://www.gobiernobogota.gov.co/transparencia/organizacion/directorio-informacion-servidores-publicos-empleados-y-contratistas

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Tabla 17: Contratitas Alcaldías Locales y Tabla 18: Contratistas Nivel Central

SDG). Tabla 16: Funcionarios de planta SDG

Funcionarios de planta SDG

DEPENDENCIA No. De funcionarios

Nivel Central 323

Alcaldía Local de Antonio Nariño 26

Alcaldía Local de Barrios Unidos 34

Alcaldía Local de Bosa 28

Alcaldía Local de Chapinero 33

Alcaldía Local de Ciudad Bolívar 29

Alcaldía Local de Engativá 35

Alcaldía Local de Fontibón 33

Alcaldía Local de Kennedy 31

Alcaldía Local de La Candelaria 21

Alcaldía Local de Los Mártires 28

Alcaldía Local de Puente Aranda 30

Alcaldía Local de Rafael Uribe Uribe 31

Alcaldía Local de San Cristóbal 22

Alcaldía Local de Santa fe 28

Alcaldía Local de Suba 42

Alcaldía Local de Sumapaz 14

Alcaldía Local de Teusaquillo 31

Alcaldía Local de Tunjuelito 25

Alcaldía Local de Usaquén 34

Alcaldía Local de Usme 23

Total 901

Fuente: Directorio de información de Servidores públicos SDG

Tabla 17: Contratitas Alcaldías Locales

Contratistas Alcaldías Locales LOCALIDAD No. De contratistas

Alcaldía Local de Antonio Nariño 48

Alcaldía Local de Barrios Unidos 56

Alcaldía Local de Bosa 38

Alcaldía Local de Chapinero 38

Alcaldía Local de Ciudad Bolívar 117

Alcaldía Local de Engativá 47

Alcaldía Local de Fontibón 173

Alcaldía Local de Kennedy 281

Alcaldía Local de La Candelaria 41

Alcaldía Local de Mártires 40

Alcaldía Local de Puente Aranda 112

Alcaldía Local de Rafael Uribe Uribe 22

Alcaldía Local de San Cristóbal 64

Alcaldía Local de Santa Fe 58

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Alcaldía Local de Suba 68

Alcaldía Local de Sumapaz 35

Alcaldía Local de Teusaquillo 90

Alcaldía Local de Tunjuelito 100

Alcaldía Local de Usaquén 39

Alcaldía Local de Usme 38

Total 1505


Tabla 18: Contratistas Nivel Central SDG

Contratistas Nivel Central

Dependencia Nivel Central No. De funcionarios

Consejo de Justicia 14

Dirección Administrativa 92

Dirección De Contratación 10

Dirección De Convivencia Y Dialogo Social 32

Dirección De Derechos Humanos 74

Dirección De Gestión Del Talento Humano 9

Dirección De Relaciones Políticas 44

Dirección De Tecnologías E Información 20

Dirección Financiera 5

Dirección Jurídica 24

Dirección Para La Gestión Del Desarrollo Local 30

Dirección Para La Gestión Policiva 141

Oficina Asesora De Comunicaciones 26

Oficina Asesora De Planeación 11

Oficina De Asuntos Disciplinarios 10

Oficina De Control Interno 1

Sub. Para La Gobernaba. La Garantía De Derechos 5

Subdirección De Asuntos De Libertad Religiosa Y De Conciencia 6

Subdirección De Asuntos Étnicos 41

Subsecretaria De Gestión Institucional 48

Subsecretaria De Gestión Local 58

Total 701


4.3.3. Comportamiento histórico de la Demanda. Conforme a los datos suministrados por la Secretaría de Gobierno, el número de funcionarios que realizan actividades en la Entidad es de 3107 personas, de las cuales 901 son funcionarios de carrera administrativa, provisionales o libre nombramiento y 1206 contratistas, que se encuentran distribuidos en las diferentes dependencias de la Entidad. Es necesario saber la ubicación y las funciones que desempeñan cada uno de los funcionarios de la Entidad, ya que el Sistema de Aprendizaje en línea estará

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estructurado por módulos, los cuales estarán disponibles para el desarrollo por parte de todos los funcionarios, pero que se encuentran relacionados a unos grupos particulares de la Entidad, quienes deberán realizar los cursos de manera obligatoria. Actualmente la información para analizar el comportamiento histórico de las capacitaciones, se encuentra disponible solamente para los temas que lidera el grupo de Planeación Institucional (Riesgo, Marco estratégico, Mejora continua y Planes de Gestión de desempeño), pues el aplicativo que se utilizaba para realizar requerimientos en la Entidad fue dado de baja en el segundo semestre de 2017 por un aplicativo nuevo, razón por la cual se tiene disponible únicamente los registros físicos de las capacitaciones realizadas por los analistas del grupo de Planeación Institucional desde el segundo trimestre del año 2016. Los temas de capacitación de las diferentes metodologías y herramientas del Sistema de Gestión de Calidad, o de cualquier otro tema que sea solicitado, son abordados a través de solicitudes de capacitaciones dirigidas al grupo de Planeación Institucional por parte de los funcionarios que las requieran, se concluye entonces, que se maneja un sistema de oferta-Demanda tipo “Pull”.

Las capacitaciones deben quedar registradas a través de las actas de capacitación o de reunión normalizadas por la Entidad en los formatos establecidos para ello. A través de estas actas el capacitador debe registrar los temas tratados y los datos de las personas que asisten (para el presente análisis es relevante el registro de la dependencia a la que pertenece el funcionario).

La información disponible que es susceptible de análisis data del mes de abril de 2016 para los temas de Marco estratégico, Mejora continua, Planes de gestión de desempeño y Riesgos, para los temas de los demás módulos planeados a incluir en la herramienta de capacitación virtual no se cuenta con registros históricos que soporten el comportamiento de estos módulos, razón por la cual se debe indagar preguntándole a los líderes del proceso de cómo han manejado durante los últimos años, las capacitaciones de los temas que les competen. A continuación, se presenta detalle de la información disponible y tabulación de la misma

Los temas sobre los cuales más solicitudes de capacitación llegan a la Oficina Asesora de Planeación son Marco estratégico, aplicativo de mejora continua, gestión del riesgo y planes de gestión de desempeño, existen otros temas como servicio no conforme, documentación normalizada, entre otros que por lo general es brindada como tema adicional cuando se realiza una de las primeras 3 capacitaciones.

En promedio, se realizan 33 capacitaciones por trimestre para cada una de las temáticas principales expuestas en la Tabla 19: Histórico de capacitaciones dictadas por Grupo de Planeación Institucional. Estas capacitaciones por lo general son pedidas trimestralmente por cada una de las dependencias de la secretaría distrital de gobierno.

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En promedio 5 personas asisten por cada capacitación.

Duración de las capacitaciones: 4 horas en promedio

Tabla 19: Histórico de capacitaciones dictadas por Grupo de Planeación Institucional

2016 2017 2018

T. 1 T. 2 T. 3 T. 1 T. 2 T. 3 T. 4 Ene

Mejora continua 34 32 34 36 32 38 29 6

Gestión del Riesgo 34 34 28 28 36 28 32 4

Marco estratégico 0 0 0 21 31 36 21 1

Gestión de desempeño 33 30 40 34 34 37 26 2

Total 101 96 102 119 133 139 108 13

Fuente: Actas de capacitación del Grupo de Planeación Institucional - SDG

Esto da en promedio un resultado de 33 capacitaciones por trimestre por cada tema y un total de 165 personas capacitadas en este mismo período (en cada tema), esto sin tener en cuenta a las personas que no pueden asistir a las jornadas y que requieren una réplica de las mismas por parte de los compañeros que sí pudieron asistir.

En este caso cuando se realizan réplicas de las capacitaciones por parte de los capacitados, el grupo de Planeación Institucional no garantiza que la información brindada se entregue de manera integral y tampoco se puede llevar un seguimiento del número de personas que son capacitadas, lo cual no es conveniente, en primera instancia porque el nivel de formación de los servidores no sería la misma y segundo, la incapacidad de seguimiento y control de las capacitaciones, lo que genera que no se puedan tomar decisiones para optimizar estas prácticas basadas en información fiable.

Estas capacitaciones son brindadas por 4 profesionales del grupo de Planeación Institucional (para los 4 temas que maneja el grupo), quienes lideran las temáticas, concluimos entonces, que en promedio un profesional del grupo destina aproximadamente 3 jornadas de las 20 que tiene un mes laboral para dar capacitaciones a los servidores públicos.

Realizando una consulta en cada una de las áreas líderes de las otras 11 temáticas, el comportamiento que se ha presentado es similar para los temas transversales de Gestión del Patrimonio Documental, Gestión Ambiental, Plan Anticorrupción y Seguridad y Salud en el trabajo, pues realizan aproximadamente 10 capacitaciones mensuales (30 trimestrales) con 5 personas por reunión.

Para los temas de los módulos restantes (estudios previos, contratación, Supervisión e interventoría, Plan de Desarrollo Local, Inspección vigilancia y control en sus 3 modalidades, Reubicación de servidores públicos, planes de emergencia y Seguridad de la información) las capacitaciones en muchos casos son reducidas a remitir por comunicación oficial (memorando o correo electrónico) la documentación normalizada de los procesos, la normatividad o realizar una asesoría vía telefónica, lo cual impide que queden registros de capacitación formales sobre los cuales se puedan realizar proyecciones.

Lo anterior es una clara causa de los altos niveles de solicitudes por parte de los funcionarios para realizar ajustes en los documentos normalizados de los

50

temas sobre los cuales no se realizan capacitaciones personalizadas que llegan a la Oficina Asesora de Planeación, donde se solicitan que se realicen más especificaciones en cada una de las actividades que componen el procedimiento o instructivo correspondiente.

Es importante resaltar que el personal que lidera estos temas son personas vinculadas por medio de contratos de prestación de servicios, cuyos contratos vencen al final de cada vigencia, lo cual en caso de la salida de alguna de estas personas puede llegar a ser traumático para la entidad, ya que la experticia que se ha ganado en el manejo de estas temáticas no cuenta con un respaldo o repositorio donde se tenga la información generada.

Se puede concluir del comportamiento histórico de la demanda que cada una de las temáticas de los módulos del sistema tiene un profesional a cargo con la función de capacitar en la Entidad sobre el tema o en caso de no realizar capacitaciones, de resolver las dudas que se tenga sobre la ejecución de los pasos que se encuentran emitidos en los documentos del Sistema de Gestión.

Así mismo, a través de los registros de solicitudes que tiene la Oficina Asesora de Planeación sobre aclaraciones en los documentos normalizados, se evidencia claramente que en el aplicativo para realizar requerimientos en la Entidad, los temas sobre los cuales no se generan capacitaciones formales, es sobre los que más se piden modificaciones, pues estos no se entienden, evidenciando claramente que se debe comenzar a realizar capacitaciones en los temas a los profesionales relacionados con cada una de estas temáticas.

4.3.4. Proyección de la Demanda Por la naturaleza de Entidad pública, la creación o eliminación de cargos al interior de la organización requiere de un proceso burocrático bastante extenso a cargo del CNSC (Comisión Nacional del Servicio Civil) quienes coordinan todas las actividades para la vinculación de personal de planta de todas las entidades públicas, lo que ocasiona que no se generen cambios significativos en el número de personas que conforman la planta de personal en el corto plazo, por esta razón para este estudio se tomaran las 901 personas como fijas para los 5 años en los que se va a realizar el pronóstico para la entidad. Para el tema de los servidores públicos que se encuentran vinculados a la Secretaría de Gobierno por medio de Contratos de Prestación de Servicios, por lineamientos adoptados en la Secretaría, la contratación de prestación de servicios se lleva a cabo durante los meses de enero y febrero en un 75% y tienen duración hasta el final de ese mismo año, el restante 25% se distribuye de manera uniforme en los 10 meses siguientes. Para los años en los que se celebren elecciones presidenciales y de congreso se debe realizar las contrataciones directas en el mes de enero, conforme a lo establecido en la ley 996 de 2005 artículo 33 (Ley de garantías), donde se establecen las restricciones para la contratación pública en años electorales. Según (Castaño, 2010) en Colombia en promedio se presenta un nivel de rotación de personal de un 33% para empleados sin educación superior y del

51

16,5% para empleados que cuentan con educación superior para los años del 2005 al 2010, para el caso de la Secretaría de Gobierno de los 1206 contratistas y de acuerdo a la información del directorio de funcionarios y contratistas del 2018, 556 están vinculados como empleados sin educación superior y los restantes 650 cuentan con educación superior. Aplicando los datos presentados por el estudio del Banco de la República, cada año en promedio, de los 1206 contratistas con los que cuenta la Entidad, en la siguiente vigencia entran 291 contratistas nuevos y se realiza un nuevo contrato para la vigencia a 915 contratistas que se encontraban desarrollando labores en la Entidad en el año inmediatamente anterior, según el comportamiento vivido en la secretaría estos números aplican durante los 4 años que componen cada gobierno, pues en los años de transición de gobierno los niveles de rotación del personal contratista puede subir al 80 o 90%, esto como consecuencia del cambio de la totalidad del grupo de directivos en las Entidades públicas quienes por ley tienen la facultad de realizar la contratación directa del personal de su área conforme a sus requerimientos. El comportamiento de la cantidad de funcionarios vinculados por prestación de servicios funciona de manera similar al de la cantidad de funcionarios de planta, por lo general el número de empleados que hay en cada una de las dependencias es el mismo, con la única diferencia que el personal cambia en un porcentaje del 25% aproximadamente mientras que con los funcionarios de planta los profesionales pueden durar realizando las mismas actividades o pertenecer a una dependencia durante 10 o más años. Como consecuencia de la tendencia a mantener en el tiempo el mismo número de personas en la entidad, se tiene que el tamaño del mercado se mantendrá en 3107 personas para los 5 años que van a ser pronosticados. El tema de gestión del conocimiento en las organizaciones puede ser de difícil aceptación por parte de los empleados en la compañía, esto debido al tiempo que debe ser empleado para desarrollar los cursos por cada uno de los participantes, es por esta razón que la implementación de la herramienta estará acompañada de políticas impartidas por los directivos de la Entidad, en donde se exija el desarrollo y aprobación de cada uno de los módulos a los funcionarios públicos directamente relacionados con los temas desarrollados en la herramienta. Para determinar el número de personas que harán uso de la herramienta, en cada uno de los módulos se definió el alcance de cada uno de los temas, es decir, que áreas están relacionadas con la temática que se maneja en cada módulo, para de esta forma establecer el número de personas que por lineamientos de los directivos deberán realizar el curso en el módulo, este alcance se encuentra definido en la Tabla 20: Alcance de los temas del Sistema de Aprendizaje.

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Tabla 20: Alcance de los temas del Sistema de Aprendizaje

Tema Áreas Relacionadas

Marco Estratégico Transversal

Mejora Continua Transversal

Planes de gestión de desempeño Transversal

Riesgos Transversal

Gestión del patrimonio documental Transversal


Contratación, jurídica, Planeación, Talento Humano.

Contratación (Secop II) Contratación, jurídica, Planeación.

Supervisión e interventoría del contrato Contratación y supervisores de contratos

Gestión ambiental Transversal

Plan de Desarrollo Local Transversal

Inspección, vigilancia y control para obras y urbanismo Dirección y Área de Gestión policiva

Inspección, vigilancia y control para espacio público Dirección y Área de Gestión policiva

Inspección, vigilancia y control para establecimientos de comercio Dirección y Área de Gestión policiva

Plan Anticorrupción Transversal

Reubicación de servidores públicos. Funcionarios de Planta

Seguridad y Salud en el Trabajo Transversal

Planes de emergencia Transversal

Seguridad de la información Transversal

Fuente: Elaboración propia.

Los temas catalogados como transversales son aquellos que deben ser

conocidos por la totalidad del personal vinculado a la Secretaría de Gobierno,

los demás módulos, aunque estén disponibles para que cualquier funcionario

pueda realizar el módulo, serán de obligatorio desarrollo para los profesionales

de las áreas mencionadas en la Tabla 20: Alcance de los temas del Sistema de

Aprendizaje.

Teniendo en cuenta la información presentada de las fuentes primarias

consultadas y consolidadas en la Tabla 19: Histórico de capacitaciones

dictadas por Grupo de Planeación Institucional, lo cual representa

detalladamente en la Ilustración 12 Gráfica de la demanda.

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Ilustración 12 Gráfica de la demanda

Fuente: Actas de capacitación del Grupo de Planeación Institucional - SDG

De la Ilustración 12 Gráfica de la demanda, se puede inferir que la demanda presenta un comportamiento cíclico, el cual tiene una periodicidad de tres meses, se puede concluir también que al final de cada trimestre aumenta la cantidad de capacitaciones para cada uno de los temas.

Cabe aclarar que las demandas de capacitaciones en tema de marco estratégico empezaron a verse desde febrero de 2017, fecha en la cual la estructura organizacional se modificó completamente, en consecuencia, del cambio de administración del distrito y de reestructuración de los sectores que lo conforman.

A continuación, se procede a realizar un pronóstico estimado de la demanda para el año 2018, esto teniendo en cuenta que se tienen datos históricos de 21 meses, con los cuales se realiza la estimación presentada en la Tabla 21: Proyección de la Demanda, donde se muestra cómo sería el comportamiento de la demanda para las capacitaciones mencionadas correspondiente a los 4 temas liderados por el grupo de Planeación Institucional de la SDG.

Tabla 21: Proyección de la Demanda

2018

ene feb mar T1 abr may jun T2 jul ago sep T3 oct nov dic T4

Mejora continua

9 10 6 25 8 9 5 22 7 8 5 20 7 8 5 20

Gestión del Riesgo

12 8 9 29 12 8 9 29 12 8 9 29 11 8 9 28

Marco estratégico

8 7 6 21 7 6 5 18 6 5 5 16 5 5 4 14

Gestión de desempeño

7 8 6 21 6 6 5 17 5 5 4 14 4 4 3 11

Fuente: Elaboración propia.

A partir del pronóstico realizado para los próximos 12 períodos se concluye que la proyección de la demanda se comportará de manera muy similar al

02468

1012141618

abr may jun jul ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic ene

2016 2017 2018

Comportamiento histórico de la demanda

Mejora continua Gestión del Riesgo

Marco estratégico Gestión de desempeño

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comportamiento histórico de la misma, con una disminución paulatina del número de capacitaciones por cada tema. El método usado para la estimación del pronóstico es el Holt Winter multiplicativo, esto teniendo en cuenta que los datos presentan una estacionalidad trimestral en cada uno de estos temas.

4.3.5. Políticas de implementación del proyecto

Como se ve en los pronósticos realizados, el tema de capacitaciones mantendría un nivel que no cubre la totalidad de los funcionarios para que sean capacitados, ya que según lo previsto para los temas transversales se estarían capacitando tan solo el 20% del personal al cierre de cada vigencia, es por esta razón con el fin de dar cumplimiento al lineamiento de capacitación a la totalidad de los funcionarios en los temas transversales, se debe establecer un plan de capacitaciones donde los temas transversales lleguen a la totalidad de los funcionarios y los demás módulos sean realizados por los profesionales que sean designados para realizarlos. Así mismo, del total de las capacitaciones que sean proyectadas para cada uno de los trimestres, se comenzará con un porcentaje del 60% para que sea atendido de manera virtual y el 40% de manera presencial, el porcentaje de población atendida de manera virtual irá creciendo paulatinamente con el tiempo hasta llegar al 90% al finalizar los 5 años en los que se implementan los 15 módulos, esto teniendo en cuenta que se pueden presentar casos donde las capacitaciones por diferentes motivos se realicen de manera presencial.

Las políticas que se deben establecer en la entidad una vez entre en producción el Sistema de Aprendizaje son:

1. Para los temas transversales una vez sean implementados, se tendrá un

año para que la totalidad de los funcionarios de la Entidad queden capacitados en estos temas.

2. Una vez los módulos sean actualizados, los funcionarios públicos deben realizar nuevamente el módulo.

3. Los módulos deben ser actualizados mínimo con periodicidad anual. 4. Para los contratistas nuevos que entren a laborar en la Secretaría

Distrital de Gobierno, estos tendrán un plazo máximo de 3 meses para realizar los cursos que sean dirigidos a todos los funcionarios públicos.

La proyección de población a atender se presenta en la Tabla 24: Capacitaciones Anuales, donde se indica la cantidad de personas que encuentran programadas para desarrollar los contenidos de cada módulo de los temas sobre los cuales se presentan las capacitaciones, así mismo se muestra los períodos de preparación planeados para implementar los módulos de capacitaciones de manera virtual, el detalle de este contenido se encuentra en el Anexo 1 “Detalle Tema de demanda” del presente documento.

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Con el fin de dar cumplimiento a las políticas de capacitación que serán implementadas en la Secretaría de Distrital Gobierno se seguirán los siguientes pasos para la proyección de la demanda:

1. Establecer las temáticas y los funcionarios que deben realizar las

capacitaciones por cada uno de los módulos, definiendo si el tema es transversal (el módulo debe ser realizado por la totalidad de personas con algún tipo de vinculación con la SDG), y en caso de no serlo identificando el área y por lo tanto el número de personas que hacen parte de la misma, esta clasificación se puede ver la Tabla 22 Definición áreas involucradas por temática.

Tabla 22 Definición áreas involucradas por temática

Tema Áreas Relacionadas # de personas que realizan el

módulo

Marco Estratégico Transversal 3107

Mejora Continua Transversal 3107

Planes de gestión de desempeño Transversal 3107

Riesgos Transversal 3107

Gestión del patrimonio documental Transversal 3107


Contratación, jurídica, Planeación, Talento Humano. 348

Contratación (Secop II) Contratación, jurídica, Planeación. 323


Contratación y supervisores de contratos 258

Gestión ambiental Transversal 3107

Plan de Desarrollo Local Transversal 3107

Inspección, vigilancia y control para obras y urbanismo Área de Gestión policiva 255

Inspección, vigilancia y control para espacio público Área de Gestión policiva 255

Inspección, vigilancia y control para establecimientos de comercio Área de Gestión policiva 255

Plan Anticorrupción Transversal 3107

Reubicación de servidores públicos. Funcionarios de Planta 901

Seguridad y Salud en el Trabajo Transversal 3107

Planes de emergencia Transversal 3107

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Seguridad de la información Transversal 3107

Fuente: Elaboración Propia

2. Se establecen los tiempos en los que va a salir a producción cada uno de

los módulos, esto se realiza a través de un cronograma con tiempos estimados para la implementación de cada módulo y con el fin de que los servidores públicos tengan tiempo suficiente para realizar la totalidad del módulo y cumplir con sus actividades diarias. Los tiempos de implementación se muestran en la Tabla 23 Tiempos de implementación de los módulos.

Tabla 23 Tiempos de implementación de los módulos

Tema Período de

implementación Tiempo de

implementación

Marco Estratégico

Año 1

5 meses

Mejora Continua 4 meses

Planes de gestión de desempeño 3 meses

Riesgos

Año 2

4 meses

Gestión del patrimonio documental 4 meses

Elaboración de estudios y documentos previos 4 meses


Año 3

3 Meses

Supervisión e interventoria del contrato 3 Meses

Gestión ambiental 3 Meses

Plan de Desarrollo Local 3 Meses


Año 4

3 Meses

Inspección, vigilancia y control para espacio público 3 Meses

Inspección, vigilancia y control para establecimientos de comercio 3 Meses

Plan Anticorrupción 3 Meses


Año 5 3 Meses

Seguridad y Salud en el Trabajo 3 Meses

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Planes de emergencia 3 Meses

Seguridad de la información 3 Meses


3. Con el fin de dar cumplimiento a la política de capacitación de la totalidad de los funcionarios en los temas que les hayan sido asignados con un tiempo máximo de un año, el número de personas que deben realizar el módulo son distribuidas a los largo de cada trimestre, teniendo en cuenta un tiempo de implementación en el primer año con aumento progresivo y una estabilización del número de capacitaciones a partir del segundo año, esta desagregación por trimestre se encuentra en el Anexo 1 “Detalle Tema de demanda” del presente documento.

4. Realizar la suma de las capacitaciones totales que se darán en cada una de las vigencias, esta consolidación de datos se presenta en la Tabla 24: Capacitaciones Anuales

Tabla 24: Capacitaciones Anuales

Tema Período de


implementación

# de personas que realizan el

módulo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Marco Estratégico

Año 1

5 meses 3107 1607 3840 3107 3107 3107

Mejora Continua 4 meses 3107 107 3780 3107 3107 3107

Planes de gestión de desempeño

3 meses 3107 0 3107 3107 3107 3107

Riesgos

Año 2

4 meses 3107 0 1607 3840 3107 3107

Gestión del patrimonio documental

4 meses 3107 0 607 4060 3107 3107


4 meses 348 0 0 348 348 348


Año 3

3 meses 323 0 0 242 323 323


3 meses 258 0 0 128 258 258

Gestión ambiental

3 meses 3107 0 0 107 3780 3107

Plan de Desarrollo Local

3 meses 3107 0 0 0 3107 3107


Año 4

3 meses 255 0 0 0 188 255

Inspección, vigilancia y

3 meses 255 0 0 0 125 255

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Tema Período de


implementación

# de personas que realizan el

módulo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

control para espacio público

Inspección, vigilancia y control para establecimientos de comercio

3 meses 255 0 0 0 62 255

Plan Anticorrupción

3 meses 3107 0 0 0 0 3107


Año 5

3 meses 901 0 0 0 0 801

Seguridad y Salud en el Trabajo

3 meses 3107 0 0 0 0 607

Planes de emergencia

3 meses 3107 0 0 0 0 107

Seguridad de la información

3 meses 3107 0 0 0 0 0

Total 1714 12941 18046 23726 28065


Para la implementación del proyecto y la vinculación de los funcionarios públicos a capacitarse en los temas de manera virtual, se plantea iniciar con una cobertura del 60% de la población que debe realizar las capacitaciones, e ir incrementado este porcentaje constantemente durante los 5 años hasta conseguir un cubrimiento del 90% de los involucrados, tal como se muestra en la Tabla 25: Capacitaciones virtuales a cubrir en cada período, con este parámetro se establece el porcentaje de cobertura de cada año y la cantidad de personas a cubrir de acuerdo a este esquema, esta información se presenta agrupada por cada año.

Tabla 25: Capacitaciones virtuales a cubrir en cada período

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Total de capacitaciones 1714 12941 18046 23726 28065

Porcentaje a atender de manera virtual 60% 70% 75% 80% 90%

Número de capacitaciones virtuales a cubrir

1.028

9.059

13.535

18.981

25.259


Conforme a los datos obtenidos del plan de capacitaciones proyectado, es necesario que la infraestructura del sistema esté preparada para soportar un acceso de 3107 funcionarios realizando varios cursos al tiempo, llegando a desarrollar 23600 capacitaciones en el año 5.

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4.3.6. Tabulación de Datos de Fuentes Primarias: Para la tabulación de datos de fuentes primarias, se utilizaron los registros de capacitación como insumo para la proyección y análisis de la demanda; debido a que realizar un estudio con fuentes primarias que mida la aceptación del producto se considera que no es necesario, puesto que la alta dirección será la encargada de establecer la mejora en la entidad y garantizará el uso de la misma por los funcionarios públicos, además la implementación de la herramienta como se mencionó en la definición del producto se contará con el apoyo de la Oficina Asesora de comunicaciones, quienes se encargarán de desarrollar la estrategia de gestión del cambio para que los servidores implementen y aprovechen el sistema de aprendizaje.

Por esta razón los esfuerzos del estudio de aceptabilidad serán direccionados en el estudio de las características que esperan los funcionarios tenga la herramienta, con el fin de que los mismos vean la operatividad de la herramienta como una ayuda al desarrollo de las actividades y las hagan más fáciles, y no como una tarea obligatoria impuesta por los jefes; para obtener esta información, se procederá a realizar un muestreo que indique el número de personas que deberán ser encuestadas.

El ejercicio de obtención del tamaño de la muestra se presenta a continuación:

Población: 3107 personas que solicitan capacitaciones.

Nivel de confianza: 95%

Error: 5%

Tamaño de la muestra: 342 personas que deben ser consultadas sobre las características que se deben considerar a la hora de realizar la herramienta.

Esta información se puede recopilar por medio de encuestas virtuales para que sea más rápida la consolidación de la misma, en aras de realizar un análisis primario de información, la información será solicitada en primera instancia con los capacitadores, acerca de las sugerencias que se les han hecho por medio de los formatos de evaluación de las capacitaciones y con capacitados cercanos al grupo para solicitar su opinión acerca del tema, la encuesta tipo del tema en relación se encuentra en el anexo 2 “Encuesta tipo”.

4.4. Análisis de la Oferta.

En el mercado existen diferentes tipos de Sistemas de aprendizaje en línea, de acuerdo con las características que ofrece cada una de estas tipologías y a los estándares que cumple cada grupo de herramientas, entre las características que se tienen en cuenta para realizar esta clasificación son: Interoperabilidad, reutilización, manejabilidad, accesibilidad, durabilidad, escalabilidad y efectividad en los costos (Castro Loría, Montero Quirós, Bonilla Ramírez, & Calvo Solano, 2008)

De acuerdo con (Pont, 2012), los sistemas de aprendizaje en línea pueden clasificarse de acuerdo con sus estándares o de acuerdo con su precio (software libre y software comercial), dichas clasificaciones se muestran a continuación:

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De acuerdo a los estándares y especificaciones:

SCORM - Sharable Content Object Reference Model. (SCORM): Es el estándar más utilizado mundialmente, impulsada por la Organización ADL (Advanced Distributed Learning), una iniciativa del Departamento de Defensa de Estados Unidos. A través de SCORM, los programadores saben cómo escribir su código de modo que sea compatible con otras herramientas de aprendizaje, lo que significa que regula cómo interactúan los Sistemas de Administración de Aprendizaje (LMS) entre sí.

ARG - AICC Guidelines & Recommendations. (AICC): Estas especificaciones técnicas fueron el primer estándar adoptado de forma generalizada, creadas por la AICC (Aviation Industry Computed Based-Training Comitee) para favorecer la formación de los pilotos.

IMS Global Consortium: Entidades educativas públicas y privadas forman el consorcio IMS, el cual promueve especificaciones abiertas en pro de las actividades de aprendizaje en línea.

IEEE LTSC - IEEE Learning Standards Committee (IEEE) La LTSC opera bajo el auspicio de la Asociación de estándares de la IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) en donde se promueve la creación de normas técnicas, prácticas y especificaciones para el uso de herramientas y sistemas de educación y formación.

Software Libre.

Moodle (MOODLE): Moodle es un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) de código abierto, muy popular en todo el mundo como una herramienta para crear sitios web dinámicos en línea que debe ser instalado en un servidor web. Moodle se puede instalar en cualquier ordenador que pueda ejecutar PHP, soporta bases de datos SQL y corre en sistemas operativos Windows, Mac y muchas distribuciones de Linux. La filosofía de Moodle está guiada por una pedagogía construccionista social. Su modelo está basado en la actividad, hay alrededor de 20 tipos de actividades disponibles (foros, wikis, glosarios, cuestionarios, etc.) y cada uno se puede personalizar de acuerdo a los requerimientos de la organización que lo adquiera.

Sakai (SAKAI PROJECT): Sakai es una comunidad global que define las necesidades de los usuarios académicos, crea herramientas de software y comparte conocimientos, prácticas y recursos. La comunidad se ha alineado en torno a un solo proyecto, el Ambiente de Colaboración y Aprendizaje (CLE – Collaboration and Learning Environment), pero actualmente Sakai también está 8 desarrollando el Ambiente Académico Abierto (OAE - Open Academic Environment). Sakai es apoyado por la Fundación Sakai que desempeña un papel de apoyo en la creación de la infraestructura de colaboración, dirigiendo el proceso de gestión de versiones y facilitando la comunicación en toda la comunidad. Sakai es compatible con sistemas operativos Windows y Mac.

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ATutor (ATUTOR): ATutor es un sistema de Administración de Contenido de Aprendizaje (LCMS) basado en web, diseñado para ser accesible y adaptable. ATutor cumple con las especificaciones W3C WCAG 1.0 en el nivel de AA+, lo que permite el acceso de todos los posibles alumnos, incluyendo aquellos con discapacidades que pueden utilizar tecnologías asistidas. ATutor ha adoptado las especificaciones IMS/SCORM permitiendo a los desarrolladores crear contenido reutilizable que puede ser intercambiado entre diferentes sistemas de e-learning. ATutor está diseñado en PHP, Apache y MySQL y corre en sistemas operativos Windows, Linux, Solaris.

Otras plataformas de e-learning de código abierto son: Whiteboard, dotLRN, KEWL y Dokeos.

Software Comercial.

Proprietary solutions include WebCT/Blackboard (BLACKBOARD) Blackboard es una compañía que provee aplicaciones de administración de cursos en línea que permite desarrollar materiales formativos vía web. La plataforma Blackboard permite el manejo de herramientas como módulos de contenidos, herramientas de comunicación, de evaluación y de seguimiento, siendo usada en muchas instituciones educativas del mundo.

Desire2Learn (DESIRE2LEARN): Desire2Learn es una compañía proveedora de soluciones empresariales de e-learning basado en los sistemas de Administración de Aprendizaje (LMS). Desire2Learn soporta variedad de ambientes de aprendizaje.

SimplyDigi.Com Inc (SIMPLYDIGI): SimplyDigi es un sistema de administración de aprendizaje (LMS/LCMS) de soluciones de entrenamiento y soluciones e-learning, que emplea una interfaz sencilla. Así, se puede fácilmente crear, administrar y hacer seguimiento de cursos de formación interactivos y programas de aprendizaje para todos los niveles de usuarios. SimplyDigi es compatible con SCORM y ofrece flexibilidad para comunicarse con muchas de las soluciones ERP y CRM.

Otras plataformas especializadas en e-learning son learn.com, paradiso y edvance360.

Las clasificaciones mencionadas son tenidas en cuenta con el fin de establecer las características de la herramienta, las cuales se encuentran descritas en el estudio técnico.

4.5. Conclusiones relación oferta-demanda. La demanda de servicios que gestionen el conocimiento se encuentra en una etapa de crecimiento y por consiguiente la gama de soluciones que pueden ser elegidas para dar solución a estos requerimientos es bastante amplia. En el caso de la demanda generada por la Secretaría de Gobierno, se ejecutará con el uso de las herramientas de Software libre, puntalmente la herramienta Moodle, la cual cuenta con unas especificaciones técnicas las cuales son descritas en el estudio correspondiente.

62

Conforme a los pronósticos realizados, es necesario que la opción elegida para desarrollar el sistema, debe primar la garantía de funcionamiento del Sistema independientemente de la cantidad de usuarios que se encuentren desarrollando los cursos, ya que como se vio en el comportamiento histórico de la demanda, es normal la presencia de picos durante el año para realizar los ejercicios de capacitación (meses anteriores a realizar los reportes de gestión de desempeño de cada una de las dependencias), y durante estos periodos se puede llegar a saturar la capacidad de los servidores en los cuales quede instalada la herramienta. Aunque el comportamiento histórico de las capacitaciones en la Secretaría Distrital de Gobierno muestra que el número promedio de capacitaciones mensuales en la entidad se encuentra entre las 100 capacitaciones (es decir unas 500 personas aproximadamente), la implementación del proyecto busca un cambio cultural en el manejo de estas capacitaciones, haciendo que estas sean realizadas por todos los servidores públicos de la Entidad, ya que las temáticas que van ser montadas en los diferentes módulos del sistema serán de carácter general. El cambio en el alcance de las capacitaciones genera un aumento notable de las capacitaciones pasando de 500 personas a aproximadamente 3000 personas una vez se haya implementado el proyecto en su totalidad. Con el sistema de aprendizaje en línea propuesto, además de satisfacer la demanda de las capacitaciones, el resultado de las mismas se logrará en los tiempos esperados por los demandantes, puesto que se podrá acceder a esta en cualquier momento que se requiera mientras que la persona solicitante se encuentre conectada a la red de la Entidad. La herramienta que más se asemeja a los requerimientos de la Entidad es la herramienta Moodle, la cual es de Software Libre, los costos asociados a la instalación de la herramienta están relacionados con el espacio de arrendamiento del servidor para instalar el programa (La Secretaría de Gobierno cuenta con su propio servidor) y la parametrización de la herramienta para que puede ser realizada por un profesional con conocimientos y experiencia en manejos de base de datos o con un tercero especializado en la instalación de herramientas de LMS en las compañías.

4.6. Análisis de precio El desarrollo de este proyecto determinará un beneficio (ahorro) para la entidad, por lo tanto no es conveniente generar un valor de venta de cada una de las capacitaciones, pues al ser una optimización de un proceso interno, no habrá ningún punto en que el producto (capacitaciones) vayan a ser comercializadas. Para determinar dicho beneficio generado por el proyecto, se calcula el total de horas ahorradas en capacitaciones presenciales y este valor se multiplica por el

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costo de hora/hombre que tendría que ser invertido en el caso donde no existiera el sistema de aprendizaje. El valor de una hora de capacitación es de $23.125, este valor se obtiene

tomando el salario mensual de un capacitador actual y dividiéndolo entre la

cantidad de horas hábiles en un mes, para así obtener el valor por cada hora

que se invierta en capacitación; la relación indicada se presenta a continuación:

4.7. Canales de divulgación

En cuanto al manejo de la publicidad para el Sistema de aprendizaje en línea,

se contempla realizarse a través de canales institucionales como la intranet de

la entidad y correos corporativos de información, donde se comparten las

nuevas noticias de interés y cambios que se presenten en los procesos y

herramientas de la entidad, así miso se manejará la información de la nueva

herramienta en los fondos y protectores de pantalla, los cuales son visibles

constantemente por los funcionarios de la Entidad.

Teniendo en cuenta la manera de realizar la promoción y publicidad del servicio

prestado por la herramienta en línea, no se incurrirá en un presupuesto

específico de mercadotecnia para el mismo.

Es importante resaltar que a inicios de cada semestre la Oficina Asesora de

Comunicaciones establece con cada una de las dependencias un plan de

comunicaciones, en el cual se establecen temáticas que deben ser

promocionadas en la entidad, cuando el sistema vaya a ser implementado se

puede generar toda una campaña de expectativa de implementación de la

herramienta, la cual será diseñada por el personal idóneo de la Oficina Asesora

de Comunicaciones expertos en temas de publicidad.

La Secretaría Distrital de Gobierno cuenta con otros canales de divulgación de

la información como lo son las pancartas y los televisores que se encuentran

en puntos específicos de la entidad, pero la finalidad de estos canales se

encuentran enfocados a los ciudadanos que van a realizar trámites a la

entidad, razón por la cual son descartados pues no tienen mayor relevancia

para los funcionarios públicos y deben estar disponibles para la atención de la

ciudadanía.

64

4.8. Canales de Comercialización y distribución del producto En el presente numeral se explica el canal de distribución indicado a utilizar para la entrega del servicio al demandante, las ventajas y desventajas del canal de distribución, junto con la descripción operativa del trayecto de entrega.

4.8.1. Descripción de los canales de distribución Para la entrega del producto al cliente final (Funcionarios Públicos de la SDG), se utilizará un canal corto de distribución, el cual facilitará la transferencia directa del servicio, este canal es Productor – Distribuidor, teniendo en cuenta que el productor serán los miembros del grupo de Planeación Institucional y los demás funcionarios de la Entidad serán los clientes. El canal de distribución propuesto ayudará a tener un mayor control del proceso de capacitaciones en los temas de mejora continua, riesgo y marco estratégico, adicionalmente como el proyecto se encuentra enfocado en una mejora a un proceso de la SDG y se implementará a través de la intranet de esta Entidad, se tiene que la cobertura abarcará a todo el personal con usuario de red. Con lo mencionado, se tiene que el medio para distribuir a todos los funcionarios públicos de la SDG es la intranet de la Entidad, de esta manera es de gran importancia la adecuada funcionalidad de la intranet en cada uno de los puntos donde se prestan servicios a la ciudadanía, puesto que cualquier inconveniente sobre la misma afectara el adecuado funcionamiento de la herramienta de capacitación y por ende se afectará el modelo de oferta y demanda analizado anteriormente.

4.8.2. Ventajas y desventajas de los canales empleados

Como ventajas del canal de distribución: la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno se tiene:

Disponibilidad las 24 horas del día dentro de la red de la entidad, así se puede acceder a la herramienta en el momento en que se necesite, a través de cualquier equipo de cómputo conectado a la intranet.

Contendrá el material de las capacitaciones de manera virtual con fácil acceso.

La intranet cuenta con la funcionalidad de conectarse y parametrizarse con otras herramientas virtuales.

El manejo de preguntas frecuentes para la facilidad de acceso y solución rápida de problemas que requieran ser solucionados urgentemente.

Tener a la intranet como canal de distribución y siendo esta interna de la SDG, facilita un control de las capacitaciones, permitiendo el monitoreo de las mismas.

Igualdad en la forma en cómo se entrega la información al funcionario, dado que actualmente cada capacitación se realiza de acuerdo al capacitador.

65

Se podrá tener una aproximación del nivel de apropiación de las capacitaciones, ya que, habrá una sección de evaluación, actividad que actualmente no se realiza de forma que quede registrado para su posterior análisis.

Como desventajas podemos mencionar las siguientes:

Si un funcionario púbico que requiera la herramienta, no puede acceder a la red de la Entidad, tampoco podrá acceder a la capacitación que requiera.

La herramienta no podrá dar solución a preguntas de gran complejidad o especificidad y en este caso, se tendrá que poner en contacto con el grupo de Planeación para dar solución a estos requerimientos.

4.8.3. Descripción operativa de la trayectoria de comercialización La herramienta virtual será ofrecida a los funcionarios de la Secretaría Distrital de Gobierno de la siguiente manera:

I. Una vez finalizadas las etapas de adecuación del material y cargue de la misma a la plataforma que la Entidad disponga para ello, la Dirección de Tecnologías e información realizara el enlace entre la plataforma y la intranet.

II. Junto con la Oficina Asesora de Comunicaciones, se realizará una campaña de publicidad de la herramienta para que los funcionarios públicos sepan en donde y como podrán acceder a la herramienta.

III. Por medio de correos electrónicos la Oficina Asesora de Planeación remitirá la información correspondiente a todos los promotores de mejora de la entidad para que empiecen a implementar la herramienta en cada una de las dependencias de la Secretaría.

IV. Los requerimientos de capacitaciones inicialmente serán direccionados a la herramienta virtual con el fin de que se dé una respuesta inmediata a las solicitudes.

V. Los requerimientos que no puedan ser solucionados por la herramienta, serán remitidos a los profesionales encargados del grupo de Planeación Institucional, quienes llevarán una bitácora con estos requerimientos, para generar el contenido y que sea incluido en la herramienta.

VI. Una vez se tenga una cantidad considerable de material para que sea incluido en la herramienta obtenido de la bitácora, se realizará todo el proceso especificado en el cronograma de trabajo, con una escala de información menor, para incluir este nuevo material en la herramienta, así mismo, se irá depurando la información que se considere que no aporta valor agregado a la herramienta o que no es consultado por los funcionarios públicos.

VII. Para la inclusión o actualización del material, se repetirá el ciclo empezando nuevamente con el punto I del presente apartado.

Como se puede ver, la herramienta estará en un proceso de distribución a sus clientes bajo un esquema de mejora continua, donde el canal será de vital importancia, no solo porque desde aquí se podrá acceder, sino también porque será un canal de publicidad de la herramienta importante para que los funcionarios la utilicen y la apropien.

66

Bajo este mismo esquema de trabajo, el producto entregado estará en constante cambio de información, agregando lo que sea necesario y depurando lo que no se esté utilizando.

El canal de distribución para la herramienta virtual es de gran importancia teniendo en cuenta que esta herramienta potencialmente puede ser nutrida con información de interés para toda la entidad y no solamente para los temas del Sistema de Gestión de Calidad, si con el tiempo, se tiene acogida de la herramienta, las demás dependencias podrán comenzar a hacer uso de la misma agregándole a esta información propia de cada uno de los temas que puedan ser de gran ayuda para los empleados de la Secretaría.

5. ESTUDIO TÉCNICO La descripción del estudio técnico cuenta con tres partes, una en donde se especifique el proceso de construcción del Sistema de Aprendizaje Virtual y una segunda parte en donde se detallan los requerimientos a cumplir por parte del producto y se finaliza con el análisis de costos en los que se debe incurrir para realizar todas las actividades y los beneficios generados por la implementación del proyecto.

5.1. Diseño del producto

El diseño del producto está orientado a suplir las expectativas de capacitación de los funcionarios públicos de la Secretaría Distrital de gobierno, quienes son los clientes del proyecto, así se procede a realizar las descripciones del producto a desarrollar.

5.2. Tamaño

Este proyecto es desarrollado en la Secretaría Distrital de Gobierno, la cual cuenta con 3.107 funcionarios públicos, quienes deben capacitarse constantemente en diferentes temáticas identificadas por el Grupo de Planeación Institucional; para la aceptación del proyecto se realizará una implementación paulatina de las capacitaciones virtuales, iniciando con la 60% de la totalidad de las capacitaciones solicitadas a través del sistema de aprendizaje en línea y alcanzando un 90% al finalizar los 5 años de ejecución del proyecto.

5.3. Macro localización y Micro localización del proyecto

Conforme a lo establecido en la segmentación del mercado, se deben establecer los lugares en los cuales se va a realizar el despliegue del proyecto, esta localización se realizará en dos instancias una a nivel macro, y una mucho más detallada a nivel micro en donde se especifique claramente los lugares donde se desarrollará el proyecto.

67

5.3.1. Macro localización El resultado de la segmentación del mercado define la implementación del proyecto en la Secretaría Distrital de Gobierno, es por esta razón que el proyecto presenta un despliegue en cada una de los lugares donde la entidad tenga presencia. Por ser una entidad con cobertura a nivel Distrital, la presencia de la Entidad se reduce a la ciudad de Bogotá, de acuerdo a esto, la localización del proyecto se presenta en la :

Ilustración 13 Macro localización del proyecto.

5.3.2. Micro localización

El sistema de aprendizaje en línea se encontrará localizado en la intranet de la Entidad, a la cual tienen acceso todas las personas que tengan algún tipo de vinculación con la entidad.

Al ser producto informático el sistema se encontrará instalado en los servidores de SDG y el cargue de material de las capacitaciones de cada uno de los módulos estará a cargo de la dirección de tecnologías e información conformes a las solicitudes del grupo de planeación institucional. En el estudio administrativo se describe de manera detallada el espacio requerido del servidor donde se encontrará la herramienta. Si bien la intranet puede ser abierta desde cualquier computador con acceso a internet, con el usuario y clave del directorio activo de los funcionarios de la entidad, la idea de la implementación del proyecto es el uso del sistema en sus lugares de trabajo y que no sea una carga extra laboral para cada uno de los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno, es por esta razón que la micro localización del proyecto contará con 21 lugares específicos, los cuales se muestran en :

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Tabla 26 Micro localización del proyecto

Dependencia Dirección Nivel Central Calle 11 No. 8-17

Alcaldía Local Ciudad Bolívar Carrera 73 No. 59 - 12 Sur

Alcaldía Local Kennedy Transversal 78 K No. 41 A-04 Sur

Alcaldía Local Bosa Carrera 80 I No. 61 - 05 Sur.

Alcaldía Local Suba Calle 146 C Bis No. 90 - 57

Alcaldía Local San Cristóbal Avenida 1 de mayo No. 1 - 40 Sur

Alcaldía Local Usme Calle 137B Sur No. 14 - 24.

Alcaldía Local Rafael Uribe Calle 32 Sur # 23 - 62, Barrio Quiroga

Alcaldía Local Engativá Calle 71 No. 73 A - 44

Alcaldía Local Usaquén Carrera 6 A No. 118 - 03

Alcaldía Local Fontibón Carrera 99 No. 19 - 43

Alcaldía Local Puente Aranda Carrera 31 D No. 4- 05

Alcaldía Local Tunjuelito Calle 51 Sur No. 7 - 35 Vía Usme

Alcaldía Local Santa Fe Calle 21 No. 5 - 74

Alcaldía Local Barrios Unidos Calle 74 A No. 63 - 04

Alcaldía Local Los mártires Calle 13 No. 19 - 71 Piso 2

Alcaldía Local Chapinero Carrera 13 No. 54 - 74

Alcaldía Local Antonio Nariño Calle 17 Sur # 18 - 49

Alcaldía Local Teusaquillo Calle 39 B No. 19 - 30

Alcaldía Local Candelaria Carrera 5 No. 12C - 40

Alcaldía Local Sumapaz Avenida Calle 6 No. 32 A - 85 Veraguas Central

5.4. Características técnicas del Sistema de Aprendizaje en Línea

Moodle es una herramienta que se encuentra activa y en evolución, en el momento para el proyecto la versión a utilizar es la 3.4, la cual es compatible con sistema estándar SCROM descrito en el capítulo de estudio de la oferta. Adicional el diseño general de Moodle tiene las siguientes características (Materalia, 2016):

Promueve una pedagogía constructiva social, a través de actividades de colaboración, foros y reflexión.

Permite capacitación 100% virtual o como complemento presencial.

Los cursos pueden clasificarse por categorías y también pueden ser buscados fácilmente. Un sitio Moodle puede albergar miles de cursos.

Se ha puesto énfasis en una seguridad sólida en toda la plataforma. Todos los formularios son revisados, las cookies son encriptadas

La mayoría de las áreas de introducción de texto (recursos, mensajes de los foros) pueden ser editadas usando el editor HTML.

El sitio es administrado por un usuario administrador, definido durante la instalación.

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Permite una personalización total del sitio por medio del usuario administrador.

Moodle permite añadir nuevos módulos a los ya predeterminados.

Método LDAP: las cuentas de acceso pueden verificarse en un servidor LDAP. El administrador puede especificar qué campos usar.

El administrador controla la creación de cursos, establece los grupos, asigna a los profesores y matricula a los usuarios como alumnos.

Los profesores pueden tener los permisos de edición desactivados para que no puedan modificar el curso, adicional los alumnos son cuentan con el módulo de edición.

Se puede habilitar la opción de que cada estudiante seleccione el idioma en que quiera navegar en la herramienta.

Ofrece una serie flexible de actividades para los cursos: foros, glosarios, cuestionarios, recursos, consultas, encuestas, tareas, chats y talleres.

En la página principal del curso se pueden presentar los cambios ocurridos desde la última vez que el usuario entró en el curso, lo cual permite visualizar fácilmente las actualizaciones que se realicen sobre los contenidos temáticos.

Se pueden definir tiempos y rangos de entrega de tareas.

Cuenta con un módulo de consulta el cual puede usarse para dejar preguntas dirigidas a los profesores o tutores responsables del curso.

El módulo de foro permite entregar opiniones para ser consultada por cualquier persona que tenga acceso al curso.

Permite la opción de colgar cuestionario bien sea en el módulo de cuestionarios o con la opción de evaluación posterior al contenido de cada curso.

Se puede realizar un banco de preguntas, las cuales son asignadas de manera aleatoria a los estudiantes al momento de presentar la evaluación del curso, así mismo el profesor indica cual es la respuesta correcta para al finalizar la evaluación por parte del estudiante, se le indique su calificación y si aprobó o no el curso.

Las preguntas pueden crearse en HTML y con imágenes.

Los cuestionarios pueden tener un límite de tiempo a partir del cual no estarán disponibles, o un tiempo determinado para responder cada pregunta.

Se tiene la opción de habilitar el módulo de encuesta para el análisis de las clases en línea.

5.4.1. Requerimientos técnicos para la instalación

La implementación del sistema de aprendizaje requiere del cumplimiento de

una serie de condiciones de la herramienta para que pueda ser utilizada en los

equipos de cómputo de la Secretaría Distrital de Gobierno, estos

requerimientos pueden ser clasificados en 3 grupos.

Requerimientos de instalación: Son las condiciones que deben ser

cumplidas para que el programa que va a ser implementado, pueda ser

utilizado desde cualquiera de los puntos de acceso que hayan sido

definidos para esta tarea.

70

Requerimientos de soporte: Características necesarias por parte del

sistema para dar respuesta a las fallas que puedan presentarse en el

sistema.

Requerimientos de Hosting: Condiciones necesarias para el

almacenamiento del sistema en los servidores que sean destinados para

esta tarea.

Las características necesarias para su implementación se muestran en la Tabla

27 Requerimientos técnicos para la implementación:

Tabla 27 Requerimientos técnicos para la implementación

ÍTEM REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

INSTALACIÓN

1 La solución debe permitir su navegación a través de los exploradores más comunes, entre otros: Mozilla, Firefox, Internet Explorer en por lo menos las últimas versiones mantenidas por las casas matrices de dichos navegadores

2 La solución debe estar desarrollada sobre arquitectura WEB de múltiples capas. La capa de datos deberá ser soportada en datos en Microsoft SQL Server 2012 o superior.

3 Debe ser totalmente independiente de la topología de red utilizada, es decir, la Solución debe poder funcionar tanto para equipos conectados remotamente, como para equipos conectados en la red LAN o WAN

IDIOMA

4 Todas las ayudas, herramientas y documentación de la Solución debe operar y entregarse en idioma español para administrador funcional y usuario final.

SERVICIO DE ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y SOPORTE

5 Durante el desarrollo e implementación de la Solución todos los componentes de la solución deberán contar con el servicio de actualización, mantenimiento y soporte.

6 Prestar el servicio de soporte técnico y de usuario final, bajo diferentes mecanismos, entre otros: Teléfono, e-mail o chat, en por lo menos el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 6:00 p.m.

7 Prestar el servicio de actualización para corrección de errores, o cambios de normatividad y procedimientos legales

8 Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de los errores que se presenten. Este servicio se prestará mediante atención telefónica o e-mail de los requerimientos que realice La Secretaría de Gobierno

9

Suministrar e implementar a la Secretaría de Gobierno las nuevas versiones que se liberen de los sistemas / herramientas, brindando el respectivo seminario de actualización funcional, si el contenido de las versiones entregadas amerita su realización y sin costo para la Secretaría, y publicando en la página WEB del OFERENTE o entregando los programas objeto de las nuevas versiones, actualización de los manuales de usuario, documento guía de instalación del software y documento resumen de la funcionalidad adicional que incluye la nueva versión

PLAN DE PRUEBAS

10 Pruebas de operación de los elementos de cada componente

11 Pruebas de accesibilidad

71

12

Otras pruebas: • Pruebas que califiquen los elementos funcionales y de seguridad, que permitan el aseguramiento de la calidad del producto • Pruebas de estrés y rendimiento que verifiquen la robustez y confiabilidad de cada uno de los componentes de la Solución (para los que aplique)

13 Los resultados de las pruebas deben ser documentados y entregados a La Secretaría con los soportes correspondientes.

Características ECM (Gestión de Contenido Empresarial )

14

Permitir exportar datos a Office 365 (Word® y Excel®), PDF, archivos planos, txt, csv, bajo las especificaciones técnicas que se definan al momento del levantamiento y análisis de información de este componente y las ya definidas en los requerimientos funcionales.

15 Versionamiento: Una vez actualizado el documento, este debe generar una nueva versión.

SEGURIDAD

16 La Solución debe permitir la administración de roles, perfiles, usuarios, permisos y niveles de acceso a las diferentes funcionalidades de sus componentes y datos.

17 La Solución debe contener mecanismos de seguridad, relacionados con la utilización de los servicios a través de redes públicas e Internet, para garantizar: confidencialidad, integridad y acceso autorizado a la información.

18 La Solución debe permitir parametrizar los derechos de accesos a usuarios.

19 La Solución debe contar con herramientas y controles para la definición de menús según perfiles de usuario o grupos de usuarios.

20 La Solución debe integrarse nativamente con el Directorio Activo de Microsoft Windows Server especialmente para las funcionalidades que permiten autenticación, autorización, administración y aprovisionamiento de información de usuarios.

21 Los usuarios y contraseñas deben ser los que se encuentran creados y válidos en el Directorio Activo.

22 Debe incluir la funcionalidad en donde permita la creación y modificación de perfiles, usuarios, permisos, entre otros.

23 Permitir el manejo de estados de los usuarios, dependiendo de las novedades que indiquen las Direcciones de Gestión del Talento Humano y Contratación (activo, retirado, en vacaciones, en licencia, entre otros)

24

La Solución debe poseer mecanismos para evitar la inyección de código malicioso en formularios, en información desde o hacia las interfaces que tengan los componentes de la solución, y en general en toda la solución donde pueda existir recepción de datos o aplicaciones externas.

25 La Solución debe, respecto al manejo de sesiones asegurar la definición y ajuste de los parámetros de las cookies, para endurecer la seguridad.

26 La Solución debe ofrecer un log detallado que permita establecer las acciones efectuadas por los usuarios sobre ésta a nivel de administración de seguridad.

27 Tener facilidades como scripts pre-establecidos para realizar operaciones de copia de seguridad y recuperación de Backups

28 La solución debe soportar SSL y el uso de certificados digitales.

29 La Solución debe permitir la generación de reportes sobre las acciones realizadas por usuario

HOSTING

30 La solución debe ser almacenada en los servidores locales de la Secretaría Distrital de

72

Gobierno.

31

32

5.5. Selección tecnológica – Ficha técnica

A continuación, se presenta la ficha técnica de la Herramienta de aprendizaje en línea Moodle, ver Tabla 28 Ficha Técnica Moodle.

Tabla 28 Ficha Técnica Moodle

Ficha Técnica Moodle

Herramienta

Modalidad de los cursos Virtual

Tipo de programas desarrollados Cursos

Cursis dirigidos a: Funcionarios públicos Secretaría Distrital de Gobierno

Estándares y especificaciones SCORM

Tipo de Software de acuerdo con el precio

Software libre

Tipo de código Código abierto

Servidor requerido Servidor web

Sistemas operativos soportados Windows, Mac y algunas distribuciones de Linux

Personalizable Sí

Tipo soporte requerido PHP

Licencia GPL

Versión actual 3.4 de 2018

Editor HTLM

Instalación XAMPP y el paquete que viene integrado con PHP, MySQL y Apache, que son necesarios para la instalación.

Idioma Parametrizable

Forma de ingreso Con usuario y contraseña para el sitio

Entorno de aprendizaje a usar Contenidos, cuestionarios, foros, calendario, preguntas frecuentes, recursos, participantes

Tipo de avisos Saludo de bienvenida, aviso de actualizaciones, cursos disponibles

conexión a través de: Correo electrónico y SMS

73

Modelos de presentación del contenido

Fuente: Elaboración propia basada en (Materalia, 2016)

5.6. Definición del proceso Metodología de implementación. Existen diferentes metodologías para el desarrollo de los Sistemas de Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS): Es un Software que facilita la gestión, entrega, y seguimiento analítico de programas de E-learning empresariales. La mayoría de los sistemas de gestión de aprendizaje son soluciones de software basados en la nube que las empresas usan como su herramienta fundamental para la gestión de sus programas de capacitación. (Hoffman, 2017)

A continuación, se presenta dos teorías de cómo implementar e-learning en los procesos de enseñanza y/o aprendizaje y los requerimientos técnicos y de materiales requeridos para este fin.

De acuerdo a (Contreras, 2014) los pasos para implementar un plan de e-learning en una empresa son siete:

1. Detectar las carencias formativas: haciendo un análisis de las carencias formativas y nivel de conocimiento de los empleados y a temática de los contenidos que son necesarias en el desempeño de su trabajo.

2. Analizar los recursos disponibles: la formación online necesita un cierto nivel de recursos tecnológicos, antes de implementar cualquier plan de e-learning es necesario analizar los recursos disponibles.

3. Elegir una buena plataforma LMS: cada empresa tiene unas necesidades, por lo que la elección de la plataforma de aprendizaje ha de estar supeditada a las mismas.

4. Rentabilidad vs Inversión: No elegir los planes de formación tan sólo en función de los costes, sino teniendo en cuenta la rentabilidad y las ventajas que puede ofrecerle un programa en línea frente a la competencia y el tiempo actual invertido en el proceso de capacitación.

5. Trazar plan de implantación y objetivos: Definir las fases requeridas en la implementación y los objetivos a cumplir en cada una.

6. Realizar un curso Piloto: Empezar con una experiencia previa antes de salir en toda la organización.

7. Motivar a los empleados: la actitud y la motivación son dos elementos esenciales a la hora de empezar un curso online. Es importante motivar a los alumnos para que puedan aprovechar al máximo esta oportunidad.

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Por otro lado (Loaiza & Arévalo, 2016) Indican que el desarrollo de proyectos de implementación de e-learning se dividen en 5 fases:

Fase I Conceptualización Del Proyecto: Realizar una descripción detallada donde se muestre las áreas donde se desea plasmar los esfuerzos de desarrollo de e-learning, es esta fase de desarrollan las necesidades a cubrir.

Fase II Diseño y Aplicación de Estándares: Definición de los agentes formativos, contenidos formativos, formato a utilizar en la formación en línea, y el recorriendo de estos contenidos.

Fase III Construcción o Adecuación de Programas y Plataforma. Definir la plataforma de aprendizaje virtual a utilizar en el proyecto.

Fase IV Piloto: Realizar los desarrollos requeridos para tener una prueba piloto del funcionamiento de la herramienta virtual seleccionada.

Fase V Implementación: Realizar la implementación total, sin dejar por fuera el Monitorear el comportamiento de las herramientas integradas, y los indicadores de monitoreo del proceso.

De las metodologías anteriormente descritas, se toman fases de ambas metodologías, pues conforme a la organización donde se desarrolla, hay fases que se pueden no tienen preponderancia en la ejecución del mismo, así mismo se agrega la una última fase de retroalimentación, que no se contempla en ninguna de las dos metodologías pero que es clave para el mejoramiento continuo de la herramienta, las fases seleccionadas para la implementación son:

1. Detectar carencias formativas: Conforme a la cantidad de requerimientos que se generan en la Entidad, se deben priorizar los temas que deben ir saliendo en el Sistema de Aprendizaje Virtual, para esta tarea el insumo de requerimientos saldrán de los reportes generados por el aplicativo de requerimientos con el que cuenta la Entidad, a través del análisis estadístico se revisarán las frecuencias de cada uno de los temas. Es importante aclarar que la validación de los temas que vayan siendo incluidos en el Sistema deberán ser aprobados por la alta Dirección, pues existe la posibilidad de que en algunos casos, existan temas que no sean solicitados por los funcionarios de la Entidad pero que es un tema que la alta dirección solicita que sean fortalecidos, en este caso tendrán la potestad de darle una mayor prioridad y por consiguiente los esfuerzos del equipo encargado para desarrollar el módulo se centrarán en esta temática. Este ejercicio ya fue realizado para los primeros 15 temas con los que contará el Sistema, las temáticas seleccionadas, se encuentran relacionadas en la Tabla 7: Temáticas módulos Sistema de Aprendizaje en Línea

2. Analizar los recursos disponibles: Conforme a la naturaleza de la organización en donde se va a implementar el proyecto, los recursos disponibles para el desarrollo del proyecto son muy limitados, por esta

75

razón es necesario buscar la mayor cantidad de recursos al menor costo.

3. Elegir una buena plataforma LMS: La elección de la plataforma sobre la cual se va a realizar el montaje del Sistema de Aprendizaje, será elegida bajo dos variables principalmente, la primera es el costo, pues los recursos que se disponen para la ejecución del proyecto son limitados y la facilidad de uso de la herramienta, ya que es vital que una herramienta para la capacitación de funcionarios sea muy fácil de manejar por cualquier persona. De acuerdo a las características mencionadas, la opción más óptima para que sea implementada en la Entidad es la instalación de la herramienta Moodle, pues esta es una herramienta de software libre, es decir, que puede ser descargada y utilizada sin necesidad de pagar ningún tipo de licenciamiento, los costos asociados a esta herramienta son el uso del servidor, y la parametrización de la herramienta conforme a los requerimientos que se tengan para el desarrollo de los cursos en la Entidad.

4. Construcción o Adecuación de Programas: Los costos asociados a la instalación y parametrización del Moodle serán atribuidos al contrato del ingeniero de sistemas que será contratado para realizar las tareas y el uso del servidor no se considera, pues la Entidad puesta con sus propios servidores, los cuales cuentan con un amplio almacenaje para que sea utilizado por las aplicaciones que sean instaladas en la Secretaría Distrital de Gobierno. Otro desarrollo necesario para el desarrollo e implementación del Sistema de aprendizaje será el de la vinculación de la herramienta a la Intranet de la Entidad, pues la validación de los usuarios se realiza mediante el directorio activo de la Entidad, es decir, que solamente podrán ingresar las personas que tengan vinculación contractual vigente con la Entidad, dentro de la Intranet, existe una link por medio del cual se pueden visualizar la totalidad de las herramientas virtuales de la Entidad, razón por la cual se debe estar verificando que el enlace dispuesto en esta sección siempre se encuentre en funcionamiento y efectivamente de acceso a la última versión del aplicativo. Es necesario en esta parametrización, la construcción del módulo base, el cual va a ser utilizado como plantilla para el cargue de información de cada uno de los módulos, en esta plantilla se cargará el contenido de los cursos, la sección de preguntas frecuentes, foros, chats en línea, evaluaciones y la generación de los certificados de aprobación de los cursos, el desarrollo de esta plantilla debe ser flexible, pues habrán cursos donde se requiera el cargue de información adicional o de otras funcionalidades, que puedan ser de fácil adición en el Sistema.

5. Piloto: Una vez realizados el cargue de las capacitaciones en el aplicativo, es necesario que se realicen pruebas piloto para cada una de

76

las etapas que tenga la capacitación, revisando que los flujos de información sigan los parámetros establecidos en la planeación del sistema. También es necesario que se realicen pruebas de funcionamiento en periodos picos de ingreso de funcionarios al mismo tiempo, garantizando un funcionamiento normal, pues la herramienta debe soportar el uso de 3000 usuarios concurrentes en la herramienta. El desarrollo de pruebas piloto no se realiza únicamente con el fin de revisar el correcto funcionamiento de la herramienta, es necesario realizar un muestreo aleatorio de funcionarios para que den su punto de vista sobre el aplicativo y de acuerdo a la aceptación del personal seleccionado para la prueba piloto, se realizarán ajustes con el fin de que los niveles de aceptación del curso sean mayores y que el motivo principal para el desarrollo de los curos sea el interés propio y no por la orden de los directivos para con sus subordinados.

6. Implementación: Después de haber surtidos las etapas de pruebas y ajustes correspondientes, es necesaria la implementación y puesta en marcha de cada uno de los cursos disponible en el Sistema. La implementación de los cursos se hará de forma modular, es decir que cada uno de los cursos ofrecidos irán publicando en el Sistema con un periodicidad de 3 meses aproximadamente, esto con el fin de que en la Entidad se realicen campañas de gestión del cambio y de apropiación de la herramienta y que el cambio generado por el uso herramientas para brindar las capacitaciones virtuales sea menos traumático en la entidad, el Diseñador gráfico de la Oficina Asesora de Comunicaciones será el encargado de realizar estas campañas publicitarias de cada uno de los módulos. Así mismo, con la implementación del sistema es necesario que se establezcan políticas al interior de la Entidad que den lineamientos para el desarrollo de los cursos por parte de los funcionarios públicos, pues el tema de gestión del conocimiento pueden ser de poca acogida en el empleado quien deberá usar tiempo productivo en capacitaciones, estas políticas deben establecer el porcentaje de funcionarios por dependencias mínimo que deberán realizar los cursos, los tiempos para llevar a cabo los cursos y los niveles con los que se dará por aprobado el curso.

7. Retroalimentación: Teniendo como base los lineamientos del mejoramiento continuo, es necesario que, con la implementación de cada uno de los módulos, el sistema sea susceptible de evaluación y de acuerdo a los resultados de estas evaluaciones, el sistema podrá ser mejorado, generando nuevas versiones del sistema. Las mejoras no se realizarán sobre el Sistema de Aprendizaje en Línea, sino también en la implementación de cada uno de los módulos

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adoptando nuevas prácticas que mejoren la efectividad de cada uno de los cursos, las campañas de publicidad que se realizan antes del lanzamiento de los cursos o la inclusión de nuevas secciones en cada uno de los capítulos.

5.7. Diagrama de proceso metodología de implementación

Definidas las etapas de la metodología a seguir para la implementación y

puesta en marcha del sistema de aprendizaje en línea en la SDG, se procede a

presentarlas y describirlas en un diagrama de flujo, el cual se muestra en la

Ilustración 14 Diagrama de proceso metodología implementar.

Ilustración 14 Diagrama de proceso metodología implementar


5.8. Proceso de prestación del servicio Una vez detallado el proceso para el montaje de la herramienta Moodle en los servidores de la Secretaría Distrital de Gobierno, se procede a describir cada una de las etapas necesarias para el desarrollo de cada uno de los módulos, describiendo cual va a ser el responsable de cada una de las actividades descritas en la Tabla 29 Descripción de actividades Montaje de Módulos.

Tabla 29 Descripción de actividades Montaje de Módulos

ACTIVIDAD RESPONSABL

E DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

INSUMOS

N/A Inicio del procedimiento N/A N/A

Profesional de Planeación Institucional

Una vez definidos el módulo, es necesario establecer la información que debe ser incluida en los cursos, las actividades o puntos clave donde se realizará énfasis en el módulo y si se requiere algún tipo de funcionalidad adicional, a la ofrecida por el módulo plantilla

Acta de Reunión

Temáticas definidas por la alta dirección.

Detectar carencias formativas

Analizar los recursos

disponibles

Elegir una buena plataforma LMS

Construcción o Adecuación de

Programas

Piloto Implementación Retroalimentación

INICIO

1. Establecer los

requerimientos

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INSUMOS

Profesional Dirección de

Tecnologías de Información

Conforme a los requerimientos establecidos en la actividad 1, si se requieren realizar parametrizaciones del módulo, el ingeniero realizará los ajustes respectivos y se continúa el en la Actividad No. 3

En caso de no requerirse desarrollos adicionales se continúa el desarrollo del procedimiento.

Desarrollo en el Sistema

N/A


Recolecta toda la información correspondiente al módulo, con el fin de analizar y consolidarla en un solo documento que servirá como insumos para el desarrollo de contenidos del módulo

Repositorio de

información del módulo

Documentación relacionada con la temática (actos administrativos y documentos controlados por el sistema de gestión de calidad)


Líder del Proceso de la temática del

módulo

Si la información consolidad se encuentra desactualizada, el profesional de Planeación Institucional deberá trabajar conjuntamente con el líder del proceso correspondiente para que se actualice la documentación, de acuerdo a los lineamientos que se encuentren vigentes y continua él procedimiento.

Si la información recolectada se encuentra vigente, se continua en la actividad 5

N/A N/A


Con la información vigente, el responsable debe estructurar en los formatos establecidos la información consolidada para su cargue en el sistema de aprendizaje.

Definiendo como mínimo:

Contenido de los cursos

Respuestas de preguntas frecuentes

Normatividad

Evaluaciones

Formatos de cargue de información al Sistema de Aprendizaje

Equipos de computo y mobiliario para la consolidación de información. Documentos de procesos y procedimientos

Profesional de Comunicaciones

De acuerdo a la información allegada por el profesional de Planeación Institucional, se realizará la adecuación de esta información para que se dé cumplimiento a los lineamientos de imagen institucional, se realizará creación de ayudas didácticas que acompañes la información (videos, juegos, mapas mentales, etc.) para que sean cargados en el Sistema de Aprendizaje en Línea.

Carpeta comprimida con contenidos del módulo terminados

Plantilla de generación de

módulo diligenciada.

Equipo de computo y mobiliarios

3. Recolectar la

información

4. ¿La

información

requiere ajustes?

4. ¿La

información

requiere

actualización?

2. ¿Se requieren

funcionalidades

adicionales?

SOLICITUD

NUEVO

PROCESO

SOLICITUD

NUEVO

PROCESO

5. Consolidación y

estructuración de

contenidos

6. Adecuar contenidos

a la imagen

institucional

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INSUMOS

Se Consolidará toda la información para el cargue en una carpeta comprimida que deberá ser remitida al profesional de la Dirección de Tecnologías para que realice el cargue en el Moodle

Profesional Dirección de

Tecnologías de Información

Conforme a la información recibida, el Profesional de la Dirección de Tecnologías e Información realizara el cargue de los contenidos remitidos en cada una de las secciones del módulo.

Módulo de aprendizaje cargado en el sistema

Servidores de la entidad para la instalación del sistema.

Equipos de computo y mobiliario.

Plantilla de cargue de información diligenciada.


Profesional de

Comunicaciones

Profesional de la Dirección de Tecnologías e Información

Muestra

Aleatoria de funcionarios de

la Entidad.

Una vez realizados los cargues de la información en el Sistema de Aprendizaje en línea se realizará una muestra aleatoria de los funcionarios públicos para que realicen el curso, se revise el funcionamiento de todas las herramientas ofrecidas por el Sistema de Aprendizaje

Informes de pruebas del

módulo

Selección aleatorio de servidores.

Gruppo de Planeación Institucional.

Equipos de computo y mobiliarios.


Profesional de

Comunicaciones


Conforme a los resultados de las pruebas realizadas, se harán los ajustes correspondientes ya sea en los contenidos, las herramientas didácticas o en el funcionamiento de la herramienta. De no requerirse modificaciones, continua en la siguiente actividad.

N/A N/A


Profesional de

Comunicaciones

Una vez se tenga el visto bueno por parte del desarrollo de los módulos, este se pondrá a disposición para todos los funcionarios públicos de la Entidad, definiendo y comunicando a los funcionarios que les corresponda la tarea de realizarlo, de manera paralela se realizarán campañas publicitarias a cargo del profesional de comunicaciones para que se dé a conocer el nuevo módulo disponible en el Sistema de Aprendizaje

Publicación del Módulo

en la herramienta

de Aprendizaje

en Línea

Servidores de la Entidad.

Herramientas de Red.

Equipos de computo y

7. Cargar la

información en la

Herramienta

8. Realizar pruebas a

la herramienta

9. ¿Se requieren

modificaciones?

10. Poner el Módulo

en producción

80



INSUMOS

mobiliario


Con el transcurso del tiempo, la normatividad o desarrollo de las actividades pueden ser cambiadas, por esta razón cuando se detecte que la información que presenta el módulo debe ser actualizada, el profesional de planeación institucional, realizará los ajustes de la información correspondiente y comenzará nuevamente el ciclo descrito desde la Actividad No. 4

N/A N/A

N/A Fin del procedimiento N/A


5.9. Interfaz gráfica de la herramienta

Revisando la implementación de la herramienta Moodle en otras entidades, se espera que el resultado final de implementación, sea muy similar a la interfaz que maneja la Universidad Nacional de Colombia como se puede ver en la Ilustración 15 Herramienta Moodle UNAL, en donde el Sistema se encuentra accesible a través de la página web de la universidad, se debe realizar la validación de usuario para poder ingresar y en donde cada uno de los módulos cuenta con secciones similares a las que se espera, que tenga el Moodle para la Secretaría de Gobierno.

9. ¿Se requieren

actualizaciones?

FIN

81

Ilustración 15 Herramienta Moodle UNAL

Fuente: Página web Universidad Nacional de Colombia

Al interior de cada módulo, la herramienta Moodle especifica la definición de roles para tener acceso o restricciones a diferentes funcionalidades de la herramienta, los roles que se manejan en la herramienta son:

Capacitado/Estudiante: Ese es el perfil que tendrán los funcionarios públicos de la Entidad, quienes tendrán permisos para visualizar los contenidos del módulo y diligenciar las pruebas asociadas a cada uno de estos.

Capacitador/Tutor: El profesional de Planeación encargado de realizar el levantamiento de la información quedará como el profesor del módulo, es decir, tendrá como funciones dar solución a los requerimientos de los capacitados, estar disponible durante los espacios de chat en línea para atender las preguntas o solicitudes. Debido a la existencia de temáticas que no serán manejadas totalmente por el profesional de planeación institucional, es necesario que a medida que se va realizando el levantamiento de información de cada uno de los módulos, el nivel de apropiación de conocimientos por parte del capacitador sea alto.

Administrador: Este rol lo tiene únicamente el profesional de la Dirección de Tecnologías e Información, pues es el único con los conocimientos para realizar ajustes en los flujos de información del aplicativo.

De acuerdo a como se empiecen a ver los volúmenes de información que deben ser atendidos por el capacitador, se podrá tener en cuenta el uso de tutores, quienes podrán reemplazar al capacitador en las tareas diarias de atención de inquietudes de los capacitados, pero como se la implementación

82

de estos módulos será progresiva, inicialmente estos dos roles serán atendidos por la misma persona.

5.10. Plan operativo año a año El contenido de las temáticas a disponer en el sistema de aprendizaje en línea

se desarrollará de manera periódica, donde cada tema es documentado,

adecuado de manera dinámica e interactiva, cargado en la herramienta

dispuesta, sujeto a pruebas, entregado al público acompañado de campañas

de conocimiento y gestión del cambio, donde se indica las instrucciones de

consulta y manejo, así cada vez que se tenga desarrollado y puesto en marcha

cada temática se procederá a la realización de la siguiente, de acuerdo a las

prioridades de implementación y adopción de cada uno en la herramienta de

aprendizaje en línea, esto siguiendo las metodologías de para el desarrollo de

los Sistemas de Aprendizaje en Línea, presentados al inicio de este Capítulo de

Estudio Técnico .

Teniendo en cuenta lo planteado, se procede a presentar el cronograma atado

a este plan operativo, el cual se encuentra detallado a detalle en el Anexo 3

“Cronograma implementación Herramienta de aprendizaje en Línea SDG”,

y presentado de manera resumida en la Tabla 30 Cronograma plan de trabajo

año a año, donde se agrupan las actividades a realizar en dos principales:

• Presentación de la propuesta y parametrización de la herramienta:

Actividad de involucra contextualización del equipo del trabajo, entrega de

propuesta a equipo directivo de la Entidad, presentación de las temáticas a

trabajar en la herramienta de aprendizaje en línea, diseño y ajustes que se

presente de acuerdo a indicaciones de la junta directiva y la parametrización de

la herramienta de acuerdo a las condiciones de la Secretaría Distrital de

Gobierno, donde se incluyen las pruebas y ajustes que se desprendan de la

parametrización de la misma.

• Desarrollo del módulo: Involucrando actividades como consecución de la

documentación actual, actualización de la documentación, planteamiento del

contenido del módulo, realización de preguntas frecuentes, presentación del

material de manera interactiva, didáctica y con el aval de inclusión bajo los

lineamientos de marca institucional, así mismo, incluye las actividades de

cargue de la información en la herramienta, pruebas pilotos y puesta en

marcha.

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Tabla 30 Cronograma plan de trabajo año a año


6. ESTUDIO ADMINISTRATIVO

En el presente capitulo se describen los aspectos organizaciones, administrativos, jurídicos y estructurales de la Secretaría Distrital de Gobierno, entidad en la cual se ejecuta el proyecto, la intervención del proyecto contempla principalmente la dependencia de la Oficina Asesora de Planeación, teniendo un impacto transversal los resultados del mismo.

6.1. Misión

En la Secretaría Distrital de Gobierno lideramos la articulación eficiente y efectiva de las autoridades distritales para mejorar la calidad de vida de todos los bogotanos. Garantizamos la convivencia pacífica y el cumplimiento de la ley en el Distrito Capital, protegiendo los derechos y promoviendo los deberes de los ciudadanos. Servimos a todos los bogotanos y promovemos una ciudadanía activa y responsable. (Secretaría Distrital de Gobierno, 2018)

6.2. Visión

La Secretaría Distrital de Gobierno, será en el 2020 la entidad líder en la articulación de un gobierno democrático, efectivo y confiable para la ciudadanía, reconocida por su modelo de buen gobierno, gestión por sus resultados, innovación institucional. (Secretaría Distrital de Gobierno, 2018)

Nombre de la tarea Duración Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb M az Abr M ay Jun Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2 Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri 2

Presentación de la propuesta y parametrizar herramienta 40,75 días

Desarrollo Módulo Marco Estratégico 102 días

Desarrollo Módulo Mejora continua 77 días

Desarrollo Módulo Planes gestión del desempeño 65 días

Desarrollo Módulo de Riesgos 78 días

Desarrollo Módulo de Gestión del patrimonio documental 78 días

Desarrollo Módulo de Elaboración de estudios y documentos

previos82 días

Desarrollo Módulo de Contratación (Secop II) 65 días

Desarrollo Módulo de Supervisión e interventoría del contrato 65 días

Desarrollo Módulo de Gestión ambiental 65 días

Desarrollo Módulo de Plan de Desarrollo Local 65 días

Desarrollo Módulo de Inspección, vigilancia y control para

obras y urbanismo65 días


espacio público65 días


establecimientos de comercio66 días

Desarrollo Módulo de Plan Anticorrupción 65 días

Desarrollo Módulo de Reubicación de servidores públicos. 65 días

Desarrollo Módulo de Seguridad y Salud en el Trabajo 65 días

Desarrollo Módulo de Planes de emergencia 65 días

Desarrollo Módulo de Seguridad de la información 65 días

2022 20232018 2019 2020 2021

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6.3. Objetivos Estratégicos

A continuación, se presentan los objetivos definidos por la secretaría distrital de

Gobierno como estratégicos para sus funciones: (Secretaría Distrital de

Gobierno, 2018)

Fortalecer la capacidad institucional y para el ejercicio de la función policiva por parte de las autoridades locales a cargo de la Secretaría Distrital de Gobierno.

Articular efectivamente el esquema institucional y de participación social para la formulación, implementación y evaluación de políticas y estrategias orientadas a la promoción, prevención y protección de los Derechos Humanos en el Distrito Capital y el respeto a la dignidad humana.

Articular la formulación y ejecución de lineamientos para el uso del espacio público.

Fortalecer las relaciones estratégicas de la Administración Distrital con los actores políticos sociales.

Incrementar la capacidad de atención y respuesta a situaciones de conflictividad social en el Distrito Capital.

Integrar las herramientas de planeación, gestión y control, con enfoque de innovación, mejoramiento continuo, responsabilidad social, desarrollo integral del talento humano, articulación sectorial y transparencia.

Asegurar el acceso de la ciudadanía a la información y oferta institucional.

6.4. Valores

La (Secretaría Distrital de Gobierno, 2018), define como sus valores éticos los

presentados a continuación:

Servicio centrado en la ciudadanía: La ciudadanía es la razón del ser del servicio público. El eje central de nuestro diario accionar deber ser brindarle una atención atenta y oportuna.

Transparencia: Gestionamos los recursos de la ciudadanía con responsabilidad y publicidad, rindiendo cuentas claras para facilitar la veeduría y el control.

Eficacia: Reconocemos que nuestro éxito consiste en brindar soluciones efectivas y visibles a la ciudadanía, por eso fijamos metas claras, medimos avances y presentamos resultados.

Eficiencia: Sabemos que los recursos con que contamos (nuestro presupuesto y tiempo) son de los ciudadanos, y que ello exige hacer de estos un uso óptimo en cumplimiento de los objetivos propuestos.

Innovación: Trabajar a la vanguardia de nuevas soluciones que aprovechen la última tecnología, el conocimiento global y las experiencias exitosas en nuestro campo de acción.

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6.5. Determinación / caracterización de los recursos requeridos Para determinar los costos, primero serán descritas las actividades necesarias para cumplir con las metas establecidas en el análisis de oferta, donde se debe dar acceso a una cantidad creciente de funcionarios durante 5 años, este número de personas se encuentra detallado en la Tabla 25: Capacitaciones virtuales a cubrir en cada período. El número de profesionales que serán asignados al desarrollo de estas tareas serán los mismos que se están desarrollando las tareas de capacitaciones actualmente, es decir, 4 profesionales, pero no van a tener los mismos perfiles, pues actualmente todos los capacitadores son ingenieros industriales o administradores públicos; pero al darse un cambio a actividades virtuales, es necesario contar con perfiles que tengan un mayor acercamiento al desarrollo en las áreas de sistemas y computación.

Personal requerido: Para el desarrollo de preparación y puesta en marcha de la herramienta se disponen de 3 tipos de profesionales, los profesionales del grupo de Planeación Institucional (2 personas) encargados de levantamiento de información, elaborar el material y los contenidos de la herramienta; un profesional de la Oficina Asesora de Comunicaciones (Diseñador Gráfico), quien adecuará la presentación del material con el fin de que este sea didáctico y amigable para el usuario receptor y quién a su vez manejará el tema de la estrategia de gestión del cambio; y un profesional de la Dirección de Tecnologías e Información (Ingeniero de Sistemas) quién será el encargado de realizar la instalación y parametrización de la herramienta Moodle, el cargue de la información a la plataforma y conectará la herramienta virtual con la intranet de la Entidad. Los profesionales mencionados estarán desarrollando actividades únicamente para la implementación y puesta en marcha del sistema, por lo que los salarios percibidos por los contratistas serán devengados totalmente en los costos del proyecto Adicional se requerirá del aporte de horas de trabajo de los Directivos y del Coordinador del grupo de Planeación Institucional, quienes se encuentran a cargo dar visto bueno al diagnóstico, diseño y toma de decisiones dentro del proyecto.

6.6. Organigrama – Áreas involucradas

A continuación, se muestra el organigrama de la Entidad resaltando las 3 dependencias que se encuentran implicadas en la contratación de los profesionales en la Ilustración 16 Dependencias involucradas en el proyecto:

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Ilustración 16 Dependencias involucradas en el proyecto


6.7. Perfiles de cargo

Así mismo, con el fin de establecer cada una de las actividades de implementación del Sistema de Aprendizaje en Línea, se presentan a continuación los perfiles de los 3 cargos que serán contratados por la Secretaría de Gobierno, teniendo en cuenta que uno de estos perfiles (Analista de Planeación), será el mismo para 2 profesionales. Los perfiles descritos, fueron elaborados con base en los estudios previos de contratos de profesionales con funciones similares a las que se realzarán en el tema de capacitaciones para el caso de los analistas de planeación, implementación de software para el ingeniero de sistemas y desarrollo de piezas comunicativas para el caso del diseñador gráfico, esta consulta se realiza a través de la herramienta SECOP, a través de la cual se puede ver toda la contratación realizada por entidades públicas con terceros.

PERFIL DE PUESTO – ANALISTA DE PLANEACIÓN

Puesto: Analista de Planeación

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Área: Oficina Asesora de Planeación

Reporta a: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Funciones: - Apoyar a la Oficina Asesora de Planeación en la

implementación, seguimiento y/o evaluación de metodologías y herramientas de planeación y gestión de la entidad, así como en la presentación de informes o respuestas a solicitudes; de conformidad con las responsabilidades que le sean asignadas y en articulación con las áreas involucradas, con miras a contribuir al fortalecimiento del sistema de planeación y gestión institucional, en las dimensiones y políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión que le sean asignadas.

- Apoyar y acompañar a los líderes y equipos de trabajo de los procesos y/o alcaldías locales que le sean asignados, en la implementación, documentación, divulgación, socialización y seguimiento de las herramientas de planeación y gestión que les correspondan, con enfoque de optimización de la gestión y de conformidad con las responsabilidades que le sean asignadas

- Apoyar las tareas de parametrización del Sistema de Aprendizaje Virtual, delos módulos que le sean asignados con miras a contribuir al fortalecimiento del sistema de planeación y gestión institucional

Estudios: Titulado de las profesiones de Ingeniería Industrial, administración pública o ingeniería de producción. De preferencia con especialización en Sistemas de Gestión de Calidad.

Experiencia: Mínima de dos años (02) en:

- Levantamiento de procesos y procedimientos.

- Manejo de Sistemas de Gestión de Calidad

Conocimientos: - Conocimiento del manejo de la herramienta Moodle.

- Manejo de las herramientas Office.

Competencias Requeridas: - Capacidad para organizar personal a cargo.

- Capacidad para trabajar en equipo.

- Capacidad de diagramación de procesos y procedimientos

- Capacidad de síntesis

Sueldo: $ 3’700.000

Lugar de Trabajo y Horario:

Secretaría Distrital de Gobierno – Horario Flexible

Tipo de contratación

Contrato por Prestación de Servicios

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PERFIL DE PUESTO – INGENIERO DE SISTEMAS

Puesto: Ingeniero de Sistemas

Área: Dirección de Tecnologías e Información

Reporta a: Director de Tecnologías e Información

Funciones: - Apoyar a la Dirección de Tecnologías e Información en la

implementación, seguimiento y/o evaluación de la herramienta Moodle en la entidad, así como en la presentación de informes o respuestas a solicitudes; de conformidad con las responsabilidades que le sean asignadas y en articulación con las áreas involucradas, con miras a contribuir al fortalecimiento del sistema de planeación y gestión institucional.

- Realizarlas adecuaciones a la plataforma Moodle para la instalación y parametrización de la herramienta de acuerdo con las necesidades y requerimientos de la Entidad.

Estudios: Titulado de las carreras de Ingeniería de Sistemas y computación

Experiencia: Mínima de dos años (02) en:

- Experiencia en la implementación y parametrización del Software Moodle.

Conocimientos: - Conocimiento del manejo de la herramienta Moodle.

- Manejo de las herramientas Office.

- Manejo de lenguaje de programación de java.

- Conocimiento en el manejo de servidores e instalación de programas.

Competencias Requeridas:


- Capacidad de síntesis

- Capacidad de solución a problemáticas

Sueldo: $ 3’400.000





PERFIL DE PUESTO – DISEÑADOR GRÁFICO

Puesto: Diseñador Gráfico

Área: Oficina Asesora de Comunicaciones

Reporta a: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

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Funciones: - Apoyar a la Oficina Asesora de Comunicaciones en dar

respuesta a los requerimientos que lleguen a la oficina para el lanzamiento de piezas comunicativas para los funcionarios dela Secretaría Distrital de Gobierno.

- Liderar la estrategia de Gestión del Cambio para la implementación de la herramienta de aprendizaje en línea.

- Apoyar a la Oficina Asesora de Comunicaciones en el diseño de campañas publicitarias que sean difundidas por los diferentes canales de comunicación interna con los que cuenta la Entidad.

Estudios: Titulado de las carreras de Diseño Gráfico o publicidad.

Experiencia: - No se requiere experiencia

Conocimientos: - Conocimiento de Materiales de uso en la industria petrolera.

- Conocimiento de Word, Excel y Software utilitario del SIAG.

- Capacidad para organizar personal a cargo.

- Dominio del idioma inglés a nivel: Avanzado

Competencias Requeridas:

- Habilidad de Negociación.

- Sólida Formación en Valores


Sueldo: $ 3’300.000





6.7.1. Asignación salarial para recursos requeridos

Los salarios asignados a cada uno de los profesionales mencionados se ajustan a la escala de honorarios para contratistas, establecida para el Distrito, el salario para un profesional con un año de experiencia según lo aprobado por el cuadro de honorarios para el distrito se encuentra entre los $3’300.000 y los 3’800.000, de acuerdo a esto se toman los salarios percibidos por profesionales que trabajan en las mismas áreas y se presentan en la Tabla 31: Salarios de profesionales para ejecución del proyecto:

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Tabla 31: Salarios de profesionales para ejecución del proyecto

Cargo Salario mensual – COP

Profesional de Planeación (x2) 3’700.000

Profesional de la DTI 3’400.000

Profesional de Comunicaciones 3’300.000

Total Salarios mensuales 14’100.000

Fuente: Elaboración propia, basado en Resolución de salarios para funcionarios públicos del Distrito

Estos salarios se asumen de manera uniforme para que sean devengados de manera mensual en la ejecución del proyecto, pues los aumentos a los salarios anuales no aplican para la contratación por prestación de servicios. Es importante aclarar que el profesional de comunicaciones no será contratado desde el inicio del proyecto, pues las labores que realiza son adecuación de los contenidos remitidos por el grupo de planeación institucional y elaboración de campañas de apropiación del sistema por los funcionarios, por lo que se considera pertinentes que este profesional sea contratado a partir del mes 4 del primer año, época en la que se tendrán finalizados los primeros contenidos de la herramienta. El tiempo utilizado por los directivos en las reuniones de seguimiento a la implementación del proyecto será asumido solamente para las reuniones de inicio del proyecto y a partir de esta reunión, se realizarán mesas de seguimiento bimensuales para la revisión de la implementación del proyecto, estas reuniones se asumen con una duración de 4 horas, es decir que al año los directivos deben apartar 24 horas para el proyecto, por lo cual se obtienen costos desagregados en la Tabla 32: Costo Salarios Directivos.

Tabla 32: Costo Salarios Directivos

Directivo Costo por 24 horas/año

Jefe Oficina Asesora de Planeación $1.146.181

Director de Tecnologías e Información $541.155

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones $1.146.181

Fuente: Elaboración propia basado en Resolución de salarios para funcionarios públicos del Distrito

6.8. Costo de bienes muebles e inmuebles Para el desarrollo de las actividades, es necesario contar los bienes muebles y equipos necesarios para que los profesionales puedan desarrollar sus actividades, la Secretaría de Gobierno cuenta con un inventario de equipos listos para poner a disposición de los contratistas nuevos o en los casos de falla de o deterioro de los que se encuentran en funcionamiento. Los bienes por incluir se presentan en la Tabla 33: Costo de bienes inmuebles/muebles.

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Tabla 33: Costo de bienes inmuebles/muebles

Bien mueble/inmueble

Costo por unidad – COP

CPU 1’741.911

Monitor 193.546

Teclado 38.080

Archivadores 906.408

Superficies 215.601

Paneles 375.492

Silla 576.520

Teléfono 395.824

Total 4’443.382


Estos costos son tomados del inventario de los profesionales del grupo de planeación, en donde queda registrado el valor de cada uno de los bienes que son asignados a cada profesional. Los costos de los bienes muebles e inmuebles serán distribuidos durante el primer año de ejecución del proyecto y se asume que no se realizarán cambios de estos equipos en la ejecución de las actividades, pues son equipos que por política de inventario se cambian cada 5 años (para los equipos de cómputo) y de 10 años (para los bienes inmuebles), así mismo se cuenta con un contrato de mantenimiento para garantizar que este tipo de elementos cumplan con la vida útil presupuestada.

6.9. Costo de instalación:

La instalación del Sistema de Aprendizaje en Línea requiere el uso de servidores que puedan almacenar toda la información que va a ser utilizada en la herramienta es necesaria que esta instalación se realice en servidores con la memoria suficiente para dar el rendimiento y cobertura de los funcionarios requerida. Según (Mesta, 2017) el software Moodle requiere el almacenamiento de 50Mb para funcionar de manera normal con 50 usuarios concurrentes, es decir, con 50 personas trabajando al mismo tiempo en la plataforma, debido al número creciente de personas que van a utilizarla herramienta hasta llegar a la totalidad de funcionarios dela entidad (3107 funcionarios), es necesario que el nivel de almacenamiento utilizado por el servidor vaya creciendo en esta misma proporción. La secretaría de Gobierno cuenta con sus propios servidores, por lo cual no son tenidos en cuenta los costos de transporte e instalación de servidores en la Entidad, realizando un estudio de mercado frente a empresas que ofrecen el servicio de almacenamiento en servidores arrendados, vemos que la relación precio/almacenamiento es de:$56875/Mb, teniendo esto en cuenta los costos de almacenamiento de información en el servidor se encuentra desagregado para los 5 años en la Tabla 34: Costo de almacenamiento:

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Tabla 34: Costo de almacenamiento

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Almacenamiento 400 Mb 800 Mb 1 Gb 1,5 Gb 2 Gb

Costo $22.750 $45.500 $56.875 $85.312 $113.750

Fuente. Elaboración propia

6.10. Costo de licenciamiento de la herramienta: Si bien, la Entidad no debe comprar una plataforma de aprendizaje virtual, pues la herramienta Moodle es un software libre, es necesario adecuar el servidor de la Entidad para su instalación y la generación de la base de datos para dar uso a esta herramienta, por esta razón los costos de licenciamiento de la herramienta serán asumidos por los gastos del salario del Ingeniero de Sistemas, a quien se le darán todos los insumos para que realice los ajustes correspondientes para la instalación y puesta en marcha del Moodle en la Entidad.

6.11. Costo del espacio utilizado: El desarrollo del proyecto se realizará en las instalaciones del Nivel Central de la Secretaría Distrital de Gobierno, y los espacios utilizados serán los destinados a las oficinas de los 4 profesionales del proyecto y el espacio donde se encuentran los servidores que almacenan el software.

Además de los espacios mencionados, también son utilizados las oficinas de los jefes de cada una de las dependencias involucradas con el proyecto y la sala de juntas donde se realizarán los seguimientos a la implementación de la herramienta, pero estos espacios no serán incluidos en el costeo ya que el tiempo de uso de estos espacios son despreciables.

6.12. Diseño de planta A Continuación, se muestran los planes de los dos primeros pisos de la Secretaría de Gobierno, donde se encuentran los espacios utilizados para el proyecto en la Ilustración 17: Plano Secretaría Distrital de Gobierno, Piso 1 y en la Ilustración 18: Plano Secretaría Distrital de Gobierno, Piso 2

Ilustración 17: Plano Secretaría Distrital de Gobierno, Piso 1

Fuente: Secretaría Distrital de Gobierno

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Ilustración 18: Plano Secretaría Distrital de Gobierno, Piso 2

Fuente: Secretaría Distrital de Gobierno

Como se muestran en los planos, el espacio requerido para realizar las tareas puede clasificarse en 2 tipos de espacios, el primero en los puestos de trabajo de los 4 profesionales y el segundo en el espacio para el servidor donde se tiene instalado el software, los puestos de trabajo según los planos cuentan con un espacio de 2.25m², mientras que el espacio del servidor es de 2 m² (aunque las dimensiones del servidor son inferiores a 1m², se debe disponer de un espacio mayor para la disposición de extintores y espacios de circulación de aire que mitiguen el riesgo de incendios por sobrecalentamiento de los servidores), la suma total del espacio utilizado para el proyecto es de 11m².

Según (DNP, 2017) para el año pasado, la zona centro de Bogotá contaba con un valor de metro cuadrado de $5.685.600, lo que daría un valor total de $62.541.600, como el espacio utilizado para la implementación del proyecto no pueden ser adquiridos se obtendrá el valor de arrendamiento del espacio y serán agregados al costo total del proyecto.

Conforme a lo establecido por (Metrocuadrado, 2017), el costo de arrendamiento anual por metro cuadrado corresponde a un valor entre el 5% y el 8% del valor de compra del predio, para el caso del centro el valor que debe ser tomado es del 7%, por lo que el costo de uso del espacio para el proyecto para los 5 años se presenta en la Tabla 35: Costo de uso del espacio:

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Tabla 35: Costo de uso del espacio

Año Costo

1 $ 4.377.912

2 $ 4.377.912

3 $ 4.377.912

4 $ 4.377.912

5 $ 4.377.912


Conforme a los costos mencionados, se tienen los costos presentados en la Tabla 36: Costo Anual del proyecto, donde son discriminados durante los 5 años de la siguiente manera:

Tabla 36: Costo Anual del proyecto

Año Salarios profesionales

Salarios directivos

Costo de bienes inmuebles/muebles

Costo de almacenamiento

Costo del espacio utilizado

Costo Total

1 $ 159.300.000 $ 2.833.517 $ 17.773.528 $ 22.750 $ 4.377.912 $ 184.307.707

2 $ 169.200.000 $ 2.833.517 $ 0 $ 45.500 $ 4.377.912 $ 176.456.929

3 $ 169.200.000 $ 2.833.517 $ 0 $ 56.875 $ 4.377.912 $

176.468.304

4 $ 169.200.000 $ 2.833.517 $ 0 $ 85.312 $ 4.377.912 $ 176.496.741

5 $ 169.200.000 $ 2.833.517 $ 0 $ 113.750 $ 4.377.912 $

176.525.179


Los costos relacionados en la Tabla 36: Costo Anual del proyecto, cambian en el primer año pues en este se incluyen todos los costos de los bienes muebles e inmuebles y contratación del Diseñador gráfico desde el mes 4 de ejecución del proyecto, los siguientes 4 años los costos percibidos serán percibidos por los salarios de los 4 profesionales involucrados en el proyecto.

7. ESTUDIO AMBIENTAL DEL PROYECTO – NORMOGRAMA

La Secretaría Distrital de Gobierno, al ser una Entidad pública, debe por ley realizar un reporte ante la Secretaría de Ambiente la normatividad que le aplica a la entidad de acuerdo con la misionalidad y a las actividades que se desarrollan en la Secretaría Distrital de Gobierno.

La matriz en donde se relacionan todas estas normas se encuentra como archivo Anexo 5 “Matriz de aspectos e impactos ambientales de la SDG”, el desarrollo del proyecto tiene incidencia directa en las normas descritas en la Tabla 37 Normas ambientales para la SDG.

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Tabla 37 Normas ambientales para la SDG

Norma Año Epígrafe

Resolución 910 2008

Por la cual se establecen las normas y estándares de emisión admisibles de

contaminantes a la atmósfera por fuentes móviles y se dictan otras disposiciones.

Resolución 556 2003 Por la cual se expiden normas para el control de

las emisiones en fuentes móviles.


Por la cual se fijan los niveles permisibles de emisión de contaminantes producidos por las fuentes móviles con motor a gasolina y Diesel, dentro del perímetro urbano del Distrito Capital y se toman otras determinaciones.

Decreto 19 – Artículo 202

2012

Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y

trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 1259 2008

Por medio de la cual se instaura en el territorio nacional la aplicación del comparendo ambiental a los infractores de las normas de aseo, limpieza y recolección de escombros; y se dictan otras disposiciones.


Por la cual se establecen los sistemas de Recolección Selectiva y gestión Ambiental de

residuos de pilas y/o acumuladores y se adoptan otras disposiciones

Fuente: Elaboración propia basada en normograma de la entidad

Además de lo mencionado en el normograma, la entidad cuenta también con una matriz de aspectos e impactos ambientales, donde se clasifican las diferentes actividades que se desarrollan en la Secretaría conforme a la huella ambiental que genera cada una.

7.1. Normatividad de la educación virtual para el trabajo en Colombia

TTratándose de educación virtual es pertinente indicar que el servicio educativo

para el trabajo y el desarrollo humano de acuerdo con la reglamentación del

Decreto 4904 de 2009, derogado y compilado por el Decreto Único 1075 de

2015 del Sector Educativo, prevé:

Artículo 2.6.1.1 Adopción. Adóptense como reglamentación para la

organización, oferta y funcionamiento de la prestación del servicio público de

educación para el trabajo y el desarrollo humano las siguientes disposiciones,

haciendo referencia Al objetivo y ámbito de la educación de para el trabajo y el

desarrollo humano, los cuales corresponden a fines de la educación

consagrados en el artículo 5 de la ley 114 de 1994. (Alcaldía de Bogotá, 2015).

96

Artículo 2.6.4.5. Metodología. Cuando una institución ofrezca un programa

con la estrategia de educación virtual debe garantizar como mínimo el 80% de

virtualidad y la institución estará obligada a suministrar a los aspirantes, con

antelación a la matrícula, información clara sobre los requerimientos

tecnológicos y de conectividad necesarios para cursar el programa. Los

requisitos para el ofrecimiento de los programas en la metodología a distancia

serán establecidos por el Ministerio de Educación Nacional. No obstante, para

la educación básica, entiéndase por ésta la primaria y secundaria, y para la

educación media, a la fecha no existe reglamentación específica para

desarrollarla en metodología virtual. (Concepto 2015ER184456). (Alcaldía de

Bogotá, 2015).

8. ESTUDIO FINANCIERO Para el estudio financiero del proyecto se tiene en cuenta la información

recopilada durante los estudios anteriores: Estudio de mercado y estudio

técnico, con base en esta información se procede a realizar la evaluación de

tres escenarios diferentes (optimista, realista y pesimista), y cada uno de estos

con financiación y sin financiación, para tener como resultado seis escenarios

finales, los cuales se encuentran descritos en el Anexo 4 “Evaluación

financiera”.

Estos escenarios se evalúan con el fin de establecer la viabilidad del proyecto

desde el punto de vista financiero y de esta manera determinar si vale la pena

o no realizar la inversión de capital necesario.

8.1. Inversión

Para los escenarios planteado la inversión inicial es de $35.449.190

correspondientes a los costos de los bienes inmuebles, los muebles, costo de

espacio físico a utilizar por los profesionales a contratar para el desarrollo y

puesta en marcha del proyecto, a estos costos también se le suma el costo de

almacenamiento virtual que necesita la herramienta para entrar en disposición,

y el primer mes de salarios de los profesionales involucrados en el proyecto.

Esta inversión inicial se encuentra descrita en Tabla 38 Estructura inversión

inicial.

Tabla 38 Estructura inversión inicial

Inversión Inicial

Primer mes salarios profesionales $ 13.275.000

Bienes inmuebles / muebles $ 17.773.528

Costo almacenamiento año 1 $ 22.750

Costo de espacio utilizado año 1 $ 4.377.912

Total $ 35.449.190


Se tienen conjuntamente los egresos del proyecto para cada año, los cuales

suman los salarios de los profesionales y los directivos involucraos en el

proyecto, estos últimos contabilizando las horas de trabajos requeridas de los

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mismos, así mimo se suma el costo de almacenamiento virtual para cada año y

el costo físico utilizado por los profesionales del proyecto. (Ver Tabla 39

Estructuración de Egresos)

Tabla 39 Estructuración de Egresos

Egresos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Salarios profesionales $ 146.025.000 $ 169.200.000 $ 169.200.000 $ 169.200.000 $ 169.200.000

Salarios directivos $ 2.833.517 $ 2.833.517 $ 2.833.517 $ 2.833.517 $ 2.833.517

Costo almacenamiento $ 45.500 $ 56.875 $ 85.312 $ 113.750

Costo de espacio utilizado $ 4.377.912 $ 4.377.912 $ 4.377.912 $ 4.377.912

Total $ 148.858.517 $ 176.456.929 $ 176.468.304 $ 176.496.741 $ 176.525.179


8.2. Determinación del Beneficio. Como el objetivo de la implementación del proyecto es una mejora en un proceso interno de la Entidad, no es posible establecer un precio, ya que no será vendido a un usuario final, al contrario se pondrá en disposición de los mismos para su uso proactivo, y esto ocasionará a su vez que se refleje un ahorro para la entidad, desde el punto de vista de reducción de tiempo invertido en las capacitaciones, siendo así no solo un proyecto que reducirá costos sino que hará que los profesionales que actualmente presentan el servicio de capacitaciones podrán utilizar el tiempo que actualmente disponen para las capacitaciones, en la realización de tareas que aporten un valor agregado mayor para la Entidad, ya que las capacitaciones son actividades de apoyo que están consumiendo gran parte del tiempo del equipo de trabajo. Para determinar el beneficio del proyecto, se tiene como base el número de capacitaciones que serán realizadas en cada uno de los años, y revisar este costo como si no existiera el sistema de aprendizaje virtual, conforme con la información relacionada en la Tabla 25: Capacitaciones virtuales a cubrir en cada período, como las capacitaciones presenciales se realizan con grupos aproximadamente de 5 personas, asumiendo que se mantienen las capacitaciones como en su comportamiento histórico, se calcula que cada una de las capacitaciones tarda 4 horas y de este resultado se multiplica por el valor de una hora de trabajo de los profesionales encargados de realizar las capacitaciones, en este caso se tomará el sueldo de un profesional del grupo de Planeación Institucional que para el 2018 está en $3’700.000 COP, el resultado obtenido para los 5 años y el primer trimestre del año 6 se muestra en la Tabla 40: Beneficios generados por el Proyecto:

Tabla 40: Beneficios generados por el Proyecto

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 T1 Año

6

Número de capacitaciones presenciales

206 1.812 2.707 3.796 5.052 1502

Número de horas necesarias

823 7.247 10.828 15.185 20.207 4506

Beneficio percibido 19.025.400 167.585.950 250.388.250 351.144.800 467.282.250 104.201.250


98

Contrastando los resultados del beneficio y costos del proyecto, es necesario aclarar que los costos superan ampliamente los beneficios de los primeros 2 años y a partir del año 3 los beneficios empiezan a superar los costos, empezando a generar utilidad.

Es importante aclarar, que existen beneficios que difícilmente pueden ser traducidos en beneficios económicos directamente, dentro de estos beneficios se encuentran:

Optimización de los procesos internos de la Entidad, lo cual genera reconocimiento entre las Entidades públicas del Distrito.

Cumplimiento a requerimientos de ley, donde se exige la capacitación en puesto de trabajo de la totalidad de sus funcionarios públicos.

Refuerzo de los conocimientos de los funcionarios públicos, mitigando la posibilidad de que se realicen actividades que no estén establecidas en los procedimientos.

Existen temáticas como las de contratación o inspección, vigilancia y control que en los casos donde no se sigan los lineamientos emitidos y documentados en los documentos, pueden llegar a demandar a la Entidad y generar indemnizaciones en contra de la Secretaría.

8.3. Punto de equilibrio

Teniendo en cuenta los costos requeridos para el proyecto, junto con sus respectivos beneficios percibidos, se procede a realizar el punto de equilibrio de esta propuesta, teniendo en cuenta os siguientes criterios:

Cantidad de capacitaciones proyectadas a brindar.

Ingresos –beneficios percibidos por la cantidad de capacitaciones entregadas de manera virtual, para este componente e tiene en cuenta el precio establecido por cada capacitación entregada.

Total de costos requeridos, incluyendo los costos fijos y los costos variables de operación, teniendo como costos fijos los correspondientes a: salarios de funcionarios involucrados en el proyecto, costos de espacio físico ocupado, costos de bienes muebles, por otro lado como costos variables se tiene el costo de almacenamiento del sistema de aprendizaje en línea en los servidores de la Entidad.

Partiendo de estos puntos, se establece la gráfica de punto de equilibrio con la curva de ingresos y total de costos, para así establecer la cantidad de equilibrio, donde se presenta que los ingresos y costos totales son iguales, así se obtiene la Ilustración 19 Gráfica punto de equilibrio.

99

Ilustración 19 Gráfica punto de equilibrio


Con esta gráfica, se visualiza el corte entre los costos totales y los beneficios presentados, este corte indica la cantidad de equilibrio para el proyecto, obteniendo como resultado que se requieren de 7.973 capacitaciones para alcanzar el punto de equilibrio para el proyecto, donde los costos fijos y variables son cubiertos por los beneficios obtenidos.

8.4. Flujo de caja

Para la realización de los flujos de cajas en cada escenario durante los cinco

años se tiene en cuenta los siguientes aspectos:

La depreciación, la cual se calculó para todos los bienes muebles

intervenidos, por política contable de la Secretaría Distrital de Gobierno,

los bienes muebles e inmuebles se deprecian en un tiempo de 10 años,

razón por la cual se tomó el valor anual de depreciación $1.777.352,8

valor que es calculado para los bienes inmuebles y muebles, incluyendo

equipos de cómputos.

El porcentaje de recuperación del capital de trabajo y el valor de

salvamento se establecen constante para los escenarios evaluados.

Los impuestos de manejan del 35% ya que es el porcentaje manejado

de manera estándar en el mercado colombiano.

Para los escenarios evaluados con financiación se define el monto del

préstamo en $30.000.000, este valor teniendo en cuenta la inversión

inicial requerida para el proyecto.

En cuanto a la demanda del proyecto se tiene presente el porcentaje de

aceptación que tenga la herramienta a la hora de estar en marcha, para

el escenario realistas se plantea iniciar con una cobertura del 60% para

el primer año, incrementado este a 70%, 75%, 80% y 90% para los años

2, 3, 4 y 5 respectivamente, para el escenario pesimista la cobertura

para cada año se plantea en 60%, 65%, 70%, 75% y 80%, mientras que

0

50000000

100000000

150000000

200000000

250000000

300000000

350000000

400000000

450000000

500000000

0 5000 10000 15000 20000 25000

Punto de equilibrio

Ingresos Total Costos

100

para el escenario optimista estos porcentajes para cada año se fijan en

60%, 75%, 85%, 95% y 95%. Así cada uno de los escenarios

El precio de la hora de capacitación de acuerdo con la escala salarial

manejada para la secretaría de Gobierno por lo general no cambia en el

corto plazo.

El precio determinado para desarrollar los flujos de caja se establece de

acuerdo con el valor de las horas destinadas por un capacitador en

dictar una hora de capacitación, con esto el precio por hora de

capacitación es de $23.125.

Este valor se obtiene tomando el salario mensual de un capacitador

actual y dividiéndolo entre la cantidad de horas hábiles que labora en un

mes, pasa así obtener el valor por cada hora que se invierta en

capacitación; la relación indicada se presenta a continuación:

La TIO establecida para el proyecto es del 12% ya que es la tasa que

utiliza el Banco Interamericano de Desarrollo, el Banco Mundial y el

Banco Asiático de Desarrollo para evaluar proyectos de carácter público

(BID, 2016).

Con los parámetros mencionados ya definidos, se presenta a continuación los

flujos de caja reales, uno con financiación (ver Tabla 41 Flujo de caja con

financiación) y otro sin financiación (ver Tabla 42 Flujo de caja sin financiación).

101

Tabla 41 Flujo de caja con financiación

Escenario Realista con Préstamo

Precio $ 23.125 $ 23.125 $ 23.125 $ 23.125 $ 23.125

Cantidad 823

7.247 10.828 15.185 20.207

Año 0 1 2 3 4 5

Ingresos por ventas

$ 19.025.400 $ 167.585.950 $ 250.388.250 $ 351.144.800 $ 467.282.250

Préstamo $ 30.000.000

Egresos

$ 148.858.517,00 $ 176.456.929,00 $ 176.468.304,00 $ 176.496.741,00 $ 176.525.179,00

Nómina de los profesionales

$ 146.025.000 $ 169.200.000,00 $ 169.200.000,00 $ 169.200.000,00 $ 169.200.000,00

Nómina de los directivos

$ 2.833.517 $ 2.833.517,00 $ 2.833.517,00 $ 2.833.517,00 $ 2.833.517,00

Costo de almacenamiento virtual

$ 45.500 $ 56.875 $ 85.312 113750

Costo espacio físico utilizado

$ 4.377.912 $ 4.377.912 $ 4.377.912 4377912

Depreciación

$ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80

Intereses 3.000.000,00 2.353.587,59 1.642.533,94 860.374,92

Flujo de caja antes de impuestos - 134.610.469,80 - 13.001.919,39 70.500.059,26 172.010.331,28 288979718,2

Impuestos (35%) -

- 24.675.020,74 60.203.615,95 101142901,4

Flujo de caja después de Impuestos

- 134.610.469,80 - 13.001.919,39 45.825.038,52 111.806.715,33 187836816,8

Depreciación

$ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80

Amortización $ 6.464.124,11 $ 7.110.536,52 $ 7.821.590,17 $ 8.603.749,19

Inversión inicial $ 35.449.190,00

Recuperación del capital de trabajo

$ 10.634.757,00

Valor de salvamento $ 14.179.676,00

Flujo neto de caja - 5.449.190,00 - 139.297.241,11 - 18.335.103,11 39.780.801,15 104.980.318,94 214.428.602,63


102

Tabla 42 Flujo de caja sin financiación

Escenario Realista sin Préstamo

Precio $ 23.125 $ 23.125 $ 23.125 $ 23.125 $ 23.125

Cantidad 822,72 7246,96 10827,6 15184,64 20206,8

Año 0 1 2 3 4 5

Ingresos por ventas

$ 19.025.400 $ 167.585.950 $ 250.388.250 $ 351.144.800 $ 467.282.250

Préstamo $ 0

Egresos

$ 148.858.517,00 $ 176.456.929,00 $ 176.468.304,00 $ 176.496.741,00 $ 176.525.179,00

Nómina de los profesionales

$ 146.025.000 $ 169.200.000,00 $ 169.200.000,00 $ 169.200.000,00 $ 169.200.000,00

Nómina de los directivos

$ 2.833.517 $ 2.833.517,00 $ 2.833.517,00 $ 2.833.517,00 $ 2.833.517,00

Costo de almacenamiento virtual

$ 45.500

$ 56.875 $ 85.312 113750

Costo espacio físico utilizado

$ 4.377.912 $ 4.377.912 $ 4.377.912 4377912

Depreciación

$ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80

Intereses $ - $ - $ - $ - $ -

Flujo de caja antes de impuestos - 131.610.469,80 - 10.648.331,80 72.142.593,20 172.870.706,20 288979718,2

Impuestos (35%) -

- 25.249.907,62 60.504.747,17 101142901,4

Flujo de caja después de Impuestos

- 131.610.469,80 - 10.648.331,80 46.892.685,58 112.365.959,03 187836816,8

Depreciación

$ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80 $ 1.777.352,80

Amortización $ - $ - $ - $ - $ -

Inversión inicial $ 35.449.190,00

Recuperación del capital de trabajo

$ 10.634.757,00

Valor de salvamento $ 14.179.676,00

Flujo neto de caja - 35.449.190,00 - 129.833.117,00 - 8.870.979,00 48.670.038,38 114.143.311,83 214.428.602,63


103

Para el flujo de caja realista con préstamo, se tiene también su respectiva tabla

de amortización, donde se presenta el saldo de la deuda, el pago a realizar de

en cada cuota, el valor correspondiente de este pago a intereses y el valor de

la amortización del préstamo, estos datos para cada uno de los períodos de la

deuda. Los resultados de estos componentes se presentan en la Tabla 43

Tabla de amortización flujo de caja realista con financiación.

Tabla 43 Tabla de amortización flujo de caja realista con financiación

TABLA DE AMORTIZACIÓN

PERIODO SALDO INTERES PAGO AMORTIZACIÓN TASA

0 $ 30,000,000.00

1 23535875.89 $ 3,000,000.00

$ 9,464,124.11 $ 6,464,124.11 0.10

2 16425339.37 $ 2,353,587.59

$ 9,464,124.11 $ 7,110,536.52 0.10

3 8603749.19 $ 1,642,533.94

$ 9,464,124.11 $ 7,821,590.17 0.10

4 0.00 $ 860,374.92

$ 9,464,124.11 $ 8,603,749.19 0.10


Los valores aquí presentados son tenidos en cuenta en el flujo de caja realista

con financiación en el campo correspondiente a interés y a amortización, en su

espacio correspondiente.

8.5. Evaluación Financiera Teniendo en cuenta los aspectos descriptos en la sección anterior, los distintos

escenarios son evaluados a través de 2 parámetros comúnmente utilizados

para la evaluación de proyectos, el Valor Presente Neto (VPN) y la Tasa

Interna de Retorno (TIR), para que el proyecto sea viable se deben cumplir las

siguientes condiciones:

VPN debe ser mayor a cero.

La TIR debe ser mayor a la TIO (Tasa Interna de oportunidad), para este

caso, se establece una TIO del 12%.

Con estos parámetros definidos se procede evaluar los escenarios indicados,

obteniendo los resultados presentados de manera resumida en la Tabla 44

Resumen Evaluación Financiera y de manera detallada en los flujos de cajas

dispuestos en el Anexo 4 “Evaluación financiera”.

Tabla 44 Resumen Evaluación Financiera frente a la TIR

Escenario Realista Escenario Optimista Escenario Pesimista

Sin Financiación Con Financiación Sin Financiación Con Financiación Sin Financiación Con Financiación

TIO 12% 12% 12% 12% 12% 12%

TIR 24.25% 26.45% 34.25% 38.24% 16.52% 17.54%


104

Haciendo una comparación del resultado de cada escenario, se tiene que para

los seis casos evaluados la TIR, que representa la rentabilidad del proyecto, es

mayor que la TIO, tasa que representa el porcentaje mínimo esperado de

rentabilidad del proyecto; en los escenarios optimista, pesimista y realista se

tiene que la rentabilidad del proyecto es más alta si este es financiado para su

inversión inicial.

A continuación, se presenta el análisis de sensibilidad realizado, teniendo como

referencia el valor presente neto (ver Tabla 45 Resumen Evaluación Financiera

frente al VPN).

Tabla 45 Resumen Evaluación Financiera frente al VPN

Escenario Realista Escenario Optimista Escenario Pesimista

Sin Financiación Con Financiación Sin Financiación Con Financiación Sin Financiación Con Financiación

TIO 12% 12% 12% 12% 12% 12%

VPN $ 70,411,552 $ 72,266,268 $ 132,172,451 $ 134,027,167 $ 24,930,432 $ 26,785,148


Lo concerniente al VPN se observa que presenta un comportamiento similar

que la TIR, es decir su comportamiento es más favorable cuando se financia el

proyecto para los tres casos evaluados: escenarios optimistas, pesimista y

realistas, adicional para cada escenario se tiene que el VPN es mayor a cero,

lo cual quiere decir que el proyecto presenta rentabilidad para la Secretaría de

Gobierno.

Se presenta que este indicador de sensibilidad del proyecto fluctúa con valores

comprendidos entre los $ 24’930.432 y los $134’027.167 en cada uno de los

escenarios estudiados, estas variaciones dependen de la financiación del

proyecto y el nivel de aceptación que se tenga por parte de los funcionarios

públicos de la Entidad; observando estos valores, se tiene que la Entidad

alcanzaría ahorros monetarios significativas realizando la inversión en el

proyecto.

A continuación, se presenta la utilidad resultado de cada uno de los escenarios

evaluados (ver Tabla 46 Resumen Evaluación Financiera frente a la utilidad).

Tabla 46 Resumen Evaluación Financiera frente a la utilidad

Escenarios Año1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Escenario Realista

Financiado -$ 139.297.241,11 -$ 18.335.103,11 $ 39.780.801,15 $ 104.980.318,94 $ 214.428.602,63

Sin Financiar -$ 129.833.117,00 -$ 8.870.979,00 $ 48.670.038,38 $ 114.143.311,83 $ 214.428.602,63

Escenario Optimista

Financiado -$ 139.297.241,11 -$ 6.364.678,11 $ 61.481.116,15 $ 147.776.091,44 $ 231.302.683,88

Sin Financiar -$ 129.833.117,00 $ 3.099.446,00 $ 70.370.353,38 $ 156.939.084,33 $ 231.302.683,88

Escenario Pesimista

Financiado -$ 139.297.241,11 -$ 30.305.528,11 $ 28.930.643,65 $ 90.715.061,44 $ 180.680.440,13

Sin Financiar -$ 129.833.117,00 -$ 20.841.404,00 $ 37.819.880,88 $ 99.878.054,33 $ 180.680.440,13


Teniendo como referencia la utilidad para cada uno de los escenarios

evaluados, se observa que en los primeros dos años el proyecto representa

pérdidas para el Entidad, a partir del año tres se empiezan a percibir

ganancias, esto teniendo en cuenta que en cada una de las vigencias se

105

incrementan tanto el número de módulos a implementar y en consecuencia el

número de funcionarios públicos que realizarán las capacitaciones.

De manera general, los ingresos percibidos en los últimos 3 años son más

cuantiosas que las pérdidas percibidas en las primeras 2 vigencias, razón por

la cual se considera buena inversión el proyecto teniendo en cuenta que la

Secretaría de Gobierno no presenta problemas de liquidez por su naturaleza de

Entidad pública.

Analizando estos escenarios, se concluye que es proyecto obtiene una mejor

rentabilidad y valor presente neto si es financiado para tener la inversión inicial,

puesto que se espera una cobertura buena de la capacitación en línea,

adicional que por política de la Entidad todos sus funcionarios deben estar

capacitados y estaría soportado el cambio de presencial a virtual por la alta

dirección de la SDG.

9. CONCLUSIONES

Una vez realizados los análisis respectivos para verificar la viabilidad del

proyecto, se puede verificar que:

El proyecto cuenta con un número de funcionarios públicos importante que

hacen que sea necesario el uso de herramientas virtuales para generar los

cambios esperados (capacitación del total de servidores públicos), al

pertenecer al sector gobierno y a las entidades del distrito, el uso y apropiación

de este tipo de herramientas puede ser replicado por las demás entidades

aumentando significativamente el número de personas que utilizarían la

herramienta.

Los proyectos relacionados con aprendizaje en línea cuentan con una acogida

bastante grande en el mercado, ya que como se mostró en el estudio de

merado este tipo de proyectos en países de Latinoamérica están creciendo de

manera acelerada, sobre todo para el caso de Colombia, el cual es el segundo

productor de herramientas de software en Suramérica, después de Argentina.

La implementación del proyecto requiere la disposición total de un grupo de

personas que desarrollen las tareas de creación, adaptación, actualización y

socialización de los módulos de enseñanza, lo que hace pensar en la

necesidad de la creación de una dependencia al interior de la secretaría que

gestione el conocimiento de la Entidad a través de los módulos de enseñanza

del Sistema de aprendizaje, este tipo de cambios en la estructura

organizacional de una Entidad pública son procesos bastante largos, por lo que

como solución a ellos se realiza la creación de un grupo interdisciplinarios

compuesto por profesionales de diferentes dependencias de la Secretaría con

perfiles que puedan dar respuesta a las necesidades de personal del proyecto.

106

A nivel financiero, el proyecto presenta una suma considerable para los

egresos, mientras que los ingresos percibidos son muy pocos, sin embargo si

se revisa el flujo de caja para el período de 5 años, los niveles de ingresos en

los siguientes 4 años logran cubrir las diferencias negativas presentadas en el

primero, así mismo el uso de escenarios realistas, pesimistas y optimistas para

evaluar el proyecto, hace ver que aún en el escenario pesimista el proyecto

genere beneficios que inviten a los directivos de la Entidad a dar el visto bueno

a la implementación del proyecto.

En conclusión, el proyecto se presenta prometedor y viable para su puesta en

marcha, pues a través de los diferentes estudios realizados, los requisitos

necesarios para desarrollar el proyecto hacen que sea viable desde el punto de

vista del mercado, pues una población inicial de 3107 personas involucradas

representan una cantidad de personas bastante importante que hacen que

valga la pena implementar el proyecto; desde el punto de técnico también es

viable pues todos los insumos necesarios para el desarrollo del proyecto se

encuentran en la secretaría como lo son los servidores y los bienes muebles e

inmuebles y los recursos con los que no cuenta se pueden encontrar fácilmente

en el mercado, como lo son los profesionales y el software Moodle, desde el

punto de vista administrativo también es viable pues ante la imposibilidad de

creación de dependencias nuevas, la creación de grupos interdisciplinarios son

una solución válida para el desarrollo del proyecto con profesionales de

diferentes dependencias, finalmente desde el punto de vista financiero la Tasas

de Retorno generadas por el proyecto hacen que los beneficios generados por

el proyecto puedan cubrir y sobrepasar la inversión necesaria para la puesta en

marcha del mismo, lo que da un garante para que el proyecto siendo un

proyecto de mejora de procesos en una entidad pública sea catalogado como

rentable para la Secretaría Distrital de Gobierno.

10. RECOMENDACIONES

Se recomienda que de manera constante se estén realizando encuestas de

percepción a los funcionarios públicos, con el fin de garantizar la acogida del

Sistema por parte de los servidores.

Así mismo, es necesario que las campañas de gestión del cambio que se

deben realizar previas a la salida de cada uno de los módulos tengan un

componente de bastante fuertes de concienciación para los servidores y

directivos en las ventajas y beneficios que tendrán por realizar las tareas, sin

dejar de lado el componente de innovación y atracción mediante piezas

publicitarias constantes por los diferentes canales de comunicación con los que

cuenta la Entidad.

Al momento de implementar el proyecto se deberá corroborar los salarios

planeados para los perfiles requeridos, ya que, aunque no existe ningún

lineamiento en el que se exija el aumento en el valor de un contrato por

prestación de servicios por vigencia, si se quiere retener el personal y bajar los

107

índices de rotación de personal, el aumento en el valor de estos contratos

deberá ser tenido en cuenta.

Una vez se puedan realizar mediciones de impacto de la implementación del

proyecto, si este tiene acogida, se puede pensar en la adopción de esta buena

práctica por parte de potras entidades públicas con características similares a

las identificadas en la segmentación del mercado, las candidatas principales

serían las 13 secretarías distritales con las que cuenta la ciudad por tener un

tamaño y funcionamiento relativamente similar a la de la Secretaría Distrital de

Gobierno y a nivel nacional el Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones de Colombia, el cual cuenta con una infraestructura

tecnológica lo suficientemente robusta, como para la implementación del

Sistema a Nivel Nacional.

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