Oficina de Tiempo, Asistencia y Licencias (TAL)

Departamento de Educación de Puerto Rico

11-2008

Familiarizar a los participantes con la nueva estructura de Recursos Humanos y el Sistema TAL.

Adquirir el conocimiento y las destrezas para administrar la asistencia y l icencias de los empleados de las Regiones en Kronos Workforce.

Inscripción de empleados reclutados

Monitoreo de la Hoja de Horas de los empleados de su escuela.◦ Evaluacion y f irma de la

hoja de Asistencia (DE-14) entregada por el empleado.◦ Entrada de ajustes al

sistema antes de que se l leve a cabo el cierre del periodo.

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Empleado registra su presencia en el terminal

biométrico

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Directores de Escuela y supervisores

diariamente, de ser necesario, justifican el tiempo ausente del EE

en el sistema.

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RH de la Región monitorea las

Hojas de Horas de sus Distritos

Directores de Escuela y Supervisores

quincenalmente aprueban la Hoja de Horas del empleado.

Evalúan los formularios de

Solicitud de Ajustes y Licencias Ajustes

Historicos.

Cuando el empleado no registra su presencia deberá completar el nuevo formulario de Solicitud de Ajustes y

Licencias

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RH de Nivel Central monitorea las Hojas de Horas de las Regiones

Evalúan los formularios de

Solicitud de Ajustes y Licencias.

ClasificaciónClasificación JornadaJornada Forma de registro de la Forma de registro de la asistenciaasistencia

Clasificados Unionados 6 horas o más 4 veces al día a la hora de entrada y salida, tanto al turno de trabajo como al periodo de tomar alimentos.

Clasificados Unionados 5 horas o menos

2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo.

Empleados de Comedor 6 horas o más 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo.

Gerenciales 7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo.

Confianza 7.5 horas 2 veces al día

ClasificaciónClasificación JornadaJornada FormaForma de registro de la de registro de la asistenciaasistencia

Maestros y personal de apoyo a la docencia

6 horas 4 veces al día a la hora de entrada y salida, tanto al turno de trabajo como al periodo de tomar alimentos.

Maestros y personal de apoyo a la docencia Interlocking

5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo.

Docentes Administrativos

7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo.

Confianza 7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo.

ClasificaciónClasificación FormaForma de registro de la asistenciade registro de la asistencia

IrregularesTodas las entradas y salidas que ocurran dentro de su turno de trabajo.Aplican las mismas reglas de tardanza de su clasificación.

Jornada Parcial Todas las entradas y salidas que ocurran dentro de su turno de trabajo.

Importante---Si es un empleado del DE que luego de su turno de trabajo realiza una jornada parcial, registrará su presencia con un número de empleado diferente.

Para solicitar Para solicitar licencias o licencias o documentar documentar ausencias o salidas ausencias o salidas esporádicas.esporádicas.

Para documentar los Para documentar los registros (“ponches”) registros (“ponches”) omitidos o la omitidos o la asistencia del asistencia del personal que no personal que no puede registrar su puede registrar su presencia a través del presencia a través del sistema.sistema.

Las licencias Las licencias prolongadas prolongadas deben ser deben ser sometidas para sometidas para la aprobación la aprobación del Secretario, a del Secretario, a través de RH.través de RH.

Terminal BiométricoTerminal Biométrico

Kronos Touch ID 4500Kronos Touch ID 4500

Es la herramienta que todos los empleados del DE uti l izan para registrar sus presencias al trabajo.

Cuenta con un sistema biométrico que permite validar o verif icar el número de identif icación personal con las medidas del área dacti lar de un dedo del empleado.

Pantalla Principal

Botones de funciones

Sistema Biométrico

Luces de conectividad

Teclado

Es un sistema web que

automatiza los procesos de

asistencia y l icencias de los

empleados.

Los empleados tendrán disponible la información sobre su asistencia y los balances de l icencias actualizados.

◦ Podrán acceder a esta información a través del terminal biométrico o computadoras conectadas al intranet del Departamento.

Con este sistema se automatizarán los procesos relacionados a la asistencia.

◦ Se minimizan los errores y el volumen de documentos generados por los procedimientos manuales.

Fácil y rápido acceso a la información de Asistencia y Licencias de los empleados.

Balances de l icenciasAyuda en la toma de decisionesApoya la función del Supervisor y de Recursos

Humanos

Mejora productividadEl Sistema genera reportes de asistencia y

l icencias.

Marcaje

Workforce Genie

Ausencia excusada

Ausencia no excusada

Hoja de Horas

Ajustes

Aprobar datos

Cierre de datos

Bloqueo de nómina de pagos

Ajustes históricos

Patrones

A través del icono Explorer. Dirección :

http://sistematal/wfc/logonhttp://192.168.22.37/wfc/logonhttp://192.168.22.38/wfc/logonhttp:// 192.168.22.39/wfc/ logon

http:// 192.168.22.61/wfc/ logon

Barra de Microsoft Explorer

Barra de Navegación Workforce

Área de trabajo

Hoja de horas Horario individual Reportes

Menú Workforce

Búsqueda de empleados

Menú Workforce

Opciones del menú Horario

y al

Manual del Supervisor Kronos Workforce

Si t iene dudas puede acceder a la Ayuda en línea del Sistema Workforce.

Diferentes formas de búsqueda:

1. * = (asterisco solo = todos los empleados)

2. 1er. apell ido* = (todos los empleados con el 1er. apell ido)

3. 1er apell ido*_ 2do apell ido* = (todos los empleados con el 1er y 2do apell ido)

4. 1er apell ido*,_nombre* (Todos los empleados con el 1er. apell ido y nombre)

Excepción DescripciónUn borde de color rojo en una celda indica una excepción.

Una celda de color rojo sólido indica un marcaje de entrada o salida omitido.

Un borde azul en un campo de fecha indica una

ausencia justificada. Un icono de nota de color amarillo detrás de un marcaje o una cantidad indica un comentario sobre el contenido de la celda.

Un borde de color rojo en un campo de fecha indica un día de ausencia no justificado.

Olvidó ponchar Certif icado médico Evidencia en expediente Asunto Oficial Adiestramiento Estudios Asunto Personal Sistema defectuoso Visitando escuelas Desastre natural Entre Otros…

Genie: Excepciones

El Proceso de Cierre de Quincena (Sign Off) es cuando se cierran las Hojas de Horas del periodo de pago anterior (quincena) de todos los empleados de la Región o Nivel Central.

El propósito del cierre de datos es impedir que se realicen cambios a los horarios u hojas de horas de los empleados.

Se uti l iza el nuevo formulario DE-14 - Solicitud de Ajuste y Licencia Sistema TAL.

La entra el Director o Supervisor inmediato en el Sistema Workforce.

Códigos de Paga

DescripciónAplicabi lidad

Docente Clasif icado

SUPERVISORES O USUARIOS DE CADA AREAAO Asunto Oficial √ √

ADS Ausencia Descontada de Sueldo √ √ASA Ausencia sin Autorización √ √

WFC-ASACódigo que asigna automáticamente el Sistema en los días que el empleado no tenga su jornada completa

√ √

TC Tiempo Compensatorio N/A√

CR Cruz Roja √ √DU Delegados de la Unión √ √DP Día Personal √DS Donar Sangre √ √LE Licencia por Enfermedad √ √EA Estudios o Adiestramientos √ √ES Licencia Escolar √ √

ESE Licencia Educación Especial √ √EE Examen y Entrevista de Empleo √ √

LAC Periodo de Lactancia √ √LJ Licencia Judicial √ √LP Licencia por Paternidad √ √MI Licencia Militar √ √PM Proceso de Matrícula √RLC Renovación Licencia de Conducir √ √TCU Tiempo Compensatorio Utilizado √ √LV Licencia por Vacaciones √ √VH Licencia para Vacunar Hijos √ √

AEME Agencia Estatal Manejo de Emergencia √ √Tiempo

Descanso Concedido

Para empleados que, por necesidad de servicio, toman más de una hora de almuerzo. Sustituya el WFC-ASA por el código: Tiempo Descanso Concedido.

N/A √

Se solicitan con el formulario-DE14 - Solicitud de Ajuste y Licencia Sistema TAL.

Se envía a Recursos Humanos de Región o Nivel Central para su aprobación.

Personal de RH de la Región o Nivel Central entra la l icencia en Sistema STAFF.

Recursos HumanosAP Actividades Políticas √DC Deportiva y Cultural √FSE Fondo del Seguro del Estado √

FMLA Ley Médico Familiar √LM Licencia por Maternidad √

OCE Ocupar Cargo Electivo √MIE Militar Activo Estatal √MIF Militar Activo Federal √

RECESO Receso Labores Administrativas √SB Licencia Sabática √LSS Licencia sin Sueldo √LS Licencia Sindical √

SE Suspensión Empleo sin Privar de Sueldo

√

SES Suspensión Empleo y Sueldo √

Códigos de PagoCódigos de Pago

Licencias que tendrán dos códigos de pago:

• uno para hacer la solicitud y otorgar la regla de tiempo para su utilización

• otro para que descuente dicho tiempo, sin excederse del beneficio concedido.

• Ejemplo: Licencia de Funeral•F1- Activa la licencia•F2- Descuenta las horas utilizadas del balance

Licencia

Código de pago

que activa regla de tiempo

Código de pago

que descuenta

Funeral F1 F2

Hospitalización Accidente del Trabajo HAT1 HAT2 Paternidad LP1 LP2 Proceso de Matrícula PM1 PM2 Tratamiento Enfermedad Contagiosa TEC1 TEC2 Vacunación Hijos VH1 VH2

Las licencias de larga duración se deben entrar en el horario, esto evita tener que entrar los códigos de pago en la Hoja de Horas.

Primero seleccionamos el empleado o los empleados a los cuales se le añadirá la licencia larga.

Luego de seleccionar los empleados, escogemos el icono de “Horario Individual”

Seleccionamos “Turno” y luego “Crear Patrón”

En esta pantalla marcamos insertar patrón y luego escogemos el patrón de vacaciones.En el caso de los empleados clasificados es el patrón de 7.5 horas para los docentes el de 6 horas y marcamos aceptar

•Se indica la “Fecha de inicio de trabajo” en donde indicamos el primer día de las vacaciones.•Luego se indica la “Fecha de fin” donde indicamos el ultimo día de la licencia •y marcamos sustituir otros patrones, luego seleccionamos aceptar

Guardamos el cambio para que sea permanente

En la hoja de horas se verán los códigos de paga por el tiempo seleccionado.

NOTA: La transacción se verá en la hoja de horas cuando llegue el periodo de pago.

Edita las propiedades asociadas a los marcajes. Ejemplo:◦ Cuando un marcaje de salida el sistema lo coloca en una

columna de entrada.

◦ Esto puede ocurrir cuando un empleado omite algún marcaje del día.

Marcaje de entrada en Marcaje de entrada en columna de salida.columna de salida.

Marcaje de salidaMarcaje de salida en en

columna de entrada.columna de entrada.

Fecha y hora del Fecha y hora del marcaje a editar o marcaje a editar o

mover.mover.

Los marcajes editados se Los marcajes editados se moverán a las columnas moverán a las columnas

correspondientes.correspondientes.

Visualizar horarios de empleados

Hacer cambios a los horarios

Es importante que todos los empleados tengan asignado su horario de trabajo para garantizar el funcionamiento del Sistema Workforce.

El Supervisor inmediato es el responsable de asignar los horarios al empleado en Workforce.

Al Sistema se le configuraron los horarios autorizados por el Departamento de Educación.

En base a este horario es que el Sistema aplicará las reglas de asistencia del DE.

Tiempo CompensatorioTiempo Compensatorio Beneficios:◦ El Supervisor inmediato es el que autoriza y

aprueba el Tiempo Compensatorio de los empleados.◦ El empleado podrá ver a través del terminal

biométrico el balance del TC acumulado.◦ Con el código (TCU) se restará el uso del TC.◦ Se eliminará el exceso de pagos indebidos por

TC.◦ Se pueden generar reportes con información de

TC.

Todo t iempo adicional a la jornada del empleado se acumulará por Tiempo Compensatorio por aprobar .

El Supervisor inmediato es el que aprueba

este t iempo en Workforce.

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Para crear o agregar un marcaje para un grupo de empleados en un GenieGenie, como por ejemplo Búsqueda RápidaBúsqueda Rápida o ExcepcionesExcepciones.

Ejemplo:◦ Si se envían a los empleados, antes de la hora regular de

salida, por alguna situación part icular de emergencia.

Sólo se pueden agregar marcajes en periodos NO cerrados o bloqueados.

Verá la transacción en la Hoja de horas Hoja de horas de los empleados.

API externa – “Ponche” del terminal biométrico Editor de hojas de horas – Entrada manual

Crear y visualizar reportes

Impresión de reportes

Convertir reporte a archivo Excel

Reporte Descripción

Datos completos de horas Muestra datos completos sobre los marcajes, lapso y ediciones de código de pago de cada empleado.

Excepciones Muestra las excepciones y comentarios asociados con el inicio o fin de un turno o periodo descanso, así como las ausencias de cada empleado en el periodo especificado.

Gráfico de horas por centro de costo

Muestra dinero, horas y salarios por cada centro de costo o código de pago en que el empleado acumuló horas.

Horas de empleados por centro de costo

Muestra horas, cantidades y salarios por cada centro de costo o código de pago en que el empleado ha acumulado horas.

Origen del marcaje Muestra la fecha y hora de los marcajes de entrada y salida de los empleados seleccionados, así como información del origen, servidor, dirección IP del cliente, nombre de usuario y aplicación.

Resumen de acumulaciones Muestra los balances de acumulación, las horas acumuladas o créditos, y el uso de balances de acumulación o débitos iniciales; así como el balance final de cada código de acumulación durante el periodo de tiempo seleccionado. Si se produce un restablecimiento, aparecen la fecha, día y cantidad del mismo.

Crear y visualizar Crear y visualizar ReportesReportes

Pasos para crear un reporte:

1.Selecciona el/los empleados.2.Selecciona el periodo de tiempo.3.Oprime el icono Reportes.4.Selecciona el Reporte.5.Define las opciones, si aplica.6.Oprime Generar reportes.7.Oprime Actualizar.8.Oprime Ver Reporte.

Problema SoluciónLas luces de conectividad encienden intermitentemente.

El terminal ha perdido temporeramente la conectividad con la redLos empleados pueden continuar registrando las presencias en el sistema. Las presencias se almacenan internamente en la memoria del reloj.Si persiste por más de dos horas, informe la situación al personal de apoyo técnico.

El terminal no enciende y las luces de conectividad están apagadas.

Asegúrese de que el cable “ethernet” se encuentre conectado en ambos extremosReportar posible desperfecto en el reloj al personal de apoyo técnico.

El teclado no responde

El cable del teclado no se encuentra firmemente conectado al dispositivo principal. Reportar la situación al personal de apoyo técnico

Problema SoluciónEl reloj presenta error al tratar de capturar la información del dedo.

Verifique que la placa de lectura se encuentre limpia y libre de desperfectos.Limpie el lector con un limpiador no abrasivo, e intente nuevamente, luego de que se seque la superficie

El empleado puede acceder al reloj con su número de empleado, pero no puede registrar la presencia.

Podría ser que al momento de inscribir el empleado, este utilizó un dedo diferente al que está tratando de utilizar.Inscriba nuevamente al empleado en el sistema.

La información que aparece no concuerda con el empleado.

El empleado no debe ser inscrito hasta que se corrija la situación.Validar en Sistema STAFF el récord del empleado. Comunicarse con personal de Sistema TAL de Clasificación y Retribución para que se corrija el expediente del empleado.

Terminal no acepta información del empleado

El empleado no se encuentra asignado al reloj.Comunicarse con personal de Sistema TAL de Clasificación y Retribución para habilitar los ponches del empleado en el reloj.

ProblemaProblema Si un empleado indica que no puede usar el

terminal biométrico por alguna razón médica o cualquier otra razón que presenten.

SoluciónSolución Oriente al empleado y si éste insiste, indíquele al

empleado que debe traer la certif icación médica.

Workforce Employee

Computer Based Training (CBT) para Supervisores

UniCenter

Distribución de Tiempo

COMPUTER BASED TRAINING (CBT)

Es una aplicación para la notificación y seguimiento de problemas técnicos que pueda tener el usuario de los sistemas de información del DE.

Se crean las boletas de servicio.

A través de Workforce.

A través de la dirección de Internet:  ◦ http://helpdesk.de.gobierno.pr/servicedesk

Para acceder al Unicenter uti l ice el mismo usuario y contraseña que usa para el correo electrónico del DE.

Por teléfono: 787-773-4489◦ Sistema TAL

◦ Apoyo al Usuario –OSIAT 787-773-7400 7400, 7426, 7406, 7491

◦ Clasif icación y Retribución