SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ. A través de ejercicios, los participantes podrán: ...
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SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ
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A través de ejercicios, los participantes podrán:
Identificar elementos de éxito de una reunión efectiva.
Identificar barreras en la coordinación y convocatoria.
Definir soluciones efectivas a su proceso de coordinación y convocatoria.
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Identificar métodos de convocatoria efectivos.
Identificar características de una agenda.
Identificar elementos de etiqueta protocolar general: seguimiento, bienvenida, registro, arreglo de las facilidades, alimentos, etc.
Definir acuerdos generales de coordinación exitosa.
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¿Para que nos sirven las reuniones?
¿Cómo sabemos que una reunión fue efectiva?
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Grupo de dos (2) o más personas que concuerdan hablar o aclarar algo de un
mismo interés.
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Se puede ELIMINAR LA REUNIÓN mediante
el uso de…
◦Una llamada o conferencia telefónica.◦Carta, memorando o correo electrónico.◦Tomando decisión y aceptando
responsabilidades.◦Consolidarla con otra reunión futura.◦Mejorando la organización.
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1. Selección del lugar apropiado según el tipo de reunión y la cantidad de participantes.
2. Preparativos y elaboración de materiales.
3. Tres semanas antes enviar la convocatoria o invitación.
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4. Dos semanas antes se enviará el material informativo a los participantes.
5. Dos días antes se cotejará todo lo requerido para la Reunión.
6. El día de la reunión.
7. Después de la reunión.
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INFORMATIVAS TOMA DE DECISIONES
Presentación Tiempo específico. Facilitador presenta y la
audiencia escucha. Tamaño de la audiencia
varía. Se invita a todo el que
necesite participar.
Interacción Tiempo varía
dependiendo necesidades.
Facilitador y audiencia participan activamente.
Grupo no mayor de 12 personas.
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1. Reuniones para identificar los problemas.
2. Reunión para generar soluciones.
3. Reuniones para evaluación y toma de decisiones.
4. Reunión para planificar.
5. Reunión para administrar.
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Convocatoria
Roles y Responsabilidades
Agenda
Actas
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Líder Anotador o Escribano Administrador del Tiempo Responsable del Orden Facilitador Participante
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AGENDA REUNIÓN (Tema): Proyecto de Revisión Curricular
Lugar: Salón de ConferenciaDía: 20 de noviembre de 2008 Hora: 9:00 a.m. - 10:30 a.m.
OBJETIVOS PARTICIPANTES Y ROLESMARQUE
ASISTENCIA
1.Identificar objetivos cumplidos del proyecto.2.Describir actividades por completar. 3.Identificar necesidades y acuerdos.
Julio - Líder
Carmen – Time Keeper
Pedro - Observador
María – Anotador Acuerdos
TEMA O ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO (MINUTOS)
1.Bienvenida y objetivos. Julio – Líder 1
1.Verificar la agenda. Julio – Líder 1
1.Verificar los roles para la reunión. Julio – Líder 1
1.Reconocimientos Todos 5
1.Proyecto revisión de objetivos Todos 20
1.Informe de actividades y necesidades. Todos 20
1.Identificar acuerdos. Carmen y María 10
1.Temas libres. Todos 5
1.Próxima reunión. Julio - Líder 5
1.Evaluar reunión Pedro - Observador 5
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Listado de acuerdos.
Próximas actividades.
Personas responsables y roles.
Compromiso y fechas para éstos.
Participantes de la reunión.
Resultados de la evaluación.
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Reunión: ______________________________________________________________Fecha: _____________________________ Tiempo de duración: ____________Asistentes: _____________________________________________________________
MATRIZ DELEGACIÓN DE TAREAS (PLAN DE ACCIÓN)
ACTIVIDADESFECHA
ESPERADARESPONSABLES
FECHA SEGUIMIENTO
ACUERDOS GENERALES
ACUERDOSPRIORIDAD
(1-3)
1.
2.
3.
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