CATEDRA…SISTEMAS DE CONTROLIng. Civil Industrial.

Docente: María Antonieta Abarca Ordoñez.

Ing. En administración y Gestión de Empresas Mención Finanzas.

Diplomado de Análisis y Gestión Financiera.

Diplomado en Comercio Exterior.

Magister en Gestión Educacional.

Master en Administración Educacional.

TECNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL

Son las herramientas que auxilia al administrador para llevar acabo el proceso de control. Las técnicas de planeación son, a su vez, de control y, en esencia, los controles no son más que sistemas de información.

Las herramientas de evaluación sirven para controlar el estado actual de un proyecto, proceso, producto o servicio con el objetivo de tener una visión detallada de su estado, evaluarlo o buscar formas de mejorarlo posteriormente.

Ejemplos de herramientas de evaluación:

· Diagrama de Pareto – La famosa curva 80%-20% para organizar datos y centrar los esfuerzos en lo más importante.

· Diagrama de correlación – Representación gráfica que muestra la relación de una variable con respecto a otra.

· Diagrama de Ishikawa – Estudio para localizar las causas de los problemas.

· Cuadro de mando – Modelo de gestión, con un soporte de información periódica para la dirección de los procesos de la empresa.

· Check list – Listas de Control.

· MAQ – matriz auto-calidad – Herramienta para detectar en tiempo real donde se producen defectos y el lugar donde son generados.

· Análisis de Kano – Sistemática para el desarrollo de productos y la satisfacción del cliente.· Diagramas de control – Metodología para supervisar procesos de producción.

· COC – Costes de Calidad y No calidad – Análisis del coste que la supone a la empresa invertir en calidad, para minimizar tanto fallos potenciales como costes de exceso de calidad.

· Análisis ABC – Herramienta para diagnosticar cuales son los artículos más importantes en un organización.

· ASP – Análisis de satisfacción del personal – Herramienta para la medición delo que piensan los empleados acerca de su organización.

· Modelo AHP – Toma de decisiones mediante su desglose.

· Método Kawakita Jiro – Método para la resolución de problemas.

· Simulación de Monte Carlo – Técnica estadística para predecir y corregir comportamientos en líneas de producción.

Técnicas de control:

1.- Sistemas de información:

- Contabilidad

- Auditoria

- Presupuestos

- Informes

- Formas

- Archivos memorias

2.- Graficas diagramas

-proceso, procedimientos, Gantt, etc.

3.- Estudio de métodos

- Tiempos y movimientos estándares

4.- Métodos cuantitativos

- Redes

- Modelos matemáticos

- Investigaciones de operaciones

- Estadística

- Cálculos probabilísticos

- Programación dinámica

Reportes e informes:

Existen múltiples tipos de reportaje e informes; básicamente pueden clasificarse en:

a)Informes de control que se utiliza para el control directo de las operaciones.

b) Reportes de información que presentan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

Al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1.- Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin  de evitar confusiones.

2.- Concentración sobre las excepciones. Debe revelar indicadores importantes, puntos  débiles  y fuertes más que situaciones comunes.

3.- Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, originan  confusión y desatención  por parte de quien los recibe.

4.- Complementarse con  presentaciones graficas, audio visuales y verbales.

5.- Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse  constantemente.

6.- Frecuencia de los reportes. El hecho de que  para controlar sea necesario  contar con información oportuna y periódica.

7.- Evaluacion  de la información. Es necesario evaluar frecuentemente  la utilidad que reditúa  la información.

¿Que es la auditoria de gestión?

La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos. 

La auditoría de gestión puede ser de una función específica, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorías abarcan una combinación de dos o más áreas. 

Por otra parte como en las áreas de examen entre otras, podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos para pronosticar: programación del producto, costos de proyectos de ingeniería, estimación de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia administrativa, etc.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis, y evaluación son los siguientes: planes y objetivos, estructura orgánica, políticas y prácticas, sistemas y procedimientos, métodos de control, formas de operación y recursos materiales y humanos.

La auditoría de gestión tiene como objetivos primordiales:

* Evaluar los objetivos y planes organizacionales.

* Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento.

* Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.

* Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.

* Comprobar la correcta utilización de los recursos.

En este tipo de auditoría, el desarrollo de un programa de trabajo depende de las circunstancias de cada empresa auditada.

Áreas principales que integran una organización objeto de la auditoría de gestión las siguientes:1.- Auditoría de la gestión del sistema global de la empresa:- Evaluación de la posición competitiva - Evaluación de la estructura organizativa - Balance Social - Evaluación del proceso de la dirección estratégica - Evaluación de los cuadros directivos

2.- Auditoría de la gestión del sistema comercial:- Análisis de la estrategia comercial - Oferta de bienes y servicios - Sistema de distribución física - Política de precios - Función publicitaria - Función de ventas - Promoción de ventas

3.- Auditoría de la gestión del sistema de producción:- Diseño del sistema - Programación de la producción - Control de calidad - Almacén e inventarios - Productividad técnica y económica - Diseño y desarrollo de productos 

4.- Auditoría de la gestión del sistema de recursos humanos: - Productividad - Clima laboral - Políticas de promoción e incentivos - Políticas de selección y formación - Diseño de tareas y puestos de trabajo 

5.- Auditoría de la gestión de los sistemas administrativos: - Análisis de proyectos y programas - Auditoría de la función de procesamiento de datos - Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales

6.- Auditoría de la gestión del sistema financiero:- Capital de trabajo - Inversiones - Financiación a largo plazo - Planificación Financiera - Área internacional

Sistema de control global de la empresa “¿Qué es una evaluación competitiva?”

Para crear un negocio rentable se necesita ofrecer un producto o servicio que los consumidores compren a un precio que produzca suficientes ingresos para que la empresa cubra sus gastos. El cumplimiento de este objetivo se complica por el hecho de que la mayoría de las empresas se enfrentan a la competencia de otras compañías dedicadas a la venta de productos y servicios similares. Una evaluación competitiva o análisis competitivo es una herramienta de planificación empresarial que intenta dar cuenta de la presencia de los competidores y de su posible impacto en las decisiones empresariales.

Fundamentos de la evaluación competitiva

Un análisis competitivo es una evaluación de la competencia en un determinado mercado orientada a informar las decisiones empresariales. Una evaluación suele implicar la creación de una lista de competidores y de un perfil para cada uno de ellos que incluya información tal como el tipo de productos y servicios que venden, su participación de mercado, las estrategias de comercialización, y las fortalezas y debilidades más notables. Esta evaluación también puede incluir comparaciones entre productos y servicios específicos de una empresa y las ofertas de los competidores.

Propósito de la evaluación competitiva

El propósito de una evaluación competitiva es ayudar a los administradores de cuenta ante la presencia de competidores al tomar decisiones empresariales. Identificar las fortalezas y debilidades de los competidores puede permitirle a los administradores explotar las debilidades, emular las fortalezas, o evitar competir en áreas donde otras empresas son especialmente fuertes. No tener en cuenta la presencia de los competidores puede dar lugar a malas decisiones de negocios. Por ejemplo, si un determinado barrio ya dispone de un taller de reparación de automóviles bien establecido, puede que no sea una buena idea abrir un taller similar en esa zona. Por otro lado, una nueva tienda que se especialice en servicios diferentes o complementarias podría tener una mejor oportunidad de éxito.

Planes de negocio

Un plan de negocios es un documento que resume todos los aspectos de una empresa, como su misión, los objetivos, la estructura de gestión, los productos que ofrece y la información financiera. Crear un plan de negocios es un paso importante en el proceso de creación de una nueva empresa. Estos planes deben incluir un análisis de mercado que a la vez contenga un análisis competitivo. Pensar en la competencia en la etapa de planificación antes de iniciar un negocio puede ayudar a los gerentes a evitar errores costosos.

Consideraciones

Si bien la competencia puede hacer más difícil que un negocio alcance la rentabilidad, también presenta una posible vía para salir del mercado. Las grandes compañías suelen comprar pequeños competidores innovadores para reforzar sus propios productos y servicios. Los fundadores de pequeñas empresas a veces tienen el objetivo final de vender sus negocios a competidores más grandes porque ventas de este tipo pueden ser muy lucrativas para sus propietarios.