Sistemas de Gestión Documental

Dumar Gutiérrez Pérez

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DUMAR GUTIÉRREZ PÉREZ

Profesora

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL II

BOGOTÁ D.C.

2015

Sistema de Gestión Documental

Es un software o una serie de programas digitales que permiten

almacenar y buscar documentos electrónicos de diferentes

características, que en muchas ocasiones originalmente eran en

soporte de papel.

Los sistemas de gestión documental garantizan el acceso y la

disponibilidad de la información de una manera confiables que

permite agilizar los proceso.

Requisitos para su implementación.

◦ Cuadro de clasificación

◦ Controles de seguridad

◦ Conservación y eliminación

◦ Captura y registro de documentos

◦ Referenciarían

◦ Búsqueda, recuperación y presentación

◦ administración

Organizar los documentos físicos y electrónicos,

incluyendo sus metadatos a través de cuadros de

clasificación documental: en este caso la información

debe estar complementada con los metadatos que le

permitan ubicar de un manera a rápida y oportuna

cualquier clase de información y deben estar en los

cuadros de clasificación documental.

Generalidades

Generalidades

Establecer plazos de conservación y eliminación

para la información y los documentos electrónicos de

archivo en tablas de retención documental (TRD) y

tablas de valoración documental (TVD): los plazos

que se determinan para la documentación deben ser

revisados cuidadosamente para no caer en el error de

perder información o destruirla antes de tiempo que lo

establezca las TRD.

Generalidades

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa

de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o

TVD: se debe cumplir con los tiempos estipulados para

eliminar la información que ya no tiene valor y así

mismo descongestionar el sistema de información.

Generalidades

Garantizar la autenticidad de los documentos de

archivo y la información conexa (metadatos) a lo

largo del ciclo de vida del documento: todo sistema de

información debe garantizar la calidad y autenticidad de

los datos que allí reposan es por eso que se debe tener en

cuenta el ciclo vital del documento para que se conserve

en buen estado y haya un soporte de dicha información.

Generalidades

Mantener la integridad de los documentos, mediante

agrupaciones documentales, en series y subseries: la

organización dentro de los sistemas documentales es

primordial al igual que sucede en la parte física y esta se

debe conservar por el valor de la información que

permita identificarla plenamente en el momento de una

consulta.

Generalidades

Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los

documentos de archivo por parte de la ciudadanía y

de la propia entidad, cuando sean requeridos: el

acceso a la documentación debe estar amparado por los

requisitos que exige la ley manteniendo siempre la

seguridad de la información al igual que la organización

dentro de la entidad que le permita encontrar cualquier

documento de una manera rápida y eficaz cuando así se

requiera.

Características

En primera instancia se sugiere seguir la

normatividad vigente y además, contribuir

dándoles las características que debe llevar un

SGD para que ellos opten por la mejor opción,

que proporcione calidad y no cantidad.

Una de las principales características ala hora

de elegir un sistemas de Gestión Documental

debe ser a flexibilidad para suplir la necesidad

que tenga dicha organización.

Características

característica explicación

Conformidad:

Interoperabilidad

:

Seguridad:

Meta

descripción:

Adición de

Contenidos

Que la documentación tenga un buen respaldo

enfocado en los procesos administrativos.

Interoperabilidad.

Que en cualquier momento se pueda integrar y

operar en cualquier software de gestión.

Contener la información con parámetros de

seguridad para evitar sea alterada.

Orientación a través de procesos automatizados de

metadatos.

Que en cualquier momento se le pueda adicionar un

contenido o faltante a esa documentación.

característica explicación

Diseño y

Funcionamiento

Gestión Distribuida:

Disponibilidad y

Acceso:

Neutralidad

Tecnológica:

Que su manejo sea fácil, ya que lo importante

es que los usuarios lo manejen y sea funcional.

En cualquier momento importarlo y exportarlo

desde o a través de cualquier software sin

dificultad.

Que la información la tengamos a la mano y con

un fácil acceso a la misma.

Utilizar la mejor opción de software a través de

varios proveedores.

Características

Visite una entidad que tenga implementado un

Sistema de Gestión Documental e investigue todo

lo relacionado con dicho sistema, si es posible

algunos aspectos importantes desde su proyecto

hasta la fase final de implantación del mismo.

La empresa que visité es ICETEX (Instituto

Colombiano de Crédito Educativo y Estudios

Técnicos en el Exterior), donde la empresa Data

File implementó hace un año un sistema de

gestión documental con lo que ha logrado

grandes avances en la búsqueda y recuperación

de la información lo cual hasta ese momento era

un labor tediosa.

La implementación del sistema de gestión documental en el

Icetex hace parte del contrato que actualmente tiene la

empresa Data File con el cual se busca descongestionar la

entidad.

La implementación de dicho sistema genero algunos

contratiempos debido a la falta de capacitación de algunos de

sus funcionarios para utilizar esta herramienta.

el software permite ingresar datos anexos a información que

ya se tenia pero que la nueva es resultante del desorden que se

tiene y que va completando la información completa de la

entidad.

El proyecto esta estimado para un año mas, por lo tanto el

sistema de gestión documental estará completo al terminar

este periodo.

Al finalizar el contrato el Icetex tendrá toda la información

que desee a un click.

- ¿Cuáles son los criterios que se han

tenido en cuenta para la selección del

sistema de Gestión de documentos?

Entre los criterios que se tuvieron en cuenta para la

elección de este software es que facilitar la labor del

funcionario al interior del Instituto, y tiene muy buenas

herramientas que son utilizadas en toda el área de

gestión documental, la cual permite recuperar la

información en un tiempo record.

Además de recursos adaptabilidad a las necesidades de

la entidad.

- ¿De qué manera logran garantizar la

integridad de la información en el

sistema?

El software cuenta con varios filtros para el manejo de la

información, y la documentación que es almacenada en el

software cuenta con clave de seguridad con el fin que dicha

documentación no sea alterada por nadie tanto dentro como

fuera del instituto.

la creación de cuentas con ciertos privilegios para la

modificación de información dentro del sofware ha sido una

técnica que hasta el momento ha funcionado en temas de

seguridad y otros controles propios de la empresa.

Persona que me atendió:

María Inés Rodríguez Jerez

3821670 ext. 1365

Técnico de archivo

La entidad no permite la toma de fotografías en espacios los cuales no hay acceso al

publico al igual que cierta información que tampoco puede ser publicado por seguridad

de la misma, toda la información que se solicita al icetex puede ser solicitada y

consultada en forma individual.

Bibliografía

Decreto 2609 de 2012. capitulo III

disponible en:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur

/normas/Norma1.jsp?i=50958