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Sistemas de Información
Tema 2: Sistemas de Información en la Empresa2.1 Tipos de Sistemas de Información Básicos Un sistema solo no proporciona toda la información que una empresa necesita
Tipos de Sistemas de Información: cuatro tipos de SI dan servicios a los diferentes niveles de una organización:
o Sistemas a nivel operativoo Sistemas a nivel de conocimientoo Sistemas a nivel administrativoo Sistemas de nivel estratégico
Sistemas a nivel operativo:o SI que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la
organización.o Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades
y transacciones elementales de la organización (ventas, ingresos, depósitos diarios, etc.)
o Ej.: SI para realizar depósitos en un cajero automáticos, sistemas de registros de horas trabajadas.
Sistemas a nivel de conocimiento:o SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una
organización.o El propósito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo
conocimiento en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo de trabajo de oficinas.
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Sistemas a nivel administrativo:o SI que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de
decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.o Proporciona informes periódicos más que información instantánea de
operaciones.o Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos
estructuradas.o Ej: SI de control de ubicación en viviendas de los empleados.
Sistemas de nivel estratégico:o SI que apoyan a las actividades de planeación a largo plazo de la
dirección general de la empresa.o Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y
tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo.
Los SI apoyan a las principales funciones empresariales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.
Ejemplo: SI para funciones de ventaso a nivel operativo: SI para registrar cifras de ventas diarias y procesar
pedidos.o a nivel de conocimiento: SI para el diseño de promociones para los
productos de la empresa.o a nivel administrativo: SI para el registro de ventas mensuales por
territorios, y reporte de aquellos que se exceden o caen por debajo del promedio de ventas.
o a nivel estratégico: SI para pronosticar tendencias de ventas durante un período de cinco años.
Tipos principales de SI en las organizaciones
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Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS):o Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones
diarias necesarias para dirigir el negocioo Dan servicio al nivel operativo
Entradas: transacciones, eventos Procesamiento: clasificación, listados, fusión, actualización Salidas: informes detallados, listas, resúmenes
Tipos de Sistemas TPS
Sistemas de ventas y marketing
Sistemas de manufactura y producción
Sistemas de finanzas y contabilidad
Sistemas de recursos humanos
Otros tipos (Ej. de Universidad)
Funciones principales del sistema
Administración de ventas
Investigación de mercado
Promoción
Fijación de precios
Productos nuevos
Programación
Compras
Embarque y recepción
Ingeniería
Operaciones
Presupuestos
Mayor general
Facturación
Contabilidad de costos
Registros de personal
Prestaciones
Compensaciones
Relaciones laborales
Capacitación
Admisiones
Calificaciones
Registros de cursos
Alumnos
Principales sistemas de aplicaciones
Sistema de información de pedidos de venta
Sistema de investigación de mercados
Sistema de comisiones por ventas
Sistemas de control de máquinas
Sistemas de órdenes de compra
Sistemas de control de calidad
Mayor general
Cuentas por cobrar y por pagar
Sistemas de administración de fondos
Nómina
Expedientes de empleados
Sistemas de prestaciones
Sistema de trayectoria profesional
Sistema de registro académico
Sistemas de control de planes de estudio
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o Ejemplo TPS de nómina
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS):o Sistemas de información que auxilian a los trabajadores del
conocimiento en la creación e integración del conocimiento nuevo en la organización
Entradas: especificaciones de diseño, base de conocimientos Procesamiento: modelado, simulaciones Salidas: modelos, gráficos Usuarios: profesionales, personal técnico
Sistemas de oficina:o Sistemas de cómputo, como procesadores de texto, sistema de correo
electrónico y sistemas de programacióno Diseñados para aumentar la productividad de trabajadores de datos en
la oficina Entradas: documentos, programas Procesamiento: administración de documentos, programación,
comunicación Salidas: documentos, programas, correo Usuarios: oficinistas
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Sistemas de información gerencial (MIS):o Sistema de información que permite realizar funciones de planeación,
control y toma de decisiones proporcionado informes resumidos y excepcionales de rutina.
o Dan servicio al nivel administrativo Entradas: datos resumidos de transacciones, modelos simples Procesamiento: informes de rutina, modelos simples, análisis de
bajo nivel Salidas: informes resumidos y excepciones Usuarios: gerentes de nivel medio
o Ejemplo de Sistema de información gerencial:
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS):o Sistema de información que combina datos y modelos analíticos
sofisticados o herramientas de análisis de datos para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada.
o Dan servicio al nivel administrativo Entradas: datos de bajo volumen, bases de datos optimizadas para
el análisis de datos, modelos analíticos, herramientas de análisis de datos
Procesamiento: interactivo, simulaciones, análisis Salidas: informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a
consultas Usuarios: profesionales, gerente de personal
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o Ejemplo de Sistema de apoyo a la toma de decisiones:
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS):o Sistema de información diseñado para abordar la toma de decisiones
no estructurada mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.o Dan servicio al nivel estratégico
Entradas: datos acumulados externos e internos Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo Salidas: proyecciones, respuestas a consultas Usuarios: directores
o Ejemplo de sistemas de apoyo a ejecutivos:
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Relación de la interacción entre los sistemas
Tipos de Sistemas de Información: desde una perspectiva funcionalo Sistemas de ventas y marketingo Sistemas de manufactura y produccióno Sistemas de finanzas y contabilidado Sistemas de recursos humanos
Sistemas de ventas y marketing:o SI que ayudan a la empresa a identificar los clientes para los productos
o servicios de la empresa, desarrollar productos y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, promover y vender estos productos y servicios, y dar apoyo continuo a los clientes.
o Ejemplos: Procesamiento de pedidos Análisis de mercado Análisis y fijación de precios Pronósticos de tendencias de ventas
Sistemas de manufactura y producción:o SI que tratan de la planeación, desarrollo y elaboración de productos y
servicios, y del control y flujos de la producción.o Ejemplos:
Ubicación de instalaciones Control de máquinas Planeación de la producción Herramientas de diseño asistidas por computadoras
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Sistemas de finanzas y contabilidad:o SI que dan seguimiento a los activos financieros de la empresa y flujo
de fondos.o Ejemplos:
Análisis de cartera Elaboración de presupuestos Planeación de utilidades Cuentas por cobrar
Sistemas de recursos humanos:o SI que llevan registros de los empleados; dan seguimiento a las
habilidades, desempeño del trabajo y capacitación del empleado, y apoyan a la planeación de la remuneración y desarrollo de los empleados.
o Ejemplos: Planeación de recursos humanos Entrenamiento y desarrollo Trayectoria profesional Análisis de remuneraciones
2.2. Clasificación de los Sistemas de Información Los SI se pueden clasificar de diversas formas, además de las vistas.
o Por el grado de formalidad: formales e informaleso Por el nivel de automatización conseguido: manuales y sistemas
basados en TIo Por su relación con la toma de decisiones: SI para decisiones
estratégicas, administrativas u operativaso Por el origen y grado de personalización: sistemas específicos
para una organización y sistemas de carácter general.o Por el valor que representan para la organización: beneficios
internos y beneficios externos2.3. Evolución de los Sistemas de Información Los Sistemas de Información tienen una evolución en las organizaciones:
o se implantan en forma inicial Sistemas de Procesamiento de Transacciones;
o posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones;o por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos.
La función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento.
Etapas de crecimiento (Modelo de crecimiento de R. Nolan):1. Etapa de iniciación:
Adquisición de los primeros ordenadores.
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Automatización de procesos operativos de bajo nivel para reducir costos.
Poca implicación de los usuarios2. Etapa de contagio o expansión:
Diseminación y contagio a los demás usuarios. Proliferación de las aplicaciones. Automatización de procesos operativos completos. Crisis en el uso de ordenadores.
3. Etapa de control: Profesionalización de los participantes, frustración de algunos
usuarios. Necesidad de controlar el uso de los recursos informáticos. El departamento de SI de la empresa suele ubicarse en una
posición gerencial.4. Etapa de integración:
Aplicaciones en línea, integración con las Base de Datos Aparecen deficiencias en el crecimiento. Mayor control administrativo. El usuario empieza a responsabilizarse (funciones de dirección, y
coordinación).5. Etapa de administración de datos:
Aparecen modelos de datos y necesidades de información en la organización.
Catálogo de aplicaciones integrados en la organización Uso de SI y TI más que procesamiento.
6. Etapa de madurez: Se asume el papel innovador de las TI. Aplicaciones oportunas y competitivas. Los responsables de SI toman el mismo lugar de importancia que
responsables de ventas o RRHH.
2.4. Funciones Básicas del Tratamiento de la Informacióno Entradas de datos (recolección de datos)o Almacenamiento de datoso Cálculo o computacióno Presentación de la informacióno Transmisión de la comunicación
Entradas de datos (recolección de datos)o Técnicas de entrada de datos: teclado, lectores ópticoso Coste de la entrada de datoso Control de errores (Validación)o Entrada de datos integrada
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Almacenamiento de la Información:o Papel de la base de datos de la organizacióno En la base de datos se almacenan diversidad de tipos diferentes de
datoso Estructura de la base de datoso Imperfecciones de la base de datos
Cálculo o computación:o Cálculos matemáticos y manipulaciones de datos (ordenar, agregar o
insertar, eliminar, localizar o buscar, etc.). Presentación de la Información
o Valor de la información, no toda la información producida es sometida a exposición.
Transmisión de la Información (comunicaciones)o Comunicación interna y externa.
2.5. Sistemas Integrados de Información
La forma más común de integración entre sistemas de información es a través de flujos de información (datos):
o Es fundamental cuando los datos son necesarios para otro sistema al que le sería imposible generarlos, o cuando esto sería más costoso, lento o menos exacto que usar los archivos originales.
Integración es el entrelazamiento de sistemas, de tal modo que los datos de un sistema puedan pasarse en forma rutinaria
La integración en SI puede alcanzarse de manera manual o informatizada (o computarizada)
La integración de sistemas requiere la identificación de interacciones potencialmente útiles
o Es importante que toda la organización tenga conocimiento del SI.
La integración de sistemas de información puede ser:o Jerárquica:
Ej. desde el nivel operativo se suministran datos a los de nivel administrativo.
Son las más probables de ser identificadas (los administradores saben qué información debe resumirse)
o Horizontal: Ej. datos que se procesan entre los sistemas de información de
varios departamentos.
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La integración puede llevarse a cabo por diversos mecanismos.o Procedimientos estándaro A través de los administradores (capaces de conjugar la información de
varios sistemas y resumirla con diversos propósitos administrativos) Beneficios de la integración de SI:
o Mejores flujos de información en la empresa.o Obligan al administrador a compartir la información que sus
departamentos.o Mayor aprovechamiento de la información para ayudar a toda la
organización a alcanzar sus metas. Es necesario una evaluación cuidadosa de los costos y los beneficios de la
integración, para alcanzar un nivel óptimo en la integración.
Bibliografía
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Sistemas de Información Gerencial. K.C. Laudon, J.P. Laudon. Ed. Prentice Hall, 8º edición, 2004.
Análisis y Diseño de Aplicaciones Informáticas de Gestión: Una Perspectiva de Ingeniería del Software. M. Piattini, J.A. Calvo-Manzano, J. Cervera, L. Fernández. Editorial Rama, 2003.
Fundamentos de Sistemas de Información. C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway. Prentice Hall, 2º Edición, 2001.
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