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Sistemas de información

1. Introducción.

Hace 50 años los expertos de la ciencia de la administración afirmaban que quién tenía la información tenía el poder para sobrevivir y crecer estratégicamente. La premisa ha cambiado hoy día:

“quién sabe qué hacer con la información, tiene el poder”. De lo anterior se deduce que la información es hoy en día un recurso con el que todas las empresas cuentan, desde las micro hasta las grandes; pero ¿en dónde radica la ventaja competitiva? La respuesta parece muy simple y lógica: de la forma en que se encuentren organizados los datos para entregar información que sirva para tomar decisiones a tiempo. La información ha existido desde la antigüedad, pero la importancia que tiene en el mundo cambiante actual en las empresas, es muy alta. Hoy en día la globalización es el gran escenario donde la información ha sido la protagonista en todos los roles de la humanidad. Imaginemos por un instante el siguiente contexto: Una empresa de comercialización de abarrotes en un barrio donde, por razones socio-políticas, sólo usted puede vender allí; este tiene 50.000 habitantes y, dado a que usted nació y creció en dicho barrio, conoce a la gran mayoría de sus habitantes, conoce sus gustos, capacidad de compra, a quienes puede fiar y a quienes no, entre otra información vital para su empresa de abarrotes, y al ser tan estática la población, los cambios se dan muy lentos. Pero un día cualquiera el gobernador del barrio abre las fronteras permitiendo que cualquier empresa de abarrotes de cualquier otro barrio (de los miles que existen) entre a competir en las leyes de oferta-demanda; todo el panorama cambia y para poder tomar la decisión de sí se queda en el barrio o se va a conquistar nuevos mercados, o simplemente sobrevive, requiere de información oportuna y a tiempo. En conclusión, la información es parte vital de la supervivencia y desarrollo de las empresas.

2. Los sistemas de información y el administrador.

La mente de un administrador tiene, en ciertos aspectos, atributos similares a los de un sistema de información computarizado. La mente de un administrador recibe datos de una variedad de fuentes; procesa y guarda esta información y después la comunica a otros administradores; estas características de la mente humana las comparten los sistemas de cómputo. Éstos y los administradores procesan, guardan y comunican conjuntamente la información de la organización, y por esta razón aquí se ve a los administradores cómo partes integrales de los sistemas de información.

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La mente humana, sin embargo, difiere en varios aspectos de otras clases de sistemas de información. Por ejemplo la mente humana tiene una gran capacidad para resumir, y eso lo vemos cuando un estudiante responde una pregunta evaluativa, toma datos de su vida personal, teoría del profesor, libros y percepciones que lo ayudan a procesar en una sola salida todos esos datos.

Otro gran atributo de la mente humana es que puede hacer asociaciones más complejas que la computadora. La mente de un administrador puede percibir a menudo mas implicaciones posibles de la información recibida que las que puede incluirse en un programa de computadora, Por ejemplo, la mente de un

administrador puede ver la relación de un informe sobre la escasez de una materia prima en el inventario, con una demanda reciente de ese producto y con los servicios de entrega de los vendedores del material. El administrador puede juzgar que el inventario de productos terminados terminará y se perderán las ventas antes de asegurar las nuevas materias primas. Estas inferencias las hace la mente del administrador de forma instantánea, mientras que un sistema de cómputo requiere tener todas las variables integradas y aun así no llega a tal juicio de valor.

3. Concepto.

Para comprender el concepto “sistemas de información” es necesario diferenciar el dato y la información, que se utilizan como sinónimos, lo cual es un error: Dato puede ser un número, una palabra, una imagen. La Información, por su parte, son datos que dentro de un contexto tienen un significado para alguien. En la forma ambos, dato e información, pueden ser muy similares, sin embargo, en el contexto la interpretación es diferente y regularmente un conjunto de datos sirven para la información requerida. Por ejemplo dentro de una empresa un dato son las unidades vendidas, el precio y el producto en una negociación con un cliente. La información serian las ventas del día (contiene todas las negociaciones realizadas en un día determinado). De otro lado, sí se realiza una negociación con el cliente más determinante de la empresa (compra el 60% de los productos), el dato en este caso se convertirá en información, debido a su gran importancia en las ventas. Un Sistema de Información es un “conjunto de datos que son transformados en información oportuna y veraz”. Cómo todo sistema, el de información contiene unos elementos de entrada, actividades y elementos de salida. Veamos cada uno de ellos.

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Información

Principales características de la información

En general la información tiene una estructura interna y puede ser calificada según varios aspectos:

Significado (semántica): ¿Qué quiere decir? Del significado extraído de una información, cada individuo evalúa las consecuencias posibles y adecúa sus actitudes y acciones de manera acorde a las consecuencias previsibles que se deducen del significado de la información. Esto se refiere a qué reglas debe seguir el individuo o el sistema experto para modificar sus expectativas futuras sobre cada posible alternativa.

Importancia (relativa al receptor): ¿Trata sobre alguna cuestión importante? La importancia de la información para un receptor, se referirá a en qué grado cambia la actitud o la conducta de los individuos. En las modernas sociedades, los individuos obtienen de los medios de comunicación masiva gran cantidad de información, un gran parte de la misma es poco importante para ellos, porque altera de manera muy poco significativa la conducta de los individuos. Esto se refiere a en qué grado cuantitativo deben alterarse las expectativas futuras. A veces se sabe que un hecho hace menos probables algunas cosas y más otras, la importancia tiene que ver con cuanto menos probables serán unas alternativas respecto a las otras.

Vigencia (en la dimensión espacio-tiempo): ¿Es actual o desfasada? En la práctica la vigencia de una información es difícil de evaluar, ya que en general acceder a una información no permite conocer de inmediato si dicha información tiene o no vigencia. Esto tiene que ver con la sincronización en el tiempo de los indicios que permiten reevaluar las expectativas con las expectativas en un momento dado.

Validez (relativa al emisor): ¿El emisor es fiable o puede proporcionar información no válida (falsa)? Esto tiene que ver si los indicios deben ser considerados en la reevaluación de expectativas o deben ser ignorados por no ser indicios fiables.

Valor (activo intangible volátil): ¿Cómo de útil resulta para el destinatario?

Historia de la información

La historia de la información está asociada a su producción, tratamiento y transmisión. Una cronología de esa historia detallada puede ser:

Siglos V a X - Alta Edad Media: El almacenamiento, acceso y uso limitado de la información se realiza en las bibliotecas de los monasterios de forma manual.

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Siglo XII: Los Incas (Perú) usan un sistema de cuerdas para el registro de información numérica llamada Quipu, usado principalmente para contar ganado.

Siglo XV - Edad Moderna: Con el nacimiento de la imprenta (Gutenberg), los libros comienzan a fabricarse en serie. Surgen los primeros periódicos.

Siglo XX. 1926: Se inicia la primera retransmisión de televisión que afectará al manejo y tratamiento de la información con gran impacto en los métodos de comunicación social durante todo el siglo.

Siglo XX. 1940: Jeremy Campbell, definió el término información desde una perspectiva científica, en el contexto de la era de la comunicación electrónica.

Siglo XX. 1943: El austro-húngaro Nikola Tesla inventa la radio, aunque inicialmente dicho invento se atribuye a Guglielmo Marconi y la patente no se reconoce a su autor hasta los años 1960.

Siglo XX. 1947: En diciembre John Bardeen, Walter Houser Brattain y William Bradford Shockley, inventan el transistor. Serán galardonados por ello con el Premio Nobel de Física en 1956.Acaban de sentar sin saberlo la primera de las dos bases para una nueva revolución tecnológica y económica, actuando como detonante de un aumento exponencial de la capacidad de integración microelectrónica, de la popularización y la potencia de cálculo del ordenador.1

Siglo XX. 1948: Claude E. Shannon, elabora las bases matemáticas de la Teoría de la Información.2 Acaba de dar la segunda base de la revolución de las tecnologías de la información y la comunicación: la aplicación del Álgebra de Boole será el fundamento matemático para industrializar el procesamiento de la información. Nace así la Ciencia de la Computación o Ingeniería informática. La nueva revolución económica está servida. La humanidad entra en la Era Digital usando el transistor y la numeración binaria para simbolizar, transmitir y compartir la información.3 4

Siglo XX. 1948: Norbert Wiener, elabora la idea de cibernética en su famosa obra * Cibernética o el control y comunicación en animales y máquinas (Cybernetics or Control and Communication in the Animal and the Machine) (1948) donde se encargó de "mantener el orden" en cualquier sistema natural o artificial de información.

Siglo XX. 1951-1953: James Watson y Francis Crick descubren los principios de los códigos de ADN, que forman un sistema de información a partir de la doble espiral de ADN y la forma en que trabajan los genes.

Siglo XX. 1969: En el contexto de la guerra fría, el movimiento contracultural de los años 60', nace la embrionaria Internet cuando se establece la primera conexión de computadoras, conocida como ARPANET, entre tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos, con el objetivo inicial de facilitar una red de comunicaciones militares a prueba de bomba. Su expansión y popularización, y la democratización del conocimiento que facilita, transformará

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radicalmente las relaciones económicas, sociales y culturales en un mundo más y más interdependiente.5

Actualmente: ya en el siglo XXI, en un corto período de tiempo, el mundo desarrollado se ha propuesto lograr la globalización del acceso a los enormes volúmenes de información existentes en medios cada vez más complejos, con capacidades exponencialmente crecientes de almacenamiento6 y en soportes cada vez más reducidos. A pesar de ello todavía existen muchas fuentes de información en formatos no digitales o inaccesibles digitalmente por diversas causas.7 En este marco la proliferación de redes de transmisión de datos e información, de bases de datos con acceso en línea, ubicadas en cualquier lugar, localizables mediante Internet, permiten el hallazgo de otras redes y centros de información de diferentes tipos en cualquier momento desde cualquier lugar. Es el resultado de datos gestionados a través de aplicaciones informáticas donde los datos son procesados y transformados en información que posteriormente es manejada como signo integrador y característico de progreso económico del siglo XXI.8

Usos de la información

Se considera que la generación y/o obtención de información persigue estos objetivos:

Aumentar/mejorar el conocimiento del usuario, o dicho de otra manera reducir la incertidumbre existente sobre un conjunto de alternativas lógicamente posibles.

Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección.

Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control.

4. Clasificación de los sistemas de información.

Existen muchas clasificaciones de los sistemas de información, por ejemplo en una clasificación muy general existen sistemas de información en informática (que comúnmente se considera que es el único que existe); en seguridad computacional; en geografía, el sistema de información geográfico; en sistema de información del conocimiento; en matemáticas, dentro de la teoría de dominios el sistema de información Scott; En sociología los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos; dentro de una empresa, los sistemas de información formales, los sistemas de información informales, el sistema de comunicación tan vital para una

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organización entre otros. No centraremos en los sistemas administrativos, que cumplen para la organización los siguientes objetivos: Automatizar los procesos operativos. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de

decisiones. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Y es de acuerdo a los anteriores tres objetivos que se clasifican los sistemas de información administrativos:

4.1 Sistemas transaccionales:

Son los que automatizan los procesos operativos en una empresa. Su función principal es procesar transacciones. Dentro de estos tenemos: la facturación, nómina, cuentas por cobrar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, pagos, cobros, pólizas entre otras. No debemos confundir este tipo de sistema con los llamados sistemas persónales, que ayudan a ser más productiva la función de un empleado, entre los cuales tenemos: las hojas de cálculo, de Word, utilización de agendas entre otros, este tipo de sistemas los consideraremos cómo parte del sistema transaccional. Las características del sistema transaccional son: A través de éstos suelen lograrse ahorros

significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se

implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos

suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es

decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que

sus beneficios son visibles y palpables.

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4.2 Sistemas de apoyo a las decisiones.

Cómo se observa en su concepto sirven para apoyar la toma de decisiones en una empresa y se subdividen en: Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. La diferencia radica en la utilización que en cada empresa se le dé y además un sistema puede tener varios clientes. Ejemplos de este tipo de sistemas son: la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios. Las características del sistema de apoyo a las decisiones son: Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas

Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la

alta administración en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de

información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica

para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos

estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos

y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final

sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

4.3 Sistemas estratégicos:

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Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. Son tan personalizados que no se deben confundir con los anteriores sistemas, porque no se trata de un sistema que operatice una parte del negocio (transaccional), o que sirva para tomar decisiones. Son integrales y su finalidad es darle ventaja competitiva al negocio y para ello debe ser un factor diferenciador en el uso de la información. Ejemplos de estos tipos de sistemas son muy escasos, sin embargo podemos decir que, sistema de información del justo a tiempo, sistema de información de teoría de restricciones pueden ser casos en algunas organizaciones. Las características de los sistemas estratégicos son: Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo

tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de

su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como

ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la

empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

5. Evolución de los Sistemas de Información

De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los

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Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. La teoría de las etapas cómo se le conoce se resumen en unas etapas, cuyas características son: 5.1 Etapa de inicio: Comienza con la adquisición de la

primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Las aplicaciones típicas que se

implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos

del área de contabilidad. El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas

suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de

un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del

personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de

Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir el computador a la empresa.

5.2 Etapa de contagio o expansión:

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Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto

de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde

depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría. El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de

aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales

como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automáticas entre

ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma

importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

5.3 Etapa de control o formalización: Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia

con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

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Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del

negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición

gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se

orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de

trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con

habilidades administrativas y preparadas técnicamente. Se inicia el desarrollo de interfaces automáticas entre los diferentes

sistemas. 5.4 Etapa de integración: La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado

directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

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Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los

usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

5.5 Etapa de administración de datos: El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información

es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

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Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos

en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

5.6 Etapa de madurez: Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra

definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

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Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados

por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de

base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

6. El control y los sistemas de información (S.I).

El control es la última etapa del proceso administrativo. En los dos anteriores submódulos se vieron la planeación, organización y dirección. El propósito básico del control es verificar que lo planeado, organizado y llevado a la acción mediante la dirección, se cumpla. Pero para poder iniciar el control requerimos de información; y es acá donde radica la importancia de los sistemas de información, porque estos proveen de la información requerida a la etapa del control para realizar su propósito. Es importante aclarar que el tipo de sistema de información al cual le haremos énfasis, es al transaccional, porque es en éste donde se evidencias las operaciones del negocio, sin embargo, esto no quiere decir que sí en la empresa tenemos otros tipos de sistemas de información cómo el que sirve para la toma de decisiones, no se utilicen.