El sistema de planeación de recursos de una empresa (ERP), cuando se implementa en la forma correcta, conecta a todas las áreas del negocio.

Con un sistema ERP bien diseñado, son posibles nuevas formas de dirigir el negocio.

Por supuesto, eso no se logra sin un costo. Los sistemas ERP son complejos y pueden requerir cambios importantes en los procesos.

Los vendedores de ERP actuales han establecido nuevos estándares en la integración de la información

A principios de la década de 1990, muchas grandes compañías comprendieron que había llegado el momento de actualizar sus sistemas de información existentes, para aprovechar las nuevas tecnologías. la tecnología de la computadora de mainframe no era eficaz en relación con el costo, en comparación con las computadoras basadas en microprocesadores, más potentes y económicas.

SAP AG, una empresa alemana, es la líder mundial que ofrece software ERP. Su producto principal se conoce como R/3. El software está diseñado para operar en una configuración de tres hileras de cliente/servidor. Como se muestra en la ilustración, el aspecto fundamental del sistema es una red de alta velocidad de servidores de base de datos. Los usuarios se comunican con las aplicaciones mediante servidores del lado del cliente.Las aplicaciones están totalmente integradas, de manera que los datos se comparten entre todas las aplicaciones.

El software está desarrollado alrededor de una serie muy completa de módulos de aplicación que se pueden utilizar ya sea solos o en combinación. Los módulos se pueden utilizar para respaldar procesos que abarcan diferentes áreas funcionales en la empresa. Debido a que los módulos están integrados y utilizan una base de datos común,las operaciones procesadas en un área se actualizan de inmediato en todas las demás áreas

En el repaso de los módulos de aplicación de SAP), el énfasis consiste en lo que esos módulos pueden hacer realmente, no en los aspectos técnicos de cómo se comunican unos con otros. Los aspectos técnicos de la forma en la cual SAP ha implementado este software son interesantes, en particular si usted es un estudiante en el área de sistemas de información. SAP indica que los módulos se actualizan dos veces al año, basándose en los cambios en las prácticas de negocios, los avances tecnológicos y los requerimientos de sus clientes.

La aplicación financiera proporciona la funcionalidad para ejecutar las cuentas financieras de la compañía.Esta aplicación se divide en tres áreas. El módulo de contabilidad financiera y administrativa incluye el libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar e inversiones de capital. También están incluidoslos procedimientos para cerrar los libros para el mes y el año y para preparar los estados financieros,incluyendo el balance. La segunda área es gobierno corporativo, que incluye el control interno y las funciones de auditoría necesarios para apegarse a los estándares de control corporativo, documentaciónde controles internos y auditorías que cumplen con los requerimientos actuales.

La tercera área es administración financiera de la cadena de suministro, diseñada para manejar el flujo de dinero relacionado con las actividades de la cadena de suministro. Esto incluyeadministración del crédito de clientes y proveedores, banca interna, administración del flujo de efectivo y administración de relaciones con el banco.

Las aplicaciones en este segmento incluyen toda la serie de capacidades necesarias para administrar, programar, pagar y contratar a las personas que hacen que una compañía funcione. La determinación y el seguimiento integrados de metas están incluidos en la aplicación. Las aplicaciones del “despliegue de la fuerzade trabajo” son para ayudar a desplegar a las personas apropiadas con las capacidadesadecuadas hacia los puestos en la empresa.

El segmento de operaciones es complejo e incluye muchas aplicaciones. Las aplicaciones básicas de “Abastecimiento y logística” incluyen administración de materiales, mantenimiento de la planta, administración de la calidad y planeación y control de producción. La administración de materiales cubre todas las tareas dentro de la cadena de suministro, incluyendo compras, evaluación del vendedor, verificaciónde facturas y planeación de la utilización de materiales. Cuando se ingresa un pedido de venta, automáticamente se incluye la información correcta sobre fijación de precios, promociones, disponibilidad y opciones de envío. El procesamiento de pedidos por lote está disponible para industrias especializadas como la alimenticia, farmacéutica o de productosquímicos.

La planeación real está respaldada por un modo de simulación en donde se pueden pasar rápidamente los escenarios de qué sucedería si. las funciones de planeación de colaboración del suministro y la distribución. Esas funciones permiten que el usuario cree planes para compras, manufactura, distribución,inventario y transporte de material.

Los módulos incluidos en el sistema se desarrollan conforme a lo que SAP considera que son las mejoresprácticas. SAP cuenta con un grupo de investigación y desarrollo que busca continuamente formas mejores de llevar a cabo un proceso o subproceso particulares. Las mejoras del sistema están diseñadaspara reflejar las mejores prácticas más nuevas. La estrategia de SAP es crear un software con una serie de soluciones de negocios alrededor de las aplicaciones.Cada una de esas soluciones está diseñada para un propósito específico. Todas las soluciones sepueden implantar utilizando una interfaz en Internet

1) la tecnología ERP no podía respaldar sus negocios,2) sus organizaciones no podían hacer los cambios necesarios para obtener beneficios de los nuevossistemas, y 3) la implantación de ERP en realidad podría dañar sus negocios. La misma encuesta indicóque muchas compañías que implantaron ERP se excedieron del costo y de las metas de programación y no habían logrado los beneficios que buscaban. En la actualidadSAP se está orientando a empresas de pequeño y mediano tamaño con su producto SAP Business One,que se describe en el apartado de Innovación.