1 Sistemas Integrados

2 SISTEMAS INTEGRADOS Cada vez son más las

organizaciones que abordan la gestión de determinadas áreas mediante la aplicación de normas internacionales ISO. La calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo son algunas de las áreas de gestión en las que fácil y rápidamente se pueden implantar este tipo de normas internacionales como la ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

3 FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN

Estas normas tienen fundamentos de gestión comunes, por ejemplo, todas ellas contemplan la orientación a satisfacer las partes interesadas, la filosofía de mejora continua según el ciclo PHVA y el enfoque basado en procesos.

4 ANEXO SL

Es un nuevo documento elaborado por ISO para simplificar la creación de nuevas normas, y hace posible que la implementación de estándares múltiples (sistemas integrados) dentro de una organización sea más fácil.

5 ISO

ISO ha publicado en los últimos años muchísimas normas relacionadas con los sistemas de gestión en temas que van desde la calidad y el medio ambiente a la seguridad de la información, gestión de la continuidad del negocio o la gestión de documentos. A pesar de compartir elementos comunes, estas normas vienen en muchas formas y estructuras diferentes. Esto, a su vez, da lugar a cierta confusión y dificultades en la etapa de implementación.

6M

ODEL

OS D

E GE

STIO

N

7 METODOLOGIAS INTEGRADAS

Si bien ya existen diferentes metodologías para integrar sistemas de gestión normalizados, como la integración a través de los puntos de las normas, el enfoque sistémico o el enfoque de calidad total, es necesario agilizar el proceso de implementación, mantenimiento y certificación de estándares múltiples.

8

MOD

ELOS

DE

PROC

ESOS

9

¿QUÉ SON PROCESOS? Y

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROCESOS?

10¿QUÉ ES UN PROCESO? (I)

Un proceso es una secuencia de actividades que uno o varios sistemas desarrollan para hacer llegar una determinada salida a un usuario a partir de la utilización de unos recursos.

PROCESOEntrada Salida

12EJEMPLO DE UN PROCESO

Preparación PedidoAtt. Pedido

MANTENIMIENTO

COMPRAS

Entrega

Calentar Horno

Preparar Pizza (mezclar ingredientes)

Hornear Pizza

Empaquetar Pizza

Entregar Pizza a Repartidor

Recepción del Pedido Preparar Ingredientes

13

TIPOS DE PROCESOS (I)Es importante conocer la interrelación de los procesos de la organización.

CLIENTES

ENTORNO COMPETENCIA

P. Directivos y estratégicos

P. operativos

P. SOPORTE

PROVEEDORES

Guias metodol.

Indicadoresde gestión

Requerimientosatisfecho ClienteRequerimient

os

14TIPOS DE PROCESOS (II)

Para ayudar a conocerla es conveniente tener en cuenta la siguiente clasificación:

15EJEMPLO DE MAPA DE PROCESOS: PIZZERÍA

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS operativos

PROCESOS DE SOPORTE

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

COMERCIAL SISTEMA GESTION CALIDAD

RRHH

SISTEMAS INFORMÁTICOS

Att. Pedido

LIMPIEZA MANTENIMIENTO COMPRAS

Preparación Pedido Entrega

16DOS CARACTERÍSTICAS ESENCIALES

Variabilidad. Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en las distintas actividades realizadas que a su vez, generan variabilidad en los resultados del mismo. “nunca dos output son iguales” Repetitividad. Los procesos se crean para producir un resultado e intentar repetir ese resultado una u otra vez. Esta característica permite trabajar sobre el proceso y mejorarlo.“A más repeticiones más experiencia”

17 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Para gestionar y mejorar un proceso es necesario en primer lugar describirlo adecuadamente. Los elementos que van a describir adecuadamente el proceso son:

18DESCRIPCIÓN DE PROCESOS (II)

Salida. Resultado del proceso

Destinatario. Persona o conjunto de personas que reciben y valoran la salida del proceso

Los protagonistas. Personas o grupos de personas que desarrollan la secuencia de actividades del proceso

Secuencia de actividades. Es la descripción de las acciones que tienen que realizar los protagonistas

19 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS (II)

Indicadores. Son mediciones del funcionamiento de un proceso.

Recursos. Elementos materiales o de información que el proceso consume o necesita para poder generar la salida.

20INDICADORES (I)

Indicadores. Son mediciones del funcionamiento del proceso

Pueden ser de dos tipos:

De eficacia. Miden lo bien o mal que la salida cumple con las expectativas de los clientes

De eficiencia. Miden el consumo de los recursos

21INDICADORES (II)

Se pueden aplicar al funcionamiento global del proceso o a una parte.

Existen otro tipo de medidas que reciben el nombre de especificaciones del proceso. Son mandatos relativos a la forma de realizar el proceso (no reflejan el funcionamiento sino que son los causantes de dicho funcionamiento).

22EJEMPLO DE INDICADORES

Preparación PedidoAtt. Pedido

MANTENIMIENTO

COMPRAS

Entrega

Calentar Horno

Preparar Pizza (mezclar ingredientes)

Hornear Pizza

Empaquetar Pizza

Entregar Pizza a Repartidor

Recepción del Pedido Preparar Ingredientes

Tiempo para realizar las actividades previas

Tiempo para prepararlos ingredientes

Tiempo empaquetarla Pizza

% pizzas quemadas

Nº Pizzas no entregadas (perdidas)

Nº pedidos incompletos

Temperatura

Tiempo

Solicitud de Servicio

Recepción de Solicitud

Análisis de Propuestas

Acuerdo Entre Partes

Movilización de Insumos

Movilización de Personal

Puesta en Marcha del

Servicio

Realización del Servicio

Cierre del Acuerdo

Disponibilidad de Pofesionales

Disponibilidad de Insumos

Depto. Ingeniería Depto. Abastecimiento

Depto. Logística

Depto. Operaciones% de cumplimiento

-Aplicación de protocolos-Tiempo de ejecución- Utilización de insumos- Gastos generales- Resultados: vibraciones,fragmentación, etc.

Tiempo de preparación

- Stock disponible- Tiempo de carguioy traslado

Asignación de cargos y acuerdos compensatorios

Tiempo derealización

Capacitación adecuada

N° de solicitudes

24EJEMPLO de INDICADORES

Preparación Pedido

Calentar Horno

Preparar Pizza (mezclar ingredientes)

Hornear Pizza

Empaquetar Pizza

Entregar Pizza a Repartidor

Recepción del Pedido Preparar Ingredientes

Att. PedidoMANTENIMIENTO

COMPRAS

Entrega

Tiempo medio para reparar equipos

Tiempo medio deentrega

Nº de pedidos no entregados por extravío

Tiempo para recibir un pedido

Nº de Pedidos devueltos

Tiempo total pararealizar pedido

Tiempo de espera hasta que contestan tel.

25GESTIÓN POR PROCESOS (I)

Cualquier modelo de gestión basado en los principios de la Calidad Total

establece la necesidad de gestionar cualquier sistema u organización

mediante procesos.

GESTIÓN POR PROCESOS (II)

Perspectiva vertical (por funciones)

26

Dirección General

Administración Finanzas Operaciones

Calidad InformáticaFabricación

Marketing

27GESTIÓN POR PROCESOS (III)

Perspectiva horizontal (por procesos)

Planificación Presupuestaría Marketing Control de

Gestión

FabricaciónVentas Recepción Expedición FacturaciónAtención al

ClienteCliente

SatisfechoDemanda Cliente

Servicios Informáticos Finanzas Contabilidad Personal

I + D

28GESTIÓN POR PROCESOS (IV)

Perspectiva horizontal (por procesos) Consiste en gestionar integralmente cada uno de los

procesos. El sistema se visualiza como un conjunto de procesos, que de forma interrelacionada consiguen el producto y/o servicio final que los usuarios finales están dispuestos a recibir.

Permite un enfoque al cliente o usuario Mayor responsabilidad del trabajador (hay

información del resultado final y cada cual sabe como contribuye el trabajo individual al proceso final)

Facilita el control (indicadores) y la mejora

29Norma ISO 9004:2000 (I)

5.1.2. Responsabilidad dirección (aspectos a considerar):

La alta dirección debería Identificar los procesos de realización de producto en la

organización También, identificar aquellos procesos de apoyo que afectan al

eficacia y eficiencia de los procesos de realización o las necesidades y expectativas de las partes interesadas

La gestión debería asegurarse de que todos los procesos operan como una red de trabajo eficaz y eficiente. Debería analizar y optimizar la interacción de los procesos

30Norma ISO 9004:2000 (II)

7.1. 3 Gestión de procesos 8.2.2. Seguimiento y medición de los procesos

31MODELO EFQM (II)

Criterio 5

5a) Diseño y gestión sistemática de los procesos.

5b) Mejora de todos los procesos, si es necesario, usando la innovación para satisfacer plenamente a los clientes generarles un creciente valor añadido.

5c)Los productos y los servicios están diseñados y desarrollados basándose en las necesidades y expectativas del cliente.

5d)Producción, distribución y entrega de los productos y servicios.

5f)Gestión y fortalecimiento de las relaciones con el cliente,

32GESTIÓN Y MEJORA DE PROCESOS

Al conjunto de actividades que, dentro de un sistema, pretenden conseguir que las secuencias de actividades (procesos) cumplan con lo que se espera de las mismas y además sean mejoradas se les suele llamar Gestión de Procesos o Gestión y Mejora de Procesos y esto está integrado dentro de lo que se denomina:

GESTIÓN de SISTEMAS

33COMO SE GESTIONA Y MEJORA UN PROCESO (I)

1. Hay que hacerlo “funcionar” tal y como queremos que “funcione”.

1.Describir el proceso.2.Ejecutar las acciones definidas.3.Comprobar que se ha ejecutado según estaba

previsto.4.Garantizar que la próxima vez se va a desarrollar de

acuerdo a como estaba previsto, ¿qué desviación a ocurrido?, ¿cómo se puede evitar en próximos casos?.

(Objetivo del Aseguramiento de calidad)

34COMO SE GESTIONA Y MEJORA UN PROCESO (II)

2. Mejorarlo una vez que lo hemos hecho funcionar. Cuando a pesar de realizar correctamente las

actividades definidas sigue habiendo problemas o el proceso no se llega a adaptar a lo que quiere el usuario, o incluso, aunque todo funcione correctamente, tenemos la obligación de mejorarlo. Para ello es necesario aplicar una acción de mejora.

La gestión según los principios de calidad utiliza y un sinfín de técnicas y herramientas para provocar la mejora de procesos.

Siempre que se realice una acción de mejora hay que tener en cuenta el ciclo PHVA.

COMO SE GESTIONA Y MEJORA UN PROCESO (III)

Siempre que se realice una acción de mejora hay que tener en cuenta el ciclo PHVA (http://www.geocities.com/WallStreet/Exchange/9158/PHVA.htm)

36METODOLOGÍAS DE MEJORAS DE PROCESOS (I)

Por citar una metodología de mejora de procesos nombraremos a la ”Seis Sigma”, que en la actualidad puede ser una de las mas atractivas, provechosas y que ha despertado más interés en los últimos tiempos.

Algunos de los planteamientos de las distintas metodologías se basan en elementos humanos (trabajo en equipo, enfoque al usuario), otros se concentran en herramientas de mejora. Seis Sigma integra estos dos elementos, lo que provoca avances bastante importantes.

37

CICLO DE MEJORA CONTÍNUA : “Planificar- hacer-Verificar-Actuar” fue desarrollado inicialmente en la década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado por W, Edwars Deming. Por esta razón es frecuentemente conocido como el “Ciclo de Deming”.

Shewhart introdujo el control de la calidad estadístico y, muchos aspectos del control de la calidad, también estaba muy consciente de los principios de la ciencia de la administración y del comportamiento, siendo él la primera persona en hablar de los aspectos filosóficos de la calidad. La calidad tiene múltiples dimensiones según Shewhart.

38

Dr. W Edwards Deming y su filosofía de calidad.

• Dirección basada en el liderazgo. • Calidad sobre cantidad. • Integración empleado empresa.

39 Biografía

W. Edwards Deming nace un 14 de Octubre de 1900 en Sioux City, Iowa, E.U.A., hijo de Albert Deming. Creció en una granja de Wyoming.

40 1917 W. Deming empieza sus estudios en la

universidad de Wyoming. 1921 Se gradúa como ingeniero eléctrico. 1925 Termina la Maestría en Matemáticas y

Física. 1928 Obtiene el Doctorado por la Universidad

de Yale en Física.

41 Inicios en el área de Calidad Segunda Guerra Mundial: Deming enseña a los

técnicos e ingenieros americanos estadísticas que mejoran la calidad de los materiales de guerra. Lo que atrajo la atención de los japoneses.

1950 La Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) invita a Deming a impartir charlas sobre control estadístico de procesos.

42 Sus aportaciones al proceso de Calidad

La mayor contribución de Deming a los procesos de calidad en Japón es el control estadístico de proceso, que es un lenguaje matemático con el cual los administradores y operadores pueden entender "lo que las máquinas dicen".

Las ideas de Deming se recogen en los Catorce Puntos y Siete Enfermedades de la Gerencia de Deming.

43 Los 14 puntos de Deming.

44

Deming ofreció catorce principios fundamentales para la gestión y transformación de la eficacia empresarial, con el objetivo de ser competitivo, mantenerse en el negocio y dar empleo. Los puntos se presentaron por primera vez en su libro "Out of the Crisis" ("Salir de la Crisis").

45 Crear constancia en el mejoramiento de

productos y servicios, con el objetivo de ser competitivo y mantenerse en el negocio.

Adoptar una nueva filosofía de cooperación en la cual todos se beneficien. Ponerla en práctica enseñándola a los empleados, clientes y proveedores.

Desistir de la dependencia en la inspección en masa para lograr calidad. En lugar de esto, mejorar el proceso e incluir calidad en el producto desde el comienzo.

46 Terminar con la práctica de comprar a los más

bajos precios. Minimizar el costo total en el largo plazo. Buscar una relación a largo plazo de lealtad y confianza con los proveedores.

Mejorar constantemente y por siempre los sistemas de producción, servicio y planeamiento de cualquier actividad. Esto va a mejorar la calidad y la productividad, bajando los costos constantemente.

Establecer capacitación dentro del trabajo.

47 Establecer lideres, reconociendo sus diferentes

habilidades, capacidades y aspiraciones. Eliminar el miedo y construir confianza, de esta

manera todos podrán trabajar más eficientemente. Borrar las barreras entre los departamentos.

Construir un sistema de cooperación basado en el mutuo beneficio que abarque toda la organización.

48

Eliminar eslóganes, exhortaciones y metas pidiendo cero defectos o nuevos niveles de productividad. Estas exhortaciones solo crean relaciones de rivalidad.

Eliminar cuotas numéricas y la gestión por objetivos. Desechar barreras y elementos que privan a la gente

de la alegría en su trabajo. Eliminar las evaluaciones anuales o el sistema de méritos que da rangos a la gente y crean conflictos.

49

Instituir un programa vigoroso de educación y auto mejora.

Poner a todos en la compañía a trabajar para llevar a cabo la transformación. La transformación es trabajo de todos.

50 Las 7 Enfermedades Mortales de la Gerencia.

511. Falta de constancia en los propósitos.2. Énfasis en las ganancias a corto plazo y los

dividendos inmediatos.3. Evaluación por rendimiento, clasificación de

méritos o revisión anual de resultados.4. Movilidad de los ejecutivos.5. Gerencia de la compañía basándose

solamente en las cifras visibles.6. Costos médicos excesivos.7. Costo excesivo de garantías.

52 Ciclo Deming

53PLAN (Planear). Establecer los objetivos y procesos necesarios

para obtener los resultados de acuerdo con el resultado esperado. Al tomar como foco el resultado esperado, difiere de otras técnicas en las que el logro o la precisión de la especificación es también parte de la mejora.

DO (Hacer). Implementar los nuevos procesos. Si es posible,

en una pequeña escala.

54CHECK (Verificar). Pasado un periodo de tiempo previsto de

antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora esperada

ACT (Actuar). Modificar los procesos según las conclusiones

del paso anterior para alcanzar los objetivos con las especificaciones iniciales, si fuese necesario

Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso anterior

55 Hoy, el ciclo PHVA se denomina "ciclo Deming"

en su honor, aunque por justicia se debería llamar "ciclo Shewhart", por ser este último quien lo inventó. Posteriormente, los estadounidenses, ante el empuje de la industria japonesa, recuperan estos conceptos que les habían pasado desapercibidos en la figura del propio Deming y su más aventajado condiscípulo, Malcolm Baldrige.

56 Su legado

57 The W. Edwards Deming Institute

El Insituto W. Edwards Deming es una organización sin ánimo de lucro fundada en 1993 por el doctor W. Edwards Deming.

58 El premio Deming

El premio Deming es el más prestigioso premio que una empresa japonesa puede obtener. Se entrega una vez al año, a la empresa que haya realizado el mayor avance en calidad, sobre una base de estándares tan exigentes que sobrepasan ampliamente el ISO 9000 o cualquier otro estándar en este campo.

59 PRIMER CONTROL

EL MODELO ADMINISTRATIVO, QUE ROL JUEGA EN LA ESTRUCTURA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO.

GESTION POR PROCESOS Y PROCESOS OPERATIVOS PUEDEN SER MODELADOS BAJO P-H-V-A

CÓMO SE GESTIONA Y MEJORA UN PROCESO- APLICACIÓN PRÁCTICA[VER DIAPO DE EJEMPLO]

60 Los sistemas de Gestión Integral no son solo para grandes empresas

Se puede pensar que la implantación de Sistemas de Gestión Integral sólo son útiles para las empresas más grandes o de implantación internacional. Pero la verdad es que los beneficios y las ventajas que aportan los Sistemas de Gestión Integral son aptos tanto para las empresas de nivel internacional como para las empresas de nivel más local. Cualquier organización, sea cual sea su capacidad, es apta para mejorar su productividad y su rentabilidad, ganar la fidelidad de sus clientes y conseguir puntos a la hora de gestionar las subvenciones que ofrecen las Administraciones Públicas. Todos deseamos mejorar nuestro producto, su fabricación y el dinero que ganamos por ello.

61 ¿Por qué no utilizamos los medios que existen para conseguir lo que buscamos con tanta normalidad? ¿Por qué no lo aplican las empresas más pequeñas

para crecer, mejorar y ganar como las empresas más importantes? Si deseamos mejorar en la producción y en la rentabilidad de nuestro

negocio es recomendable implantar en nuestra empresa un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001. En el caso de que innovar en el campo de la gestión adecuada del Medio Ambiente es necesario la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001. Cuando vemos necesario una protección de la información que dispone nuestro negocio, lo mejor es implantar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información según la Norma ISO 27001. Cualquiera de estos Sistemas de Gestión nos permitirán entrar en el mercado del siglo XXI y empezar a conseguir competir con las grandes empresas tanto en nuestro producto, nuestra calidad y nuestras ganancias.

62 Las Normas ISO: Importancia y beneficios

La implantación de las Normas ISO ayudan a que las empresas apliquen eficazmente las nuevas tecnologías y gestionen adecuadamente los recursos que disponen.

Las Normas ISO ayudan a que las empresas crezcan y utilicen todos sus recursos.

Las Normas ISO nos ayudan a aplicar las nuevas tecnologías a la vida diaria de la empresa y a gestionar adecuadamente los recursos de esta. Es por esta razón que a las empresas les resulta de especial utilidad la implantación de las normas ISO que mejor se adapten a su caso. En este post vamos a indicar en que ayudan las normas ISO a las empresas desde una visión general.

63 Importancia de la aplicación de las Normas ISO:

Las Normas ISO aportan a las empresas una serie de procedimientos que garantizan el buen funcionamiento de todos los departamentos de la organización.

Las empresas desconocen cuáles son los beneficios, las ventajas y, en definitiva, el por qué del nacimiento, de la existencia y del uso de las Normas ISO.

64 En primer lugar la utilidad de las Normas ISO…

Como nos dice la propia organización ISO en su publicación “10 good things…”

“las normas ISO contribuyen positivamente al mundo en el que vivimos, facilitan el comercio, difunden el conocimiento,

propagan los avances innovadores en tecnología y comparten buenas prácticas de gestión y de evaluación de la conformidad.”

Las normas ISO les permite asegurar la calidad en el mismo nivel de exigencia de la otra empresa y les otorga una serie de procedimiento que garantizan la buena ejecución de las funciones en todos los campos de la empresa.

FUENTE: http://www.iso.org/iso/10goodthings.pdf

65Beneficios que nos ofrecen las Normas ISO:Podemos distinguir una serie de beneficios básicos y generales que nos aporta la

utilización de las normas ISO por las PYMES y que ahora vamos a comentar: Las normas ISO no distinguen por tamaño o por dedicación a las empresas, por lo que

les sirve de ayuda tanto a grandes organizaciones como a pequeñas empresas. No es necesario distinguir en dimensiones si se desea crecer y mejorar, ya que no sería lógico y efectivo.

Gracias a que se consigue una igualación de las características básicas y se aplican unos procedimiento y registros que no diferencian entre países o leyes se puede hablar un idioma común que mejora y abre los mercados de exportación para sus productos y servicios.

Los procedimientos de aplicación y los registros que aportan las normas ISO permiten aplicar las técnicas empresariales más actuales y permite mejorar continuamente en la gestión de su negocio, impulsando la eficiencia en las operaciones de su organización.

El adecuado control y gestión de sus relaciones comerciales con sus clientes, aumenta su credibilidad, consigue la fidelización de estos, aumentando las oportunidades de ventas y le da una ventaja competitiva frente a otros negocios del mercado.

La aplicación de las normas ISO hacen que su empresa y su marca gane un reconocimiento internacional y proporciona el impulso que su organización necesita para emprender un crecimiento continuo y con grandes beneficios.

66 ISO 9001 Gestión de la Calidad

Al implantar un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 en un negocio debemos conocer exactamente que implica este sistema. En primer lugar, hay que tener en cuenta que un Sistema de Gestión de la Calidad no sirve para comprobar la calidad del producto y/o servicio que producimos, sino que sirve para mejorar todos los procedimientos productivos de toda la empresa, es decir, abarca desde el material suministrado por terceros, el edificio en el que se enclava, el personal implicado, la administración, etc.

Este Sistema nos sirve para visualizar la empresa como un conjunto formado por diferentes procedimientos y, teniendo esta visión general en mente, nos permite identificar los problemas internos, subsanarlos y mejorarlos, contribuyendo tanto en la calidad del producto y/o servicio, como en la eficiencia en la producción, gestión y dirección.

67 Es por esta razón, que cuando una empresa decide adoptar un Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001, no sólo desea transmitir a los futuros compradores su compromiso con la calidad del producto y/o servicio que perciben, sino que la empresa también desea mejorar en la fabricación, en la producción y en la administración, realizando una mejora continua que va a permitir que el producto final este cada vez mejor realizado y que la empresa esté más implicada con el resultado final buscando mejoras que van a incidir tanto en la empresa como en el producto y/o servicio.

68Beneficios que aporta a su empresa la

implantación de un SGC según la Norma ISO 9001: Aumenta la productividad, al detectar, eliminar y prevenir los errores en la producción.

El funcionamiento de la organización interna mejora de forma considerable, ya que se establece una comunicación fluida, con responsabilidades y objetivos marcados y definidos.

Mejora la rentabilidad ya que disminuyen los costes de producción. Aumenta su capacidad de adaptación al mercado y sus cambios. Mejora el desempeño de sus trabajadores, ya que se produce una motivación adecuada y

un correcto trabajo en equipo. Estos factores son claves para que se produzca un determinante desarrollo colectivo que permita alcanzar las metas y los objetivos propuestos.

La imagen de su empresa mejora al añadir a su prestigio ya existente, la mención del Sello de Calidad en sus productos y/o servicios.

La confianza de los clientes se refuerzan, ya que la empresa trabaja de forma más eficaz a la hora de suministrar sus productos de forma adecuada y con la calidad acordada. La satisfacción del cliente se convierte en uno de los puntos clave para la empresa.

La posición de su empresa frente a la de sus competidores mejora considerablemente y, por lo tanto, se produce un aumento de sus ingresos y de su participación en el mercado.

Sus clientes aumentan su fidelidad gracias a las referencias que su empresa recibe y a la calidad probada de su producto y/o servicio.

69 Necesidades para implantar un Sistema de Gestión de Calidad según la Norma ISO 9001:

Ante todo se necesita que la dirección de la empresa trate de entender la intención del Sistema de Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 que se va a implantar y que se comprometa a ponerla en práctica seriamente. No es necesario ningún ingrediente previo y puede ser de aplicación a todas las empresas, independientemente de sus dimensiones y de su finalidad.

70 ISO 14001: Gestión Ambiental

La Norma ISO 14001 le ayuda a evitar sanciones ambientales y mejorar la relación de su empresa con el Medio Ambiente.

Todas las empresas repercuten sobre el medio ambiente en todo su ciclo de vida, desde la explotación y extracción de las materias primas, el consumo de energía y recursos, la generación de residuos y emisiones, hasta la utilización y eliminación de productos por parte de los consumidores. Es por esta razón que las empresas no pueden limitarse al cumplimiento estricto de la legislación medioambiental correspondiente, sigo que también tienen que hacerse cargo de las consecuencias que su actividad empresarial pueda provocar y comprometerse con su entorno y con la sociedad.

71 El Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001 es un instrumento que las empresas utilizan para alcanzar el nivel de comportamiento ambiental que le impone la ley y al que ellas mismas se comprometen. Proporciona un medio de asegurar que las repercusiones que tendrán las actividades que realizan no discrepan de su política medioambiental. Además, permite que la organización coordine todos las diferentes áreas de la empresa para que la organización identifique y controle los aspectos ambientales significativos y sus impactos, identifique las opciones para reducir el consumo de recursos o de energía, esté siempre en regla con la legislación vigente, etc.

72Beneficios que aporta a su empresa la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001:

Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y minimiza los riesgos de incumplimiento de la normativa vigente y de posibles daños al medio ambiente. De esta forma, se consigue evitar multas, demandas o sanciones.

Optimiza y mejora la producción, ya que existe un control efectivo de las materias primas y se reduce el consumo de energía y agua.

Facilita la incorporación de las nuevas tecnologías y hace que los costes de producción se reduzcan.

Favorece el aumento de la creatividad y de la participación de todo el personal de la empresa y aumenta la motivación de los trabajadores, mejorando el ambiente de trabajo.

Reduce los gastos en materia de seguros por responsabilidad civil sobre el impacto ambiental. Incrementa la confianza de inversores y accionistas. Fomenta la diferenciación de los productos lo que permite situarse por encima de sus

competidores. Proporciona a su empresa una mayor credibilidad tanto para sus clientes como para las

Administraciones Públicas. Facilita la adaptación a nuevas demandas de mercado.

73Necesidades para implantar un Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001:

El Sistema de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001 puede ser implantado en cualquier empresa, independientemente de su finalidad y de su área de mercado. No se precisa ningún requisito previo más que la motivación de la dirección y la comprensión de la importancia del Medio Ambiente para su organización.

74 ISO 14001 o Reglamento EMAS ¿Cuál es la diferencia?

El Sistema de Gestión Ambiental según la ISO 14001 y el Reglamento EMAS comparten muchas de las especificaciones básicas y sólo tienen algunas diferencias que no alteran el hecho de que ambos sistemas tienen la misma finalidad.

La definición de la Norma ISO 14001 nos la aporta la propia norma: “Las normas internacionales sobre gestión ambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un Sistema de Gestión eficaz, que puede ser integrado con otros requisitos de gestión y para ayudar a las organizaciones a lograr metas ambientales y económicas”. La Norma ISO 14001 puede aplicarse a todas las empresas y puede ajustarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. Las organizaciones que deseen implantar la Norma ISO 14001 solo deben cumplir los siguientes requisitos: implantar, mantener al día y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental; asegurar y cumplir con la política ambiental que aplican; demostrar a terceros la conformidad anterior; conseguir la certificación de su Sistema de Gestión Ambiental por una organización externa certificadora; y llevar a cabo una autoevaluación y una autodeclaración de conformidad con la Norma Internacional ISO 14001.

75 Reglamento EMAS

El Reglamento EMAS fue propuesta por la Unión Europea como una herramienta de gestión para ayudar a las organizaciones a evaluar, conocer y mejorar la actividad ambiental de la empresa. El Reglamento EMAS tiene los siguientes objetivos: establecer y aplicar un Sistema de Gestión Ambiental en la organización; promover la mejora continua de la acción ambiental a través de la gestión del Sistema de Gestión Ambiental; cumplir la legislación medioambiental que es de aplicación para la empresa; realizar una evaluación sistemática, objetiva y periódica del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental en la organización; aportar información sobre el Comportamiento Ambiental a través de la Declaración Medioambiental que debe tener un acceso libre para todo el público que esté interesado en ella; e implicar activamente a los trabajadores de la organización en la correcta gestión, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Ambiental.

EMAS- ENVIROMENTAL MANAGEMENT SYATEM- ECO MANAGEMENT AND AUDIT SCHEME.REGLAMENTO COMUNITARIO DE ECOGESTION Y ECOAUDITORIA.

76

77 Norma ISO 14001 v/s el Reglamento EMAS

1. La Norma ISO 14001 es internacional y el Reglamento EMAS es europeo.2. La implantación de la Norma ISO 14001 termina con la certificación y la

implantación del Reglamento EMAS concluye con la verificación.3. La certificación de la Norma ISO 14001 debe proporcionarla un

Organismo de certificación acreditado. En el caso del Reglamento EMAS debe ser proporcionada por un Organismo competente.

4. El tipo de normativa de la Norma ISO 14001 es estándar, mientras que el Reglamento EMAS tiene una normativa que se define como Reglamento.

5. La periodicidad de las auditorías internas de la Norma ISO 14001 no está establecido y en el Reglamento EMAS esta periodicidad se encuentra establecida en un periodo no superior a tres años.

78 Norma ISO 14001 v/s el Reglamento EMAS

6. En la Norma ISO 14001 no es necesaria una Declaración Medioambiental, mientras que en el Reglamento EMAS si es necesaria.7. El último punto diferenciador entre la Norma ISO 14001 y el Reglamento EMAS es el más vistoso. Las organizaciones que implanten y mantengan adecuadamente el Reglamento EMAS serán registradas por un verificador medioambiental autorizado y utilizarán el logotipo EMAS para indicar su cumplimiento con el reglamento a todo el público. Por otro lado, las empresas que implante y mantengan adecuadamente la Norma ISO 14001 serán certificadas y utilizarán en todos sus documentos, si lo desean, el sello de certificación del organismo de certificación acreditado correspondientemente.

79 Habiendo visto las diferencias existentes entre la Norma ISO 14001 y el Reglamento EMAS, debemos consultar sobre qué Sistema de Gestión Ambiental sería más óptimo para nuestra organización. No debemos sólo dejarnos llevar por la vistosidad del sello o logotipo que conseguiremos después de su implantación adecuada, sino que debemos ver qué Sistema nos aporta una flexibilidad, efectividad, innovación y adaptación tanto a las normativas que se encuentran en vigor como que se adapte mejor a la filosofía de la organización, establecida tanto en la mentalidad con la que la compañía afronta las decisiones diarias como en el servicio o productos que ofrece a los clientes. 

Los Sistemas de Gestión Ambiental no se basan en simples ideas de reciclaje y reutilización, sino que llevan a una esfera superior la concepción de la empresa dentro de un entorno que debe ser protegido como una garantía para que las riquezas de nuestra organización no desaparezcan.

80 OHSAS 18001

La norma OHSAS 18.001 (Occupational Health and Safety Standard) es un conjunto de criterios y especificaciones que permiten a una organización, tras un compromiso voluntario, ser evaluada y certificada en los aspectos de seguridad y salud ocupacional.

81 ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES?

Un sistema de gestión de la prevención es un INSTRUMENTO PARA ORGANIZAR Y DISEÑAR procedimientos y mecanismos dirigidos al cumplimiento estructurado y sistemático de todos los requisitos establecidos en la legislación de prevención de riesgos laborales.

Es la herramienta ideal para la implantación de las actividades preventivas en las organizaciones, dotando a las mismas de unos medios para la gestión de los aspectos de seguridad y salud laboral, de una forma estructurada.

82 ¿PARA QUÉ SIRVE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES?

Para mejorar la gestión mediante la incorporación de la prevención en todos los niveles jerárquicos de la organización. Con éste se proporcionará un instrumento con el que se conseguirá disminuir los accidentes laborales y en consecuencia ahorre de costes provocado por la prevención de los mismos.

83¿CUÁL ES EL ÉXITO DE SISTEMA DE GESTIÓN

DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES?

El proceso de gestión de la prevención de riesgos laborales se debe entender como un proceso de mejora continua. Para esto, es necesaria una REVISIÓN DEL SISTEMA en referencia a los riesgos detectados en la evaluación inicial; COMPROBAR sus resultados, beneficios y dificultades que se están presentando y pasar a una ACCIÓN CORRECTORA.

El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización y especialmente de la alta dirección. El nivel de detalle y complejidad del sistema, la extensión de la documentación y los recursos dedicados al mismo dependen de la naturaleza de una organización y de sus actividades. MUCHOS SISTEMAS EMPIEZAN BIEN, PERO SE DETERIORAN POR FALTA DE MANTENIMIENTO.

84 ¿CÓMO IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES?

Cuando una organización o centro de trabajo quiere demostrar su capacidad en el cumplimiento de requisitos en materia de seguridad y salud laboral buscará la certificación a través de la OHSAS 18001.

La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de mejora continua PDCA (Planificar – Hacer – Verificar y Actuar), como herramienta para optimizar el comportamiento de la organización en materia de seguridad y salud.

85 El Desarrollo Sostenible se define como…

“El desarrollo que satisface las necesidades de la presente generación sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades”. Es decir, se debe perseguir la gestión de las empresas de forma que se realice un consumo equitativo y coherente de los recursos naturales de que se dispone y se debe proteger su calidad y cantidad para que las generaciones venideras también dispongan de su medio ambiente. No es sólo una tendencia ecologista común, sino que se debe pensar desde un punto de vista industrial: la empresa solo funcionará mientras haya materia prima sobre la que trabajar, da lo mismo de lo que sea nuestra organización, ya que sin materias primas no podemos hacer nada. La búsqueda de nuevas fuentes de materia prima es necesaria y recomendable, pero mantener las que ya tenemos se hace igual de importante ya que es nuestra fuente actual de potenciales beneficios. Todos deseamos ganar dinero con nuestro negocio, pero también deseamos seguir ganándolo durante mucho tipo, y para eso tenemos que seguir produciendo en la misma proporción y disponer de las materias primas necesarias en las cantidades y calidades precisas.

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87 Una empresa que, sin embargo, tenga

conciencia del medio ambiente sobre el que se sustenta no solo protegerá sus beneficios futuros sino que aportará a la organización un valor añadido, una ventaja competitiva frente a nuestros competidores, una búsqueda de modernización de las actividades, etc. Todas estas ventajas repercutirán positivamente al aumentar su productividad, capacidad de competitividad y aumento de beneficios y rendimiento. Por lo tanto, la adecuada gestión ambiental en la organización no sólo influye en los aspectos meramente técnicos como puede ser la depuración o filtrado de unas aguas industriales, sino que pasa a influir a todos los aspectos de la gestión empresarial, como pueden ser los financieros, estructurales, organizativos o de marketing.

88Características básicas que se aplican a las organizaciones que establecen un adecuado

Desarrollo Sostenible Mantiene la calidad de vida general: estableciendo los Sistema de

Gestión Ambiental según la ISO 14001 o el Reglamento EMAS permite que la calidad de la naturaleza que nos rodea no se deteriore y que se mantenga para que en el futuro el Medio ambiente sobre el que nos sustentamos sea igual o mejor que el actual.

Permite un acceso continuo a los recursos naturales: tal y como hemos comentado, mantener la calidad y la cantidad de los recursos naturales que son nuestra materia prima permitirá que los beneficios sigan en un futuro sin mermar.

Impide que perduren los daños al medio ambiente: aunque se hayan producido cualquier daño al medio ambiente se establecen unas técnicas que buscan la mejora, el cuidado y la reparación de los daños ocurridos.

89Problemática a la hora de

implantar dos o más sistemas de gestión

Existe una solución eficaz para evitar los problemas que derivan de la implantación de varios sistemas de gestión de forma individual: los sistemas integrados de gestión.

90 En muchas empresas la implantación de varios

sistemas de gestión les acaba suponiendo una complicación que en lugar de aportar beneficios llega a crear importantes desventajas que dificultan la gestión de los procesos y crean una complejidad innecesaria. Tenemos que pensar en que los procesos son las distintas piezas y que estas deben estar perfectamente equilibradas y ajustadas para que todo funcione correctamente. Sin embargo, si incluimos demasiadas piezas el reloj se ralentiza y puede llegar a pararse. De la misma forma, en la empresa los diversos sistemas de gestión deben beneficiar y simplificar los procesos para alcanzar la esperada mejora continua. Y para conseguirlo la única manera es establecer unos sistemas integrados de gestión. De esta forma se consigue la optimización del tiempo y los recursos que deben ser empleados por la empresa gracias a que se facilita la integración y la comunicación entre los diversos sistemas de gestión.

91 Algunos de los problemas que pueden

aparecer cuando una empresa tiene implantados varios sistemas de gestión, como un sistema de gestión de calidad según la ISO 9001, un sistema de gestión ambiental según la ISO 14001, un sistema de gestión de seguridad de la información según la ISO 27001o un sistema de seguridad alimentaria según la ISO 22000, para así obtener una visión objetiva de la necesidad de integrar estos sistemas para poder alcanzar todos los beneficios que están al alcance de las empresas y que les ayudan a mejorar su gestión y alcanzar una alta eficacia.

92 Complicación de los procesos debido a la duplicidad de pasos

Podríamos asombrarnos de la cantidad de procesos y documentación que las empresas que disponen de dos sistemas de gestión implantados y sin integrar generan por duplicado y que dificultan la realización de las distintas tareas. Si no se soluciona este problema con la integración de ambos sistemas de gestión la empresa sufrirá de una falta de visión global, provocará una falta de comunicación en esta, se llegará a aportar instrucciones duplicadas y, en ocasiones, contradictorias, que repercutirá negativamente en la involucración del personal en el sistema ya que sentirán que no saben exactamente que están haciendo y a donde se dirigen y se reducirá llamativamente la eficiencia en la empresa. Este problema ya de por si es esencial para decidir integrar los sistemas pero hay más que expondremos a continuación.

93 Exceso de información debido al amplio número de informes

Aunque parezca extraño el exceso de información es en ocasiones malo ya que en el caso de sistemas de gestión no integrados lo que se produce en mucha información que hay que revisar, estudiar, evaluar y decidir sobre los mismos procesos, es decir, tenemos diferentes indicadores que nos dan la misma información pero de distinta forma y la organización debe de tener en cuenta todas ellas, provocando así que se caiga en una perdida sustancial de tiempo, un aumento de la documentación que debe ser evaluada de forma innecesaria, una disminución de la implicación en la obtención de datos y una consecuente falta de credibilidad sobre estos. De esta forma, en esta ocasión, un exceso de información o, debería decir, un exceso de mediciones e informes con los mismos datos sobre los mismos procesos de distintas formas no ayuda en nada a la gestión eficaz de la empresa sino que la entorpece.

94 Disminución de la agilidad

Uno de los objetivos de las empresas a la hora de implantar un sistema de gestión o varios es conseguir disminuir su tiempo de reacción y aumentar su agilidad de gestión, al igual que aumentar su eficacia, es por eso que disponer de varios sistemas que vayan al mismo ritmo es tan importante. Para comprenderlo de forma más completa pensemos en una situación en la que sea necesario aportar soluciones a una no conformidad detectada, sin embargo, en el momento de pasarlo al responsable de calidad nos encontramos en que este tiene que realizar un número mayor de actividades que ralentizan la posibilidad de que la no conformidad se resuelva de forma rápida y eficazmente. En algunas ocasiones, puede ser que la solución llegue demasiado tarde y, por lo tanto, en situaciones posteriores los empleados dejan de ver las no conformidades como una posible solución y solamente lo ven como papeleo y se realiza de forma obligada, sin que sea una forma de mejora sino de “burocratización”.

95 El cliente acaba ocupando el último lugar en importancia

Este problema viene derivado de la que anteriormente comentábamos, ya que debemos de tener claro que los clientes siempre son los primero en la empresa pero cuando la agilidad falla nos podemos encontrar en que la empresa responde demasiado tarde a las necesidades, expectativas, reclamaciones, quejas o comentarios. Si esto ocurre, perderemos la fidelización de los clientes, disminuirán las ventas y que nos dirigiremos irremediablemente al fracaso. La integración de los sistemas de gestión nos permitirá actuar a tiempo ante los clientes, se disminuirá el número de clientes insatisfechos, se aumentará el número de recomendaciones y se conocerán de primera mano los problemas que nos planteen los clientes y se podrán aprovechar las oportunidades de mejora y de negocio.

96 Se aumentan los gastos que no repercuten positivamente en la mejora

Como en todas las cosas mantener varios sistemas de gestión supone tiempo y dinero y disponer de una buena integración, tal y como hemos dicho anteriormente, permite que se agilicen todos los procesos, se disminuya el tiempo en la ejecución de los procesos y en la resolución ante las distintas disyuntivas, etc.

97 La solución es implantar un Sistema Integrado de Gestión

Disponer en la empresa de varios sistemas de gestión, sin importar de cuáles son los sectores que abarcan como calidad, medio ambiente, seguridad de la información o seguridad alimentaria, y no tenerlos integrados dificulta ampliamente su gestión, disminuye la eficacia de la empresa pudiendo provocar una disminución de la credibilidad y de la implicación de todo el personal, entre otros aspectos.

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99 Si tienes implantados dos o más sistemas de gestión y no quieres caer en todos estos problemas que hemos comentado anteriormente o en algunos otros que pueden aparecer, la solución es implantar un sistema integrado de gestión que te permite disfrutar de todas las ventajas que te aportan los distintos sistemas de gestión eliminando las trabas que puedan aparecer ya que de esta forma la documentación y la gestión es similar a la que se lleva a cabo con un simple sistema.

100 Nuevas Publicaciones para ISO en el 2015

No sólo la Norma ISO 9001 está en proceso de actualización sino que la Norma ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental también está en este momento en revisión y su publicación está prevista para el segundo semestre del año 2015. Al igual que con la Norma ISO 9001, está norma también se está adaptando a las nuevas necesidades del entorno de las empresas que exigen de estas disponer de unos sistemas más dinámicos y flexibles que se adapten de forma más eficaz a las innovaciones que se van sucediendo y que aporten soluciones a los problemas que se plantean en la actualidad sobre todo a nivel medioambiental.

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