Manual de Usuario

Administración de Riesgos.

SISTEMA SEVRI-MAG

Creado por:

Departamento Tecnologías de Información. 2013Actualizado por UCI 2017.Ministerio de Agricultura y Ganadería.

ContenidoSECCIÓN I. OPCIONES DE RIESGO.................................................................................................3

Mis Acciones de Mitigación Pendientes.........................................................................................3

Consultar Acciones de Mitigación en otros Periodos.................................................................4

Visualizar el detalle del Riesgo...................................................................................................5

Visualizar el detalle de la Acción de Mitigación..........................................................................5

Modificar Porcentaje de Avance................................................................................................7

Rechazar la Acción de Mitigación...............................................................................................9

Visualizar Histórico de las Acciones de Mitigación..................................................................10

Administrar Riesgo.......................................................................................................................11

Registrar Riesgo.......................................................................................................................11

Registrar Riesgo............................................................................................................................11

Jerarquía del Riesgo.................................................................................................................11

Datos del Riesgo.......................................................................................................................12

Expertos de la Identificación del Riesgo.......................................................................................14

Aprobación de los Riesgos Identificados.....................................................................................15

Consultar Riesgos en otros períodos........................................................................................15

Identificación de los factores de riesgo........................................................................................16

Listado de los factores de riesgo..............................................................................................16

Registro Análisis de Riesgo...........................................................................................................17

Información General................................................................................................................17

Expertos de la Evaluación del Riesgo........................................................................................18

Evaluación de riesgo.................................................................................................................18

Acciones de Administración del Riesgo....................................................................................19

Controles del Riesgo.....................................................................................................................21

Registrar Controles...................................................................................................................21

Ver Detalle de Riesgos..............................................................................................................22

Modificar el Control de Riesgo................................................................................................22

Eliminar Control de Riesgo.......................................................................................................23

Estructura del Riesgo....................................................................................................................23

Registrar Estructura del Riesgo................................................................................................23

Modificar Estructura del Riesgo...............................................................................................24

Eliminar Control de Riesgo.......................................................................................................25

Categorías del Riesgo...................................................................................................................25

Registrar Categorías del Riesgo................................................................................................25

Desplegar el árbol de la Categoría............................................................................................26

Visualizar el detalle de la Categoría..........................................................................................26

Modificar Categoría del riesgo................................................................................................27

Eliminar Categoría del Riesgo..................................................................................................27

SECCIÓN II. OPCIONES DE REPORTES..........................................................................................27

Riesgos.........................................................................................................................................28

Herramienta de ayuda en los reportes.....................................................................................28

Matriz del Seguimiento de las Acciones del Riesgo..........................................................31

Nivel de Riesgo.................................................................................................................33

Nivel de Riesgo Agrupado por Dependencia....................................................................34

Nivel de Riesgo Agrupado por Categorías del Riesgo.......................................................36

Auditoría......................................................................................................................................38

Eventos.............................................................................................................................38

Ver el instructivo metodológico de Valoración de riesgos del MAG, que detalla los conceptos de cada tema visto en el SEVRIMAG.

SECCIÓN I. OPCIONES DE RIESGO

Mis Acciones de Mitigación Pendientes

Al ingresar en el sistema, se accede directamente a la siguiente pantalla:

En esta pantalla, el usuario puede realizar las siguientes opciones:

Consultar Acciones de Mitigación en otros Periodos

Al ingresar a esta opción el usuario encuentra las acciones de mitigación del periodo actual y puede modificar el periodo, siguiendo estos pasos:

1. En el campo ciclo, seleccione el ciclo que desea consultar. Ejemplo: Anual, Semestral, etc.

2. La lista desplegable de Periodos, se carga de acuerdo al ciclo seleccionado.

3. Elija el periodo que desee.

4. Presione el botón Buscar.

5. El sistema mostrarás las acciones de mitigación asignadas en el ciclo y periodo

seleccionado.

En esta pantalla el usuario encuentra centralizadas las acciones que están asignadas a él y agrupadas de la siguiente manera:

Acciones pendientes de finalizar

Acciones vencidas

Acciones próximas a vencer entre 7 días o menos

Acciones completadas

En cada una de las opciones anteriores, el usuario puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

Visualizar el detalle del Riesgo

Para visualizar el detalla del Riesgo que se encuentra asociado a la acción de mitigación, por favor siga los siguientes pasos:

1. Coloque el mouse sobre el ícono , el cual se encuentra en la columna Acciones de cada

unas de las acciones de mitigación.

2. Seleccione la opción Detalla del Riesgo .

3. El sistema mostrará la siguiente pantalla:

4. Para salir de esta pantalla, el usuario debe seleccionar el botón cerrar.

Visualizar el detalle de la Acción de Mitigación

Para visualizar el detalla de la Acción de Mitigación, por favor siga los siguientes pasos:

1. Coloque el mouse sobre el ícono , el cual se encuentra en la columna Acciones de cada

unas de las acciones de mitigación.

2. Seleccione la opción Detalla de la Acción .

3. El sistema mostrará la siguiente pantalla:

4. Para salir de esta pantalla, el usuario debe seleccionar el botón cerrar.

Modificar Porcentaje de Avance

Para modificar el porcentaje de avance una acción de mitigación, por favor siga los siguientes pasos:

1. Coloque el mouse sobre el ícono , el cual se encuentra en la columna Acciones de cada

unas de las acciones de mitigación.

2. Seleccione la opción Modificar Porcentaje de Avance .

3. El sistema mostrará la siguiente pantalla:

4. Seleccione el porcentaje de avance en el campo Estado.

5. Justifique la variación en el porcentaje.

6. Después de esto pueden ocurrir cualquiera de los siguientes escenarios:

a. Si el porcentaje de avance es menor a 100%, la pantalla mostrará las últimas

dos opciones deshabilitadas, como se muestra en la imagen anterior.

b. Si el porcentaje de avance es mayor a 100%, el sistema habilitará la pregunta:

¿Finalizó la acción de mitigación satisfactoriamente?:

i. Si el usuario selecciona la opción Sí, se habilitará el campo

“Medidas para mejorar el estado de cumplimiento”.

ii. Si el usuario selecciona la opción No, se habilita el campo

“Justificación sobre el estado de no cumplimiento”.

Lo anterior se puede visualizar en la siguiente pantalla:

7. Presione sobre el botón Modificar para salvar o Cancelar si no desea aplicar los cambios.

Rechazar la Acción de Mitigación

Para rechazar la Acción de Mitigación, por favor siga los siguientes pasos:

1. Coloque el mouse sobre el ícono , el cual se encuentra en la columna Acciones de cada

unas de las acciones de mitigación.

2. Seleccione la opción Rechazar Acción .

3. El sistema mostrará la siguiente pantalla:

4. Complete el campo Motivo, donde se indique la justificación por la cual se rechaza la

realización de dicha acción de mitigación.

5. Presione sobre el botón Rechazar Acción para salvar o Cancelar si no desea aplicar los

cambios.

Visualizar Histórico de las Acciones de Mitigación

1. Coloque el mouse sobre el ícono , el cual se encuentra en la columna Acciones de cada

unas de las acciones de mitigación.

2. Seleccione la opción Histórico de la Acción .

3. El sistema mostrará la siguiente pantalla:

4. Para salir de esta pantalla, el usuario debe seleccionar el botón cerrar.

Administrar Riesgo

Registrar Riesgo

Para registrar Riesgo, por favor siga los siguientes pasos:

1. Presione el botón Registrar Riesgo.

En esta pantalla el usuario identifica los Factores del Riesgo. La misma se encuentra clasificada en cuatro secciones:

Jerarquía del Riesgo Datos del Riesgo Expertos de la Identificación del Riesgo Categorías del Riesgo

Cada una de las secciones mencionadas, se explican a continuación:

Jerarquía del Riesgo

En la siguiente pantalla se ingresa la información pertinente al periodo y la división al cual se asocia cada riesgo identificado.

Para completar estos datos, siga los siguientes pasos:

1. En el campo Ciclo, seleccione el ciclo al cual desea asociar el riesgo. Ejemplo: Anual,

Semestral, etc.

2. La lista desplegable de Periodos se carga de acuerdo al ciclo seleccionado. Elija el

periodo que desee asociar al riesgo.

3. En el campo Estructura, seleccione la estructura jerárquica a la cual desea asociar el

riesgo.

4. La lista desplegable de Dependencias se carga de acuerdo a la estructura seleccionada.

Elija la dependencia a la cual desea asociar el riesgo.

5. La lista desplegable de Objetivos se carga de acuerdo a la dependencia seleccionada.

Elija el objetivo que desea asociar el riesgo. Esto cargará la descripción del objetivo en

el campo siguiente.

6. La lista desplegable de Procesos, se carga de acuerdo al objetivo seleccionado. Elija el

proceso al cual desea asociar el riesgo.

7. La lista desplegable de Procedimientos se carga de acuerdo al proceso seleccionado.

Elija el procedimiento al cual desea asociar el riesgo.

Una vez terminada esta sección, prosiga a completar la sección de Datos generales del Riesgo.

Datos del Riesgo

En la siguiente pantalla se muestran los datos generales del Riesgo.

Para completar estos datos, siga los siguientes pasos:

1. En el campo Riesgo, ingrese el nombre del riesgo el cual está identificando.

2. En el campo Descripción, ingrese una descripción del riesgo el cual está identificando.

3. En el campo de Categorías escoja la que corresponde al riesgo.

4. En el campo Causas, ingrese las causas por las cuales existe el riesgo que se está

identificando.(origen del riesgo)

5. En el campo Consecuencias, ingrese las consecuencias provocadas por el riesgo que se

está identificando.

Una vez terminada esta sección, prosiga a completar la sección de expertos del Riesgo.

Expertos de la Identificación del Riesgo

En la siguiente pantalla se muestran los expertos que participan en la identificación del Riesgo.

Para completar estos datos, siga los siguientes pasos:

Agregar Expertos1. Seleccione de la lista de expertos que se muestran al lado izquierdo, el experto que

desea agregar.

2. Presione el botón .

3. El sistema automáticamente agregará el experto seleccionado al cuadro derecho.

Quitar Expertos1. Seleccione de la lista de expertos que se muestran al lado derecho, el experto que

desea quitar.

2. Presione el botón .

3. El sistema automáticamente quitará de la lista de expertos seleccionados, el experto

que no desea agregar.

Pasa guardar la información completada con respecto a la identificación de los Factores del Riesgo,

presione el botón Guardar o Regresar si no desea aplicar los cambios.

Aprobación de los Riesgos Identificados

Modificar estado del Riesgo

Identificación de los factores de riesgo.

Listado de los factores de riesgo

En el menú que aparece en la columna de acciones, las cuales muestran las diferentes opciones que tenemos disponible:

Para continuar con el paso de evaluación el titular subordinado (Jefe) del departamento/dirección según corresponda debe de cambiar el estado del riesgos que aparece: “Pendiente” aprobado, escogiendo la opción de Modificar Estado del Riesgo por Aprobado.

Una vez aprobada la identificación de los factores de riesgo, debe incluir un comentario y “modificar” para pasar a la siguiente fase en el botón

Registro Análisis de Riesgo.

Información General.

1. Escogemos la probabilidad entre las opciones disponibles.2. Escogemos el impacto entre las opciones disponibles.3. Elegimos los diferentes controles existentes que se asociaran al riesgo. Al darle en el botón

agregar, nos mostrará una pantalla emergente con el control seleccionado y la calidad de medida a escoger de las opciones desplegadas.

4. Una vez agregada nos mostrará los resultados del Nivel de Riesgo Inherente y del Nivel del Riesgo Residual.

Expertos de la Evaluación del Riesgo.

Escogemos del listado de funcionarios registrados en el sistema para indicar los diferentes expertos que evaluaron el riesgo.

Evaluación de riesgo

1. Escogemos el grado de afectación al riesgo entre las opciones que se despliegan.

2. Indicamos la importancia de la política, proyecto y actividad de las opciones que se despliegan.

3. Indicamos la variación del nivel de Riesgo.4. Indicamos el análisis costo beneficio si es positivo o negativo.5. Y el parámetro de aceptabilidad de las opciones disponibles.

Al indicar la opción de Resultado de Administración es “Administrar” se continua con las acciones de administración del Riesgo y si se indica la opción de retener, se registraría la evaluación hasta ese punto y el estado quedaría en “Retener” escogiendo el parámetro que corresponde.

Acciones de Administración del Riesgo.

Al indicar Administrar en la opción de Resultado de Administración, ingresamos los datos de la acción de mitigación que se va a efectuar para el riesgo que se está evaluando. A como se muestra en la imagen siguiente:

Una vez indicada la información damos en el botón insertar para agregar la acción al listado de

acciones que hemos indicado para la evaluación del riesgo.

Y finalizamos el registro del análisis del riesgo en el botón Guardar.

Una vez guardada se enviará un correo con las acciones asignadas a los funcionarios indicados

como “responsables” para su conocimiento y el cumplimiento de la tarea en el plazo indicado.

En la pantalla principal de Administración de Riesgos se mostrará el listado de las evaluaciones de los factores de riesgo. Y el seguimiento del estado de las acciones de riesgo.

Para pasar de la evaluación al seguimiento, al igual que en el listado de la identificación se debe de modificar el estado y aprobarla, una vez escogida la opción de aprobar saldrá el siguiente mensaje:

Damos a aceptar y el riesgo pasó del listado de evaluación al listado de seguimiento.

Consultar Riesgos en otros períodos

Al ingresar a esta opción el usuario encuentra un menú para filtrar los riesgos “periodo actual” y “anteriores”, siguiendo estos pasos:

1. En el campo ciclo, seleccione el ciclo que desea consultar. Ejemplo: Anual, Semestral, etc.

2. La lista desplegable de Periodos, se carga de acuerdo al ciclo seleccionado.

3. Elija el periodo que desee.

4. Elija la dependencia que desee.

5. Presione el botón Buscar.

6. El sistema mostrarás los riesgos en el ciclo y periodo seleccionado.

También puede realizar una búsqueda avanzada dando clic al botón Mostrar Búsqueda

Avanzada.

En esta pantalla el usuario encuentra centralizadas las acciones que están asignadas a él y agrupadas de la siguiente manera:

Identificación de los factores de riesgo

Evaluación de los factores de riesgo

Seguimiento del estado de las acciones de riesgo

En cada una de las opciones anteriores, el usuario puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

SECCIÓN II. OPCIONES DE REPORTES

Siendo indispensable para el equipo de trabajo conocer la dinámica concreta en el sistema, la sección de reportes es sumamente necesaria y funcional, a continuación se desglosan las distintas funcionalidades de dicho apartado.

Simbología de reportes

Riesgos

En esta sección se encuentran agrupados todos los reportes relacionados con Riesgos que el sistema emite desde los que son de

Herramienta de ayuda en los reportes

En los reportes que se genera el usuario puede con la ayuda de la barra que aparece al inicio del mismo realizar lo siguiente

Desplegar la ventana de búsqueda, la que le permite buscar información dentro del reporte usando palabras clave que se digitan en la opción Find what.

Imprimir el reporte completo

Imprimir la página actual

Desplazarse dentro del reporte, página a página .

Seleccionar un rango de páginas

El reporte se puede convertir a archivo.

Matriz de la Identificación de los Factores del Riesgo

1. Presione sobre el botón para acceder a las opciones del reporte.2. Seleccione el Ciclo3. Seleccione el período4. Elija la Dependencia5. Puede marcar Consolidar con sub unidades o dejarlo sin marcar6. Elija el objetivo del que desea el reporte.7. Elija el Proceso8. Elija el procedimiento.9. Presione el botón Generar reporte.

10. Este es el reporte que se genera.

Matriz de la Evaluación del Riesgo

1. Presione sobre el botón para acceder a las opciones del reporte.2. Seleccione el Ciclo3. Seleccione el período4. Elija la Dependencia5. Puede marcar Consolidar con sub unidades o dejarlo sin marcar6. Elija el objetivo del que desea el reporte.7. Elija el Proceso8. Elija el procedimiento.9. Presione el botón Generar reporte.

10. Este es el reporte que se genera.

Matriz del Seguimiento de las Acciones del Riesgo

1. Presione sobre el botón para acceder a las opciones del reporte.

2. Seleccione el Ciclo

3. Seleccione el período

4. Elija la Dependencia

5. Puede marcar Consolidar con sub unidades o dejarlo sin marcar

6. Elija el objetivo del que desea el reporte.

7. Elija el Proceso

8. Elija el procedimiento.

9. Presione el botón Generar reporte.

10. Este es el reporte que se genera.

Nivel de Riesgo

1. Presione sobre el botón para acceder a las opciones del reporte.2. Seleccione el Ciclo3. Seleccione el período4. Elija la Estructura5. Elija la Dependencia6. Puede marcar Consolidar con sub unidades o dejarlo sin marcar7. Elija la categoría8. Presione el botón Generar reporte.

9. Este es el reporte que se genera.

Nivel de Riesgo Agrupado por Dependencia

1. Presione sobre el botón para acceder a las opciones del reporte.

2. Seleccione el Ciclo

3. Seleccione el período

4. Elija la Estructura

5. Elija la Dependencia

6. Puede marcar Consolidar con sub unidades o dejarlo sin marcar

7. Elija la categoría

8. Presione el botón Generar reporte.

9. Este es el reporte que se genera.

Nivel de Riesgo Agrupado por Categorías del Riesgo

1. Presione sobre el botón para acceder a las opciones del reporte.

2. Seleccione el Ciclo

3. Seleccione el período

4. Elija la Estructura

5. Elija la Dependencia

6. Puede marcar Consolidar con sub unidades o dejarlo sin marcar

7. Elija la categoría

8. Presione el botón Generar reporte.

9. Este es el reporte que se genera.

Auditoría

En el apartado para Auditoría, se pueden generar reportes acerca de los movimientos realizados en el sistema.

Eventos

1. Seleccionar los criterios de búsqueda, empezando por el rango de fecha. Existen varias opciones predeterminadas en este filtro (hoy, últimos 10 días, mes actual, etc.).

2. O bien seleccionar un rango de fecha personalizable, establecer la fecha de inicio y la de término haciendo clic en el icono de calendario.

3. Definir el usuario que se desea analizar, también se puede general un reporte total incluyendo a todos los usuarios.

4. Hacer clic sobre el botón Generar Reporte.

Seleccionar Presentación Final del Reporte de Auditoría Una vez generado el reporte se despliega una vista preliminar en una ventana emergente, en la parte superior de la misma se encuentran las diferentes opciones para manipular el reporte.

a. Para desplegar la ventana de búsqueda

b. Para imprimir todo el documento

c. Para imprimir la pagina actual solamente

d. Para desplazarse por el documento, desde la primera pagina hasta la ultima

e. Y para exportar el reporte a diferentes formatos, existen tres opciones, puede elegir entre un formato PDF, un documento de texto en Word (Doc) o una hoja de trabajo en Excel (Xls).