GUÍA PRÁCTICA Encuestas para el Beneficiario de Energía

con el KoboToolbox

V.10 Septiembre 22018

Antes de la encuesta (Sólo para el Punto Focal)1. Instalación de KoboCollect en su celular2. Configuración de su encuesta personalizada para el beneficiario

2a. Encuesta de capacitación (sólo para capacitaciones)

Durante la encuesta (Punto Focal y Encuestadores)3. Inicio de la encuesta4. Cambio del idioma5. Ajuste del tamaño del texto6. Moverse entre las preguntas7. Tipos de preguntas8. Mensajes de validación y error9. Ver todas las preguntas/respuestas10. Guardar/Salir/Recargar una encuesta11. Finalización de una encuesta

Después de la encuesta (Sólo para el Punto Focal)12. Envió de las respuestas en línea13. Eliminación de las encuestas guardadas

13a. Limpieza final del almacenamiento de datos14. Eliminación de su formulario de encuesta personalizada 15. Actualización de su encuesta personalizada para el beneficiario

Atención:Sólo el punto focal (no los encuestadores) debe ejecutar: Tareas No. 1, 2, 12, 13, 14, 15

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1. Instalación de KoboCollect en su celular

1) Haga clic en el Ícono de KoboCollect para iniciar la aplicación.

2) Primero, se abrirá el menú principal de KoboCollect → En la parte superior derecha de la ventana, haga clic en → y luego en “Cambiar la Configuración”.

3) Haga clic en “Servidor”.

4) Ingrese esta dirección → https://kobocat.unhcr.org/energy_monitoring_surveys

De la misma manera en que ingresó el URL, ingrese el Nombre de Usuario y Contraseña proporcionados por la sede (proporcionados en un correo electrónico) – favor mantener esta información confidencial.

Regrese al menú principal haciendo clic en el botón de regreso de la tableta/teléfono inteligente.

2. Configuración de su encuesta personalizada para el beneficiario

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1) En el menú principal, seleccione “OBTENER FORMULARIO EN BLANCO”. Atención: su

tableta/teléfono debe estar conectado al Internet para esta etapa

2) Ingrese/Confirme el Nombre de Usuario y Contraseña proporcionados por la sede (proporcionados en un correo electrónico) – favor mantener esta información confidencial. Haga clic en “OK” → Aparecerán las encuestas disponibles

• Para configurar una encuesta con Objetivos de Capacitación → proceda a los pasos en esta página. • Para configurar una encuesta para el Ejercicio Real → proceda a los siguientes pasos

3) Seleccione “<Año> + CUSTOMISED – Energy Beneficiary Survey” → Haga clic en “Obtener seleccionado”

4) Se descargará su encuesta automáticamente. Si se descarga correctamente, aparecerá un mensaje de confirmación de "Éxito".

2. Configuración de su encuesta personalizada para el beneficiario

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5) Salga de KoboCollect presionando el botón de inicio del teléfono/tableta para ir a la página de inicio

6) En la página de inicio del teléfono/tableta, seleccione “Configuración”

7) En la página de Configuración, seleccione “Más…” bajo la sección de Conexiones Inalámbricas y Redes.

8) Marque “Modo Avión” → esto desactivará la conexión Wifi.

2. Configuración de su encuesta personalizada para el beneficiario

MODO AVIÓN: Con el fin de reducir el uso de batería, se recomienda poner los teléfonos/tabletas en Modo Avión durante las encuestas en el campo.

NOTA: Una vez que la encuesta se descargue en KoboCollect, no necesitará una conexión a Internet hasta que deba enviar las respuestas guardadas.

NOTA: Cada teléfono puede tener una interfaz diferente, pero la ruta general al Modo Avión es la misma.

2a. Encuesta de capacitación (sólo para capacitaciones)

NOTA: Esta página sólo debe utilizarse cuando reciba/organice una capacitación y requiera una encuesta de CAPACITACIÓN (DEMO). Si está comenzando el ejercicio real, vuelva a la página anterior.

3) Seleccione “CAPACITACIÓN (DEMO): PERSONALIZADA Encuesta para el Beneficiario de Energía” → Haga clic en “Obtener seleccionado”

4) Se descargará la encuesta de CAPACITACIÓN

(DEMO) automáticamente. Si se descarga correctamente, aparecerá un mensaje de confirmación de "Éxito" → Continúe con el paso 4

CUANDO FINALICE LA CAPACITACIÓN: Antes de iniciar el ejercicio real, la Encuesta de CAPACITACIÓN (DEMO) debe ser ELIMINADA (para eliminar, ver No. 17) del celular utilizado por los encuestadores, para evitar cualquier confusión.ASEGÚRESE: Su dispositivo móvil sólo debe tener la encuesta real(descargada a través de los pasos (3) y (4) de la página anterior).

NOTA: Esta encuesta de CAPACITACIÓN (DEMO) tiene el mismo contenido que la encuesta real, mientras que los datos cargados serán almacenados en la cuenta demo, y puede cargar tantas veces como sea necesario

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1) En el menú principal, seleccione “Lenar Nuevo Formulario”

2) Debe ver la encuesta de su país disponible en la lista → Seleccione su encuesta.Atención: Si no ve ninguna encuesta aquí, no se descargó correctamente → regrese al No.2

3) KoboCollect iniciará una nueva encuesta. → En la primera página, verá el mensaje “Está al inicio de PERSONALIZADA – Encuesta para el Beneficiario de Energía”.

3. Inicio de la encuesta

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Al inicio, la encuesta estará en el idioma predeterminado (normalmente en inglés).

Atención: La encuesta está disponible en 3 idiomas adicionales: árabe, francés, español.

1) Para usar otros idiomas tras iniciar una encuesta nueva, haga clic en la parte superior derecha de la ventana y luego seleccione “Cambiar idioma”.

2) Aparecerá la lista de idiomas disponibles→ Seleccione la que requiera y haga doble clic. → KoboCollect cambiará el idioma de visualización automáticamente para esta encuesta.

4. Cambio del idioma

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Para hacer la encuesta fácil de leer, puede ampliar o reducir el tamaño del texto según su preferencia. El ajuste predeterminado es “mediano”.

1) Para cambiar el tamaño de fuente del texto, haga clic en en la parte superior derecha de la ventana y luego seleccione “Cambiar la Configuración”.

2) Haga clic en “Interfaz de usuario”3) Haga clic en “tamaño sel texto” 4) Seleccione uno de los 5 tamaños disponibles (extra pequeño, pequeño, mediano,

grande y extra grande) → Haga doble clic. → KoboCollect cambiará el tamaño de fuente del texto automáticamente para todas las encuestas.

5. Ajuste del tamaño del texto

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En la encuesta, normalmente sólo se ve una pregunta por pantalla.• Para pasar a la siguiente pregunta, deslice su dedo del lado derecho al izquierdo.• Para volver a la pregunta anterior, deslice su dedo del lado izquierdo al derecho.

Atención: La mayoría de las preguntas son obligatorias. Por lo tanto, si no ha respondido a la pregunta actual, no puede pasar a la siguiente pregunta

Atención: Para algunas preguntas (de tipo “seleccione una”), la pantalla se moverá automáticamente a la siguiente pregunta. Para otras, necesitará confirmar su respuesta deslizando su dedo, lo cual le llevará a la siguiente pregunta.

6. Moverse entre las preguntas (deslizarse)

Para este tipo de preguntas, se pasará automáticamente a la

siguiente pregunta

Si no se pasa automáticamente, debe desplazar su dedo de

derecha a izquierda para finalizar la pregunta actual

y pasar a la siguiente

No puede pasar a la siguiente pregunta antes de

responder a la pregunta actual

La encuesta tiene 4 tipos de preguntas (seleccione una, seleccione varias, texto, números)

• Seleccione una: Sólo puede seleccionar una opción – generalmente pasa automáticamente a la siguiente pregunta.

• Seleccione varias: Puede seleccionar más de una opción – deslice su dedo para confirmar su respuesta y pasar a la siguiente pregunta al mismo tiempo. (Verá una introducción en la encuesta especificando este tipo de preguntas).

• Texto & números: A continuación, el teclado aparecerá para que escriba la respuesta – deslice su dedo para confirmar y pasar a la siguiente pregunta.

7. Tipos de preguntas

Tipo seleccione una Tipo seleccione varias Tipo texto Tipo número

Para algunas preguntas, su respuesta será verificada para validación• Si la respuesta no es correcta o no es inapropriada, se mostrará un mensaje de error (por ejemplo, “Lo sentimos, esta respuesta no es válida”, etc.)• Si aparece este mensaje, revise su respuesta

Atención: A menos que reingrese su respuesta de manera correcta, no podrá pasar a la siguiente pregunta.

8. Mensajes de validación y error

Puede ver la lista de todas las preguntas/respuestas en una sola pantalla.

1) Para hacer esto, haga clic en en la parte superior derecha de la pantalla de la encuesta.

2) Todas las preguntas / respuestas serán listadas para su revisión. Puedes moverte verticalmente.

Para modificarlas: seleccione una determinada pregunta para volver a la pantalla de preguntas.Atención: Esta función debe utilizarse para revisar preguntas ya respondidas. Para las preguntas aún no respondidas, es posible que no se muestren todas las preguntas, ya que pueden depender de la respuesta de otras preguntas (aún no respondidas).

9. Ver todas las preguntas/respuestas

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1) Para guardar un borrado rápidamente, haga clic en el icono de guardar en la parte superior izquierda de la pantalla.

2) Para pausar o terminar: haga clic en el botón de regreso de la tableta/teléfono para cerrar las aplicaciones → Aparecerá una ventana con las siguientes 2 opciones.

• Si desea guardar el contenido como un borrador (al igual que con el ícono de guardar), seleccione “Guardar Cambios” → El borrador se guardará en “Editar Formulario Guardado”

• Si desea descartar esta encuesta, seleccione “Ignorar Cambios”. Atención: los datos serán borrados permanentemente.

3) Para volver a abrir el borrador, seleccione "Editar Formulario Guardado" en el menú principal → Seleccione la encuesta (el nombre de la encuesta contiene el nombre del beneficiario) para continuar.

10. Guardar/Salir/Recargar una encuesta

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Cuando llegue al final de la encuesta, puede guardarla como un formulario “finalizado”. 1) Asegúrese de que "Marcar formulario como finalizado" esté marcado → Luego, haga

clic en "Guardar Formulario y Salir".

2) La herramienta volverá a validar todas las respuestas. Si aparece un mensaje de error, favor revise/modifique las respuestas correspondientes. A menos que todas las preguntas se respondan correctamente, no podrá guardarlo como “finalizado”.

3) El formulario “finalizado” aún no ha sido enviado, pero se ha guardado localmente en “Enviar Formulario Finalizado”, lo cual significa que es una versión final y lista para ser enviada.

11. Finalización de una encuesta

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1) Salga de KoboCollect presionando el botón de inicio en el teléfono/tableta para ir a la página de inicio.

2) En la página de inicio del teléfono/tableta, seleccione "Configuración"

3) En la página de Configuración, seleccione “Más…” bajo la sección de Conexiones Inalámbricas y Redes.

12. Enviar las respuestas en línea

Primero, asegúrese de que su dispositivo esté conectado a Internet

Para ello, debe asegurarse de que el Modo Avión esté DESACTIVADO (el cual fue previamente activado)

NOTE: Cada teléfono puede tener una interfaz diferente, pero la ruta general al Modo Avión es la misma.

4) Desmarque la casilla de “Modo Avión” → esto hará posible conectarse a Wi-Fi

Asegúrese de que su dispositivo esté conectado al Internet.5) Seleccione “Enviar Formulario Finalizado” en el menú principal.Atención: El número entre paréntesis (#) junto a “Enviar Formulario Finalizado” representa el número de formularios finalizados listos para ser enviados en línea.

6) Marque la encuesta que desea enviar en línea (para seleccionarlas todas, haga clic en “Seleccionar Todas”). → Haga clic en “Enviar Seleccionada”.

7) Ingrese el Nombre de Usuario y Contraseña proporcionados por la sede. Estas son las mismas credenciales utilizadas en No.2. → Haga clic en “OK”.

8) Si se envia correctamente, se mostrará un mensaje de “Éxito”

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12. Enviar las respuestas en línea

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1) Para eliminar formularios guardados → seleccione “Borrar Formularios Guardados” en el menú principal.

2) Verá todos los formularios guardados localmente. Existen 3 tipos: 1) borradores guardados aún no finalizados, 2) formularios finalizados aún no enviados, 3) formularios enviados.→ Marque la encuesta que desea eliminar. Cada una contiene el nombre del beneficiario y el tipo (guardado, finalizado o enviado). Para seleccionarlas todas, haga clic en “Seleccionar Todas” → Haga clic en “Eliminar Seleccionado”.

3) Seleccione “Borrar los Formularios” → 4) Aparecerá un mensaje " ¡Formulario(s) se borraron correctamente!".

Atención: Los formularios “Enviados” aún permanecen guardados localmente como una copia de seguridad.

No se recomienda eliminar los formularios “enviados” hasta el final.

13. Eliminación de las encuestas guardadas (si fuera necesario)

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13a. Limpieza final del almacenamiento de datosNOTA: Esta página explica las acciones que deben tomarse para borrar todos los datos de las encuestas en cada dispositivo (que contienen información personal), cuando se haya completado la encuesta y después de confirmar que todos los datos cargados fueron recibidos por el Servidor Kobo del ACNUR. Nota: Primero, contacte a la sede para verificar si el # de datos cargados y el # de datos recibidos coinciden.

1) Seleccione “Borrar Formularios Guardados” en el menú principal.2) Seleccione todos los formularios guardados bajo “FORMULARIOS GUARDADOS” haciendo clic en

“Seleccionar Todos”, y “Borrar Seleccionado” → Confirme “Borrar Formularios”3) Confirme que ningún formulario guardado permanezca en el teléfono/tableta.

Atención: Una vez eliminados, no es posible recuperar los datos, así que favor tenga cuidado.

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1) Para eliminar los formularios en blanco seleccione “Borrar Formularios Guardados” en el menú principal.

2) Haga clic en “FORMULARIOS EN BLANCO” en la parte superior derecha → Marque el formulario en blanco que desea eliminar (para seleccionarlos todos, haga clic en "Seleccionar Todos") → Haga clic en “Eliminar seleccionado”.

3) Aparecerá un mensaje de confirmación → Seleccione “Eliminar Formularios”

4) Si se elimina, aparecerá el mensaje “¡Formulario(s) eliminado(s) correctamente!

14. Eliminación de su formulario de encuesta personalizada para el beneficiario

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En caso de que necesite actualizar el formulario de la encuesta personalizada de beneficiarios (por ejemplo, cuando la encuesta sea modificada por la sede, etc.), siga los siguientes pasos cuidadosamente para cada dispositivo.

1) Se recomienda finalizar todos los borradores pendientes y cargarlos en línea primero para evitar la pérdida de información (ver No.12).

2) Elimine su formulario de encuesta personalizada para el beneficiario (ver No.14).

3) Vuelva a obtener el formulario en blanco (ver No. 2).

15. Actualización de su encuesta personalizada para el beneficiario

Para preguntas sobre las encuestas para los beneficiarios de los medios de subsistencia, favor

contactar a:

HQDOSTSEN@UNHCR.ORG