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Su cliente en Diageo creara un proyecto SmartApprove y le seleccionara como contacto de agencia.En el caso de que soliciten que su agencia haga la carga de archivos para aprobación, recibirá un email con un link al proyecto.Haga clic en el link, accede a SmartBrand, y en el proyecto vera el botón ‘Upload assets for approval’ (subir assets para aprobación).


Puede subir archivos múltiples a la vez. Simplemente siga las instrucciones en la pantalla.Elija entre subir archivos de su ordenador o linquear un portal FTP o pagina web.

Haga clic en ‘Choose Files’ (elegir archivos) y seleccione los archivos a subir.


Presione Control (PC) o Command (Mac) para seleccionar archivos múltiples de su ordenador, esto le permitirá subirlos todos a la vez al proyecto.


Introduzca un titulo y algún comentario para cada uno de los archivos que ha subido.Tiene la opción de utilizar el link ‘Apply to every file’ (aplicar a cada archivo) bajo los primeros dos campos y luego editar los nombres de los archivos siguientes.

Por favor introduzca títulos y descripciones detalladas. Haga clic en ‘Submit’.


Si su cliente en Diageo se lo pide, puede que tenga que subir versiones modificadas de los archivos.Para hacer esto vuelva al proyecto y haga clic en el link ‘Upload New Version’ (subir versión nueva) al lado de la imagen.


Cuando el cliente de Diageo haya obtenido todos sus aprobaciones mandatarias completaran el proyecto y entonces su agencia recibirá un email solicitando la carga de los archivos maestros.

Haga clic en el link para entrar al proyecto, haga clic en la pestaña marcada ‘CUA’ y luego en el botón ‘Upload Master Assets’ (subir activos maestros) para iniciar el proceso.


Para subir sus archivos maestros al Library primero deberá completar el acuerdo de los derechos de uso que confirma los derechos de aquellos assets.Por favor lea el formulario detenidamente.


Por favor asegura que el cliente nombrado es la persona adecuada para aprobar los derechos de uso de sus assets. Si necesita cambiar el nombre empiece a escribirlo en el campo y elija otro contacto de Diageo.

Elija un ‘Creator Market’ (mercado) del menú desplegable.


Marque una de las tres opciones; A, B o C dependiendo de los derechos que tengan asignados los assets.Opciones A y B asignan derechos completos en perpetuidad. La única diferencia siendo que la opción B exige solicitar permiso de la agencia creadora antes de efectuar cualquier cambio creativo.Opción C le permite especificar derechos de uso por mercado y medios.


Si elije la opción C puede hacer clic en ‘Add New Limited Rights’ (añadir nuevos derechos limitados).


Primero puede seleccionar un mercado o varios mercados para cada tipo de derechos.


Luego marque los botones para seleccionar el tipo de derechos limitados que vaya a dar, añade en los comentarios mas información y después las fechas si hay un periodo limitado de uso.Por ejemplo; West LAC para uso ATL print durante 2 años.

Recuerde que puede añadir tantos derechos limitados que haga falta a cada asset.


Utilice el botón ‘Add New Limited Rights’ (añadir nuevos derechos limitados) para añadir todos los derechos limitados que hagan falta.Aparecerán detallados en el acuerdo con la opción de añadir información sobre costes adicionales en el caso de renovar los derechos.

Hasta que no lo haya enviado para aprobación podrá editar todo el contenido. Haga clic en ‘Next’ (seguir).


La pagina siguiente es donde carga los archivos maestros.Haga clic en ‘Choose Files’ (elegir archivos) y podrá seleccionar archivos múltiples a la vez.


Verá como se van subiendo sus archivos y mientras tanto podrá ir rellenando los datos.Por favor rellene tanta información que pueda.Puede utilizar los links ‘Apply to every file’ (aplicar a cada archivo) bajo el primer campo. Puede hacer clic en ‘Choose Files’ (seleccionar archivos) para añadir mas en cualquier momento.El ‘Local Ad ID’ es solo para medios digitales ATL.


Si está subiendo arte en archivos comprimidos este arte no generará ningún preview de referencia.Estos assets demostrarán un banner rojo con el aviso ‘Preview needed’ (preview requerido). Para poder avanzar es necesario subir una referencia de baja resolución como por ejemplo un jpg.Haga clic en ‘Edit Assets’ (editar activos) bajo el archivo y saldrá un pop-up para subir el preview.


Haga clic en ‘Choose File’ (seleccionar archivo) y después podrá hacer clic en ‘Save’ (guardar) para que quede el preview contra el archivo comprimido.

Esta es la imagen en miniatura que se verá en el Library de SmartBrand.


Cualquier asset que haya subido anteriormente que no este vinculado a un CUA aparecerá en este acuerdo y por eso es imprescindible solo seleccionar aquellos archivos que pertenezcan al acuerdo.

Marque las casillas de los archivos relevantes y en el menú desplegable seleccione ‘Link to this agreement’ (vincular a este acuerdo).


En la ultima fase verá los assets que haya seleccionado en la parte superior del acuerdo.

También tiene la opción de hacer clic en ‘Link more assets’ (linquear mas activos) para seleccionar aquellos archivos que haya subido usted o su agencia pero que no estén aun linqueados a un CUA.


Verá toda la información del acuerdo.

Si necesario, podrá editar aquí haciendo clic en el icono de la rueda.


Al final del acuerdo debe leer el ‘Agency Confirmation’ (confirmación de la agencia) detenidamente y luego marcar la casilla.

Luego ya podrá ‘Save as Draft’ (guardar como borrador) o ‘Submit’ (enviar).


En cuanto haga clic en ‘Submit’ su cliente en Diageo recibirá una solicitud de aprobación.Una vez aprobado, los assets pasarán al Asset Manager quien chequeará que todo esta correcto incluyendo los datos, derechos de uso y los archivos. Si está todo correcto se hará disponible en el Library de SmartBrand.


El CUA aparecerá dentro del proyecto SmartApprove y también podrá subir mas assets con otro CUA utilizando el botón de ‘Upload Master Assets’ (subir activos maestros).

Si tiene cualquier duda por favor contacte con: [email protected]

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