SmartApprove Training Project Owner. SmartApprove Training Project Owner Cuando entre en SmartBrand,...

SmartApprove Training

Project Owner

SmartApprove TrainingProject Owner

Cuando entre en SmartBrand, ve a ‘Create New Project’ (crear proyecto nuevo) a mano izquierda para empezar a crear su proyecto nuevo de SmartApprove.


Entonces ya puede empezar a rellenar la información, el titulo, la descripción, el nombre de campaña etc. en la sección no. 1: Basic Information (información básica). También introduzca la fecha de lanzamiento de la campaña utilizando el calendario.


La región ‘Region’ y el mercado ‘Market’ ya están pre-seleccionados, por favor añade los países relevantes particularmente si necesita aprobaciones de varios aprobadores legales.


Actualmente LAC no utiliza el sistema de Tier, entonces debe seleccionar ‘Not a Three Tier project’ desde el menú desplegable.


Añade su marca ‘Brand’ y variante de marca ‘Brand Variant’. Puede seleccionar todas la marcas que sean necesarias.


Añade la actividad de marketing ‘Marketing Activity’ y actividad de marketing secundaria ‘Sub Marketing Activity’ de los menús desplegables. Luego haga clic en ‘OK’ para ir a la segunda fase de la creación del proyecto. Si es que ha creado el proyecto por error, puede cancelarlo en esta misma fase.


Ahora puede añadir su agencia ‘Agency’, contacto de agencia ‘Agency Contact’ y aprobadores ‘Approvers’ en la sección no. 2: Users & Approvers (usuarios y aprobadores).


Empiece a escribir el nombre de su agencia en el campo de texto predictivo y haga clic en la agencia para añadirla al proyecto. Si no puede encontrar a su agencia haga clic en el icono + para añadirla.


Para añadir los contactos de su agencia ‘Agency Contacts’ abra el menú desplegable. Puede añadir mas de un contacto al proyecto.


Puede chequear su matriz de aprobación desde el icono del cuadro. Cualquier aprobador que este fuera de la oficina delegará un diputado quien aprobará en su ausencia. Si su aprobador está fuera de la oficina un pop up le avisará que no puede añadirlo al proyecto y le indicará el nombre del aprobador diputado.

Debe añadir por lo menos un aprobador de marketing a su proyecto como mínimo.


Ahora puede añadir el resto de sus aprobadores. Si no hace falta añadir todos los aprobadores indicados puede marcar la casilla ‘not required’ (no necesario). Tenga en cuenta que solo podrá añadir aprobadores que tengan permisos de aprobador dentro de su perfil.Si no puede encontrar algún aprobador por favor contacte al equipo de soporte de SmartBrand: [email protected]


También puede añadir a otro usuario para que tenga visibilidad del proyecto bajo ‘Project Viewers’. Esto solo les dará visibilidad del proyecto, no podrán subir materiales ni pedir aprobaciones etc.

Finalmente, haga clic en ‘OK’ en cuanto este listo para seguir.


Su proyecto ahora se abrirá. Si necesita editar alguna información que rellenó al crear el proyecto, haga clic en el icono del triangulo y luego haga clic en el icono de la rueda para editar cada sección.


Una vez que haya editado la información, por favor asegúrese de hacer clic en ‘Update’ (actualizar) para guardar los cambios.

Por favor tome nota: si sube documentos desde ‘Supporting Documents’ deben ser de referencia solamente, no debe subir documentos para aprobación ya que no pueden ser aprobados desde aquí. Puede subir algún informe o emails de aprobación, etc.



Desde ‘Project Messages’ (mensajes del proyecto), puede añadir un mensaje que será visible por todos los usuarios asignados a este proyecto. Haga clic en el botón azul ‘add project message’ (añadir mensaje al proyecto).


Su mensaje aparecerá como ve en el ejemplo mas arriba. Todos los usuarios asignados al proyecto recibirán un email automatizado del sistema cada vez que deje un mensaje.

Además todas las solicitudes y aprobaciones quedaran registradas en la pagina de ‘Project Messages’ para que quede un rastro auditable de todos los emails mandados y las aprobaciones recibidas.


Todo material que requiere aprobación debe ser subido desde el área ‘Approvals Workspace’ donde puede solicitar a su agencia que suba el material ‘request upload from agency’ o hacer clic en ‘upload assets’ para subir el material usted mismo.


Haga clic en ‘Request upload from agency’ (solicitar los materiales a su agencia) este pop up aparecerá donde puede poner un mensaje para su contacto en la agencia. En cuanto haga clic en ‘Request’ (solicitar) su contacto recibirá un email automatizado con un link al proyecto donde podrán subir el material.

Si decide subir el material usted mismo, tiene la opción de subir archivos múltiples a la vez. Siga las instrucciones en la pantalla.Elija subir archivos de su ordenador o links a un portal FTP o pagina web. Haga clic en ‘Choose Files’ y seleccione los archivos que vaya a subir.


Introduzca un titulo y algún comentario para cada uno de los archivos que ha subido.Tiene la opción de utilizar el link ‘Apply to every file’ (aplicar a cada archivo) bajo los primeros dos campos y luego editar los nombres de los archivos siguientes.

Por favor introduzca títulos y descripciones detalladas. Haga clic en ‘Submit’.



Cuando se hayan subido los materiales, sus assets aparecerán en la parte izquierda del proyecto.


Bajo ‘Asset options’ haga clic en ‘View Asset Details’ (ver detalles del activo) para ver una versión mas grande de la imagen donde también puede añadir una anotación a la imagen.Utilice las flechas para mover de una imagen a otra.Haga clic en ‘back to project’ (volver al proyecto) para solicitar sus aprobaciones.


Para solicitar sus aprobaciones, haga clic en el botón azul ‘Request Approvals’. Aparecerá un pop up donde puede dejar un mensaje para sus aprobadores.Asegurase de poner una fecha limite (en general son 5 días).Todos sus aprobadores aparecerán bajo ‘Email to’ (mandar a). Puede eliminar cualquier nombre haciendo clic en la cruz. Los aprobadores que aun siguen nombrados recibirán un email automatizado con un link al proyecto donde podrán dejar sus comentarios.


Si sube un archivo por error, puede hacer clic en ‘No longer Requires Approval’ (ya no requiere aprobación).Un pop up aparecerá donde tendrá que confirmar que el archivo no necesita aprobación.


Una vez que haya obtenido todas sus aprobaciones, recibirá un email del sistema con un link al proyecto. Accede al proyecto para ver sus aprobaciones. Un rechazo estará marcado en rojo bajo la columna de ‘Approval Status’ (estatus de aprobación) y en este caso deberá subir la versión editada de este archivo. Simplemente haga clic en el link ‘upload new version’ (subir versión nueva) y suba el archivo nuevo a través del pop up.


Si debe editar un archivo, por favor asegura de volver a solicitar sus aprobaciones utilizando el botón azul ‘request approvals’. Solo debe solicitar aprobación del aprobador quien rechazo el archivo, desde el pop up debe eliminar aquellos aprobadores que ya hayan aprobado.


En cuanto tenga todas sus aprobaciones, debe cerrar su proyecto para que su agencia pueda subir los archivos maestros en alta resolución.Haga clic en el botón verde ‘Complete Project’ (esta es la misma acción que anteriormente se llamaba ‘Fulfilment’).


Una vez que haya cerrado su proyecto, no podrá volver atrás, asegurase de estar completamente seguro. Haga clic en ‘Complete’ (completar/cerrar).


Su proyecto ahora estará marcado ‘complete’ y su agencia recibirá una solicitud del sistema para subir los activos maestros al Library de SmartBrand y también completar el acuerdo con los derechos de uso (CUA) para su aprobación.

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