Símbolo Significado Función

Representaciones graficas (flujogramas de las caracterizaciones) de los subprocesos del mapa de procesos de Cardif S.A.

Simbología empleada en las representaciones gráficas de las caracterizaciones de subprocesos del mapa de procesos de Cardif Colombia

Seguros Generales S.A.

Símbolo Significado Función

Evento de inicioRepresenta el inicio del flujo del subproceso, siendo el

elemento disparador, entrante de procesos anteriores

Evento FinalRepresenta el final del flujo del subproceso, siendo el

elemento sumidero, es la salida para procesos siguientes

Línea de flujo de

secuencia

Representa el orden y la dirección en que se ejecutan

(suceden) las actividades ejecutadas por el subproceso

Proceso (tarea)Representa la tarea u operación llevada a cabo para la

realización del subproceso (sus actividades desglosadas)

SubprocesoRepresenta una tarea de otro subproceso ya modelado

(predefinido), accionados por el subproceso analizado

Compuerta de

decisión

Representa divergencia en el flujo del subproceso, por

caminos alternativos causados por la toma de decisiones

Mapa de procesos de Cardif Colombia Seguros Generales S.A.

MAPA DE PROCESOS DE CARDIF COLOMBIA SEGUROS GENERALES S.A.

ESTRATÉGIC

OS ESTRATÉGICOS

MIS

IONALE

S MISIONALES

DE APOYO

DE APOYO

DEFINIR EL PLAN ESTRATÉGICO (DPE)

GESTIONAR LOS PROYECTOS

ESTRATÉGICOS (GPE)

GENERAR Y MONITOREAR EL

PRESUPUESTO (GMP)

DESARROLLAR

PRODUCTOS Y SERVICIOS (DPS)

IMPLEMENTAR

PRODUCTOS Y SERVICIOS (IPS)

ADMINISTRAR

PRODUCTOS Y SERVICIOS (APS)

GESTIONAR LAS INVERSIONES (GIN)

GESTIONAR EL RECURSO HUMANO (GRH)

GESTIONAR LA LOGÍSTICA (GLO)

ADMINISTRAR LOS RIESGOS (ARI)

GESTIONAR LA CALIDAD Y LA MEJORA CONTINUA

(GCA)

GESTIONAR LA LEGISLACIÓN (GLE)

GESTIONAR LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN (GIT)

ANALIZAR Y PROVEER INFORMACIÓN, ECONÓMICA,

FINANCIERA Y CONTABLE (PIN)

GESTIONAR EL MARKETING Y COMUNICACIONES (GMA)

1. Flujograma del subproceso Direccionamiento Estratégico (DPE)

Cas

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Aud

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Co

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Co

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Co

mit

és

MACRO PROCESO Definir el plan estratégico

PROCESO Direccionamiento estratégico

ÁREAS RESPONSABLES Presidencia / Vicepresidencias

MEDIR, CONTROLAR E

INFORMAR EL RESULTADO DE LA APLICACIÓN DE LOS

SISTEMAS EN LOS PROCESOS (SARM, SARC, SARL, SARO,

SARLAFT, COMITÉS)

PLANEAR Y DISEÑAR

LOS SISTEMAS DE CONTROL DE LA

EMPRESA AJUSTADOS A LOS

REQUERIMIENTOS

BNPP Y AQUELLOS IMPLEMENTAR POLÍTICAS Y

LINEAMIENTOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL,

PONERLOS EN MARCHA (LOS DE CONTROL INTERNO (SCI), DE RIESGOS (SGR)) Y

LOS COMITÉS DE VIGILANCIA

MONITOREAR Y EVALUAR EL

DESEMPEÑO DE LOS SCI, SGR, PRESUPUESTOS Y OTROS

CONTROLES DISPUESTOS SEGÚN EL PERFIL DE RIESGOS ASOCIADO A LOS PROCESOS

REVISAR EL DESEMPEÑO Y

LA GESTIÓN DE LOS SISTEMAS EN LOS

PROCESOS Y MANTENER LOS SISTEMAS DE

COMUNICACION INTERNOS

PLANIFICACIÓN Y

TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS O DE MEJORA

DEFINIR ROLES Y

RESPONSABILIDADES PARA EL GOBIERNO

CORPORATIVO

2. Flujograma del subproceso Definir el presupuesto (GMP)

Cas

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Act

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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

MACRO PROCESO Gestionar y monitorear el presupuesto

PROCESO Definir el presupuesto

ÁREAS RESPONSABLES Planeación

PLANEACIÓN Y

COORDINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA

REALIZAR EL PRESUPUESTO

CALCULAR LOS INDICADORES (PROYECCIONES)

MACRO ECONÓMICOS, POTENCIAL DE LOS PRODUCTOS Y EL RESULTADO TÉCNICO

ACTUARIAL, COORDINAR EL CRONOGRAMA DE ENTREGA DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

CON LAS ÁREAS

ELABORAR

INFORMES DE GASTOS Y SUS

PROYECCIONES

CARGAR A LAS BD DE PLANEACIÓN LA

INFORMACIÓN RECIBIDA HACER LAS PROYECCIONES DE GASTOS CALCULAR

EL PRODUCTO FINANCIERO, MARGEN DE SOLVENCIA, CAPITAL REQUERIDO,

FLUJO DE CAJA E IMPUESTOS

HACER LAS

PROYECCIONES DE INGRESOS A PARTIR

DE LA INFORMACIÓN RECIBIDA

REALIZAR EL INFORME DE

PERDIDAS Y GUANACIAS, EL PRESUPUESTO Y LOS ESTADOS

FINANCIEROS DE LA EMPRESA Y REMITIRLOS A CASA MATRIZ

REVISAR LOS INFORMES Y

EL PRESUPUESTO

Flujograma del subproceso Seguimiento Presupuestal (GMP)

Plan

eaci

ón

(PM

O)

Plan

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Co

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CO

MEX

ÁREAS RESPONSABLES Planeación (PMO)

PROCESO Seguimiento presupuestal


MACRO PROCESO Gestionar y monitorear el presupuesto

REVISAR PRIMAS

EMITIDAS, RESULTADO TÉCNICO, PRODUCTO

FINANCIEROANALIZAR LA

INFORMACION RECIBIDA, REVISAR LAS

CIFRAS, IDENTIFICAR Y COMUNICAR LAS DESVIACIONES

HALLADAS

REVISAR LOS GASTOS DE LAS ÁREAS Y

CONTRASTARLOS JUNTO CON LA REVISIÓN PREVIA CONTRA EL PRESUPUESTO (Y

MARGEN DE SOLVENCIA, PATRIMONIO TÉCNICO Y CAPITAL DE SOLVENCIA)

PROPONER

MEDIDAS CORRECTIVAS Y

AJUSTAR DE LAS PROYECCIONES EN EL PRESUPUESTO

COMUNICAR AL

COMEX Y A LA OFICINA REGIONAL

DE PLANEACIÓN

3. Flujograma del subproceso Iniciación, Planeación, Ejecución, Seguimiento y Cierre de proyectos (GPE)

ÁR

EAS

DE

LA E

MPR

ESA

PMO

IT

PROCESO

MACRO PROCESO

ÁREAS RESPONSABLES


Gestionar los proyectos estratégicos

iniciación, planeación, ejecución, seguimiento y cierre de

Project Management Office (PMO)

PLANEAR Y

DISEÑAR LA ARQUITECTURA

TECNOLÓGICA DE LA SOLUCIÓN

RECIBIR Y VERIFICAR LAS

PROPUESTAS DE PROYECTOS,VALIDARLAS EN CONJUNTO CON

EL COMITÉ DE INVERSIONES CIM

INICIAR EL PROYECTO AL

ESTUDIAR Y DEFINIR DE FORMA PRELIMINAR LOS

PARTICIPANTES, EL ALCANCE, EL COSTO, LOS TIEMPOS Y

RIESGOS

DETERMINAR LA VIABILIDAD

TÉCNICA Y ECONÓMICA DEL PROYECTO, DEFINIR LOS

REQUISITOS DEL PROYECTO, PRESUPUESTOS, PLANES DE ACCIÓN Y CRONOGRAMAS

ANALIZAR Y DEFINIR LAS

NECESIDADES Y SOLUCIONES A DISEÑAR

HACIENDO LA ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO Y

CRONOGRAMA

PREPARAR LOS REQUISITOS Y

ENTREGABLES DE LA SOLUCIÓN, DEFINIR LA

ESTRATEGIA DE PRUEBAS Y LANZAR EL PROYECTO

DIRIGIR LA EJECUCIÓN DE

LAS CONSTRUCCIONES Y HACER SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN DE LAS ETAPAS DE DESARROLLO

Y LOS RESULTADOS

EJECUTAR PRUEBAS DE

FUNCIONALIDAD Y EVALUAR EL RESULTADO DE LA SOLUCIÓN,

DESPLEGARLA EN PRODUCCIÓN, MONITOREAR RESULTADOS, HACER CIERRE

DEL PROYECTO (EVALUACIÓN Y DEFINICIÓN DE BENEFICIOS O

PERDIDAS) AL CIM

¿ES VALIDADO EL

PROYECTO, LA SOLUCIÓN Y LOS

REQUERIMIENTOS?

NO

SI

4. Flujograma del subproceso Diseño y Desarrollo de Productos, Servicios y Canales (DPS)

Co

mer

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PROCESO Diseño y desarrollo de productos, servicios y canales

ÁREAS RESPONSABLES Comercial


MACRO PROCESO Desarrollo de productos y servicios

INICIAR LAS

COMUNICACIONES CON LOS POSIBLES SOCIOS

ENTABLAR

RELACIONES CON LOS SOCIOS, EMPEZANDO

LAS NEGOCIACIONES

RECOPILAR

INFORMACIÓN PERTINENTE A LOS

PRODUCTOS, SOBRE EL SOCIO Y SUS

CLIENTES

REUNIR LA

INFORMACIÓN MAS RELEVANTE PARA

LA CREACIÓN DEL PRODUCTO

DEFINIR CON EL

SOCIO LOS PRODUCTO Y LAS

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS

SOLICITUD COMERCIAL

¿ACEPTADOS LOS

RIESGOS ASOCIADOS AL SOCIO?

EVALUACIÓN DEL RIESGO DEL

RIESGO DE CONTRAPARTE, CONOCIMIENTO Y

EVALUACIÓN DE SOCIOS E INTERMEDIARIOS, MANUAL

DE OUTSOURCING

NO

SI

Flujograma del subproceso Cotización y Aprobación del Producto (DPS)

Co

mer

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ÁREAS RESPONSABLES Implementación comercial / Actuaria


MACRO PROCESO Desarrollar los productos y servicios

PROCESO Cotización y aprobación del producto

ANALIZAR LA SOLICITUD

COMERCIAL, SUS REQUERIMIENTOS Y

REVISAR SI SE CUENTA CON LA INFORMACIÓN

MÍNIMA

IDENTIFICAR Y DEFINIR LOS

RIESGOS A COTIZAR, EL NIVEL DE DELEGACIÓN , LAS BASES

TÉCNICAS, PARÁMETROS FINANCIEROS Y LOS GASTOS

OPERATIVOS

REVISAR EL DRAFT DE

COTIZACIÓN Y EL VALUE STARS SOMETIENDO A

APROBACIÓN LOS PARÁMETROS DEL

PRODUCTO

CON EL DRAFT DE COTIZACIÓN

EVALUAR CUALITATIVAMENTE LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE CON EL

PRODUCTO DILIGENCIANDO EL FORMATO VALUE STARS

CALCULAR LA PRIMA

PURA, MÁRGENES TÉCNICOS, SINIESTROS

ESPERADOS Y EL TECHNICAL CLIENT VALUE

¿ACEPTADAS LAS

CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO?

NOSI

Flujograma del subproceso Gestión de Implementación Comercial (DPS)

Lega

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Co

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MACRO PROCESO Desarrollar los productos y servicios

PROCESO Gestión de implementación comercial

ÁREAS RESPONSABLES Actuaria / Implementación comercial / Legal

CALCULAR EL GLOBAL

EXPOSED AMOUNT, LOS GASTOS, REALIZAR LAS

VALIDACIONES DEFINIDAS Y HACER LA NOTA TÉCNICA

ACTUARIAL (TAN)

DILIGENCIAR EL

FORMATO DE CIERRE COMERCIAL

A PARTIR DE LA TAN Y VALUE STARS

REVISAR LOS

ENTREGABLES SOMETIENDO A

APROBACIÓN LOS PARÁMETROS DEL

PRODUCTO

PREPARAR LA REUNIÓN DE

ACTIVACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN

OPERATIVA, SUS ENTREGABLES Y CONVOCAR

LA REUNIÓN

GENERAR EL

CONDICIONADO PARTICULAR

DEL PRODUCTO

5. Flujograma del subproceso Implementación de la Oferta (IPS)

Imp

lem

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Leg

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ÁREAS RESPONSABLES Implementación

PROCESO Implementación de la oferta comercial


MACRO PROCESO Implementar los productos y servicios

PLANEAR Y ORGANIZAR LOS

FRENTES Y ETAPAS DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN ,

ELABORANDO PLAN DE TRABAJO, CRONOGRAMAS, ENTREGABLES Y

CONTROLES REALIZAR LA REUNIÓN DE LANZAMIENTO

DE LA IMPLEMENTACIÓN (KICK OFF) DEFINIENDO LOS OBJETIVOS, ALCANCES,

METODOLOGÍA, PLAN DE TRABAJO, RESPONSABLES Y TIEMPOS DE LA

IMPLEMENTACIÓN

REALIZAR EL

CERTIFICADO INDIVIDUAL DE

SEGURO (SOLICITUD / PÓLIZA) Y LA FICHA

DE CONFIGURACIÓN

REALIZAR REUNIONES DONDE SE

ESTABLECERÁ EL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Y EL MODELO

OPERATIVO SEGÚN LOS ESQUEMAS DE NEGOCIO DE

CARDIF Y EL SOCIO (DESDE SU

VENTA, EMISIÓN Y FACTURACIÓN HASTA EL PAGO

DE SINIESTROS Y CIERRE CONTABLE Y MANEJO DE BD)

FORMALIZAR EL MODELO

OPERATIVO Y EL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO POR

MEDIO DE UN ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO QUE PLASME LA DESCRIPCIÓN

DEL PROCESO

INSTALAR Y CONFIGURAR

LOS SISTEMAS IT QUE RESPALDAN LOS

PROCESOS DEL PRODUCTO (STCP, PIMS, BD,

APLICATIVOS, LÍNEAS

DISEÑAR Y AJUSTAR

LA PAPELERÍA Y LOS FORMATOS

RELACIONADOS CON LA VIDA DEL PRODUCTO

ELABORAR LOS

ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD

Y LOS CONTRATOS DE NEGOCIO DEL

SOCIO

ESTABLECER LOS

SCRIPTS, GUIONES Y LAS

PARTICULARIDADES DE LAS CAMPAÑAS

SAC Y TMK

Flujograma del subproceso Estabilización (IPS)

Impl

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abili

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Pro

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PROCESO Estabilización

ÁREAS RESPONSABLES Estabilización


MACRO PROCESO Implementar los productos y servicios

PLANEAR Y COORDINAR LAS

PRUEBAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL

PRODUCTO Y SU LANZAMIENTO A

PRODUCCIÓN

EJECUTAR UNA

BATERÍA DE PRUEBAS COMPLETA

SOBRE EL PRODUCTO Y SU CICLO DE VIDA

MONITOREAR DEL

COMPORTAMIENTO DEL PRODUCTO Y SU CICLO

DE VIDA EN LOS AMBIENTES DE PRODUCCIÓN

LANZAR EL PRODUCTO, SUS

CONFIGURACIONES A LOS AMBIENTES DE

PRODUCCIÓN Y REALIZAR PRUEBAS DE

ESTABILIZACIÓN EN LOS

6. Flujograma del subproceso Venta, Proceso de Suscripción y Envío de Condicionados (APS)

TMK

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MACRO PROCESO Administrar los productos y los servicios

PROCESO Venta, proceso de suscripción y envío de condicionados

ÁREAS RESPONSABLES Producción (emisiones) / TMK / Administrativo / Middle office


VENDER LOS PRODUCTOS,

RELACIONAR LAS VENTAS EN ARCHIVOS DE PRODUCCIÓN

Y REMITIRLOS A CARDIF

MONTAR LOS ARCHIVOS EN

LOS APLICATIVOS DE CARGA Y EN LOS APLICATIVOS PIMS

(O SEGYA) DE PREPRODUCCIÓN, GESTIONANDO LAS

INCONSISTENCIAS

HACER LAS EMISIONES EN LOS PIMS

DE PRODUCCIÓN, REVISANDO EL PROCESO Y LA INFORMACIÓN

DEVUELTA DE LAS PRIMAS EMITIDAS, LOS DATOS DE LOS

CLIENTES Y LOS VALORES

REALIZAR LA LIQUIDACIÓN DE

PRIMAS EMITIDAS E INCONSISTENTES Y REMITIR A

LAS ÁREAS OPERATIVAS Y A ADMINISTRATIVO

dREALIZAR LA GESTION PARA EL

ALISTAMIENTO, IMPRESION Y DISTRIBUCION DE LA PAPELERIA

DE LAS POLIZAS VENDIDAS A LOS CLIENTES

Flujograma del subproceso Facturación y Recaudo (APS)

Pro

ducc

ión

Fact

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oSo

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PROCESO Facturación y recaudo

ÁREAS RESPONSABLES Facturación y recaudo

CONSOLIDAR LAS

EMISIONES Y CANCELACIONES A APLICAR

COBRANZA

RECAUDAR EL VALOR

DE LAS PRIMAS VENDIDAS

GENERAR EL

ARCHIVO PARA EL COBRO DE LAS

EMISIONES DEL CORTE

INGRESAR A LOS

APLICATIVOS DE LAS FRANQUICIAS DE COBRO Y

CARGAR LOS ARCHIVOS HACIENDO EL RECAUDO

¿PRODUCTO

DE COBRO INDIVIDUAL?

NO

SI

REVISAR LA APLICACIÓN

DEL COBRO, LOS VALORES RECAUDADOS,

LOS REGISTROS APROBADOS Y RECHAZADOS

GESTIONAR LAS

INCONSISTENCIAS Y VERIFICAR LOS

RESULTADOS DE EMISIONES,

RECAUDOS Y

CUENTAS BANCARIAS

HACER LA FACTURACIÓN O LOS

ARCHIVOS DE COBRO DONDE SE TOTALICEN LOS PORCENTAJES

DEL SOCIO Y CARDIF DE LAS PRIMAS RECAUDADAS

CONSTRUIR LA FACTURACIÓN

PRELIMINAR DE LAS PRIMAS POR COBRAR,

CANCELACIONES, DEVOLUCIONES Y PORCENTAJE

DEL MES

VERIFICAR LA

FACTURACIÓN Y LA LIQUIDACION DE

RECAUDOS Y APROBARLOS

GESTIONAR LOS

INFORMES DE LA COBRANZA, LA CARTERA

Y EL RECAUDO Y LA FORMA CON QUE SE

PAGARÁ A LA

CONTRAPARTE

Flujograma del subproceso Pago de Comisiones y Retribuciones (APS)

Soci

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PROCESO Pago de comisiones y retribuciones



ÁREAS RESPONSABLES Facturación y recaudo

VALIDAR LAS

CONCILIACIONES DE EMISIONES, RECAUDOS Y

LAS CUENTAS BANCARIAS

EXPEDIR LAS CUENTAS Y

CERTIFICADOS DE COBRO CON LAS RETRIBUCIONES O

COMISIONES POR PRIMA DE LAS PARTES, LA MODALIDAD

DE PAGO, Y AUTORIZACIONES APROBAR LOS

CERTIFICADOS, GESTIONAR LA PROGRAMACIÓN,

REGISTRO Y AUTORIZACIÓN DEL DEBITO, Y REALIZAR LA

TRANSFERENCIA VERIFICAR EL PROCESO

DE PAGO Y SUS SOPORTES, Y REGISTRAR

CONTABLEMENTE LOS HECHOS

¿PRODUCTO

DE TIPO INDIVIDUAL?

SI

NO

VERIFICAR LA ENTRADA O

SALIDA DEL PAGO Y SUS VALORES, EN LAS CUENTAS

BANCARIAS CONTRA LOS INFORMES DE EMISIONES Y

NOVEDADES

APROBAR LOS

CERTIFICADOS DE COBRO Y REALIZAR

LA TRANSFERENCIA

GESTIONAR LA

FACTURACIÓN,LOS PAGOS Y

LOS REGISTROS CONTABLES

Flujograma del subproceso Manejo de Novedades (APS)

TMK

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No

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PROCESO Manejo de novedades

ÁREAS RESPONSABLES Novedades



SI

REVISAR Y REMITIR

LAS NOVEDADES DE LOS CLIENTES

VERIFICAR Y RADICAR LAS

SOLICITUDES Y SUS SOPORTES, REALIZAR LAS

BASES DE DATOS TIPIFICADAS SEGÚN LA

NOVEDAD

¿ES UNA

CANCELACIÓN?

NO

DETERMINAR LAS FECHAS

DE CANCELACIÓN DE LAS POLIZAS Y DEFINIR SI

APLICAN DEVOLUCIONES DE PRIMA

PROCESAR LOS ARCHIVOS EN

COBRA, SQL Y PIMS PARA HACER EFECTIVA LA

CANCELACIÓN Y CALCULAR LA DEVOLUCIÓN NOTIFICAR LAS NOVEDADES A

FACTURACIÓN, RECAUDO Y PAGO DE COMISIONES Y

RETRIBUCIONES, GESTIONAR LOS COBROS O DEVOLUCIONES

QUE APLICAN

VALIDAR LAS POLIZAS Y

HACER LOS ARCHIVOS A LAS QUE SE APLICARA LA

RENOVACIÓN O PERIÓDICA

CONFIGURAR LOS

APLICATIVOS Y LOS JOBS Y

EJECUTAR EL PROCESO DE REEMISIÓN

LEVANTAR Y REGISTRAR

LOS RESULTADOS, ENTREGABLES Y HECHOS

DEL PROCESO DE NOVEDADES

Flujograma del subproceso Servicio al Cliente (APS)

SAC

Lega

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GE



SAC

PROCESO Servicio al cliente

ÁREAS RESPONSABLES

SI

RECIBIR Y

VALIDAR LAS SOLICITUDES

PQR, RADICÁNDOLAS EN LA APP SIES

TIPIFICAR LA PQR, EL

NIVEL DE ATENCIÓN (RIESGO), EL TIEMPO DE

RESPUESTA Y REMITIR A PRODUCCIÓN SI ES UNA

NOVEDAD

¿COMPLEJID

AD MEDIA -ALTA?

NOREVISAR LOS

REQUISITOS DE LA SOLICITUD, DEFINIR

SU COMPLEJIDAD Y LAS ÁREAS

COMPETENTES

APROBAR Y PROVEER LA

SOLUCIÓN Y LA INFORMACION

NECESARIA PARA LA RESOLUCIÓN DE LA PQR

PREPARAR EL COMITÉ DE

CRISIS, CONCERTAR UNA PROPUESTA DE

RESOLUCIÓN DEL CONFLICTO Y CONCILIAR CON LA CONTRAPARTE

ESTABLECER LOS

SCRIPTS, GUIONES Y LAS

PARTICULARIDADES DE LAS

CAMPAÑAS SAC

Flujogramas del subproceso Indemnizaciones (APS)

Sini

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Gar

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ativ

o

MACRO PROCESO

ÁREAS RESPONSABLES Siniestros (indemnizaciones)

Administrar los productos y los servicios

PROCESO Indemnizaciones


RECIBIR Y VALIDAR LOS

SINIESTROS Y SUS SOPORTES Y AUTORIZAR

LA ORDEN DE REVISIÓN EN EL CENTRO DE SERVICIO TÉCNICO

RADICAR LOS SINIESTROS

REPORTADOS Y VALIDAR LOS SOPORTES QUE

PRUEBAN LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO

ANALIZAR Y DETERMINAR SI LA SOLICITUD Y

SUS SOPORTES DEMUESTRAN LA OCURRENCIA DEFINIENDO LA ACEPTACIÓN,

SUSPENSIÓN U OBJECIÓN DE LA SOLICITUD

¿SINIESTRO

DE GE O SOAT?

RECABAR LA INFORMACION

NECESARIA PARA DEFINIR LA ACEPTACIÓN DE LAS SUSPENDIDAS

Y CONSTITUIR LA RESERVA DE LAS ACEPTADAS

VERIFICAR LAS CONDICIONES

DE LAS OBJECIONES, CERTIFICARLAS Y NOTIFICAR

AL CLIENTE Y AL SOCIO DE LA OBJECIÓN DEL SINIESTRO

DIAGNOSTICAR EL VEHÍCULO,

DEFINIR LA ACEPTACIÓN U OBJECIÓN DEL SINIESTRO Y

DETERMINAR SI ES ARREGLO O REEMPLAZO

¿SINIESTRO

RECHAZADO?

SI

NO

SI

NO

REVISAR Y APROBAR LAS

CONDICIONES DE LA INDEMNIZACIÓN

PROPUESTA POR CARDIF

AUTORIZAR Y GESTIONAR LA

INDEMNIZACIÓN QUE RECIBIRÁ EL CLIENTE SINIESTRADO Y

REGISTRAR EL PROCESO Y SUS HECHOS CONTABLES

GESTIONAR LA

FACTURACIÓN,LOS PAGOS Y

LOS REGISTROS CONTABLES

Flujograma del subproceso Incentivos (APS)

Ince

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ÁREAS RESPONSABLES Incentivos



PROCESO Incentivos

AUTORIZAR Y

COORDINAR EL PAGO DE LOS

INCENTIVOS

RECIBIR Y VERIFICAR LOS

ARCHIVOS DE VENTAS Y RECAUDOS EFECTIVOS

CALCULAR Y LIQUIDAR LOS

INCENTIVOS A LOS VENDEDORES QUE ACCEDEN A LA BOLSA,

VALIDAR LAS FORMAS DE PAGO Y GENERAR LA FACTURACIÓN DE LOS

INCENTIVOS DEL MESREGISTRAR

CONTABLEMENTE LOS HECHOS DEL

PROCESO

HACER EL

PAGO DE LOS INCENTIVOS A

LAS FUERZAS DE VENTA

APROBAR LA

FACTURACIÓN DE INCENTIVOS

Flujograma del subproceso Cierre de Operaciones (APS)

Fact

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ÁREAS RESPONSABLES Facturación y recaudo (Cierre de operaciones)



PROCESO Cierre de operaciones

RECABAR LOS INFORMES DE

EMISIONES, NOVEDADES, FACTURACIONES Y

RECAUDOS Y REGISTRARLAS EN LAS APP DE CIERRE

RECABAR LOS INFORMES DEL

SISTEMA TOMADATOS DE IT Y CONTRASTARLOS CONTRA LOS

RECABADOS DE PRODUCCIÓN, NOVEDADES, FACTURACIÓN Y

RECAUDO

CORREGIR LAS

INCONSISTENCIAS Y CONCILIAR LOS INFORMES

RECABADOS HACIENDO LOS REGISTROS Y CARGAS EN

LOS APP CONTABLES

REALIZAR EL

CALCULO Y LA DEFINICIÓN DE

LAS RESERVAS TÉCNICAS

VALIDAR LA INFORMACION

DE LA FACTURACIÓN Y LOS RECAUDOS Y CRUZAR LA

INFORMACION CON EL REPOSITORIO DE CARTERA

REALIZAR LOS AUXILIARES Y LOS

INFORMES DE CARTERA, PRODUCCIÓN Y RECAUDO,

APROBARLOS CON PRODUCCIÓN, FRACTURACIÓN Y RECAUDO Y

HACER EL CIERRE DE OPS

ANALIZAR LOS INFORMES DE

CIERRE CONTRA LOS REGISTROS CONTABLES Y

GENERAR INFORMES CONTABLES DEL PROCESO

CONCILIAR LOS

INFORMES DE LAS ÁREAS

PRODUCTIVAS, IT, CIERRE Y CALCULAR LOS IMPUESTOS DE

OPERACIONES

7. Flujograma del subproceso Lineamientos Contables (PIN)

Co

ntab

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Administrar y proveer información económica,

PROCESO Lineamientos contables

ÁREAS RESPONSABLES Contabilidad / Planeación


MACRO PROCESO

SOLICITAR LOS

PERMISOS PARA LA CREACIÓN DE

CUENTAS Y PARTIDAS

CONTABLES

CREAR CUENTAS

CONTABLES SIGUIENDO PARAMETROS DE LA SFC,

EVALUAR LOS RIESGOS DE ELLAS Y DEFINIR

AQUELLAS SENSIBLES

ESTABLECER LAS

INSTRUCCIONES PARA EL CARGUE AUTOMÁTICO Y

MANUAL EN LAS CUENTAS POR SUNSYSTEMS, REGISTRAR LAS

CUENTAS NUEVAS

ENTREGAR LA CUSTODIA Y

CONTROL DE LAS CUENTAS A LOS GESTORES

CONTABLES EN LAS ÁREAS

COORDINAR Y CONTROLAR

LA ENTRADA DE REGISTROS EN SUNSYSTEMS,

REVISANDO EL NIVEL DE RIESGO DEL ASIENTO

CARGAR

MANUALMENTE Y REVISAR LOS

REGISTROS, SOPORTES DE

CUENTAS DANDO

LA APROBACION DE LOS ASIENTOS

CONTROLAR Y

SEGUIR LOS COSTOS Y GASTOS DE LA

EMPRESA Y SU CONTABILIZACIÓN

SUPERVISAR LAS

SENSIBLES, HACER SUS COMPENSACIONES,

PROVISIONES, RECONCILIACIÓN Y

CERTIFICACIÓN HACIENDO

SU REGISTRO

Flujogramas del subproceso Gestionar los Pagos (PIN)

Teso

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Plan

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PROCESO Gestionar los pagos

ÁREAS RESPONSABLES Tesorería / Contabilidad / Administrativo


MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica, financiera y contable

IDENTIFICAR LOS DÉBITOS A

REALIZAR, HACER LA PROGRAMACIÓN DE LOS

PAGOS Y SUS PROVISIONES

REVISAR INGRESOS Y EGRESOS

PROGRAMADOS, LOS SALDOS EN LAS CUENTAS, HACER EL FLUJO DE CAJA Y

DE ESTE DETERMINAR SI SE DEBEN HACER TRASLADOS, LIQUIDACIONES

O PRESTAMOS DE EMERGENCIA

ESTIMAR LA LIQUIDEZ DE LAS

CUENTAS, REALIZAR LOS TRASLADOS DE FONDOS A LAS

CUENTAS CON DÉBITOS PENDIENTES, Y VERIFICAR LOS

MOVIMIENTOS VERIFICAR LAS FACTURAS A

PAGAR, AUTORIZAR Y REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS PARA EL

PAGO Y REVISAR LOS MOVIMIENTOS EN LAS

CUENTAS Y ACTUALIZAR EL

FLUJO

DREVISAR Y VALIDAR LA

FACTURACIÓN ENTRANTE, REVISANDO

SUS RIESGOSf FINANCIEROS Y DE

COMPLIANCE

GESTIONAR LOS RESULTADOS

E INCONSISTENCIAS, REALIZAR EL REGISTRO

CONTABLE (CAUSACIÓN) DEL PROCESO, REVISAR EL

ESTADO DE LAS CUENTAS

Flujogramas del subproceso Analizar la Información contable (PIN)

Co

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Analizar la información contable

ÁREAS RESPONSABLES Contabilidad


MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica, financiera y contable

PROCESO

REALIZAR LA RECONCILIACIÓN

DE LAS CUENTAS, VERIFICAR Y CERTIFICAR LA CONSISTENCIA

DE LAS CIFRAS DE LOS REGISTROS, AUXILIARES Y

SOPORTES

REVISAR LOS REGISTROS CONTABLES DE

SUNSYSTEMS Y DILIGENCIAR LOS FORMATOS DE CONCILIACIÓN DE

CUENTAS CONTABLES PARA REMITIR A LAS ÁREAS

VERIFICAR LOS FORMATOS Y HACER

LA CONCILIACIÓN DE LA INFORMACION DE PARTIDAS Y

SALDOS EN LAS CUENTAS CONTABLES REMITIENDO LOS

SOPORTES Y AUXILIARES

REVISAR LOS REGISTROS

CONTABLES PARA EL CIERRE CONTABLE Y CERTIFICAR LA

INFORMACION REMITIDA EN LOS FORMATOS DE CONCILIACIÓN Y

RECONCILIACIÓN

ANALIZAR LAS DISFUNCIONES

CONTABLES DE LOS REGISTROS DE SUNSYSTEMS Y EMITIR

INFORME DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS REGISTROS Y

CUENTAS

Flujograma del subproceso Gestionar y Proveer Información Financiera (PIN)

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ÁREAS RESPONSABLES


MACRO PROCESO Administrar y proveer información económica,

PROCESO Gestionar y proveer información financiera

Tesorería

DESCARGAR LOS

MOVIMIENTOS DE PRODUCTOS BANCARIOS,

CORROBORAR QUE SALDOS CONCUERDEN

CON LOS DÉBITOS,

CRÉDITOS Y SALDOS PREVIOS

IDENTIFICAR COSTOS,

GASTOS Y RENDIMIENTOS EN LAS CUENTAS BANCARIAS

CON LOS MOVIMIENTOS Y DESCARGAR LOS EXTRACTOS

CRUZAR LOS REGISTROS DE LAS

CUENTAS CONTRA LOS EXTRACTOS, Y CORROBORAR QUE

LOS SALDOS Y MOVIMIENTOS EN AMBOS REPORTES SEAN IGUALES

TOTALIZAR EN INFORME LOS

GASTOS, COSTOS Y RENDIMIENTOS BANCARIOS DE

LAS CUENTAS, ADEMÁS DE OTROS CARGOS Y CONCILIAR

CONTABLEMENTE EL INFORME

Flujograma del subproceso Gestionar y Proveer Información Contable (PIN)

Co

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ÁREAS RESPONSABLES Contabilidad / tesorería

PROCESO Gestionar y proveer información contable



VERIFICAR LA FACTURACIÓN Y

SUS ENTREGABLES, REGISTRARLA

CONTABLEMENTE, ASÍ MISMO LAS PROVISIONES Y

LIBERACIONES DEL PAGO

RECIBIR Y VERIFICAR LOS INFORMES

DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES, Y CAUSAR CONTABLEMENTE LOS

HECHOS EN SUNSYSTEMS

GESTIONAR LAS FACTURAS DEL

GRUPO BNP, CALCULAR LOS IMPUESTOS O VALORES A PAGAR

O COBRAR, Y CAUSAR CONTABLEMENTE EN

SUNSYSTEMS

CONCILIAR (RECONCILIAR) LA

INFORMACION DE LOS REGISTROS CONTABLES

CONTRA LAS BASES DE DATOS, EXTRACTOS O

REGISTROS Y LOS SOPORTES

DE LAS ÁREAS A CARGO, ENTIDADES BNP O BANCOS

PLANEAR LAS ACTIVIDADES Y

CRONOGRAMAS DEL CIERRE CONTABLE, NOTIFICAR A LAS

ÁREAS QUIENES TRANSMITIRÁN LA

INFORMACION A CARGAR EN

SUNSYSTEMS

VERIFICAR Y CARGAR LOS INFORMES DE

CIERRE CONTABLE REVISANDO LOS DE PRODUCCIÓN Y RECAUDO,

INVERSIONES, RESERVAS ACTUARIALES, CARTERA, CUENTAS BANCARIAS Y

NOMINA

HACER EL BALANCE MENSUAL Y LOS

ESTADOS FINANCIEROS, REVISANDO LAS CIFRAS, LAS VARIACIONES Y

RESULTADOS DEL PERIODO Y AJUSTAR LAS CIFRAS PARA REPORTE

A ENTES DE CONTROL

REVISAR EXTRACTOS DE LAS

CUENTAS BANCARIAS DE CARDIF, IDENTIFICAR

COSTOS/GASTOS O RENDIMIENTOS BANCARIOS,

CAUSAR EN SUNSYSTEMSAUTORIZAR PROGRAMAR

Y REALIZAR LAS PROVISIONES O LOS

PAGOS, SURGIDOS DE LA FACTURACIÓN DE LA

EMPRESA

Flujograma del subproceso Gestionar y Proveer Información Técnica (PIN)

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PROCESO Gestionar y proveer información técnica

ÁREAS RESPONSABLES Planeación / Actuaria

CALCULAR A LOS

PRODUCTOS: FECHAS DE INICIO Y FIN DE VIGENCIA DE

PRODUCCIÓN, CÁMARA DE COMPENSACIÓN, Y REMITIR

A ÁREAS OPERATIVAS

CALCULAR LA PRIMA DEVENGADA

POR PRODUCTO, RESERVAS DE PRIMAS NO DEVENGADAS,

COMISIONES Y RESERVAS DIFERIDAS, SINIESTROS PAGADOS

Y RESERVA DE AVISADOS

VERIFICAR Y

CONCILIAR LOS RESULTADOS CON LAS

BD CONTABLES DE PRODUCCIÓN Y

SINIESTROS

CALCULAR RESERVAS DE

SINIESTROS INCURRIDOS/NO REPORTADOS, DE

PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES,

EL MODELO DE RENTABILIDAD

VALIDAR LOS ESTADOS

PARA HACER PRESENTACIÓN DE

ELLOS A EL COMEX, ENTES DE CONTROL Y

CASA MATRIZPREPARAR LAS

ACTIVIDADES Y CRONOGRAMAS DE CIERRE

Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

RECABAR DE ACTUARIA

LA INFORMACION DE PRIMAS EMITIDAS,

SINIESTROS PAGADOS, RESERVAS TÉCNICAS, Y HACER ESTIMACIONES

DEL MES

DESCARGAR LOS

INFORMES CONTABLES, REVISAR AMBAS

FUENTES, CARGAR LA INFORMACION EN LOS

REPOSITORIOS DE

PERDIDAS Y GANANCIAS

INCLUIR EN EL PYG LOS

COSTOS Y GASTOS DEL PERIODO, REVISAR CONTRA

REGISTROS CONTABLES, AJUSTARLO Y ELABORAR LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA

COMPAÑÍA

HACER Y EXPLICAR LA EVOLUCIÓN DEL RESULTADO

TÉCNICO, PARA CUMPLIMIENTO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, AL CALCULAR LOS INGRESOS NETOS

DE LA OPERACIÓN ASEGURADORA (PRIMAS DEVENGADA-COMISIONES DEV-SINIESTRO INCU--

PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES)

Flujograma del subproceso Gestionar los Requerimientos Externos de Información (PIN)

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Contabilidad (Impuestos) / planeación / actuaria



PROCESO Gestionar los requerimientos externos de información

ÁREAS RESPONSABLES

PREPARAR LAS

ACTIVIDADES Y CRONOGRAMAS DE CIERRE

PARA LAS PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS

ELABORAR Y REVISAR LOS FORMATOS DE

PRIMAS DEL PERIODO, CAPITAL DE FUNCIONAMIENTO, RESULTADO TÉCNICO,

CONTROLES DE LEY Y DE RIESGOS, PRIMAS POR RECAUDAR, RESERVAS EN CURSO Y

COMPOSICIÓN ACCIONARIA

CON LOS ENTREGABLES Y

SOPORTES LLENAR LOS FORMATOS, GENERAR Y VERIFICAR

INFORMES DE CIERRE CONTABLE DEL PERIODO, LAS DECLARACIONES

TRIBUTARIAS Y SUS PAGOS

REVISAR Y VALIDAR LOS

ESTADOS FINANCIEROS A REMITIR A LOS ENTES Y

HACER REPORTE Y TRANSMISIÓN POR LOS CANALES DISPUESTOS

8. Flujograma del subproceso Cotización de Productos, Servicios y Selección de Proveedor (GLO)

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PROCESO Cotización de productos o servicios y selección de proveedor

ÁREAS RESPONSABLESAdministrativo (Outsourcing) / Seguridad Global / Compliance /

Control Permanente / Actuaria


MACRO PROCESO Gestionar la logística

REVISAR LAS

SOLICITUDES DE CONTRATACIÓN DE

PRODUCTOS O SERVICIOS, DILIGENCIAR DELEGATION CHECKLIST

REALIZAR LAS

CONVOCATORIAS PARA CONTRATAR LOS

BIENES O SERVICIOS SOLICITADOS POR

MEDIO DE LOS RFX,

SELECCIONAR LA OPCIÓN CON

LAS MEJORES CALIFICACIONES Y APTITUDES DE IDONEIDAD

PARA EL SERVICIO, ADEMÁS DE QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS Y AVAL DEL

STAKEHOLDER

CONTROLAR LA EJECUCIÓN DE

LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATO POR EL PROVEEDOR

Y TAMBIÉN LOS REQUISITOS DE LOS STAKE HOLDER, VIGILAR LOS

RIESGOS DE LA RELACIÓN

COMERCIAL Y LOS KPI

DEFINIR EL NIVEL DE

RIESGO POR EL IMPACTO QUE PUEDE TENER EL BIEN

(PRODUCTO O SERVICIO) EN EL RESULTADO DE LAS

OPERACIONES

RECABAR INFORMACIÓN PARA

EVALUAR EL PERFIL DE RIESGO DE LOS CANDIDATOS Y

DETERMINAR LA IDONEIDAD DE LAS OFERTAS RECIBIDAS

POR NIVEL DE CUMPLIMIENTO

DE REQUISITOS Y COSTOS

REALIZAR LAS IVESTIGACIONES

DE RIESGOS Y COMPLIANCE, TRAZAR LOS PARAMETROS DE

CONTRATOS, ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD Y LOS ANS

Flujograma del subproceso Gestión de Contratación de Productos y Servicios (GLO)

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PROCESO Gestión y contratación de productos y servicios

ÁREAS RESPONSABLES Administrativo / Outsourcing


REVISAR LAS SOLICITUDES DE

ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS DE LAS ÁREAS, LA APROBACIÓN POR SU

GERENCIA, LAS CARACTERÍSTICAS DE COMPRA Y CONTRATACIÓN, Y ANÁLISIS

DE RIESGO E IDONEIDAD PREVIO

CON LAS ÁREAS SOLICITANTES

HACER ORDENES DE COMPRA, SEGUIR EL CUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS (KPI) Y LOS SERVICIOS DE LOS

PROVEEDORES

SELCCIONAR AL

PROVEEDOR, CREARLO Y TIPIFICARLO EN

LAS BASES DE DATOS DE REGISTRO DE PROVEEDORES

VALIDADOS POR EL AREA

VERIFICAR LA INFORMACIÓN LEGAL

DEL PROVEEDOR Y LA DOCUMENTACIÓN NORMATIVA DE LA

SCF, CÁMARA DE COMERCIO Y OTROS ENTES, REVISAR Y APROBAR EN LAS LISTAS DE VIGILANCIA COMPLIANCE

ANALIZAR LA INFORMACIÓN, PROPUESTA

OPERATIVA Y COTIZACIÓN REMITIDAS POR EL PROVEEDOR A LOS RFP Y

DETERMINAR CLAUSULAS DE LA ADQUISICION EN BASE AL PERFIL DE

RIESGO PARA HACER LA CONTRATACION

dDISEÑAR Y AJUSTAR

LA PAPELERÍA Y LOS FORMATOS

RELACIONADOS CON LA VIDA DEL PRODUCTO

REALIZAR LA GESTION

PARA EL ALISTAMIENTO, IMPRESION Y

DISTRIBUCION DE LA PAPELERIA DE LAS POLIZAS VENDIDAS A LOS CLIENTES

Flujograma del subproceso Gestión Administrativa de Bienes (GLO)

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Gestionar la logística

PROCESO Gestión administrativa de bienes

ÁREAS RESPONSABLES Administrativo / Secretaria general


MACRO PROCESO

REGISTRAR EN LAS BD DE

SECRETARIA, LA CORRESPONDENCIA Y LOS

ACTIVOS ENTRANTES, NOTIFICAR A ADMINISTRATIVO,

A LOS COLABORADORES

RESPONSABLES ACTUALIZAR LOS CRONOGRAMAS

DE SEGUROS DE ADQUISICIONES, REGISTRAR EN LAS BD INTERNAS,

TRAMITAR EL PAGO DE PÓLIZAS, ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN Y

SOPORTE DEL SEGURO

PARA LA CORRESPONDENCIA

RECIBIDA, RADICAR LA INFORMACIÓN DE

REMITENTE, DESTINATARIO, E INFORMACIÓN DE LAS

CARACTERÍSTICASINSPECCIONAR EL CORRECTO

FUNCIONAMIENTO DE LOS ACTIVOS, INGRESAR EN LAS BD DE

ACTIVOS, ASIGNAR UN ID, ROTULAR EL CUERPO DEL OBJETO,

Y GESTIONAR SUS SEGUROS

VALIDAR LOS FORMATOS DE

SOLICITUD DE CUSTODIA EN CAJA FUERTE, REGISTRAR LAS

BD DE ACTIVOS EN CUSTODIA, ASIGNAR NUMERACIÓN Y

ALMACENAR EN CAJA

¿SE ACEPTA LA

CORRESPONDENCIA?

NO

SI

VERIFICAR LAS CONDICIONES

DE LOS ACTIVOS IT RECIBIDOS, HACER REGISTRO E

INVENTARIO DE ELLOS, CONFIGURAR Y APLICAR

MEDIDAS DE SEGURIDAD IT

Flujograma del subproceso Gestión de la Facturación y sus Pago (GLO)

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PROCESO Gestión de la facturación y los pagos

ÁREAS RESPONSABLES Administrativo / Tesorería / Contabilidad



VERIFICAR LAS FACTURAS Y

SOPORTES, REGISTRAR EN GCI LOS SOPORTES, MONTOS, ÁREAS,

RESPONSABLES Y CONTRAPARTES, REVISAR ESTA INFORMACIÓN EN LAS LISTAS DE VIGILANCIA Y RESTRICTIVAS

VERIFICAR LA INFORMACIÓN CONTABLE DE

FACTURACIÓN, SOPORTES Y AUXILIARES, CAUSAR CONTABLEMENTE EN

SUNSYSTEMS, CUSTODIAR LAS COPIAS FÍSICAS DE LA DOCUMENTACIÓN, APROBAR

EL APROVISIONAMIENTO Y PAGO

VERIFICAR Y VALIDARLAS

SOLICITUDES DE ANTICIPOS, REEMBOLSOS, PAGOS DE

GASTOS DE VIAJES Y OTRAS ACTIVIDADES DE LAS ÁREAS,

GESTIONAR ESTA FACTURACIÓN

REGISTRAR EN GCI EL PAGO DE LAS

FACTURAS, Y SUS SOPORTES, REALIZAR LA CONCILIACIÓN DE LOS ASIENTOS, CUENTAS,

MOVIMIENTOS, CONSTITUCIONES Y REINTEGROS CONTABLES DE LA CAJA

MENOR Y ACTIVOS FIJOS

REALIZAR DESEMBOLSOS

PROGRAMADOS Y AUTORIZADOS POR LAS

GERENCIAS, USANDO, SI ALCANZAN, LOS FONDOS DE

LA CAJA MENOR

REALIZAR EL APROVISIONAMIENTO Y

PAGO DE LA FACTURACIÓN A PARTIR DE LAS CUENTAS DISPUESTAS Y LOS

MEDIOS DE PAGOS PACTADOS CON LAS CONTRAPARTES, REALIZAR LOS

REGISTROS DE LOS DÉBITOS HECHOS

EVALUACION DE RIESGOS

DE LA FACTURACION A PAGAR Y AUTORIZACION

DE LOS JEFES RESPONSABLES EN LAS

AREAS

¿SE ACEPTAN LOS RIESGOS

DE LA CONTRAPARTE Y LA FACTURA A PAGAR?

NO

SI

9. Flujograma del subproceso Gestionar los Riesgos (ARI)

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ÁREAS RESPONSABLESControl permanente / Actuaria (Dirección de riesgos financieros y de

mercado) / Tesorería / Planeación


MACRO PROCESO

PROCESO Gestionar los riesgos

Administrar los riesgos

VIGILAR Y CONTROLAR LA

IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO Y

CONTRAPARTE, APLICADO A LOS SOCIOS Y PROVEEDORES

IDENTIFICAR Y REGISTRAR EN GCI

LOS RIESGOS OPERATIVOS A LOS QUE ESTA EXPUESTA LA EMPRESA,

SIGUIENDO EL MAPA DE PROCESOS, EN COLABORACIÓN DE

LAS ÁREAS RESPONSABLES

VERIFICAR LA EXPOSICIÓN A

RIESGOS DE CRÉDITO Y LA APLICACIÓN DE LAS

POLÍTICAS INTERNAS DE GESTION DE RIESGO EN LOS

PROCESOS DE EMISION,

COBRO, RECAUDO Y MANEJO DE CARTERA

MORA SEGÚN ESQUEMA GRUPAL O INDIVIDUAL

PROCEDIMIENTOS DE

CONOCIMIENTO & EVALUACIÓN DE SOCIOS-FACILITADORES DE

NEGOCIO, SARLAFT, CONTRATOS Y ACUERDOS, Y MANUALES DE

PROVEEDORES OUTSOURCING

PROCEDIMIENTOS DE

EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO-CONTRAPARTE

(FINANCIERAMENTE) Y DE COTIZACIÓN ACTUARIAL DE

PRODUCTOS

¿SE APRUEBA

EL PERFIL DE RIESGO?

NO SI

PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y

RECAUDO (INDIVIDUAL Y GRUPAL), MANEJO DE NOVEDADES, CIERRE DE

OPERACIONES, APROVISIONAMIENTO DE CARTERA Y CONFORMACIÓN DE

RESERVAS TÉCNICAS

MEDIR Y CALIFICAR LOS RIESGOS CON

LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Y DE IMPACTO, APLICAR CONTROLES

PARA MITIGAR LAS PROBABILIDADES Y DISEÑAR PLANES PARA TRATAR LA

MATERIALIZACIÓN

REGISTRO Y CONTROL DE LOS

INCIDENTES, MONITOREAR LOS PLANES DE ACCIÓN, ACTUALIZAR

LOS RIESGOS, CONTROLES Y PLANES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

ELLOS EN GCI

DEFINIR CONTROLES DE

PRIMER Y SEGUNDO NIVEL PARA EL CONTROL DE

CUENTAS SENSIBLES, ENTRADAS MANUALES Y

CONCILIACIONES BANCARIAS

ANALIZAR LAS CONCILIACIONES

BANCARIAS, CUENTAS SENSIBLES, USUARIOS Y

ENTRADAS EN SUNSYSTEMS REVISANDO LOS SALDOS,

MOVIMIENTOS, ASIENTOS Y

REVISAR SEMANALMENTE EL FLUJO DE

CAJA, AL IGUAL QUE LAS SEÑALES DE ALERTA DE RIESGO DE LIQUIDEZ, Y

EVALUAR EL ESTADO DE LAS RESERVAS TÉCNICAS VS CAPITAL DISPONIBLE,

INVERSIONES, PATRIMONIO Y PASIVO

EVALUAR LOS RIESGOS ASOCIADOS A LA SOLVENCIA

COMO DETERIORO DEL VALOR DE INVERSIONES DE CAPITAL, RESERVAS TÉCNICAS O INCUMPLIMIENTO DE

LAS TRANSACCIONES Y TÍTULOS, REVISAR LA GESTION DE TESORERÍA Y EL ADMINISTRADOR DEL

PORTAFOLIO CONFORME A LOS LINEAMIENTOS

INTERNOS MONITOREAR LA EVOLUCIÓN DE LOS

RIESGOS Y PLANES DE MITIGACIÓN INHERENTES A LAS OPERACIONES

DE LA EMPRESA CON CONTROL PERMANENTE, COMPLIANCE, SEGURIDAD

GLOBAL, OUTSOURCING Y ACTUARIA

REVISAR, PROBAR LOS

RIESGOS RESIDUALES ALTOS, MONITOREAR Y EVALUAR

PERIÓDICAMENTE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LA

MEDIDAS DE CONTROL

CONTROLAR LOS RIESGOS DE LIQUIDEZ EN

LOS MOVIMIENTOS EN ÁREAS CON RECAUDOS Y PAGOS, ASÍ COMO

MOVIMIENTOS DIARIOS DE LA EMPRESA, DE MERCADO, EN EL PORTAFOLIO DE INVERSIONES, RECURSOS Y RESERVAS

ADMINISTRAR Y CONTROLAR LOS RECURSOS DE

CAPITAL Y RESERVAS SIGUIENDO LAS MEJORES ALTERNATIVAS DE INVERSIÓN, AL COTIZAR,

APROBAR Y ADQUIRIR TÍTULOS CONFORME A NORMATIVA Y VIGILANDO EL MANEJO DEL

ADMINISTRADOR DEL PORTAFOLIO

Flujograma del subproceso Velar por la Ética del negocio (ARI)

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ÁREAS RESPONSABLES Compliance


MACRO PROCESO Administrar los riesgos

PROCESO Velar por la ética del negocio

INSTAURAR EL CÓDIGO DE CONDUCTA

Y SUS PENALIDADES POR INFRACCIÓN, LOS MECANISMOS DE SEGUIMIENTO

DE COMITÉS DE CONTROL INTERNO, Y LOS SISTEMAS PARA ADMINISTRAR RIESGOS DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN

IDENTIFICAR, EVALUAR Y CALIFICAR

RIESGOS AL/FT EN BASE A LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

OFRECIDOS, LOS DETALLES DE LAS OPERACIONES, CARACTERÍSTICAS

DEL CLIENTE O SOCIO Y LOS CANALES

ESTABLECER PARAMETROS PARA DETECTAR Y

CONTROLAR NUEVAS RELACIONES (INDIVIDUOS O EMPRESAS) CON POSIBLES RIESGOS COMO

CONTACTO CON PAÍSES CON EMBARGOS, INDIVIDUOS CON FONDOS CONGELADOS,

LAVADO DE DINERO, FRAUDE FISCAL O LAFT

EN LA APP VIGILANTE INVESTIGAR RIESGOS EN

PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS (PERFILES PÚBLICOS O PRIVADOS PROPENSOS A CORRUPCIÓN Y

LAVADO), EN RELACIÓN A USUFRUCTUARIOS, ACCIONISTAS, REPRESENTANTE LEGAL, O DIRECTIVOS DE EMPRESAS CON LAS QUE SE HAY POSIBILIDAD DE HACER DETERMINAR EL NIVEL DE RIESGO USANDO EL KYC CON

SOCIOS, INTERMEDIARIOS O PROVEEDORES, AL RECABAR INFORMACION PARA CONOCERLES Y ANALIZARLES

(DOCUMENTACIÓN LEGAL, CONSULTAS DE APLICATIVOS DE VIGILANCIA Y LISTAS RESTRICTIVAS, ESTADOS

FINANCIEROS, COMPOSICIÓN ACCIONARIA, BD PRIVADAS Y

PUBLICAS DE CALIFICACIÓN DE RIESGO, LA SFC, LISTAS VIGILANCE Y PEP, WORLDCHECK Y DUEDILIGENCE)

DETERMINAR LA VERACIDAD DE LA INFORMACION DE LAS

CONTRAPARTES (DIRECTIVAS, COMPOSICIÓN ACCIONARIA Y ADMINISTRATIVA) HACER VISITAS DE

VERIFICACIÓN, REALIZAR LA EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTO DE SOCIOS (KNOW YOUR CUSTOMER),

EVALUAR LA INFORMACION, EMITIR UN CONCEPTO

CALIFICANDO LA SENSIBILIDAD Y RIESGO AL QUE SE EXPONE CON LA RELACIÓN, PARA QUE LOS COMITÉS DEN

DESPLEGAR CONTROLES PARA REGULAR Y

PREVENIR RIESGOS ASOCIADOS A LA SEGURIDAD FINANCIERA DE LA ENTIDAD EN

LA GESTION DE SUS CONTRATOS, FACTURAS, CUENTAS Y DIVISAS FORÁNEAS,

CON SOCIOS, PROVEEDORES U OTROS

ADELANTAR CON LOS EMPLEADOS Y LOS

SOCIOS LA DECLARACIÓN DE ACTIVIDADES EXTERNAS, VALIDAR QUE NO HAYAN

CONFLICTOS DE INTERESES Y SEGUIR EL SISTEMA DE REPORTE DE INCUMPLIMIENTO

E IRREGULARIDADES EN CONDUCTA

CONTROLAR Y REVISAR EL NIVEL

DE RIESGO DE LAS CONTRAPARTES, Y EL

CUMPLIMIENTO CON LAS NORMATIVAS DE COMPLIANCE

DEL GRUPO BNPP

PROCESO DE DESARROLLO DE PRODUCTOS Y

SERVICOS, OUTSOURCING, CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS, DONDE SE REQUIERE

CONOCER E INVESTIGAR LOS RIEGOS LAFT ( COMPLIANCE DE LA CONTRPARTE A

RELACIONARSE)

CONTRATACION Y RELACIONAMIENTO CON LA

CNTRAPARTE (SOCIO, INETRMEDIARIO, PROVEEDOR) DESARROLLO DE RELACIONES

COMERCIALES CON EL (O ADQUSICION DE BIENES Y SERVICIOS)

Flujograma del subproceso Gestionar la Seguridad de las Personas y los Bienes (ARI)

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PROCESO Gestionar la seguridad de las personas y los bienes

ÁREAS RESPONSABLES Administrativo



SOLICITAR POR MEDIO DE CORREO LA TARJETA

DE ACCESO DEL NUEVO FUNCIONARIO, PROVEEDOR INHOUSE, O UN TERCERO,

ADJUNTANDO EL NOMBRE, IDENTIFICACIÓN, HORARIOS, LUGARES DE ACCESO, ÁREA Y

RESPONSABLES, ENTRE OTROS.

REVISAR SOLICITUDES Y CONDICIONES

CONTRACTUALES DE LA PERSONA, GERENCIAS Y FUNCIONARIOS ENCARGADOS, LUGARES DE

ACCESO Y HORARIOS PERMITIDOS, CONSIGNAR LA INFORMACION EN INTEGRA 32, REGISTRAR EL NUMERO DE LA TARJETA Y EL UID A LA PERSONA

DAR AUTORIZACIÓN DE INGRESO, CONTROLAR

LA ASIGNACIÓN Y ENTREGA DE BIENES FÍSICOS Y ACTIVOS BRINDADOS, SUPERVISAR EL USO DE

ESPACIOS Y ACTIVOS FÍSICOS, GESTIONANDO LAS NOVEDADES, DESACTIVACIONES O

BLOQUEOS DE PERMISOS

Flujograma del subproceso Gestionar la Seguridad de la Información (ARI)

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ÁREAS RESPONSABLES Seguridad Global / IT



PROCESO Gestionar la seguridad de la información

HACER INVENTARIO DE LOS DIFERENTES

ACTIVOS DE LA INFORMACION (EQUIPOS IT, USUARIOS, PERFILES, CUENTAS Y ACCESOS)

Y VULNERABILIDADES QUE PUEDAN HABER EN LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD PARA LA

PROTECCIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIONVIGILAR LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y MEDIDAS

DE SEGURIDAD EN LOS EQUIPOS, SERVIDORES, SOFTWARE, DATACENTER, DISPOSITIVOS EXTERNO

DE ALMACENAMIENTO, PORTÁTILES Y OTROS DISPOSITIVOS IT EMPLEADOS PARA EL MANEJO DE

INFORMACION SENSIBLE DEL NEGOCIO

CONTROLAR EL

APROVISIONAMIENTODE USUARIOS (EQUIPO

IT E INFORMACION A LA QUE DA ACCESO) DE

EMPLEADOS,

CUSTODIAR CUENTAS, PERFILES, ACCESOS,

ROLES Y CLAVES DE LOS USUARIOS DE

SISTEMAS CORE DEL

NEGOCIO

INVESTIGAR LOS SISTEMAS DE

SEGURIDAD E IT CON LOS QUE CUENTAN LAS CONTRAPARTES

Y PROVEEDORES CORE CON LOS QUE SE ESTABLECEN

NEGOCIOS

PLANEAR Y COORDINAR EL SISTEMA

DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO, DEPENDIENDO DE LA CRITICIDAD DE

LOS PROCESOS DE LA EMPRESA, LOS FUNCIONARIOS CLAVE, LAS MEDIDAS

Y ACCIONES DE MITIGACIÓN

10. Flujograma del subproceso Soporte Tecnológico (GIT)

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PROCESO Soporte tecnológico

ÁREAS RESPONSABLES IT


MACRO PROCESO Gestión de los sistemas de información

IDENTIFICAR LAS

NECESIDADES TECNOLÓGICAS DE LAS

ÁREAS Y DEFINIR LOS NIVELES DE SERVICIO A BRINDAR POR IT (SLA)

RECIBIR Y VALIDAR LAS

SOLICITUDES DE CREACIÓN Y APROVISIONAMIENTO DE

USUARIOS, Y VERIFICAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS

RECURSOS

ASIGNAR Y DAR PERMISOS PARA

LOS RECURSOS LÓGICOS Y FÍSICOS (IT) Y CREAR LOS USUARIOS, ROLES

Y PERMISOS SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DE LA SOLICITUD

RECIBIR Y ANALIZAR LA

VALIDEZ DE LAS SOLICITUDES DE INSTALACIÓN SOFTWARE

O HARDWARE, VERIFICAR PERMISOS, DISPONIBILIDAD,

HACER LA INSTALACIÓN Y

PRUEBAS

REALZAIR EL

APROVISIONAMIENTO

DE USUARIOS

SREVISAR, VALIDAR Y

REGISTRAR EL RIESGO ASOCIADO A LOS USUARIOS,

ROLES Y PERMISOS DEL FUNCIONARIO

Flujograma del subproceso Desarrollo de Aplicaciones RUN (GIT)

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PROCESO Desarrollo de aplicaciones (RUN)

ÁREAS RESPONSABLES IT (Desarrollo)



RECIBIR LOS TICKETS JIRA CON

LAS SOLICITUDES DE LAS ÁREAS, VALIDAR LAS JUSTIFICACIONES E

INCLUIR EN LOS WORKSHOPS DE PMO REGIONAL

REALIZAR ANÁLISIS TÉCNICO Y

FUNCIONAL DE LOS REQUERIMIENTOS EN BASE AL COSTO-BENEFICIO DEL

DESARROLLO Y DEFINIR LA VIABILIDAD DEL PROYECTO DE MANTENIMIENTO

¿ES

MANTENIMIENTO PIMS?

SI

SE REALIZA EL MANTENIMIENTO DE LAS

APLICACIONES PIMS (ACSELE, UPLOAD, REPORTWEB, SUNSYSTEMS, ETC.) DE

ACUERDO CON LAS DEFINICIONES DE LAS SUBSIDIARIAS

DESARROLLAR LAS

MEJORAS O CORRECCIONES DE

APLICATIVOS LOCALES

INSTALAR EN LOS AMBIENTES DE

DESARROLLO, REALIZAR PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD E INSTALAR

EN AMBIENTE DE PRUEBAS

INSTALAR EL

APLICATIVO FINAL EN EL

AMBIENTE DE PRODUCCIÓN

EJECUTAR PRUEBAS DE

FUNCIONALIDAD COMPLETA DE LAS

APLICACIONES Y ACEPTAR LA SOLUCIÓN

NO

Flujograma del subproceso Administración de Recursos Tecnológicos RUN (GIT)

IT

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PROCESO Administración de recursos tecnológicos (RUN)

ÁREAS RESPONSABLES IT (Infraestructura)



ADQUIRIR, REGISTRAR

(INVENTARIAR) E INSTALAR FÍSICAMENTE LOS EQUIPOS

IT REQUERIDOS PARA LAS OPERACIONES

APLICAR PRUEBAS Y MEDIDAS

DE ENDURECIMIENTO DE SEGURIDAD PARA LOS

EQUIPOS, HACER UN BACKUP FINAL, UBICARLOS Y HACER

SEGUIMIENTO DE ELLOS

APROBAR Y REALIZAR LOS

BACKUP, CAMBIOS, INSTALACIONES,

CONFIGURACIONES (SISTEMAS, REGLAS, PROTOCOLOS) Y

CAMBIOS EN LOS EQUIPOS IT

MONITOREAR EL ESTADO DE LOS

SERVIDORES, SERVICIOS Y EQUIPOS IT, REALIZAR SU MANTENIMIENTO,

CORREGIR FALLAS O ERRORES PRESENTADOS Y HACER PRUEBAS

PERIÓDICAS

ADQUIRIR, REGISTRAR Y

CUSTODIAR LAS CINTAS MAGNÉTICAS QUE SERÁN

CONFIGURADAS Y GRABADAS DATACENTER COMO BACKUP DE

LA INFORMACION SENSIBLE


SOLICITUDES DE SERVICIO IT (JIRA) DE LA ÁREAS, REGISTRARLAS,

ATENDERLAS Y SOLUCIONARLAS DEPENDIENDO DE SU NECESIDAD,

RIESGOS Y VALIDACIÓN

SOLICITUDES DE ATENCION

DE LOS SITEMAS IT DESPLEGADOS EN LAS AREAS

PAR EL DESARROLLO DE SUS PROCESOS

Flujograma del subproceso Diseño de Arquitectura (GIT)

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PROCESO Diseño de arquitectura

ÁREAS RESPONSABLES IT (Desarrollo / Infraestructura y tecnología)




SOLICITUDES Y JUSTIFICACIONES PARA CONFIGURAR O MODIFICAR

LA INFORMACION DE LOS PRODUCTOS (FICHA CONFIGURACIÓN)

REALIZAR CONFIGURACIONES Y

MODIFICACIONES (SCRIPTS O ESTRUCTURAS DE CORRECCIÓN),

SOLICITAR LA COPIA EN LOS AMBIENTES DE DESARROLLO Y PRUEBAS JUNTO CON INFORMACION ENMASCARADA

CREAR EL PERFIL STCP, CÓDIGOS

DE USUARIO Y CLAVES PARA EL SOCIO DE ACUERDO CON LA

NOMENCLATURA DE LA FICHA E INSTALAR STCP CLIENTE EN

SERVIDORES DEL SOCIO

PROGRAMAR LAS TAREAS

AUTOMÁTICAS DE ENVIÓ, REALIZAR PRUEBAS DE ENVIÓ Y

RECEPCIÓN DE ARCHIVOS, Y CERTIFICAR LA FUNCIONALIDAD

DE STCP

CONTROLAR EL FUNCIONAMIENTO DE LAS

COMUNICACIONES Y TRANSFERENCIAS DE STCP (ALMACENAMIENTO EN

REPOSITORIO, CARGA Y VALIDACIÓN DE INFORMACION DE LOS ARCHIVOS

RECIBIDOS EN LOS APLICATIVOS TÉCNICOS

PROBAR EN LOS

AMBIENTES BASADOS EN LA FICHA TÉCNICA,

CERTIFICAR LA FUNCIONALIDAD DEL

PRODUCTO Y LANZARLO EN

PROCESOS DE

IMPLEMENTACION DE NUEVOS PRODUCTOS U

OFERTAS COMERCIALES EN EL ESQUEMA OPERATIVO

DE LA EMPRESA

Flujograma del subproceso Administración de Recursos Tecnológicos CHANGE (GIT)

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PROCESO Administración de recursos tecnológicos (CHANGE)

ÁREAS RESPONSABLESIT (Desarrollo / Infraestructura y tecnología /

Administrador basas de datos)



RECIBIR LOS FORMATOS DE

CONTROL DE CAMBIOS, DISEÑAR Y EVALUAR JUSTIFICACIONES, EL

PLAN DE TRABAJO, Y HACER SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN

Y RESULTADOS

RECIBIR Y AUTORIZAR LAS

SOLICITUDES DE CAMBIO DE AMBIENTES, SURGIDAS DE AJUSTES

DE APLICATIVOS, CALCULAR EL VOLUMEN DE DATOS A MIGRAR Y

EL UMBRAL PERMITIDO

INSTALAR FÍSICAMENTE EL SERVIDOR,

CONFIGURAR SU SISTEMA Y SOFTWARE OPERATIVO (ORACLE, SQL,

PIMS, OTRO), ASÍ COMO PARCHES Y SERVICE PACKS, REALIZAR PRUEBAS Y

VERIFICAR FUNCIONAMIENTO

APLICAR PRUEBAS Y

MEDIDAS PARA ENDURECER LA SEGURIDAD DE LOS

EQUIPOS, HACER BACKUP, UBICARLOS EN SERVER

ROOM Y HACER MONITOREO

APROBAR Y REALIZAR BACKUP,

CAMBIOS, INSTALACIONES, CONFIGURACIONES

(SISTEMAS, REGLAS, PROTOCOLOS) Y CAMBIOS EN LOS EQUIPOS Y SISTEMAS IT

SENMASCARAR DATOS

SENSIBLES, REALIZAR LA MIGRACIÓN DE DATOS,

ESTRUCTURAS Y NOTIFICAR A DESARROLLO

Flujograma del subproceso Desarrollo de Aplicaciones CHANGE (GIT)

PMO

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PROCESO Desarrollo de aplicaciones (CHANGE)

ÁREAS RESPONSABLES IT (Desarrollo)


REALIZAR UN ANÁLISIS TÉCNICO Y

FUNCIONAL DEL REQUERIMIENTO PARA VALORAR LA VIABILIDAD EN

BASE A COSTOS VS BENEFICIOS Y ESTIMAR EL TIEMPO DE TRABAJO

GENERAR UNA PROPUESTA

TÉCNICA CUYAS FUNCIONALIDADES CUMPLAN CON

LOS REQUISITOS DE LA SOLICITUD, DESARROLLAR UN PROTOTIPO CON

LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

IMPLEMENTAR RECURSOS Y

RESPONSABLES PARA CONSTRUIR LA SOLUCIÓN SUS

COMPONENTES, ACCESO DE DATOS E INTERFACES DADOS EN LOS PLANES Y CRONOGRAMAS

INTEGRAR EL PAQUETE DE

SOLUCIONES, EJECUTAR PRUEBAS TÉCNICAS CON EL

USUARIO, CORREGIR ERRORES HALLADOS Y

LANZAR A PRODUCCIÓN

VALIDAR LAS SOLICITUDES DE

PROYECTOS CAMBIOS IT, ESTIMAR RECURSOS, COSTOS Y OTROSÍES EN LOS

COMITÉS DE SEGURIDAD, PROYECTOS (INVERSIONES) Y ARQUITECTURA

ESTUDIAR LA VIABILIDAD DE LAS

SOLICITUDES DE DESARROLLO, CON EL FORMATO BUSSINESS

NEEDS, Y JUSTIFICAR EN COMITÉS, LAS NECESIDADES

QUE SERÁN SATISFECHAS

EVALUAR Y APROBAR LA

VIABILIDAD DEL PROYECTO, LOS PLANES, RECURSOS,

ACTIVIDADES RESPONSABLES, Y MONITOREAR LA REALIZACIÓN,

RESULTADOS Y ÉXITO

¿ES ACEPTADA LA

SOLUCION Y EL PROYECTO DE DESARROLLO IT?

SI

NO

Flujograma del subproceso Testing (GIT)

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PROCESO Testing

ÁREAS RESPONSABLESAutomatización (ingeniería de procesos) /

Estabilización



RECIBIR LAS FICHAS DE CONFIGURACIÓN Y LA

INFORMACION PARA REALIZAR LAS PRUEBAS MANUALES (INDIVIDUAL Y GRUPAL) DE

EMISION, NOVEDADES, PERIÓDICAS, RENOVACIONES, CIERRE POR MADUREZ

FACTURACIÓN Y RECAUDO

REALIZAR LAS PRUEBAS DE FORMA

AUTOMÁTICA POR MEDIO DE UPLOAD Y JOBS, COMUNICAR LAS INCONSISTENCIAS O

REALIZAR LOS CERTIFICADOS QUE GARANTIZAN QUE LOS PRODUCTOS Y

APLICATIVOS FUNCIONAN CORRECTAMENTE

11. Flujograma del subproceso Selección (GRH)

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PROCESO Selección

ÁREAS RESPONSABLES RR.HH.


MACRO PROCESO Gestionar el recurso humano

VALIDAR Y DESCRIBIR EL CARGO

VACANTE, HACER REQUISICIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL PUESTO

Y DILIGENCIAR FORMATOS (REQUISICIÓN PERSONAL,

DESCRIPCIÓN CARGO Y PERFIL)

PRESELECCIONAR PERFILES Y HOJAS DE VIDA

RECIBIDAS, PLANEAR ENTREVISTAS, PRUEBAS Y DILIGENCIAR LOS FORMATOS (DE

ENTREVISTA, POSTULACIÓN Y PROMOCIÓN, CHECKLIST ENTREGA DEL PROCESO DE

SELECCIÓN) Y REMITIR CITAS DE ENTREVISTA REALIZAR LAS ENTREVISTAS,

EVALUAR PERFILES, HACER ENTREVISTAS PARA APLICAR

PRUEBAS CON LOS JEFES SOLICITANTES, PARA CALIFICAR

Y FILTRAR CANDIDATOS

SELECCIONAR

PERFILES, CON LA MAYOR APTITUD,

REQUISITOS, CONOCIMIENTO DEL

CARGO Y EL NEGOCIO,

COMUNICAR LA OFERTA LABORAL AL

SELECCIONADO Y A LAS ÁREAS, APLICARLE LOS FORMATOS DE

REGISTRO Y CONTROL DE RIESGOS AL SELECCIONADO (CHECKLIST, DOCUMENTOS INGRESO DE

PERSONAL, EVALUACIÓN PERIODO DE PRUEBA) Y DILIGENCIAR FORMATO DE

APROVISIONAMIENTO DE USUARIO

SOLICITUD

DE CARGOS VACANTES

EN EL AREA

REVISAR RIESGOS

COMPLIANCE DEL SELECCIONADO, EN LAS

LISTAS DE VIGILANCIA Y RESTRICTIVAS

Flujograma del subproceso Vinculación (GRH)

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PROCESO Vinculación



VERIFICAR LA DOCUMENTACIÓN Y

CARTAS DE ACEPTACIÓN DE APRENDICES, DILIGENCIAR LOS FORMATOS DE

CONTRATACIÓN Y DE AFILIACIONES LABORALES, ENTREGAR DOCUMENTOS

LEGALES AL FUNCIONARIO

REVISAR LA RESOLUCIÓN DE MONETIZACIÓN

DEL CONTRATO, CAPACITARLO EN LOS REGLAMENTOS DE TRABAJO, CÓDIGOS DE ÉTICA

Y POLÍTICAS INTERNAS (HORARIO, DESCANSOS, BENEFICIOS, OBLIGACIONES,

RESPONSABILIDADES, MEDIDAS DE SEGURIDAD)

ELABORAR EL CONTRATO Y OTROSÍES

SIGUIENDO LAS DESCRIPCIONES Y RIESGOS DEL CARGO, APROBARLO CON EL

VINCULADO Y LOS JEFES DEL ÁREA SOLICITANTE, INGRESAR LA INFORMACION DEL CONTRATO Y DEL VINCULADO EN LAS

BD DE RRHH Y LEGALES

ARMAR LA CARPETA DE

HOJA DE VIDA, REMITIR LA INFORMACION DEL

PROCESO AL SENA O A LOS ENTES

GESTIONAR LAS CUOTAS

DE APRENDICES CON EL SENA, E INFORMACION

DEL PROCESO DECONTRATACION

LABORAL A LOS ENTES

NOTIFICAR CON EL ÁREA

EL NUEVO INGRESO, ENTREGARLES LA

DOCUMENTACIÓN, CITAR AL SELECCIONADO, PARA

FORMALIZAR LA

DOCUMENTACIÓN Y LA RELACIÓN LABORAL DEL

CONTRATO

VLIDACION DE LA

CONTRATACION Y FORMALIZACION DE

LA SELECCION

Flujograma del subproceso Inducción (GRH)

RR

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PROCESO Inducción




PLANEAR EL EVENTO DE

INDUCCIÓN O CAPACITACIÓN, PREPARAR LA LOGÍSTICA,

DETERMINAR LOS TEMAS Y CONTENIDOS A TRATAR Y LOS

RESPONSABLES CON LAS

ÁREAS COMPETENTES

DETERMINAR Y COORDINAR

LOS RECURSOS NECESARIOS, PROGRAMACIÓN,

CRONOGRAMA, ACTIVIDADES Y TEMAS DE

EXPOSICIÓN Y LA

EVALUACIÓN A HACER

REALIZAR EL EVENTO,

REVISANDO LOS RECURSOS PARA LA

EJECUCIÓN, HACER SEGUIMIENTO DE LA

ASISTENCIA, DEL

CRONOGRAMA Y HACER EVALUACIÓN

DEL APRENDIZAJE A LOS ASISTENTES

EVALUAR LOS RESULTADOS DEL

EVENTO, PLANEAR Y EJECUTAR CAPACITACIONES SOLICITADAS

POR ÁREAS O POR NECESIDADES DE FORMACIÓN HALLADAS

Flujograma del subproceso Compensación y Beneficios (GRH)

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PROCESO Compensación y beneficios




REALIZAR Y APROBAR EL CUESTIONARIO

CRP DE REPORTE DE SALARIOS Y COMPENSACIONES (SC), HACER

ESTIMACIÓN PRESUPUESTAL DE NOMINA Y DE LA DEFINICIÓN DE SC

COMUNICAR A LOS

COLABORADORES LOS AJUSTES SALARIALES Y

REGISTRAR LOS DATOS EN LAS BD DE RRHH

VALIDAR CASOS DE AUSENTISMO O

INCAPACIDAD, ORDENAR DESACTIVAR USUARIOS, RECABAR DOCUMENTOS DE

SOPORTE, CARGARLOS EN LAS APPS Y TRAMITAR ANTE LAS ENTIDADES

PRESTADORAS (EPS, ARL O AFINES)

GESTIONAR LAS AUSENCIAS

RECHAZADAS POR LAS ENTIDADES COMPETENTES (INCAPACIDADES),

Y REGISTRAR CONTABLEMENTE COSTOS INCURRIDOS POR

INCAPACIDAD DE LOS EMPLEADOS

PLANIFICAR LAS HORAS EXTRAS (HE)

SEGÚN LA NECESIDAD DEL ÁREA O LA SOLICITUD DE SUS JEFES, VALIDAR LOS

FORMATOS DILIGENCIADOS DE HE Y REGISTRAR LAS NOVEDADES DE

NOMINA Y SUS ASIENTOS CONTABLES

VALIDAR ACTAS DE ENTREGA DE PUESTO,

AUTORIZAR LA ACTIVACIÓN DEL MENSAJE DE AUSENCIA Y SUSPENSIÓN DE CORREO, USUARIOS,

ACCESOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS, REGISTRAR Y APROBAR EL PAGO DEL SALARIO VACACIONAL, Y

APLICAR LA POLÍTICA DE BLOCK LEAVE

REGISTRAR O MODIFICAR LOS DATOS

DEL EMPLEADO O SU CONTRATO, COMO ASISTENCIAS, NOVEDADES,

HORAS EXTRAS, AUSENTISMO, PAGOS, VACACIONES, DESCUENTOS, OTROS

DEDUCIBLES O BONOS

GENERAR EL REPORTE DE NOMINA

Y PRESTACIONES SOCIALES YA LIQUIDADAS, VALIDAR LA

INFORMACION CONSIGNADA, Y DAR LOS PERMISOS A LAS

ORDENES DE GIRO

GENERAR Y VALIDAR

EL ARCHIVO DE PAGO DE NOMINA Y LAS

ORDENES DE PAGO A LOS EMPLEADOS

HACER EFECTIVOS LOS

GIROS, GENERARSOPORTES Y

REGISTROS CONTABLES DE CIERRE

REGISTRAR LOS

SOPORTES DE LAS TRANSACCIONES, HACER

ASIENTOS Y CONCILIACIÓN

CONTABLE DEL PROCESO

SELECCIONAR O CORREGIR

DÍAS DE VACACIONES , REVISAR Y APROBAR A

TRAVÉS DEL SISTEMA DE AUTOGESTIÓN

SOLICITAR LAS HORAS

EXTRAS, AUSENTISNOS Y OTRAS NIVEDADES

DE NOMINA DE LOS RRHH

Flujograma del subproceso Seguimiento del Desempeño, la Formación y el Desarrollo (GRH)

RR

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PROCESO Seguimiento del desempeño, formación y desarrollo


ESTABLECER OBJETIVOS

ESTRATÉGICOS, COMUNICAR A LOS COLABORADORES Y

TRAZAR CON ELLOS LOS OBJETIVOS INDIVIDUALES DEL

AÑO

SUPERVISAR EL DESEMPEÑO Y

CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS DEL PERSONAL, REUNIRSE CON

ELLOS, EVALUAR EL AVANCE DE OBJETIVOS, Y ESTABLECER

ACCIONES DE MEJORA

CADA AÑO EVALUAR EL DESEMPEÑO

CON LOS COLABORADORES Y SU JEFE DIRECTO Y DEFINIR LAS

COMPENSACIONES DE ACUERDO CON LOS RESULTADOS

CON LOS RESULTADOS DE LAS

EVALUACIONES DE DESEMPEÑO Y LAS SOLICITUDES DE JEFES DE

ÁREA, RECOLECTAR LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN Y

REGISTRARLAS

CONSOLIDAR Y PRIORIZAR LAS

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN URGENTES Y CREAR CATÁLOGOS

DE FORMACIÓN, EN LAS HERRAMIENTAS DIGITALES

DISPUESTAS IMPLEMENTAR, LANZAR Y

COMUNICAR A LOS COLABORADORES LOS MÓDULOS DE CAPACITACIÓN Y

DETERMINAR EL APRENDIZAJE POR MEDIO DE EVALUACIONES

12. Flujograma del subproceso Gestión de Implementación y Cumplimiento Normativo (GLE)

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PMO

PROCESO Gestión de implementación y cumplimiento normativo

ÁREAS RESPONSABLES Legal / PMO

MACRO PROCESO Gestión legal


VIGILAR EN MEDIOS DE

COMUNICACIÓN CONTENIDOS SOBRE LA

ACTIVIDAD ASEGURADORA O ACTIVIDADES QUE PUEDEN

AFECTAR LOS NEGOCIOS CELEBRAR REUNIONES CON LAS

GERENCIAS DE ÁREAS QUE SE VEN AFECTADAS POR CAMBIOS

NORMATIVOS, PLANEAR ACTIVIDADES, RECURSOS Y CRONOGRAMAS, PARA DESARROLLAR LOS CAMBIOS DE LEY

SUPERVISAR LA IMPLEMENTACIÓN

DE CAMBIOS, EJECUCIÓN, APLICACIÓN DE PRUEBAS Y

ACREDITAR EL CUMPLIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN Y RESULTADOS

ANTE LOS ENTES

Flujograma del subproceso Gestión de Litigios y Asesoría Legal Externa (GLE)

Co

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PROCESO Gestión de litigios y asesoría legal externa

ÁREAS RESPONSABLES Legal



ANALIZAR Y DETERMINAR EL

NIVEL DEL RIESGO AL QUE SE EXPONE LA EMPRESA, ESTIMAR

LOS GASTOS LEGALES Y LA SEVERIDAD DEL CONFLICTO O DE LAS CONSULTAS LEGALES

COMUNICAR LOS POSIBLES

GASTOS, HACER LAS RESERVAS Y PROVISIONES

ECONÓMICAS ESTIMADAS PARA EL PROCESO LEGAL

ESCOGER FIRMAS DE ABOGADOS

QUE TOMARÁN EL PROCESO, REVISARLA EN LISTA DE FIRMAS

PERMITIDAS POR CASA MATRIZ, REVISAR COSTOS Y LA POLIZA

RESPONSABILIDAD CIVIL

SELECCIONAR A LA FIRMA, DAR A

CONOCER LOS DETALLES DEL CASO O LAS CONSULTAS HECHAS, REGISTRARLA,

HACER CONTRATOS, PODERES DE OTORGAMIENTO, REPRESENTACIÓN Y POLIZAS DE RESPONSABILIDAD CIVIL

CONTROLAR EL DESARROLLO DEL

PROCESO Y LOS INFORMES DE LA FIRMA, HACER PROYECCIONES DE

PROVISIÓN ECONÓMICA Y COMUNICAR A ÁREAS CONTABLES

CONTROLAR USANDO MATRICES DE

CONTROL, GENERAR SOPORTE DOCUMENTAL DE SUCESOS, AVANCE,

RESULTADOS Y CIERRE DEL CASO, ANALIZAR LOS RESULTADOS CON LAS

ÁREAS Y CUSTODIAR LOS RESULTADOS

REVISAR RIESGOS COMPLIANCE DE

LAS FIRMAS, AL REVISAR EN LISTAS DE VIGILANCIA Y RESTRICTIVAS, Y

TOMAR MEDIDAS DE CONOCIMIENTO DE CONTRAPARTE

Flujograma del subproceso Gestión de Aspectos Societarios (GLE)

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PROCESO Gestión de aspectos societarios




CONVOCAR REUNIONES, PREPARAR

INFORMES DE DESEMPEÑO DE LAS OPERACIONES, RESOLUCIONES DE

CONSTANZA Y MANIFESTACIONES DE VOTO Y REMITIR A LA ASAMBLEA

GENERAL O JUNTA DIRECTIVA

PREPARAR AGENDA, ORDEN DEL DÍA Y

FECHAS, ENVIAR CONVOCATORIA, DOCUMENTOS, RESOLUCIONES,

MANIFESTACIONES DE VOTO E INFORMACION REQUERIDA PARA QUE MIEMBROS, COORDINADOR DE CANAL

Y REGIONAL DEN SU APROBACION CELEBRAR LA REUNIÓN

Y GRABARLA, RECIBIR LAS MANIFESTACIONES

DE VOTO, ELABORAR Y HACER APROBAR EL

ACTA DE LA REUNIÓN

RECIBIR LAS SOLICITUDES DE

AUMENTO DE CAPITAL SUSCRITO, AUTORIZADO Y SUSCRITO, TRAMITAR

ANTE CASA MATRIZ, COMUNICAR A LOS MIEMBROS, HACER APROBAR DE

ELLOS EL AUMENTO Y NOTIFICAR A SFC

VERIFICAR AUMENTO CON

ENTES DE CONTROL, FORMALIZAR Y ACREDITAR

EN ESCRITURA PUBLICA ANTE NOTARIA, LA CÁMARA

DE COMERCIO Y LA SFC

CELEBRAR REUNIÓN, PARA

APROBAR EL REGLAMENTO DE COLOCACIÓN DE

ACCIONES, Y SOLICITAR A LA SFC LA SUSCRIPCIÓN DE

ACCIONES

COMUNICAR A ACCIONISTAS Y

PUBLICO EN GENERAL LA OFERTA Y EL REGLAMENTO, HACER SUSCRIPCIONES

DE ACCIONES Y ACCIONISTAS, REGISTRAR RESULTADO DE LA OFERTA,

EMITIR CERTIFICADOS, ACTUALIZAR

LOS LIBROS DE ACCIONISTAS Y REPORTAR A LOS ENTES

Flujograma del subproceso Negocios (GLE)

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PROCESO Negocios

RECIBIR SOLICITUDES DE CONTRATOS,

VALIDARLAS, RECABAR LA INFORMACION DE LAS ÁREAS

COMPETENTES, ACTUALIZAR LAS MATRICES DE CONTROL DE SERVICIOS

HACER BORRADORES DE CONTRATOS

Y ACUERDOS, QUE INCLUYAN CONDICIONES YA DEFINIDAS,

REVISARLOS CON LAS ÁREAS, INCLUIR, QUITAR O EDITAR LAS CLAUSULAS SEGÚN LAS INDICACIONES DADAS

HACER REVISAR DEL SOCIO, PROVEEDOR

O CONTRAPARTE, LOS CONTRATOS, ACUERDOS Y SUS CLAUSULAS, RECIBIR

LOS DIFERENTES COMENTARIOS Y CORRECCIONES, DEFINIR CON ELLOS LAS CONDICIONES Y LAS EDICIONES FINALES

FORMALIZAR LOS DOCUMENTOS (CONTRATOS,

ACUERDOS, ANS, MANUALES OPERATIVOS, ETC.), EMITIR FINALES, TRAMITAR LA APROBACION DE

CONTRAPARTES Y GERENTES DE ÁREA COMPETENTES, DIGITALIZAR, GUARDAR Y

CUSTODIAR LOS DOCUMENTOS FORMALIZADOS

VALIDAR LAS SOLICITUDES DE

GENERACIÓN DE CONDICIONADOS, ACTUALIZAR LAS MATRICES DE

CONTROL Y ELABORAR EL BORRADOR DE CONDICIONADO CON LOS

COMENTARIOS DEL PROCESO DPS

VALIDAR CON EL SOCIO LOS

BORRADORES, RECIBIR SUS CORRECCIONES,

COMETARIOS Y REMITIR LAS ACTUALIZACIONES A LEGAL

REVISAR Y VALIDAR LAS CORRECCIONES

DE DPS Y EL SOCIO, ACTUALIZAR CONDICIONADOS Y REVISARLOS CON EL

SOCIO, EMITIR LOS FINALES, HACIÉNDOLOS APROBAR POR EL SOCIO,

LAS GERENCIAS Y VICEPRESIDENCIAS DPS

CON EL SOCIO REALIZAR LA

DEFINICIÓN DE CONDICIONADOS SIGUIENDO EL MODELO OPERATIVO

NEGOCIADO, Y REMITIR A LEGAL PARA ESTUDIO DE LAS CONDICIONES

Y CLAUSULAS

13. Flujograma del subproceso Inversiones (GIN)

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ÁREAS RESPONSABLES Tesorería


MACRO PROCESO Gestionar las inversiones

PROCESO Inversiones

PRESENTAR LOS

RESULTADOS PERIÓDICOS DEL ADMINISTRADOR DEL

PORTAFOLIO, DEFINIR Y APROBAR LA ESTRATEGIA DE

INVERSIÓN DEL MES

SUPERVISAR LA COMPRA Y

VENTA DE TÍTULOS, VELAR QUE EL ADMINISTRADOR HAGA SU

GESTION DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS DEFINIDAS EN EL COMITÉ

VERIFICAR LA INFORMACION DE

COMPRAS, REALIZAR LA MARCACIÓN DE LAS RESERVAS

TÉCNICAS SOBRE LAS INVERSIONES DEL PORTAFOLIO,

VERIFICANDO LAS CUENTAS

CONTROLAR LOS MOVIMIENTOS

(COMPRA-VENTA) DEL PORTAFOLIO Y SUS CUENTAS, LAS COMPRAS QUE EXCEDEN

LOS LIMITES ESTABLECIDOS, LOS CUPONES Y VENCIMIENTO DE TÍTULOS, REGISTRAR EN APP DE INVERSIONES Y SUNSYSTEMS

VIGILAR LA VALORACIÓN DEL PORTAFOLIO,

ASIGNACIONES Y MOVIMIENTOS DE INVERSIONES (FONDOS) QUE RESPALDAN

LAS RESERVAS TÉCNICAS DE SINIESTROS, Y DE FORMA DIARIA LAS MARCACIONES Y

LOS RIESGOS SARM-SARL

RECOPILAR ASIENTOS CONTABLES, SOPORTES Y

AUXILIARES DEL ADMINISTRADOR, CARGARLOS EN SUNSYSTEMS, CONCILIAR CON LOS REGISTROS

CONTABLES DE CUENTAS, SALDOS, MOVIMIENTOS, COMPRAS, VENTAS Y MARCACIONES, Y

ACTUALIZAR INDICADORES DE RIESGO SARM Y SARL

GESTIONAR EL

PORTAFOLIO DE INVERIONES, AL REALIZAR

LAS COMPRAS VENTASY Y MANEJO DE LO TITULOS

DE CARDIF

14. Flujograma del subproceso Creación, Aprobación y Divulgación de la Documentación (GCA)

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SUBPROCESO Creación, aprobación y divulgación de la documentación

ÁREAS RESPONSABLES Implementación (Organización y métodos)


PROCESO Gestionar la calidad y la mejora continua

IMPLEMENTAR Y

MANTENER EL MAPA DE

PROCESOS INTERNO, SU

ESTRUCTURA Y

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS QUE

LO SOPORTA

REVISAR Y PLANIFICAR LAS SOLICITUDES

DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS,

MANUALES, INSTRUCTIVOS O FORMATOS REQUERIDOS POR LAS ÁREAS

ENTREVISTAR A LOS RESPONSABLES,

LEER LA DOCUMENTACIÓN, ANALIZAR EL PROCESO Y DISEÑAR EL DIAGRAMA

DE FLUJO, AJUSTAR INFORMACION Y CONTENIDOS A LOS FORMATOS

INTERNOS

ANALIZAR EL DOCUMENTO CON LOS MAPAS

DE PROCESOS Y DE RIESGOS, IDENTIFICAR RIESGOS OPERATIVOS, DEFINIR CONTROLES,

INCLUIRLOS Y DEVOLVER DOCUMENTO CORREGIDO

EMITIR EL DOCUMENTO FINAL,

VALIDARLOS Y APROBARLOS CON LAS AUTORIDADES COMPETENTES DE LAS

ÁREAS, ALMACENARLO FÍSICAMENTE Y COLGARLO EN LAS PLATAFORMAS VIRTUALES, PARA SU CONSULTA

LEVANTAR EL REPORTE SETUP

PROCEDURE, PARA AUDITORIA Y SEGUIMIENTO DE LA

ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL, VERIFICAR EL

REPORTE Y HACER CORRECCIONES

REVISAR EL SETUP

PROCEDURE, DAR LA APROBACION DE ÉL Y

DETERMINAR ACCIONES DE MEJORA

¿APROBADOS LOS

CONTROLES DE LOS DOCUMENTOS?

NO

SI

15. Flujograma del subproceso Planificar y Realizar Acciones de CRM (GMA)

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PROCESO Planificar y realizar acciones de CRM

ÁREAS RESPONSABLES Telemarketing


MACRO PROCESO Gestionar el marketing y las comunicaciones

PLANEAR Y CONFIGURAR LA

CAMPAÑA TELEMARKETING PARA LA VENTA DE UN PRODUCTO A

PARTIR DE LA TAN, SOLICITUD COMERCIAL Y CONDICIONADOS

REALIZAR LOS SCRIPTS Y

GUIONES DE VENTAS DONDE SE PLASME EL SALUDO,

CONFIRMACIÓN DE DATOS Y CIERRE DE LA VENTA

CAPACITAR A LAS

FUERZAS DE VENTA Y ESTABLECER

INDICADORES DE CONTROL, CON

INCENTIVOS ASOCIADOS

LANZAR A

PRODUCCIÓN LAS CAMPAÑAS

DE VENTA DE PRODUCTOS

REVISAR, VALIDAR EL PLAN

Y CONFIGURACIÓN DE LA CAMPAÑA TMK, Y DEFINIR

UNA BASE DE DATOS Y FICHA DE CONFIGURACIÓN

PARAMETRIZAR EN LOS

SISTEMAS IT COMPARTIDAS LAS CONFIGURACIONES, LAS

BD DE REPORTE DE SUSCRIPCIÓN, EL SCRIPT, (EN

EL CALL CENTER) Y EL

PROCESO DE VENTA

Símbolo Significado Función

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Transcript of Símbolo Significado Función