SMURFIT CARTON Y PAPEL DE MEXICO

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“SMURFIT CARTON Y PAPEL

DE MEXICO”

Manual de Usuario

PORTAL EDICOM

(Proveedores)

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Contenido.

Introducción del portal de EDICOM 3-4

A) Registro de proveedores en el portal (alta de usuario) 5

B) Acceso al portal (iniciar sesión) 6-8 - Error al iniciar sesión

C) Ingreso de facturas al portal (sólo archivo XML) 9-13

- Cerrar Sesión

- Pasos para importar XML

- Pasos para llenar Adenda

- D) Tipo de adenda SMURFIT

E) Estatus: Aceptación o rechazo de facturas (XML) 14-17

- Listado de errores comunes en la aceptación de XML

- Desmarque de factura (cuando requiere cargar por segunda vez un XML)

- Otros errores

F) Cambio o actualización de datos para recuperación de contraseña: 18-21

- Olvido de contraseña

- Cambio de datos de seguridad: contraseña y pregunta-respuesta de seguridad.

- Cambio de email

- Actualización de Certificado

G) Preguntas frecuentes 22-23

- Fecha de pago

- Aclaración de pago

- Calendario de pagos

- Definición de términos

H) Contacto 24

*Siempre que se haga mención del termino FACTURA, nos referimos al XML, ya que el portal

sólo acepta estos archivos no los PDF.

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Portal de EDICOM

Nuestro portal de EDICOM funciona como Plataforma para la recepción de Facturas Electrónicas

(XML) alineado a las exigencias de la normativa actual (SAT).

Una vez que usted está dado de alta como proveedor de Smurfit Kappa, debe registrarse en el

portal de EDICOM (ver apartado: “Registro de proveedores en el portal” de este manual), ya que

sus facturas (XML) deben ser ingresadas a través de esta plataforma para que se pueda

realizar su pago.

*Cabe mencionar que no se pueden timbrar facturas directamente del portal EDICOM, los

documentos a importar deben estar timbrados.

A continuación se muestra una breve descripción del portal:

En cada inicio de sesión podrá encontrar una sección de avisos, es muy importante la

lectura de los mismos ya que a través de ellos le estaremos comunicando algunos puntos

relevantes.

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Secciones de uso frecuento en el portal

Pestañas:

- Documentos: puede encontrar la opción para actualizar carpetas o importar documentos.

- Administración: tiene opciones para cambio de contraseña y cambio de email.

Carpetas:

- Pendientes de enviar: se guardan las facturas que se importaron al portal y están pendientes

de llenar adenda y ser enviadas.

- Recuperados: una vez que se llenó la adenda y se envió, la factura se visualiza en esta

carpeta. ***Cada vez que necesite hacer un nuevo envío del mismo documento debe borrar por completa la

factura de esta carpeta para no bloquear el ingreso; puede revisar la sección “Desmarque de factura”.

- Pendientes de tratar: puede revisar su acuse de error o recibo una vez que envío su factura

(XML).

- Tratados: una vez que está de acuerdo con la aceptación de su factura y realiza cambio de

situación su factura se visualiza en esta carpeta, es decir, son las facturas aceptadas.

- Rechazados: se archivan las facturas que no pertenecen a Smurfit Kappa.

- Firma electrónica: se archivan las facturas que ha enviado (historial).

Cerrar sesión:

- Siempre que termine de utilizar el portal debe cerrar sesión para no bloquear su acceso en la

siguiente ocasión que desee ingresar.

USUARIO

A

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A) REGISTRO DE PROVEEDOR EN EL PORTAL (Alta de usuario)

1. Acceder al formulario de alta de usuario del portal de EDICOM a través de Internet con la siguiente liga:

http://CFDI.edicomonline.com/proyectos/smurfit/

2. Llenar los siguientes apartados del formulario:

- Datos fiscales.

- Datos para recuperar la contraseña.

- Certificado Sello Digital:

Certificado Digital – CSD*: ingresar sólo archivo .CER*

Contraseña: este campo no se llena.

Clave privada: este campo no se llena.

3. Aceptar términos de uso y políticas de privacidad.

4. Enviar.

5. Para finalizar debe esperar un correo de aceptación con su usuario, contraseña y la liga para

ingresar al portal de EDICOM y poder subir sus facturas. (en caso de no recibir confirmación

deberá comunicarse con su comprador)

*El .CER del Certificado de Sellos Digital - CSD es expedido por el SAT para firmar digitalmente las facturas electrónicas. Por medio de éste el Contribuyente puede sellar electrónicamente la cadena original de las facturas electrónicas que emita. Más información en la sección “definición de términos” .CER de este manual.

http://cfdi.edicomonline.com/proyectos/smurfit/

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B) Acceso al portal ***Debe contar con acceso a INTERNET y a algún navegador (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox…).

OPCIÓN 1

- Seleccionar la siguiente liga o copiarla en el navegador de internet: http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/smurfit/indexViewer.html

OPCIÓN 2

- Ingresar a través de la página de Smurfit Kappa:

https://www.smurfitkappa.com/mx/about/abastecimiento

- Buscar en la parte inferior la opción de Acceso a proveedores, seleccionar la opción “Para

ingresar su factura” y se abrirá otra pestaña para ingresar al portal de EDICOM.

En caso de que no pueda seleccionar la liga

directamente desde el manual puede entrar

a su navegador y en esta barra debe pegar

alguna de las ligas de la opción 1 o 2.

http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/smurfit/indexViewer.html

https://www.smurfitkappa.com/mx/about/abastecimiento

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Página principal del portal:

Para ingresar al portal de EDICOM debe contar con usuario y contraseña;

Si aún no cuenta con estos datos debe regresar al punto A de este manual. Si ya se registró y olvido sus datos debe solicitar el acceso al correo

[email protected] proporcionando la siguiente información: o Cédula fiscal reciente (no mayor a 3 meses).

o Número de proveedor.

o Correo electrónico donde desea recibir sus datos.

En la página de inicio debe:

- Colocar usuario = RFC (en el campo “USER”).

- Colocar contraseña (en el campo “PASWORD”).

- Click en “Start Session” para iniciar sesión y esperar a que cargue la página.

USUARIO

CONTRASEÑA

mailto:[email protected]

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Error al iniciar sesión

***En caso de marcarle algún mensaje de error debe realizar la(s) opciones siguientes y retomar la

parte B “Ingreso al Portal” de este manual:

a) Revisar su conexión a internet, volver a ingresar a la liga de inicio. b) Cerrar todas las pestañas del navegador de internet e ingresar nuevamente. c) Reiniciar su computadora y volver a ingresar a liga.

Algunos mensajes de error pueden ser:

1

2

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C) Ingreso de facturas al portal (sólo archivo XML)

1. Importar XML desde cualquiera de las siguientes opciones: A) Documentos _ Importar B) Carpeta de Pendientes de Enviar _ Ícono de importar

Seguir procedimiento del apartado: “Paso 1: Importar XML” de este manual.

2. Ajuntar archivos XML de su factura, nunca el PDF.

- Puede importar hasta 10 archivos.

3. Ir a la carpeta PENDIENTES DE ENVIAR - Sus archivos aparecen en color rojo

4. Abrir archivo dando doble clic sobre el mismo y llenar Adenda por cada documento

importado. Consta de 2 partes: a) Tipo de adenda (en el encabezado)

b) Datos Smurit (en la parte inferior, pestaña adicional a los datos del XML)

Seguir procedimiento del apartado: “Paso 4: Llenar Adenda” de este manual.

**Para conocer sobre el tipo de adenda y los datos que requiere debe revisar el siguiente inciso de este manual: “D) TIPO DE ADENDA”

5. Guardar y enviar archivo. *(Si solo selecciona la opción de GUARDAR su documento únicamente se queda en el portal de EDICOM y puede volver a editarlo, pero su factura no se puede programar a pago hasta que sea enviada.)

6. El archivo es enviado automáticamente a la carpeta de RECUPERADOS.

7. Después de 2 horas de haber enviado su factura debe revisar el acuse de error o recibo en la carpeta de PENDIENTES DE TRATAR, para identificar si su factura fue aceptada con éxito o si tiene algún error. *En caso de error, hasta aquí termina su proceso y puede revisar el inciso E) de este manual: “Estatus: Aceptación o rechazo de facturas (XML)”

8. Si su factura fue aceptada el mensaje de aceptación será:

“Se generó el documento 5200…… en el ejercicio 20xx”

9. En caso de estar de acuerdo con la aceptación, dar clic derecho a la factura y elegir la opción “cambio de situación”, esta acción enviara su factura a la carpeta de TRATADOS. *Después de esto su factura será programada a pago de acuerdo al calendario de pago de tesorería y a los

días de crédito establecidas en su contrato; si tiene duda de sus días de crédito puede revisarlo con su comprador.

10. Cerrar sesión.

Una vez que termine de utilizar el portal debe Cerrar sesión; si sólo cierra la página de Internet puede bloquear su acceso para ocasiones futuras.

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Paso 1: importar XML

Opción a) en la pestaña de “Documentos”, opción “IMPORTAR”

Opción b) en la carpeta de “Pendientes de enviar”, opción (ícono) “IMPORTAR”

Seleccionar el archivo

Una vez que se

cargaron los archivos

clic en aceptar

En este espacio

aparecerán los

archivos importados.

(Pueden ser máximo 10)

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Paso 4: Llenar Adenda: Encabezado: Parte inferior:

Seleccionar tipo de

adenda

correspondiente.

1.- Llenar datos de

adenda Smurfit.

*Estos datos pueden cambiar de acuerdo al tipo de adenda que le corresponde.

2.- Guardar y enviar

Los datos de posición del pedido de compra y Posición

de documento de entrada EN NINGUN CASO SE LLENAN.

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D) Tipo de adenda SMURFIT El tipo de adenda se selecciona conforme al tipo de proveedor de acuerdo al bien o servicio entregado. Los datos

requeridos para llenar su adenda los puede obtener de la siguiente manera:

1. Son entregados por el almacenista en el momento que usted entrega el bien o servicio directamente en planta y registran la entrada de manera inmediata; o

2. Le llega la información por correo cuando registra en el sistema el bien y/o servicio. (Esta opción sólo aplica cuando la

Orden de Compra está dirigida a usted como proveedor principal, no aplica en el caso de gastos asociados).

*En caso de no recibir notificación puede solicitar ayuda al personal de planta a quien entrego el bien y/o servicio, o revisarlo con su comprador.

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NOTA: En el caso de consignación y Ferrocarril, cuando por alguna situación especial se tenga

que hacer una orden de compra dirigida específicamente al proveedor de consignación o ferrocarril,

debe utilizar la adenda de "Servicios/ Refacciones / Honorarios / Químicos / Papel", y colocar los

datos correspondientes.

Los centros hacen referencia a la planta donde se prestó el servicio o entrego el bien, los códigos

son los siguientes:

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E) Estatus: Aceptación o rechazo de facturas (XML)

*Una vez que envío su XML debe revisar su acuse de recibo o error en la carpeta “Pendientes de

Tratar”.

Acuse de recibo: Aceptación

Su factura fue aceptada cuando el acuse tiene un mensaje como el siguiente:

Después de aceptada, su factura se programara a pago de acuerdo a las políticas y procedimientos de pago de tesorería, y a los días de crédito establecidas en su contrato; si tiene duda acerca de sus días de crédito puede revisarlo con su comprador.

**El siguiente mensaje es un envío de aceptación de EDICOM, es decir, que su documento (XML) es válido, esto no ampara la aceptación de la factura en su totalidad, es necesario revisar el acuse en la carpeta “pendientes de tratar”.

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Acuse de error: Su factura no fue aceptada

El acuse de error le muestra los errores encontrados y por lo tanto su factura no ha sido aceptada. Para solucionarlo debe:

1. Identificar de que se trata su error, puede consultar tabla de errores en la sección “Listado de errores comunes” u “Otros errores” de este manual.

2. Confirmar y corregir los datos erróneos. 3. Volver a subir la factura, siguiendo los pasos que se describen a continuación sin olvidar el

paso de “Desmarque de facturas” mencionado en este manual.

Listado de errores comunes en la aceptación de XML

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Desmarque de factura (cuando requiere cargar por segunda vez un XML)

Siempre que su acuse sea de error debe esperar al horario siguiente en el que se desmarcará

(borrará) su factura, posterior a este horario usted debe borrar su factura de la carpeta de

RECUPERADOS para poder importar una vez más su documento con los datos correctos, de lo

contrario se bloquea la carga y aunque sus datos estén correctos no se actualizarán en nuestro

sistema.

Horarios de desmarque (lunes a viernes):

09:30 am

12:00 pm

02:00 pm

04:30 pm

Cuando haya importado nuevamente su factura no olvide que debe llenar su adenda, enviar y

revisar el acuse. (Pasos de la sección “Ingreso de facturas al portal de este manual”)

Otros errores

En caso de tener algún error distinto a los mencionados anteriormente puede enviarnos un correo a

la dirección [email protected] , con los siguientes datos:

- Acuse de error (Si el portal no le generó su acuse en un máximo de 2 días mencionarlo en su correo)

- Folio fiscal ( P.E. UUID = "6cf6f9ca-301a-4d09-9522-412cb8adad0d")

- Nombre y número de proveedor

- Planta a la que presto el servicio

- Orden de compra

- Documento de entrada


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F) Cambio o actualización de datos de usuario para recuperación de contraseña

1. Olvido de contraseña

- Dirigirse a la página de inicio del portal:

- Coloque su usuario

- Seleccionar la opción “Forgotten your password? “

- En la siguiente pantalla le mostrara la pregunta que creó al registrarse en el portal y deberá

escribir la respuesta.

- Aceptar.

- Se enviara su contraseña a su email registrado.

*Si olvido la respuesta a su pregunta de seguridad, puede solicitar la recuperación de contraseña al

correo [email protected], proporcionando los siguientes datos:

Cédula fiscal actualizada, Número de proveedor,

Correo del contacto a donde se desea recibir la información de acceso.

USUARIO = RFC

Escribir respuesta

Se mostrara su pregunta de seguridad

javascript:olvidoPassword();


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2. Cambio de datos de seguridad:

Contraseña y Pregunta-Respuesta de seguridad

Ingresar al portal. Ir a la pestaña: “Administración”. Seleccionar la opción: “Cambiar contraseña”. (Llenar los campos de: correo electrónico, pregunta

y/o respuesta de seguridad y contraseña)

Seleccionar ACEPTAR para guardar los cambios.

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3. Cambio de email

Pestaña Administración-

Seleccionar opción “Cambio de email”-

Llenar los datos requeridos-

USUARIO

A

USUARIO

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4. Actualización de Certificado

*La actualización del Certificado es automática.

En caso de que le generé el siguiente error se debe a:

1. Está intentando subir un XML que no ha sido timbrado, por eso es importante mencionar

que dentro del portal no está disponible el servicio para timbrar facturas.

2. No selecciono la opción de importar documento si no la que dice nuevo documento.

En caso de recibir este mensaje debe borrar por completo su documento del portal de EDICOM y

volver a ingresarlo ya timbrado y con la opción de IMPORTAR.

000000000000000000000000000000

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G) Preguntas frecuentes Fecha de pago

Para calcular su fecha de pago se consideran varios factores como fecha de ingreso de la factura,

días de vencimiento, calendario de pagos y otros procedimientos internos para pago; por lo tanto la

siguiente formula le puede proporcionar una fecha estimada de cuándo será su pago.

De acuerdo a las condiciones de pago establecidas con su comprador debe considerar:

Aclaración de pago

El aviso de pago le llega al correo que registro su comprador, y se envía automático una vez que

se envía el pago.

Cuando haya recibido el aviso y no vea reflejado el pago en su cuenta bancaria puede solicitar

aclaración al área de tesorería o pedir el apoyo de su comprador.

Calendario de pagos

El calendario de pagos se emite anualmente y se lo debe proporcionar su comprador.

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Definición de términos

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H) Contacto En caso de alguna duda o aclaración puede enviarnos un correo a: [email protected] Es importante incluir la siguiente información para poder brindarle un mejor seguimiento a sus

solicitudes:

o Error mostrado en su acuse una vez que subió su factura al portal o Folio Fiscal UUID (32 dígitos separados por guiones; p.e. UUID="6cf6f9ca-301a-4d09-9522-

412cb8adad0d")

o No. Factura o Nombre y Número de Proveedor o No. Orden de Compra o No. Documento de Entrada (5000……..)

Teléfono: 55 57 29 23 00

Extension: 1273

Acerca de nosotros:

https://www.smurfitkappa.com/


https://www.smurfitkappa.com/

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