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Prodigal APP connectorPara productores asesores y aseguradosVersión 1.0 29/05/18. Beta 3.

Conector para APPsDescripción técnica para el intercambio de datos.

Objeto:

Definir los mecanismos de intercambio de datos entre Prodigal, administrador de cartera de Seguros, y servicios web o APPs de terceros.

Conceptos generales:

El Administrador de cartera Prodigal centraliza la información de clientes, contratos de seguros (con sus novedades, documentos y estado de cobranza) y siniestros.

ProdigalAPPConnector, es el mecanismo por el cual se exponen datos de la base de datos de Prodigal, de una forma controlada, para ser utilizados por aplicaciones externas: soluciones mobility para el productor asesor, o para brindar servicio de información a los asegurados.

Mecanismos de intercambio de datos:

Se dispone de un mecanismo manual y uno automático mecanismos de intercambio de información con las aplicaciones de terceros.

- 1. Vuelco diario de información masivo o de novedades por archivos planos CSV, con posterior envío manual al proveedor de la APP.

- 2. Vuelco de información automático mediante un servicio FTP.

Oportunidad y frecuenta del intercambio de datos:

Automático: El Administrador del sistema puede habilitar el sincronismo de datos automático, como una tarea programada diaria. Si esta tarea automática está habilitada, el sistema envía las novedades al sistema de la APP sin intervención del productor.

Manual: Si la tarea automática no está habilitada, o se requiere actualizar la APP en forma urgente, el productor puede generar los archivos de actualización y enviarlos al sistema de la APP en el momento que desee, utilizando las funciones de exportación y sincronismo de datos que se explican más adelante. Una vez enviados al sistema de la APP, el reflejo de las novedades en cada asegurado, dependerá de la frecuencia de refresco de datos que implemente el proveedor de la APP.



Utilización y funcionalidades de Prodigal APP Connector.

Nota: Esta información es de carácter general y podría variar a medida que se introducen nuevas funciones.

I.Configuración general del Prodigal.APP.Connector:

El Administrador de Prodigal puede configurar la política de exposición de datos. Puede establecerse una política general y particular por oficina. En el panel de configuración avanzada al que accede el usuario Administrador de Prodigal se presentan las opciones:

El panel de trabajar con la configuración de cada oficina se ve de la siguiente forma:

Limitaciones transitorias:

1. La sincronización de Notificaciones y Siniestros estará disponible en una próxima actualización.2. La sincronización mediante ws (on-line) estará disponible en una próxima actualización.



II.Marcado de asegurados a incluir en la sincronización con la APP:

Limitación de responsabilidad: La exposición de datos a un asegurado por la APP debe realizarse de manera tal de garantizar que la información sea fidedigna. Es responsabilidad de cada productor, establecer los procedimientos cotidianos de control interno, ya sea que realice carga manual o mediante interfases de la información, para convalidar los datos. SOFTeam Sistemas no puede garantizar que las interfases con las aseguradoras están libres de fallas, por lo tanto el control y convalidación, así como el eventual reporte de problemas es responsabilidad de los usuarios que conocen su propia información y están en condiciones de detectar las posibles anomalías.

Condiciones para incluir Asegurados en la sincronización:

Para que un cliente pueda incluirse en los mecanismos de sincronización, debe cumplir estas condiciones:

1. Obligatorio tener cargado nombre2. Muy recomendable, tener CUIT o nro. de documento y mail. Considerando que un mismo cliente

puede estar cargado más de una vez en la base de datos de Prodigal, la manera de informarlos en forma consistente a la APP es:

o Ponerle a todos los registros de asegurados que correspondan a una misma persona el mismo código de usuario para la APP.

o Utilizar las funciones de unificación de asegurados para trabajar con un solo código de cliente y evitar posibles errores.

Es una buena práctica completar CUIT, Documento y mail en los asegurados para mayor seguridad en el control de las operaciones a exponer.

3. Obligatorio tener cargado usuario a ser utilizado en la APP. Por defecto este dato se completará con alguno de los mails del cliente cuando se incluya el asegurado en la sincronización. De no existir el mail, se podrá asignar un nombre de usuario para la APP en forma manual. Una vez asignado el usuario para la APP, este solo podrá ser cambiado por el usuario Administrador del sistema Prodigal, quien deberá coordinar con los proveedores de la APP la reasignación de operaciones, si corresponde, al nuevo código de usuario.

Marcar asegurados para ser incluidos en la sincronización:

En el panel de Trabajar con Asegurados se dispone de varias funciones para manejar la inclusión/exclusión de asegurados en la APP.



Entre los filtros por Estado se incluyeron:

Seleccionados para APP: Filtra los ya marcados para incluir en la sincronización. Al inicio ninguno. No seleccionados para APP: Los todavía no marcados. Con datos faltantes para APP: Identifica los clientes que no cuentan con los datos exigibles o recomendables

para incluir en la APP. Completos para incluir en APP: los que tienen los datos mínimos requeridos. Incluidos en APP sin ID: El ID es el nro interno que asigna la APP a cada cliente. Este nro se actualiza desde el

sistema de APP y está previsto para uso futuro. Por el momento esta consulta es igual a Seleccionados para APP.

Entre las acciones del panel se agregaron las que permiten incluir/excluir (es decir marcar y desmarcar) los asegurados para la sincronización con la APP.

Si algún asegurado no cumple los requisitos mínimos, se presenta un panel de observaciones. Para cada asegurado se indican los errores detectados, que pueden determinar que no se marque para incluir en la APP. Otro motivo de exclusión es que existan conflictos con otros asegurados con el mismo CUIT o mail. Si se da esa situación la vinculación debe realizarse entrando a EDITAR el asegurado y vinculándolo en forma individual, como se ve más adelante.



Inclusión / exclusión para APP en la edición individual del Asegurado:

En el panel de edición de asegurados, se incorpora la marca para indicar si se debe sincronizar con la APP.

Cuando se marca por primera vez un cliente para incluir en la APP, se asigna al dato “Usuario APP” desde el mail del cliente. Y se abre el siguiente panel para permitir la edición:

El dato “ID asegurado en APP” está previsto para una mejor seguridad en el intercambio de información, pero no se requerido en el momento de la primera vinculación. Queda inicialmente sin valor y el mismo es



asignado por la APP después de la primera sincronización. No pasa lo mismo con el dato “usuario APP”, que es requerido para poder activar la sincronización.

Cuando se presione ACEPTAR, en el caso que hubiera conflictos con los documentos o mails de otros asegurados, el sistema muestra el detalle de los casos a analizar. También pueden verse los casos, haciendo clic en el enlace “Hay otros registros. Pero no se detectan conflictos”. El panel que se presenta es el siguiente:

Marcar 2 asegurados con el mismo “usuario para APP” determina que ese usuario verá en la APP las operaciones, documentos y notificaciones1 unificadas bajo el mismo usuario.

Recuerde que para que los cambios tengan efecto, al volver a la pantalla del asegurado, debe utilizar el botón de Guardar.

1 Las notificaciones personalizadas por cliente (Avisos de deuda, vencimientos, etc) no están todavía disponibles. Por el momento, se debe manejar enviando notificaciones desde el software propio de la APP.



III. Exportación inicial de datos a la APP

Exportación total o parcial mediante CSV (con o sin envío de datos al sistema de la APP):

Este es un procedimiento manual que permite generar archivos con la información a exportar. Tiene un doble objetivo:

1) Verificar la información que será exportada consultando los archivos en Excel.2) Generar una exportación inicial masiva o una posterior de solo novedades.

Desde el menú principal de Prodigal se puede realizar el proceso de exportación:

Si el usuario que realiza el proceso es el Administrador General de Prodigal, podrá exportar todas las oficinas juntas. Si el usuario solo tiene visibilidad sobre una Oficina o grupo de oficinas, podrá exportar los datos de las que tiene normalmente acceso.

Para poder exportar datos es necesario que el usuario tenga asignado permiso de Exportación de datos al crear su usuario.

Antes de comenzar a utilizar el sistema de envío de datos a la APP en forma regular, es necesario que el productor vea los archivos y controle que la información que se genera responda a la expectativa. Especialmente si decide incluir el estado de deuda. Luego, después de realizada la sincronización, utilizar la APP para verificar que los datos se volcaron correctamente. Controle varios casos para aprobar el funcionamiento.



El panel de exportación es el siguiente, muestra por defecto las condiciones definidas en el panel de configuración del Administrador del sistema:

Control de la información generada. Acceso a los archivos generados en Prodigal CLOUD:

Si solo desea generar archivos para control, siga estos pasos:



Si usa Prodigal CLOUD, para acceder a los archivos debe ingresar al panel de intercambio de archivos:

Utilice el cuadro de diálogo que se abre para ir a la carpeta indicada en el mensaje final de la generación.



Generación de archivos y envío de la información al sistema de la APP:

Superada la etapa de comprobación de datos exportados en Prodigal, deberá enviar la información al sistema de la APP. Para eso, debe elegir la opción “Modo exportación a APP”= FTP, y utilizar la acción “Exportar y sincronizar” , como se ve a continuación:

Nota 1: Para que el envío funcione correctamente el servicio FTP debe estar habilitado en su servidor y configurado de acuerdo a las especificaciones del proveedor de la APP. Por eso, la primera vez que realice el proceso de envío, consulte con el proveedor de la APP para asegurarse de que los datos están llegando correctamente. Si no fuera así, comuníquese con el soporte técnico de Prodigal.

Nota 2: Recuerde que la primera vez que envíe información a la APP debe seleccionar la opción de vuelco “Total”. Se enviará la información de todos los asegurados marcados con el servicio de App.

Nota 3: Recuerde que a partir de que genere el primer envío de información a la App, si el administrador configuró la tarea de sincronismo automático, no es necesario realizar más este proceso en forma manual. Diariamente, Prodigal enviará todas las novedades recientes al sistema de la APP, mediante un proceso nocturno automático. El panel de envío anterior, solo tiene sentido usarlo si por algún motivo es necesario refrescar datos en forma urgente.



IV. Cambios y novedades en Prodigal. Mecanismo de sincronización.

Al configurar la política de sincronización de datos es posible decidir si se envían datos de pólizas, propuestas de pólizas nuevas, documentos desde DocuCenter (Ej: copia póliza), cuotas y estado de deuda.

Dicha configuración puede hacerse general o personalizada por oficina.

Una vez definida esta política, Prodigal sabrá cual información debe enviarse a la APP.

Cuándo se sincroniza?:

El mecanismo de sincronización funciona así:

Se utilizan 2 fechas en cada asegurado, póliza y documento, para saber qué se debe sincronizar:

- Fecha de última modificación. Que cambia cada vez que se realizan modificaciones que afecten al cliente, sus operaciones o documentos.

- Fecha de última sincronización con la APP, que determina la última vez que se enviaron datos al sistema de la APP.

Si la fecha de última sincronización es anterior a la fecha de última modificación, la información es reenviada a la APP.

En los asegurados puede visualizarse el estado de sincronización con un cartel de alerta y por las fechas de modificación y sincronización:



En las pólizas puede verse en la sección de Estado:

En DocuCenter, se ve así:



Información que se sincroniza:

- Cambios en asegurados: Cualquier cambio en datos de un asegurado, determina que sus datos y todas sus operaciones se vuelvan a enviar a la APP.

- Cambios en contratos de seguros: Si solo cambia un dato en una operación de seguros (Ej: se agrega un endoso), solo la información consolidada de dicha póliza se reenvía. Decimos consolidada porque no va el detalle de endosos, sino que los datos se consolidan por contrato.

- En el caso de las operaciones Multiriesgo, todo se consolida sobre la póliza “prioritaria”. La prioridad de las secciones las debe revisar e indicar en la tabla de secciones.

- Si se realizan transferencias de operaciones entre asegurados, ambos son resincronizados completos.- Documentos: Si se ingresan documentos en DocuCenter, el usuario es responsable por marcar los

que desee que sean enviados a la APP. Solo los documentos marcados por el usuario se envían a la APP. En caso que por error un documento sea marcado y se envíe a la APP, podrá desmarcarse y en la próxima sincronización dejará de ser visto por el usuario de la APP.

- Interfases: Cuando se procesan interfases que reciben de la aseguradora múltiples operaciones, todas se deberán sincronizar. Esto no se hace en el momento, sino al final del día con un proceso automático o utilizando manualmente las funciones de exportación mediante FTP si fuera urgente.

- Estado de deuda: Cuando se imputan pagos a pólizas o endosos, solo se considera que se trata de una modificación (y su posterior sincronización), si en la configuración se indicó que se desea sincronizar estado de deuda.

Atención: No es conveniente abusar del envío de documentos, ya que consumen espacio en el dispositivo del asegurado. Por otra parte, no se puede estar seguro de que el cliente pueda visualizar cualquier documento, ya que el tipo de archivo y el soft disponible en el dispositivo del cliente limitan la visualización. Utilice tipos de archivo preferentemente de solo lectura como PDF.

Atención: Recuerde también que dispone de una cuota de espacio para subir documentos a Prodigal. Superada la cuota deberá ampliarla y el abono se verá afectado.



Forzado de la sincronización de datos de un Asegurado por el productor-asesor.

En ocasiones puede ser necesario que se fuerce el envío de novedades a un asegurado en particular. Esto puede ser porque se tienen dudas de que toda la información se envió correctamente a la APP o para salvar algún otro problema.

Para forzar el envío de todos los datos de un asegurado a la APP, simplemente se debe cambiar la fecha de última modificación de ese asegurado. Eso se logra entrando a editar el asegurado y simplemente guardándolo nuevamente.

También están disponibles las acciones siguientes en el panel de trabajar con Asegurados:

“Forzar sincronización Aseg con APP”: Fuerza el reenvío a la APP de los datos del asegurado y los consolidados de sus pólizas. (Recuerde que si varios asegurados de Prodigal tienen el mismo usuarioAPP, los datos que se envían son los del marcado como Preferido).

“Forzar sincronización Aseg+Doc con APP”: Fuerza el reenvío a la APP de los datos del asegurado, los consolidados de sus pólizas y los documentos marcados para enviar al asegurado.

La sincronización no se realiza en forma inmediata. Solo se marcan los asegurados para que entren en el próximo proceso de sincronización que se realice.



Forzado de la sincronización manual por el Administrador.Generación de archivos para comprobación, sin sincronización.

El administrador del sistema podrá forzar la sincronización desde el menú general, ejecutando el proceso de exportación de datos con sincronización. También los usuarios podrán generar los archivos CSV para visualizarlos en Excel y realizar comprobaciones sobre los datos que se exportan.



Módulo de sincronización automático con la APP:

Diariamente se ejecutará un proceso automático que busca los asegurados, operaciones o documentos pendientes de sincronizar y los envía al sistema APP para su incorporación.

Antes de utilizar este proceso es conveniente realizar una exportación de datos completa con las funciones del Administrador explicadas en el punto anterior, para luego continuar con la sincronización automática.

La sincronización automática es un proceso que debe ser habilitado por SOFTeam en el servidor.

El programa que lo realiza es aProdigalProcesos.exe, que es configurado como tarea programada del sistema operativo. Este proceso debe ser habilitado por SOFTeam o el Administrador del sistema en el servidor de Prodigal. Recuerde solicitar la habilitación de esta tarea para simplificar la sincronización con el sistema de la APP.

Recomendaciones y Limitaciones transitorias:

Atención: Se deben realizar al inicio del uso controles sobre la información exportada utilizando el Excel para verificar que la información que visualizará el cliente es correcta. Recordar que se realiza una consolidación de información por pólizas-endosos y multiriesgos.

Solo si realiza una convalidación de los datos con una cantidad razonable de casos, incluya el estado de deuda en la info enviada a la APP

Notificaciones por cliente o pólizas, no están disponibles por el momento.

Este proceso debe habilitarse para que se ejecute regularmente y podría haber motivos operativos por los cuales se desactive (encendido y apagado del servidor, u otras cuestiones).

Si tiene dudas sobre el estado de sincronización, puede consultar los últimos asegurados u operaciones modificados. Si la sincronización sigue pendiente, consulte con Soporte técnico de Prodigal.



ANEXO. Detalle de los datos generados.

Generación de archivos CSV

Al confirmar la generación se generan Todos los asegurados marcados o sólo aquellos que tuvieron cambios desde la fecha indicada. Dependiendo del resto de las marcas del panel se incluye la info relacionada de Pólizas, propuestas de póliza nueva, cuotas (con o sin estado de deuda), siniestros, notificaciones y documentos.

Detalle de datos por archivo generado:

Oficinas:

El campo Empresa será fijo para cada cliente de Prodigal.

Segmentos:

Se exporta para facilitar la generación de Notificaciones a clientes. Se recomienda administrar la tabla de segmentos en Prodigal y que desde allí se exporten a la APP, para centralizar el manejo de notas.

La tabla de segmentos es editable y podría diferir en cada instalación de Prodigal, por eso se la precede con el dato Empresa.



Asegurados:

Se exportan los datos de los asegurados marcados para sincronizar con la APP.

Observaciones:

Id : es el ID del cliente en la APP. Se deja en blanco al inicio, pero la idea es recuperar ese dato desde la APP para facilitar algunas operaciones de sincronismo.

Aseg : Es el código de asegurado en Prodigal. Se incluye solo a efectos de control.

UserAPP: Es el usuario para la APP de cada cliente. No puede faltar.

Grupo : Si el asegurado pertenece a una familia o Grupo, todos tienen el mismo nro de Grupo.

Segmento: Indica al segmento de mercado en que se clasificó al asegurado, de acuerdo a la tabla de Segmentos.

Operaciones:

IdCliente: Es el ID dado por la APP al cliente.

OperId : Es el Identificador de la operación en Prodigal.

Póliza : Nro de póliza. Puede faltar si se indica que se incluyan propuestas de pólizas nuevas.



Aseguradora: código y descripción en Prodigal. (Se pone la descripción para facilitar el control de la exportación usando Excel)

Ramo: Código y descripción en Prodigal.

Items: Cantidad de ítems asegurados agregados al contrato (Ej: Flotas).

Riesgo: Descripción general del riesgo asegurado. (En el caso de Flotas u otros riesgos colectivos, hay un descriptivo “Varios”)

Cobertura: Descripción general de la cobertura contratada. (En el caso de Flotas u otros riesgos colectivos, hay un descriptivo “Varias coberturas”)

Datos específicos de automotores: Marca, Modelo, Año de fabricación y Dominio.

Cuotas y estado de deuda:

El detalle de cuotas de las operaciones exportadas siempre se genera. Pero la columna estado se puede exportar o no dependiendo de si se indicó exportar Estado de Deuda en la configuración.

Detalle de cuotas cuando NO se exporta Estado de Deuda :

Detalle de cuotas cuando se indica exportar Estado de Deuda:

La configuración del servicio FTP entre Prodigal y el servidor de la APP debe ser realizado en forma conjunta por SOFTeam y el proveedor de la APP. Si la transferencia no funciona, consulte a Soporte técnico.



Archivos que se generan:

Cuando termina la generación de CSV la carpeta de salida se ve así:

El conjunto de archivos generados debe transferirse al proveedor de la APP para que realice el proceso. Si se seleccionó la modalidad de proceso FTP, la transferencia se realiza en el momento.

Ejemplo de archivo de resumen:

Se observa que se exportó un asegurado, 8 pólizas y 1 documento.

Fin documento ProdigalAPPConnector, funcionalidades y uso. Versión 1.

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