Introduccin

4COMPRAS

3COMPRAS

Introduccin

Objetivos del Mdulo

El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para registrar y controlar todas las transacciones directas y conexas a la gestin Compras. Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir a la actualizacin de fuentes, requisiciones, ordenes de compra, etc., como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa brindando informacin consolidada o detallada de la gestin y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.

Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

Actualizacin de proveedores

Actualizacin de fuentes

Gestin de requisiciones de compra

Gestin de ordenes de compra

Interfases de requisiciones

Interfases de ordenes de compra

Men Monitor

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman el mdulo de Compras. La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a continuacin:

El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento de cursor (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.Diagrama explicativo del proceso de compras:

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

Actividades preparatorias:

Respecto a los tipos de documentos, firmas, centros de costo y partes a utilizar

Si la empresa va a realizar REQUISICIONES por CM-UNO, no es necesario crear ningn tipo de documento para esta labor, debido a que el sistema lo hace automticamente.

Para las RDENES DE COMPRA, es necesario crear un tipo de documento conforme a lo explicado en el numeral 2.23.

Crear en el catlogo de firmas las personas encargadas de autorizar la gestin de rdenes de compra y requisiciones.

Si se van a llevar detalles de imputaciones con centros de costos, es necesario que estos se hayan creado previamente en los catlogos de destinos asociados y destinos

Tener actualizado el catlogo de partes

Actualizacin de Proveedores

Aunque el sistema permite crear directamente un nuevo proveedor en el momento de diligenciar las RDENES DE COMPRA, es recomendable iniciar el SISTEMA DE COMPRAS, creando todos los proveedores que se tengan para lo cual se debe ingresar por el programa CM04011 de "Actualizacin de Proveedores" cuyo formato de pantalla es el siguiente:

Al ingresar por la primera opcin Catalogo de Proveedores y Sucursales se deben diligenciar los siguientes campos:

Datos bsicos del Beneficiario:

Datos bsicos del proveedor:

Explicacin de los campos para crear proveedores:

Datos bsicos del beneficiario:

Cdigo del beneficiario:

Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual s identificar el beneficiario (persona natural o jurdica) en el sistema. Normalmente se utiliza el nmero de cdula o NIT, debido a que ste es nico y brinda la seguridad de no repetirse.

Fecha de Ingreso:

Campo numrico en formato AA/MM/DD. Es utilizada por el sistema para asignar la fecha de ingreso del beneficiario a la base de datos.

Nombre y razn social:

Cdigo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la persona natural o jurdica que se est creando. Para el caso de personas naturales se recomienda crearlos por apellido nombre.

Tipo de identificacin:

Campo alfanumrico con 5 posibles valores:

N= Nit: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un nmero de NIT. Es una persona jurdica.

C= Cdula: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un numero de cdula. Es una persona natural del pas.

T= T.I: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un numero de tarjeta de identidad. Es una persona natural del pas y menor de edad.

E= Extranjera: Identifica que el beneficiario que se est actualizando tiene un numero de cdula de otro pas. Es una persona natural de otro pas.

O= Otros: Identifica que el tipo de identificacin del beneficiario que se est actualizando no corresponde a ninguno de los 4 anteriores.

Nmero de identificacin:

Campo alfanumrico de 11 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero de documento de acuerdo con el tipo de identificacin seleccionado.

Direccin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la nomenclatura o direccin del beneficiario.

Barrio:

Campo alfanumrico de 12 posiciones: Se utiliza para registrar el nombre del Barrio donde reside el beneficiario.

Ciudad:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se registra el nombre de la ciudad.

Departamento/ Estado:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del departamento o estado.

Pas:

Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del pas.

Apartado areo:

Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el nmero del apartado areo.

Telfono:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar los nmeros telefnicos del beneficiario. Ejemplo: 6671225-26-33 4461269 4452489.

Fax:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para el nmero de fax.

Contacto:

Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para identificar el nombre del funcionario que sirve como contacto.

Sector:

Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del catalogo de sectores al que se va a asociar al beneficiario.

Estado:

Campo numrico con 3 posibles valores:

0= Activo: Indicador asignado automticamente al crear un beneficiario. Es el estado normal de ste.

B= Bloqueado por Cartera: Indicador de uso manual para el usuario. Permite restringir la captura de transacciones de ventas para un beneficiario en particular.

X= inactivo: Indicador de uso manual para el usuario. Permite restringir el uso total de transacciones para un beneficiario.

Reg. Simplificado:

Campo numrico con 2 posibles valores:

0= No: Indica que el beneficiario no es de rgimen simplificado.

1= S: Indica que el beneficiario es de rgimen simplificado.

Liquida Rtefte:

Campo numrico con 3 posibles valores:

0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisional retencin en la fuente en los documentos que emite.

1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisional retencin en la fuente en los documentos que emite.

2= Autoret.: Indica que el beneficiario es Autoretenedor.

Liquida ICA:

Campo numrico con 2 posibles valores:

0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisional ICA en los documentos que emite.

1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisional ICA en los documentos que emite.

Cdigo de ICCA:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se solicita cuando en el parmetro anterior se ha sealado 1= Si liquida ICA. Se debe digitar aqu el cdigo de la tabla de retencin por ICA previamente catalogado, correspondiente a la actividad del beneficiario.

Retenedor de IVA:

Campo numrico con 3 posibles valores:

0= No: Indica que el beneficiario no es retenedor de IVA.

1= S: Indica que el beneficiario S es retenedor de IVA.

2= Exento: Indica que el beneficiario es exento de este gravamen.

Clasificacin:

Campo numrico de un carcter. Se utiliza para clasificar el tipo de beneficiario entre 8 diferentes tipos de beneficiarios a saber: Proveedor, Cliente, Empleado, Acreedor, Accionista, Interno, Exterior, Otros. Se debe asociar el beneficiario como mnimo a un tipo de clasificacin, para lo cual se debe escoger entre las opciones 0=No: indica que no se desea clasificar y 1= Si: indica que se desea clasificar.

Datos bsicos del proveedor:

Das de gracia:

Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para definir el tiempo de gracia otorgado por el proveedor.

Tiempo de entrega:

Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para registrar el tiempo promedio de entrega de un proveedor.

Condiciones de pago:

Campo numrico con el formato xxx-xx-xxx: Los 3 primeros caracteres corresponden a los das promedio de pago del proveedor. Por ejemplo 030. Los 2 siguientes caracteres corresponden al % de descuento financiero otorgado por el proveedor: Por ejemplo 05 para indicar 5%. Los ltimos 3 caracteres corresponden a los das lmite para otorgar el descuento financiero. Ejmp.020. La interpretacin completa del ejemplo 030-05-020 es: Crdito a 30 das y tiene un descuento de pronto pago del 5% si paga antes de 20 das.

Descuento:

Campo numrico de 2 caracteres. Corresponde al % de Descuento global otorgado por el proveedor para todas las transacciones de compra.

Cupo otorgado:

Campo numrico de 9 caracteres. Se utiliza para registrar el valor del cupo crdito otorgado por el proveedor. Este campo es informativo.

Clasificacin:

Campo alfanumrico con 4 posibles valores: A, B, C o D. Se utiliza para clasificar en orden descendente de importancia al proveedor.

Contacto:

Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar los nombres y apellidos del representante del proveedor.

Cdigo de moneda:

Campo alfanumrico de 1 posicin. Corresponde al cdigo del catlogo de monedas extranjeras. Si el proveedor es nacional se digita para indicar que la moneda es Nacional o Corriente.

Zona / Subzona:

Campo alfanumrico de 4 estructurado en 2 niveles de 2 caracteres cada uno. Corresponde al cdigo del catlogo de Zonas / subzona al cual se desea asociar el proveedor.

Mtodo de pago:

Campo numrico con 3 posibles valores:

0= Cheque: Indica que al proveedor se le debe pagar con cheque.

1= Consignacin: Indica que al proveedor se le debe hacer el pago consignando en su cuenta. Para este caso se debe diligenciar la informacin para consignacin.

2= Cheque Gerencia: Indica que al proveedor se le debe pagar con cheque de gerencia.

Informacin para Consignacin:

Nombre del Banco:

Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del banco donde se le debe consignar al proveedor.

Sucursal:

Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la sucursal del banco donde se le debe consignar al proveedor

Cdigo:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del banco.

Cta. Corriente:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Corresponde al nmero de la cuenta del proveedor donde se debe consignar.

Actualizacin del Maestro de Fuentes

Las fuentes son una base de datos que se actualiza automticamente, a medida que se realizan las rdenes de compra y se registran las entradas de almacn. Teniendo la siguiente informacin por cada proveedor y parte del inventario.

Datos Bsicos: Cdigo de Comprador :

Proveedor Preferido :

Unidad de Orden :

Factor de Conversin :

P A R T E PROVEEDOR Tiempo de Reposicin :

Precio Cotizado :

Cdigo de Moneda :

Acumulados: Ultimo Precio Facturado :

Tasa de Cambio :

Nmero de Entregas :

Entregas Atrasadas :

Das Promedio Atraso :

Cantidad Aceptada :

Cantidad Devuelta :

% de Devolucin :

Valor de las Entradas :

Nmero rdenes :

Cotizado o Acordado :

Fecha Cotizacin :

Fecha Expiracin :

Fecha Ultima Entrada :

Ultima Orden de Compra :

Fecha Ultimo Mantenimien:

Observaciones :

Esta base de datos puede denominarse "LA MEMORIA DEL JEFE DE COMPRAS" debido a la gran utilidad que tiene para la toma de decisiones al brindar el siguiente tipo de consultas y reportes:

-Qu proveedores ha tenido una parte?

-Qu partes ha suministrado un proveedor?

-Consultas y listados de la informacin estadstica almacenada?

La actualizacin consiste en capturar manualmente al momento de inicio del proyecto, la informacin histrica de proveedores, productos comprados, condiciones, tiempos de entrega y precios.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin Actualizacin Maestro de Fuentes se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del Maestro de Fuentes:

Cdigo de Parte:

Cdigo de identificacin de la parte de inventario a la cual se le har la creacin de la informacin bsica de la historia de compras.

Cdigo del Proveedor:

Cdigo de identificacin del proveedor.

Cdigo Sucursal:

En el caso de que el proveedor tenga creadas SUCURSALES se debe informar a cual sucursal se le crear la informacin histrica.

Cdigo de Comprador:

Cdigo de firma del funcionario encargado de autorizar las compras al proveedor cuya fuente se est actualizando. Este cdigo debe estar creado previamente en el catlogo de firmas.

Proveedor Preferido:

Indicador que puede tener dos valores: S = Si, N = No. Se utiliza para sealar la preferencia de compra para un proveedor en particular.

Unidad de Orden:

Unidad de medida en la que el proveedor suministra la parte a comprar.

Factor de Conversin:

En el caso de que la unidad de orden no coincida con la unidad de inventario informada en el catlogo de partes, se debe informar la equivalencia.

Tiempo de reposicin:

Nmero de das que el proveedor se demora en cumplir una orden de compra.

Precio Cotizado:

Ultimo valor cotizado por el proveedor.

Cdigo de Moneda:

Cdigo previamente creado en el catlogo de monedas extranjeras. Con se indica que las transacciones de compras se hacen en moneda corriente.

Cotizado o Acordado:

Indicador utilizado para sealar si el precio es cotizado por el proveedor o fue producto de un acuerdo entre las partes.

Fecha de Cotizacin:

Se utiliza para registrar la fecha en la cual fue cotizado el precio que se est reportando.

Fecha de Expiracin:

Se utiliza para registrar la fecha de vencimiento del valor cotizado.

Observaciones:

Lnea de comentarios observaciones que se deseen dejar referente a la fuente que se esta actualizando.

Inicializacin de Acumulados

Este es un proceso de mantenimiento que tiene como propsito es borrar informacin que ya no se requiera en el maestro de fuentes, sea por que ha perdido su vigencia o no se necesite.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

El sistema despliega el siguiente formato de pantalla al momento de inicializar los acumulados:

Consultas y listados de fuentes de compras

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer consultas o generar reportes de la informacin almacenada en los archivos de Fuentes.

La ruta de acceso a los programas encargados de las consultas y listados de las fuentes es:

Para hacer consultas por proveedor se deben indicar el cdigo del proveedor, o en su defecto con se pueden visualizar todos. El sistema despliega el siguiente formato de pantalla para que el usuario seleccione el nmero de registro (fuente por parte) que desea ver:

Para hacer consultas por parte se deben indicar el cdigo del parte, o en su defecto con se pueden visualizar todas. El sistema despliega el siguiente formato de pantalla para que el usuario seleccione el nmero de registro (fuente por parte) que desea ver:

Cuando se selecciona el nmero de registro (fuente) que se desea visualizar, se presenta la siguiente informacin:

La generacin de reportes requiere de unas diligencias similares, reportando el cdigo del proveedor, de la parte, del grupo de inventarios o de la caracterstica, de los cuales se desea conocer informacin. El siguiente formato de pantalla brinda un esquema grfico de lo anterior:

Actualizacin de Requisiciones

Permitir gestionar en la aplicacin las diferentes solicitudes o requisiciones para el departamento de compras, que realizan otras reas o departamentos de tal forma que la gestin de compras se pueda hacer de una forma controlada, ms automtica y sin perder toda la informacin estadstica de la gestin.

La ruta de acceso al programa CM04041 de "Captura de requisiciones" es:

Al ingresar por la opcin de Captura, I= Ingreso, se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en la captura de requisiciones de compras:

Req. Nmero:

Consecutivo automtico generado por el sistema cada que se realiza una nueva requisicin.

Fecha:

Campo en formato AAMMDD, corresponde a la fecha de emisin de la requisicin.

Solicitante:

Cdigo del catlogo de firmas de la persona que solicita.

Destino:

Cdigo del Destino Asociado y Destino (por ejemplo Centro de costos) del cual es generada la requisicin. Es informativo y si no se desea capturar este campo, se debe digitar .

O.P. Nmero:

Campo informativo para reportar el nmero de orden de produccin en el cual sern utilizados los elementos requeridos. Es informativo y si no se desea capturar este campo, se debe digitar

Detalle:

Campo alfanumrico de 2 lneas de 40 posiciones. Se utiliza para dejar huella de las observaciones o comentarios que se requieran.

Item Nmero:

Campo asignado por el sistema al nmero de registros (partes) que conforman la requisicin.

Parte:

Corresponde al cdigo de la parte de inventarios que se desea capturar.

Cantidad 1:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para reportar la cantidad solicitada en unidad de inventario de la parte.

Cantidad 2:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para reportar la cantidad solicitada cuando la parte de inventario tiene unidad de Orden diferente a la unidad de inventario.

Factor:

Campo informativo desplegado por el sistema para informar el nmero de unidades de inventario por cada unidad de orden catalogado en la parte.

Para Usar en:

Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar una pequea observacin del uso del tem. Es informativo.

Al terminar la captura de las partes de inventario, para terminar el documento se debe digitar la tecla dos veces. A continuacin el sistema pregunta si se desea imprimir el documento generado, si la respuesta es S= S, se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla:

Explicacin de los campos de las opciones adicionales de impresin:

Discrimina descripciones tcnicas:

Si se desea visualizar las descripciones tcnicas de las partes de inventario.

Discrimina referencias alternas:

Si se desea visualizar los cdigos de referencias alternas asociados a las partes de inventario.

Discrimina fuentes de partes.

Si se desea visualizar la informacin histrica de las partes requeridas, en lo referente a los proveedores que las han suministrado, fechas de compra, tiempos de entrega, precios, etc.

Numero de copias por documento:

Normalmente se imprime una sola, pero el usuario tiene la opcin de imprimir simultneamente el numero de copias que requiera.

Presenta consumos promedio:

Si se desea imprimir adicionalmente el consumo promedio que han tenido las partes de la requisicin..

Lapso Inicial:

Se refiere a lapso a partir del cual se desea que el sistema considera para hacer el clculo del consumo promedio de las partes.

Lapso Final:

Se refiere al lapso hasta el cual se desea que el sistema considere para hacer el clculo del consumo promedio de las partes.

El dispositivo de salida D= Disco se utiliza para generar el documento y guardarlo en el Disco Duro del equipo, por ejemplo para visualizarlo y no imprimirlo o para imprimirlo posteriormente.

El dispositivo de salida I= Impresora, requiere que se informe el cdigo de dispositivo que identifica a la impresora donde se desea que sea reportado el documento.

Modificacin o Retiro de Requisiciones

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar o retirar un o todos los registros de una requisicin de compras, siempre y cuando esta no haya sido impresa, en cuyo caso se debe primero habilitar el documento para modificacin a travs del men de Mantenimiento del Sistema, Opcin de Habilitacin de Documentos para Modificacin.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

La informacin que solicita este programa es fundamentalmente el nmero de la requisicin. A partir de este se permite la modificacin de todos los campos y registros del documento.

Descripcin a Items No-Stock:

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar registros a la descripcin y unidad de medida de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock. Es necesario recordar que este tipo de partes no tiene una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn, estas se capturan al momento de hacer el registro de las partes.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 3 de Descripcin Items No-Stock se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla:

Dar por cumplida una requisicin

El objetivo de este programa es permitirle al usuario dar por cumplidas, es decir, no pendientes las requisiciones de acuerdo a la necesidad.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar a la opcin 4 de Dar por Cumplida una Requisicin el usuario debe seleccionar entre 3 opciones y seguir las instrucciones que el programa demanda as:

La opcin 1 pregunta por el nmero de requisicin y nmero de registro de la misma que se desea dar por cumplido.

La opcin 2 pregunta por el nmero de requisicin que se desea dar por cumplida.

La opcin 3 pregunta por una fecha de corte hasta la cual se desea dar por cumplidas todas las requisiciones pendientes.

Eliminar requisiciones cumplidas

El objetivo de este programa es limpiar la base de datos de aquellos documentos ya gestionados y/o tramitados, o simplemente dados por cumplidos que ya no se requiere.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

El sistema despliega el siguiente formato de pantalla informando al usuario las caractersticas del proceso:

Impresin de documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir una o varias requisiciones.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 9 de Impresin de Documentos el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Consultas y Listados de requisiciones:

El objetivo de este conjunto de programas es brindar al usuario la forma de hacer consultas o generar informes con toda la informacin de las requisiciones. El sistema brinda la posibilidad de generar informacin por Nmero de Requisicin, Solicitante o Parte.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingreso de cada opcin se deben diligenciar los campos bsicos para la seleccin de la informacin. El siguiente formato de pantalla da una visin grfica de los campos solicitados y el tipo de informacin a que se tiene acceso:

Captura de Ordenes de Compra con base en Requisiciones

El propsito fundamental de este programa es brindar al usuario la posibilidad de elaborar los documentos de ordenes de compra con base en las requisiciones pendientes existentes en el sistema diligenciadas prevismente por los diferentes usuarios y departamentos de la compaa.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por el programa de Captura con base en Requisicin se deben diligenciar los siguientes campos:

Datos bsicos:

Seleccin de las requisiciones y registros a comprar:

Con la tecla de funcin se permite consultar y seleccionar las requisiciones y registros pendientes; la tecla de funcin permite visualizar el estado del documento que se est elaborando. Una vez seleccionada la requisicin se debe seleccionar los registros que se desea incluir en la orden. Posteriormente se debe confirmar la cantidad a ordenar. Esta puede ser menor o igual a la requerida, igualmente se confirman los descuentos por parte (lnea) , descuento global y fecha de entrega, as:

Explicacin de los campos en la elaboracin de una orden de compra con base en requisicin:

Empresa:

Cdigo de identificacin de la empresa que est emitiendo la orden de compra. Se valida su existencia previa en el catlogo de empresas.

C.U.:

Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se est emitiendo la orden. Se valida su existencia previa en el catlogo de Cus.

O.C. Nmero:

Cdigo del tipo de documento (OC) y nmero. Consecutivo asignado por el sistema.

Fecha:

Fecha de emisin de la orden. Fecha sugerida de acuerdo con la fecha del computador.

Proveedor:

Cdigo del proveedor a nombre de quien es elaborada la orden. Se valida su existencia previa en el catlogo de proveedores. Si no est creado, el sistema permite actualizar el catlogo de proveedores desde esta captura de tal forma que se pueda crear sin necesidad de salir de ella.

Sucursal:

Cuando en el campo anterior se detecta que el proveedor tiene sucursales creadas, es necesario informar a que sucursal corresponde la orden de compra que se est realizando.

Cdigo de Comprador:

Corresponde al cdigo del catlogo de firmas de la persona que est gestionando la orden de compra.

Bodega:

Corresponde al cdigo del catlogo de bodegas a donde van a ingresar los productos ordenados.

Condiciones de pago:

Nmero de Cuotas:

Corresponde al nmero de plazos en los cuales se va a pagar la compra. El nmero 00 corresponde a Pago de Contado, de los nmeros 01 en adelante corresponder al nmero de cuotas en que se pagar la compra.

Das de Gracia:

Corresponde al nmero de das de gracia que otorga el proveedor

Das entre cuotas:

Corresponde al nmero de das del crdito para pagar cada cuota. Por ejemplo 030 para 30 das.

Descuento Financiero:

Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago otorgado por el proveedor.

Si cancela antes de :

Condicionante en nmero de das para ganar el descuento financiero otorgado por el proveedor.

Descuento Global:

Porcentaje de descuento global que otorga el proveedor en la totalidad de la compra. Si ste ha sido capturado en el beneficiario, el sistema lo traer sugerido.

Moneda:

Cdigo de moneda en la cual es emitida la orden. Si es moneda corriente se debe digitar

Observaciones:

Son 5 lneas de 60 caracteres alfanumricos. Se utiliza para registrar las observaciones de la Orden.

Requisicin Nro.

Corresponde al nmero de las requisiciones pendientes con base en las cuales se desea hacer la orden.

Item Numero:

Corresponde al nmero de registro de la requisicin que se desea incluir en la orden.

Cantidad a Ordenar:

Corresponde a la cantidad que se desea incluir en la orden de compra de la parte de inventario seleccionada. Esta cantidad se reporta en la unidad de orden definida en la parte.

Precio Unitario:

Valor de cada unidad de orden a comprar.

Dscto. Lnea:

Porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la parte de inventarios que se est capturando.

Fecha de Entrega:

Corresponde a la fecha esperada para la parte de inventarios.

Modificacin / Retiro de ordenes de compra con base en requisicin

El sistema brinda la posibilidad de modificar los datos bsicos de la orden como son el cdigo del comprador, la condicin de pago, observaciones Si se requiere modificar la cantidad ordenada, se debe retirar primero el registro y posteriormente capturarlo con las condiciones correctas.

El retiro de la orden se debe hacer por cada registro o parte de inventarios que la componen. Si se desea reversar toda la orden, se recomienda darla por cumplida.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2 de Modificacin / Retiro el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Captura Directa de Ordenes de Compra sin requisicin

El objetivo de este programa es permitir al usuario elaborar los documentos de ordenes de compra en forma directa, sin que exista previamente una requisicin. Esta opcin es la mayormente utilizada cuando no se utilizan procesos internos de aprobaciones o requisiciones de materiales.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por el programa de Captura Directa sin Requisicin se deben diligenciar los siguientes campos:

Datos bsicos:

Seleccin de la parte de inventarios a ordenar, e informacin adicional de la requisicin, destino y nmero de Ops. Estos campos son solo informativos y no obligatorios:

Una vez seleccionada la parte se deben diligenciar los campos relativos a la cantidad, precio, descuentos y fecha de entrega, as:

Explicacin de los campos en la elaboracin de una orden de compra directa sin requisicin:

Empresa:

Cdigo de identificacin de la empresa que est emitiendo la orden de compra. Se valida su existencia previa en el catlogo de empresas.

C.U.:

Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se est emitiendo la orden. Se valida su existencia previa en el catlogo de Cus.

O.C. Nmero:

Cdigo del tipo de documento (OC) y nmero. Consecutivo asignado por el sistema.

Fecha:

Fecha de emisin de la orden. Fecha sugerida de acuerdo con la fecha del computador.

Proveedor:

Cdigo del proveedor a nombre de quien es elaborada la orden. Se valida su existencia previa en el catlogo de proveedores. Si no est creado, el sistema permite actualizar el catlogo de proveedores desde esta captura de tal forma que se pueda crear sin necesidad de salir de ella.

Sucursal:

Cuando en el campo anterior se detecta que el proveedor tiene sucursales creadas, es necesario informar a que sucursal corresponde la orden de compra que se est realizando.

Cdigo de Comprador:

Corresponde al cdigo del catlogo de firmas de la persona que est gestionando la orden de compra.

Bodega:

Corresponde al cdigo del catlogo de bodegas a donde van a ingresar los productos ordenados.

Condiciones de pago:

Nmero de Cuotas:

Corresponde al nmero de plazos en los cuales se va a pagar la compra. El nmero 00 corresponde a Pago de Contado, de los nmeros 01 en adelante corresponder al nmero de cuotas en que se pagar la compra.

Das de Gracia:

Corresponde al nmero de das de gracia que otorga el proveedor

Das entre cuotas:

Corresponde al nmero de das del crdito para pagar cada cuota. Por ejemplo 030 para 30 das.

Descuento Financiero:

Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago otorgado por el proveedor.

Si cancela antes de :

Condicionante en nmero de das para ganar el descuento financiero otorgado por el proveedor.

Descuento Global:

Porcentaje de descuento global que otorga el proveedor en la totalidad de la compra. Si ste ha sido capturado en el beneficiario, el sistema lo traer sugerido.

Moneda:

Cdigo de moneda en la cual es emitida la orden. Si es moneda corriente se debe digitar

Observaciones:

Son 5 lneas de 60 caracteres alfanumricos. Se utiliza para registrar las observaciones de la Orden.

Cdigo de parte:

Corresponde al cdigo de la parte de inventarios que se desea incluir en la orden de compra.

Requisicin Nro.

Corresponde al nmero de la requisicin. Este campo es informativo,

Solicitado por:

Corresponde al cdigo del catlogo de firmas de quien est solicitando. Este campo es informativo.

Destino:

Cdigo del Destino Asociado y Destino (por ejemplo Centro de costos) del cual es generada la requisicin. Es informativo y si no se desea capturar este campo, se debe digitar .

O.P. Nmero:

Campo informativo para reportar el nmero de orden de produccin en el cual sern utilizados los elementos requeridos. Es informativo y si no se desea capturar este campo, se debe digitar

Cantidad a Ordenar:

Corresponde a la cantidad que se desea incluir en la orden de compra de la parte de inventario seleccionada. Esta cantidad se reporta en la unidad de orden definida en la parte.

Precio Unitario:

Valor de cada unidad de orden a comprar.

Dscto. Lnea:

Porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la parte de inventarios que se est capturando.

Fecha de Entrega:

Corresponde a la fecha esperada para la parte de inventarios.

Modificacin / Retiro de ordenes de compra directas

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos bsicos de la orden como son el cdigo del comprador, la condicin de pago, observaciones Si se requiere modificar la cantidad ordenada, se debe retirar primero el registro y posteriormente capturarlo con las condiciones correctas.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4 de Modificacin / Retiro el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

El retiro de la orden se debe hacer por cada registro o parte de inventarios que la componen. Si se desea reversar toda la orden, se recomienda darla por cumplida.

Descripcin a Items de No-Stock

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar registros a la descripcin y unidad de medida de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock. Es necesario recordar que este tipo de partes no tiene una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn, estas se capturan al momento de hacer el registro de las partes.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 5 de Descripcin a Items de No Stock se deben diligenciar los siguientes campos:

Dar por cumplida una orden de compra

El objetivo de este programa es permitirle al usuario dar por cumplidas, es decir, no pendientes las ordenes de compra de acuerdo a la necesidad.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 6 de Dar por Cumplida una OC el usuario debe seleccionar entre 3 opciones y seguir las instrucciones que el programa demanda.

La opcin 1 pregunta por la empresa, centro de utilidad, nmero de orden de compra y nmero de registro de la misma que se desea dar por cumplido.

La opcin 2 pregunta por la empresa, centro de utilidad y nmero de orden de compra que se desea dar por cumplida.

La opcin 3 pregunta por la empresa, centro de utilidad y fecha de corte hasta la cual se desea dar por cumplidas todas las ordenes de compra pendientes.

Eliminar requisiciones cumplidas

El objetivo de este programa es limpiar la base de datos de aquellos documentos ya gestionados y/o tramitados, o simplemente dados por cumplidos que ya no se requiere.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar a la opcin 7 de Eliminar O.Cs. Cumplidas el sistema despliega el siguiente formato de pantalla informando al usuario las caractersticas del proceso:

Impresin de documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir una o varios documentos de Ordenes de Compra.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por a opcin 8 de Impresin de Documentos el usuario deber diligenciar los campos que se presentan en el siguiente formato de pantalla:

Consultas y Listados de Ordenes de Compras

El objetivo de este conjunto de programas es brindar al usuario la forma de hacer consultas o generar informes con toda la informacin de las ordenes de compra. El sistema brinda la posibilidad de generar informacin por Nmero de Orden de Compra, Proveedor o Parte.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingreso de cada opcin se deben diligenciar los campos bsicos para la seleccin de la informacin. El siguiente formato de pantalla da una visin grfica de los campos solicitados y del nivel y caractersticas de la informacin a la que se tiene acceso:

Interfase de Requisiciones El objetivo de este programa es permitir la transmisin y recepcin de requisiciones cuando su elaboracin se efecta en sitios remotos. Por ejemplo cuando se tiene una obra, planta o cultivo en reas rurales y las oficinas quedan en la ciudad. Todas las requisiciones que se efecten en las obras, plantas y cultivos podrn ser transmitidas en un archivo plano a las oficinas principales donde son recepcionadas para realizar un proceso de compras centralizado.

Transmisin de Requisiciones de compra

El propsito de este programa es generar un archivo secuencial con la informacin de las requisiciones para ser transmitido.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar al programa de Transmisin el usuario debe informar en un rango de nmero inicial y nmero final, correspondientes a las requisiciones que se desean transmitir as:

Una vez seleccionados los documentos a transmitir, el sistema genera un archivo plano que contiene la informacin a enviar. El nombre de este archivo es CCMRQBAT.XXX. El usuario tiene la oportunidad de cambiar la extensin del archivo XXX; se recomienda que se utilice el cdigo del centro de utilidad o nmero de obra de tal forma que no se mezclen o confundan los archivos planos al ser recepcionados en las oficinas principales. Este archivo es generado en el subdirectorio \CMTMP\ donde estn los archivos temporales.

Recepcin de requisiciones

El propsito de este programa es permitir hacer la recepcin del archivo plano que contiene la informacin de las requisiciones transmitidas desde otra base de datos. El archivo debe ser copiado en el subdirectorio de archivos temporales \CMTMP\.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar al programa de recepcin el usuario debe digitar la extensin del archivo transmitido as:

Interfase de Ordenes de Compra

El objetivo de estos programas es permitir la transmisin y recepcin de ordenes de compra cuando su elaboracin se efecta en un solo sitio y las Entradas de Almacn se hacen en lugares remotos. Por ejemplo cuando se tiene una obra, planta o cultivo en reas rurales y las oficinas quedan en la ciudad. Normalmente las Ordenes se harn en la oficina principal pero las Entradas se harn en las obras, plantas y cultivos. Con esta opcin podrn ser transmitidas en un archivo plano de las oficinas principales a los diferentes lugares donde son recepcionadas para realizar las entradas de almacn con base en ordenes de compra:

Transmisin de Ordenes de Compra

El propsito de este programa es generar un archivo secuencial con la informacin de las ordenes de compra para ser transmitido.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar al programa de Transmisin el usuario debe informar el cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo de documento y un rango de nmero inicial y nmero final, correspondientes a las ordenes que se desean transmitir as:

Una vez seleccionados los documentos a transmitir, el sistema genera un archivo plano que contiene la informacin a enviar. El nombre de este archivo es CMOCBAT.XXX. El usuario tiene la oportunidad de cambiar la extensin del archivo XXX; se recomienda que se utilice el cdigo del centro de utilidad o nmero de obra de tal forma que no se mezclen o confundan los archivos planos al ser recepcionados en las oficinas principales. Este archivo es generado en el subdirectorio \CMTMP\ donde estn los archivos temporales.

Recepcin de ordenes de compra

El propsito de este programa es permitir hacer la recepcin del archivo plano que contiene la informacin de las ordenes de compra transmitidas desde otra base de datos. El archivo debe ser copiado en el subdirectorio de archivos temporales \CMTMP\.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar al programa de recepcin el usuario debe digitar la extensin del archivo transmitido:

Compras

Tabla de Contenido1Introduccin

Men Monitor2Actualizacin de Proveedores5Actualizacin del Maestro de Fuentes11Inicializacin de Acumulados14Consultas y listados de fuentes de compras15Actualizacin de Requisiciones17Modificacin o Retiro de Requisiciones21Descripcin a Items No-Stock:22Dar por cumplida una requisicin23Eliminar requisiciones cumplidas25Impresin de documentos26Consultas y Listados de requisiciones:27Captura de Ordenes de Compra con base en Requisiciones29Modificacin / Retiro de ordenes de compra con base en requisicin33Captura Directa de Ordenes de Compra sin requisicin34Modificacin / Retiro de ordenes de compra directas38Descripcin a Items de No-Stock39Dar por cumplida una orden de compra40Eliminar requisiciones cumplidas42Impresin de documentos43Consultas y Listados de Ordenes de Compras44Interfase de Requisiciones46Transmisin de Requisiciones de compra46Recepcin de requisiciones48Interfase de Ordenes de Compra50Transmisin de Ordenes de Compra50Recepcin de ordenes de compra52

Actividades Preparatorias del Proceso de Compras:

Crear el tipo de documento asociado a la orden de compra

Actualizar los nombres de las personas encargadas de autorizar las Requisiciones y rdenes de compra en el catalogo de firmas.

Actualizacin en cada una de las partes de los parmetros de IVA por compras

Actualizacin del catlogo de proveedores y sucursales

Definicin de las bodegas sobre las que se harn las rdenes de compra.

Desea incorporar la historia que se trae manualmente acerca de las compras por proveedor y/o producto?

Actualizacin manual de las fuentes del sistema

Aplique procedimiento para diligenciar requisiciones.

Consulta de requisiciones pendientes y cumplidas

Procesos de mantenimiento

Desea llevar las requisiciones por el sistema?

Consulta de las fuentes por proveedor y por parte (historia de compras).

Consulta de existencias en otras bodegas

Consulta de las rdenes de compra pendientes por llegar.

Nota: Ver parmetros de control en el captulo 6 para calcular la cantidad a pedir.

Desea aprovechar las facilidades para toma de decisin de compra?

Aplique programa CM04061

Desea hacer las rdenes de compra con base en Requisiciones ?

Aplique CM04063 para realizar las rdenes de compra directamente

Consultas y listados de rdenes de Compra pendientes y cumplidas

Aplique procedimiento de reporte de facturas cruce entre O.C, E.A, y factura proveedor.

Aplique procedimiento de interfase de compras.

Va a obtener comprobantes contables de compras?

fin

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

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