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TECNOLOGÍA EN DOCUMENTACIÓN ARCHIVISTICATECNOLOGÍA EN DOCUMENTACIÓN ARCHIVISTICA

Universidad Católica de ManizalesUniversidad Católica de Manizales20142014

SISTEMAS DE SISTEMAS DE GESTION GESTION

DOCUMENTALDOCUMENTAL

INTRODUCCION

En los últimos años la gran mayoría de las empresas en mayor o menor dimensión han sufrido grandes cambios, producidos por las tecnologías de la información, y las telecomunicaciones, el uso de estas tecnologías ocupa un lugar destacado en cualquier compañía, ya que constituyen una herramienta importante para la gestión y surgimiento de las mismas, por esta razón las directivas se han visto obligadas a asignar buena parte de su presupuesto en la consecución de recursos que les permita la gestión de la información y el conocimiento al interior de las compañías.

Con el desarrollo de las nuevas tecnologías y su impacto en las empresas surgen nuevos conceptos, como el gestión de la información y gestión del conocimiento, los cuales se muestran como tendencias indispensables para afrontar los nuevos desafíos de la sociedad de la información.

Las anteriores conceptos han demostrado que la información almacenada es la memoria viva de la organización, con una importancia mucho mayor que la que se le concedía hasta el momento. Con mayor razón si pensamos que los documentos electrónicos dentro de las organizaciones han ganado en volumen e importancia, junto a la necesidad de manejarlos. Todo esto ha suscitado que la gestión de la información gane cada día en importancia.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

Con la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, se previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

Gestión documental Componentes de un sistema de gestión

documental

Requerimientos implementación de un sistema de gestión documental Digitalización

Historia

Legislación de los documentos electrónicos

Sistemas de información

Sistemas de flujos de trabajo workflow

Senn define el concepto de sistema como un “conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común.” (Senn, J.1992.pag.19)

Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos que interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

Cuando hablamos de información nos estamos refiriendo a un conjunto de datos organizados de tal forma que adquieren un valor adicional más allá del propio. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su uso es la base del conocimiento.

SISTEMAS DE INFORMACION

El propósito fundamental de un sistema de información, es dar respuesta a las necesidades en el manejo de la información de una organización de manera que le permita obtener ventajas competitivas frente a otras compañías.

La finalidad de los sistemas de información es la de, procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas. Ver esquema

PROCESO

Registrodatos

Pantallas,Reportes,informaciónRetroalimentación

SISTEMA DE INFORMACION

A principios de los años 80, aparecen los primeros programas de computador para la gestión de archivos, basados en registros de papel, con la finalidad de facilitar el trabajo de las personas que se dedicaban a estas actividades. Estos sistemas ayudaban a los especialistas en esta rama a ejecutar sus tareas diarias: crear planes de diseño y clasificación, establecer programas de retención de registros, localización, y el almacenamiento físico de los documentos.

HISTORIA

Imagen tomada de http://inciclopedia.wikia.com/wiki/Archivo:Oficina_desordenada.jpg

Actualmente se manejan en las empresas grandes volúmenes de registros que incluyen: trabajos tradicionales, mensajes de correo electrónico, documentos adjuntos a estos mensajes, hojas de cálculo, bases de datos, entre otros. De esta forma, el concepto de sistema para la gestión de archivos se ve asociado al uso efectivo, la reutilización y también la disponibilidad de información en formato digital. cuestión vital para la empresa

Imagen tomada de http://pip.blog.euskadi.net/?p=3656

La gestión de archivos, se propone brindar a los individuos y las instituciones, las facilidades para un uso efectivo y eficiente de los documentos, a partir de la maximización de los beneficios obtenidos por el uso de la información contenida en los documentos y la minimización de los costos

de adquirir, procesar, usar y eliminar estos documentos.

GESTION DOCUMENTAL

Sistema de gestión documental

Conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos soportados en papel.

Un sistema de gestión documental pretende:

Facilitar a las personas el trabajo con los documentos. Mejorar la productividad, al brindar un acceso ágil a la información. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un

recurso colectivo. Ahorro en costos de la gestión documental al hacer un uso racional

de los recursos. Seguridad y fiabilidad en la conservación de los documentos Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos

que trabajan en ella.

Para tener éxito en la implementación de un sistema de gestión documental se requiere:

Definir objetivos generales y específicos Dimensionar el proyectoDefinición de los proceso y procedimientos derivados de

la gestión documental (Programa de gestión documental).Realizar análisis detallado de las necesidades

derivadas de la gestión documental Establecer las etapas y tiempos para la realización del

proyectoEstablecer los requerimientos funcionales,

organizacionales y tecnológicos del proyectoSobre todo se necesita la participación comprometida

del grupo interdisciplinario responsable del proyecto.

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Un sistema de gestión documental debe considerar un enfoque general en el que se integren:

Los archivos en papel Los documentos electrónicos y Las bases de datos.

En cualquier empresa existen estas tres realidades coexistiendo de forma tan relacionada que no es posible ofrecer soluciones parciales.

Los archivos en papel

En las empresas la gestión de los documentos es un dolor de cabeza, debido al gran espacio que ocupan y a la facilidad con se reproducen copias de los mismos. La mayoría de las personas en el entorno empresarial que utilizan las aplicaciones ofimáticas consideran que para guardar un archivo electrónico primero tienen que imprimirlo.

El programa de gestión documental debe establecer:

Los documentos que deben conservarse en papel, eliminando las copias innecesarias. Como se deben almacenar para acceder después a

ellos.El tiempo y la forma en que se deben eliminar todos los

demás.

Los documentos electrónicos

Actualmente casi el 100% de los documentos se crean en formato electrónico, pero las normas para guardarlos y hacerlos accesibles, no están aún muy establecidas dentro de las empresas, normalmente el documento electrónico es usado solamente como un estado intermedio que sirve para la realización del documento en papel.

Qué es un documento electrónico?

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Esta información es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Los documentos electrónicos requieren sistemas de gestión

documental que cumplan con las siguientes funciones:

oOrganizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los mismos, estableciendo las normas para el almacenamiento de los documentos.

oEliminar las copias y versiones de un mismo documento

oEstablecer la forma de salvaguardar la integridad de los documentos

oEstablecer el sistema para búsquedas eficientes.

La implementación del uso masivo del correo electrónico en las empresas ha tenido una gran acogida, debido a las grandes ventajas que tiene este sistema de comunicación. El correo electrónico es una herramienta que posibilita las decisiones de trabajo, negociaciones con los clientes o encargos de trabajo, o simplemente el mantener informado a todas las persona dentro de una compañía.

Con lo anterior se hace necesario el diseño de estrategias especiales que permitan que la información intercambiada mediante el correo electrónico o mensajería interna no se pierda y sea accesible por toda la empresa.

Correos electrónicos

Las bases de datos sobre distintos aspectos, han estado sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. Desde el punto de vista de gestión documental uno de los principales problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de base de datos, saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar.

Bases de datos

La conservación de documentos de una base de datos es compleja porque los elementos que la componen, estructuras y los datos, pueden cambiar con el tiempo. Los cambios en el contenido de una BD, se deben gestionar de acuerdo con los principios de gestión de documentos.

REQUERIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA LA

GESTION DOCUMENTAL

1. Requerimientos Funcionales

2. Requerimientos de Hardware y Software

Administración de la información básica del sistema: (usuarios, dependencias, series documentales, tablas de retención, seguridad permisos, etc.)La recepción, radicación y tramite de correspondencia (Incluyendo imágenes, documentos en formatos electrónicos)

Digitalización de los documentos

Importación y radicación de correos y sus documentos adjuntos

Generación de formatos (para elaboración de documentos)

Requerimientos Funcionales

Se requiere soluciones tecnológicas para la gestión documental, que permita agilizar los procesos tales como producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos (enmarcados dentro del concepto de archivo total ).

Un sistema de gestión documental debe permitir realizar los siguientes procesos:

Asignación de los documentos a los flujos electrónicos, a través criterios de distribución, actividades y tiempos de atención definidos para cada proceso (work flow)

Manejo de los archivos de inventario

Consulta de la Historia de cada Documento

Depuración Automática de documentos que cumplen el tiempo de retención documental. También debe controlar el tiempo de conservación en el medio físico

Préstamo físico de carpetas y documentos

Manejo de series documentales de conservación permanente (Expedientes)

Generación de reportes Estadísticos

Consulta de los documentos poniendo a disposición de los usuarios los documentos indispensables para su funcionamiento.

Seguridad e integridad de los documentos

Se requiere que los procesos de gestión documental garanticen la conservación de la información de valor institucional y los documentos de valor probatorio, contra el normal deterioro que sufre el papel por factores ambientales, de uso, etc. Permitir al mismo tiempo y conforme a la ley, descartar algunos archivos cuya retención hayan cumplido su ciclo de acuerdo a las tablas de retención documentales.

Requerimientos de Hardware y Software

Hardware

Servidor (Almacenar la información) Red de computadores (Acceder a la información almacenada en los servidores) Computadores (clientes) Dispositivos para digitalización (Escáner, cámaras digitales)

Software

Sistema operativo Base de datos Acceso a Internet Correo electrónico Software de gestión documental

La gestión documental (Video)

El presente video describe en que consiste la gestión documental apoyada por un Software para la automatización de la información,  mejorando los procesos internos  y los flujos de trabajo.

http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

Consiste en scanear documentos físicos para convertirlos en imágenes electrónicas que puedan ser ordenadas lógicamente, esto con el fin de poder consultarlas posteriormente. Con los procesos de digitalización de documentos, se respalda la información en algún medio, ya sea disco duro, en CD ò en DVD. Para el proceso de digitalización se requiere de un computador personal y un scaner de buenas características que permita scanear grandes volúmenes en poco tiempo, algunos de estos equipos pueden trabajar a velocidades de 160 documentos por minuto.

DIGITALIZACION

Ciclo de vida de un documento normal

Ciclo de vida de un documento digitalizado

Criterios de la digitalización

Criterios de la digitalización

La digitalización de documentos en soporte papel, de archivos de gestión y centrales, se debe hacer para agilizar su búsqueda en casos de consulta permanente, remota o por varios usuarios a la vez. En caso de los documentos y archivos históricos se debe utilizar para mejorar la legibilidad y facilitar el acceso remoto, pero sin destruir la documentación original.

Ventajas de la Digitalización

Velocidad y facilidad de consulta.Distribución en red.Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación.Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.

Desventajas de la digitalización

o Conservación: los medios de almacenamiento

digitales no han sido diseñados con miras a una

larga permanencia.

o Accesibilidad: el cambio en los formatos de

almacenamiento puede impedir la consulta cuando

no se cuenta con las mismas herramientas usadas al

ingreso.

Si se digitalizan los documentos sin una preparación adecuada, es decir, sin orden, método y sin una descripción precisa para recuperar la información, lo que se obtendrá como resultado es un caos electrónico costoso.

50 paginas por minutos

20paginas por minutos

160 paginas por minutos

En la imagen observamos la entrada de un documento que es duplicado para distribuirlo a los departamentos y poder obtener la información que cada usuario requiera. Se supone que el original es archivado y además en cada departamento se archiva la copia del documento para consultas posteriores. Hasta este punto ya existen 4 copias del documento y cada una ocupa un espacio en el archivo.Si alguna otra persona requiere el documento, este es copiado nuevamente y se repite el ciclo. Y de esta forma se pueden repetir procesos similares dentro de la institución, incrementado significativamente el gasto de papel.

Cuando llega un documento a la Institución en lugar de copiarlo y distribuirlo, se digitaliza y se ingresa al sistema. Este archivo electrónico puede ser compartido por diferentes usuarios al mismo tiempo sin necesidad de duplicarlo. Además es respaldado en discos duros, CD o DVD.

Este proceso es el que se sigue con los documentos recibidos, y para los documentos internos el proceso es mucho más fácil ya que no es necesario digitalizarlos; estos documentos se comparten en la Institución a través del software de Administración de Documentos sin la necesidad de que salgan a papel, sólo aquellos que tienen que ser compartidos con otras Entidades o que por ley tienen que estar impresos son los que se imprimen, los que no, se administran y se explotan al máximo a través de la red.

Digitalización y administración de documentos

Digitalización de documentos

http://www.youtube.com/watch?v=bpAKVQaD_BI

http://www.youtube.com/watch?v=-8Lydv1oa1c

Video No.1

Video No.2

LEGISLACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Los documentos electrónicos tienen la misma validez que un documento escrito o soportado en papel, este debe cumplir con los requisitos de la ley 527 de 1999, para que así pueda tener la calidad de prueba, y que tenga como atributo la transparencia y la legalidad.

Lo importante llegado el momento de valorar la fuerza probatoria de un mensaje de datos, que contenga cualquier documento será tener en cuenta entre otros aspectos:

•Confiabilidad de la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje.•La confiabilidad de la forma en que se haya conservado la integridad de la información.•La forma en la que se identifique a su autor original•Cualquier otro factor pertinente.

La ley 527 de 1999 es la ley que en Colombia regula todo el manejo de Comercio Electrónico.

Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y de dictan otras disposiciones.

Decreto 1748 de 1995. Archivo laborales informáticos

Decreto 1094 de 1996. Facturas electrónicas

Circular 02 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Normatividad sobre archivos:

SISTEMAS DE FLUJOS DE TRABAJO WORKFLOW

Workflow: Asignación de los documentos a los flujos electrónicos, a través criterios de distribución, actividades y tiempos de atención definidos para cada proceso.

Sistema Wokflow: El sistema permite automatizar los procesos de negocio gestionando la secuencia de actividades en las que se descomponen y asignándolas a las personas y/o aplicaciones informáticas que deben llevarlas a cabo.

Imagen tomada de http://sisgermonik88.blogspot.com/2011/05/work-flow-flujo-de-trabajo.html

Análisis previo de cada uno de los procesos de la empresa.

Definir la secuencia de actividades que realizaran las personas

que intervienen en los proceso y el papel que estas desempeñan.

Definir la información necesaria en cada una de las etapas del

proceso.

Definir los documentos que se manipulan

Definir las políticas implantadas

Definir la interrelación con otros procesos

Requerimientos para la implementación de un sistema Workflow

 Elementos de un sistema de flujos de trabajo

La figura nos presenta:

Herramientas para analizar, modelar y definir los procesos

Secuencia de actividades y de información (procesos) que constituyen el flujo de trabajo.

Motor del sistema Workflow: Interpreta y controla las etapas de la ejecución de un proceso.

Interfaz del sistema: Controla la interacción entre los usuarios y las aplicaciones.

Un sistema Workflow determina Rutas, Roles y Reglas. Determinada quien hace cada una de las tareas, en qué orden y bajo qué condiciones.

PROCESO: ComprasActividad Responsable Tiempo Observaciones

1. Solicitud articulo Área determinada ? X

2. Revisar la solicitud Almacén 1

3. Cotizar articulo Almacén 3 Pasar cotización Comité compras

4. Estudio de solicitudes y cotizaciones

Comité de compras 3 Autoriza / Niega

5. Entrega Informe Comité de compras 1

6. Realiza compra Almacén 8 Artículos aprobado

Ejemplo de Workflow en un proceso de compras

BIBLIOGRAFIA

Tramullas, J. (2006). Tendencias en documentación digital. España: Ediciones Trea, S.L.Gestión de Archivo Electrónicos. Archivo General de la Nación. Garcia, A.  La gestión de documentos  electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones  del entorno de información, http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol9_3_02/aci03301.htm.Bermudez, M. Guía para digitalizar documentos. Disponible en http://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.pdfTramullas, J. Tendencias en documentación digital. España. Ediciones Trea, S.L 2006Ley 527  de 1999:  Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos  del comercio electrónico y las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y de dictan otras disposiciones.  Circular 02 de 1997.  Parámetros a tener en cuenta para la implementación  de nuevas tecnologías  en los archivos públicos