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INDICE
1 INTRODUCCIÓN _______________________________________________________________ 4
2 CONTROL DE ACCESO A LOS USUARIOS ______________________________________ 5
2.1 PERFILES DE USUARIO _________________________________________________________ 5
2.2 USUARIOS __________________________________________________________________ 5
2.3 REGISTRO DE ACCESO _________________________________________________________ 5
2.4 REGISTRO HISTÓRICO DE DATOS ALTERADOS _______________________________________ 5
2.5 SEGURIDAD _________________________________________________________________ 5
3 PLANIFICACIÓN/PROGRAMACIÓN DE CITAS __________________________________ 6
3.1 AGENDAS. CONCEPTO ________________________________________________________ 6
3.1.1 Funcionalidad ______________________________________________________ 6
3.1.2 Visualización _______________________________________________________ 7
3.1.3 Definición/Restricciones ____________________________________________ 7
3.1.4 Espacio/Tiempo/Persona ____________________________________________ 7
3.2 SALA DE ESPERA _____________________________________________________________ 8
3.3 TRAZABILIDAD _______________________________________________________________ 8
3.4 CENTRALIZACIÓN DE OPERACIONES HABITUALES ____________________________________ 8
4 HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA _____________________________________________ 9
4.1 CONCEPTO _________________________________________________________________ 9
4.2 POSIBILIDADES ILIMITADAS DE PERSONALIZACIÓN ___________________________________ 9
4.3 IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DATOS __________________________________________ 9
4.4 FUNCIONALIDAD ASOCIADA ___________________________________________________ 10
4.4.1 Documentos _______________________________________________________ 10
4.4.2 Informes __________________________________________________________ 10
4.4.3 Petición de pruebas diagnosticas ___________________________________ 10
4.4.4 Resultados de Pruebas diagnosticas ________________________________ 10
4.4.5 Cuestionarios _____________________________________________________ 10
4.5 MEDICAMENTOS ____________________________________________________________ 10
4.6 PRESCRIPCIONES/RECETAS ____________________________________________________ 11
5 PROCESOS ADMINISTRATIVOS _______________________________________________ 11
5.1 PRODUCTOS/SERVICIOS ______________________________________________________ 11
5.1.1 Productos simples y productos compuestos _________________________ 11
5.1.2 Compras __________________________________________________________ 11
5.1.3 Inventarios ________________________________________________________ 11
5.1.4 Lotes/Caducidades ________________________________________________ 11
5.2 PROVEEDORES ______________________________________________________________ 11
5.2.1 Pedidos ___________________________________________________________ 12
5.2.2 Entregas de producto ______________________________________________ 12
5.2.3 Facturas y control de gastos _______________________________________ 12
5.2.4 Control de vencimientos de pago ___________________________________ 12
5.3 CLIENTES __________________________________________________________________ 12
5.3.1 Presupuestos ______________________________________________________ 12
3
5.3.2 Facturación a compañías aseguradoras o pacientes _________________ 12
5.3.3 Cobro de facturas _________________________________________________ 13
5.3.4 Entregas a cuenta _________________________________________________ 13
5.3.5 Generación de cuotas periódicas ___________________________________ 13
5.3.6 Vencimientos de cobro _____________________________________________ 13
5.4 MÉDICOS COLABORADORES ___________________________________________________ 13
5.4.1 Liquidación periódica ______________________________________________ 13
5.5 CONTROL DE CAJA __________________________________________________________ 14
5.6 INFORMES DE GESTIÓN PERSONALIZADOS _________________________________________ 14
5.7 ESTADÍSTICAS ______________________________________________________________ 14
5.8 ENLACE CONTABLE __________________________________________________________ 14
6 VARIOS_______________________________________________________________________ 14
6.1 MENSAJES/TAREAS __________________________________________________________ 14
6.2 MENSAJES CORTOS SMS ______________________________________________________ 14
6.3 SEGMENTACIÓN Y MAILING ____________________________________________________ 14
6.4 ETIQUETAS _________________________________________________________________ 15
6.5 MULTIEMPRESA _____________________________________________________________ 15
6.6 MULTICLÍNICA ______________________________________________________________ 15
6.7 ACCESO REMOTO ___________________________________________________________ 15
6.8 CONTROL DE LLAMADAS TELEFÓNICAS ___________________________________________ 15
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1 Introducción
SALUS es el Software para la Gestión Integral de Clínicas, Centros Médicos y
Hospitales.
Desarrollado por QSOFT desde 1995, permite gestionar de forma global el
conjunto de áreas de Gestión de un Centro de Salud: Agendas, Historias
Clínicas, Facturación, Hospitalización, etc.
Más de 3000 Centros de Salud en España y otros 23 países se benefician de
las ventajas que aporta el Software de QSOFT, entre los cuales pueden
mencionarse, por ejemplo:
De entre las principales ventajas y beneficios que proporciona SALUS, pueden
destacarse las siguientes:
o Ha sido diseñado por médicos y directores de Centros de Salud.
o Es totalmente adaptable a las particularidades de cada centro.
o Aporta múltiples mejoras económicas, tales como la eliminación de
errores, el ahorro de tiempo, la toma de mejores decisiones por
disponer de mejor información o la eliminación de archivos en papel.
o Facilita el cumplimiento de la legislación de protección de datos.
o Es muy intuitivo y fácil de utilizar.
o Dispone de un servicio de mantenimiento que incluye, entre otros
elementos, soporte técnico continuado y actualizaciones del Software.
A continuación, se describen en detalle algunas de las principales
funcionalidades de SALUS.
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2 Control de acceso a los usuarios
Cualquier persona que desee utilizar el sistema tiene que estar autorizada
previamente. La autorización le permitirá obtener un nombre de usuario del
sistema y una contraseña. Sin éstos, no será posible utilizar el programa.
2.1 Perfiles de usuario
Cada usuario se asocia a un perfil
específico. El perfil de usuario especifica a
qué funciones del sistema tiene acceso el
usuario. Así, se podrán definir perfiles
comunes para todo el personal médico y/o
administrativo que, por motivos evidentes,
utilizarán áreas diferentes del sistema.
2.2 Usuarios
Son todas aquellas personas autorizadas a utilizar el sistema. El nombre de
usuario y contraseña es personal e intransferible. En beneficio de la
seguridad y de acuerdo a la legislación de protección de datos, no se
recomienda que diversas personas utilicen la misma identificación de
usuario.
2.3 Registro de acceso
Todas las operaciones que realizan los usuarios quedan registradas en el
sistema, identificando qué usuario ha realizado una operación, la hora en
que se ha realizado, la operación que se ha efectuado y el paciente u otra
entidad con quien se ha efectuado la operación.
2.4 Registro histórico de datos alterados
Para incrementar la seguridad. SALUS implementa un potente mecanismo
que permite que, si se borra o modifica un dato, se siga conservando, en
segundo plano, en la base de datos. De esta manera y de forma muy
sencilla, en caso de necesidad se puede consultar qué dato estaba escrito
en cierto campo tiempo atrás, antes de que se modificara o borrara. SALUS
indica qué dato existía antes, qué usuario lo modificó y cuándo.
2.5 Seguridad
De acuerdo a la Normativa de Seguridad de Datos especificada según
diferentes leyes en cada país, SALUS establece un mecanismo de caducidad
de las contraseñas, de modo que éstas deben cambiarse cada cierto
tiempo. De forma análoga, cuando SALUS detecta inactividad en un
terminal abierto, desactiva la sesión solicitando nuevamente la
identificación del usuario. Los parámetros de seguridad son configurados
por el propio cliente.
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3 Planificación/Programación de citas
SALUS incorpora una herramienta completa de planificación,
basada en múltiples agendas gráficas de muy fácil e intuitivo
uso.
3.1 Agendas. Concepto
Una agenda permite reservar tiempo para un paciente asociado a
un profesional sanitario o a un espacio físico. Cada agenda se
divide en diferentes intervalos de tiempo y permite establecer
restricciones que desactiven franjas horarias en función de la
disponibilidad del profesional o espacio.
3.1.1 Funcionalidad
Las agendas gráficas de SALUS
pueden visualizarse
independientemente o bien
combinadas entre ellas,
permitiendo ver una planificación
global del centro en una sola
pantalla. Las agendas de SALUS
permiten:
Crear citas puntuales de un cierto tipo. Cada tipo de cita se expresa
en un color distinto, definible por el usuario.
Crear citas periódicas, para definir tratamientos o terapias
prolongadas.
Imprimir las citas en una tarjeta como recordatorio para el paciente.
Imprimir etiquetas adhesivas para el paciente.
Reducir al mínimo el margen de error en la creación de citas, gracias
a su sistema de ayudas.
Visualizar o cargar la historia del paciente (si el perfil de usuario lo
permite).
Cargar la ficha de datos de filiación del paciente.
Modificar la duración de la reserva efectuada, cortarla y pegarla en
otro intervalo horario u otra agenda.
Conocer el estado del paciente (ha llegado, está en consulta, ha
pagado, etc.).
Registrar la asistencia o ausencia del paciente y vincular ésta a datos
de facturación, si es necesario.
Cargar la hoja de cargos para cobrar el servicio o servicios al
paciente.
Cobrar una deuda a un paciente o ver su estado de facturación.
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Inhabilitar tiempo de forma puntual.
Imprimir la agenda en papel.
Efectuar reservas personales (congresos, etc.).
Visualizar la agenda diaria, varios días o resumen mensual.
Buscar espacios vacíos.
Dar citas sin especificar hora (para extracción de fluidos, etc.).
Desplazamiento al pasado para consultar la agenda o al futuro para
ver estado de reservas y dar cita.
Toda la funcionalidad está vinculada a que el perfil del usuario permita
su ejecución sin restricciones.
3.1.2 Visualización
El sistema de planificación permite
visualizar las agendas
independientemente, mostrando uno o
varios días en pantalla. También permite
ver las agendas combinadas entre ellas
visualizando uno o varios días. El tamaño
en que se presenta cada agenda en
pantalla es inversamente proporcional al
número de agendas simultáneamente
abiertas y el número de días mostrados.
3.1.3 Definición/Restricciones
El sistema gráfico de planificación de SALUS permite definir
restricciones, de manera que en cada jornada solamente podrán darse
citas en las horas previamente establecidas. Estas horas pueden variar
en diferentes épocas del año de forma que, por ejemplo, el tiempo de
ocupación de un profesional se pueda especificar de distinta manera en
verano que en invierno.
3.1.4 Espacio/Tiempo/Persona
El sistema de planificación de SALUS
permite establecer agendas para personas
o espacios físicos. En todas ellas se
reserva el tiempo de ocupación de la
persona o espacio. En el caso de reserva
de espacio también se permite definir qué
persona ocupará la ubicación física. Con
este mecanismo siempre se puede saber
qué persona está ocupada y dónde se
ocupa.
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3.2 Sala de espera
SALUS integra el control del estado de la Sala de Espera dentro de la
agenda. Este control permite visualizar en pantalla los siguientes estados
del paciente:
Todavía no ha llegado al centro.
Ya está en la sala de espera y desde qué hora.
Está en consulta y cuál de ellas.
Ha salido de consulta y se dirige a recepción.
Si ha abandonado el centro abonando totalmente el importe del cargo
efectuado.
Si ha abandonado el centro sin abonar totalmente el importe del cargo.
3.3 Trazabilidad
Es el mecanismo de extensión de la gestión de sala de espera que permite
controlar todos los movimientos del paciente por el centro, registrando
todos sus tiempos de espera y atención de los diversos profesionales
sanitarios que interactúen con él. Este mecanismo de trazabilidad permite,
además, medir parámetros de calidad en la atención sanitaria.
3.4 Centralización de operaciones habituales
Muchas de las operaciones rutinarias del centro sanitario concurren
alrededor de la planificación de los pacientes. SALUS agrupa estas
operaciones permitiendo que sean ejecutadas desde el sistema grafico de
agendas, ahorrando tiempo y simplificando el manejo del sistema.
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4 Historia clínica electrónica
4.1 Concepto
SALUS implementa un sofisticado y completo
mecanismo de control de la historia clínica. Este
mecanismo permite que cada médico pueda utilizar
su propio formato de historia clínica, adaptado a
sus necesidades, simplificando la captura manual de
datos en papel y proporcionando una mayor
agilidad en la obtención de información.
4.2 Posibilidades ilimitadas de personalización
SALUS se ha diseñado entendiendo que
cada organización sanitaria debe poder
capturar datos clínicos de acuerdo a su
experiencia y conocimientos. Por ello,
permite personalizar de forma muy sencilla
y rápida el formato de la historia clínica
para cada especialidad, compartiendo, si se
desea, información entre especialidades
(p.ej. antecedentes clínicos del paciente).
Aunque ya dispone de un formato de
Historia Clínica predefinido, incluyendo múltiples especialidades médicas,
las posibilidades de personalización de SALUS son ilimitadas y se ajustan
con precisión a las demandas de los usuarios del sistema.
SALUS registra fechas, textos, imágenes, valores numéricos y cualquier otra
información de acuerdo al formato requerido. El formato se entrega
personalizado, aunque una parte de él puede seguir siendo adaptado, con
mucha sencillez, por el departamento de Informática del centro de salud.
Las posibilidades de personalización son tan amplias que puede gestionar
desde un centro de Medicina Estética a un centro médico multiespecialidad
o un centro hospitalario, entre otros.
4.3 Importación/Exportación de datos
SALUS permite la importación, como archivo, de cualquier documento
electrónico como por ejemplo imágenes, vídeos, archivos de Microsoft
Word, Excel, etc. con el fin de adjuntar estos documentos a la historia
clínica y poderlos mostrar posteriormente. SALUS también permite la
exportación a Excel u otros formatos la información sanitaria contenida en
su base de datos, para ser tratada con herramientas estadísticas o
remitidas a otro sistema.
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4.4 Funcionalidad asociada
La historia clínica de SALUS no solamente actúa como registro de datos,
sino que permite realizar ciertas operaciones con comodidad.
4.4.1 Documentos
Permite la emisión, alteración, registro e impresión de documentos
preconfigurados, como pueden ser dietas, recomendaciones o
consentimientos informados entre otros. SALUS registra cada
documento y lo almacena en la base de datos adjuntándolo a la historia
clínica del paciente.
4.4.2 Informes
Emitir un informe para dar de alta a un paciente es simple y rápido con
SALUS, gracias a su sistema de emisión de informes de acuerdo a las
necesidades de cada centro de salud.
4.4.3 Petición de pruebas diagnosticas
Solicitar una prueba diagnóstica es muy simple y rápido. SALUS registra
la solicitud, la tramita si es necesario y permite la emisión de un
documento para entregar o enviar al profesional o centro que realizará
dicha prueba.
4.4.4 Resultados de Pruebas diagnosticas
SALUS permite el registro de los resultados de cada prueba
adjuntándolos a la historia clínica del paciente. La información puede
adjuntarse como un documento independiente (doc, pdf, jpg, etc.) o
integrando la información en la base de datos mediante un enlace
directo o indirecto con los equipos de laboratorio.
4.4.5 Cuestionarios
Constituyen un elemento más de
personalización de la historia clínica
de SALUS. Los cuestionarios
permiten establecer listas de
preguntas a efectuar a un paciente
registrando sus respuestas y
evaluándolas si el cuestionario se
orienta a este fin.
4.5 Medicamentos
SALUS implementa un vademécum de medicamentos, que el centro puede
personalizar a su medida.
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4.6 Prescripciones/Recetas
Desde la historia clínica de SALUS pueden emitirse
recetas que utilizan la base de datos de medicamentos
previamente descrita. Estas recetas pueden derivarse a
la propia farmacia del centro para que los dispense,
facture y organice su propio control de stock, o
pueden imprimirse para entregarlas al paciente.
5 Procesos administrativos
SALUS integra todos los procesos administrativos para la gestión del centro
sanitario.
5.1 Productos/Servicios
Como elemento básico de facturación de compra o venta, se establecen los
productos o servicios.
5.1.1 Productos simples y productos compuestos
SALUS trata la composición de productos con el fin de simplificar los
procesos de facturación y ejercer así un sistema óptimo de control de
costes. Un producto compuesto es un multi-producto compuesto por un
conjunto de productos simples donde cada uno tiene su coste
independiente. El producto compuesto puede cargar un coste al cliente
por la suma de todos los productos de la composición o especifico del
multi-producto.
5.1.2 Compras
SALUS implementa un completo mecanismo de generación de pedidos y
compras a proveedores. Compras periódicas y repetitivas, por
reaprovisionamiento (stock bajo) o puntuales. SALUS registra los precios
de compra de cada producto para cada proveedor y lo muestra para
ayudar a la decisión de compra en cada ocasión.
5.1.3 Inventarios
SALUS controla el stock de cada producto en todo momento y permite
realizar un inventario para regularización de stock.
5.1.4 Lotes/Caducidades
El control de stock se realiza por lotes de productos, para poder
gestionar las caducidades de elementos perecederos.
5.2 Proveedores
Dentro de su concepción integral, SALUS permite una completa gestión de
proveedores.
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5.2.1 Pedidos
Emite el pedido al proveedor de forma manual o automática mediante
un mecanismo de reaprovisionamiento.
5.2.2 Entregas de producto
Registra la recepción de las mercancías, tomando nota de dicha
recepción e incrementando el stock de los productos recibidos en cada
uno de los almacenes donde se depositen.
5.2.3 Facturas y control de gastos
Registra la factura del proveedor, controlando el gasto y efectuando un
registro histórico de las condiciones de compra y precio medio
ponderado del producto para cada proveedor.
5.2.4 Control de vencimientos de pago
Toma nota de las condiciones de pago establecidas con cada proveedor
para efectuar una previsión de pagos.
5.3 Clientes
SALUS permite predefinir cómo se van a efectuar los procesos
administrativos con los clientes, como modelo de trabajo del Centro
Sanitario.
5.3.1 Presupuestos
Permite registrar y calcular presupuestos, así como
entregarlos al paciente para su aprobación. A partir
del presupuesto, se puede generar una factura
total al inicio o final del tratamiento o diversas
facturas parciales durante el periodo en que éste
dure.
5.3.2 Facturación a compañías aseguradoras o
pacientes
SALUS controla la facturación entendiendo que no
siempre el paciente es el cliente. Cuando un paciente
se ha registrado previamente como afiliado a una
compañía aseguradora, SALUS permitirá la
facturación a ésta, siempre y cuando los servicios
prestados al paciente se ajusten con los
proporcionados por la Compañía Aseguradora. El
importe que se factura corresponderá al pactado
previamente con la compañía para ese servicio. Toda
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la casuística que se genera a partir de tarifas, pacientes de empresa
afiliada a compañía aseguradora, tipos de factura, etc. es contemplada
por SALUS.
5.3.3 Cobro de facturas
Las facturas pueden cobrarse en efectivo, tarjeta de crédito u otros
modos de pago definibles en la aplicación así como mediante
domiciliación bancaria, cargando el importe de la factura en la cuenta
que el cliente disponga en una entidad financiera.
5.3.4 Entregas a cuenta
Dentro del proceso administrativo se contempla el proceso de entrega a
cuenta de efectivo. Este proceso registra la recepción de dinero de un
paciente que se utilizará para abonar el futuro pago de una factura.
5.3.5 Generación de cuotas periódicas
En entornos donde periódicamente se emite un cargo al paciente es muy
útil disponer de una herramienta que se encargue de efectuar esta tarea
de forma automática. El cargo generado podrá ser abonado
directamente por el paciente o cargado en la cuenta de su entidad
financiera mediante domiciliación bancaria.
5.3.6 Vencimientos de cobro
SALUS permite fraccionar el pago de una factura en varios vencimientos.
5.4 Médicos colaboradores
SALUS registra la actividad generada por los
colaboradores del centro con el objetivo de
obtener datos económicos y poder generar las
correspondientes liquidaciones o comisiones
periódicas.
5.4.1 Liquidación periódica
El proceso de liquidaciones periódicas permite calcular automáticamente
el monto económico que debe percibir cada colaborador en función de
la actividad que realice y el pacto previo de percepción, que puede ser
independiente para cada servicio prestado. Este proceso permite
calcular un importe final en base a porcentajes o valores absolutos para
cada servicio realizado por el colaborador. También tiene en cuenta el
momento de pago de cada servicio por parte del paciente o la compañía
que paga sus servicios. Todas las liquidaciones son almacenadas por el
sistema para un análisis histórico dando opción, además, a que SALUS
genere la factura que el colaborador debería emitir al centro y que en
ocasiones no emite.
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5.5 Control de caja
SALUS efectúa un control del dinero que debe existir en cada caja, en sus
diversas formas de cobro. A final de jornada o cambio de turno, permite
emitir un informe de caja para efectuar el correspondiente arqueo.
5.6 Informes de gestión personalizados
SALUS contiene un completo conjunto de informes de gestión.
Adicionalmente, permite la inclusión de nuevos informes complejos en el
conjunto y permite que el propio usuario, mediante una sencilla
herramienta, pueda generar sus propios informes que recopilen
información procedente de la base de datos. Todos los resultados son
exportables a una hoja de cálculo.
5.7 Estadísticas
SALUS permite extraer información de gestión de la base de datos para
enviarla a una hoja de cálculo o software de control estadístico con el fin de
realizar estudios complejos.
5.8 Enlace contable
SALUS puede enlazarse con cualquier aplicación de gestión contable.
6 Varios
6.1 Mensajes/Tareas
Para facilitar la organización y comunicación entre profesionales del mismo
centro, SALUS implementa un sistema de mensajería entre usuarios del
sistema. Cada mensaje puede tratarse como una tarea a realizar de forma
que quien la envía siempre tiene confirmación de cuando ha sido vista por
el receptor y cuándo éste marca la tarea como realizada.
6.2 Mensajes cortos SMS
Permite comunicar datos de manera automática a
los pacientes como, por ejemplo, el recordatorio de
una cita próxima o el resultado de una prueba
diagnóstica. El mensaje se envía directamente a su
teléfono móvil (celular).
6.3 Segmentación y Mailing
Mediante este mecanismo se pueden implementar fácilmente técnicas de
marketing y fidelización de clientes, mediante el envío de información de
tratamientos, servicios u ofertas especiales a cierto segmento de pacientes
a quienes pueda interesar. El mecanismo de mailing, por ejemplo, identifica
primero al público objetivo, para generar la impresión de una carta
personalizada a cada paciente resultante.
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6.4 Etiquetas
Proceso similar al anterior, que imprime una etiqueta personalizada para
cada paciente resultante. Útil para enviar comunicados preimpresos
etiquetados, con los datos del paciente, etiquetaje de radiografías, tubos de
ensayo, etc.
6.5 Multiempresa
El sistema de facturación de SALUS permite generar ingresos en diversas
sociedades, de acuerdo al modelo de gestión del cliente.
6.6 Multiclínica
SALUS está diseñado para efectuar la gestión de
diversos centros sanitarios de manera
consolidada en una única base de datos. Cada
centro y usuario tiene acceso a la información
que le autoriza su perfil de usuario. Así, por
ejemplo, desde un centro pueden utilizarse las
agendas de los demás o acceder a las historias
clínicas de pacientes que habitualmente son asistidos en otro centro del
grupo, o ver de forma independiente o consolidada la facturación de cada
sede del grupo.
6.7 Acceso remoto
En entornos multiclínica, SALUS permite el acceso de
las clínicas a la base de datos a través de Internet.
También permite el acceso a la información desde una
oficina situada fuera de los centros o desde un hotel o
un domicilio, previa identificación en el sistema de
seguridad.
6.8 Control de llamadas telefónicas
Con el objetivo de mejorar el control del centro, aumentar la velocidad de
los departamentos de recepción e información al usuario y dar una imagen
más cercana al paciente, SALUS puede implementar un sistema de
identificación telefónica de pacientes mediante su número de teléfono. Con
este mecanismo, antes de responder al teléfono, el operador ya puede
tener todos los datos del paciente en pantalla para darle la información que
éste necesite. Para que el sistema pueda funcionar, se necesita una
centralita telefónica (conmutador) digital habilitada para tal efecto.