Solicitud de Certificación Histórica de Calificaciones por Grado

Académico

Contenido Solicitud de Certificación Histórica de Calificaciones .......................................................................... 1

Solicitud de Certificación Histórica de Calificaciones .......................................................................... 2

Paso 1. Ingreso al sistema. ........................................................................................................... 2

Paso 2. Autenticación de usuario. ............................................................................................... 3

Paso 3. Visualización de información principal. ........................................................................... 3

Paso 4. Visualización de calificaciones. ........................................................................................ 4

Paso 5. Registro de Inconsistencias. ............................................................................................ 7

Paso 6. Solicitud de certificación. ................................................................................................ 7

I. Certificación Digital. ............................................................................................................ 8

II. Certificación Impresa para entrega en Ventanilla. ............................................................ 10

III. Certificación Impresa con envío. ................................................................................... 11

Paso 7. Pago. .............................................................................................................................. 13

I. Impresión de factura para pago en bancos. ...................................................................... 14

II. Pago en línea. .................................................................................................................... 15

Paso 8. Generación de Certificación. ......................................................................................... 15

I. Certificación Digital. .......................................................................................................... 15

II. Certificación Impresa para entrega en Ventanilla. ............................................................ 17

III. Certificación Impresa con envío. ................................................................................... 17

Paso 9. Verificación de Certificación. ......................................................................................... 19

Anexo 1. Reporte de Inconsistencias ................................................................................................ 21

Anexo 2. Solicitud con múltiples opciones de generación ................................................................ 28

Anexo 3. Validación de Firma Digital................................................................................................. 34

Solicitud de Certificación Histórica de Calificaciones por Grado

Académico La Certificación Histórica de Calificaciones, que contiene todo el historial académico de un estudiante en la Universidad, incluye: las asignaturas cursadas, validadas, reconocidas y homologadas, sus respectivas calificaciones finales, el número de créditos, el promedio ponderado de periodo y el promedio ponderado acumulado de cada periodo cursado; y se elaboran con firma digital avalada por CERTICAMARA. Esta certificación podrá ser constatada utilizando el “Código de Verificación”, que contiene la certificación, a través de la página de la Universidad, en “Servicios”, en la opción “Verificación de Certificados Digitales”. La solicitud de la certificación de calificaciones a través del Sistema de Información Universitario (SIU) sólo aplica para estudiantes que están siendo administrados bajo dicho sistema. Los estudiantes antiguos, administrados bajo el Registro Académico Integrado (RAI), deberán continuar haciendo la solicitud a través de la ventanilla de la Oficina de Admisiones y Registro Académico ubicada en la carrera 7 No. 40-90 Edificio Emilio Arango Oficina 225 en horario de 8:00 a.m. a 8:00 p.m. A continuación se describen los pasos que le permitirán solicitar una Certificación Histórica de Calificaciones por Grado Académico a través del SIU.

Paso 1. Ingreso al sistema. Ingrese al enlace Servicios en la página de la Universidad www.javeriana.edu.co

A continuación Ingrese al enlace Sistema de Información Universitaria (SIU).

Paso 2. Autenticación de usuario. Digite ID Usuario y Contraseña (Utilice su cuenta de

correo de la Javeriana y su contraseña para realizar la conexión).

Paso 3. Visualización de información principal. Ingrese a la siguiente ruta: INGRESO A SAE → Solicitud de Certificaciones → Certificado de Calificaciones. Se desplegara una pantalla con la siguiente información:

I. Documento de Identidad II. Correo electrónico

III. Nombres

IV. Apellidos V. Listado de programas académicos en los que ha tenido registro académico.

Paso 4. Visualización de calificaciones. Podrá visualizar las asignaturas que hacen parte del historial del grado académico seleccionado, haciendo clic en el enlace Ver Notas

En la página desplegada podrá visualizar en cada periodo cursado, promedio de período y promedio acumulado, las asignaturas, calificaciones, número de créditos y el tipo de convalidación en caso de que sea una asignatura Homologada, Reconocida o Validada. Una vez verificada la información hacer clic en el botón Volver.

En caso de que existan una o más asignaturas sin calificación registrada se desplegara el siguiente mensaje:

Nota: Se debe tener en cuenta que si el estudiante se encuentra activo y con asignaturas en curso para la fecha de solicitud, las mismas cuentan como asignaturas sin calificación registrada. En caso

de no encontrarse activo y que se genere dicho mensaje, por favor reportar la inconsistencia (Ver Anexo 1. Reporte de Inconsistencias).

Paso 5. Registro de Inconsistencias. En caso de que exista un error en la información podrá reportar dicha inconsistencia a través del botón Reportar (Ver Anexo 1. Reporte de Inconsistencias).

Paso 6. Solicitud de certificación. Para proceder con la solicitud del certificado hacer clic en el botón Solicitar.

En la página desplegada podrá realizar la solicitud, teniendo en cuenta las siguientes opciones de generación:

I. Certificación Digital. Una vez sea aprobado el pago el sistema generara la

certificación firmada digitalmente y le será enviada a la dirección de correo Institucional o podrá descargarla directamente en su autoservicio. Podrá guardarla en medios magnéticos y utilizarla cuantas veces lo requiera.

1. Seleccione Tipo de certificado: Digital. 2. Clic en el botón Generar Solicitud.

3. El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí.

4. La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago (paso 7).

II. Certificación Impresa para entrega en Ventanilla. Una vez sea aprobado el pago

un día hábil después se generara la certificación y podrá reclamarla en la oficina de Admisiones y Registro.

1. Seleccione Tipo de certificado: Impreso. 2. Selecciones el Tipo de entrega: Ventanilla. 3. Digite el número de copias. 4. En caso de autorizar a un tercero para reclamar el certificado, por favor

digite los siguientes datos: Tipo de Documento, Documento, Nombre del tercero (El tercero debe acercarse a la ventanilla con Documento de Identidad y una copia del mismo).

5. Clic en el botón Generar Solicitud.

6. El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí.

7. La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago (paso 7).

III. Certificación Impresa con envío. Una vez sea aprobado el pago un día hábil después se generara la certificación, y la oficina de Admisiones y Registro Académico realizara él envió de la certificación a la dirección especificada en la solicitud, la información de la empresa de envío y el número de guía para que pueda hacer seguimiento del envió.

1. Seleccione Tipo de certificado: Impreso. 2. Selecciones el Tipo de entrega: Envío. 3. Digite el número de copias. 4. Digite Datos de Envió. Debe ingresar los siguientes datos:

Id Región: Seleccionar la región de envío (Utilice la lupa). Destinatario: nombre de la persona o entidad a la que debe

realizarse el envió. País: Seleccionar el país de envío (Utilice la lupa). Estado: Digite el Estado/Departamento de envió. Ciudad: Digite la ciudad de envío.

Dirección: Digite la dirección de envío. Teléfono: Digite un teléfono asociado a la dirección de envío.

5. Clic en el botón Generar Solicitud.

6. El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí.

7. La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago (paso 7).

En una misma solicitud se pueden incluir varias opciones de generación, si desea enviar varias certificaciones a distintas direcciones de envío debe ingresar una opción por cada dirección de envío (Ver Anexo 2. Solicitud con múltiples opciones de generación).

Paso 7. Pago. Una vez generada la solicitud debe prócer con el pago de la misma. Hacer clic en el botón Pago.

A continuación se desplegara una página en la que podrá hacer una búsqueda de las facturas generadas a su nombre, la búsqueda puede ser realizada por documento de identificación o por Id de Estudiante, una vez haya ingresado los datos de la búsqueda debe hacer clic en el botón Buscar.

Se visualizaran las facturas a su nombre y usted puede escoger el medio de pago a utilizar: Impresión de factura para pago en bancos o Pago en línea.

I. Impresión de factura para pago en bancos. Hacer clic en el botón Orden de Pago Financiera y a continuación se generara un PDF con la factura, la cual podrá imprimir y pagar en uno de los bancos indicados.

II. Pago en línea. Hacer clic en el botón Pago en Línea y a continuación se visualiza la

página de Pagos OnLine de la Universidad en la cual podrá efectuar el pago correspondiente.

Nota: Recuerde que solo una vez el pago sea registrado, el sistema envía la solicitud de generación a la Oficina de Admisiones y Registro Académico.

Paso 8. Generación de Certificación. De acuerdo a la opción u opciones de generación que usted haya elegido será generada la certificación.

I. Certificación Digital. El sistema generara la certificación firmada digitalmente y le

será enviada a la dirección de correo electrónico registrada o podrá descargarla directamente en su autoservicio. Podrá guardarla en medios magnéticos y utilizarla cuantas veces lo requiera.

Podrá acceder también a la certificación desde el Sistema de Información Universitario en el enlace INGRESO A SAE → Solicitud de Certificaciones → Certificado de Calificaciones haciendo clic en el botón de Certificado.

II. Certificación Impresa para entrega en Ventanilla. Una vez sea aprobado el pago un día hábil después se generara la certificación y podrá reclamarla en la oficina de Admisiones y Registro Académico ubicada en la carrera 7 No. 40-90 Edificio Emilio Arango Oficina 225 en horario de 8:00 a.m. a 8:00 p.m.

III. Certificación Impresa con envío. Una vez sea aprobado el pago un día hábil después se generara la certificación, y la oficina de Admisiones y Registro Académico realizara él envió de la certificación a la dirección especificada en la solicitud.

A continuación puede observar las características de la certificación generada en formato PDF. La certificación mostrara el aviso “Firmado y todas las firmas son válidas.” y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Firma Válida”. :

Nota: en caso de que al abrir la certificación generada en formato PDF. La certificación muestre el aviso “Hay al menos una firma que presenta problemas.” y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Validez desconocida” por favor siga los pasos descritos en el Anexo 3 Validación de Firma Digital.

Paso 9. Verificación de Certificación. Podrá verificar la autenticidad de la certificación siguiendo el siguiente procedimiento:

I. Una vez haya ingresado a la página de la Universidad, “Servicios” opción “Verificación de

Certificados Digitales”, deberá seleccionar el tipo de certificado que desea verificar. Seleccione Certificado de Calificaciones.

II. Digite el código de verificación correspondiente, se encuentra al final de la certificación, como se indica a continuación:

III. El sistema desplegara una página en la que se indica que “El código de verificación corresponde a un Certificado de Calificaciones elaborado”. Hacer clic en el botón Aceptar para visualizar el certificado firmado digitalmente a fin de realizar una comparación.

Anexo 1. Reporte de Inconsistencias Usted puede reportar inconsistencias cuando considere que la información visualizada debe ser ajustada o contiene un error. Las inconsistencias sólo pueden ser registradas antes de la solicitud de la certificación, y la misma será generada hasta que la inconsistencia registrada sea solucionada. Para proceder con el reporte de una inconsistencia, siga el procedimiento descrito a continuación:

1. Hacer clic en el botón Reportar.

2. Se visualiza la página de Inconsistencias, hacer clic en la lupa para seleccionar el tipo de inconsistencia.

3. Seleccione el tipo de inconsistencia a reportar de acuerdo a las que se listan.

4. En el campo de Descripción, escriba las observaciones que considere necesarias a fin de detallar la inconsistencia (este campo sólo acepta 250 caracteres).

5. Puede añadir un archivo adjunto (preferiblemente en formato PDF) en caso de que lo considere necesario. Para actualización de documento es necesario adjuntar copia del documento y en caso de ser un cambio de nombre se debe adjuntar la escritura pública expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Para adjuntar el archivo hacer clic en el botón Añadir Archivo, se visualizara una página en la que deberá buscar y seleccionar el archivo haciendo clic en el botón Examinar…

6. Una vez seleccionado el archivo hacer clic en el botón Cargar, se muestra un mensaje que confirma la carga exitosa del archivo, hacer clic en el botón Aceptar del mensaje desplegado.

7. En caso de ser necesario puede ingresar otra inconsistencia haciendo clic en el botón +.

8. Una vez ha terminado de registrar la(s) inconsistencia(s) hacer clic en el botón Guardar.

9. Una vez se ha(n) reportado la(s) inconsistencia(s), se debe proceder con la solicitud de la certificación (Paso 6. Solicitud de certificación).

Nota: Las inconsistencias comienzan a ser atendidas en el momento que se registra el pago de la certificación solicitada.

10. Una vez la inconsistencia ha sido revisada se le enviara una notificación a su dirección de correo electrónico, indicando que la inconsistencia ya fue tramitada.

11. Ingrese al Sistema de Información Universitario al enlace INGRESO A SAE → Solicitud de Certificaciones → Certificado de Calificaciones y verifique el trámite de la inconsistencia. Una vez verificada la información hacer clic en el botón Reportar, para ingresar a la(s) inconsistencia(s) registrada(s).

12. En caso de que el trámite sea Satisfactorio seleccionar el Estado Aprobado, en caso de no ser satisfactorio seleccionar el estado No aprobado. En saco de no ser aprobado el trámite, puede indicar sus observaciones en el campo de Descripción o comunicarse directamente con la Oficina de Admisiones y Registro Académico al Teléfono 3208320 ext. 5245 o al correo electrónico certificados@javeriana.edu.co; será revisada nuevamente la inconsistencia y se le enviara una nueva notificación para que usted proceda con la Aprobación del trámite. Nota: Únicamente se podrá generar la certificación hasta que el trámite sea reportado en estado Aprobado.

13. Hacer clic en el botón Guardar, para actualizar el estado de la inconsistencia al

seleccionado.

Una vez la incidencia ha sido aprobada, se procede con la generación de la certificación.

Anexo 2. Solicitud con múltiples opciones de generación Si desea solicitar varias certificaciones, lo puede hacer en una misma solicitud (Ver Paso 6. Solicitud de certificación). Cuando se desee enviar certificaciones a direcciones de envió diferentes, se debe registrar una opción por cada una de las direcciones de envío. Siga el procedimiento detallado a continuación para hacer una solicitud con múltiples opciones de generación:

1. Hacer clic en el botón Solicitar.

2. En la página desplegada realizar la solicitud de la primera opción de generación, teniendo en cuenta las opciones de generación listadas en el paso 6 (Certificación Digital, Certificación Impresa para entrega en Ventanilla o Certificación Impresa con envío). En este caso de ejemplo se selecciona como primera opción una certificación digital.

3. Hacer clic en el botón +, para añadir una nueva opción de generación.

4. Se despliega una nueva opción de generación y se debe registrar la información de acuerdo a lo que se desee solicitar. Para el ejemplo se selecciona como segunda opción una certificación impresa con envío nacional a la ciudad de Cajicá, puede ver que automáticamente se actualizan los campos de Valor Certificados y Valor de Envío con los datos de los dos certificados que se han elegido y el valor del envió a destino nacional.

5. En caso de ser necesario, hacer clic en el botón +, para añadir una nueva opción de generación. Se despliega una nueva opción de generación y se debe registrar la información de acuerdo a lo que se desee solicitar. Para el ejemplo se selecciona como tercera opción una certificación impresa con envío nacional a la ciudad de Santiago de Cali, puede ver que automáticamente se actualizan los campos de Valor Certificados y Valor de Envío con los datos de los tres certificados que se han elegido y el valor del envió a destino nacional.

6. Puede hacer clic en el botón Ver Todo y el sistema desplegara las opciones que haya elegido en una misma página. En el caso de ejemplo se visualizan las 3 opciones elegidas.

Nota: Puede hacer clic en el botón ”–“, en caso de que desee eliminar una de las opciones registradas.

7. Hacer clic en el botón Generar Solicitud.

8. El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar (se incluye el total de las certificaciones solicitadas más el valor de el/los envíos), en caso de que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí.

9. La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago (paso 7).

Nota: Recuerde que una vez se registre el Pago la Oficina de admisiones y Registro estará generando las certificaciones un día hábil después.

Anexo 3. Validación de Firma Digital

Siga los pasos listados a continuación para validar la Firma Digital de las certificaciones emitidas

por la Universidad.

Paso 1. Abrir la certificación generada en formato PDF. La certificación mostrara el aviso “Hay al

menos una firma que presenta problemas.” y en la parte superior derecha de la certificación

la imagen de la Firma Digital indicando “Validez desconocida”.

Paso 2. Hacer clic derecho sobre el texto “Validez desconocida”, se desplegara un menú

emergente en el que debe seleccionar “Validar firma”.

Paso 3. Se despliega una ventana emergente llamada “Estado de validación de la firma”, hacer

clic en el botón “Aviso Legal…”.

Paso 4. Se despliega una ventana emergente llamada “Propiedades de la firma”, hacer clic en la

pestaña “Firmante” y a continuación clic el botón “Mostrar certificado…”.

Paso 5. Se despliega una ventana emergente llamada “Visor de certificados”, hacer clic en la

pestaña “Confianza” y a continuación clic el botón “Agregar identidades de confianza…”.

Paso 6. Se despliega una ventana emergente llamada “Seguridad de Acrobat”, hacer clic en el

botón “Aceptar” para cerrar la ventana.

Paso 7. Se despliega una ventana emergente llamada “Importar configuración de contactos”,

seleccionar la casilla “Utilizar este certificado como raíz de confianza” y hacer clic en el botón

“Aceptar”.

Paso 8. En la ventana emergente llamada “Visor de certificados”, hacer clic en el botón “Aceptar”.

Paso 9. En la ventana emergente llamada “Propiedades de la firma” visualiza en la parte superior

un mensaje indicando “La firma es VÄLIDA, firmada por PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA”

hacer clic en el botón “Cerrar”.

Paso 10. La certificación mostrara el aviso “Firmado y todas las firmas son válidas.” y en la

parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Firma

Válida”.