Solicitud de propuestas Núm. 20-01RFP, Servicios de ... · Servicio de Infraestructura de...

SOLICITUD DE PROPUESTAS NÚM.

20-01RFP, SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA PARA SERVIDORES

Oficina de Administración de Tribunales (OAT) 17/diciembre/2019

Confidencial: Este documento tiene distribución restringida y puede ser usado por quienes lo reciben solamente para la realización de sus actividades oficiales. Su contenido no puede ser publicado sin la autorización de la OAT.

Edificio World Plaza 268 Ave Muñoz Rivera, Piso 14, Hato Rey, Puerto Rico

Servicio de Infraestructura de Servidores 2

Confidencialidad Toda la información contenida en esta solicitud de propuesta y sus anejos será considerada “información confidencial” y será tratada de esta forma. El(La) proponente que haya recibido este documento, sólo puede compartirlo con las personas que necesiten conocerlo, y no puede utilizar la información contenida en él como herramienta de publicidad o promoción. Igualmente, la Oficina de Administración de Tribunales (OAT), no compartirá las respuestas a esta solicitud de propuesta con personas que no participen en el proceso de selección.

La OAT garantiza la más estricta confidencialidad del contenido de las propuestas que se presenten. Todas las contestaciones recibidas a través de esta solicitud de propuesta serán propiedad de la OAT una vez entregadas. Todo(a) proponente debe tomar las medidas cautelares necesarias para salvaguardar la confidencialidad de alguna parte de su propuesta que pueda constituir secreto de negocio o estar protegida por legislación. Si el(la) proponente no está de acuerdo con estas condiciones, devolverá inmediatamente este documento.


Tabla de contenido

CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................... 2

TABLA DE CONTENIDO .......................................................................................................... 3

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 8

2 SITUACIÓN ACTUAL ......................................................................................................... 8

Descripción de la Rama Judicial .............................................................................. 8 Organigrama del Tribunal General de Justicia ......................................................................... 8 Organigrama de la Oficina de Administración de Tribunales (OAT) ....................................... 11

Directoría de Informática ................................................................................................. 12

3 CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE PROPUESTA .........................................................13

Salvedades ................................................................................................................13

4 INFORMACIÓN SOBRE LA SOLICITUD DE PROPUESTA .............................................13

Invitación a someter propuestas .............................................................................13

Propósito ...................................................................................................................13

Alcance ......................................................................................................................14

Oficina de contacto ...................................................................................................14

Itinerario y fechas claves .........................................................................................15

Carta de intención .....................................................................................................15

Disponibilidad ...........................................................................................................15

5 REQUISITOS GENERALES ..............................................................................................16

Presentación de propuestas ....................................................................................16

Horario de entrega ....................................................................................................17

Secciones y encuadernación ...................................................................................17

Identificación de secciones .....................................................................................17

Tabla de contenido ...................................................................................................17

Firmas en el documento ...........................................................................................17

Presentaciones orales ..............................................................................................17

Aceptación de contenido de la propuesta ..............................................................18

Añadir modificación o retiro de la propuesta .........................................................18

Enmienda o anejo a la solicitud de propuesta ........................................................18

Selección de propuesta ............................................................................................18 Criterios de evaluación ........................................................................................................ 18

Criterios de evaluación preliminar ................................................................................... 19 Criterios de evaluación sección administrativa ............................................................... 19 Criterios de evaluación sección técnica .......................................................................... 19 Criterios de evaluación sección financiera ...................................................................... 20

Impugnación a la solicitud de propuesta ................................................................20

Reconsideración ante el(la) Director(la) Administrativo(a) de los Tribunales ......21


Procedimiento de reconsideración ...................................................................................... 21

Revisión judicial........................................................................................................22

Otorgamiento del contrato .......................................................................................22

Cancelación de la solicitud de propuesta ...............................................................28

Gastos incurridos .....................................................................................................28

Participación de empresas locales ..........................................................................28

Rechazo de propuestas ............................................................................................28

Disponibilidad de fondos .........................................................................................28

Indemnización ...........................................................................................................28

6 SECCIÓN ADMINISTRATIVA ...........................................................................................29

Resumen ejecutivo ...................................................................................................29

Experiencia................................................................................................................29

Contenido adicional ..................................................................................................29 Carta de intención firmada ...................................................................................................... 30 Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico de la persona contacto .............................. 30 Copia del Dunn & Bradstreet Comprehensive Report ............................................................ 30 Lista de todos los(las) sub-proponentes y/o proveedores propuestos. .................................. 30 Copias de las cartas de intención de dichos(as) sub-proponentes en participar del servicio /

los servicios ofertados. ........................................................................................................................ 30 Resoluciones Corporativas ..................................................................................................... 30 Declaraciones requeridas en la Solicitud de Propuesta ......................................................... 30

Acuerdo contractual ........................................................................................................ 30 Declaración de contratos financiados por el gobierno estatal o federal ......................... 30 Conflicto de compromiso ................................................................................................. 31 Fianza de garantía financiera (Financial Guarantee Bond) ............................................ 31 Litigación ......................................................................................................................... 31 Excepciones a especificaciones, términos y condiciones y requisitos ........................... 31 Comentarios, limitaciones o información adicional ......................................................... 32 Penalidades ..................................................................................................................... 32

Seguridad administrativa y del personal.................................................................32

Inspecciones, auditorías e investigaciones ............................................................32

7 SECCIÓN TÉCNICA ..........................................................................................................33

Servicio para el envío y recibo de notificaciones ...................................................33 Descripción .............................................................................................................................. 33 Arquitectura actual .................................................................................................................. 33 Arquitectura conceptual .......................................................................................................... 34 Requisitos ................................................................................................................................ 35

Capacidad ....................................................................................................................... 35 Certificaciones y/o comparecencias a foros administrativos o judiciales ....................... 35 Protocolos ....................................................................................................................... 36 Seguridad ........................................................................................................................ 36 Niveles de servicio .......................................................................................................... 37 Ventanas de mantenimiento ........................................................................................... 37 Gestión de servicio, métricas e informes ........................................................................ 37 Notificación de problemas y tiempos de resolución ........................................................ 38 Apoyo técnico y horario de servicio ................................................................................ 39 Garantías de equipo y servicio ........................................................................................ 39


Transición ........................................................................................................................ 40 Transición al inicio del proyecto ............................................................................... 40 Transición al momento de terminación del contrato ................................................ 41

Plan de trabajo ................................................................................................................ 41 Libretos y pruebas ........................................................................................................... 42 Pruebas de aceptación de usuarios(as) ......................................................................... 42 Requisitos de transferencia de conocimiento, adiestramientos, y documentación de

servicios y/o procesos ..................................................................................................................... 43 Responsabilidades de la OAT ......................................................................................... 43 Fuera de alcance............................................................................................................. 44

Servicio de infraestructura de aplicaciones y ambientes virtuales .......................44 Descripción .............................................................................................................................. 45 Arquitectura actual .................................................................................................................. 45

Virtualización ................................................................................................................... 45 Base de datos ................................................................................................................. 45 Almacenamiento.............................................................................................................. 45

Arquitectura conceptual .......................................................................................................... 46 Servidores ....................................................................................................................... 46 Infraestructura virtual ...................................................................................................... 46 DMZ ................................................................................................................................. 47 Base de datos ................................................................................................................. 47 Servidores misceláneos .................................................................................................. 48 Sistema de almacenamiento de datos (SAN) ................................................................. 48

Requisitos ................................................................................................................................ 48 Servidores ....................................................................................................................... 48 Servidores - Virtualización .............................................................................................. 49 Servidores – Base de datos ............................................................................................ 49 Servidores – Aplicaciones ............................................................................................... 50 Sistema de almacenamiento de datos (SAN) ................................................................. 50 Virtualización ................................................................................................................... 50 DMZ ................................................................................................................................. 51 Niveles de servicio .......................................................................................................... 51 Ventanas de mantenimiento ........................................................................................... 52 Gestión de servicio, métricas e informes ........................................................................ 52 Notificación de problemas y tiempos de resolución ........................................................ 52 Apoyo técnico y horario de servicio ................................................................................ 53 Certificaciones ................................................................................................................. 54 Garantías de equipo y servicio ........................................................................................ 54 Transición ........................................................................................................................ 55

Transición al inicio del proyecto ............................................................................... 55 Transición al momento de terminación del contrato ................................................ 56



Servicio de mantenimiento equipos APC ................................................................59 Descripción .............................................................................................................................. 59 Inventario por ubicación .......................................................................................................... 60 Requisitos ................................................................................................................................ 62

Generales ........................................................................................................................ 62 Requisitos rabizas/componentes eléctricos (“Power requirements”) .............................. 63 Niveles de servicio .......................................................................................................... 63 Ventanas de mantenimiento / mantenimiento preventivo ............................................... 63


Mantenimiento preventivo .......................................................................................... 63 Gestión de servicio, métricas e informes ........................................................................ 65 Notificación de problemas y tiempos de resolución ........................................................ 66 Apoyo técnico y horario de servicio ................................................................................ 67 Certificaciones ................................................................................................................. 67 Garantías de equipo y servicio ........................................................................................ 67 Transición ........................................................................................................................ 68


Plan de trabajo ................................................................................................................ 70 Libretos y pruebas ........................................................................................................... 71 Pruebas de aceptación de usuarios(as) ......................................................................... 71 Requisitos de documentación de servicios y/o procesos ............................................... 71 Responsabilidades de la OAT ......................................................................................... 72 Fuera de alcance............................................................................................................. 72

Servicio de monitoreo de infraestructura ...............................................................72 Descripción .............................................................................................................................. 72 Arquitectura actual .................................................................................................................. 73 Arquitectura conceptual .......................................................................................................... 73 Requisitos ................................................................................................................................ 74

Generales ........................................................................................................................ 74 Servicios .......................................................................................................................... 75 Infraestructura virtual y servidores .................................................................................. 75 Base de datos ................................................................................................................. 75 Comunicaciones .............................................................................................................. 76 Seguridad ........................................................................................................................ 77 Niveles de servicio .......................................................................................................... 78 Ventanas de mantenimiento ........................................................................................... 78 Gestión de servicio, métricas e informes ........................................................................ 78 Notificación de problemas y tiempo de resolución .......................................................... 78 Apoyo técnico y horario de servicio ................................................................................ 79 Certificaciones ................................................................................................................. 80 Garantías de equipo y servicio ........................................................................................ 80 Transición ........................................................................................................................ 80




Servicio de resguardo y recuperación de datos .....................................................85 Descripción .............................................................................................................................. 85 Arquitectura actual .................................................................................................................. 85 Arquitectura conceptual .......................................................................................................... 86 Requisitos ................................................................................................................................ 86

Centro de cómputos ........................................................................................................ 87 Oficinas remotas ............................................................................................................. 88 Niveles de servicio .......................................................................................................... 89 Ventanas de mantenimiento ........................................................................................... 89 Gestión de servicio, métricas e informes ........................................................................ 90 Notificación de problemas y tiempos de resolución ........................................................ 90 Apoyo técnico y horario de servicio ................................................................................ 91 Certificaciones ................................................................................................................. 92


Garantías de equipo y servicio ........................................................................................ 92 Transición ........................................................................................................................ 92




8 SECCIÓN FINANCIERA ....................................................................................................97

Desglose de costos ..................................................................................................97

Precios de la propuesta ............................................................................................97

Certificación de determinación independiente de precios ....................................97

9 ANEJOS ............................................................................................................................98

Desglose de costos ..................................................................................................98


1 Introducción

La Rama Judicial de Puerto Rico tiene como misión impartir justicia, resolviendo los casos y las controversias ante su consideración, con independencia, diligencia, sensibilidad e imparcialidad garantizando los derechos constitucionales y las libertades de las personas. La estructura organizacional del sistema se constituye por dos ámbitos: el judicial y el administrativo. El ámbito judicial está integrado por el Tribunal Supremo de Puerto Rico como el foro de última instancia; el Tribunal de Apelaciones como el foro apelativo intermedio y el Tribunal de Primera Instancia como el foro primario, los que conjuntamente componen el Tribunal General de Justicia. El ámbito administrativo está representado por la Oficina de Administración de los Tribunales, dirigida por el(la) Director(a) Administrativo(a) de los Tribunales. Este(a) es nombrado(a) por el(la) Juez(a) Presidente(a) para asistirle, por delegación, en las funciones administrativas; ofrecer dirección administrativa al Sistema; aprobar reglamentación, normas y procedimientos administrativos para el Tribunal General de Justicia y asegurar su cumplimiento.

Al igual que las ramas Ejecutiva y Legislativa del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, la Rama Judicial enfrenta el reto de cómo controlar los gastos operacionales de los servicios que ofrece, a la vez que intenta optimizar dichos servicios para la ciudadanía y cumplir con la reglamentación estatal establecida. Para enfrentar estos retos, la Rama Judicial ha adoptado una serie de estrategias en las que la tecnología tiene una función protagónica. La prioridad es insertar la tecnología como mecanismo para lograr un mayor acceso a la justicia; mecanizar procesos para agilizar la solución de controversias llevadas ante los tribunales y lograr eficiencias económicas. Para ello, se necesita que los servicios y la infraestructura tecnológica estén a tono con estos objetivos.

Esta solicitud de propuesta tiene como propósito obtener los servicios que la Rama Judicial requiere dentro un marco económico ajustado a la situación fiscal de Puerto Rico. Los servicios solicitados a través de esta propuesta podrán ser ofrecidos de manera individual o como un conjunto de servicios integrados. Esto es, un(a) proponente calificado(a) podrá ofertar para uno, algunos o todos los servicios aquí solicitados según su experiencia en el mercado y en cumplimiento con los requisitos establecidos en esta solicitud de propuesta.

2 Situación actual Anteriormente, los servicios presentados a través de esta propuesta han sido contratados con proveedores externos siempre bajo el monitoreo, la supervisión y la dirección de la Directoría de Informática. Debido a la proximidad del vencimiento de los contratos asociados a varios de estos servicios se ha determinado realizar esta solicitud de propuesta.

Descripción de la Rama Judicial

Organigrama del Tribunal General de Justicia

El Artículo V de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico establece un sistema judicial unificado en lo concerniente a jurisdicción, funcionamiento y administración, y crea expresamente el Tribunal Supremo de Puerto Rico como tribunal de última instancia. Cónsono con el marco legal vigente, se destaca el cargo de Director(a) Administrativo(a) de los Tribunales


para asistir al Juez(a) Presidente(a) en sus deberes administrativos. En cuanto a los demás tribunales del sistema judicial, la Asamblea Legislativa tiene la autoridad para establecerlos y para determinar su competencia y organización.

Según mencionado, la estructura organizacional del sistema está constituida por los ámbitos judicial y administrativo. El ámbito judicial incluye el Tribunal Supremo, el Tribunal de Apelaciones y el Tribunal de Primera Instancia. El ámbito administrativo está constituido por la Oficina de Administración de Tribunales.

El Tribunal Supremo de Puerto Rico está integrado por un(a) Juez(a) Presidente(a) y ocho (8) Jueces(zas) Asociados(as), quienes desempeñan su cargo hasta cumplir los 70 años de edad. Este Tribunal tiene la función principal de interpretar la Constitución y las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. También, tiene la tarea de determinar la validez constitucional, tanto de los estatutos como de cualquier actuación oficial del gobierno. Además, el Tribunal Supremo cuenta con once (11) oficinas o dependencias que sirven de apoyo para instrumentar sus funciones judiciales, administrativas; y de reglamentación:

1) Secretaría del Tribunal Supremo

2) Biblioteca del Tribunal Supremo

3) Junta Examinadora de Aspirantes al Ejercicio de la Abogacía y la Notaría


4) Oficina de Evaluación Judicial

5) Negociado de Traducciones

6) Oficina del Panel Central de Investigaciones

7) Secretariado de la Conferencia Judicial y Notarial

8) Negociado de Servicios Administrativos

9) Oficina de Inspección de Notarías

10) Oficina de la Compiladora y Publicista

11) Programa de Educación Jurídica Continua

El Tribunal de Apelaciones se compone de 39 Jueces(zas) de Apelaciones que funcionan en paneles de tres (3) y siete (7) jueces(zas) con nombramientos por un término de 16 años o hasta que cumplan 70 años de edad, lo que ocurra primero. El Tribunal de Apelaciones revisa las sentencias y dictámenes del Tribunal de Primera Instancia, además de las decisiones finales de las agencias administrativas. El(La) Juez(a) Presidente(a) asigna paneles para atender los casos originados en las regiones judiciales y puede asignar paneles para atender recursos por materia o características de los casos. La sede del Tribunal de Apelaciones está en San Juan, Puerto Rico. El Tribunal de Primera Instancia es un Tribunal de jurisdicción original general con autoridad para actuar en todo caso o controversia que surja dentro de la demarcación territorial de Puerto Rico. El Tribunal de Primera Instancia se compone de 253 Jueces(zas) Superiores y 85 Jueces(zas) Municipales, con nombramientos por un término de doce (12) años, respectivamente, o hasta que cumplan 70 años de edad, lo que ocurra primero. La Ley de la Judicatura de 2003, según enmendada, dispone la competencia de un(a) Juez(a) Municipal o Superior. El Tribunal de Primera Instancia se divide en trece (13) regiones judiciales, cada una con un área geográfica delimitada. Cada Región Judicial tiene un Centro Judicial en el municipio sede, en el cual hay salas superiores y municipales. Además, existen salas superiores y municipales en otros municipios adscritos a la Región.

Las regiones judiciales son: Aguadilla, Aibonito, Arecibo, Bayamón, Caguas, Carolina, Fajardo, Guayama, Humacao, Mayagüez, Ponce, San Juan y Utuado. Cada Región Judicial está dirigida por un(a) Juez(a) Administrador(a) Regional, apoyado(a) en su gestión por un(a) Director(a) Ejecutivo(a) Regional, un(a) Secretario(a) Regional y un(a) Alguacil Regional.


Organigrama de la Oficina de Administración de Tribunales (OAT)

La Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico encomienda al Juez Presidente o Jueza Presidenta del Tribunal Supremo la administración del sistema judicial y provee para el nombramiento de un Director Administrativo o Directora Administrativa para asistirlo en dicha función. El pleno del Tribunal Supremo tiene también una función importante al respecto, pues tiene la facultad para aprobar las reglas de administración que rigen el sistema. Ello es así en vista de la independencia que tiene la Rama Judicial como uno de los tres poderes del gobierno.

Como organismo de apoyo para la administración del sistema, el Juez Presidente o Jueza Presidenta cuenta con la Oficina de Administración de los Tribunales dirigida por el(la) Director(a) Administrativo(a) de los Tribunales. Las funciones generales de dicha oficina son las siguientes:

• Desarrollar un sistema administrativo uniforme que sirva de apoyo y permita acelerar los procesos judiciales.

• Hacer cumplir los procedimientos administrativos establecidos para asegurar uniformidad, continuidad y eficiencia en la prestación de servicios.

• Solicitar y justificar los fondos públicos necesarios para el funcionamiento del sistema.

• Servir como agente facilitador con respecto a los tribunales del país, proveyéndolos de los más adecuados recursos humanos, físicos y fiscales a tono con las posibilidades presupuestarias del sistema.

• Desarrollar y mantener al día sistemas de información que sirvan de instrumento para la divulgación, planificación, dirección, operación y evaluación de la actividad judicial administrativa.

• Evaluar el impacto en el sistema de las medidas legislativas que puedan afectarlo.

• Investigar la conducta impropia del personal de la Rama Judicial, incluso a los(las) jueces(zas), con excepción de los del Tribunal Supremo.


• Representar legalmente a la Rama Judicial y a su personal en aquellos casos en que su representación no corresponda al Departamento de Justicia.

• Hacer recomendaciones al Juez Presidente o Jueza Presidenta para mejorar el funcionamiento del sistema y para la asignación y traslado de jueces(zas), y tomar las medidas que el Juez Presidente ordene, con miras a lograr la mejor administración del Tribunal General de Justicia.

Tanto el Tribunal de Apelaciones como las Regiones Judiciales del Tribunal de Primera Instancia cuentan con Jueces(zas) Administradores(as) Regionales que responden al(a la) Juez(a) Presidente y al(a la) Director(a) Administrativo(a) de los Tribunales y Directores(as) Ejecutivos(as) regionales que responden al (a la) Juez(a) Presidente y al (a la) Director(a) Administrativa por el cumplimiento de la normativa administrativa y las operaciones administrativas de la Región. Todos los(las) Jueces(zas) Administradores(as) regionales y los(las) Directores(as) Ejecutivos(as) regionales integran un cuerpo de asesoramiento denominado Consejo Asesor Judicial.

Directoría de Informática La Directoría de Informática desarrolla el plan de infraestructura tecnológica y de comunicaciones de la Rama Judicial; mantiene los sistemas de información administrativos y custodia las bases de datos de todos los sistemas. Esta Directoría ofrece servicios de mantenimiento y reparación de equipo tecnológico y capacitación, y asesora y recomienda sobre el uso de herramientas tecnológicas. Además, evalúa el funcionamiento y la eficiencia de equipos de computación que se pongan en operación, a fin de determinar cambios y revisiones que optimicen su desempeño.


Asimismo, vela por todos los aspectos que deben tomarse en consideración para la seguridad de los sistemas y equipos automatizados. La Directoría de Informática ha desarrollado las especificaciones establecidas en esta solicitud de propuesta.

3 Contenido de la solicitud de propuesta La Oficina de Administración de Tribunales (OAT) ha organizado este documento para asegurar que proponentes potenciales obtengan un entendimiento adecuado del diseño y requisitos de los servicios solicitados; los niveles de servicios esperados (SLAs, por sus siglas en inglés) y entregables contractuales. Esta solicitud de propuesta obedece a la normativa vigente de la Rama Judicial en torno a la adquisición de servicios.

Salvedades Toda la información estadística y fiscal contenida en esta solicitud de propuesta, incluyendo sus apéndices y anejos, reflejan datos y registros disponibles a la OAT al momento de preparar el documento. La OAT no garantiza la exactitud de tal información y no será responsable por errores u omisiones, incluyendo aquellos que puedan revelarse posteriormente. Cualquier información o datos estadísticos se suministran con el único fin de proveer un trasfondo y no deben considerarse una garantía.

4 Información sobre la solicitud de propuesta

Invitación a someter propuestas La OAT por este medio invita a proponentes calificados, con experiencia e interés en formar parte de este proceso, a someter una propuesta de acuerdo con las reglas, procedimientos y fechas aquí establecidas.

Propósito El objetivo de esta solicitud de propuesta es suministrar a posibles proponentes suficiente información que les permita preparar y someter ofertas para la consideración de la OAT. Para admitir la oferta, esta deberá estar en acuerdo con las reglas, procedimientos y fechas aquí establecidas. La Directoría de Informática, en representación de la Rama Judicial de Puerto Rico, tiene como propósito el recibir propuestas de suplidores(as) calificados y con la experiencia necesaria para proveer ayuda experta en los servicios necesarios para el establecimiento y administración de los servicios aquí solicitados.


Alcance Esta solicitud de propuesta establece los requisitos administrativos, técnicos y las exigencias de servicio para todo(a) proponente, e incluye:

• Instrucciones que gobiernan la oferta a ser presentada y el material a ser incluido;

• Requisitos obligatorios que deben ser incluidos en la propuesta para ser elegibles a consideración;

• Otros requisitos que deben ser cumplidos por los(las) proponentes en la ejecución de los servicios; y

• Condiciones establecidas por la OAT dirigidas al otorgamiento del contrato.

Oficina de contacto Esta solicitud de propuesta es publicada por la División de Compras, en representación de la Rama Judicial. La División de Compras es el único punto de contacto en todo lo relacionado a esta solicitud de propuesta.

Los(Las) proponentes pueden someter consultas escritas únicamente para solicitar aclaración de los requisitos incluidos en esta solicitud de propuesta. Toda consulta deberá dirigirse a:

Oficina de Administración de los Tribunales División de Compras Solicitud de Propuesta Núm. 20-01-RFP Edificio World Plaza 268 Ave Muñoz Rivera, Piso 14 Hato Rey, Puerto Rico (787) 641-6600 ext. 5477

Las consultas también podrán enviarse a través de correo electrónico a la siguiente dirección:

• [email protected] Las respuestas escritas a preguntas recibidas se distribuirán en forma rápida a quienes presentaron una carta de intención para esta solicitud de propuesta. Las respuestas se considerarán parte formal del proceso de solicitud de propuesta; se incorporarán a los documentos oficiales del proceso y se considerarán para el contrato que resulte entre la OAT y el(la) proponente seleccionado(a).

mailto:[email protected]


Itinerario y fechas claves El itinerario propuesto para el proyecto es como sigue:

Fechas Sugeridas Descripción

miércoles, 11 de marzo de 2020 Fecha de notificación solicitud de propuesta

miércoles, 18 de marzo de 2020 Fecha de recibo de cartas de intención

martes, 24 de marzo de 2020 Fecha límite para someter preguntas sobre las especificaciones

viernes, 27 de marzo de 2020 Fecha de notificación de respuestas a las preguntas

lunes, 27 de abril de 2020 Fecha límite para someter propuestas

miércoles, 29 de julio de 2020 Fecha para selección de proponente seleccionado(a)

A menos que se especifique lo contrario expresamente en esta solicitud de propuesta, la hora límite para cada fecha establecida se refiere a la 5:00 PM de la fecha límite.

Carta de intención Todo(a) proponente con la intención de responder a esta solicitud de propuesta notificará a la OAT por escrito antes del vencimiento especificado en el itinerario y fechas claves aquí establecidas. La carta de intención deberá enviarse o entregarse en la siguiente dirección, no más tarde de las 5:00 PM de la fecha indicada en la sección 4.5 (Itinerario y fechas claves):

Oficina de Administración de los Tribunales División de Compras Solicitud de Propuesta Núm. 20-01RFP Edificio World Plaza 268 Ave Muñoz Rivera, Piso 14 Hato Rey, Puerto Rico (787) 641-6600 ext. 5477

La carta de intención deberá incluir: el nombre, el título, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico de un(a) funcionario(a) autorizado(a) a asumir obligaciones contractuales a nombre de la parte proponente. Cualquier enmienda o anejos a la solicitud de propuesta generados posterior a la publicación original de este documento serán enviados a todos(as) los(las) proponentes que entregaron una carta de intención para someter propuestas.

Disponibilidad Esta solicitud de propuesta estará disponible en el Portal Cibernético de la Rama Judicial. La(s) parte(s) proponente(s) que no hayan recibido una invitación, podrán obtener copia de la solicitud de propuesta en la siguiente oficina:


Oficina de Administración de los Tribunales División de Compras Edificio World Plaza 268 Ave Muñoz Rivera, Piso 14 Hato Rey, Puerto Rico 787-641-6600 ext. 5485

5 Requisitos generales Para ser elegible para el otorgamiento del contrato, el(la) proponente deberá presentar una propuesta que responda a la totalidad de las exigencias establecidas en esta solicitud de conformidad con el formato y requisitos de contenido aquí dispuestos.

Presentación de propuestas Las propuestas deberán presentarse en un paquete sellado e incluir un (1) original, cuatro (4) copias de la propuesta de forma impresa y dos (2) copias electrónicas en dos dispositivos USB en formato Word, Excel, Project y PDF. Para facilitar la identificación de archivos en la etapa de acopio y evaluación de propuestas, el(la) proponente deberá presentar para cada sección de la propuesta (Administrativa, Técnica y Financiera), por separado, sus dos copias electrónicas en dos dispositivos USB en los formatos antes mencionados según requerido para la versión en papel en la sección 5.3 (Secciones y encuadernación). El nombre de cada archivo deberá observar la siguiente nomenclatura: “20-01RFPInfServ”; underscore; tres (3) caracteres que identifiquen si se trata de la sección administrativa (“ADM”), técnica (“TEC”) o financiera (“FIN”); underscore; cinco (5) caracteres que identifiquen a la parte proponente, y la fecha de la oferta en 6 dígitos, en el orden de año, mes y día. A continuación, se presentan varios ejemplos como referencia:

20-01RFP_InfServ_ADM_Comp1_200122 20-01RFP_InfServ_TEC_Comp1_200122 20-01RFP_InfServ_FIN_Comp1_200122

El paquete de documentación, incluyendo los dispositivos USB deberá enviarse o entregarse en la siguiente dirección no más tarde de las 5:00 PM de la fecha indicada en la sección 4.5 (Itinerario y fechas claves):

Oficina de Administración de los Tribunales División de Compras Solicitud de Propuesta Núm. 20-01RFP Edificio World Plaza 268 Ave Muñoz Rivera, Piso 14 Hato Rey, Puerto Rico (787) 641-6600 ext. 5477

Toda propuesta presentada, con sus anejos y documentos, no se devolverá a la parte proponente y será propiedad de la Rama Judicial de Puerto Rico.


Horario de entrega

Cada paquete tendrá que ser presentado no más tarde de las 5:00 PM en la fecha antes indicada. No se aceptarán propuestas enviadas vía fax o correo electrónico.

Secciones y encuadernación Toda propuesta deberá contener los siguientes documentos y cada una de las secciones deberá estar encuadernada por separado. Cada sección deberá entregarse en sobre separado y sellado incluyendo la cantidad de original y copias solicitadas. Los dispositivos USB deberán presentarse por cada sección dentro del sobre sellado correspondiente a:

• Sección Administrativa

• Sección Técnica

• Sección Financiera Cada respuesta deberá indicar claramente el número de sección y número de página de la solicitud de propuesta a la cual hace referencia la respuesta. Cada respuesta deberá ser enumerada idénticamente a la exigencia correspondiente de la solicitud.

Identificación de secciones Cada sección deberá incluir la siguiente información en el exterior:

1. Nombre y dirección del(de la) proponente

2. Solicitud de Propuesta Núm. 20-01RFP – Servicios de Infraestructura de Servidores

3. Sección Administrativa / Técnica / Financiera (según sea el caso)

4. Fecha límite de la propuesta

Tabla de contenido Cada una de las tres (3) secciones (Administrativa, Técnica y Financiera) deberá incluir una tabla de contenido individual. Cada sección deberá presentarse en el mismo orden que especifica la solicitud de propuesta.

Firmas en el documento Cada una de las tres (3) secciones (Administrativa, Técnica y Financiera) deberá incluir una carta de trámite firmada en original por el(la) representante autorizado(a) a formalizar el compromiso contractual. De requerirse una Resolución Corporativa autorizando a la persona a comparecer, la misma tendrá que incluirse.

Presentaciones orales Se podrá requerir a los(las) proponentes que hagan presentaciones orales (45 minutos máximo) o dispongan de sus instalaciones en las que, a solicitud del Comité de Evaluación, se lleve a cabo una inspección de sitio.


Aceptación de contenido de la propuesta Presentada una oferta por la parte proponente, su contenido tendrá carácter vinculante hacia la OAT para fines de la contratación si resulta seleccionada. Limitaciones o inconsistencias causadas por la parte del(de la) proponente que impidan cumplir con lo ofertado, serán causa suficiente para que la OAT determine terminar las negociaciones, terminar un contrato ya suscrito y proceder con los remedios legales que la OAT tenga a su disposición.

Añadir modificación o retiro de la propuesta Las propuestas podrán ser modificadas o retiradas antes de la fecha y hora límite que establece la sección 4.5 (Itinerario y fechas claves) como fecha límite para la entrega de las propuestas. Posterior a esa fecha no se aceptarán modificaciones ni retiro de propuestas.

Enmienda o anejo a la solicitud de propuesta En caso de que sea necesario revisar esta solicitud de propuesta, se notificará mediante enmienda a cada proponente que recibió una invitación para la misma si es antes de la fecha límite para el recibo de carta de intención. De igual forma, si es necesario expandir el alcance de los servicios, un anejo será provisto para cada proponente que recibió una invitación para esta solicitud de propuesta, si ocurre previo a la fecha límite para el recibo de carta de intención. Si es posterior a la fecha límite para el recibo de la carta de intención se enviará solamente a los(las) proponentes que presentaron una carta de intención.

Selección de propuesta La OAT notificará por escrito a todos(as) los(las) proponentes que presentaron ofertas los resultados de la evaluación de las propuestas. Una vez el Comité de Evaluación revise y apruebe un(a) proponente por cada servicio, la OAT notificará un “Aviso de Intención" al(a la) proponente seleccionado(a) para cada servicio. El(Los) contrato(s) resultante(s) se formalizará(n) entre el(la)(los)(las) proponente seleccionado(a)(s) y la OAT. Ambas partes negociarán y firmarán un contrato conforme la sección 4.5 (Itinerario y fechas claves). Si la fecha establecida para la ejecución de contrato no se cumple, la OAT se reserva el derecho de declarar nulo su "Aviso de Intención" y conceder el contrato al(la) siguiente proponente con la mejor oferta para cada servicio.

Criterios de evaluación El proceso de evaluación para la selección de uno(a) o más proponentes será uno riguroso y estricto. La Oficina de Administración de Tribunales (OAT) designará a un Comité de Evaluación (CE) el cual será responsable de contestar las preguntas relacionadas a la solicitud de propuesta, evaluación de propuestas y la selección del(de la)(los)(las) proponente(s) agraciado(a)(s) para los servicios incluidos en la solicitud de propuesta. Cada servicio será evaluado de forma individual, por lo que podría resultar en un(a) proponente diferente para cada servicio y/o el(la) mismo(a) proponente para más de un servicio. La selección de la(s) propuesta(s) está basada en un sistema de puntuación para los componentes técnicos y financieros según los requisitos establecidos en la solicitud de propuesta. El(La) proponente con la mayor puntuación para el servicio específico que esté siendo evaluado, se seleccionará a través de este proceso. A continuación un resumen del proceso de evaluación a ser usado por el CE.


Cualquier información falsa provista por el proponente será razón suficiente para rechazar la propuesta de continuar en el proceso de evaluación.

Criterios de evaluación preliminar Las propuestas serán recibidas en o antes de la fecha y horario estipulado en la sección 4.5 (Itinerario y fechas claves) de la solicitud de propuesta. Si la propuesta no es recibida en el horario y fecha estipulada será descalificada del proceso.

Se evaluará el paquete entregado por cada proponente para verificar si cumplieron con los requisitos establecidos en las secciones:

• 5.1 Presentación de propuestas

• 5.2 Horario de entrega

• 5.3 Secciones y encuadernación

• 5.4 Identificación de la sección

• 5.5 Tabla de contenido

• 5.6 Firmas en el documento

Se utilizará un criterio de “cumple/no cumple” para estas secciones.

El no cumplir con cualquiera de los requerimientos antes mencionados podría resultar en el rechazo de la propuesta.

Criterios de evaluación sección administrativa Se evaluará el paquete entregado por cada proponente para verificar si cumplieron con los requisitos establecidos en las secciones establecidas en la Sección 6 (Sección administrativa):

Se utilizará un criterio de “cumple/no cumple” para estas secciones.

El no cumplir con cualquiera de los requerimientos antes mencionados resultará en el rechazo de la propuesta del proceso de selección y no pasará a la evaluación de la Sección Técnica y la Sección Financiera.

Criterios de evaluación sección técnica La sección técnica de la propuesta será evaluada en formato y contenido acorde a los requisitos establecidos la sección 7 Sección Técnica de la solicitud de propuesta. Cada servicio solicitado será evaluado de manera independiente. Por lo que, si un(a) proponente somete una propuesta que incluye más de un servicio, se realizarán x cantidad de evaluaciones técnicas, donde la x es la cantidad de servicios ofertados por el proponente. Las secciones a ser tomadas en consideración para la evaluación y asignación de puntos por servicios son los temas incluidos en la solicitud de propuesta dentro del servicio específico.


La evaluación de la sección técnica estará basada en:

• propuesta escrita;

• información obtenida a través de referencias incluyendo la experiencia con el(la) proponente o sus subcontratistas propuestos (si alguno);

• si la OAT lo estima necesario durante las presentaciones orales, el Comité de Evaluación puede solicitar aclaración a preguntas relacionadas a esta sección.

La sección técnica de la propuesta para el servicio evaluado tendrá un peso del 40% de la puntuación final asignada al(a la) proponente para dicho servicio.

Criterios de evaluación sección financiera La sección financiera de la propuesta será evaluada en formato y contenido acorde a los requisitos establecidos la sección 7 Sección Financiera de la solicitud de propuesta. Cada servicio solicitado será evaluado de manera independiente. Por lo que, si un proponente somete una propuesta que incluye más de un servicio, se realizarán x cantidad de evaluaciones financieras, donde la x es la cantidad de servicios ofertados por el proponente. La sección a ser tomada en consideración para la evaluación y asignación de puntos es el Anejo 9.1. Se evaluará el paquete entregado por los(las) proponentes para verificar si cumplieron con los requisitos establecidos en las secciones 8.1 (Desglose de costos), 8.2 (Precios de la propuesta), y 8.3 (Certificación de determinación independiente de precios). Se utilizará un criterio de “cumple/no cumple” para las secciones 8.2 y 8.3. El no cumplir con los requisitos mencionados en las secciones (8.2 y 8.3) resultará en el rechazo de la propuesta del proceso de selección.

Impugnación a la solicitud de propuesta Cualquier persona interesada en participar que no esté de acuerdo con el requerimiento de propuestas tendrá derecho a impugnarlo dentro de los tres (3) días laborables siguientes al envío o notificación de disponibilidad a los(las) proponentes. El documento de impugnación del requerimiento de propuestas se presentará por escrito ante el(la) Jefe(a) de Compras, estableciendo en detalle lo objetado en el requerimiento y el fundamento para ello. El(La) Jefe(a) de Compras someterá la impugnación ante la consideración del Comité Evaluador una vez se designe. En un término de cinco (5) días laborables después de haberse presentado la impugnación, el Comité Evaluador tomará una de las determinaciones siguientes:

1. desestimar la solicitud de impugnación y ordenar que se continúen los trámites correspondientes;

2. enmendar el requerimiento de propuestas y emitirlo nuevamente, o 3. cancelar el requerimiento de propuestas.


De no estar conforme con la desestimación de su solicitud de impugnación, la parte proponente tendrá un término de cinco (5) días laborables para presentar una reconsideración ante el(la) Director(a) Administrativo(a).

Reconsideración ante el(la) Director(la) Administrativo(a) de los Tribunales Podrá solicitar una reconsideración ante el(la) Director(a) Administrativo(a) de los Tribunales toda parte adversamente afectada por:

1. la adjudicación de una compra negociada;

2. la determinación del Comité Evaluador sobre la impugnación del requerimiento de propuestas;

3. el rechazo global de su oferta;

4. la determinación sobre la aplicación del por ciento de preferencia o

5. el orden establecido por el Comité Evaluador para la negociación de propuestas. La solicitud de reconsideración se someterá por escrito dentro del término de cinco (5) días laborables a partir del archivo en autos de copia de la notificación de la determinación que se impugna. Si la fecha de archivo en autos de copia de la notificación es distinta a la fecha del depósito en el correo de dicha notificación, el término se calculará a partir de la fecha del depósito en el correo. De ser distinta la fecha, la parte peticionaria deberá acreditar la fecha en que se efectuó la notificación. La solicitud de reconsideración deberá contener fundamentos claros, razonables y específicos y estar acompañada de la prueba documental que sustente las alegaciones, en caso de que aplique. En la solicitud deberá especificarse el número de requerimiento de propuesta. Además, deberá certificarse que se ha entregado copia de la reconsideración a cada una de las partes notificadas de la determinación final, al Jefe o a la Jefa de Compras y al Comité Evaluador. Se rechazará de plano cualquier solicitud de reconsideración que no cumpla con los requisitos establecidos en este inciso. La presentación de la solicitud de reconsideración paralizará los procedimientos de la compra negociada en lo que respecta a las partidas o renglones especificados en la solicitud de reconsideración.

Procedimiento de reconsideración

1. El Director Administrativo o la Directora Administrativa de los Tribunales enviará la solicitud de reconsideración a la Oficina de Asuntos Legales para la investigación y preparación del informe correspondiente.

2. El Comité Evaluador someterá sus comentarios ante la Oficina de Asuntos Legales en un término de diez (10) días laborables contados a partir de la presentación de la solicitud de reconsideración. Dicha oficina examinará los comentarios presentados, el expediente correspondiente, y cualquier otra prueba pertinente, y podrá citar las personas testigos que considere necesarias.


4. La parte promovente podrá solicitar a la Oficina de Asuntos Legales una reunión

informativa para presentar prueba que sea indispensable para resolver la solicitud de reconsideración. Presentará su solicitud por escrito con todos los fundamentos que justifiquen la concesión de dicha reunión informativa. La Oficina de Asuntos Legales tendrá discreción para conceder o denegar la petición de reunión, a base de los fundamentos expuestos en la solicitud que a esos efectos se presente.

5. Una vez que analice toda la prueba recopilada, la Oficina de Asuntos Legales emitirá sus recomendaciones al Director Administrativo o a la Directora Administrativa.

6. El Director Administrativo o la Directora Administrativa tomará en consideración las recomendaciones y emitirá su determinación final.

7. La Oficina de Asuntos Legales notificará la determinación final del Director Administrativo o de la Directora Administrativa a todas las partes interesadas dentro del término de cinco (5) días de emitida dicha determinación. En la notificación se certificará la constancia de la notificación a todas las partes. Dicha notificación se remitirá por correo regular.

Revisión judicial Toda parte adversamente afectada por la determinación del(de la) Director(a) Administrativo(a) podrá presentar un recurso de revisión ante el Tribunal de Apelaciones en un término de diez (10) días a partir de la fecha de archivo en autos de la notificación de dicha determinación final. Si la fecha de archivo en autos de la notificación es distinta a la fecha del depósito en el correo de dicha notificación, el término se calculará a partir de la fecha del depósito en el correo. De ser distinta la fecha, la parte peticionaria deberá acreditar la fecha en que se efectuó la notificación. Deberá notificar tal acción al(a la) Director(a) Administrativo(a) y a todas las partes con interés. La presentación de un recurso de revisión judicial ante el Tribunal de Apelaciones no tendrá el efecto de paralizar la determinación o el proceso. No obstante, deberá evaluarse, como medida cautelar, la posposición de la autorización de un contrato o de la emisión de una orden de compra cuando así convenga a los mejores intereses de la Rama Judicial.

Otorgamiento del contrato El contrato se otorgará con el(la) proponente cuya oferta se considere como la que mejor cumple con las exigencias y requisitos de la solicitud de propuesta por su enfoque técnico, oferta económica y demás criterios de evaluación. De esta solicitud de propuesta podrá resultar más de un contrato si más de un(a) proponente es seleccionado(a) para los diferentes servicios solicitados. El contrato que se otorgue será redactado y aprobado por la Oficina de Asuntos Legales de la OAT, conforme a las especificaciones, disposiciones, términos y condiciones de esta Solicitud de Propuesta y de la(s) oferta(s) seleccionada(s). Por tanto, la OAT no aceptará contratos pro forma como parte de la presentación de la oferta. De un(a) proponente presentar una oferta con contratos pro forma, estos se tendrán por no puestos, es decir, no se considerarán para la evaluación y se entenderán rechazados de plano si se selecciona la oferta y el proceso de contratación continuará sin tales documentos.


El lenguaje de las cláusulas que la OAT proponga no serán objeto de negociación, entre ellas, pero sin limitarse, las de límites de responsabilidad; pólizas de responsabilidad pública y fiducia; cumplimiento de leyes contributivas o de contratación gubernamental, y resolución o terminación de contrato. Además, las siguientes cláusulas no estarán sujetas a modificación ni negociación, salvo en circunstancias que por ley o reglamento aplique de forma distinta o no aplique a la parte proponente:

(a) Cláusulas sobre la descripción y naturaleza de los servicios que la OAT adquiera, según las especificaciones de esta Solicitud de Propuesta y al contenido de la(s) oferta(s) seleccionada(as). Como ejemplo, se mencionan, sin que se considere una lista taxativa: naturaleza del servicio; lugar y hora de prestación de servicios; costos y niveles de servicio, entre otras. En la redacción del contrato habrá total correspondencia entre las especificaciones de la Solicitud de propuesta y la(s) propuesta(s) sometida(s).

(b) Facturación - Para recibir el pago por los servicios prestados, [PROPONENTE] someterá a la OAT dentro del término máximo de diez (10) días calendario del mes siguiente a haber prestado los servicios, una factura con fecha, en original y dos (2) copias, firmadas y certificadas, en la que se desglose de forma detallada los servicios prestados, la fecha en que los prestó, la cantidad de horas trabajadas, el(los) recurso(s) que las trabajó, el total de la factura. En caso de que sea requerida la presentación de algún entregable, deberá incluir una identificación específica del mismo y la fecha de presentación. A su vez, y de aplicar, [PROPONENTE] deberá incluir en cada factura la cantidad de horas que restan por ser utilizadas y los fondos que restan conforme la cuantía máxima autorizada bajo este Contrato. La factura también certificará que los servicios no han sido facturados ni pagados con anterioridad. Además, en toda factura que [PROPONENTE] presente para pago, deberá incluir la siguiente certificación:

Bajo pena de nulidad absoluta, certifico que ningún(a) funcionario(a) o empleado(a) de la Rama Judicial es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura, y de ser parte o tener el interés antes indicado, ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los servicios contratados ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la Rama Judicial. El importe de esta factura es justo y correcto. Los servicios se han prestado y no han sido pagados.

Antes de proceder con el pago, el Director de Informática de la OAT o el(la) funcionario(a) en quien este delegue, revisará la factura y certificará que los servicios fueron prestados; que el trabajo fue realizado a entera satisfacción de la OAT y de conformidad con lo estipulado en este Contrato, y que el mismo no ha sido pagado anteriormente. La OAT no estará obligada a pagar ninguna factura que [PROPONENTE] presente luego de haber transcurrido quince (15) días desde la fecha en que finalice la vigencia de este Contrato.

(c) Relevo de Responsabilidad – [PROPONENTE] será responsable por los servicios que aquí se obliga a proveer y relevará a la OAT de cualquier reclamación o demanda por acción u omisión de cualquier tipo que pueda surgir por causa de los servicios que [PROPONENTE] preste bajo este Contrato y que sea directamente atribuible a actos culposos, omisiones o negligencia por parte de [PROPONENTE]. [PROPONENTE] indemnizará a la OAT por cualquier cantidad que esta se vea obligada a pagar debido a


actos culposos, omisiones o negligencia de [PROPONENTE] al proveer los servicios convenidos en este Contrato. Además, [PROPONENTE] libera de responsabilidad a la OAT de cualquier reclamación o demanda presentada contra la OAT por cualquier tercero por concepto de violación de derechos de autor o de uso de licencias de ese tercero por parte de [PROPONENTE] como parte de los servicios objeto de este Contrato. A esos efectos, [PROPONENTE] indemnizará y reembolsará a la OAT por todos los daños sufridos, además de los costos y gastos incurridos por esta, con relación a cualquier reclamación de este tipo.

La relación entre [PROPONENTE] y la OAT es una de contratista independiente. Nada de lo dispuesto en este Contrato se interpretará como que se ha establecido una relación de agente, un joint venture o sociedad.

(d) Interés Pecuniario – [PROPONENTE] certifica bajo pena de nulidad absoluta que:

• Ningún(a) funcionario(a) o empleado(a) de la Rama Judicial con facultad para decidir sobre, o influir en los procesos de contratación, ni miembro de la unidad familiar del (de la) referido(a) funcionario(a) o empleado(a), es parte o tiene algún interés pecuniario en el otorgamiento de este Contrato. De comprobarse lo contrario, la OAT podrá resolver el Contrato de inmediato.

• No se pagaron ni se pagarán honorarios contingentes relacionados con este Contrato pagaderos a tercero. Por su parte, el representante de la OAT en este Contrato certifica que, hasta donde tiene conocimiento, ningún(a) oficial o representante de la OAT ha recibido pago o estipendio de clase alguna relacionado con el otorgamiento de este Contrato o habrá de recibir otros beneficios de este. De comprobarse lo contrario, el Contrato podrá resolverse y se procederá conforme a la ley y a la reglamentación aplicable en la Rama Judicial.

• La única consideración para suministrar los servicios aquí pactados es el pago acordado con la OAT.

(e) No empleado(a) ni incompatibilidad de contratos – [PROPONENTE] certifica que ninguno

de sus socios(as), oficiales, empleados(as), agentes y representantes a la fecha de convenir este Contrato ocupa puesto regular, irregular, transitorio o de confianza en ninguna de las dependencias u organismos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. De [PROPONENTE] certificar que tiene Contratos con otro(s) organismo(s) o municipio(s) del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, asegura que no existe incompatibilidad entre dichos contratos y el presente Contrato con la OAT. Si mientras [PROPONENTE] lleva a cabo los servicios aquí contratados, realiza cualquier trabajo para otra persona natural o jurídica, entidad o agencia, [PROPONENTE] se compromete y obliga con la OAT a que dicho trabajo no interferirá o dilatará en forma alguna la ejecución de las obligaciones contraídas bajo este Contrato.

(f) Beneficios marginales – [PROPONENTE] reconoce y acepta que sus socios(as), oficiales, empleados(as), agentes y representantes no tienen derecho a reembolso o compensación por concepto de dieta, transportación, hospedaje, gastos de viaje, millaje, o cualquier otro gasto no especificado en este Contrato, ni ningún otro beneficio marginal que disfrutan los(as) empleados(as) de la Rama Judicial o del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. La OAT no será responsable por pagos de salarios, beneficios o gastos incurridos que se adeuden a empleados(as) de [PROPONENTE].


(g) Protecciones y Accidentes del Trabajo – [PROPONENTE] reconoce y acepta que sus socios(as), oficiales, empleados(as), agentes y representantes no tendrán la protección de la cubierta que mantiene la OAT con la Corporación del Fondo del Seguro del Estado al amparo de la Ley de Compensaciones por Accidentes del Trabajo, Ley Núm. 45 de 18 de abril de 1935, según enmendada, y demás leyes relacionadas, seguros por impericia u otros seguros adquiridos por la Rama Judicial, mientras estén prestando los servicios aquí contratados. En ese sentido, [PROPONENTE] releva a la OAT de responsabilidad por cualquier lesión que puedan sufrir cualquiera de sus socios(as), oficiales, empleados(as), agentes o representantes en alguna dependencia de la Rama Judicial durante la prestación de los servicios aquí contratados. [PROPONENTE] mantendrá durante la vigencia de este contrato una póliza emitida por la Corporación del Fondo del Seguro del Estado que cubra cualquier responsabilidad para con sus empleados(as). Cualquier reclamación de parte de personal de [PROPONENTE] o de algún(a) socio(a), oficial, empleado(a), agente o representante suyo relacionado con un accidente ocurrido dentro o fuera de alguna dependencia de la Rama Judicial mientras preste servicios cubiertos bajo este Contrato, será cubierto por el seguro provisto por [PROPONENTE] para cubrir este tipo de reclamación. En caso de que [PROPONENTE] no tenga seguro o no tenga suficiente cubierta, [PROPONENTE] releva de todo tipo de responsabilidad por este tipo de reclamación a la OAT.

(h) Deber de lealtad – [PROPONENTE] reconoce que, en el desempeño de sus tareas bajo este Contrato, tiene un deber de lealtad completa hacia la OAT, lo que incluye no tener intereses adversos hacia esta. Estos intereses adversos incluyen la representación de clientes que tengan o pudieran tener intereses encontrados con la OAT. Este deber, además, incluye la obligación continua de divulgar a la OAT todas las circunstancias de sus relaciones con clientes y terceras personas que pudieran constituir un conflicto de interés, y cualquier interés que pudiere influir en la OAT al momento de otorgar el Contrato o durante su vigencia. [PROPONENTE] tiene intereses encontrados cuando, en beneficio de un cliente, es su deber promover aquello a lo que debe oponerse en cumplimiento de sus obligaciones para con la OAT. De entender la OAT, que existen o han surgido intereses adversos con respecto a [PROPONENTE], le notificará por escrito la resolución inmediata del Contrato. En este caso, la OAT podrá reclamar la devolución de cualquier suma que se haya desembolsado hasta el momento.

(i) Deber de confidencialidad - En todo momento, incluyendo en el caso de terminación anticipada del Contrato, [PROPONENTE] vendrá obligada a mantener estricta confidencialidad y se abstendrá de divulgar cualquier información a la que tenga acceso y de los asuntos que le sean encomendados o de los que advenga en conocimiento en virtud de los servicios que preste bajo este Contrato. [PROPONENTE] será, además, responsable de que su personal y los recursos que emplee para la prestación de los servicios cumpla con el deber de confidencialidad y que no divulgue tal información. Esta información no podrá ser utilizada para ningún fin ajeno a los propósitos del presente Contrato. Además, no podrá revelar, reproducir, copiar o divulgar en forma alguna, información, documentos escritos o datos a los que tenga acceso durante la prestación de sus servicios, a menos que reciba una autorización previa y por escrito de la OAT. Todo informe o documento preparado por [PROPONENTE], o dato mencionado al [PROPONENTE] por la OAT, relacionado con los asuntos que trabaje en virtud de este Contrato, no estará disponible a individuos u otros organismos o agencias sin el


consentimiento previo y por escrito de la OAT. Además, la OAT se reserva el derecho de la reproducción parcial o total de estos. Este deber de confidencialidad subsistirá aun después de vencido el término de vigencia de este Contrato o en caso de terminación anticipada del Contrato.

(j) Cumplimiento con Estándares Profesionales – [PROPONENTE] será responsable de los servicios a ser provistos bajo este Contrato. [PROPONENTE] garantiza que los servicios a prestar se realizarán de acuerdo con los estándares profesionales y técnicos requeridos y que se realizarán de modo competente, confiable y cumpliendo con todos los requisitos y reglamentación aplicables a su industria. Por consiguiente, [PROPONENTE] se obliga con la firma de este Contrato a cumplir con todas las disposiciones, mandatos, regulaciones y obligaciones que aplique directa o indirectamente a su industria.

(k) Incumplimiento, negligencia o abandono - La OAT podrá resolver este Contrato de forma inmediata en el caso de que [PROPONENTE] incumpla con el mismo o cumpla de manera deficiente o negligente. Tal determinación será notificada por escrito a [PROPONENTE]. La OAT se reserva, además, el derecho de reclamar cualesquiera otros daños y perjuicios que le sean ocasionados como consecuencia del incumplimiento del Contrato por [PROPONENTE]. En el caso que [PROPONENTE] incumpla el Contrato, será discrecional de la OAT continuar con el mismo o adquirir los servicios de otro contratista, cuya diferencia en precio, si alguna, se cobrará a [PROPONENTE].

(l) Cesión - Este Contrato y las obligaciones contraídas en el mismo no podrán ser objeto de un acuerdo de cesión, excepto que esta sea aprobada previamente y por escrito por la OAT. Las obligaciones de [PROPONENTE] bajo este Contrato vincularán a sus sucesores y cesionarios autorizados.

(m) Indelegabilidad - Los servicios a prestarse por [PROPONENTE] serán indelegables. La delegación de estos será causa suficiente para dar por terminado este Contrato inmediatamente. El incumplimiento de esta cláusula hará responsable a [PROPONENTE] por cualesquiera daños y perjuicios que fueran causados a la OAT.

(n) Subcontratación – [PROPONENTE] no podrá subcontratar a ninguna persona, natural o jurídica, para que brinde los servicios objeto del Contrato sin autorización previa y por escrito de la OAT. En el caso que [PROPONENTE] se proponga subcontratar a otra persona, natural o jurídica, para realizar las obligaciones y adherirse a los términos que surgen del presente Contrato, [PROPONENTE] deberá informar a la OAT el nombre y datos específicos que identifiquen a la compañía o persona a ser subcontratada y al personal que brindará los servicios. Será discrecional de la OAT permitir tal subcontratación. En caso de que la OAT apruebe que [PROPONENTE] utilice subcontratistas ubicados en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico para realizar los trabajos y cumplir con las obligaciones contraídas en virtud del Contrato, será de su entera responsabilidad requerirle a estos que provean y certifiquen la información y documentación requerida mediante el presente Contrato. A su vez, deberá notificar sobre este particular a la OAT. No cumplir con esta obligación será causa suficiente para que la OAT pueda dejar sin efecto este Contrato inmediatamente. La OAT se reserva la facultad de reclamar cualquier daño que sufra como consecuencia del incumplimiento por parte de [PROPONENTE] con


lo dispuesto en esta cláusula. A su vez, [PROPONENTE] releva de toda responsabilidad a la OAT por cualquier reclamación o demanda que sea directamente atribuible a actos culposos, omisiones o negligencia por parte de subcontratistas de [PROPONENTE].

(o) Omisión de exigir el fiel cumplimiento - La omisión por parte de la OAT de exigir el fiel cumplimiento de los términos y condiciones de este Contrato no podrá interpretarse como una renuncia a exigirlo en lo sucesivo.

(p) Resolución – Cualquiera de las Partes podrá resolver el presente Contrato antes de su vencimiento natural, sin sujeción a condición alguna, previa notificación escrita a la otra parte con [CANTIDAD DE DÍAS] de anticipación a la fecha de efectividad de la resolución. De ser [PROPONENTE] la parte que decida resolverlo, deberá haber entregado a la OAT a la fecha en que sea efectiva la resolución, cualquier servicio solicitado previo a la fecha de resolución o completar cualquier servicio iniciado conforme a lo estipulado en el Contrato. La OAT también podrá dejar sin efecto este Contrato inmediatamente cuando, a su juicio, lo estime conveniente por razones de sana administración pública y/o cuando entienda que existe una situación fiscal extraordinaria que amerite una reducción inmediata de gastos.

(q) Interpretación y jurisdicción - El Contrato y sus anejos se redactan y serán interpretados de conformidad con las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y cualquier controversia se dilucidará en los tribunales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

(r) Totalidad del acuerdo - Las Partes estipulan que este Contrato con todos sus anejos contienen una relación fiel y exacta de todos los acuerdos que se han tomado y que no existen otros, por lo cual no podrán ser alterados o modificados a menos que las Partes suscriban otro documento que siga las mismas formalidades de este contrato y del cual se desprendan tales cambios o variaciones. De surgir un conflicto o discrepancia entre este Contrato y sus anejos, prevalecerá lo dispuesto en el Contrato.

(s) Prestación de servicios sin Contrato - Conforme a Derecho y a las normas que rigen la

contratación de servicios, los comparecientes en este Contrato toman conocimiento de que no se prestarán servicios de clase alguna bajo este Contrato hasta tanto este sea firmado por Ambas Partes. De la misma forma, no se continuarán dando servicios bajo este Contrato a partir de su fecha de expiración, excepto que a la fecha de expiración exista ya una enmienda firmada por Ambas Partes, que siga con las mismas formalidades de este documento y sujeto a las necesidades y disponibilidad de fondos de la OAT. No se pagarán servicios prestados en violación de esta cláusula, ya que cualquier funcionario(a) que solicite y acepte servicios de la otra parte en violación a esta disposición, lo está haciendo sin autoridad legal alguna.

(t) Registro ante la Oficina del Contralor - Ninguna prestación o contraprestación objeto de este Contrato podrá exigirse hasta tanto el mismo se haya presentado para registro en la Oficina del (de la) Contralor(a) a tenor con lo dispuesto en la Ley Núm. 18 de 30 de octubre de 1975, según enmendada.


La OAT tampoco aceptará que se añadan cláusulas o responsabilidades contrarias a las especificaciones de esta Solicitud de Propuesta, de la(s) oferta(s) seleccionada(s), o que de alguna medida condicione, modifique o altere los servicios solicitados y la(s) oferta(s) adjudicada(s). Igualmente, no se aceptarán cláusulas o responsabilidades adicionales que riñan con las cláusulas aquí mencionadas. Además, la OAT retendrá la facultad, conforme a sus necesidades operacionales, de poder eliminar o reducir servicios o partidas parcial o totalmente, para lo cual se proveerá un procedimiento de notificación y rastreo. Conforme a la reglamentación vigente al vencimiento contrato(s) que se otorgue(n), la OAT podrá adquirir de cada parte proponente seleccionada, todo o parte de los equipos utilizados para la prestación de sus servicios, por el precio nominal de $1.00.

Cancelación de la solicitud de propuesta La OAT se reserva el derecho de cancelar esta solicitud de propuesta en cualquier momento y sin penalidad alguna.

Gastos incurridos La OAT no será responsable por gasto alguno incurrido por los(las) proponentes en el proceso de preparación y presentación de propuestas, o como resultado de gestiones relacionadas con la firma del contrato.

Participación de empresas locales Un objetivo de la OAT es promover la participación de Corporaciones, Empresas y Pequeños Negocios locales en los servicios solicitados. Por lo tanto, empresas locales deben ser utilizadas siempre y cuando sea posible.

Rechazo de propuestas La OAT se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas; excusar a su discreción y por justa causa algún requisito de forma menor en propuestas recibidas, y aceptar o rechazar una porción de una propuesta en el mejor interés de la Rama Judicial.

Disponibilidad de fondos Las obligaciones financieras del Estado Libre Asociado de Puerto Rico pagaderas en cada año fiscal dependen de la asignación presupuestaria de fondos. Por tal razón, la no disponibilidad de fondos será razón suficiente para que la OAT, a su discreción, no otorgue el contrato; lo resuelva o reduzca el monto del mismo.

Indemnización El(La) proponente indemnizará a la OAT, sus empleados(as) y representantes o agentes, sobre toda reclamación, daños, gastos, y honorarios de abogado(a) incurridos como consecuencia de cualquier acto u omisión negligente o culposa por el(la) proponente o sus empleados(as),


agentes, sub-proponentes de acuerdo con los términos del contrato que resulte de esta solicitud de propuesta.

6 Sección administrativa

A continuación, se detalla la información que deberá incluirse bajo la sección administrativa.

Resumen ejecutivo

La sección administrativa deberá contener un resumen ejecutivo de no más de 5 páginas que incluya la siguiente información:

• Una descripción detallada que demuestre el claro entendimiento del(de la) proponente de los requisitos de esta solicitud de propuesta.

• Una descripción de cómo el(la) proponente puede ayudar a la OAT, incluyendo el enfoque del(de la) proponente y la gama de servicios a prestarse.

• Una declaración que la persona que firma la propuesta está autorizada a comprometer contractualmente a la parte proponente. Debe incluir la correspondiente resolución corporativa o, en ausencia de esta, una oración explicativa de cómo la autoridad de la persona firmante ha sido conferida.

Experiencia Es un requisito mandatorio de esta solicitud de propuesta tener al menos cinco (5) años de experiencia para cada servicio que el(la) proponente esté ofreciendo. El(La) proponente deberá incluir una declaración a estos efectos. La experiencia de cualquier sub-proponente que participará en la solución propuesta debe ser informada y deberá tener al menos cinco (5) años de experiencia.

Deberán incluirse tres (3) referencias de clientes locales, donde al menos uno (1) de ellas sea un cliente similar a la Rama Judicial en tamaño y complejidad, en donde están o han estado contratados bajo los mismos servicios mencionados, y cuántos años llevan proveyendo o proveyeron dichos servicios (incluyendo fecha comienzo / terminación del servicio). Deberán incluir el nombre de una persona contacto en dicho cliente para corroborar la referencia. Si el(la) proponente operaba bajo otro nombre para las fechas en que prestaron los servicios a los(las) clientes que utilicen como referencia, tendrá el deber de así indicarlo.

Contenido adicional Cada proponente deberá incluir la siguiente información dentro de la Sección Administrativa de su propuesta:


Carta de intención firmada El(La) proponente deberá incluir copia de la carta de intención firmada que fue entregada acorde a la fecha mencionada en la sección 4.5 (Itinerario y fechas claves).

Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico de la persona contacto

El(La) proponente deberá incluir la información de contacto (nombre, dirección, teléfono, y correo electrónico) de un(a) empleado(a) autorizado(a) a asumir obligaciones contractuales a nombre de la parte proponente.

Copia del Dunn & Bradstreet Comprehensive Report

Los(Las) proponentes y sus potenciales sub-proponentes deberán demostrar estabilidad financiera sometiendo copia del Informe Dunn and Bradstreet Comprehensive Report con los datos específicos del(de la) proponente y potenciales sub-proponentes, su corporación matriz o entidad afiliada.

Lista de todos los(las) sub-proponentes y/o proveedores propuestos.

El(La) proponente deberá incluir una lista de todos(as) los(las) sub-proponentes y/o proveedores propuestos.

Copias de las cartas de intención de dichos(as) sub-proponentes en participar del servicio / los servicios ofertados.

El(La) proponente deberá incluir cartas de intención de dichos(as) sub-proponentes en participar del servicio / los servicios ofertados.

Resoluciones Corporativas El(La) proponente deberá incluir la/las resolución(es) corporativa(s) según apliquen.

Declaraciones requeridas en la Solicitud de Propuesta

Acuerdo contractual El(La) proponente debe hacer una declaración en cuanto a su intención y disponibilidad para firmar un acuerdo contractual con los términos y condiciones, especificaciones, y requisitos establecidos a lo largo de esta Solicitud de Propuesta.

De otorgarse un contrato como resultado de esta solicitud de propuesta, el término de vigencia del contrato para cada servicio sería de 5 años con la opción de extenderlo por 2 años adicionales.

Declaración de contratos financiados por el gobierno estatal o federal El(La) proponente y sus potenciales sub-proponentes deberán proporcionar una declaración que asegure al Estado Libre Asociado que no se les ha suspendido o excluido de hacer contratos financiados con fondos públicos.


Conflicto de compromiso El(La) proponente y sus potenciales sub-proponentes deberán proporcionar una declaración que asegure que, de concederse el contrato, no tienen compromisos contractuales que estén en conflicto o impidan la ejecución exitosa del contrato.

Fianza de garantía financiera (Financial Guarantee Bond)

El(La) proponente deberá incluir una declaración a los efectos de validar su compromiso a proveer una fianza de garantía financiera y de ejecución de 20% del costo total propuesto para el/los servicio(s) ofertado(s). El mismo deberá ser provisto por una compañía de seguros certificada por el Comisionado de Seguros del Estado Libre Asociado de PR. El(La) proponente deberá especificar la categoría de la aseguradora en términos de acreditación, lo que se considerará en la evaluación de las ofertas.

Litigación El(La) proponente deberá describir cualquier pleito judicial vigente; queja, querella o procedimiento administrativo, o acciones como avisos de falta, interpretación insatisfactoria que involucre al gobierno estatal o federal, o sociedades anónimas, públicas o privadas tanto para el caso del(de la) proponente como de sus potenciales sub-proponentes.

Excepciones a especificaciones, términos y condiciones y requisitos La OAT invita a los(las) proponentes a presentar preguntas y/o preocupaciones acerca de términos contractuales y condiciones, requisitos, y/o exigencias expresadas en la solicitud de propuesta antes de la fecha límite del término establecido para someter preguntas sobre las especificaciones. Los(Las) proponentes deberán proporcionar una lista comprensiva de aquellas excepciones a especificaciones, términos y condiciones, y requisitos establecidos en esta solicitud de propuesta. Cualquier excepción, advertencia, expectativa o información adicional a especificaciones, términos y condiciones, y/o exigencias expresadas en esta solicitud de propuesta deben incluirse por escrito en una lista, claramente explicadas y remitidas con referencias cruzadas a la respuesta a la cual aplican.

La OAT podrá autorizar excepciones a esta solicitud de propuesta como resultado del proceso de respuestas a preguntas y/o preocupaciones, y solo bajo la condición de que no alteren los términos y condiciones sustancialmente, especificaciones y requisitos aquí declarados y estarán sujetos a aceptación por parte de la OAT o a la retirada del(de la) proponente antes del otorgamiento del contrato. La OAT se reserva el derecho, de a su discreción, aceptar o no las excepciones indicadas por el(la) proponente.

Sin perjuicio de lo anterior, la OAT se reserva el derecho de no permitir que, luego de la presentación de la oferta, un(a) proponente seleccionado(a) someta anejos, documentos, términos o condiciones adicionales a los que incluyó en su oferta. Incumplir con este requisito será justa causa para que la OAT determine no otorgar el contrato e imponer como penalidad la retención de la fianza de garantía financiera. .


Comentarios, limitaciones o información adicional Cualquier excepción, advertencias, o información adicional que afecte las respuestas del(de la) proponente a cualquier sección de esta solicitud de propuesta tendrá que ser presentada por escrito, enumerada, y hará referencia a la sección específica a la cual aplica. La OAT se reserva el derecho de descalificar una respuesta, si de ser otorgado el contrato, tales excepciones o advertencias afectaran negativamente la ejecución del(de la) proponente seleccionado(a).

Penalidades La OAT aplicará penalidades o descuentos a las facturas mensuales del(de la) proponente por razón de incumplimiento con los niveles de servicio establecidos. Para asegurar que la(s) parte(s) proponente(s) seleccionada(s) provea un servicio ininterrumpido según se pacte con el otorgamiento de un contrato, la OAT ha establecido estándares de servicio y de desempeño para cada componente de la Sección Técnica en esta Solicitud de propuesta. La OAT interesa asegurar el cumplimiento de los estándares de servicio aquí esbozados con mecanismos de retención de pagos, así como ajustes en los pagos que realice bajo un contrato debidamente otorgado.

Lo anterior no impide que la OAT ejerza su derecho a presentar cualesquiera reclamaciones contra la(s) parte(s) proponente(s) seleccionada(s), por motivo de incumplimiento de contrato, o por actos y omisiones negligentes o culposas en su ejecución del mismo.

De presentar una propuesta, el(la) proponente habrá entendido que la OAT podrá aplicar penalidades o descuentos a facturas mensuales del(de la) proponente por razón de incumplimiento con los niveles de servicio establecidos.

Seguridad administrativa y del personal El(La) proponente será responsable de asegurar la integridad de las operaciones y del personal asignado a trabajar con la OAT. El(La) proponte garantizará haber evaluado al personal que forme parte de su equipo de trabajo para asegurar que la prestación de los servicios contratados se realicen cabal y correctamente. El(La) proponente deberá incluir una declaración indicando su entendimiento sobre este requisito.

Inspecciones, auditorías e investigaciones La OAT tendrá el derecho de inspeccionar, examinar, investigar o revisar todas las instalaciones del(de la)(los)(las) proponente(s) seleccionado(s)(as), las instalaciones de cualquier sub-proponente en la realización de servicios relacionados. En tal capacidad, los representantes de la OAT tendrán el acceso en todo momento a instalaciones, archivos, informes, personal y otros aspectos relacionados. El(La) proponente estará sujeto a investigaciones por parte de las autoridades estatales y/o federales. De igual forma, se podría requerir que el(la) proponente seleccionado(a) provea certificaciones requeridas para investigaciones, así como su comparecencia a foros administrativos o judiciales.


El(La) proponente deberá incluir una declaración indicando su entendimiento sobre este requisito.

7 Sección técnica A continuación, se detalla la información que deberá ser incluida bajo la sección técnica.

Servicio para el envío y recibo de notificaciones Se espera que los(las) proponentes incluyan una descripción narrativa, junto con diagramas explicativos y demás documentación que demuestre claramente que entiende las exigencias técnicas de la solicitud de propuesta y que propone cumplir de forma óptima y a cabalidad los requisitos expuestos para cada servicio ofertado. El(la) proponente, deberá incluir claramente como la solución ofertada para el servicio cumple con los requisitos mínimos establecidos en cada sección. La solución propuesta debe hacer referencia a cada sección mencionada para el servicio ofertado. Para aquellos servicios que no estará ofertando, favor incluir la siguiente aseveración al comienzo de la sección: “Proponente no está presentando solución ni oferta para este servicio.”

Descripción La Oficina de Administración de Tribunales (OAT) utiliza aproximadamente 300 cuentas de correo electrónico para enviar notificaciones a usuarios(as) internos(as) y externos(as). La OAT envía aproximadamente 500,000 notificaciones a través de correos electrónicos al mes y recibe alrededor de 20,000 correos electrónicos mensuales que son procesados por distintas aplicaciones.

La OAT interesa contratar los servicios de una plataforma de envío y recibo de correos electrónicos, cuya capacidad pueda garantizar el procesamiento de las notificaciones en las cantidades arriba mencionadas, sin requerir la compra, instalación o mantenimiento de la plataforma. El servicio propuesto no deberá tener limitaciones en la cantidad de direcciones de correo que se definan. El modelo de costos deberá estar basado en la cantidad de correos enviados y recibidos, además de cumplir con los requisitos aquí descritos.

Arquitectura actual La OAT utiliza buzones de la plataforma Microsoft Exchange para el envío de notificaciones a través de correos electrónico. La utilización de buzones de Exchange para el envío de notificaciones, a pesar de no utilizar todas las capacidades, resultaba práctico debido a que utilizaba una infraestructura que ya estaba instalada, y era mantenida para el envío de correos electrónicos comunes. Actualmente, la OAT ha migrado la mayoría de sus buzones regulares a una solución en la nube que no requiere el mantenimiento de la infraestructura como en el pasado. Sin embargo, la solución en la nube tiene limitaciones de capacidad en términos de la cantidad de correos que se pueden enviar, lo que impide que las aplicaciones de la OAT envíen las notificaciones necesarias para su operación. A continuación, presentamos el diagrama de la arquitectura actual:


La mayoría de las soluciones o aplicaciones que se desarrollaron en la OAT y que envían notificaciones lo hacen a través del protocolo SMTP y en algunos casos SMTPS. Por otro lado, la mayoría de las soluciones que reciben correos electrónicos utilizan los protocolos POP3 y IMAP. Para efectos de esta solicitud, cualquier aplicación que necesite otros servicios de colaboración como acceso a los calendarios, entre otros, serán configurados como buzones de la plataforma actual en la nube y no formarán parte de esta solicitud.

Arquitectura conceptual La OAT interesa recibir propuestas para servicios que apoyen exclusivamente el envío y recibo de correos electrónicos, que no conlleven la instalación de servidores o el pago de licenciamiento de plataformas de colaboración, de las que solamente la OAT estaría utilizando una pequeña porción.

La solución deberá proveer mecanismos para que las aplicaciones existentes puedan enviar notificaciones a través de los protocolos comunes para este tipo de operación. Además, la solución incluirá el servicio de envío de notificaciones a través de un API, utilizando protocolos comunes como HTTP. Este servicio NO debe ser confundido con servicios de envío masivo, donde se tramita el mismo correo a diferentes personas con algún grado de configuración. Aunque bien, algunos proveedores ofrecen ambos servicios dentro de la misma plataforma, los requisitos van orientados al envío de notificaciones individuales. A continuación, presentamos el diagrama de la arquitectura conceptual:

El servicio deberá incluir herramientas adicionales para el monitoreo de los envíos, recibos y funcionamiento general de la plataforma propuesta. Deberá, además, identificar problemas como direcciones inválidas, latencia en el envío, manejo de la reputación (blacklist) y filtrado de


contenido. Es de suma importancia que todo correo enviado y recibido quede archivado y que los datos que identifiquen las fechas y horas en que las notificaciones fueron enviadas, recibidas o devueltas se incluyan como parte de los datos a almacenarse. Toda notificación tiene un periodo mínimo de 5 años de retención y podría ser parte de procesos de investigación, por lo que se le podría requerir al proponente certificaciones del envío y/o recibo de la notificación, así como comparecencia a foros administrativos o judiciales.

Requisitos A continuación se incluyen los requisitos asociados a este servicio.

Capacidad

• Para cada cuenta de servicio, todo correo enviado y recibido deberá quedar archivado, incluyendo los datos que identifiquen las fechas y horas en que las notificaciones fueron enviadas, recibidas o devueltas y así como los intentos asociados a sus envíos.

• La plataforma propuesta deberá alertar a la OAT cuando una o más notificaciones no fueron recibidas por el destinatario. Si no fue posible la entrega de la notificación, la alerta debe ser almacenada junto al mensaje.

• La capacidad de almacenamientos será, como mínimo, cinco (5)años.

• La plataforma propuesta deberá tener la capacidad de definir un número ilimitado de direcciones de correo electrónico.

• La plataforma propuesta deberá tener la capacidad mínima de enviar 20,000 correos diarios.

• La plataforma propuesta deberá tener la capacidad mínima de recibir 1,000 correos diarios. Debe considerarse que la cantidad de correos especificados en los límites mencionados anteriormente no se distribuyen equitativamente durante el día o mes. La mayoría de esos envíos y recibos serán dentro de un periodo aproximado de 8 horas que normalmente coincide con las horas de mayor actividad en la OAT o en días específicos del mes.

• El servicio deberá proveer la capacidad de operar desde múltiples regiones geográficas.

• La plataforma propuesta deberá permitir la utilización de una dirección IP dedicada para la OAT.

Certificaciones y/o comparecencias a foros administrativos o judiciales Muchas de las notificaciones enviadas por la OAT tienen implicaciones legales, por lo que la OAT podría solicitar que un representante de la compañía certifique el envío de las notificaciones. Estas solicitudes de certificación, en su mayoría, son escritas, sin embargo, la comparecencia


del representante podría ser requerida ante foros administrativos o judiciales. Las certificaciones deberán incluir la siguiente información:

• Registro de fecha y hora en que se envió y recibió el(los) correo(s) electrónico(s).

• Registro que indique si el(los) correo(s) electrónico(s) fue(ron) recibido(s) por el destinatario, incluyendo la fecha y la hora cuando fue recibido y cuántos intentos se realizaron para entregar el mensaje.

• Registro de si un correo no fue recibido, así como de la alerta generada.

• Registro de la cuenta de servicio que envió o recibió un mensaje.

• La información de intentos realizados para el envío de la(las) notificación(es).

Protocolos

• La solución propuesta deberá, como mínimo, apoyar los siguientes protocolos:

o SMTP

o SMTPS

o IMAP

o Secure-IMAP

o POP3

• La solución propuesta deberá ofrecer un API para el envío y recibo de correos electrónicos utilizando mecanismos comunes como REST, SOAP, entre otros.

• Se tomará en consideración servicios que ofrezcan otros tipos de notificaciones como SMS, WebPush, entre otros. Estas deberán ser cotizadas por separado.

Seguridad

• La solución deberá permitir el envío y recibo de correos electrónicos cifrados mediante los protocolos que apoya.

• Todo correo almacenado deberá estar cifrado en el medio en que se almacene.

• El acceso a la plataforma deberá estar protegido por mecanismos de seguridad que impidan su uso por personas o entidades no autorizadas. Como mínimo, los mecanismos deben incluir:

o Usuario y contraseña

o Vale de seguridad (token)/(API)


Este último requisito contempla que la OAT pueda utilizar uno o ambos requisitos simultáneamente.

• La solución propuesta deberá contar con mecanismos de detección, erradicación de virus y otros programas mal intencionados (malware).

• La solución propuesta deberá contar con controles para mensajes no deseados (SPAM).

• La solución propuesta deberá incluir mecanismos para el monitoreo y manejo de la reputación (blacklist) de los correos enviados, desde la plataforma.

• La solución propuesta deberá incluir mecanismos que permitan filtrar el contenido en el recibo de correos electrónicos utilizando direcciones de IP y dominios.

Niveles de servicio

• La plataforma deberá estar disponible 24 horas al día los 7 días de la semana y los 365 días del año.

• La plataforma deberá garantizar una disponibilidad de 98.5% a ser calculada mensualmente.

Ventanas de mantenimiento

• Toda ventana de mantenimiento deberá de ser notificada y aprobada por el personal designado de la OAT mediante correo electrónico con al menos 7 días laborables de antelación. Los trabajos se realizarán en el horario autorizado por la OAT.

Gestión de servicio, métricas e informes

• La plataforma deberá poder generar informes con vistas resumidas y detalladas para los siguientes elementos:

o Fecha y hora de envío de mensajes

o Confirmación de recibo de mensaje

o Alerta de no recibo de mensaje por parte del destinatario

o Volúmenes de utilización de la plataforma

o Direcciones inválidas o de mensajes rebotados

o Cantidad de intentos de envíos

o Reputación (blacklist)

o Volúmenes de correos no deseados (SPAM)

o Latencia


• El servicio deberá incluir mecanismos de monitoreo en tiempo real que permita la visualización de las actividades ocurriendo en el sistema.

• El(La) proponente comunicará al personal designado de la OAT sobre cualquier actualización de emergencia que sea requerida por razones de seguridad o funcionamiento del equipo tan pronto tenga conocimiento de esta y coordinará con el personal encargado de la OAT para su instalación.

Esta comunicación debe incluir lo siguiente:

o Descripción de la actualización

o Efectos si no se realiza la instalación

o Tiempo de instalación

o Plan de recuperación (Fallback plan)

Notificación de problemas y tiempos de resolución Cada proponente incluirá una declaración que refleje su entendimiento de los requisitos mínimos para la notificación de problemas que se mencionan a continuación.

• El(La) proponente deberá proveer las personas contacto para solicitar servicios, notificar averías y otras comunicaciones pertinentes al contrato.

o Esta lista deberá incluir como mínimo el nombre de la persona, puesto, número de teléfono y correo electrónico.

o Deberá haber como mínimo un punto de contacto disponible las 24 horas del día y los 365 días del año.

• El(La) proponente deberá indicar el orden en que se escalarán las llamadas para el personal antes mencionado.

• El(La) proponente notificará de forma oral y escrita inmediatamente, a la OAT de cualquier incidente o problema. Esto incluye retrasos en los rendimientos de servicio al cliente, incumplimiento en los niveles de servicio o fechas de vencimiento. De igual forma, la OAT notificará de manera oral y/o escrita al(a la) proponente sobre cualquier incidente.

• Tanto en la notificación de problemas como en su resolución, el(la) proponente deberá mantener una línea de comunicación abierta para asegurar la participación activa de la OAT en la planificación, ejecución, y evaluación de cualquier acción tomada.

• En caso de incidentes relacionados al servicio, el(la) proponente deberá tener la capacidad y disponibilidad de llevar a cabo la gestión de solución del incidente con otros proveedores de servicio (developers, partners, entre otros) acorde con los requisitos establecidos, así como el proceso detallado establecido con la OAT en caso de ser el(la) proponente seleccionado(a).


• El(La) proponente deberá tener un tiempo de respuesta máximo de 4 horas naturales para comenzar el diagnóstico en la localización del equipo a partir de la hora en que se realice la llamada de servicio.

• El tiempo máximo de resolución es de 4 horas naturales a partir del tiempo de respuesta máximo establecido anteriormente.

• Cada notificación oral y escrita deberá ser atendida en cumplimiento con el(los) tiempos establecidos para este servicio. Además, el(la) proponente tendrá un máximo de 48 horas naturales luego de la notificación original donde comunicará a la OAT una descripción de la naturaleza del problema; las acciones/pasos ejecutados para la corrección del problema; plan de acción para evitar situaciones similares al problema identificado y el personal del(de la) proponente que fue asignado a la resolución del problema.

• Cada proponente deberá incluir una declaración en la que indique estar de acuerdo con la metodología y requisitos solicitados en esta sección.

• Además, el(la) proponente deberá describir su procedimiento detallado para atender y reportar incidencias, tiempo de reparación y cualquier provisión en caso de un evento catastrófico.

Apoyo técnico y horario de servicio

• El(La) proponente deberá ofrecer apoyo técnico al personal designado por la OAT.

• El apoyo técnico incluirá la migración de configuraciones de las soluciones que actualmente utilizan los buzones de Exchange, independientemente del evento que la genere del proveedor existente a la plataforma contratada, la configuración de nuevos servicios que utilicen la plataforma, diagnóstico y resolución de problemas.

• El horario de servicio es de lunes a viernes de 8:00 AM a 5:00 PM. Además, el(la) proponente deberá tener recursos disponibles para brindar apoyo durante ventanas de mantenimiento programadas y situaciones que impidan el buen funcionamiento del sistema fuera de horario, fines de semana y feriados (en caso de ser requerida su participación) sin costo adicional a la OAT.

• El(La) proponente deberá tener recursos certificados en la solución propuesta y disponibles para brindar apoyo técnico y físico en centro de cómputos de la OAT en caso de que se requiera.

Garantías de equipo y servicio

• Las propuestas deberán incluir los términos y condiciones de garantía de los equipos que se utilicen para la(s) solución(es) ofrecida(s). Ello deberá incluir garantías con manufactureros; garantías extendidas que ofrezca el(la) proponente y la garantía sobre los servicios propuestos. Esta información deberá presentarse en una sección aparte dentro de la propuesta, bajo el título de Garantías de equipo y servicio, con los términos de fecha específicos, así como con las exclusiones de dichas garantías.


Transición Los requisitos asociados a la transición del servicio se dividen en dos partes principales:

• al inicio del proyecto, luego de haber sido comunicado el resultado de selección de esta solicitud de propuesta y

• al terminar el contrato resultante de esta solicitud de propuesta sin importar la razón para la finalización.

Transición al inicio del proyecto

• En caso de ocurrir una transición de operaciones de los servicios solicitados (cambio entre el proveedor actual y el(la) proponente seleccionado(a) a través de este proceso de solicitud de propuestas), el(la) proponente seleccionado(a) deberá proveer un plan de transición como parte de la propuesta.

• El tiempo asignado para la transición de operaciones comenzará a partir de la firma del contrato.

• El tiempo de transición no deberá pasar del tiempo aquí estipulado para cada servicio:

Servicio Tiempo máximo para completar transición (días calendarios)

Envío y recibo de notificaciones + 60 días

• Los niveles de servicio acordados en el contrato, resultante de este proceso de solicitud de propuesta, serán implementados a partir de la certificación de la puesta de la fase operacional de cada servicio.

• En el caso de que el(la) proponente no cumpla con los compromisos de tiempo de ejecución del proyecto de transición (acordado entre las partes), este(a) será responsable de todos los gastos en que la OAT incurra como consecuencia de dicho retraso y la OAT se reserva el derecho de dar por terminado el contrato y reclamar sobre cualquier garantía de desempeño, fianza u otra forma de garantía, proporcionada para el beneficio de OAT en cuanto a los términos del contrato.

• Las actividades principales de transición incluirán como mínimo:

o Confirmación de la información y los datos que se han incluido en esta solicitud propuesta y solicitud de cualquier información requerida para completar los trabajos de puesta en producción de los servicios contratados.

o Solicitud de información y coordinación del trabajo que involucre a terceras personas (otros proveedores de servicios u otras áreas de la OAT o de la Directoría de Informática) a través de la persona asignada como contacto en la OAT para su servicio. Siempre se deberá evaluar en este proceso de transición la reutilización de tecnología, equipo y procesos que estén disponibles en la OAT y


que reduzcan el costo de implementación sin impactar los niveles de servicio establecidos para el servicio contratado.

o Ejecución de las actividades de planificación, diseño, pruebas e implementación

del servicio.

o Toma del control operativo y gestión de servicios establecidos en esta solicitud de propuesta.

o Preparación para cumplir con los niveles de servicio establecidos.

o La transición deberá coordinarse de forma tal que se mantenga al mínimo el impacto o la interrupción de operaciones de la Rama Judicial y de los servicios que esta ofrece, además, se completará tan rápido como sea posible.

• Cada proponente deberá incluir una certificación que indique que realizará las tareas asociadas al proceso de transición de manera planificada y de buena fe con todas las partes involucradas.

• Además, la certificación indicará su entendimiento de los tiempos máximos establecidos para cada periodo de transición de los servicios para los cuales está proponiendo su solución.

Para fines de aclaración, hasta que la solución contratada esté en la fase operacional, el proveedor actual continuará operando el servicio en los niveles de servicio contratados y facturados a los precios indicados en el contrato vigente.

Transición al momento de terminación del contrato En caso de terminación de un contrato, por cualquier causa, que resulte de esta solicitud de propuesta, la OAT tendrá derecho a emitir declaraciones que sean necesarias para garantizar una transición cabal, ordenada y eficiente, y la continuidad operacional efectiva. El(la)(lo)(los) contratista(s) se obligan a cumplir y tomar todas las medidas disponibles para minimizar cualquier pérdida asociada a la finalización del contrato. Además, colaborará(n) con la(s) parte(s) sucesora(s) para que puedan asumir las obligaciones correspondientes.

• Cada proponente deberá incluir una certificación que indique su entendimiento sobre sus obligaciones a cumplir y tomar todas las medidas disponibles para minimizar pérdidas asociadas a la finalización del contrato a la misma vez que colaborará con el/la contratista sucesor(a).

Plan de trabajo

• El(La) proponente deberá incluir un plan de trabajo que defina las fechas estimadas de comienzo; la duración de las tareas del proyecto; sus interdependencias y entregables.

o Para propósitos del plan de trabajo, el día 0 será la fecha de firma del contrato. Tomando esto consideración, los campos de fecha en el plan de trabajo se incluirán como “+ n días o – n días desde el día 0”, donde n es el número de días.

• El(La) proponente deberá proveer, como mínimo, lo siguiente:


o Un plan de trabajo que demostrará la viabilidad de completar los entregables

según el tiempo establecido en la sección de Transición. El plan de trabajo deberá incluir como mínimo las tareas mencionadas como requisitos en las secciones de:

▪ Transición,

▪ Libreto y pruebas,

▪ Pruebas de aceptación de usuarios(as) y

▪ Requisitos de transferencia de conocimiento, adiestramiento y

documentación de servicios y/o procesos.

o Demostrar su compromiso de apoyar los esfuerzos concurrentes de la OAT y su capacidad para asumir el trabajo;

o Identificar como el(la) proponente monitoreará el progreso del proyecto contra la lista de tareas y actividades;

o Identificar riesgos e incluir la flexibilidad para asignar recursos adicionales, si es necesario, para la culminación oportuna de hitos del proyecto y entregables; y

o Describir, enfatizando experiencias en proyectos similares, las metodologías, instrumentos y procesos que empleará para mitigar, minimizar y resolver riesgos inesperados.

Libretos y pruebas Cada proponente deberá incluir una declaración que refleje su intención de preparar y someter para la aprobación de la OAT libretos de prueba para el servicio contratado. Los mismos deberán contemplar todas las áreas técnicas y operacionales y mostrar los resultados esperados. Las pruebas deberán completarse diez (10) días laborables antes de la puesta en producción del servicio contratado. Este requisito de fecha debe ser contemplado dentro del plan de trabajo preliminar entregado como parte de esta solicitud de propuesta.

Pruebas de aceptación de usuarios(as) Cada proponente tendrá que incluir una declaración que refleje su intención de someter un libreto para las pruebas de aceptación de usuarios(as). Dichos libretos deberán ser aprobados por la OAT. Las pruebas de aceptación de usuarios(as) deberán completarse al menos diez (10) días antes de la puesta en producción del servicio contratado. El propósito de estas pruebas es brindar a la OAT la oportunidad de probar la funcionalidad total de las operaciones y asegurar el cumplimiento de las exigencias establecidas en la solicitud de propuesta. Esta prueba revisará, como mínimo, los siguientes componentes: seguridad, recuperación, interoperabilidad, interfaces de sistema, entre otros.


Requisitos de transferencia de conocimiento, adiestramientos, y documentación de servicios y/o procesos

Cada proponente deberá cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

• La transferencia de conocimiento deberá comenzar desde la firma inicial del contrato. La misma deberá estar orientada a los(las) usuarios(as) que monitorean y/o utilizan directamente el servicio contratado, así como a cualquier otro personal técnico que la OAT asigne (administradores(as) de bases de datos, programadores(as), especialistas de telecomunicaciones, entre otros.).

• La transferencia de conocimiento deberá ocurrir separada de las sesiones de los adiestramientos de las aplicaciones y mantenimiento de la solución.

• La transferencia de conocimiento para este proyecto deberá ser parte de los entregables a ser incluidos en el plan de trabajo del proyecto.

• El(La) proponente deberá proveer acceso y adiestramiento (knowledge transfer) a la persona designada por OAT de la herramienta que utilizará para el servicio contratado.

• Todos los materiales de adiestramiento y documentación producida para este servicio, por el(la) proponente estarán sujetos a la aprobación previa por la OAT.

• La OAT retendrá la propiedad de todos los materiales de adiestramiento producidos por el(la) proponente para este servicio.

• Los materiales de adiestramiento y documentación asociada al servicio deberán ser actualizados a través de la vida del contrato para reflejar cambios de diseño, cambios a políticas y procedimientos.

• El(La) proponente será también responsable por diseñar y desarrollar métodos para asegurar la calidad de los resultados de los adiestramientos y de sus operaciones diarias. La solución propuesta deberá indicar los métodos para asegurar la calidad a ser utilizados.

• Se requerirá que toda la documentación relacionada con el proyecto, desde la presentación de la solución, sea entregada en el idioma español.

• Al igual se requiere que el(la) gerente de proyecto o persona a cargo de la implementación del servicio por parte del(de la) proponente, así como los recursos que interactúen con personal asignado al proyecto estén familiarizados(as) con expresiones idiomáticas puertorriqueñas.

Cada proponente deberá incluir una declaración que mencione y explique (según aplique) cada uno de estos puntos e inclusión en el plan de trabajo según mencionado.

Responsabilidades de la OAT El(La) proponente seleccionado(a) desarrollará este proyecto en colaboración con la Directoría de Informática de la OAT. En el proyecto, el personal asignado por la Directoría de Informática tendrá las siguientes responsabilidades:


• Designar una persona contacto de parte de la OAT que certificará toda especificación técnica relacionada a los servicios contratados.

• La OAT especificará por escrito cualquier cambio en configuraciones técnicas, protocolos de manejo, procesos de informar incidentes y cambios de manera que el(la) proponente pueda cumplir con los niveles de servicio estipulados.

• Informar días no laborables de la Rama Judicial.

• Coordinación de las actividades con personal de la Rama Judicial para trabajos requeridos.

• Presentación al CAB de solicitud de interrupción de servicio por cambios requeridos / mantenimiento.

• Coordinar y proveer escolta a las instalaciones de la Rama Judicial de manera que el(la) proponente seleccionado(a) pueda proveer el servicio coordinado/contratado.

• El servicio de envío y recibo de notificaciones es responsabilidad de la Oficina de Operaciones de OAT.

• La creación, modificación o eliminación de usuarios(as) de este servicio será gestionada a través de la Oficina de Seguridad de los Sistemas de Información, siguiendo las políticas de perfiles y seguridad de la Rama Judicial.

Fuera de alcance

• No será parte de esta solicitud de propuesta la migración de correos existentes.

• Otros servicios de colaboración como acceso a calendarios, entre otros, serán configurados como buzones de la plataforma actual en la nube y no formarán parte de esta solicitud.

• La instalación de servidores o el pago de licenciamiento de plataformas de colaboración.

• La creación, modificación o eliminación de usuarios(as).

Servicio de infraestructura de aplicaciones y ambientes virtuales Se espera que los(las) proponentes incluyan una descripción narrativa, junto con diagramas explicativos y demás documentación que demuestre claramente que entiende las exigencias técnicas de la solicitud de propuesta y que propone cumplir de forma óptima y a cabalidad los requisitos expuestos para cada servicio ofertado. El(La) proponente, deberá incluir claramente como la solución ofertada para el servicio cumple con los requisitos mínimos establecidos en cada sección. La solución propuesta debe hacer referencia a cada sección mencionada para el servicio ofertado. Para aquellos servicios que no estará ofertando, favor incluir la siguiente aseveración al comienzo de la sección: Proponente no está presentando solución ni oferta para este servicio.


Descripción La Oficina de Administración de Tribunales (OAT) administra una infraestructura de servidores para sus operaciones que apoya sobre 60 aplicaciones, además de utilidades comunes como almacenamiento de archivos, manejo de impresoras y bases de datos. Esta infraestructura utiliza servidores virtuales y físicos complementados con un sistema de almacenamiento (SAN). La mayoría de los equipos utilizados, ya cumplieron su vida útil o están a punto de cumplirla. Actualmente, estos servicios son provistos por una compañía externa que se encarga en su totalidad de suplir los equipos, la configuración y el mantenimiento de estos. Además, esta compañía, provee recursos humanos para atender las tareas de apoyo al personal de la OAT. La OAT interesa recibir propuestas para obtener servicios que incluyan la sustitución de estos equipos incluyendo su instalación, configuración y migración además del mantenimiento de los programas de virtualización y apoyo en el manejo de la plataforma bajo un esquema de servicio.

Arquitectura actual

La OAT cuenta con aproximadamente 128 servidores físicos y sobre 200 servidores virtuales en su centro de cómputos principal. En estos servidores están instalados diferentes sistemas operativos tales como: Windows Server, Linux, HPUX e hipervisores basados en VMWare ESXi. La gran mayoría de los servidores físicos son del tipo blade donde comparten fuentes de energía e infraestructura de comunicaciones incluyendo el acceso al SAN.

Virtualización

La OAT cuenta con licencias de vSphere Enterprise para 56 procesadores físicos (sockets) y una licencia de vCenter Server Standard. Estas licencias se han mantenido bajo contrato de mantenimiento y tienen derecho a actualizaciones hasta septiembre del 2020. La OAT sólo ha actualizado sus servidores hasta vSphere 5 Enterprise y vCenter Server 5 standard. Las licencias de vSphere están configuradas para dos (2) procesadores cada una, por lo que la OAT podría operar hasta 28 servidores de vSphere de los cuales utiliza 21.

Base de datos Algunos de los servidores físicos son utilizados para bases de datos. Estas bases de datos están configuradas como instancias independientes o como clusters de base de datos donde se utiliza más de un servidor físico.

Almacenamiento Para el almacenamiento de datos, la OAT utiliza un arreglo de discos compartidos (SAN) con una capacidad bruta de 207TB de los cuales 193TB están disponibles. Este sistema está conectado a los servidores a través de Fibre Channel a 4Gbps.


Arquitectura conceptual

Servidores

El servicio a ofrecerse deberá incluir los gabinetes, gabinetes modulares para los blades, servidores necesarios y demás infraestructura de fuente de energía e interconexión, como conmutadores de datos (switches), tarjetas de interfaz y conexión al sistema de almacenamiento de datos según las especificaciones funcionales en este documento. La arquitectura diseñada contempla la utilización de servidores tipo blade por consideraciones de espacio, electricidad, conectividad y manejo. Es importante que la solución presentada ofrezca mecanismos de redundancia para todos sus componentes.

A continuación, presentamos un diagrama conceptual de la solución. Cabe señalar que este diagrama no incluye todos los detalles necesarios para la implementación.

Infraestructura virtual

La OAT continuará utilizando VMWare como su plataforma de virtualización. La cantidad de servidores que se instalarán para la plataforma de virtualización deberá ser suficiente para apoyar las 56 licencias que actualmente posee la OAT. El(La) proponente seleccionado(a) será responsable de proveer los contratos de mantenimiento para estas licencias, desde septiembre del año 2020 y por el resto de la vigencia del contrato. Como parte de los servicios, el(la) proponente seleccionado(a), en conjunto y en acuerdo con el personal de la OAT, realizará la migración de la infraestructura actual a la nueva infraestructura incluyendo la actualización de las versiones de vSphere a las últimas versiones disponibles.

La OAT está interesada en recibir propuestas para la adquisición de productos que apoyen la gestión del manejo de la infraestructura virtual en el área de seguridad y manejo de almacenamiento. Con este propósito se estará considerando la implementación de los productos


vSAN Standard y NSX Data Center Professional de acuerdo con la cantidad de procesadores antes indicada. Estos productos deben ser cotizados por separado.

DMZ La OAT publica hacia el Internet varias aplicaciones según se muestra a continuación:

• Consulta de Calendarios

• Consulta de Sentencias del Tribunal de Apelaciones

• SEA (Solicitud Electrónica de Aspirantes a la Abogacía y Notaria)

• Consulta de Casos

• Directorio de Abogados

• Directorio de Interventores

• Epayment – Servicio de pago con el Departamento de Hacienda

• NET (Notificaciones a abogados)

• Consulta de mediadores

• OPA (Ordenes de Protección Automatizadas para Departamento de Justicia)

• RUA (Registro Único de Abogados)

• SUMAC (Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos)

• REN (Radicación Electrónica Notarial)

• Sistema Asignación de Abogados de Oficio

Las aplicaciones son utilizadas tanto por clientes internos como clientes externos y deben estar disponible 24 horas al día los 7 días de la semana. Estas aplicaciones se encuentran instaladas en servidores de un proveedor de servicio, pero es la intención de la OAT migrarlas a la infraestructura virtual que se menciona en el punto anterior y se detalla más adelante. Para lograr este propósito se estarán utilizando balanceadores de carga en software tales como nGinx, HA-proxy entre otros.

Base de datos

La OAT utilizará 18 servidores para sus bases de datos en producción que no estarán bajo la plataforma de virtualización, será necesario que el(la) proponente seleccionado(a) los provea. Estos servidores están configurados en dos clusters de 6 nodos cada uno y los restantes estarán configurados de manera individual o en clusters más pequeños. Estos servidores permanecerán fuera de la infraestructura de virtualización. La solución deberá tomar en cuenta que estos


servidores necesitarán acceso tanto al SAN como a la red, por lo que será requerido que tengan acceso a las interfaces de comunicación.

Servidores misceláneos

Además de los servidores antes mencionados, la OAT utiliza otros servidores que no formarán parte de la virtualización por lo que será necesario que el(la) proponente seleccionado(a) los provea según detallados en los requisitos funcionales.

Sistema de almacenamiento de datos (SAN)

El sistema de almacenamiento de datos deberá tener una capacidad inicial de 400TB netos, pero los modelos a instalarse deberán tener la capacidad de crecer hasta un mínimo de 1PTB. Este crecimiento deberá poder realizarse añadiendo controladoras, gabinetes o cualquier otro material necesario. Cabe señalar que la instalación inicial sólo debe contener los gabinetes, controladores u otros materiales necesarios para la capacidad inicial.


Servidores

• Todos los servidores deberán ser instalados en gabinetes modulares de blades (enclosures).

• Todos los gabinetes modulares de blades (enclosures) deberán ser instalados en gabinetes estándares (racks) de 42U y provistos por el(la) proponente.

• Cada gabinete deberá tener capacidad para dos o más fuentes de energía.

• Cada gabinete modular deberá tener la capacidad para dos o más conexiones de comunicación de cada tipo (Ethernet, FC, entre otros).

• Los servidores deberán compartir fuentes de energía a través de placas contenidas en los gabinetes modulares.

• Los servidores deberán recibir las conexiones a ethernet, FC y demás mecanismos de comunicación a través de un bus común manejado por el gabinete modular.

• Tanto las conexiones eléctricas como las de comunicaciones deberán ofrecer redundancia a los servidores a través de dos o más conexiones.

• Los gabinetes modulares deberán tener la capacidad de ser administrados remotamente.

• Los gabinetes modulares deberán tener la capacidad de informar condiciones de temperatura, poder en tiempo real y alertar sobre condiciones anormales.


• El(La) proponente seleccionado(a) deberá incluir todo conmutador (switch o FC fabric), cable, fibra, entre otros necesario para la interconexión con la infraestructura existente de la OAT incluyendo conexión al core switch, al sistema de almacenamiento y entre sí. Estos conmutadores deberán estar configurados de manera redundante.

• La capacidad de puertos para el FC Fabric debe contemplar las conexiones a los servidores o gabinetes modulares, las conexiones al sistema de almacenamiento de datos (SAN) y como mínimo 12 conexiones adicionales por conmutador para conectar los sistemas de resguardo.

• La conexión ethernet al core switch deberá ser de 40GbE en fibra óptica y en modo redundante.

• La conexión al sistema de almacenamiento deberá ser, como mínimo, FC a 16Gbps.

• El(La) proponente seleccionado(a) será responsable de la instalación y configuración de los sistemas operativos y/o hipervisores en los servidores físicos.

• El(La) proponente seleccionado(a) será responsable de adquirir los servicios de uno de los electricistas autorizados por la OAT para la instalación de rabizas adicionales de ser necesario.

Servidores - Virtualización

• Se requerirán 28 servidores para la virtualización con las siguientes especificaciones: o Mínimo de 512GB de RAM

o Mínimo de 750GB por disco a ser configurados en RAID-1

o Dos (2) procesadores físicos

o Cada procesador debe tener un mínimo de 20 núcleos (cores).

o Mínimo de 2 conexiones de 10GbE

o Mínimo de 2 conexiones de FC a 16Gbps

Servidores – Base de datos

• Se requerirán 18 servidores para base de datos con las siguientes especificaciones: o Mínimo de 512GB de RAM







Servidores – Aplicaciones

• Se requerirán 20 servidores para aplicaciones con las siguientes especificaciones:

o Mínimo de 64GB de RAM






Sistema de almacenamiento de datos (SAN)

• El sistema de almacenamiento deberá proveer como mínimo conexiones redundantes de FC a 16Gbps por controladora.

• La capacidad mínima neta para el SAN es de 400TB en una configuración redundante que permita fallas de más de un disco en el arreglo.

• Como mínimo el sistema deberá tener la capacidad de crecer hasta 1PTB en la misma configuración añadiendo gabinetes y controladoras de ser necesario. Los gabinetes y controladoras necesarias para ese crecimiento no forman parte de esta solicitud.

• El sistema deberá ser configurado de modo que no exista la posibilidad de fallas. Esto incluye fuentes de energía, controladoras, conexiones, enfriamiento, discos, cache, entre otros.

• El(La) proponente seleccionado(a) será responsable de la migración del SAN actual al ofrecido en coordinación con el personal de la OAT.

• El(La) proponente seleccionado(a) ofrecerá personal certificado en el equipo que asistirá a la OAT en el manejo del sistema incluyendo asignación de volúmenes, mantenimientos, migraciones, entre otros.

Virtualización

• La virtualización continuará en VMWare.

• El(La) proponente seleccionado(a) será responsable de planificar y ejecutar en conjunto con la OAT la migración del vSphere existente a la última versión disponible.


• El(La) proponente seleccionado(a) brindará apoyo técnico en la operación, configuración de todo lo relacionado a VMWare.

• La OAT cuenta con un total de 56 licencias de vSphere 5 Enterprise y una licencia de vCenter Server 5 Standard cuyo mantenimiento vence en septiembre del 2020. El(La) proponente seleccionado(a) será responsable del pago de mantenimiento que incluya actualizaciones de las licencias actuales durante la vigencia del contrato.

DMZ

• El(La) proponente será responsable de diseñar y configurar un DMZ que contendrá los servidores públicos dentro de la infraestructura virtual. Este diseño debe contemplar la segmentación mediante la utilización de VLANs y el balanceo de carga a través de herramientas en software como NGINX, HAProxy, entre otros.

• El(La) proponente trabajará en conjunto con el personal de seguridad de la OAT para la interconexión a los componentes externos a la infraestructura tales como firewalls, y conexiones de red que son administrados por el mismo personal de seguridad.

• El(La) proponente deberá migrar los servidores existentes a los servidores virtuales que cree para este propósito, una vez el diseño del DMZ sea aprobado por la OAT tomarán todas las medidas necesarias para asegurar la infraestructura instalada y lograr una migración con la menor interrupción posible.

• Como parte de la propuesta el(la) proponente incluirá un diseño preliminar de un DMZ que incluya balanceadores de carga en software. Para efectos de este diseño se asume que todas las aplicaciones se instalarán de forma redundante.

• Como parte de la propuesta el(la) proponente incluirá un plan de trabajo que incluya como mínimo las tareas necesarias para la migración de los servidores y el tiempo estimado de interrupción para cada aplicación. Este requisito tendrá un mayor peso en el proceso de evaluación con el objetivo de reducir el impacto de tiempo para los usuarios.

• El(La) proponente será responsable de brindar apoyo cuando se requiera hacer cambios al DMZ que puede incluir tareas como cambios de configuración, instalación de nuevos servidores y/o aplicaciones, diagnóstico y resolución de problemas entre otros.

Niveles de servicio Este servicio es clasificado por la OAT como uno altamente crítico.

• El(La) proponente deberá garantizar el 98.5% de disponibilidad de servicio mensualmente.

• El servicio deberá estar disponible 24 horas al día los 7 días de la semana y los 365 días del año.


• Con el fin de disminuir los tiempos de resolución, la OAT proveerá un espacio de almacenamiento para el(la) proponente seleccionado(a) para almacenar piezas de reemplazo más comunes, en las instalaciones de la OAT.




• El(La) proponente entregará informes detallados de los mantenimientos y/o remplazos ofrecidos y cualquier otra información relevante a la operación del sistema instalado.

• El(La) proponente deberá realizar un monitoreo proactivo de alarmas y eventos. Esto incluye, pero no se limita, a la notificación dentro de los tiempos según establecido en el acuerdo de niveles de servicio y a cualquier otra métrica establecida por el personal de OAT.

• El(la) proponente seleccionado(a) presentará un informe mensual de las actualizaciones pendientes de todos los equipos y coordinará con la OAT la instalación de los mismos. Este requisito excluye aquellas actualizaciones que sean de emergencia porque impacten asuntos de seguridad o funcionamiento crítico, en cuyo caso el(la) proponente seleccionado(a) deberá informar inmediatamente a la OAT para la acción correspondiente.

• El(La) proponente comunicará al personal designado de la OAT sobre cualquier actualización de emergencia que sea requerida por razones de seguridad o funcionamiento del equipo tan pronto tenga conocimiento de la esta y coordinará con el personal encargado de la OAT para su instalación.





















• El(La) proponente deberá asignar un recurso residente para apoyo técnico. Su localización primaria será en el centro de cómputos de la OAT.


o Las coordinaciones por concepto de vacaciones, enfermedad o reemplazo de un recurso serán responsabilidad del(la) proponente seleccionado(a). No obstante, deberán ser comunicadas a la OAT con al menos dos semanas de anticipación de forma tal que se coordine cualquier acceso y documentación requerida para que el nuevo recurso pueda prestar los servicios contratados por la OAT. El(La) recurso deberá ser previamente aprobado por la OAT. Este recurso deberá estar certificado según solicitado en la sección Certificaciones.

o El(La) recurso sustituto(a) tendrá que estar disponible previo a la salida del recurso asignado originalmente con al menos 1 semana de anticipación sin costo adicional a la OAT.

• El apoyo técnico como mínimo incluirá la migración del proveedor existente a la plataforma contratada, la configuración de nuevos servicios que utilicen la plataforma y diagnóstico y resolución de problemas incluyendo la sustitución de piezas o componentes averiados.


Certificaciones


• El(La) proponente deberá presentar las certificaciones técnicas que posea su personal y tienen que estar alineadas a las marcas de los equipos que se estarán configurando en las instalaciones y/o al servicio contratado según aplique.

o Virtualización: El(La) proponente seleccionado(a) deberá contar con personal certificado para el manejo de la plataforma de VMWare. La certificación mínima del personal debe ser VCP.

o SAN: El(La) proponente seleccionado(a) deberá contar con personal certificado en el equipo que asistirá a la OAT en el manejo del sistema incluyendo asignación de volúmenes, mantenimientos, migraciones, entre otros.












Infraestructura de aplicaciones y ambientes virtuales

+ 315 días





o Solicitud de información y coordinación del trabajo que involucre a terceras personas (otros proveedores de servicios u otras áreas de la OAT o de la Directoría de Informática) a través de la persona asignada como contacto en la OAT para su servicio. Siempre se deberá evaluar en este proceso de transición la reutilización de tecnología, equipo y procesos que estén disponibles en la OAT y


que reduzcan el costo de implementación sin impactar los niveles de servicio establecidos para el servicio contratado.


del servicio.









Plan de trabajo





o Un plan de trabajo que demostrará la viabilidad de completar los entregables

según el tiempo establecido en la sección de Transición. El plan de trabajo deberá incluir como mínimo las tareas mencionadas como requisitos en las secciones de:

▪ Transición,
















• Presentación al CAP de solicitud de interrupción de servicio por cambios requeridos / mantenimiento.


Fuera de alcance

• Los gabinetes y controladoras u otros componentes necesarios para cualquier crecimiento o ampliación de los equipos instalados más allá de lo solicitado.

Servicio de mantenimiento equipos APC Se espera que los(las) proponentes incluyan una descripción narrativa, junto con diagramas explicativos y demás documentación que demuestre claramente que entiende las exigencias técnicas de la solicitud de propuesta y que propone cumplir de forma óptima y a cabalidad los requisitos expuestos para cada servicio ofertado. El(La) proponente, deberá incluir claramente como la solución ofertada para el servicio cumple con los requisitos mínimos establecidos en cada sección. La solución propuesta debe hacer referencia a cada sección mencionada para el servicio ofertado. Para aquellos servicios que no estará ofertando, favor incluir la siguiente aseveración al comienzo de la sección: Proponente no está presentando solución ni oferta para este servicio.

Descripción La Oficina de Administración de Tribunales (OAT) opera un centro de cómputos localizado en las instalaciones del Tribunal de Justicia de San Juan. Para el enfriamiento de los equipos allí instalados, el resguardo y la distribución de energía, utiliza equipos de la marca APC. Además, la OAT utiliza equipos de resguardo de energía en sus 55 localidades remotas que en su mayoría también son equipos de la marca APC. La OAT interesa contratar los servicios de mantenimiento para los equipos en el centro de cómputos y que los contratados suplan, instalen y mantengan los equipos en las localidades remotas. Para efecto de este documento llamaremos UPS a los equipos que proveen resguardo en caso de fallas del sistema eléctrico y baterías a los dispositivos que proveen energía a los UPS. El mantenimiento de los equipos en el centro de cómputos principal no incluye las baterías sin embargo se espera un servicio “todo incluido” en las localidades remotas.


Inventario por ubicación A continuación, se incluye un inventario del equipo instalado en el centro de cómputos principal para los que el(la) proponente deberá ofrecer servicios de mantenimiento. El UPS cuenta con 96 baterías que le suplen energía, estas se han excluido de este inventario ya que los mismos son considerados consumibles que la OAT adquirirá de ser necesario a través de un proceso de compras por separado.

Equipos localizados en centro de cómputos

Marca Modelo Ubicación

APC PDU OG-PD150G6F Data Center SJ

APC PDU OG-PD150G6F Data Center SJ

APC PDU OG-PDRPPNX10 Data Center SJ

APC PDU OG-PDRPPNX10 Data Center SJ

APC InRow ACRD501 Data Center SJ

APC InRow ACRD501 Data Center SJ

APC UPS OG-SYIOF500KMBR Data Center SJ

APC Enclosure Symmetra PX Battery Enclosure OG-SYBFXR8

Data Center SJ

APC Enclosure Symmetra PX Battery Enclosure OG-SYBFXR8

Data Center SJ

En las localidades remotas se instalará uno o más equipos que el(la) proponente suplirá y mantendrá durante la vida del contrato. Cabe señalar que para estos equipos el(la) proponente deberá incluir todo lo necesario para el buen funcionamiento de estos, incluyendo las baterías durante la vida del contrato. La siguiente tabla especifica la cantidad y capacidad de los equipos necesarios para las instalaciones remotas:

Equipos localizaciones remotas

Cantidad Capacidad Ubicación

Centros Judiciales 2 3000VA CJ Humacao

2 1500VA

2 3000VA CJ Fajardo

2 1500VA

2 3000VA CJ Carolina

2 1500VA

2 3000VA CJ Ponce

2 1500VA

2 3000VA CJ Guayama

2 1500VA

2 3000VA CJ Aguadilla

2 1500VA

2 3000VA CJ Mayagüez




Centros Judiciales 2 1500VA

2 3000VA CJ Utuado

2 1500VA

2 3000VA CJ Arecibo

2 1500VA

2 3000VA CJ Aibonito

2 1500VA

2 3000VA CJ Caguas

2 1500VA

2 3000VA CJ Bayamón

2 1500VA

2 3000VA Bayamón RF

2 1500VA

2 3000VA Tribunal Supremo

2 1500VA

2 3000VA Tribunal Apelativo

2 1500VA

2 3000VA OAT

2 1500VA



Tribunales de Primera Instancia (TPI)

1 1500VA Adjuntas

1 1500VA Aguada

1 1500VA Añasco

1 1500VA Barceloneta

1 1500VA Barranquitas

1 1500VA Cabo Rojo

1 1500VA Camuy

1 1500VA Ciales

1 1500VA Coamo

1 1500VA Comerío

1 1500VA Corozal

1 1500VA Guaynabo

1 1500VA Hatillo

1 1500VA Isabela

1 1500VA Juana Díaz

1 1500VA Lajas

1 1500VA Lares

1 1500VA Las Piedras

1 1500VA Manatí




Tribunales de Primera Instancia (TPI)

1 1500VA Morovis

1 1500VA Orocovis

1 1500VA Patillas

1 1500VA Salinas

1 1500VA Sabana Grande

1 1500VA San Germán

1 1500VA San Sebastián

1 1500VA Toa Alta

1 1500VA Toa Baja

1 1500VA Vega Baja

1 1500VA Vieques

1 1500VA Yabucoa

1 1500VA Yauco



Otras Localidades

1 1500VA Imprenta

1 1500VA Barbosa

1 1500VA ODIN Ponce

1 1500VA ODIN San Juan

1 1500VA Sala de Inv. Aguadilla

1 1500VA Archivo Notarial

1 1500VA Suministros


Generales

• El(La) proponente deberá incluir como parte del servicio el diagnóstico y reparación para los equipos incluidos en el inventario y además la instalación para los equipos que el(la) proponente seleccionado(a) suplirá para las facilidades remotas.

• El(La) proponente suplirá e instalará los equipos según la tabla de localidades.

• El servicio se llevará a cabo en las oficinas donde esté localizado el equipo.


• Las piezas, labor y transportación serán incluidos, de manera que puedan realizar las labores aquí propuestas, sin costo adicional para la OAT, exceptuando las baterías en el caso de los equipos en el centro de cómputos.

• El(La) proponente deberá contar con un inventario de aquellas piezas que comúnmente requieran reemplazo.

• Los equipos que se instalarán en las localidades remotas deberán contar con la capacidad de ser monitoreados y administrados remotamente incluyendo la capacidad de encenderse y apagarse remotamente a través de la red de la OAT.

• La OAT cuenta con gabinetes en las instalaciones remotas, se solicita que los equipos que se coticen sean del tipo rack mounted y que el(la) proponente indique cuanto espacio ocuparan estos en los gabinetes.

• Basado en la configuración del equipo, el(la) proponente deberá indicar los requisitos de ancho de banda para la administración de los equipos remotos. La OAT junto con el proveedor de redes configurará para garantizar ese ancho de banda.

Requisitos rabizas/componentes eléctricos (“Power requirements”)

• El(la) proponente indicará los requisitos de rabizas o conectores necesarios para los equipos solicitados que serán instalados en las localidades remotas.

Niveles de servicio

• El servicio deberá estar disponible 24 horas, 7 días a la semana los 365 días del año.

Ventanas de mantenimiento / mantenimiento preventivo


Mantenimiento preventivo

Como parte del servicio a ofrecer, el(la) proponente:

• Realizará una inspección anual para los equipos remotos que incluirá las tareas de mantenimiento preventivo de los equipos instalados en los cuartos de comunicación.

• Realizará una inspección inicial que incluirá las tareas de mantenimiento preventivo de los equipos instalados en el centro de cómputos y luego semestralmente.

• El mantenimiento preventivo incluirá las siguientes actividades para los equipos de energía según aplique al equipo a mantenerse:


Actividad Descripción

Inspección ambiental • Verificar y corregir que el equipo esté operando de acuerdo con las condiciones y especificaciones del manufacturero incluyendo, pero sin limitarse a, la temperatura, flujo de aire, contaminación de polvo.

• Documentar cualquier desviación ambiental no relacionada a los equipos y recomendar las acciones a tomar.

Tareas de mantenimiento

• Inspeccionar visualmente los equipos para detectar daños físicos, piezas que falten y ruidos anormales.

• Inspeccionar los equipos para detectar sucio, corrosión u otros daños externos.

• Verificar que las conexiones eléctricas estén apretadas y en su posición correcta.

• Verificar y documentar los voltajes y consumo de corriente de entrada y salida.

• Verificar las baterías de los equipos y recomendar su reemplazo de ser necesario.

• Verificar y comprobar que el equipo esté realizando la transferencia a batería y modo de bypass correctamente.

• Realizar limpieza de polvo u otros contaminantes dentro de los equipos.

• Verificar que el equipo tenga las últimas actualizaciones de firmware e instalar las últimas versiones si aplica.

• El mantenimiento preventivo incluirá las siguientes actividades para los equipos de enfriamiento en el centro de cómputos:


Inspección ambiental • Tomar y registrar medidas de temperatura y humedad del ambiente donde se encuentra el equipo.

• Verificar si el equipo está proveyendo adecuadamente las temperaturas deseadas y proveer recomendaciones en caso de que no esté cumpliendo.

• Verificar que el equipo esté operando de acuerdo con las condiciones y especificaciones del manufacturero.

• Documentar cualquier desviación ambiental y recomendar las acciones a tomar.

Tareas de mantenimiento

• Inspeccionar visualmente los equipos para detectar daños físicos, piezas que falten y ruidos anormales.

• Inspeccionar externamente los equipos para detectar sucio, corrosión u otros daños externos.

• Verificar que las conexiones eléctricas estén apretadas y en su posición correcta.

• Verificar piezas de movimiento, reemplazar y/o lubricar cuando sea necesario. Esto aplica a correas, cajas de bolas, y cualquier otra parte que tenga movimiento.



• Verificar y reemplazar cuando sea necesario los filtros que utilice la unidad.

• Inspeccionar aspas de los abanicos y las laminillas de enfriamiento (cooling fins).

• Verificar que no exista ninguna fuga de fluidos en el equipo.

• Inspeccionar y limpiar la bandeja de condensación.

• Limpiar o reemplazar el cilindro humidificador si aplica.

• Verificar y apretar de ser necesario las abrazaderas, tuercas y monturas dentro de las unidades.

Verificar condiciones operacionales

• Medir y documentar los voltajes y consumo de corriente de los componentes principales.

• Verificar y ajustar de ser necesario los reguladores de velocidad de los abanicos y controles.

• Verificar y documentar las temperaturas y presiones del refrigerante según aplique.

• Verificar, documentar y corregir los niveles de aceite y las presiones en el equipo.

• Verificar y documentar las operaciones de la unidad tales como enfriamiento, humidificación y de-humidificación.

• Confirmar que la unidad está calibrada y operando adecuadamente de acuerdo a las temperaturas y niveles de humedad seleccionados en su panel de control.

• Verificar y calibrar los interruptores de seguridad y sensores de presión, temperatura y humedad.

• Revisar y documentar el histórico de alarmas e investigar todas las alarmas encontradas.

• Verificar que el equipo tenga las últimas actualizaciones de firmware e instalar las últimas versiones si aplica.

• El(La) proponente proveerá una lista de cotejo con las actividades antes mencionadas para cada visita.

• Una vez al año el(la) proponente presentará un estimado de las baterías necesarias para los equipos del centro de cómputos que sería necesario reemplazar en el próximo año. Este estimado será basado en la experiencia del(de la) proponente en la OAT y otros clientes.


• El(La) proponente entregará informes detallados de los mantenimientos y/o remplazos ofrecidos, según indicado en la sección 7.3.3.4 (Ventanas de mantenimiento / mantenimiento preventivo).








• El apoyo técnico como mínimo incluirá el diagnóstico y reparación de cualquier equipo sujeto a esta propuesta al igual que el mantenimiento preventivo de los equipos según se establece más adelante.


Certificaciones











• Este servicio requerirá reemplazar el equipo existente en las facilidades remotas, el(la) proponente seleccionado(a) presentará un plan para esta transición y coordinará con el personal de OAT las ventanas necesarias para el reemplazo de estos equipos.




Mantenimiento de equipos APC + 120 días





o Solicitud de información y coordinación del trabajo que involucre a terceras personas (otros proveedores de servicios u otras áreas de la OAT o de la


Directoría de Informática) a través de la persona asignada como contacto en la OAT para su servicio. Siempre se deberá evaluar en este proceso de transición la reutilización de tecnología, equipo y procesos que estén disponibles en la OAT y que reduzcan el costo de implementación sin impactar los niveles de servicio establecidos para el servicio contratado.


del servicio.




o Realizar una inspección inicial en las localidades remotas para asegurarse que

las condiciones ambientales, de fuente de energía y otros requisitos del equipo se cumplan.

o Sustitución de los equipos instalados por los equipos nuevos en las localidades

remotas en coordinación con la OAT.

o Realizar una inspección inicial que incluirá las tareas de mantenimiento preventivo de los equipos instalados en el centro de cómputos.





• Cada proponente deberá incluir una certificación que indique su entendimiento sobre sus obligaciones a cumplir y tomar todas las medidas disponibles para minimizar pérdidas


asociadas a la finalización del contrato a la misma vez que colaborará con el/la contratista sucesor(a).

Plan de trabajo




o Un plan de trabajo que demostrará la viabilidad de completar los entregables según el tiempo establecido en la sección de Transición. El plan de trabajo deberá incluir como mínimo las tareas mencionadas como requisitos en las secciones de:

- Transición, - Libreto y pruebas,

- Pruebas de aceptación de usuarios(as) y

- Requisitos de documentación de servicios y/o procesos.

▪ Existen UPS en las localidades remotas, el(la) proponente deberá incluir

las tareas en el plan de trabajo para la sustitución de estos equipos existentes por los equipos que suplirá el(la) proponente seleccionado(a). Este plan de trabajo deberá incluir como mínimo las tareas a realizarse en cada localidad, el tiempo estimado de las tareas y cualquier otro requisito necesario para llevar a cabo la transición.

▪ El(La) proponente incluirá en el plan de trabajo cualquier actualización

tecnológica que se realizarán en los equipos que se encuentran dentro del contrato de este servicio (actualización de hardware, software, firmware, entre otros). Todas estas actualizaciones deben de ser discutidas y aprobadas por el personal encargado de este servicio en OAT, previo a llevarlas a cabo.

o Demostrar su compromiso de apoyar los esfuerzos concurrentes de la OAT y su

capacidad para asumir el trabajo;







Requisitos de documentación de servicios y/o procesos Cada proponente deberá cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

• Toda documentación producida para este servicio, por el(la) proponente estarán sujetos a la aprobación previa por la OAT.

• La OAT retendrá la propiedad de todos los documentos producidos por el(la) proponente para este servicio.

• La documentación asociada al servicio deberá ser actualizada a través de la vida del contrato para reflejar cambios de diseño, cambios a políticas y procedimientos.












Fuera de alcance

• Las baterías que le suplen energía al UPS localizado en el centro de cómputos principal.

• Servicios de electricista a la planta física de las localidades de la OAT.

Servicio de monitoreo de infraestructura Se espera que los(las) proponentes incluyan una descripción narrativa, junto con diagramas explicativos y demás documentación que demuestre claramente que entiende las exigencias técnicas de la solicitud de propuesta y que propone cumplir de forma óptima y a cabalidad los requisitos expuestos para cada servicio ofertado. El(La) proponente, deberá incluir claramente como la solución ofertada para el servicio cumple con los requisitos mínimos establecidos en cada sección. La solución propuesta debe hacer referencia a cada sección mencionada para el servicio ofertado. Para aquellos servicios que no estará ofertando, favor incluir la siguiente aseveración al comienzo de la sección: Proponente no está presentando solución ni oferta para este servicio.

Descripción La Oficina de Administración de Tribunales (OAT) administra una infraestructura de servidores y comunicaciones en un centro de cómputos principal, localizado en el Centro Judicial de San Juan. Además, tiene aproximadamente 55 localidades remotas a través de Puerto Rico compuestas de Centros Judiciales (CJ), Tribunales de Primera Instancia (TPI), el Tribunal de Apelaciones, el Tribunal Supremo y otras dependencias, en apoyo a la Administración. En el


centro de cómputos opera sobre 128 servidores físicos y 200 máquinas virtuales, en apoyo a sobre 60 aplicaciones. En un ambiente tan complejo, resulta necesario tener conocimiento inmediato de cualquier falla que esté ocurriendo y tomar las acciones necesarias correspondientes. La OAT interesa recibir propuestas para obtener servicios que incluyan los componentes y servicios necesarios para monitorear toda su infraestructura. Los servicios deben incluir el diseño o esquema de monitoreo, la implantación del diseño, la transferencia de conocimientos al equipo de la OAT y brindar apoyo técnico durante la vida del contrato.

Arquitectura actual La OAT utiliza HP Operation Manager V9.0 (HPOM) para el monitoreo de su infraestructura. HP Operation Manager es un producto descontinuado, no cuenta con apoyo técnico y no recibe actualizaciones mayores por parte del manufacturero, desde hace algún tiempo. El monitoreo realizado por HPOM en la OAT es principalmente a sus servidores incluyendo los servicios dentro de estos y no incluye el monitoreo de sus redes. El sistema tiene la capacidad de detectar incidentes y enviar notificaciones a través de correo electrónico a los operadores.

Arquitectura conceptual

La OAT interesa un sistema con la capacidad de monitorear toda su infraestructura y aplicaciones. La OAT cuenta con equipos separados para la operación de sus sistemas. Estos equipos se dividen en: infraestructura, servidores, comunicaciones incluyendo telefonía voz sobre IP y seguridad. El sistema que se instale debe poder manejarse y brindar información al usuario a través de una interfaz tipo Web y solo presentar la información relevante al(a la) usuario(a) de acuerdo con su rol dentro de la organización incluyendo un rol que tenga visibilidad absoluta de toda la infraestructura. De acuerdo con las áreas antes mencionadas el sistema que se instale deberá poder monitorear diferentes tipos de componentes. La siguiente tabla resume los elementos que deberán ser monitoreados de acuerdo con el área:

Área Elemento

Infraestructura y servidores

• Servidores físicos

• Servidores virtuales

• Hipervisores (VMWare)

• Sistemas operativos (Windows, Linux, entre otros)

• Servicios de aplicaciones

• Disponibilidad de servicios remotos

• Dispositivos de resguardo

• Dispositivos de almacenamiento

• Base de datos (Oracle, MSQL, entre otras)

Comunicaciones • Enrutadores (Routers)

• Conmutadores (Switches)

• Anchos de bandas

• Utilización de los anchos de banda

• Tráfico en las redes

• Configuraciones y cambios


Área Elemento

• Sistemas de telefonía VoIP

Seguridad • Accesos no autorizados

• Manejo de cuentas y permisos

• Bitácoras (logs)

• Integridad de archivos

• Configuraciones

Requisitos A continuación se presentan los requisitos asociados a este servicio.

Generales

• El producto que se instale deberá poder configurarse y administrarse a través de una interfaz tipo Web utilizando cualquiera de los navegadores comunes.

• Las bases de datos que utilice el sistema que se instale deberán ser bases de datos comerciales, preferiblemente MSSQL.

• Como mínimo el sistema deberá tener la capacidad de enviar notificaciones de incidentes y eventos a través de correo electrónico.

• Se considerará sistemas que puedan enviar otros tipos de notificaciones como SMS, Webpush, entre otros.

• El sistema deberá tener la capacidad de enviar las notificaciones utilizando tiempos definidos en acuerdo con los niveles de servicio que tenga establecido o establezca en el futuro la OAT.

• El sistema deberá tener la capacidad de enviar notificaciones simultáneas a más de un(a) usuario(a) y seguir una jerarquía de usuarios(as) cuando los eventos no son respondidos.

• El sistema deberá tener la capacidad de correlacionar eventos y métricas de los diferentes elementos monitoreados en tiempo real e histórico.

• El sistema deberá tener la capacidad de descubrir los elementos que existen en los ambientes de la OAT que se puedan monitorear.

• El sistema deberá ofrecer vistas integradas y relacionadas de los recursos sin importar si son físicos, virtuales, comunicaciones o servicios de terceros cuando son en apoyo de una aplicación.

• El sistema deberá tener la capacidad de presentar información histórica y en tiempo real.

• El sistema deberá tener la capacidad de agregar bitácoras (logs) de diferentes fuentes. Esta capacidad deberá ser cotizada para 500 dispositivos y no por el tamaño de las bitácoras. Si el precio de monitorear por dispositivo es individual el(la) proponente presentará el precio unitario al igual que el precio total. Si el precio es en niveles o rangos,


el(la) proponente presentará el precio para el rango antes de 500 dispositivos y el próximo rango para más de 500 dispositivos.

Servicios

• El sistema deberá tener la capacidad de monitorear el estatus de servicios de Windows, Linux, y otros sistemas operativos comunes.

• El sistema deberá tener la capacidad de representar las interdependencias de los servicios en los sistemas operativos con las aplicaciones y poder indicar el efecto que tenga un servicio fuera de servicio en cualquier aplicación.

• El sistema debe tener la capacidad de monitorear tareas definidas en los sistemas operativos, así como como aquellas programadas a través de Windows Task Manager, cron, entre otros.

Infraestructura virtual y servidores

• El sistema deberá tener la capacidad de monitorear el estatus y la salud de servidores físicos.

• El sistema deberá tener la capacidad de monitorear los subsistemas de los servidores como memoria, CPU y discos, temperatura, fuentes de energía, entre otros.

• El sistema deberá poder ofrecer reportes de utilización de recursos a través del tiempo y realizar predicciones de utilización.

• El sistema deberá tener la capacidad de monitorear los ambientes virtuales incluyendo la utilización de recursos, migraciones de carga, creación de copias (snapshots), eventos, entre otros.

• Para los ambientes virtuales el sistema deberá ofrecer reportes de subutilización como máquinas virtuales sin actividad, asignación de recursos exagerados, discos virtuales y copias (snapshots) abandonados.

• El sistema deberá tener la capacidad de ofrecer reportes de utilización de disco que incluya discos físicos y virtuales.

Base de datos

• El sistema deberá poder monitorear las siguientes bases de datos:

o Oracle

o MSSQL

o MySQL


o Otras bases de datos comunes en la industria

• El sistema deberá proveer información de utilización y rendimiento.

• El sistema deberá poder identificar y señalar situaciones que afecten el rendimiento como:

o exceso de I/O

o waits

o locks

o usuarios

o problemas con los comandos de SQL (SQL Statements)

o falta o exceso de índices

o otras métricas que ayuden al diagnóstico de problemas en las bases de datos

• Si las bases de datos están configuradas en modo de cluster, el sistema deberá tener la capacidad de monitorear el status y salud de éste.

Comunicaciones

• El sistema deberá poder monitorear el estatus de las interconexiones.

• El sistema deberá poder monitorear la utilización de las interconexiones incluyendo el ancho de banda utilizado y disponible y segmentar por tipo de tráfico y aplicación.

• El sistema deberá poder detectar cambios en configuraciones en los dispositivos de comunicación como conmutadores y enrutadores.

• El sistema deberá poder llevar un récord histórico de los cambios de configuración.

• El sistema deberá poder presentar en un mapa geográfico los dispositivos que componen las redes de la OAT.

• El sistema deberá tener la capacidad de monitorear dispositivos de las marcas más comunes de dispositivos de comunicación.

• El sistema deberá tener la capacidad de llevar un inventario de todos los dispositivos en la red

• El sistema deberá tener la capacidad de llevar un inventario de todos los puertos en la red e indicar si están ocupados o disponibles

• El sistema deberá indicar que dispositivos están conectados en cada puerto de los equipos de comunicación.


• El sistema debe tener la capacidad de monitorear la infraestructura de VoIP incluyendo:

o Troncales SIP y PRI

o Jittering

o Latencia

o Flujo de llamadas

o Utilización vs. Recursos disponibles

o Conexiones

o Inventario de dispositivos

o Cumplimiento con las asignaciones de QoS y prioridad

• El sistema deberá tener la capacidad de crear reportes sobre la información capturada.

Seguridad

• El sistema deberá poder obtener y analizar las bitácoras de seguridad de diferentes sistemas.

• El sistema deberá registrar accesos exitosos y fallidos a los recursos que se configure.

• El sistema deberá tener funcionalidad proactiva que bloquee IPs, desactive permisos, deshabilite cuentas, evite la ejecución de programas o no permita el acceso de dispositivos USB.

• El sistema deberá poder atrapar e informar sobre cambios en permisos en las cuentas de los usuarios.

• El sistema deberá poder atrapar y alertar sobre cambios en archivos y carpetas sensitivos como permisos y contenido.

• El sistema deberá poder atrapar y alertar sobre cambios en la configuración de los sistemas operativos incluyendo el registry en el caso de Windows.

• El sistema deberá poder atrapar y alertar sobre cambios en las políticas de Windows.

• El sistema deberá proveer herramientas para el manejo de dispositivos USB que incluya el monitoreo y la capacidad de deshabilitarlos de acuerdo con las políticas de la OAT.

• El sistema deberá monitorear equipos de seguridad como firewalls, VPN concentrators, IPS, IDS e integrar la información provistas por esto a las alertas y consolas de administración.


Niveles de servicio

• El sistema o herramienta deberá estar disponible 24/7 por 365 días al año.


Cualquier cambio en el servicio, durante la vigencia del contrato, deberá contar con la aprobación por escrito del personal designado de OAT.




• El(La) proponente deberá proveer un informe de disponibilidad de su sistema. Deberá incluir ejemplos en su respuesta a esta solicitud de propuesta.

• El(La) proponente deberá presentar ejemplos de las notificaciones que provee la herramienta o sistema.

• El(La) proponente deberá presentar ejemplos de las pantallas de monitoreo.







Notificación de problemas y tiempo de resolución Cada proponente incluirá una declaración que refleje su entendimiento de los requisitos mínimos para la notificación de problemas que se mencionan a continuación.















• El(La) proponente deberá asignar un recurso residente para apoyo técnico por un periodo de 1,200 horas durante el primer año una vez concluida la instalación y configuración inicial. Su localización primaria será en el centro de cómputos de la OAT.


o Las coordinaciones por concepto de vacaciones, enfermedad o reemplazo de un recurso serán responsabilidad del(la) proponente seleccionado(a). No obstante, deberán ser comunicadas a la OAT con al menos dos semanas de anticipación de forma tal que se coordine cualquier acceso y documentación requerida para que el nuevo recurso pueda prestar los servicios contratados por la OAT. El(La) recurso deberá ser previamente aprobado por la OAT. Este recurso deberá estar certificado según solicitado en la sección Certificaciones.

o El(La) recurso sustituto(a) tendrá que estar disponible previo a la salida del recurso asignado originalmente con al menos 1 semana de anticipación sin costo adicional a la OAT.

• Posterior a las 1,200 horas antes mencionadas, el(la) proponente deberá tener un rango de hasta 240 horas anuales asignadas a la OAT durante la vigencia del contrato.


Certificaciones














Monitoreo de infraestructura + 150 días





o Solicitud de información y coordinación del trabajo que involucre a terceras personas (otros proveedores de servicios u otras áreas de la OAT o de la Directoría de Informática) a través de la persona asignada como contacto en la OAT para su servicio. Siempre se deberá evaluar en este proceso de transición la reutilización de tecnología, equipo y procesos que estén disponibles en la OAT y que reduzcan el costo de implementación sin impactar los niveles de servicio establecidos para el servicio contratado.


del servicio.










Plan de trabajo





▪ Transición,






Fuera de alcance

• Servidores necesarios para la operación del sistema.

Servicio de resguardo y recuperación de datos Se espera que los(las) proponentes incluyan una descripción narrativa, junto con diagramas explicativos y demás documentación que demuestre claramente que entiende las exigencias técnicas de la solicitud de propuesta y que propone cumplir de forma óptima y a cabalidad los requisitos expuestos para cada servicio ofertado. El(La) proponente, deberá incluir claramente como la solución ofertada para el servicio cumple con los requisitos mínimos establecidos en cada sección. La solución propuesta debe hacer referencia a cada sección mencionada para el servicio ofertado. Para aquellos servicios que no estará ofertando, favor incluir la siguiente aseveración al comienzo de la sección: Proponente no está presentando solución ni oferta para este servicio.

Descripción La Oficina de Administración de Tribunales (OAT) administra una infraestructura de servidores en su centro de cómputos principal localizado en el Centro Judicial de San Juan además de tener servidores en otras quince (15) localidades donde existen servidores. Las operaciones y procedimientos de la OAT requieren que sus datos sean protegidos de cualquier falla en los equipos localizados en las instalaciones antes mencionadas.

La OAT interesa recibir propuestas para obtener servicios que incluyan los equipos necesarios para lograr hacer resguardo de los servidores remotos al igual que los instalados en el centro de cómputos principal. Estos servicios deben incluir todo lo necesario para hacer resguardo a disco y luego cintas. Igualmente el(la) proponente seleccionado(a) deberá proveer apoyo técnico en la instalación, configuración de los equipos a ser instalados y la migración de los sistemas actuales bajo un esquema de servicio.

Arquitectura actual La OAT cuenta con aproximadamente 128 servidores físicos y sobre 200 servidores virtuales en su centro de cómputos principal y otros 49 servidores físicos y 71 servidores virtuales distribuidos en quince (15) instalaciones a través de la isla de Puerto Rico. Estos servidores contienen datos valiosos para el pueblo de Puerto Rico por lo que deben protegerse. Los servidores localizados en el centro de cómputos se les hace resguardo a unidades de disco duro, que tienen una capacidad de 96TB y luego esos respaldos son copiados a cintas Ultrium en una librería con capacidad para múltiples cintas. Estas cintas son enviadas a una bóveda externa. Adicionalmente, existen unidades de cinta en las localidades externas que hacen resguardo diariamente. Estas cintas se incorporan a un esquema de rotación. Una vez al mes un(a) empleado(a) de la OAT reemplaza las cintas en cada localidad externa y traslada las cintas con datos al centro de cómputos donde eventualmente son enviadas a la bóveda externa.


En apoyo a la estrategia de resguardo, la OAT utiliza HPE Data Protector en versión 9.0 para el centro de cómputos y versión 7.1 para las instalaciones externas.

El esquema de resguardo utilizado por la OAT está diseñado para una ventana de 12 horas en las que se realiza el resguardo a disco y 6 horas adicionales para copiar a cinta por lo que es necesario tener múltiples unidades de cinta que trabajen concurrentemente. La copia a cinta puede ser casi concurrente con el resguardo a disco. Durante este periodo de tiempo se resguarda aproximadamente 25TB distribuidos entre resguardos a:

• Archivos de aplicaciones de oficina

• Máquinas virtuales

• Bases de datos

• Archivos de los audios de las vistas en sala

Las unidades de resguardo en el centro de cómputos están conectadas a través de FC a 4Gbps y las unidades en los centros judiciales están conectadas a la librería a través de una interfaz SCSI.

Arquitectura conceptual La OAT continuará utilizando HPE Data Protector para sus necesidades de resguardo y el equipo que presente el(la) proponente debe ser compatible con la última versión de dicho software. HPE Data Protector no formará parte de esta solicitud. A nivel central, la OAT continuará realizando resguardos a discos como su primera opción y realizando las copias a cintas para ser enviados a la bóveda externa. Estas cintas deberán ser mayor capacidad que las utilizadas actualmente (Ultrium 6) y las conexiones a los servidores serán a través de FC a 16Gbps. El diseño que presente el(la) proponente debe tomar en consideración las ventanas disponibles para el resguardo en términos de unidades necesarias para realizar el resguardo a tiempo. Las unidades de resguardo en las localidades remotas serán sustituidas por unidades de resguardo a disco que tengan la capacidad de replicarse a la unidad central, en un itinerario determinado y será desde la unidad central que se realice la copia a cinta para ser enviada a la bóveda externa. Estas unidades remotas deben tener la capacidad de retener localmente los resguardos durante un mínimo de 31 días. El(La) proponente deberá proveer un servidor en cada localidad para el manejo de los resguardos locales. Este servidor estará utilizando HPE Data Protect para realizar los resguardos al equipo provisto. El(La) proponente deberá proveer las cintas y materiales de limpieza durante el primer año de servicio.



Centro de cómputos

• Todos los equipos deberán poder ser instalados en gabinetes estándar.

• El(La) proponente seleccionado(a) deberá proveer los gabinetes necesarios para los equipos en el centro de cómputos.

• La OAT cuenta con gabinetes en las instalaciones remotas. El(La) proponente indicará el tamaño de los equipos a instalarse en las localidades remotas.

• La OAT proveerá las licencias de software HPE Data Protector.

• La OAT realizará resguardo diario de aproximadamente 25TB estos están divididos de la siguiente forma:

Datos Proporción Compresibilidad Crecimiento Anual

Archivos generales 30% Mediana 20%

Imágenes máquinas virtuales

40% Mediana1 20%

Bases de datos 30% Mediana 20%

Audio ~15GB/día Ninguna N/A

• El sistema deberá tener la capacidad de retener los resguardos a disco, un mínimo de 31 días, incluyendo su crecimiento a 7 años.

• Las capacidades del sistema deberán considerar el crecimiento anual.

• El sistema que se instale en el centro de cómputos deberá tener, como mínimo, una capacidad de crecimiento de 100% añadiendo gabinetes y controladoras. Los gabinetes y controladoras necesarias para ese crecimiento no forman parte de esta solicitud.

• Los resguardos a discos deberán ocurrir dentro de una ventana de 12 horas.

• Los resguardos a cinta deberán ocurrir luego de los resguardos a discos en una ventana de 6 horas por lo que el(la) proponente seleccionado(a) deberá ofrecer la cantidad de dispositivos necesarios para realizar el resguardo durante esta ventana.

• Las cintas que utilice el sistema de cintas deberán ser como mínimo Ultrium 8.

• En el caso que la librería ofrecida no pueda leer cintas Ultrium 4, 5, y 6, el(la) proponente deberá incluir una librería adicional con esa capacidad y la misma debe ofrecer redundancia en los lectores.

• El sistema de cintas deberá tener la capacidad de realizar resguardos a múltiples cintas simultáneamente.

• El sistema de resguardo deberá proveer como mínimo conexiones redundantes de FC a 16Gbps.

1 Excelente para de-duplicación


• Utilizando las necesidades expresadas de capacidad, el(la) proponente seleccionado(a) deberá proveer las cintas necesarias para tres (3) meses.

• Anualmente, el(la) proponente seleccionado(a) recomendará la cantidad de cintas necesarias para el año siguiente basado en la utilización durante el año anterior con el propósito de que la OAT realice su proceso de compra de cintas.

• El(La) proponente seleccionado(a) deberá proveer las cintas y otros materiales necesarios para la limpieza del equipo de acuerdo con las recomendaciones del manufacturero.

• El sistema deberá ser configurado de modo que no exista la posibilidad de fallas. Esto incluye fuentes de energía, controladoras, conexiones, enfriamiento, discos, entre otros.

• El(La) proponente seleccionado(a) será responsable de la migración del equipo actual al ofrecido en coordinación con el personal de la OAT.

• Los sistemas propuestos, deberá tener la capacidad de ser administrados y monitoreados remotamente a través de protocolos comunes como SNMP o APIs que permitan la conexión a un sistema de monitoreo común en la OAT.

Oficinas remotas Las oficinas remotas son las siguientes:

Tribunal Supremo Tribunal de Apelaciones Oficina de Administración de los

Tribunales Centro Judicial de Aguadilla Centro Judicial de Aibonito Centro Judicial de Arecibo Centro Judicial Bayamón

Tribunal de Menores y Relaciones de Familia Bayamón

Centro Judicial de Caguas Centro Judicial de Carolina Centro Judicial de Fajardo Centro Judicial de Guayama Centro Judicial de Humacao Centro Judicial de Mayagüez Centro Judicial de Utuado

Para cada localidad remota:

• Se requiere un servidor donde se instalará HPE Data Protector con las siguientes especificaciones:

o Mínimo de 32GB de RAM



o Cada procesador debe tener un mínimo de cuatro (4) núcleos (cores).



o Conexión al equipo de resguardo

o Instalación tipo rack

• El equipo de resguardo deberá ser compatible con la última versión de HPE Data Protector.

• El equipo de resguardo deberá tener la capacidad de almacenar los resguardos un mínimo de 31 días en cada localidad.

• Los resguardos diarios son en su mayoría audio de las vistas en las diferentes salas, este audio ya está comprimido por lo que el tamaño de los sistemas deberá ser calculado en espacio real y no comprimido.

• Cada localidad remota resguarda aproximadamente 1GB de audio por día.

• El equipo deberá tener la capacidad de replicar la información resguardada a la unidad principal en el centro de cómputos.

• La replicación deberá ser controlada por itinerarios definidos por la OAT.

• El equipo deberá permitir la replicación en ambas direcciones con el propósito de restaurar localmente luego de restaurar en el equipo central.

• Las localidades remotas cuentan con conmutadores (switch) de Ethernet a 1Gbps. Si el equipo a instalarse se conecta al servidor de resguardo utilizando otra tecnología, el(la) proponente deberá incluir las tarjetas de interfaz, conmutadores, cables o fibras necesarias para la interconexión de estos.

• Los sistemas ofrecidos deberán tener la capacidad de ser administrados y monitoreados remotamente a través de protocolos comunes como SNMP o APIs que permitan la conexión a un sistema de monitoreo común en la OAT.

Niveles de servicio

• El servicio deberá estar disponible 24 horas al día los 7 días de la semana y los 365 días del año.






• El(La) proponente entregará informes detallados de los mantenimientos y remplazos ofrecidos.

• El(La) proponente deberá preparar y presentar anualmente un plan de capacidad al personal responsable del servicio en OAT que incluya entre otras cosas proyecciones de crecimiento basado en datos estadísticos capturados por el sistema durante el año previo.

• Semestralmente, deberá enviar al personal designado de OAT un informe que incluya un plan de trabajo detallado de cualquier actualización tecnológica que se realice en los equipos que se encuentran dentro del contrato de este servicio (actualización de hardware, software, firmware, entre otros). Todas estas actualizaciones deben de ser discutidas y aprobadas por el personal encargado de este servicio en OAT, previo a llevarlas a cabo. Este requisito excluye aquellas actualizaciones que sean de emergencia porque impacten asuntos de seguridad o funcionamiento crítico, en cuyo caso el(la) proponente seleccionado(a) deberá informar inmediatamente a la OAT para la acción correspondiente.



















• Cada proponente deberá incluir una declaración en la que indique estar de acuerdo con la metodología y requisitos solicitados en la sección de notificación de problemas, incluyendo la asignación de prioridad y tiempo de resolución.




• El apoyo técnico como mínimo incluirá: diagnóstico y resolución de problemas, creación de librerías virtuales o físicas y cambios en los contenidos e itinerarios de replicación.



Certificaciones



• El(La) proponente seleccionado(a) ofrecerá personal certificado en el equipo que asistirá a la OAT en la instalación y manejo del sistema incluyendo creación de librerías virtuales y la asignación de estos, mantenimientos, migraciones, entre otros.











Resguardo y recuperación de datos + 180 días






o Solicitud de información y coordinación del trabajo que involucre a terceras personas (otros proveedores de servicios u otras áreas de la OAT o de la Directoría de Informática) a través de la persona asignada como contacto en la OAT para su servicio. Siempre se deberá evaluar en este proceso de transición la reutilización de tecnología, equipo y procesos que estén disponibles en la OAT y que reduzcan el costo de implementación sin impactar los niveles de servicio establecidos para el servicio contratado.


del servicio.










Plan de trabajo





▪ Transición,

















• Proveer lista de contacto de las oficinas de telecomunicaciones e infraestructura, según aplique.






Fuera de alcance

• Licencias de HPE Data protector.

• Fabric switches de FC en el centro de cómputos.

• Los gabinetes o racks en las localidades remotas.

• Equipos de resguardo de energía (UPS).

• Los gabinetes y controladoras necesarias para ese crecimiento no forman parte de esta solicitud.

8 Sección financiera A continuación, se detalla la información que deberá incluirse bajo la sección financiera.

Desglose de costos Los(Las) proponentes deberán completar la información solicitada en el ANEJO 9.1 – DESGLOSE DE COSTOS. Se recomienda a los(las) proponentes ofrecer la solución más costo-efectiva posible que cumpla de forma óptima y a cabalidad con las necesidades detalladas en esta solicitud de propuesta. La sección financiera deberá incluir precios para todos los productos y servicios incluidos en este documento en los cuales el(la) proponente está ofertando. Para aquellos servicios que no estará ofertando, favor incluir la siguiente aseveración al comienzo de la sección: Proponente no está presentando solución ni oferta para este servicio.

Los precios ofertados serán válidos por la duración del Contrato, así como sus enmiendas y/o renovaciones que procedan.

Precios de la propuesta Los precios ofrecidos son obligatorios para el(la) proponente. Como tal, precios estimados no son aceptables. La OAT puede decidir clarificar términos de interpretación y fijación de precios solicitando una oferta mejor y final (Best and Final Offer - BAFO) de aquellos(as) proponentes que, a juicio de la OAT, tienen una posibilidad razonable de selección.

La sección financiera deberá incluir una declaración a estos efectos.

Certificación de determinación independiente de precios Las siguientes condiciones aplican para la certificación independiente de precios:

1. Al someter una propuesta, cada proponente certifica en cuanto a su propia organización, que en relación a esta solicitud de propuesta: (a) Los precios en la propuesta han sido determinados independientemente, sin consulta,

comunicación, o acuerdo, con el propósito de restringir la competencia.


(b) A menos que por otra parte sea requerido por Ley, los precios cotizados en esta oferta

no han sido, a sabiendas, revelados por el(la) proponente y no serán, a sabiendas, revelados por el(la) proponente antes de la apertura, directa o indirectamente a ningún(a) otro(a) proponente o competidor(a),y

(c) El(La) proponente no ha hecho ni hará ninguna acción para inducir a cualquier otra

persona natural o jurídica a presentar o no presentar una propuesta con el propósito de restringir la competitividad.

2. La persona que firma la carta de intención contenida en la propuesta deberá certificar:

(a) Que no ha participado ni participará en acciones contrarias a lo establecido en los

incisos (1)(a) al (1)(c), y

(b) Que cumple con al menos una de las siguientes condiciones:

i. Es la persona en la organización del(de la) proponente responsable de la toma de decisiones en cuanto a los precios ofrecidos, o está autorizada por escrito a actuar como agente para las personas responsables de tal decisión.

ii. No es la persona en la organización del(de la) proponente, responsable para

tomar la decisión en cuanto a los precios ofrecidos aquí, pero está autorizada por escrito a actuar como agente de las personas responsables de tal decisión.

3. No se considerará aquella propuesta que omita o modifique los requerimientos de los

incisos (1)(a), (1)(c), o (2). Si la propuesta omite o modifica el requerimiento del inciso (1)(b), la oferta no se considerará a menos que el(la) proponente presente, junto con la propuesta, una declaración firmada que exponga en detalle las circunstancias y que la OAT determine que dicha acción no fue hecha para restringir la competencia.

9 Anejos

Desglose de costos Favor completar el documento en Excel anejado a esta solicitud de propuesta con el título Anejo 9.1 Desglose de costos.

Solicitud de propuestas Núm. 20-01RFP, Servicios de ... · Servicio de Infraestructura de...

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