ESTAMOS RESOLVIENDO EL PROBLEMA CORRECTO?

SI ME DIERAN UNA HORA

PARA SALVAR EL PLANETA, GASTARIA 59 MINUTOS PARA DEFINIR EL PROBLEMA, Y 1 MINUTO PARA RESOLVERLO

Para una cartera de proyectos

Identificar el Problema

Definir el problema

Alternativas de solución

Implementar solución

Verificar funcionamiento

El proceso de la definición de problemas

Establecer la necesidad de una solución

Cuál es la necesidad básica?Cuál es el resultado deseado?

Justificar la necesidad

El esfuerzo está alineado con la estrategia?Cuáles son los beneficios deseados y cómo los mediremos?

Contextualizar el problema

Qué enfoques hemos intentado?Qué han intentado otros?Cuáles son las restricciones internas y/o externas de implementar una solución?

Escribir la declaración del problema

Es el problema actualmente, varios problemas?Que requerimientos debe alcanzar?Qué resolvedores de problemas deberíamos ocuparCómo se evaluarán las soluciones y cómo se medirá el éxito?

Establecer la necesidad de una solución

• Cuál es la necesidad básica– Describir y establecer la necesidad básica, antes de aparecer con

una solución– Establecer el alcance del problema. A quiénes afecta? A cuántos

afecta?

• Cuál es el resultado deseado?– Requiere de entender la perspectiva interna como del cliente– No plantear la solución aún– Debe ser respondida tanto cualitativa como cuantitativamente

• Quiénes son los beneficiarios– Identificar a los potenciales beneficiarios, pues es diferente si se busca

una solución global o pequeña

Justificar la necesidad

• Explicar porqué debemos resolver el problema– El esfuerzo está alineado con la estrategia?– Cuáles son los beneficios para la organización y

cómo serán medidos?– Cómo aseguraremos la implementación?

Poner el problema en perspectiva

• Qué enfoques o aproximaciones se han intentado antes?– Examinar intentos pasado puede ahorrar valiosos recursos y

tiempo• Qué han intentado otros?– Podemos descubrir que en otras áreas se han solucionado

problemas similares• Cuáles son las restricciones internas y/o externas al

implementar la solución?– Resoluciones internas, leyes… que limiten la

implementación

Escribir una declaración completa del problema (1)

• Describir en detalle el problema que se busca solucionar– Lo que la organización ha aprendido– Todas las preguntas anteriores, pues es la base de

consenso de una solución viable y qué recursos son necesarios para alcanzarla

– Personas externas entenderán rápidamente el problema• Problemas complejos normalmente requieren de

miradas externas o de expertos

Escribir una declaración completa del problema (2)

• Es el problema actual en realidad varios problemas?– Hacer una búsqueda del problema raíz, no los síntomas!– Problemas complejos son más fáciles de entender si son separados

por partes • Ishikawa y 5 porqués: causa-efecto, Pareto: Prioriza,

• Qué requisitos debe cumplir una solución?– Debe tener v/s agradable de tener

• Qué personas invitaremos para que nos ayuden a resolver el problema?

• Qué información y lenguaje se ocupará para la descripción?– Balanceado entre extremadamente específico, pero no

innecesariamente técnico. Sin tecnicismos de nuestra industria o presuponga conocimientos específicos de un área en particular.

Escribir una declaración completa del problema (3)

• Cómo serán evaluadas las soluciones para elegir a la ganadora?– Claridad y transparencia son claves a la hora de

elegir a la solución que se implementará

Problema

Aclarar la necesidad interna o externa de una

solución

Vincular la importancia estratégica de la solución con

la empresa

Investigar cómo han solucionado otros el

problema

Crear una descripción clara y completa del

problema

Solución del problema

Identificar el Problema

Definir el problema

Encontrar alternativas de

solución

Implementar solución

Verificar funcionamiento

Encontrar alternativas de la solución al problema

• Experiencias pasadas• Deducciones lógicas de los hechos• Otras personas internas y/o externas• Publicaciones, internet• Técnicas de generación de ideas

Preguntas para explorar todas las posibilidades

• Necesito alcanzar este objetivo?• Puedo sustituir el objetivo?• Puedo alcanzar el objetivo de otras maneras?• Hay algún beneficio al postergar el alcanzar el objetivo?• Podría alguien más alcanzar este objetivo mejor que yo?• Es esto realmente un obstáculo?• Alguien mas podría negociar/tratar mejor este obstáculo• Puedo hacer frente a las causas del obstáculo?• Puedo esquivar este obstáculo?• Puedo usar este obstáculo en mi favor?

Representar gráficamente el problema

• Mostrar relaciones entre los diferentes aspectos del problema

• Establecer brechas en la información y la comprensión

• Estimular la búsqueda de alternativas• Comunicar a otras personas• Predecir las posibles consecuencias de las

acciones que consideramos pueda resolver el problema.

Identificar el Problema

Definir el problema

Alternativas de solución

Implementar solución

Verificar funcionamiento

Una vez que hay varias soluciones,preguntas alternativas

• Qué podría funcionar mal?• Hay factores relacionados sobre los que no tengo

control?• Podría cambiar el objetivo?• Podría hacerse aún más difícil-complejo de

resolver el obstáculo con el paso del tiempo?• Podrían aparecer nuevos obstáculos?• Puede esta solución crear una nueva oportunidad

que podríamos usar al mismo tiempo?

Etapa final

• Implementación de la solución• Control y decisiones alternativas de cambio• Paso a administración

Para resolver problemas en el día a día

• Definir el problema (creatividad)– 5 porqués, qué-cuándo-dónde-cuánto-xq, Ishikawa– Dimensionarlo con los datos correctos

• Generar alternativas y documentar• Evaluar las alternativas• Decidir eficiencia/eficacia (toma de decisiones)• Implementar soluciones (proyect mgmnt)• Controlar la implementación

Plan de Acción

• Qué• Cuándo• Cuanto (índice)• Dónde• Cuánto• Porqué

Lo mejor es enemigo de lo bueno

Pero si no pretendemos lo mejor, nunca llegaremos a lo bueno