Sistemas de Gestión y ControlGubernamental basados en

Código Abierto

Agenda

1. Ventajas estratégicas y cobertura funcional de la solución GRP

2. Solución GRP

3. Solución Contralor

4. Adopción en Uruguay

5. Implementación en el MRREE

6. Cierre

1. Solución GRP Ventajas Estratégicas

Ventajas estratégicas

• Quanam• empresa Uruguaya con mas de 36 años en el mercado• avalada por mas de 15 años implementando soluciones de

clase mundial en forma exitosa• capacidad de ejecutar proyectos

• Aplicación de las mejores prácticas• conocimiento obtenido en mas de 800 proyectos• en empresas de diferentes sectores en América Latina y

Europa • Implementaciones exitosas en el sector público en Uruguay

• Metodologías probadas (basadas en PMI)• reducir riesgos• maximizar productividad

Ventajas estratégicas• Capacidad de evolución

• cobertura funcional completa• modularidad permite evolución gradual• comunidad muy fuerte asegura evolución• escalabilidad

• Independencia• opción de stack opensource completo (Linux, PostgreSQL,

Python)• tecnología abierta y extendida (HTML, XML, Python, Javascript),

recursos locales disponibles• no atado a un único proveedor de servicios• mas de 500 partners,

• Robustez• mas de 2.000.000 de usuarios• empresas de todo el mundo, grandes, medianas y pequeñas

• Menores costos de propiedad• sin costos iniciales, ni crecimiento por licencias (stack completo)• tecnología abierta, código abierto• potencia la capacidad de mantenimiento propio• menores riesgos, menor inversión

• Flexibilidad• permite su adecuación a necesidades específicas• alta productividad, menor esfuerzo, prototipación funcional• esquema de herencia minimiza impacto en actualizaciones

• Interfaz de usuario amigable y moderna• curva de aprendizaje muy corta• menor resistencia del usuario• optimizada para maximizar productividad del usuario

Ventajas estratégicas

• Localización para Uruguay• requerimientos específicos de Uruguay

ya incorporados• ya instalado en empresas locales

• Sector público en Uruguay• Presupuesto, Finanzas y Compras• Integración con SIIF, SICE (nuevo canal de compras), RUPE.

• Varios esquemas de uso posibles• en nube de terceros• en nube propia• instalación local

• Varios modelos de adquisición de servicios• Inversión inicial más soporte• Gasto operativo mensual

Ventajas estratégicas

1. Solución GRP – Cobertura Funcional

• Solución basada en el Modelo Único Replicable (MUR) definido por AGESIC y MEF.

• Se reutiliza la funcionalidad estándar para el sector público, no se vuelve a repetir el gasto. Las nuevas funcionalidades pueden ser creadas bajo la filosofía de software público promovida por AGESIC.

• Implementada sobre Odoo/OpenERP, solución completa de código abierto. Adoptado con éxito en varias organizaciones estatales y privadas, tanto nacionales, regionales como internacionales.

• Actualmente en funcionamiento en el Ministerio de Relaciones Exteriores y en la Universidad Tecnológica (UTEC).

• Integrado con Sistemas Estatales (RUPE, SICE, SIIF), en acuerdo a los nuevos procedimientos definidos por ACCE, sin registro duplicado de información.

Solución GRP: Introducción

Solución GRP: Modelo de Diseño

Módulo Uruguay: Normativa legal del Uruguay

Estructura impositiva, Retenciones, emisión de resguardos, cobranza con resguardos, factura electrónica.

Módulo Estatal: Procesos específicos del Estado

Contabilidad patrimonial CGN, Contabilidad presupuestal, Proceso de Compras (nuevo canal de compras),

Integración con sistemas de la administración central (SIIF, SICE, RUPE), Proveeduría, Activo Fijo y Tesorería

Módulo específico: requerimientos propios del organismo

Requerimientos específicos (no reutilizables) para el funcionamiento del organismo

Cobertura funcionalSolución GRP

Gestión PresupuestalPrincipales Funcionalidades

• Visión de la ejecución presupuestal en todas las etapas del gasto• Presupuesto inicial• Ajustes• Afectado• Comprometido• Obligado• Disponible

• Estructura presupuestal • Inciso, Unidad Ejecutora, Programa, Proyecto, Objeto de Gasto,

Auxiliar, Financiamiento, Moneda, Tipo de Crédito

Gestión PresupuestalIntegración con sistemas del Estado

• Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)

• El presupuesto y sus ajustes registrados en el SIIF, son cargados en forma automática en el GRP

• Flujo de aprobación de Autorizaciones para Gastar, Ordenes de Compra y Facturas son realizados en GRP y permiten además Afectar, Comprometer y Obligar en SIIF desde el propio GRP.

• Validación en línea de la disponibilidad en SIIF desde GRP.

• Las acciones de Intervención, Priorización y Pago de las facturas de proveedor que se registran en el SIIF son utilizadas por el Sistema GRP para actualizar el estado de los comprobantes.

ComprasEsquema general: Canal de compras públicas

GRP GRP

ComprasPrincipales Funcionalidades

• Procesos de compra: tanto los que se registran en SICE como los que se gestionan por Fondo Rotatorio.

• Solicitud de Recursos: solicitudes de bienes y servicios. Permite asociar solicitudes de pasajes y viáticos a Viajes.

• Pedido de Compra

• Autorización para Gastar: flujo de aprobación considerando varios niveles de aprobadores de gastos.

• Adjudicación: recepción de artículos con sus variantes de almacenamiento (considerando nueva estructura de atributos de artículos de ACCE).

• Orden de compra: flujo de aprobación considerando varios niveles de aprobadores de gastos.

• Recepción de Ordenes de Compra

ComprasIntegración con Sistemas Estatales

• Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE)• El catálogo de proveedores y sus novedades son cargados en el GRP en

forma automática

• Sistema Integrado de Compras Estatales (SICE)• El catálogo de artículos y sus novedades son cargados en el GRP en forma

automática, permitiendo seleccionar los artículos que serán utilizados por la organización.

• Las solicitudes de compra son registradas en forma automática en el SICE• Las adjudicaciones registradas en SICE son cargadas automáticamente al

GRP• Las órdenes de compra cargadas en el GRP son cargadas automáticamente

al SICE

• Sistema Integrado Información Financiera (SIIF)• El presupuesto es afectado, comprometido y obligado en forma automática

desde el GRP

Esquema de Compras Estatales: Procedimientos competitivos

1 – Replicación de catálogo2 – Alta de compra e ítems de la compraR – Información de proveedores activos

3 – Adjudicaciones4 – Facturas y Órdenes de compra

GRP

Esquema de Compras Estatales: Compra Directa

1 – Replicación de catálogoR – Información de proveedores activos4 – Se informa al sitio web para la publicación

GRP

ProveeduríaPrincipales Funcionalidades

• Catálogo de artículos permite gestionar variantes asociados a los atributos de artículos SICE (ej. Talle-color)

• Estructura de múltiples proveedurías y ubicaciones

• Recepciones asociadas a Ordenes de Compra

• Remitos de salida: asociados a solicitudes de recursos

• Transferencias de stock internas

• Recuentos de Inventario

• Alertas por stock mínimo

TesoreríaPrincipales Funcionalidades

• Extractos bancarios: gestión de estados de cuenta bancarios que simplifica el registro de movimientos bancarios. Permite importar desde planilla electrónica los estados de cuentas bancarios.

• Registro de caja: permite el registro de las transacciones de caja y caja chica. Al cerrar la caja se pueden registrar las cantidades de monedas y billetes para realizar el control efectivo.

• Conciliación bancaria.

• Ordenes de pago Internas

• 3 en 1

• Rendiciones de Fondo Rotatorio

TesoreríaIntegración con Sistemas del Estado

• Sistema Integrado de Información Financiera

o Cuando las facturas son pagadas en SIIF, se marcan como pagadas en forma automática en el GRP

o Gestión de Retenciones

ViáticosPrincipales Funcionalidades

• Gastos de los empleados: permite al empleado registrar sus gastos y gestionar el flujo de aprobación en forma flexible.

• El flujo completo :- Registrar gastos en estado borrador- Confirmación por el empleado- Validación del responsable- Validación por el contable y creación del recibo para registrar el pago

o relacionarlo a un anticipo.

Activo FijoPrincipales Funcionalidades

• Atributos específicos por tipo de activo: obras de arte, inmuebles e informática.

• Gestión de responsables de activos

• Traslados de ubicaciones y cambio de responsables

• Imágenes y documentos asociados

• Diferentes esquemas de amortización

• Impresión de etiquetas y códigos de barra

• Integrado a Compras y Contabilidad

Contabilidad PatrimonialPrincipales Funcionalidades

• Plan de cuentas: basado la propuesta de CGN para plan de cuentas SIIF.

• Contabilidad integrada: totalmente integrada con todas las funciones de la organización, la mayor parte de los asientos se generan de forma automática a partir de la transacciones (ingresos, compras, etc.) evitando la duplicación de registro, reduciendo errores y retrasos.

• Multimoneda: permite gestionar varias monedas.

• Multi-Organización

ContralorPrincipales Funcionalidades

• Registro de partidas

• Ingreso de comprobantes

• Rendición de cuentas

• Transferencia de fondos internos

• Gestión de avales y objeciones

• Integraciones: Firma Electrónica Digital (AGESIC) e integración con Timbre Profesional Electrónico (CJPPU).

• Elaboración y control de presupuesto sobre partidas y ejecuciones

• Reportes (Análisis de Información)

Firma Electrónica AvanzadaPrincipales Características

• Basada en el estándar definido por AGESIC. Utiliza el Applet que provee AGESIC.

• Integrada al proceso de aprobación de gastos en todos los pasos necesarios

Otros Módulos de la Solución

Marketing y Comunicaciones

Ventas Finanzas Abastecimiento y distribución

RRHH

Campañas Clientes Facturación Cotizaciones Selección

Mail masivo Productos Cobranza Compras Administración de personal

Eventos Fuerza de ventas Pago a proveedores Licitaciones Contratos

Encuestas Oportunidades Bancos y conciliación Contratos Vacaciones

Blogs Cotizaciones Contabilidad general Inventarios Control de entrada/salida

Integración con CTI (asterisk)

Ordenes de venta Activo fijo Gestión de almacenes y logística

Registro de horas

Segmentación Contratos Presupuestos Gestión de flota Registro de Gastos

Punto de venta Contabilidad analítica Evaluación de desempeño

eCommerce Nómina

Integración con medios de pago

Motivación

Currícula

Otros Módulos de la Solución (cont. )

Servicios y Proyectos

Manufactura Colaboración y conocimiento

Gestión de contenido

Gestión de Proyectos

Planificación just-in-time

Foros Diseñador de sitio web

Gestión incidentes y reclamos

Fórmulas Gestión documental

Portal de autoservicio

Niveles de servicio Ruteo Documentación Gestión de calidad

Asociaciones y membrecías

Ordenes de fabricación

Mensajería y grupos de discusión

Google docs integrado

Facturación de tareas

Mantenimiento Lista de tareas Google drive integrado

Ciclo de vida de productos

Mantenimiento preventivo

Calendario compartido

Integración con CTI (asterisk)

Chat

Red social

2. Solución GRP: Demo

Solución GRP: Demo

• Estructura de Presupuesto

• Solicitud de Recursos (cumplir con stock o compra)

• Alta de Compras en SICE

• Autorización para Gastar – Afectación

• Adjudicación

• Orden de Compra – Compromiso

• Factura – Obligación

• Activo Fijo

• Contabilidad Patrimonial – Plan de Cuentas

3. Solución Contralor: Demo

Solución Contralor: Demo

• Funcionalidades Comunes (Mensajería, Colaboración, Red Social, Calendarios, Filtros y Agrupadores, Tablero de Informes).

• Registro de partidas

• Ingreso de comprobantes

• Rendición de cuentas

• Transferencia de fondos internos

• Gestión de avales y objeciones

• Integraciones: Firma Electrónica Digital (AGESIC) e integración con Timbre Profesional Electrónico (CJPPU).

• Elaboración y control de presupuesto sobre partidas y ejecuciones

• Reportes (Análisis de Información)

4. Adopción en Uruguay

• Frente Exterior - RRHH:• Información de contratados y normativas locales• Registro de vacaciones• Activo fijo

• Frente Exterior - Contralor:• Envío de partidas, registro de facturas y pagos. Activo Fijo• Contralor y aprobación, reportes de gestión• Primera Etapa: Uruguay, Argentina, España, USA• Segunda Etapa: Resto del mundo.

• Frente Cancillería Uruguay• Compras y pago a proveedores, integración SICE, RUPE. • Proveeduría, Activo Fijo, Viáticos.• Contabilidad presupuestal e integración con SIIF. • Contabilidad de gestión y tesorería.• Firma Electrónica Avanzada

• Gestión Documental

• Gestión documental: • Carga de documentos tipificados (clasificados) de acuerdo a

características• Búsqueda de documentación en base a tipificación • Utilización de filtros para búsqueda de documentación• Bloqueo• Manejo de historial• Posibilidad de anexar uno o varios adjuntos a cada documento• Seguridad de acceso de documentos en base a roles• Mensajería de notificaciones interna de la aplicación

• Gestión de proyectos

• Fase 1• Contabilidad de gestión

• Fase 2• Recursos Humanos

• Fase 3• Compras, Activo Fijo e Inventarios.• integración con SICE y RUPE

• Fase 4• Contabilidad presupuestal • Pago a Proveedores e Integración con SIIF• Tesorería• Gastos de Viaje

• Fase 1• Registro de entidades y partidas de fondos (OSC).

• Presupuestos y rendición de cuentas para 6 OSC

• Reportes de gestión

• Integración con Timbres Digital Electrónica y Firma Electrónica Avanzada

• Status: En Test

• Fase 2• Integración con SIPI

• Gestión de Educación• Registro de alumnos y docentes

• Admisiones

• Gestión curricular: Asignaturas, lista de Asistencia, lista de asistencia a examen, lista de asistencia de docentes

• Control de asistencias

• Definición de estructura académica: Instituciones, sedes, programas, planes, clases y exámenes, plan de calificaciones

• Gestión de aulas: definición de salones y características.

5. Implementación en MRREE