SOLUCIONES MICROSOFT NAVISION

(DYNAMIC, NAV)

CATHERYNE PATIÑO CARDONA

JORGE ARMANDO MEDINA MORALES

UNIVERSIDAD DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERIA

INGENIERIA EN SISTEMAS Y COMPUTACIÓN

MANIZALES – CALDAS

AGOSTO 2010

SOLUCIONES MICROSOFT NAVISION

(DYNAMIC, NAV)

Presentado por

CATHERYNE PATIÑO CARDONA

JORGE ARMANDO MEDINA MORALES

Presentado a

Ing. Carlos Hernán Gómez Gómez

Asignatura

Auditoria Informática

UNIVERSIDAD DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERIA

INGENIERIA EN SISTEMAS Y COMPUTACIÓN

MANIZALES – CALDAS

AGOSTO 2010

Contenido

1. HISTORIA ........................................................................................................................... 8

2. EVOLUCIÓN ....................................................................................................................... 9

2.1 NAVISION FINANCIALS 1.0 ............................................................................................. 9

2.2 NAVISION FINANCIALS 2.60 ........................................................................................... 9

2.3 NAVISION 3.0 .................................................................................................................. 9

2.4 NAVISION 3.10 .............................................................................................................. 10

2.5 NAVISION 3.60 .............................................................................................................. 11

2.7 MICROSOFT DYNAMICS NAV 4.0 ................................................................................. 12

2.8 MICROSOFT DYNAMICS NAV 5.0 ................................................................................. 12

2.9 MICROSOFT DYNAMICS NAV 2009 .............................................................................. 13

3. COMPONENTES .............................................................................................................. 13

4. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SOLUCIÓN ..................................................................... 15

Mejora la productividad empresarial ............................................................................. 16

Funciona con los sistemas implantados .......................................................................... 16

Permite trabajar con un partner ..................................................................................... 16

Familiar para los empleados ........................................................................................... 16

5. RELACION CON LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES DE LA EMPRESA ....................... 17

6. DESARROLLO DE LOS COMPONENTES. .......................................................................... 17

6.1 CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM) ...................................................... 18

6.2 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) ................................................. 19

6.3 RETAIL MANAGEMENT .................................................................................................. 21

6.4 INTEGRACIÓN OFFICE ................................................................................................... 22

7. DESARROLLO DE LOS MODULOS ................................................................................... 22

7.1 GESTIÓN DE SERVICIO. ................................................................................................. 22

7.2 BUSINESS INTELLIGENCE (INTELIGENCIA DE NEGOCIO). ............................................. 23

7.3 VENTAS Y MARKETING. ................................................................................................ 23

7.4 DISTRIBUCIÓN .............................................................................................................. 24

7.4.1 ALMACÉN . ................................................................................................................. 24

7.4.2 GESTIÓN DE INVENTARIO. ........................................................................................ 24

7.5 FABRICACIÓN ................................................................................................................ 25

7.6 PLANIFICACIÓN. ............................................................................................................ 25

7.7 GESTIÓN FINANCIERA .................................................................................................. 26

7.7.1 CONTABILIDAD. ......................................................................................................... 26

7.7.2 ACTIVOS FIJOS. .......................................................................................................... 26

7.7.3 COBROS. .................................................................................................................... 27

7.7.4 PAGOS. ....................................................................................................................... 27

7.7.5 MULTIDIVISA. ............................................................................................................ 28

8. SOLUCIÓN INTEGRADA DE SISTEMAS PARA LA EMPRESA ............................................ 28

8.1 ARQUITECTURA INFORMÁTICA SOFTWARE Y HARDWARE ........................................ 28

CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES ........................................................................................ 31

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa, ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning), son aplicaciones que apoyan la administración y procesamiento de la información, por medio de la integración de las distintas áreas de la empresa en un mismo sistema. Diseñados para mejorar el flujo de datos entre los distintos departamentos de la organización, estos sistemas soportan las múltiples actividades o procesos de la empresa debido a su diseño modular. Microsoft Dynamics™ NAV (antes Navision), es un sistema modular que integra

soluciones para cada una de las áreas de la empresa, como la de finanzas, de

mercadeo, de producción, relaciones con proveedores y clientes, entre otras.

Concebida para la gestión de la pequeña y mediana empresa, facilita la adaptación y

el desarrollo la organización dentro de un entorno económico y comercial

constantemente cambiante. Además, esta solución permite muchas otras

funcionalidades que le dan un valor agregado a cada uno de los procesos de la

empresa.

PRESENTACIÓN GENERAL DEL TRABAJO

Microsoft Dynamics NAV es un sistema integrado y modular, que facilita la gestión de la información de las diferentes áreas de la empresa. Este ERP (Enterprise Resource Planning), gestiona de manera integrada y eficiente la información de la empresa, permitiendo la comunicación de las diferentes áreas de la organización mediante procesos electrónicos. Su función principal es organizar y estandarizar procesos y datos internos de la empresa, transformándolos en información útil que posteriormente podrá ser analizada para la toma de decisiones. Esta solución se encuentra integrada por varios módulos específicos que permiten una mejor gestión de la información de las áreas de la compañía, y además facilitan la realización de los procesos internos de cada una de ellas, permitiéndoles a su vez marchar en torno a los objetivos del negocio. A continuación se nombran algunos de los módulos que componen al ERP Microsoft Dynamics NAV:

Contabilidad general

Esquema de cuentas

Bancos y efectos

Cartera de pagos

Cartera de cobros

Ventas y cobros

Compras y pagos

Existencias

Recursos

Proyectos

Recursos Humanos

Gestión de referencias

Activos fijos

Manufacturing

Navision Web Shop La propia definición de ERP indica que además de la integración de la información, el sistema debe permitir el acceso confiable, seguro y continuo a cualquier área de la empresa, es decir, que el sistema debe garantizar que la información debe estar disponible en cualquier momento para quien la necesite. De acuerdo a lo anteriormente expuesto, los objetivos de Microsoft Dynamics NAV, como los de cualquier otra ERP, son:

Integrar los procesos de la empresa en un sistema que permita la fácil manipulación de la información.

Brindar a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), una aplicación informática que soporte los procesos del negocio de una manera confiable y segura (integridad de los datos).

Garantizar optima disponibilidad y respuesta para cada una de las transacciones realizadas sobre el sistema.

1. HISTORIA

Microsoft Dynamics NAV es un software ERP de planificación de recursos propiedad de Microsoft. Es parte de la familia de productos Microsoft Dynamics. Sus orígenes se remontan a 1984 cuando se fundo la empresa Danesa.

Ha pasado por varios nombres desde 1995. Los nombres “Navision Financials”, “Navision Attain”, “Microsoft Business Solutions Navision” y el actual (2006) “Microsoft Dynamics NAV” hacen referencia al mismo producto.

El producto intenta asistir al área financiera, la fabricación, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), la cadena de suministros, las analíticas y el comercio electrónico en pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, los Distribuidores de Valor Añadido (y los clientes si pagan por ello) tienen acceso completo al código fuente, por lo que el producto puede ser “altamente personalizable”.

En el año 2000, Navision A/S nació como una mezcla de Navision Software A/S y Damgaard A/S, ambos listados en el Copenhagen Stock Exchange desde 1999. Las compañías fueron fundadas en Dinamarca en 1984 y 1983, respectivamente.

El 11 de julio de 2002, Microsoft compró Navision A/S, el desarrollador original de los productos Navision para ir de la mano junto con su adquisición previa de Great Plains. Después de la compra, Microsoft revalorizó el producto y lanzó Microsoft Business Solutions Navision 4.0 en octubre de 2004. Microsoft lanzó Microsoft Dynamics NAV 5.0 en 2007. Después será lanzado Microsoft Dynamics NAV 2009 que contará con una nueva arquitectura de 3 capas y un nuevo interfaz de usuario basado en cliente ligero, aunque podrá seguir ejecutando el anterior basado en cliente/servidor.

El lenguaje de programación utilizado para personalizar Microsoft Dynamics NAV es el C/AL. Es un lenguaje parecido a Pascal.

2. EVOLUCIÓN

2.1 NAVISION FINANCIALS 1.0

Presentado en 1995, se trataba de un sistema estándar y totalmente integrado

desarrollado específicamente para facilitar la contabilidad y gestión empresarial.

Fácil de instalar y utilizar, su aprendizaje resultaba muy sencillo debido

principalmente a un interfaz muy intuitivo: una constante que se ha mantenido a lo

largo de toda la historia de las Soluciones de Gestión Navision. Versiones anteriores

de este producto son consideradas como precursoras del resultado final objetivo

por la versión 2.60, que fue la que dio definitivamente la salida a este producto.

Hay versiones precursoras de Navision en versión de MS-DOS, que tenía bastante

funcionalidad y era accesible mediante el teclado, ya que carecía de puntero para su

uso. Antes de lo que se conoce como Navision, existía una especie de producto

piloto conocido como Navigator, que apareció por el año 1990 como plataforma de

desarrollo para Unix y Windows NT.

2.2 NAVISION FINANCIALS 2.60

En 1999 Navision presentó Navision Financials 2.60. Una fecha cercana en el tiempo pero que, hablando de sistemas de gestión empresarial corresponde al siglo pasado.

Se trataba de un sistema estándar y totalmente integrado desarrollado específicamente para facilitar la contabilidad y gestión empresarial.

En la versión 2.60 aparece los objetos multilenguaje, y el formateo final de su código fuente denominado C/AL que sigue vigente en la actualidad con pequeñas modificaciones, y su estructura funcional.

2.3 NAVISION 3.0

En 2001 se lanzó Navision 3.0 que añadió muchas mejoras a la anterior versión de la solución al potenciar un gran número de nuevas funcionalidades: Gestión Financiera, Fabricación, Distribución, Gestión de Relaciones con Clientes, etc.

El gran número de nuevos módulos que se introdujeron en la versión 3.0 permitió a muchas empresas aumentar su capacidad de gestionar todas las áreas de su negocio de una forma más económica y eficaz.

Mejoras incluidas en esta versión respecto a la 2.60

Gestión de problemas de la Cadena de Suministro: control y planificación simultánea de múltiples almacenes.

Mayor control sobre los costes: permitiendo trabajar valorando costes reales, lo que proporcionaba una visión de negocio más realista.

Mayor eficacia en la Relación con los Clientes: dotada de mayor funcionalidad en las áreas de Marketing, Ventas y Servicio al Cliente.

Selección de idioma: Función multilenguaje. Navision Application Server: disponía de nuevas aplicaciones de comercio

con Navision Commerce Gateway y Portal de Negocio. Servicio de ayuda interactivo: facilitaba el acceso a la ayuda a través de la

pantalla del ordenador.

2.4 NAVISION 3.10

La principal novedad de Navision 3.10 fue la inclusión de una estructura TI que a través de Internet y el correo electrónico permitía intercambiar documentos comerciales con otros sistemas utilizando el módulo Commerce Gateway.

Además, se integró toda la línea de productos Navision (Comercio Electrónico, Distribución, Fabricación, Gestión Financiera, Gestión de las Relaciones con los Clientes, etc.) proporcionando una solución empresarial más completa.

Mejoras incluidas en esta versión respecto a la 3.0

Consolidación de las relaciones empresariales: ofrecía una sólida funcionalidad en la Gestión de Interacción de las Relaciones con los Clientes.

Mayor capacidad de respuesta ante los cambios del mercado: el módulo de Gestión Financiera se compatibilizó con el lenguaje XBRL.

Seguimiento de productos: posibilidad de realizar un seguimiento exhaustivo de los productos a lo largo de los procesos de fabricación y distribución. Acceso a los datos de Navision a través de un explorador web.

2.5 NAVISION 3.60

Si por algo destaca la versión 3.60 de Microsoft Navision es por su gran capacidad tecnológica para integrar todos los procesos en una única base de datos. De esta forma era posible interconectar a todos los empleados de una empresa con los clientes y proveedores sin importar ni la hora ni el lugar.

Además, con la adquisición de Navision por parte de Microsoft, se fortaleció aún más la integración de las soluciones Navision con el resto de programas de la familia Microsoft (Windows, Excel, Outlook…) incrementando el potencial de crecimiento de las empresas.

Mejoras incluidas en esta versión respecto a la 3.10

Mejoras en la funcionalidad XBRL: incluía la posibilidad de exportar a Microsoft Excel información dimensional en Vistas de análisis.

Integración del sistema con Microsoft® Outlook: con el objetivo de mejorar las relaciones con clientes y proveedores. Esta solución se integraba perfectamente con Outlook y Smart Tag.

Mejoras en el módulo de Distribución: nuevas herramientas de Gestión del Almacén, el Recuento de Ciclos y los Sistemas Automatizados de Captura de Datos.

Seguimiento de cambios en los datos maestros de Microsoft Navision: incluía un log de cambios que posibilitaba la obtención de una lista cronológica de las modificaciones y capacidad de identificar al usuario que las hubiera realizado.

Mayor capacidad de personalización

2.6 NAVISION 3.70

Con la versión 3.70 se optimizaron muchas de las funcionalidades del sistema para responder a las necesidades de un mercado tecnológicamente más avanzado.

Se potenciaron las áreas de Gestión Financiera, Gestión de Almacenes y Gestión de la Cadena de Suministro. Asimismo, la solución se integró aún en mayor medida con Microsoft Outlook para optimizar la interacción con el usuario y proporcionar mayor flexibilidad al sistema.

Mejoras incluidas en esta versión respecto a la 3.60

Mejoras en la integración del sistema con Microsoft Outlook: posibilidad de acceso a registros importantes en la solución empresarial desde el propio Outlook.

Tolerancias de descuento de pago y de pago de Gestión Financiera: permitía asignar cantidades de tolerancia de pago en todos los documentos correspondientes en una liquidación de múltiples documentos y si se asignaba automáticamente o se decidía en cada caso.

Nuevas mejoras en la Gestión de la Cadena de Suministro: mayor robustez, fiabilidad y facilidad de uso.

Creación y configuración de documentos estándar: con códigos de compra y venta estándar que minimizaban la entrada de datos.

2.7 MICROSOFT DYNAMICS NAV 4.0

Microsoft Dynamics NAV 4.0 incluye un gran número de nuevas características diseñadas para conferir una mayor sencillez en su uso y un aumento en la productividad, además está preparado para adaptarse a las necesidades específicas de su empresa a muy bajo coste.

Mejoras incluidas en esta versión respecto a la 3.70

Cuadro de Mando Gráfico integrado (KPI) Analítica de dimensiones en ventas y compras Presupuestos de ventas y compras (unidades e importe) Mejoras en la funcionalidad de Fabricación Totalmente compatible con el resto de plataforma Microsoft (Windows, SQL

server, Office...) Herramientas de migración de gestión optimizadas Alertas de negocio configurables por el usuario Aún más sencillo de utilizar: Interface Outlook Portal de Empleado Valoración de costes de inventario Cálculos de planificación más flexibles

2.8 MICROSOFT DYNAMICS NAV 5.0

Microsoft Dynamics NAV 5.0 incluye nuevas características diseñadas para conferir una mayor sencillez en su uso y un aumento en la productividad. Está preparado para adaptarse a las necesidades específicas de su empresa a muy bajo coste.

Mejoras de última generación que presenta la versión 5.0

Windows Live Local Search reforzado con Microsoft Virtual Earth Pago anticipado Distribución de costes de compras internas entre empresas Costes de inventario Seguimiento de producto Proyectos Gestión de las peticiones de servicio Links a documentos en Microsoft SharePoint (Links en registros) Microsoft Office XML Metodología de Implementación Rápida (Rapid Implementation

Methodology, RIM)

2.9 MICROSOFT DYNAMICS NAV 2009

Microsoft Dynamics NAV 2009 es una solución completa de gestión empresarial que permite a los usuarios trabajar de forma rápida y eficaz y ofrece a su negocio la flexibilidad necesaria para adaptarse a las nuevas oportunidades y previsiones de crecimiento. Esta solución, perfecta para las pequeñas y medianas empresas, ofrece una experiencia de usuario e innovaciones tecnológicas sin precedentes que permiten simplificar el acceso a la información, agilizar las tareas organizativas, optimizar la integración con una amplia gama de aplicaciones, así como mejorar las capacidades de generación de informes, incluso para sectores y organizaciones altamente especializados. Microsoft Dynamics NAV permite a sus empleados realizar su trabajo con la máxima eficacia y contribuir así al éxito de su negocio.

3. COMPONENTES

Microsoft Dynamics NAV está basado en un entorno integrado de desarrollo de Arquitectura cliente/ servidor, C/SIDE, compuesto por tres componentes: 3.1 Subsistema de desarrollo tipo 4GL visual: está concebido para conseguir una elevada productividad en las personalizaciones, modificaciones y desarrollos adicionales de Microsoft Dynamics NAV.

• El lenguaje de programación, C/AL, es de 4ª generación, y cuenta con una sintaxis estructurada y orientada a objetos similar a la de los lenguajes de desarrollo visual más extendidos en la actualidad.

• El subsistema de desarrollo cuenta con 6 diseñadores de objetos, específicos para cada tipo de objeto: tablas, formularios, funciones, XML, informes y transferencias de datos, y mediante su interconexión se crean aplicaciones.

• Un mismo objeto se puede reutilizar en contextos diferentes, y para una misma tarea en distintos procesos, para de esta forma reducir el volumen de código y aumentar la consistencia de la aplicación.

• Integra la interfaz OCX, lo que permite agregar a la aplicación funcionalidad de componentes externos que cumplan el estándar OLE. Así, se pueden incorporar controles ActiveX, y utilizar el Asistente de controles de Visual C++ para crear bibliotecas de funciones externas.

• La programación y definición de relaciones entre entidades de datos se realiza desde el subsistema de desarrollo; cuando se crea un nuevo campo en un objeto tabla, éste queda automáticamente definido en la base de datos, con las diferentes relaciones y posibilidades definidas en las propiedades del objeto.

3.2 Subsistema de gestión de base de datos relacional: está diseñado para soportar los requerimientos de aplicaciones de gestión multiusuario, con arquitectura cliente/servidor.

• La base de datos trabaja mediante versiones múltiples de los datos, para minimizar las interacciones y bloqueos y garantizar la consistencia de la información. • El sistema de control de las versiones preserva, en todo momento, una versión íntegra, consistente y actualizada de los datos.

• La grabación incorrecta de datos se previene mediante un sistema de verificación de transacciones completadas.

• La base de datos incorpora la tecnología SIFT, Sum Indexed Flow Technology, que mantiene actualizados una serie de campos pre-calculados para de esta forma poder efectuar cálculos masivos con gran velocidad.

• La base de datos está protegida por un sistema de control de accesos a los usuarios, y utiliza un sistema de encriptación como protección ante posibles violaciones del sistema.

• El sistema de control de versiones hace posible la realización de copias de seguridad on‐line.

3.3 Subsistema de comunicaciones cliente/servidor: aporta a Microsoft Dynamics NAV amplias posibilidades de conectividad con otras aplicaciones, manteniendo la seguridad al mismo nivel.

• El soporte de OLE Automation permite a Microsoft Dynamics NAV tener

acceso directo a las aplicaciones Windows, Word, Excel, Outlook, Project..., y utilizar controles ActiveX.

• Incorpora un controlador ODBC que ofrece una interfaz con varias funciones para seleccionar, calcular y leer datos, para grabar datos mediante tablas temporales y para acceder a datos desde una página web.

• C/Front es un interfaz API entre programas escritos en C o C++ y la base de datos, que permite leer y actualizar datos, por ejemplo, en la captura de datos automática desde dispositivos externos.

• Mediante el interfaz OCX se pueden llamar a programas externos, para, por ejemplo, controlar dispositivos como cajas registradoras, añadir funciones financieras...etc.

• Integración con Windows Installer y Active Directory. 4. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SOLUCIÓN

Microsoft Dynamics es una línea de soluciones ERP y CRM familiar y adaptable que ha sido diseñada para cubrir casi cualquier necesidad de negocio, ayuda a los empleados a tomar decisiones de negocio con confianza. Microsoft Dynamics trabaja con y como el software familiar de Microsoft, facilitando la adopción por parte del usuario y disminuyendo los riesgos de implantar una nueva solución. Estas soluciones automatizan y optimizan los procesos financieros, de inteligencia de negocio y cadena de suministro para ayudar al éxito empresarial.

Microsoft Dynamics es el fruto de años de experiencia y se ha diseñado con el fin de que resulte familiar para los empleados, funcionando perfectamente con los sistemas existentes, proporcionando los medios necesarios para trabajar de manera productiva tanto a empleados individuales como a equipos y promueve la toma de decisiones informada.

Permite tomar decisiones con plena confianza

Microsoft Dynamics permite tomar decisiones inteligentes, fiables, estratégicas y tácticas en todos los niveles de la organización. Los ejecutivos pueden estar en contacto permanente con las métricas clave de la empresa, los directores de las líneas de negocio pueden disponer de la información y las herramientas necesarias para administrar y planificar de forma eficaz en su área de responsabilidad, y los empleados de cualquier puesto de trabajo, desde cuentas por pagar, inventario,

hasta la atención al cliente. Siempre pueden revisar la información esencial y llevar a cabo las mejores acciones para servir a su empresa y a sus clientes.

Mejora la productividad empresarial

Con un enfoque flexible e integral para administrar una empresa, Microsoft Dynamics conecta a las personas, los procesos y la información de la organización para obtener la mejor productividad posible. Automatiza numerosas funciones rutinarias y repetitivas, elimina las barreras innecesarias y permita que los empleados, socios, proveedores y clientes colaboren para lograr los objetivos comunes.

Funciona con los sistemas implantados

Las soluciones de Microsoft Dynamics colaboran estrechamente con el software y los sistemas de Microsoft con los que ya se está familiarizado, lo que permite obtener más beneficios con la inversión realizada en tecnología. Como parte de la oferta de productos de Microsoft, estas soluciones están preparadas para funcionar con aplicaciones de productividad de amplio uso, tales como el sistema Microsoft Office y las tecnologías punteras, incluidos los servidores de Microsoft y Microsoft .NET.

Permite trabajar con un partner

Cuando se implementa una solución de Microsoft Dynamics, un partner de Microsoft local y con experiencia conocerá la empresa y ayudará a asegurarse de que se tenga la implementación y el soporte técnico que se necesita para ayudar a obtener el máximo rendimiento de la solución. La red global de partners de Microsoft Dynamics cuenta con gran experiencia técnica y del sector. Los partners pueden ajustar la solución a las necesidades empresariales, ayudar a diseñar un mapa de ruta tecnológico que se adapte a la empresa y a menudo pueden aportar soluciones propias para ayudar a tratar temas importantes.

Familiar para los empleados

Microsoft Dynamics tiene el mismo aspecto y funcionamiento que los productos de Microsoft más usados y presenta una interfaz de usuario muy intuitiva y gráfica siendo muy familiar a la del software de Microsoft Office.

5. RELACION CON LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES DE LA EMPRESA

Las soluciones de Microsoft Dynamics incluyen aplicaciones y servicios para minoristas, fabricantes, mayoristas, empresas de servicios en el ámbito local o internacional. Con estas herramientas, todos los trabajadores de la organización pueden contribuir al éxito de la empresa. Microsoft Dynamics mejora todas las líneas de negocio de la organización y ofrece ventajas excepcionales en tres áreas fundamentales: Gestión financiera: Las soluciones de Microsoft Dynamics ayudan a mantener el control de las finanzas y a administrarlas con un alto nivel de eficacia. Pone a disposición de todo el que necesite realizar planificaciones información e informes completos sobre el estado financiero actual. Simplifica y automatiza acciones rutinarias y repetitivas de modo que los empleados se puedan concentrar en las tareas importantes. Microsoft Dynamics puede ser utilizado para crear informes financieros y de otros tipos necesarios para el correcto cumplimiento de normativas. Gestión de las relaciones con el cliente (CRM): Microsoft Dynamics CRM ayuda a mantener un contacto cercano con los clientes, tanto existentes como potenciales, y a administrar las iniciativas de ventas y marketing. Microsoft Dynamics también puede ayudar a identificar rápidamente las necesidades emergentes de los clientes y a responder a las mismas antes que la competencia. Gestión de la cadena de suministro: Con Microsoft Dynamics, se puede dotar toda la cadena de suministro de un flujo rápido y productivo. Evalúa el valor empresarial de las relaciones proveedor/socio para asegurarse de que se ajustan a sus objetivos. Ofrece funciones sofisticadas de comunicación, colaboración y autoservicio para conseguir que otras empresas establezcan negocios con la empresa. Aumenta el rendimiento de la distribución para mejorar la satisfacción de los clientes y reducir el costo de hacer negocios.

6. DESARROLLO DE LOS COMPONENTES. Microsoft dynamics resulta de la integración entre aplicaciones ERP(planificación de recursos empresariales) y CRM(administración basada en relación con el cliente), componiéndose así por los siguientes elementos:

6.1 CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM)

Microsoft Dynamics CRM 4.0: Integrada con las herramientas de Microsoft

Office y con más de 200 novedades. Así se presenta la nueva versión de

Microsoft Dynamics CRM.

Microsoft Dynamics CRM 4.0 es un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM, del inglés Customer Relationship Management) completamente integrado. Microsoft Dynamics CRM ofrece la posibilidad de crear y mantener una visión completa de los datos de clientes desde el primer contacto hasta la compra y postventa.

Con herramientas para mejorar los procesos de venta, marketing y servicio al cliente de la empresa, junto con la integración de Microsoft Office Outlook, Microsoft Dynamics CRM ofrece una solución rápida, flexible y económica.

Con Microsoft Dynamics CRM, se puede trabajar en distintas áreas de la empresa como:

Marketing:

Segmentación de clientes

Planificación y gestión de compañas

Extracción y limpieza de datos

Generación de informes y análisis

Herramientas de colaboración marketing/ventas

Portales para compartir información Ventas:

Gestión de clientes potenciales y oportunidades

Gestión de cuentas y contactos

Gestión de territorios

Previsiones y generación de análisis de ventas

Acceso con dispositivos móviles y conexión

Acceso rápido a productos, precios y ofertas. Servicio al cliente:

Gestión de cuentas y contactos

Gestión de casos e interacciones

Gestión de productos y contratos

Administración de una base de datos de conocimiento

Programación de servicios

Flujo de trabajo a través de equipos y grupos

Generación de informes y análisis de servicio.

6.2 PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)

Microsoft Dynamics AX (antiguamente Axapta): Microsoft Dynamics AX es

una solución de administración empresarial completa para empresas

medianas y grandes que funciona de la misma forma y junto al resto del

software de Microsoft. Microsoft Dynamics AX se creó para facilitar los

negocios en diferentes ubicaciones y países gracias a la consolidación y la

estandarización de los procesos, lo cual ayuda a mejorar la productividad y la

visibilidad en toda la compañía y facilita el cumplimiento de las normativas.

Características

o Uso compartido de información o Flujos de trabajo flexibles para el control organizacional o Centros de funciones que ayuden al personal a priorizar trabajo o Acceso a información critica con indicadores de rendimiento y o herramientas analíticas flexibles. o Centro de cumplimiento o Interfaz intuitiva similar a la de Microsoft office o Control de calidad o Soporte para varios idiomas o Integración de la información de los empleados entre los sistemas de

recursos humanos y nominas.

Microsoft Dynamics GP (antiguamente Great Plains Software): es una solución de negocios construida sobre la plataforma altamente escalable de tecnologías Microsoft. Ofrece una poderosa herramienta para la administración y gestión de empresas medianas.

Como características distintivas del "software de gestion" financiero contable encontramos módulos para Comercio Electrónico, Cadena de Suministros

(SCM), Manufactura, Contabilidad, Relaciones con los Clientes y Recursos Humanos.

En Microsoft Dynamics GP, los principales procesos de negocios como Finanzas, Ventas, Compras, Comercio Electrónico y Control de Proyectos, se encuentran integrados como un único producto, compartiendo y proporcionando información consistente y exacta a las personas a cargo de la toma de decisiones.

Características

o Funcionalidad “out of the box”, permite contar con las soluciones en forma casi inmediata.

o Ayuda a la integración de los procesos financieros y operativos de la empresa.

o Curva de aprendizaje corta. o Permite crear circuitos eficientes entre documentos, hojas de datos y

trabajos más estructurados como transacciones contables. o Potencia el trabajo colaborativo.

Microsoft Dynamics NAV (antiguamente Navision): Como hemos

mencionado anteriormente es una solución completa de gestión empresarial

que permite a los usuarios trabajar de forma rápida y eficaz y ofrece la

flexibilidad necesaria para adaptarse a las nuevas oportunidades y

previsiones de crecimiento. Esta solución permite simplificar el acceso a la

información, agilizar las tareas organizativas, optimizar la integración con una

amplia gama de aplicaciones, así como mejorar las capacidades de

generación de informes, incluso para sectores y organizaciones altamente

especializados, aplicaciones verticales Add-on.

Microsoft Dynamics SL (antiguamente Solomon IV): Es una solución de

administración empresarial especializada que ayuda a que organizaciones de

tamaño medio basadas en proyectos obtengan informes y análisis

empresariales, mientras aumenta la eficacia, la precisión y la satisfacción de

los clientes. Permite automatizar y optimizar los proyectos entre divisiones y

ubicaciones de la compañía, ayudando a administrar personal, proyectos y

rentabilidad.

Características

o Permite el desarrollo de soluciones específicas para cada negocio, en corto tiempo y con bajos costos.

o unificación de la información contable y de proyecto dentro de un sistema integrado.

o Acceso a la información de forma precisa y rápida, incluso desde ubicaciones remotas y con diferentes dispositivos.

o Aplicaciones para la gestión financiera y contable, que permitan el control de toda el área de finanzas, desde los procesos más simples hasta complejos.

6.3 RETAIL MANAGEMENT

Microsoft Dynamics RMS (Retail Management System) (antiguamente

QuickSell): Provee una solución de punto de venta completo para el

Mercado de retail, adaptable a los requerimientos únicos de cada cliente.

Automatiza completamente los procesos dentro de la tienda y provee

control centralizado para empresas con múltiples tiendas.

Microsoft Dynamics RMS se caracteriza por ser:

o Fácil de instalar y usar. o Automatizar control de inventario. o Ágil procesamiento de Transacciones. o Facilidad de analizar datos con opciones de informes flexibles. o Facilidad de Integración con otras aplicaciones. o Escalar fácilmente en la medida que la empresa crezca. o Proteger la inversión con programas de soporte y mantenimiento.

Microsoft Dynamics Point of Sale: Microsoft Point of Sale provee un solo punto de revendedores con una aplicación fácil de usar para ayudar a seguir las ventas, inventario, e información de clientes.

Diseñado para reemplazar un registrador de dinero, Microsoft Point of Sale ahorra tiempo y dinero ya que almacena automáticamente ventas e inventarios en un mismo proceso en un precio adecuado. Microsoft Point of Sale trabaja conjuntamente con Microsoft Office System, Small Business Accounting, y Quick Books accounting para automatizar operación de almacenamiento.

6.4 INTEGRACIÓN OFFICE

Dynamics Snap: Las aplicaciones Dynamics Snap son unos conectores que habilitan la integración total con herramientas de Microsoft Office. Actualmente hay 10 conectores y están disponibles tanto para Dynamics CRM como para Dynamics AX. Los Snap-ins están diseñados para personas que habitualmente trabajan con herramientas de Office y que, o bien por motivos de seguridad o bien por comodidad, deben tener la información de negocio disponible sin tener que acceder al CRM o al ERP.

La ventaja es disponer de la información de las aplicaciones empresariales directamente y en tiempo real en las aplicaciones ofimáticas.

En función de los Snaps existentes se podría:

- Realizar mailings masivos a todos mis clientes, contactos, proveedores. - Consultar y actualizar gastos de empleados en Dynamics AX desde Excel

(Bidireccional). - Visualizar información desde word, excel, outlook, de tareas, agendas,

recordatorios, informes.

7. DESARROLLO DE LOS MODULOS

7.1 GESTIÓN DE SERVICIO: La gestión de servicios de Microsoft DynamicsTM NAV ayuda a que la organización responda a solicitudes del servicio de atención al cliente, organice recursos para obtener la mayor eficacia y aumente la satisfacción del cliente. La información perfectamente integrada puede ofrecer el conocimiento necesario para tomar decisiones rentables sobre los costes, los inventarios, las cargas de trabajo y las devoluciones financieras de la operación de servicio.

Características:

o Gestión de pedidos de servicio o Gestión de contratos y CLS o Planificación, previsión y distribución de trabajo y material. o Seguimiento de los artículos de servicio. o Históricos de artículos y componentes. o Gestión de precios. o Informes.

7.2 BUSINESS INTELLIGENCE (INTELIGENCIA DE NEGOCIO): Ofrece un conocimiento útil a toda la organización gracias al acceso a datos en tiempo real y a una amplia gama de herramientas analíticas y de creación de informes. Los empleados pueden tomar decisiones con confianza que ayuden a conseguir el éxito empresarial.

Características:

o Business Analytics o Vistas de información flexibles. o Integración con Microsoft Office. o Employee Portal. o Creación personalizada de informes. o Atributos de dimensión. o Cubos OLAP. o Vinculos de registros. o Open Database Connectivity (ODBC) o Entorno de desarrollo integrado (IDE)

7.3 VENTAS Y MARKETING : Prepara a los empleados de la organización para que administren eficazmente contactos, oportunidades y campañas mientras se crean relaciones de clientes que ayudan a dirigir las ventas y fomentan la fidelidad.

Características:

o Integración con Outlook. o Gestión de contactos. o Gestión de tareas. o Gestión de oportunidades. o Sincronización de datos. o Capacidades sin conexión. o Gestión de la campaña. o Análisis de ventas.

o Información en tiempo real. o Registro de interacción del cliente y administración de documentos. o Registro de correo electrónico en Microsoft Exchange Server.

7.4 DISTRIBUCIÓN

7.4.1 ALMACÉN: Ayuda a administrar bienes y espacio de una forma más eficaz, reducir costes y obtener el control sobre las operaciones de almacén. Gracias al acceso a datos de inventario exactos en tiempo real, los profesionales del almacén ahorran tiempo ubicando artículos o realizando inventarios físicos, los representantes pueden mantener niveles óptimos de stock a la vez que minimizan los costes de transporte.

Características:

o Gestión del almacén. o Picking y ubicación interna. o Compatibilidad con el sistema automatizado de captura de datos (ADCS) o Seguimiento de productos. o Coste de los productos. o Gestión del transportista. o Gestión de las devoluciones. o Recuento cíclico.

7.4.2 GESTIÓN DE INVENTARIO: Aumenta la eficacia operativa, mejorando el servicio de atención al cliente y reduciendo el inventario y los costes de distribución con la gestión de inventario en Microsoft Dynamics NAV.

Características:

o Coste del inventario. o Sistema automatizado de captura de datos (ADCS) o Activación de identificación por radiofrecuencia (RFID) o Procesamiento de pedidos. o Gestión de las devoluciones. o Seguimiento de productos. o Sustitución de productos. o Referencias cruzadas de productos. o Picking y ubicación interna. o Productos sin stock. o Múltiples localizaciones y centros de responsabilidad. o Transferencias de almacén.

o Unidades de almacenamiento. o Sistema de gestión de almacén. o Recuento cíclico. o Alertas de Negocio.

7.5 FABRICACIÓN: Aumenta la eficacia operativa y gestiona correctamente la fabricación incluidas las ordenes de producción, las listas de materiales, la planificación del suministro y la planificación de los requerimientos de capacidad. Los procesos flexibles y la información y cambios de última hora, así como beneficiarse de nuevas oportunidades comerciales que ayudarán a que el negocio se mantenga por delante de la competencia.

Características:

o Gestión de la producción. o Lista de materiales. o Planificación gráfica. o Compromiso de pedido. o Gestión de excepciones. o Planificación del suministro. o Previsión de la demanda. o Planificación manual. o Planificación de los requerimientos de capacidad. o Asignación de centros de máquinas. o Gestión del almacén y del inventario. o Coste de fabricación. o Sistema automatizado de captura de datos (ADCS)

7.6 PLANIFICACIÓN: Ayuda a satisfacer la demanda mientras se mejora la eficacia operativa ofreciendo conocimiento de la utilización y el coste de materiales mediante el proceso de fabricación. Gracias a las diversas opciones de planificación, el seguimiento y los mensajes de acción, puede seleccionar entre las opciones de compra o fabricación, implementar rápidamente esas decisiones, realizar cambios de última hora en el pedido y ofrecer excepciones satisfactorias para suministrar a los clientes lo que necesitan en el momento en que lo precisan.

Características:

o Disponibilidad exacta de productos. o Planificación en varias ubicaciones. o Planificación MRP. o Previsión de la demanda.

o Planificación manual. o Planificación de la producción gráfica. o Creación de informes de producción directa. o Planificación flexible. o Cambios de última hora.

o Seguimiento de productos. o Opciones de planificación flexibles.

7.7 GESTIÓN FINANCIERA

7.7.1 CONTABILIDAD: Optimiza los procesos contables y refuerza el control sobre las finanzas de la organización gracias a los datos integrados, el procesamiento inteligente de movimientos y unas capacidades analíticas y de creación de informes más eficaces que reducen el tiempo y el esfuerzo empleado en realizar las tareas de contabilidad, supervisar el rendimiento fiscal de la organización y satisfacer los requisitos legales y comerciales.

Características:

o Registros entre empresas. o Compatibilidad con XBRL. o Presupuestos detallados. o Dimensiones. o Previsiones de cuentas. o Movimientos automatizados. o Entorno flexible de varios usuarios. o Seguimiento de auditorias detallados. o Cambio en el registro. o Registro inteligente de movimientos. o Periodos contables flexibles. o Comercio exterior y gestión de divisas. o Funcionalidad de seguridad por registros.

7.7.2 ACTIVOS FIJOS: Mantiene registros completos de toda la información de activos en una estructura que tenga sentido para la empresa, esta solución totalmente integrada ofrece la posibilidad de registrar, realizar el seguimiento, amortizar y dar de baja de forma eficaz los activos de la empresa con un esfuerzo mínimo y una flexibilidad máxima. Así mismo, es posible automatizar los procedimientos contables.

Características:

o Seguimiento fácil y personalizable del activo. o Creación de informes y análisis eficaces. o Métodos de amortización personalizables. o Supervisión del coste de mantenimiento. o Manipulación de activos. o Datos integrados. o Revisión y análisis del activo. o Integración con los programas de Microsoft Office.

7.7.3 COBROS: Permite administrar a la perfección cuentas de clientes con límites de crédito y revisar fechas, definir criterios de selección y términos de pago considerando de forma individual a los clientes, iniciar y realizar un seguimiento de los prepagos y hacer coincidir los recibos con las facturas de forma automática para eliminar errores y mejorar la coherencia de los procesos.

Características:

o Procesamiento de cobros flexible. o Capacidades de prepago. o Ventas estándar. o Descuentos de facturas de ventas. o Gestión de cuentas a cobrar. o Tolerancias de pagos y descuento. o Proceso internacional de ventas. o Cálculos personalizados de IVA e impuestos de ventas.

7.7.4 PAGOS: Ofrecen al negocio servicios de gestión de caja optimizados y completos. La información exacta y oportuna sobre las oportunidades de flujo de caja y los descuentos ayuda a sacar el máximo partido de la fuerza de compra de la organización a la vez que los cálculos automatizados y la compatibilidad con los prepagos ayudan a mantener la eficacia. Gracias a una eficaz funcionalidad de cuentas a pagar, que incluye el registro de facturas entre empresas, o pagos que se ajusten a los términos del proveedor es posible reforzar relaciones comerciales críticas.

Características:

o Facturación de compras. o Distribución del coste de adquisición entre empresas. o Diarios periódicos. o Compatibilidad con varias divisas. o Compra estándar.

o Gestión de los pagos. o Gestión de cuentas del proveedor. o Creación de informes de los pagos. o Procesamiento de ventas, uso o impuesto sobre el valor añadido.

7.7.5 MULTIDIVISA: Se puede definir un número ilimitado de divisas, realizar el seguimiento de cambios de divisa, administrar cuentas enteras y crear informes acerca del estado financiero en la divisa que se elija.

Características:

o Definiciones de tasas de divisas. o Creación de informes en varias divisas. o Seguimiento de pérdidas y ganancias. o Seguimiento del cambio de divisa. o Gestión internacional de cuentas. o Transacciones y creación de informes entre empresas o Compatibilidad con los estándares.

8. SOLUCIÓN INTEGRADA DE SISTEMAS PARA LA EMPRESA

Microsoft Dynamics NAV es una solución integrada de administración empresarial flexible y personalizable diseñada para las medianas y pequeñas empresas que buscan una solución que les ayude a tomar decisiones empresariales con un alto nivel de confianza. Microsoft Dynamics NAV es una aplicación con la que se consigue simplificar los procesos Financieros, de Fabricación y Logística, así como de Relaciones con Clientes (CRM), de tal forma que contribuyen al éxito de la organización. Una herramienta sencilla, fácil de utilizar y personalizar. Microsoft Dynamic NAV se divide en módulos, para que se disponga exactamente de la funcionalidad que el negocio demanda, después se puede fácilmente expandir la solución a medida que crezcan las necesidades de la empresa. Esta es la razón por la cual existe una amplia funcionalidad para elegir. 8.1 ARQUITECTURA INFORMÁTICA SOFTWARE Y HARDWARE

Una arquitectura abierta y un entorno de desarrollo que gira en torno a los componentes hacen personalizar la configuración y que las modificaciones sean más fáciles. La arquitectura actual es de 3 capas, cada capa del sistema se encarga de proveer ciertos servicios: • CAPA DE BASE DE DATOS: se encarga de los servicios relacionados con la base de datos del sistema (guardado y recuperación de los datos). • CAPA DE APLICACIÓN: provee servicios de aplicación para el manejo de la lógica de las aplicaciones, permite la ejecución de diferentes procesos por los módulos del sistema

• CAPA DE CLIENTE: usa la misma interfaz que Microsoft Windows para las pantallas del sistema, con lo cual se gana tiempo en la familiarización de los usuarios con el entorno de Microsoft Dynamics NAV Tomando como base las Dynamics Tools, anteriormente conocidas como Microsoft Business Framework (MBF). El aislamiento del cliente, Dynamics NAV Client, con la lógica de la aplicación y los datos, permitirá que éste sea independiente, parecido a un explorador HTML. Y se integra a la perfección con otros productos y tecnologías de Microsoft incluidos Microsoft Windows Server 2003, Microsoft SQL ServerTM 2005, Microsoft Windows SharePoint Services, Microsoft Office SharePoint Server, Microsoft BizTalk Server y Windows LiveTM Local Search.

Cliente (Servidor de Base de Datos) Espacio en disco duro disponible: 250 MB (instalación completa incluye dos módulos de lenguaje) 110 MB (instalación mínima incluye dos módulos de lenguaje) RAM: 25 MB of RAM con seteo de cache por default.

Cliente (Microsoft SQL Server) Espacio en disco duro disponible: 250 MB (instalación completa incluye dos módulos de lenguaje) 110 MB (instalación mínima incluye dos módulos de lenguaje) 60 MB of RAM con seteo de cache por default.

Cliente instalación para un solo usuario Espacio en disco duro disponible:

250 MB (instalación completa incluye dos módulos de lenguaje)

Servidor de Base de Datos RAM:25 MB of RAM con seteo de cache por default. Network: WinSockets-compatible TCP/IP (usando protocolo TCP con Navision Server). NetBios- compatible LAN (usando protocolo NetB con Navision Server) Conexión de red LAN de 100 MBit/seg o más rápida.

CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES

Hoy en día los sistemas ERP's son muy importantes para el aumento de la Productividad, control y eficacia de las empresas. Con este estudio se ve la importancia de estos sistemas y como cubren las necesidades de una empresa.

Cada día son más las empresas de todo tipo que optan por un sistema ERP, no viendo este tipo de programas un lujo, sino una necesidad. Cada vez, más empresas se dan cuenta de la importancia de los sistemas y tecnologías de la información, siendo el impacto de estos sistemas cada vez más importante. Con estos sistemas se logran obtener ventajas competitivas respecto a la competencia, siempre y cuando estos hayan sido correctamente implantados.

Para poder seguir siendo competitivo en el mercado, las empresas deben seguir innovando y adaptarse a las nuevas situaciones. Las tecnologías de la información proporcionan herramientas que ayudan a estas innovaciones, mejoras de calidad y aumento de productividad que las empresas necesitan, siendo estos sistemas ERP una buena manera de conseguirlo.

Microsoft Dynamics NAV, es una solución para pequeñas y medianas empresas que integra los procesos de cada una de las áreas de la organización, en un solo sistema que permite el acceso y la manipulación de la información en una forma segura y confiable para cumplir los objetivos de la empresa de manera más eficiente.

Por su facilidad de uso Navision es un programa que sigue la metodología de Microsoft con el cual los usuarios están familiarizados a sus interfaces.

Como los demás productos de Microsoft, Dynamics NAV se ha concebido como una aplicación fácil de utilizar y adaptar en los múltiples ambientes de la organización, con interfaces amigables para el usuario, con el fin de que no sea ajena a ningún empleado del negocio.

La mayoría de los sistemas son de Microsoft por lo que considerar la opción de Navision seria una solución optima en la interacción con los programas de ofimática de Microsoft.

BIBLIOGRAFIA

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“Evaluate Microsoft Dynamics”, Microsoft En línea. (Agosto 20 de 2010). Disponibilidad http://www.microsoft.com/dynamics/purchase/editionsandlicensing.mspx

Ayanet. Consultoría integral. ¿Qué es Microsoft Dynamics Navision?. En línea. (2010). Disponibilidad http://www.microsoftdynamicszaragoza.es/Evolucion_Dynamics_NAV.aspx

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Microsoft. Microsoft Dynamics Nav. En línea. (Agosto 21 de 2010). Disponibilidad http://www.microsoft.com/spain/