Soporte técnico de equipos informáticos: Caso Almacén ...

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Soporte técnico de equipos informáticos: Caso Almacén municipal Alcaldía de Villavicencio (2019) Informe Final de Práctica Social, Empresarial o Solidaria Juan Hernando Roldan Rojas ID: 397364 Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ingenierías Programa de Ingeniería de Sistemas Villavicencio, 2020

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Soporte técnico de equipos informáticos: Caso Almacén municipal Alcaldía de

Villavicencio (2019)

Informe Final de Práctica Social, Empresarial o Solidaria

Juan Hernando Roldan Rojas

ID: 397364

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Ingenierías

Programa de Ingeniería de Sistemas

Villavicencio, 2020

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Soporte técnico de equipos informáticos: Caso Almacén municipal Alcaldía de

Villavicencio (2019)

Informe Final de Práctica Social, Empresarial o Solidaria

Juan Hernando Roldan Rojas

ID: 397364

Asesor Técnico

Piedad Chica Sosa

Ingeniera de Sistemas

Asesor Metodológico

Francy Yaneth Patiño Martínez

Ingeniera de Sistemas

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Ingenierías

Programa de Ingeniería de Sistemas

Villavicencio, 2020

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Agradecimientos

A la Alcaldía Municipal de Villavicencio (Meta), por proporcionar un espacio para la

aplicación de los conocimientos adquiridos durante el proceso formativo al interior del programa

de Ingeniería de Sistemas, en la Universidad Cooperativa de Colombia (sede Villavicencio).

A los tutores del programa de Ingeniería de Sistemas, por su apoyo incondicional durante

el proceso de formación.

A mis padres y familiares más cercanos por el esfuerzo económico y apoyo emocional

expresados durante estos años.

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Dedicatoria

A mis padres y familiares más cercanos por el esfuerzo económico y apoyo emocional

expresados durante estos años y que hoy culminan con la obtención de mi título profesional como

Ingeniero de Sistemas. A todos ellos, gracias infinitas

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Resumen

Prestar soporte técnico a los equipos informáticos del Almacén de la Alcaldía municipal de

Villavicencio (Meta). Para ello, se realizó un diagnóstico de las diferentes plataformas, equipos de

cómputo y demás recursos informáticos con que cuenta ésta unidad. Este diagnóstico se ejecutó

mediante la aplicación de una matriz de análisis, la cual fue contrastada con entrevistas a cada

usuario interno. Dentro de los hallazgos se encuentra que el Almacén municipal cuenta con 14

equipos informáticos, de los cuales tan solo 5 prestaban buen servicio, 7 funcionaban a media

marcha, situación que ponía en riesgo las informaciones allí contenidas, como también a sus

operadores, mientras los 2 equipos restantes se encontraban en total falla.

De acuerdo con el diagnóstico realizado a las diferentes plataformas y equipos de cómputo

con que dispone el Almacén, se logró el mantenimiento al software y hardware de los equipos,

además de ofrecer el cuadro de instrucciones para las plataformas con que cuenta ésta dependencia

y así garantizar agilidad en los procesos.

Palabras clave:

Plataformas informáticas, Gobierno local, Sistemas de información, Software, Hardware y

Gobierno en línea.

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Abstract

Provide technical support to the computer equipment of the warehouse of the Municipal

Town Hall of Villavicencio (Meta). For this, a diagnosis of the different platforms, computer

equipment and other computer resources was made. This diagnosis was carried out by applying an

analysis matrix, which was contrasted with interviews with each internal user. Among the findings,

the municipal Warehouse has 14 computer equipment, which only 5 provided good service, 7

operated in mid-gear, a situation that put the information contained therein at risk, as well as its

operators, while the 2 Remaining equipment was in total failure.

In accordance with the diagnosis made to the different platforms and computer equipment

available in the warehouse, maintenance of the equipment's software and hardware was achieved,

in addition to offering the instructions table for the platforms that this unit has and thus guarantee

agility in the processes.

Key words:

Computer Platforms, Local Government, Information Systems, Software, Hardware and

Online Government.

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Tabla de contenido

Introducción .............................................................................................................................. 11

1. Descripción y naturaleza de la organización ....................................................................... 12

1.1. Información de la empresa .......................................................................................... 12

1.2. Misión ........................................................................................................................ 12

1.3. Visión ......................................................................................................................... 13

1.4. Secretarías................................................................................................................... 13

1.5. Oficinas asesoras ......................................................................................................... 14

1.6. Directorios .................................................................................................................. 14

1.7. Órganos de control ...................................................................................................... 14

1.8. Organigrama ............................................................................................................... 14

2. Requerimiento de la organización ...................................................................................... 17

2.1 Funciones requeridas ....................................................................................................... 17

2.2 Requerimientos legales .................................................................................................... 17

2.3 Requerimientos técnicos .................................................................................................. 18

2.3 PCT Ltda. ........................................................................................................................ 18

3. Plan de Acción ................................................................................................................... 19

3.1. Objetivo General ......................................................................................................... 19

3.2. Objetivos Específicos .................................................................................................. 19

3.3. Cronograma ................................................................................................................ 19

4. Actividades Realizadas ...................................................................................................... 22

4.1 Identificación de plataformas, equipos de cómputo y demás recursos informáticos .......... 22

4.2 Consolidar el inventario ................................................................................................... 24

4.3 Confrontación de inventario ............................................................................................ 28

4.4 Análisis de datos e Informe técnico en la Matriz .............................................................. 29

4.5 Socialización de informe técnico ..................................................................................... 30

4.6 Reconfigurar y reestructurar los equipos .......................................................................... 30

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4.7 Capacitación de herramientas útiles para el Almacén municipal de Villavicencio ............ 33

5. Logros y lecciones aprendidas ............................................................................................ 34

6. Limitaciones, conclusiones y recomendaciones .................................................................. 35

Bibliografía ............................................................................................................................... 36

Anexos ...................................................................................................................................... 37

Anexo A Carta de aprobación de la Alcaldía de Villavicencio ............................................... 37

Anexo B Acta de inicialización de modalidad de grado ......................................................... 39

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Tabla de imágenes

Figura 1 Organigrama ALCALDÌA ........................................................................................... 16

Figura 2 Cronograma inicial en proyect ..................................................................................... 20

Figura 3 Cronograma final en proyect ....................................................................................... 21

Figura 4 Logo de PCT Ltda. ...................................................................................................... 23

Figura 5 Impresora del Almacén municipal ............................................................................... 25

Figura 6 Equipo sin tapa ............................................................................................................ 25

Figura 7 Equipo All In One COMPAQ ...................................................................................... 26

Figura 8 Foto de conexión del sistema de red ............................................................................ 27

Figura 9 Sistema de inventario del Almacén municipal ............................................................. 27

Figura 10 Informe detallado del estado actual de los equipos encontrados ................................. 28

Figura 11Matriz del proceso llevado acabo en el Almacén municipal ........................................ 29

Figura 12 Foto de socialización del análisis hecho a las instituciones ........ Error! Bookmark not

defined.

Figura 13 Diseño de canales para el Almacén municipal ........................................................... 31

Figura 14 Estado actual de los canales de comunicación del Almacén municipal ....................... 31

Figura 15 Estado equipo sin mantenimiento ................................ Error! Bookmark not defined.

Figura 16 Nuevo equipo para el Almacén (DC) ........................... Error! Bookmark not defined.

Figura 17 Equipo con tiempo de uso ya concluido ....................... Error! Bookmark not defined.

Figura 18 Equipo nuevo .............................................................. Error! Bookmark not defined.

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Lista de tablas

Tabla 1 Listado de cambios realizados en el Almacén municipal de Villavicencio ......... 32

Tabla 2 Proceso de errores y correcciones en el software ............................................... 33

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Introducción

El presente informe de pasantía, busca dar cuenta del acompañamiento en soporte técnico

de equipos informáticos adscritos al almacén de la Alcaldía de Villavicencio (Meta) durante el

período del 8 de Julio hasta el 1 de Noviembre del año 2019, por parte del estudiante Juan

Hernando Roldan Rojas, del Programa de Ingeniería de Sistemas, ofrecido por la Universidad

Cooperativa de Colombia sede Villavicencio. En él se detalla, la naturaleza de la organización,

funciones realizadas, así como las limitaciones, aprendizajes presentados durante el desarrollo de

la pasantía. Lo anterior, enmarcado dentro del cronograma de trabajo aprobado tanto por parte del

Jefe de almacén y el estudiante. Esto dentro del Convenio Marco de Cooperación Académica

suscrito entre la Alcaldía de Villavicencio y la Universidad Cooperativa de Colombia.

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1. Descripción y naturaleza de la organización

La Alcaldía de Villavicencio (Meta), es el sector administrativo encargado de ejecutar y

administrar los recursos del municipio, así como velar porque estos sean utilizados de acuerdo con

los fines consignados en el texto constitucional de 1991. Dentro de sus funciones destaca liderar

proyectos e iniciativas que ayuden a los habitantes a mejorar su calidad de vida y asegurar la paz

y convivencia ciudadana; además de establecer directrices para el trabajo articulado con la

comunidad. Esto bajo los principios de legalidad, igualdad, eficacia y eficiencia.

Dentro de su esquema organizativo, la Alcaldía cuenta con el Almacén municipal, cuya

labor principal es el manejo de los elementos físicos y tecnológicos pertenecientes al municipio,

para lo cual se generan registros de entrada, distribución y asignación a cada funcionario o entidad.

1.1. Información de la empresa

La Alcaldía, se encuentra ubicada en la dirección Calle 40 Nº 33 - 64 Centro. Villavicencio

- META / Colombia, la entidad cuenta con una página Web oficial adscrita como:

www.villavicencio.gov.co/

Ésta posee una oferta de servicios en el área tecnológica que busca facilitar el eficiente

desempeño de sus colaboradores utilizando para ello software sofisticado como ControlDoc, PCT,

SWIT entre otros. En cuanto a las necesidades del ciudadano la comunicación y demás procesos,

se realizan a través del respectivo website y su sistema PQRS. Con el fin de crear sus propias

soluciones y al mismo tiempo mantener informado a la ciudadanía sobre los recursos e inversiones

que hace el municipio.

1.2. Misión

“La Administración Municipal de "Unidos Podemos" del Municipio de Villavicencio

buscando que "lo público puede ser lo mejor", bajo un enfoque colectivo, integral y sistémico

enfocará su gestión para que el ente territorial sea responsable de garantizar el cumplimiento de

los fines esenciales de Estado Colombiano y los servicios a su cargo, consistentes en la promoción

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del desarrollo integral, la garantía de los derechos humanos y el fortalecimiento de la democracia

participativa y pluralista, que beneficie positivamente la calidad de vida de sus comunidades y las

sostenibilidad territorial.” (Alcaldía de Villavicencio, 2019)

1.3. Visión

“Villavicencio, Ciudad Segura y de Oportunidades" a inicios del año 2020...Será una

ciudad en consolidación y transformación hacia un modelo propio de ciudad sostenible y más

competitiva, enfocada a consolidad progresivamente sus indicadores de calidad de vida, bienestar

general y sostenibilidad territorial, con muestras serias de avance responsable sobre procesos de

cultura ciudadana de respeto, igualdad, convivencia y garantía de los derechos humanos para

todos.” (Alcaldía de Villavicencio, 2019)

1.4. Secretarías

1. Control Físico

2. Educación

3. Gobierno

4. Hacienda

5. Infraestructura

6. Planeación

7. Medio Ambiente

8. Salud

9. Desarrollo Institucional

10. Movilidad

11. Tecnologías de la Información y Comunicación TIC

12. Competitividad y Desarrollo

13. Gestión Social y Participación Ciudadana

14. Privada

15. De la Mujer

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1.5. Oficinas asesoras

1. Contratación

2. Control Interno

3. Jurídica

4. Control Disciplinario

5. Gestión del Riesgo

1.6. Directorios

1. Directorio Institucional

2. Directorio de Agremiaciones

3. Directorio de Emergencia

1.7. Órganos de control

1. Concejo

2. Contraloría Municipal de Villavicencio

3. Procuraduría Provincial Villavicencio

4. Personería Municipal de Villavicencio

5. Control Interno

1.8. Organigrama

La estructura organizacional de la Alcaldía de Villavicencio se describe desde los

componentes superiores en secuencia descendente. Comenzando por el Despacho del alcalde

ubicado en el piso 10 y dirigido por Wilmar Orlando Barbosa Rozo, apoyado por una Secretaría

privada, Francisco Jacobo Matus Díaz. En el piso 9 se encuentra la Secretaría de las Tecnologías

de la Información y Comunicación TIC a cargo de Fernando Cadena Bayona. También se cuentan

con las oficinas de Asesoría Jurídica y Alta Consejería para la Seguridad Ciudadana. Un nivel

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inferior se localiza la Secretaría de Desarrollo Institucional dirigida por Jenny Andrea Aguirre

Morales junto con La Dirección de Apoyo a la Gestión y de Personal, en el piso 7 la Secretaría de

Hacienda por Dolly Forero Gracia y Direcciones de Presupuesto y de Contabilidad. Piso 6 se

encuentra la Secretaría de Planeación por Nelson Rodríguez Ortiz, piso 5 Secretaría Local de Salud

la dirige Jorge Hernán Mojica Molinares, descendiendo al piso 4 la Secretaría de Educación

Dirigida por Beltrán Bohórquez Jorge Daniel. En el piso 3 se localiza la Secretaría de Gobierno y

Seguridad quien la lidera Zarate Hernández Alex junto con sus Direcciones de Seguridad y

Convivencia, Justicia, Sistemas Tecnológicos e Informáticos y Trámites y Servicios en Línea

donde actualmente orienta Saúl Eduardo Mora Amaya siendo el encargado de prácticas sociales,

empresariales o solidarias. En el piso 2 se ubica la Oficina de Contratación por Gonzales Jaramillo

Mauricio Andrés y descendiendo al piso 1 se encuentra La Dirección de Impuestos, Fiscalización,

Industria y Comercio, Cobro Coactivo y La oficina de asesoría de control interno. (Alcaldía de

Villavicencio, 2019)

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Figura 1 Organigrama ALCALDÌA

Fuente: Alcaldía de Villavicencio (2019)

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2. Requerimiento de la organización

2.1 Funciones requeridas

El Almacén municipal de Villavicencio solicita la integración a su equipo de trabajo de un

estudiante con amplios conocimientos en Ingeniería de Sistemas para ofrecer soporte técnico y

preventivo.

Dentro de las funciones a realizar están:

Favorecer las conexiones y servicios sistemáticos.

Inspeccionar equipos de cómputo para determinar su estado y diagnosticar razones

de las fallas.

Realizar mantenimiento de hardware y software de los equipos de cómputo.

Brindar información específica a usuarios sobre el uso de la plataforma que se

utilizan dentro del Almacén municipal.

Desarrollar un informe técnicos sobres plataformas, equipos de cómputo y demás

recursos informáticos.

Socialización de fallas en manejo de los equipos informáticos.

2.2 Requerimientos legales

La presente práctica se desarrolla dentro del Convenio de Cooperación Académica No 0483

firmado el 21 de abril de 2016, suscrito entre la Universidad Cooperativa de Colombia y el

Municipio de Villavicencio.

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2.3 Requerimientos técnicos

En el proceso de integración al grupo de trabajo del Almacén municipal se presentó la

necesidad de adquirir conocimientos específicos relacionados con el manejo del software de

facturación electrónica PCT ENTERPRISE.

2.3 PCT Ltda.

PCT ENTERPRISE Ltda. es un sistema informático elaborado para todo tipo de clientes

que laboran con movimientos financieros en las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería,

recursos físicos, contratación, rentas, facturación y cartera, metas y proyectos de salud.

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3. Plan de Acción

De acuerdo con lo definido con el componente de soporte técnico de la Alcaldía de

Villavicencio y evidenciado en la propuesta de modalidad de grado, se definieron un conjunto de

actividades y cronograma de trabajo para la realización de las mismas, esto con miras a cumplir

con los objetivos propuestos.

3.1. Objetivo General

Brindar soporte técnico de equipos informáticos: En el Almacén Municipal Alcaldía de

Villavicencio (2019) desde el 8 de Julio del 2019 hasta el 1 de noviembre del 2019.

3.2. Objetivos Específicos

Identificar las diferentes plataformas, equipos de cómputo y demás recursos

informáticos utilizados por el Almacén municipal Alcaldía de Villavicencio (2019).

Analizar de forma técnica las diferentes aplicaciones, equipos de cómputo y demás

recursos informáticos utilizados por el Almacén municipal Alcaldía de Villavicencio (2019), con

base en las informaciones entregadas por los operadores del mismo.

Elaborar informe técnico de las diferentes aplicaciones, equipos de cómputo y

demás recursos informáticos utilizados por el Almacén municipal Alcaldía de Villavicencio

(2019).

Socializar el informe técnico al personal relacionado a esta dependencia.

Reconfigurar y reestructurar los equipos de cómputo agilizando los procesos de la

unidad de Almacenamiento de la Alcaldía de Villavicencio (2019).

Capacitar al personal del Almacén municipal de la Alcaldía de Villavicencio (2019)

en el correcto uso del software y los demás recursos informáticos.

3.3. Cronograma

A continuación, se presenta el cronograma de actividades planteado inicialmente en el

formato de radicación de la propuesta de grado, las cuales se ejecutaron dentro de los tiempos

establecidos.

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Figura 2 Cronograma inicial en proyect

Sin embargo, durante el transcurso de las actividades se realizaron algunas modificaciones

en el cronograma, debido a que requerimientos de la dependencia los cuales generaros ajustes a

los tiempos inicialmente consignados en la propuesta de grado:

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Figura 3 Cronograma final en proyect

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4. Actividades Realizadas

En el desarrollo de la pasantía adelantada al interior del Almacén municipal de la

Alcaldía de Villavicencio, se desarrollaron las siguientes actividades:

4.1 Identificación de plataformas, equipos de cómputo y demás recursos

informáticos

De acuerdo con el cronograma de trabajo, la acción de identificación de plataformas,

equipos de cómputo y demás recursos informáticos se desarrolló durante la primera semana,

encontrándose 1 plataforma, 1 impresora, 1 escáner, 1 sistema de red y 10 computadores, cuyos

recursos se caracterizan por:

La Plataforma oficial de trabajo fue PCT Enterprise software que ofrecía una serie de

subsistemas los cuales eran:

Financiero

Recurso Físico

Comercial

Rentas

Web

Planeación

Jurídico

Talento Humano

Salud

Herramientas Administrativas

PCT Enterprise era la encargada de administrar la base de datos oficial de la Alcaldía de

Villavicencio siendo una herramienta que facilita la entrega de información oportuna, segura y

confiable para los usuarios. En los momentos de iniciar el manejo software se presentó que en más

no estaba conectado a la base de datos, también al buscar un usuario dentro del sistema daba por

resultado que no se concentraba registrados en la red.

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A la hora de incorporar un usuario, registrar sus datos básicos e iniciar la introducción de

la información se encontró que el sistema tenía un problema técnico porque, cuando se ingresaban

los datos de la segunda fila y al teclear “Enter” se saltaba a la primera fila por consecuencia muchas

veces se eliminaban datos ya registrados que por resultado terminarían dando unos datos

incompletos y erróneos.

Para la corrección del salto de fila fue necesario investigar las funciones básicas de otras

teclas confirmando su funcionamiento en este software llegando a establecer que para el proceso

de salto de fila se lograba con la tecla TAB logrando así agilizar el proceso de registro de

información de los usuarios del Almacén municipal de la Alcaldía de Villavicencio.

Figura 4 Logo de PCT Ltda.

Fuente: http://www.pctltda.com/web/index.html (2019)

También fue necesario adquirir conocimientos frente al manejo del software PCT,

información que se obtuvo de la página oficial de esta empresa en 2019, pero la cual no se

hallaba actualizada o presentaba vacíos para solventar las dudas de los usuarios.

Por otra parte, la impresora hp LaserJet P4015tn, con la que se contaba en el almacén

tiene un sistema de impresión láser de tóner un solo color con motores paso o paso en buen

estado, a nivel interno mostraba desgaste por uso, por otro lado, el escáner hp 7500 presenta en

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uno de los ejes que la tapa principal se encuentra rota. Además, existen 2 computadores de

procesador Intel Core i5 7 generación, con disco duro de 500 gb y 8 de RAM ddr3.

Los 2 computadores hp de procesador Intel Pentium presentaban falla total por

humedad interna en la board, razón por la cual los tenían en proceso de desecho. Los 5

computadores restantes de procesador Pentium inside, exponían fallas en el software básico tales

como activación del office, falta de tablas y pila de la placa base descargada.

La Computadora All In One COMPAQ presento sobrecalentamiento, incidiendo en la

acción de navegación en la web, además se modificó los parámetros de la tarjeta gráfica integrada

a la board, bajando gráficos. Adicional a esto la pila de la placa base se hallaba descargada.

El sistema de transferencia de datos mediante cable RJ45, presento fallas técnicas al no

tener buena comunicación entre puntos, por esta razón se aconsejó el cambio por canales de cables

de información para los equipos.

4.2 Consolidar el inventario

Durante el proceso de consolidar el inventario se dialogó con cada uno de los integrantes

del grupo de trabajo (Secretaría s, Almacenistas, ingenieros y encargados de archivo), esto con

miras a verificar las placas de inventario de los equipos asignados a su cargo. Encontrándose que

la relación equipo funcionario es correcta.

Al evaluar de forma técnica cada recurso informático se encontraron solo 5 en buen

estado, 7 con fallas en el software como instalación de licencias y en el hardware falta de las

tapas y los 2 restantes fuera de servicio.

Respecto a estos 5 primeros, 2 de estos son computadores de procesador Intel Core i5 7

generación de disco duro de 500 gb, 8 de RAM ddr3, mientras los 3 restantes son una impresora

hp LaserJet P4015tn, un escáner hp 7500 y el software pct.

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Figura 5 Impresora del Almacén municipal

Fuente: HP Customer Support - Software and Driver Downloads

Los otros 7 recursos son computadores que presentaban fallas con la pila interna,

licencias de software y tapas de la torre.

Figura 6 Equipo sin tapa

Nota: Elaboración propia

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Los dos últimos equipos ya no se encontraban en funcionamiento y por lo tanto

estaban en el proceso de dar de baja.

Ya identificado cada recurso y detallado los fallos, se contrasto dicho diagnostico con el

operador de cada equipo dando como resultado el reconocimiento efectivo al diagnóstico

previamente realizado.

Figura 7 Equipo All In One COMPAQ

Fuente: Elaboración propia

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Figura 8 Foto de conexión del sistema de red

Fuente: Elaboración propia

Figura 9 Sistema de inventario del Almacén municipal

Fuente: Elaboración propia

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4.3 Confrontación de inventario

Con relación al proceso de adquisición de información de los recursos informáticos el señor

Abelardo Rojas Parra, técnico operativo grado 5, era el encargado del manejo de esta información

(equipo-funcionario), sin embargo, la misma no se encontraba alojada en un sistema adecuado,

generando riesgos de perdida ante daños eventuales del equipo de cómputo que la contiene.

Figura 10 Informe detallado del estado actual de los equipos encontrados

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4.4 Análisis de datos e Informe técnico en la Matriz

Figura 11Matriz del proceso llevado acabo en el Almacén municipal

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4.5 Socialización de informe técnico

Fuente: Elaboración propia

Para el proceso de socialización se realizaron ampliaciones de información

atinente al estado actual de cada equipo y las necesidades de cada funcionario del Almacén

municipal de Villavicencio.

El informe técnico consignaba el estado actual de las diferentes aplicaciones, equipos de

cómputo y demás recursos informáticos utilizados por el Almacén Municipal de la Alcaldía de

Villavicencio (Meta), resaltando en el mismo que para el mantenimiento preventivo de los mismos

era necesario contar con los debidos permisos entregados por parte del ingeniero Diego Fernando

Bermeo González, encargado de administrar los recursos del almacén.

4.6 Reconfigurar y reestructurar los equipos

Gracias a la labor adelantada, a 2 de los de usuarios directos se les capacito y cambio

el equipo de trabajo, asignándoles equipos Intel Core i5 7 generación, lamentablemente no se logró

Figura 12 Foto de socialización del análisis hecho a las instituciones

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corrigen situaciones antes diagnósticas con respecto al sistema de seguridad de las conexiones de

red RJ45.

Figura 13 Diseño de canales para el Almacén municipal

Figura 14 Estado actual de los canales de comunicación del Almacén municipal

Fuente: Elaboración propia

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Tabla 1

Listado de cambios realizados en el Almacén municipal de Villavicencio

Antes Después

Figura 15 Estado equipo sin mantenimiento

Figura 16 Nuevo equipo para el Almacén

(DC)

Figura 17 Equipo con tiempo de uso ya

concluido

Figura 18 Equipo nuevo

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Tabla 2 Proceso de errores y correcciones en el software

ERROR DE PCT TIC

Dar clic en enter y saltarse a la

primera fila

Escribir texto y al culminar dar clic en

tab

Perdida de información por

inestabilidad de red

almacenar información paralelamente

Fuente: elaboración propia

4.7 Capacitación de herramientas útiles para el Almacén municipal de

Villavicencio

Se sugirió la adquisición de un lector de código de barras y QR, para agilizar el

proceso, la entrega digital y física de los archivos, materiales y recursos a almacenar, lo cual hace

necesario elaborar una ficha técnica de manejo de la herramienta.

Se cargó al repositorio 400 contratos generados durante el periodo comprendido

entre enero del 2017 hasta agosto de 2019.

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5. Logros y lecciones aprendidas

En el desarrollo de la práctica empresarial en el Almacén de la Alcaldía de Villavicencio

se favoreció el acercamiento y comprensión del manejo de inventarios mediante el uso de software

PCT. Lo cual, requirió del registro pormenorizado de cada elemento que ingresaba y salía del

almacén (marca, modelo, cantidades), de esta forma alimentar los registros ya almacenados. Lo

anterior, demandó de un acompañamiento efectivo en la entrega de soporte técnico a cada uno de

los funcionarios vinculados a esta dependencia, esto con miras a generar un sistema de información

ágil y actualizado. Para lo cual, se hizo uso de los conocimientos previos obtenidos en los cursos

de estadística y fundamentos de administración. Los requerimientos de información, en la mayoría

de casos eran con carácter de urgencia y demandados tanto por clientes internos como externos.

Con respecto, al adiestramiento en el uso del software, este se dio mediante un piloto, que exigía

contar con las licencias y passwords para usuarios autorizados, los cuales se ubicaban en el nivel

profesional y con el rol como jefes de área. El marco normativo al cual se ajusta el almacén son la

NTCGP 1000 (2004) y la ISO 9000 (2000).

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6. Limitaciones, conclusiones y recomendaciones

Según lo evaluado anteriormente, durante el proceso de desarrollo de pasantías se

determinó que:

No existe un acompañamiento efectivo por parte del jefe de soporte técnico de la Alcaldía

hacia los pasantes que prestan apoyo en soporte informático a las diferentes dependencias de este

ente gubernamental.

De igual forma, cabe resaltar la falta de contacto efectivo con los programadores del

software PTC, para atender asuntos relacionadas con permisos, licencias y capacitaciones, esto en

parte limitado por la austeridad en el gasto.

Con respecto al número de equipos asignados a la dependencia, con base en los resultados

obtenidos de la evaluación técnica, es deseable el cambio de estos, toda vez que la necesidad del

servicio requiere de equipos más ágiles y con conexión efectiva a la red de internet, para garantizar

la entrega de informaciones. Adicional a esto, el lector de código de barras y QR, deben integrarse

a los equipos de cómputo para el descargue de la información y su posterior alojamiento en los

equipos asignados a ésta dependencia.

Lo que sugiere, que, para mantenerlos actualizados, sea necesario realizar manteamientos

preventivos cada 3meses, dejando informe en la dependencia sobre el estado de los mismos. Este

insumo, garantiza futuras intervenciones con mayor eficacia.

Por último, es deseable por parte de la Universidad un acompañamiento más directo al

pasante y la verificación de los acuerdos pactados en el Convenio, esto con miras a garantizar la

aplicación efectiva de los conocimientos adquiriros en el aula al sector productivo donde se ubica

el pasante.

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Anexos

Anexo A Carta de aprobación de la Alcaldía de Villavicencio

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Anexo B Acta de inicialización de modalidad de grado

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