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Soporte técnico de equipos informáticos: Caso Almacén municipal Alcaldía de
Villavicencio (2019)
Informe Final de Práctica Social, Empresarial o Solidaria
Juan Hernando Roldan Rojas
ID: 397364
Universidad Cooperativa de Colombia
Facultad de Ingenierías
Programa de Ingeniería de Sistemas
Villavicencio, 2020
Soporte técnico de equipos informáticos: Caso Almacén municipal Alcaldía de
Villavicencio (2019)
Informe Final de Práctica Social, Empresarial o Solidaria
Juan Hernando Roldan Rojas
ID: 397364
Asesor Técnico
Piedad Chica Sosa
Ingeniera de Sistemas
Asesor Metodológico
Francy Yaneth Patiño Martínez
Ingeniera de Sistemas
Universidad Cooperativa de Colombia
Facultad de Ingenierías
Programa de Ingeniería de Sistemas
Villavicencio, 2020
Agradecimientos
A la Alcaldía Municipal de Villavicencio (Meta), por proporcionar un espacio para la
aplicación de los conocimientos adquiridos durante el proceso formativo al interior del programa
de Ingeniería de Sistemas, en la Universidad Cooperativa de Colombia (sede Villavicencio).
A los tutores del programa de Ingeniería de Sistemas, por su apoyo incondicional durante
el proceso de formación.
A mis padres y familiares más cercanos por el esfuerzo económico y apoyo emocional
expresados durante estos años.
Dedicatoria
A mis padres y familiares más cercanos por el esfuerzo económico y apoyo emocional
expresados durante estos años y que hoy culminan con la obtención de mi título profesional como
Ingeniero de Sistemas. A todos ellos, gracias infinitas
Resumen
Prestar soporte técnico a los equipos informáticos del Almacén de la Alcaldía municipal de
Villavicencio (Meta). Para ello, se realizó un diagnóstico de las diferentes plataformas, equipos de
cómputo y demás recursos informáticos con que cuenta ésta unidad. Este diagnóstico se ejecutó
mediante la aplicación de una matriz de análisis, la cual fue contrastada con entrevistas a cada
usuario interno. Dentro de los hallazgos se encuentra que el Almacén municipal cuenta con 14
equipos informáticos, de los cuales tan solo 5 prestaban buen servicio, 7 funcionaban a media
marcha, situación que ponía en riesgo las informaciones allí contenidas, como también a sus
operadores, mientras los 2 equipos restantes se encontraban en total falla.
De acuerdo con el diagnóstico realizado a las diferentes plataformas y equipos de cómputo
con que dispone el Almacén, se logró el mantenimiento al software y hardware de los equipos,
además de ofrecer el cuadro de instrucciones para las plataformas con que cuenta ésta dependencia
y así garantizar agilidad en los procesos.
Palabras clave:
Plataformas informáticas, Gobierno local, Sistemas de información, Software, Hardware y
Gobierno en línea.
Abstract
Provide technical support to the computer equipment of the warehouse of the Municipal
Town Hall of Villavicencio (Meta). For this, a diagnosis of the different platforms, computer
equipment and other computer resources was made. This diagnosis was carried out by applying an
analysis matrix, which was contrasted with interviews with each internal user. Among the findings,
the municipal Warehouse has 14 computer equipment, which only 5 provided good service, 7
operated in mid-gear, a situation that put the information contained therein at risk, as well as its
operators, while the 2 Remaining equipment was in total failure.
In accordance with the diagnosis made to the different platforms and computer equipment
available in the warehouse, maintenance of the equipment's software and hardware was achieved,
in addition to offering the instructions table for the platforms that this unit has and thus guarantee
agility in the processes.
Key words:
Computer Platforms, Local Government, Information Systems, Software, Hardware and
Online Government.
Tabla de contenido
Introducción .............................................................................................................................. 11
1. Descripción y naturaleza de la organización ....................................................................... 12
1.1. Información de la empresa .......................................................................................... 12
1.2. Misión ........................................................................................................................ 12
1.3. Visión ......................................................................................................................... 13
1.4. Secretarías................................................................................................................... 13
1.5. Oficinas asesoras ......................................................................................................... 14
1.6. Directorios .................................................................................................................. 14
1.7. Órganos de control ...................................................................................................... 14
1.8. Organigrama ............................................................................................................... 14
2. Requerimiento de la organización ...................................................................................... 17
2.1 Funciones requeridas ....................................................................................................... 17
2.2 Requerimientos legales .................................................................................................... 17
2.3 Requerimientos técnicos .................................................................................................. 18
2.3 PCT Ltda. ........................................................................................................................ 18
3. Plan de Acción ................................................................................................................... 19
3.1. Objetivo General ......................................................................................................... 19
3.2. Objetivos Específicos .................................................................................................. 19
3.3. Cronograma ................................................................................................................ 19
4. Actividades Realizadas ...................................................................................................... 22
4.1 Identificación de plataformas, equipos de cómputo y demás recursos informáticos .......... 22
4.2 Consolidar el inventario ................................................................................................... 24
4.3 Confrontación de inventario ............................................................................................ 28
4.4 Análisis de datos e Informe técnico en la Matriz .............................................................. 29
4.5 Socialización de informe técnico ..................................................................................... 30
4.6 Reconfigurar y reestructurar los equipos .......................................................................... 30
4.7 Capacitación de herramientas útiles para el Almacén municipal de Villavicencio ............ 33
5. Logros y lecciones aprendidas ............................................................................................ 34
6. Limitaciones, conclusiones y recomendaciones .................................................................. 35
Bibliografía ............................................................................................................................... 36
Anexos ...................................................................................................................................... 37
Anexo A Carta de aprobación de la Alcaldía de Villavicencio ............................................... 37
Anexo B Acta de inicialización de modalidad de grado ......................................................... 39
Tabla de imágenes
Figura 1 Organigrama ALCALDÌA ........................................................................................... 16
Figura 2 Cronograma inicial en proyect ..................................................................................... 20
Figura 3 Cronograma final en proyect ....................................................................................... 21
Figura 4 Logo de PCT Ltda. ...................................................................................................... 23
Figura 5 Impresora del Almacén municipal ............................................................................... 25
Figura 6 Equipo sin tapa ............................................................................................................ 25
Figura 7 Equipo All In One COMPAQ ...................................................................................... 26
Figura 8 Foto de conexión del sistema de red ............................................................................ 27
Figura 9 Sistema de inventario del Almacén municipal ............................................................. 27
Figura 10 Informe detallado del estado actual de los equipos encontrados ................................. 28
Figura 11Matriz del proceso llevado acabo en el Almacén municipal ........................................ 29
Figura 12 Foto de socialización del análisis hecho a las instituciones ........ Error! Bookmark not
defined.
Figura 13 Diseño de canales para el Almacén municipal ........................................................... 31
Figura 14 Estado actual de los canales de comunicación del Almacén municipal ....................... 31
Figura 15 Estado equipo sin mantenimiento ................................ Error! Bookmark not defined.
Figura 16 Nuevo equipo para el Almacén (DC) ........................... Error! Bookmark not defined.
Figura 17 Equipo con tiempo de uso ya concluido ....................... Error! Bookmark not defined.
Figura 18 Equipo nuevo .............................................................. Error! Bookmark not defined.
Lista de tablas
Tabla 1 Listado de cambios realizados en el Almacén municipal de Villavicencio ......... 32
Tabla 2 Proceso de errores y correcciones en el software ............................................... 33
Introducción
El presente informe de pasantía, busca dar cuenta del acompañamiento en soporte técnico
de equipos informáticos adscritos al almacén de la Alcaldía de Villavicencio (Meta) durante el
período del 8 de Julio hasta el 1 de Noviembre del año 2019, por parte del estudiante Juan
Hernando Roldan Rojas, del Programa de Ingeniería de Sistemas, ofrecido por la Universidad
Cooperativa de Colombia sede Villavicencio. En él se detalla, la naturaleza de la organización,
funciones realizadas, así como las limitaciones, aprendizajes presentados durante el desarrollo de
la pasantía. Lo anterior, enmarcado dentro del cronograma de trabajo aprobado tanto por parte del
Jefe de almacén y el estudiante. Esto dentro del Convenio Marco de Cooperación Académica
suscrito entre la Alcaldía de Villavicencio y la Universidad Cooperativa de Colombia.
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1. Descripción y naturaleza de la organización
La Alcaldía de Villavicencio (Meta), es el sector administrativo encargado de ejecutar y
administrar los recursos del municipio, así como velar porque estos sean utilizados de acuerdo con
los fines consignados en el texto constitucional de 1991. Dentro de sus funciones destaca liderar
proyectos e iniciativas que ayuden a los habitantes a mejorar su calidad de vida y asegurar la paz
y convivencia ciudadana; además de establecer directrices para el trabajo articulado con la
comunidad. Esto bajo los principios de legalidad, igualdad, eficacia y eficiencia.
Dentro de su esquema organizativo, la Alcaldía cuenta con el Almacén municipal, cuya
labor principal es el manejo de los elementos físicos y tecnológicos pertenecientes al municipio,
para lo cual se generan registros de entrada, distribución y asignación a cada funcionario o entidad.
1.1. Información de la empresa
La Alcaldía, se encuentra ubicada en la dirección Calle 40 Nº 33 - 64 Centro. Villavicencio
- META / Colombia, la entidad cuenta con una página Web oficial adscrita como:
www.villavicencio.gov.co/
Ésta posee una oferta de servicios en el área tecnológica que busca facilitar el eficiente
desempeño de sus colaboradores utilizando para ello software sofisticado como ControlDoc, PCT,
SWIT entre otros. En cuanto a las necesidades del ciudadano la comunicación y demás procesos,
se realizan a través del respectivo website y su sistema PQRS. Con el fin de crear sus propias
soluciones y al mismo tiempo mantener informado a la ciudadanía sobre los recursos e inversiones
que hace el municipio.
1.2. Misión
“La Administración Municipal de "Unidos Podemos" del Municipio de Villavicencio
buscando que "lo público puede ser lo mejor", bajo un enfoque colectivo, integral y sistémico
enfocará su gestión para que el ente territorial sea responsable de garantizar el cumplimiento de
los fines esenciales de Estado Colombiano y los servicios a su cargo, consistentes en la promoción
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del desarrollo integral, la garantía de los derechos humanos y el fortalecimiento de la democracia
participativa y pluralista, que beneficie positivamente la calidad de vida de sus comunidades y las
sostenibilidad territorial.” (Alcaldía de Villavicencio, 2019)
1.3. Visión
“Villavicencio, Ciudad Segura y de Oportunidades" a inicios del año 2020...Será una
ciudad en consolidación y transformación hacia un modelo propio de ciudad sostenible y más
competitiva, enfocada a consolidad progresivamente sus indicadores de calidad de vida, bienestar
general y sostenibilidad territorial, con muestras serias de avance responsable sobre procesos de
cultura ciudadana de respeto, igualdad, convivencia y garantía de los derechos humanos para
todos.” (Alcaldía de Villavicencio, 2019)
1.4. Secretarías
1. Control Físico
2. Educación
3. Gobierno
4. Hacienda
5. Infraestructura
6. Planeación
7. Medio Ambiente
8. Salud
9. Desarrollo Institucional
10. Movilidad
11. Tecnologías de la Información y Comunicación TIC
12. Competitividad y Desarrollo
13. Gestión Social y Participación Ciudadana
14. Privada
15. De la Mujer
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1.5. Oficinas asesoras
1. Contratación
2. Control Interno
3. Jurídica
4. Control Disciplinario
5. Gestión del Riesgo
1.6. Directorios
1. Directorio Institucional
2. Directorio de Agremiaciones
3. Directorio de Emergencia
1.7. Órganos de control
1. Concejo
2. Contraloría Municipal de Villavicencio
3. Procuraduría Provincial Villavicencio
4. Personería Municipal de Villavicencio
5. Control Interno
1.8. Organigrama
La estructura organizacional de la Alcaldía de Villavicencio se describe desde los
componentes superiores en secuencia descendente. Comenzando por el Despacho del alcalde
ubicado en el piso 10 y dirigido por Wilmar Orlando Barbosa Rozo, apoyado por una Secretaría
privada, Francisco Jacobo Matus Díaz. En el piso 9 se encuentra la Secretaría de las Tecnologías
de la Información y Comunicación TIC a cargo de Fernando Cadena Bayona. También se cuentan
con las oficinas de Asesoría Jurídica y Alta Consejería para la Seguridad Ciudadana. Un nivel
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inferior se localiza la Secretaría de Desarrollo Institucional dirigida por Jenny Andrea Aguirre
Morales junto con La Dirección de Apoyo a la Gestión y de Personal, en el piso 7 la Secretaría de
Hacienda por Dolly Forero Gracia y Direcciones de Presupuesto y de Contabilidad. Piso 6 se
encuentra la Secretaría de Planeación por Nelson Rodríguez Ortiz, piso 5 Secretaría Local de Salud
la dirige Jorge Hernán Mojica Molinares, descendiendo al piso 4 la Secretaría de Educación
Dirigida por Beltrán Bohórquez Jorge Daniel. En el piso 3 se localiza la Secretaría de Gobierno y
Seguridad quien la lidera Zarate Hernández Alex junto con sus Direcciones de Seguridad y
Convivencia, Justicia, Sistemas Tecnológicos e Informáticos y Trámites y Servicios en Línea
donde actualmente orienta Saúl Eduardo Mora Amaya siendo el encargado de prácticas sociales,
empresariales o solidarias. En el piso 2 se ubica la Oficina de Contratación por Gonzales Jaramillo
Mauricio Andrés y descendiendo al piso 1 se encuentra La Dirección de Impuestos, Fiscalización,
Industria y Comercio, Cobro Coactivo y La oficina de asesoría de control interno. (Alcaldía de
Villavicencio, 2019)
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Figura 1 Organigrama ALCALDÌA
Fuente: Alcaldía de Villavicencio (2019)
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2. Requerimiento de la organización
2.1 Funciones requeridas
El Almacén municipal de Villavicencio solicita la integración a su equipo de trabajo de un
estudiante con amplios conocimientos en Ingeniería de Sistemas para ofrecer soporte técnico y
preventivo.
Dentro de las funciones a realizar están:
Favorecer las conexiones y servicios sistemáticos.
Inspeccionar equipos de cómputo para determinar su estado y diagnosticar razones
de las fallas.
Realizar mantenimiento de hardware y software de los equipos de cómputo.
Brindar información específica a usuarios sobre el uso de la plataforma que se
utilizan dentro del Almacén municipal.
Desarrollar un informe técnicos sobres plataformas, equipos de cómputo y demás
recursos informáticos.
Socialización de fallas en manejo de los equipos informáticos.
2.2 Requerimientos legales
La presente práctica se desarrolla dentro del Convenio de Cooperación Académica No 0483
firmado el 21 de abril de 2016, suscrito entre la Universidad Cooperativa de Colombia y el
Municipio de Villavicencio.
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2.3 Requerimientos técnicos
En el proceso de integración al grupo de trabajo del Almacén municipal se presentó la
necesidad de adquirir conocimientos específicos relacionados con el manejo del software de
facturación electrónica PCT ENTERPRISE.
2.3 PCT Ltda.
PCT ENTERPRISE Ltda. es un sistema informático elaborado para todo tipo de clientes
que laboran con movimientos financieros en las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería,
recursos físicos, contratación, rentas, facturación y cartera, metas y proyectos de salud.
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3. Plan de Acción
De acuerdo con lo definido con el componente de soporte técnico de la Alcaldía de
Villavicencio y evidenciado en la propuesta de modalidad de grado, se definieron un conjunto de
actividades y cronograma de trabajo para la realización de las mismas, esto con miras a cumplir
con los objetivos propuestos.
3.1. Objetivo General
Brindar soporte técnico de equipos informáticos: En el Almacén Municipal Alcaldía de
Villavicencio (2019) desde el 8 de Julio del 2019 hasta el 1 de noviembre del 2019.
3.2. Objetivos Específicos
Identificar las diferentes plataformas, equipos de cómputo y demás recursos
informáticos utilizados por el Almacén municipal Alcaldía de Villavicencio (2019).
Analizar de forma técnica las diferentes aplicaciones, equipos de cómputo y demás
recursos informáticos utilizados por el Almacén municipal Alcaldía de Villavicencio (2019), con
base en las informaciones entregadas por los operadores del mismo.
Elaborar informe técnico de las diferentes aplicaciones, equipos de cómputo y
demás recursos informáticos utilizados por el Almacén municipal Alcaldía de Villavicencio
(2019).
Socializar el informe técnico al personal relacionado a esta dependencia.
Reconfigurar y reestructurar los equipos de cómputo agilizando los procesos de la
unidad de Almacenamiento de la Alcaldía de Villavicencio (2019).
Capacitar al personal del Almacén municipal de la Alcaldía de Villavicencio (2019)
en el correcto uso del software y los demás recursos informáticos.
3.3. Cronograma
A continuación, se presenta el cronograma de actividades planteado inicialmente en el
formato de radicación de la propuesta de grado, las cuales se ejecutaron dentro de los tiempos
establecidos.
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Figura 2 Cronograma inicial en proyect
Sin embargo, durante el transcurso de las actividades se realizaron algunas modificaciones
en el cronograma, debido a que requerimientos de la dependencia los cuales generaros ajustes a
los tiempos inicialmente consignados en la propuesta de grado:
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Figura 3 Cronograma final en proyect
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4. Actividades Realizadas
En el desarrollo de la pasantía adelantada al interior del Almacén municipal de la
Alcaldía de Villavicencio, se desarrollaron las siguientes actividades:
4.1 Identificación de plataformas, equipos de cómputo y demás recursos
informáticos
De acuerdo con el cronograma de trabajo, la acción de identificación de plataformas,
equipos de cómputo y demás recursos informáticos se desarrolló durante la primera semana,
encontrándose 1 plataforma, 1 impresora, 1 escáner, 1 sistema de red y 10 computadores, cuyos
recursos se caracterizan por:
La Plataforma oficial de trabajo fue PCT Enterprise software que ofrecía una serie de
subsistemas los cuales eran:
Financiero
Recurso Físico
Comercial
Rentas
Web
Planeación
Jurídico
Talento Humano
Salud
Herramientas Administrativas
PCT Enterprise era la encargada de administrar la base de datos oficial de la Alcaldía de
Villavicencio siendo una herramienta que facilita la entrega de información oportuna, segura y
confiable para los usuarios. En los momentos de iniciar el manejo software se presentó que en más
no estaba conectado a la base de datos, también al buscar un usuario dentro del sistema daba por
resultado que no se concentraba registrados en la red.
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A la hora de incorporar un usuario, registrar sus datos básicos e iniciar la introducción de
la información se encontró que el sistema tenía un problema técnico porque, cuando se ingresaban
los datos de la segunda fila y al teclear “Enter” se saltaba a la primera fila por consecuencia muchas
veces se eliminaban datos ya registrados que por resultado terminarían dando unos datos
incompletos y erróneos.
Para la corrección del salto de fila fue necesario investigar las funciones básicas de otras
teclas confirmando su funcionamiento en este software llegando a establecer que para el proceso
de salto de fila se lograba con la tecla TAB logrando así agilizar el proceso de registro de
información de los usuarios del Almacén municipal de la Alcaldía de Villavicencio.
Figura 4 Logo de PCT Ltda.
Fuente: http://www.pctltda.com/web/index.html (2019)
También fue necesario adquirir conocimientos frente al manejo del software PCT,
información que se obtuvo de la página oficial de esta empresa en 2019, pero la cual no se
hallaba actualizada o presentaba vacíos para solventar las dudas de los usuarios.
Por otra parte, la impresora hp LaserJet P4015tn, con la que se contaba en el almacén
tiene un sistema de impresión láser de tóner un solo color con motores paso o paso en buen
estado, a nivel interno mostraba desgaste por uso, por otro lado, el escáner hp 7500 presenta en
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uno de los ejes que la tapa principal se encuentra rota. Además, existen 2 computadores de
procesador Intel Core i5 7 generación, con disco duro de 500 gb y 8 de RAM ddr3.
Los 2 computadores hp de procesador Intel Pentium presentaban falla total por
humedad interna en la board, razón por la cual los tenían en proceso de desecho. Los 5
computadores restantes de procesador Pentium inside, exponían fallas en el software básico tales
como activación del office, falta de tablas y pila de la placa base descargada.
La Computadora All In One COMPAQ presento sobrecalentamiento, incidiendo en la
acción de navegación en la web, además se modificó los parámetros de la tarjeta gráfica integrada
a la board, bajando gráficos. Adicional a esto la pila de la placa base se hallaba descargada.
El sistema de transferencia de datos mediante cable RJ45, presento fallas técnicas al no
tener buena comunicación entre puntos, por esta razón se aconsejó el cambio por canales de cables
de información para los equipos.
4.2 Consolidar el inventario
Durante el proceso de consolidar el inventario se dialogó con cada uno de los integrantes
del grupo de trabajo (Secretaría s, Almacenistas, ingenieros y encargados de archivo), esto con
miras a verificar las placas de inventario de los equipos asignados a su cargo. Encontrándose que
la relación equipo funcionario es correcta.
Al evaluar de forma técnica cada recurso informático se encontraron solo 5 en buen
estado, 7 con fallas en el software como instalación de licencias y en el hardware falta de las
tapas y los 2 restantes fuera de servicio.
Respecto a estos 5 primeros, 2 de estos son computadores de procesador Intel Core i5 7
generación de disco duro de 500 gb, 8 de RAM ddr3, mientras los 3 restantes son una impresora
hp LaserJet P4015tn, un escáner hp 7500 y el software pct.
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Figura 5 Impresora del Almacén municipal
Fuente: HP Customer Support - Software and Driver Downloads
Los otros 7 recursos son computadores que presentaban fallas con la pila interna,
licencias de software y tapas de la torre.
Figura 6 Equipo sin tapa
Nota: Elaboración propia
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Los dos últimos equipos ya no se encontraban en funcionamiento y por lo tanto
estaban en el proceso de dar de baja.
Ya identificado cada recurso y detallado los fallos, se contrasto dicho diagnostico con el
operador de cada equipo dando como resultado el reconocimiento efectivo al diagnóstico
previamente realizado.
Figura 7 Equipo All In One COMPAQ
Fuente: Elaboración propia
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Figura 8 Foto de conexión del sistema de red
Fuente: Elaboración propia
Figura 9 Sistema de inventario del Almacén municipal
Fuente: Elaboración propia
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4.3 Confrontación de inventario
Con relación al proceso de adquisición de información de los recursos informáticos el señor
Abelardo Rojas Parra, técnico operativo grado 5, era el encargado del manejo de esta información
(equipo-funcionario), sin embargo, la misma no se encontraba alojada en un sistema adecuado,
generando riesgos de perdida ante daños eventuales del equipo de cómputo que la contiene.
Figura 10 Informe detallado del estado actual de los equipos encontrados
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4.4 Análisis de datos e Informe técnico en la Matriz
Figura 11Matriz del proceso llevado acabo en el Almacén municipal
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4.5 Socialización de informe técnico
Fuente: Elaboración propia
Para el proceso de socialización se realizaron ampliaciones de información
atinente al estado actual de cada equipo y las necesidades de cada funcionario del Almacén
municipal de Villavicencio.
El informe técnico consignaba el estado actual de las diferentes aplicaciones, equipos de
cómputo y demás recursos informáticos utilizados por el Almacén Municipal de la Alcaldía de
Villavicencio (Meta), resaltando en el mismo que para el mantenimiento preventivo de los mismos
era necesario contar con los debidos permisos entregados por parte del ingeniero Diego Fernando
Bermeo González, encargado de administrar los recursos del almacén.
4.6 Reconfigurar y reestructurar los equipos
Gracias a la labor adelantada, a 2 de los de usuarios directos se les capacito y cambio
el equipo de trabajo, asignándoles equipos Intel Core i5 7 generación, lamentablemente no se logró
Figura 12 Foto de socialización del análisis hecho a las instituciones
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corrigen situaciones antes diagnósticas con respecto al sistema de seguridad de las conexiones de
red RJ45.
Figura 13 Diseño de canales para el Almacén municipal
Figura 14 Estado actual de los canales de comunicación del Almacén municipal
Fuente: Elaboración propia
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Tabla 1
Listado de cambios realizados en el Almacén municipal de Villavicencio
Antes Después
Figura 15 Estado equipo sin mantenimiento
Figura 16 Nuevo equipo para el Almacén
(DC)
Figura 17 Equipo con tiempo de uso ya
concluido
Figura 18 Equipo nuevo
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Tabla 2 Proceso de errores y correcciones en el software
ERROR DE PCT TIC
Dar clic en enter y saltarse a la
primera fila
Escribir texto y al culminar dar clic en
tab
Perdida de información por
inestabilidad de red
almacenar información paralelamente
Fuente: elaboración propia
4.7 Capacitación de herramientas útiles para el Almacén municipal de
Villavicencio
Se sugirió la adquisición de un lector de código de barras y QR, para agilizar el
proceso, la entrega digital y física de los archivos, materiales y recursos a almacenar, lo cual hace
necesario elaborar una ficha técnica de manejo de la herramienta.
Se cargó al repositorio 400 contratos generados durante el periodo comprendido
entre enero del 2017 hasta agosto de 2019.
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5. Logros y lecciones aprendidas
En el desarrollo de la práctica empresarial en el Almacén de la Alcaldía de Villavicencio
se favoreció el acercamiento y comprensión del manejo de inventarios mediante el uso de software
PCT. Lo cual, requirió del registro pormenorizado de cada elemento que ingresaba y salía del
almacén (marca, modelo, cantidades), de esta forma alimentar los registros ya almacenados. Lo
anterior, demandó de un acompañamiento efectivo en la entrega de soporte técnico a cada uno de
los funcionarios vinculados a esta dependencia, esto con miras a generar un sistema de información
ágil y actualizado. Para lo cual, se hizo uso de los conocimientos previos obtenidos en los cursos
de estadística y fundamentos de administración. Los requerimientos de información, en la mayoría
de casos eran con carácter de urgencia y demandados tanto por clientes internos como externos.
Con respecto, al adiestramiento en el uso del software, este se dio mediante un piloto, que exigía
contar con las licencias y passwords para usuarios autorizados, los cuales se ubicaban en el nivel
profesional y con el rol como jefes de área. El marco normativo al cual se ajusta el almacén son la
NTCGP 1000 (2004) y la ISO 9000 (2000).
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6. Limitaciones, conclusiones y recomendaciones
Según lo evaluado anteriormente, durante el proceso de desarrollo de pasantías se
determinó que:
No existe un acompañamiento efectivo por parte del jefe de soporte técnico de la Alcaldía
hacia los pasantes que prestan apoyo en soporte informático a las diferentes dependencias de este
ente gubernamental.
De igual forma, cabe resaltar la falta de contacto efectivo con los programadores del
software PTC, para atender asuntos relacionadas con permisos, licencias y capacitaciones, esto en
parte limitado por la austeridad en el gasto.
Con respecto al número de equipos asignados a la dependencia, con base en los resultados
obtenidos de la evaluación técnica, es deseable el cambio de estos, toda vez que la necesidad del
servicio requiere de equipos más ágiles y con conexión efectiva a la red de internet, para garantizar
la entrega de informaciones. Adicional a esto, el lector de código de barras y QR, deben integrarse
a los equipos de cómputo para el descargue de la información y su posterior alojamiento en los
equipos asignados a ésta dependencia.
Lo que sugiere, que, para mantenerlos actualizados, sea necesario realizar manteamientos
preventivos cada 3meses, dejando informe en la dependencia sobre el estado de los mismos. Este
insumo, garantiza futuras intervenciones con mayor eficacia.
Por último, es deseable por parte de la Universidad un acompañamiento más directo al
pasante y la verificación de los acuerdos pactados en el Convenio, esto con miras a garantizar la
aplicación efectiva de los conocimientos adquiriros en el aula al sector productivo donde se ubica
el pasante.
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Bibliografía
Alcaldía de Villavicencio. (28 de 05 de 2019). Directorio Institucional. Obtenido
de Web Alcaldía de Villavicencio:
http://www.villavicencio.gov.co/NuestraAlcaldia/Paginas/Directorio-Institucional.aspx
Alcaldía de Villavicencio. (28 de 05 de 2019). Misión y Visión. Obtenido de Web
Alcaldía de Villavicencio:
http://www.villavicencio.gov.co/NuestraAlcaldia/Paginas/Mision-y-Vision.aspx
Hewlett Packard. (s.f). HP Customer Support - Software and Driver Downloads.
Obtenido de Hewlett Packard: https://support.hp.com/za-en/drivers/selfservice/hp-
laserjet-p4015-printer-series/3558793/model/3558881
Importancia del soporte tecnico en las empresas . (7 de 11 de 2019). Obtenido de
https://www.orientecomercialdigital.com/sitio/noticias_detalle.php?id=448
PCT ltda. (s.f.). Sistema de Información "PCT Enterprise". Obtenido de
Soluciones GRP: http://www.pctltda.com/web/nuestroproducto.html
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Anexos
Anexo A Carta de aprobación de la Alcaldía de Villavicencio
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Anexo B Acta de inicialización de modalidad de grado
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