FICHA: 1195645

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser

registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos

registros sean justificables deben soportarse con los documentos

pertinentes para cada una de ellasTodos los soportes contables deben

contener la siguiente información general:

• Nombre o razón social de la empresa que lo emite.• Nombre, número y fecha del comprobante.• Descripción del contenido del documento.• Firmas de los responsables de elaborar, revisar,

aprobar y contabilizar los comprobantes.

NEGOCIABLESSon los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos

se paga o se respalda una deuda

CHEQUE.Documento que extiende y entrega

una persona a otra para que esta pueda retirar una cantidad de dinero de los fondos que aquélla tiene en el banco

LA LETRA DE CAMBIO es un título de crédito de valor formal

y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado

1. Se coloca la fecha como siempre primero2. Se coloca la cantidad de dinero3. Se coloca quien es el beneficiario es decir a quien le debe la plata4. Se coloca la persona afectada, es decir la que tiene que pagar el dinero

PAGAREUn pagaré es un documento

contable que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiario o tenedor), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo

CONSIGNACIONES BANCARIASSon aquellos comprobantes expedidos por las entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a sus clientes.

No negociables Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable

Comprobante de ingreso Documento expedido por la empresa en donde trabajamos. con el que demostramos cuánto dinero Y inventarios recibimos cada mes.

Comprobante de contabilidad Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones contables hechas en la empresa.

InformativosSon aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial

LA COTIZACIÓN documento o información

que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable

SALIDA ALMACENComo diligenciar la entrada de almacén:1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía2. De que persona o empresa se recibe la mercancía3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

SOPORTES EXTERNOScomprobantes que soportan las transacciones, elaborados por terceros.

FACTURAS DE COMPRAS es un documento mercantil que

refleja toda la información de una operación de compfra Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

NOTA DÉBITOEs un comprobante que utiliza la empresa para cargar

en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como diligenciar la nota débito:1. Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se

elaboro el documento2. Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito3. Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito 4. Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

NOTA CRÉDITOCuando la empresa concede descuentos y

rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen

devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

Como diligenciar la nota crédito:1. Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito4. Y por ultimo se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

SOPORTES INTERNOSRecibo de caja menor

es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no

requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

como diligenciar el recibo de caja:1. Como a todo documento comercial se primero la fecha, la ciudad y

el numero del recibo2. Quien es la persona que entrega el ingreso3. La dirección de la persona que entrega el ingreso4. Se coloca la cantidad de dinero que ingresa5. El porque de esa entrega de dinero6. Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del

cheque girado

Comprobante de egresosoporte de contabilidad que respalda

el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un

cheque o efectivo Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para

el archivo consecutivoComo diligenciar el comprobante de egreso:1. Se coloca la fecha cuando se elabora el documento2. Se coloca un duplicado del cheque se giro para hacer el pago por cualquier concepto3. Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada4. Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo pero la mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.5. Se coloca firma del beneficiario6. Por ultimo se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.

LAS FACTURAS DE VENTA son soporte que sirve como constancia para el

vendedor y para el comprador de la operación realizada. Describe en ella lo que se ha comprado y

por ende vendido, y el precio pagado. En este caso el hecho descrito es la operación de compraventa.

Se deben consignar en ella los datos personales del comprador y del vendedor,

sus domicilios y direccion respecto a las cargas impositivas.

Se deben también dejar anotados los datos de los productos

o servicios vendidos (cantidad, descripción de los mismos para identificarlos, precio unitario y precio total).

También debe aclararse las condiciones de venta (si es al contado o a crédito, pagadero con cheque, en efectovo, con tarjera de crédito o débito, si es al por mayor o por menor).

Al emitir facturas el comerciante se obliga al pago de impuestos por el importe facturado.