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INFORME ACTIVIDADES GRUPO DE GESTION DOCUMNETAL

INFORME ACTIVIDADES GRUPO DE GESTION DOCUMNETAL

Organización de Archivos, Custodia y Envíos de Archivo Central.

• Contrato 411 de 2014 Custodia, Envíos y Organización de Archivos actualmente en curso:

Objeto: Prestar el servicio de organización de archivos del nivel central y regional y los servicios de traslado, deposito, custodia, consulta y envíos del archivo central de la Defensoría del Pueblo de conformidad con las especificaciones técnicas y la normatividad vigente que rige la materia.

Organización de Archivos Nivel Central

Se Organizo un total de 200 mts lineales, establecidos en el contrato a la fecha no hay mts disponibles para intervenir en el Nivel Central:

DependenciaMts Lineales Intervenidos

Delegada para la Orientación y Asesoría de la Victimas del Conflicto Armado.

40

Organización de documentos ubicados en el SAT, pertenecientes al proyecto tierra incógnita de la Defensoria del Pueblo

15

Organización de Archivos y procesos técnicos de la Regional Bogota Centro de Atención al Ciudadano CAC, de la Defensoria del Pueblo

42

Organización de Archivos y procesos técnicos de la Regional Bogota Centro de Atención al Ciudadano CAC, Victimas - de la Defensoria del Pueblo

20

Grupo de Contratacion 15

Subdireccion de Gestion del Talento Humano 30

Subdireccion Financiera - Pagaduria 20Despacho Vicedefensor 2Subdireccion Admindtrativa, Correspondencia, Regionales, Archivo

16

TOTAL ORGANIZACIÓN NIVEL CENTRAL 200

Valor Total de Contrato $384.649.000.oo Millones de Pesos

Organización de Archivos, Custodia y Envíos de Archivo Central.

• Contrato 411 de 2014 Custodia, Envíos y Organización de Archivos actualmente en curso:

Organización de Archivos Nivel Regional

Contractualmente se tiene estimado la intervención de un total de 200 mts lineales distribuidos así:

Actualmente el proceso de organización de archivos de Regionales se encuentra en ejecución.

DependenciaMts Lineales Intervenidos

Regional Meta 50

Regional Magdalena Medio 50

Regional Urabá 50

Regional Santander 50

TOTAL ORGANIZACIÓN NIVEL REGIONAL 200

Organización de Archivos, Custodia y Envíos de Archivo Central.

• Contrato 411 de 2014 Custodia, Envíos y Organización de Archivos actualmente en curso:

Custodia y Envíos de documentos del Archivo Central

Custodia de 5800 mts lineales para un total de 29.000 cajas referencia X200.

Prestamos y Envíos de Documentos Requeridos a razón de 70 X mes

Actualización y Aplicación de las Tablas de Retención Documental

.• Contrato 242 de 2014 Actualización de las TRD de la

Defensoria del Pueblo:

Las Tablas de Retención Documental de la entidad fueron aprobadas mediante Comité Interno de Archivo de fecha 19 de febrero de 2015

Actualmente las TRD se encuentran en el Archivo General de la Nación en Proceso de Revisión Técnica o Convalidación.

El Contratista Informática Documental SAS se encuentra realizando el proceso de capacitación de TRD, con la aplicación de las mismas en un (1) mts lineal de archivo de gestión.

El Objetivo es proporcionar a los funcionarios de la Defensoría del Pueblo las pautas que les permitan aplicar correctamente las Tablas de Retención Documental como un instrumento archivístico esencial para la normalización de la gestión documental en la entidad.

Enfatizar en la responsabilidad que cada funcionario tiene en el manejo de los documentos

Valor Total de Contrato $135.500.000.oo Millones de Pesos

TABLAS DE VALORACION DOUCMNETAL.

• Contrato 420 de 2013 Implementación del Sistema de Gestión Documental Automatizado:

El sistema de Gestión Documental Automatizado fue implementado y actualmente se encuentra en funcionamiento en Nivel Central y en las Regionales Bogotá, Cundinamarca, Atlántico, Antioquia, Bolívar, Boyacá, Risaralda, Quindío, Santander, Norte de Santander, Tolima y Valle.

Actualmente nos encontramos es proceso de actualización del Proyecto de Inversión por ajuste del presupuesto asignado inicialmente, para las fases III y IV correspondientes a 2015 y 2016, lo que permitirá ampliar la cobertura con nuevas licencias Laserfiche en once (11) regionales y la adquisición de los equipos necesarios para el funcionamiento del sistema.

Valor Total de Contrato $1.303.000.000.oo Millones de Pesos

El contrato fue Liquidado de común acuerdo entre las partes.

Proyecto de Inversión Implementación del Sistema de Gestión Documental (Laserfiche)

.• Contrato 142 de 2013 Elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la Defensoria del Pueblo:

Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas por comité interno de archivo de fecha 30 de agosto de 2013.

, fueron radicadas en el Archivo General de la Nación, para su evaluación técnica o convalidación, ante el Comité Evaluador de Documentos, el dia 18 de septiembre de 2013.

Actualmente las TVD se encuentran en proceso de revisión técnica o convalidación por parte del Archivo General de la Nación.

Valor Total de Contrato $505.000.000.oo Millones de Pesos