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Sistema Único de Información de Trámites - SUITMaterial de Capacitación Auto-dirigida

Acerca de éste materialAcerca de éste material

• Este material de capacitación ha sido preparado para uso de los Servidores Públicos que se van a desempeñar como usuarios Administradores del Sistema Único de Información de Trámites y Servicios - SUIT.

• El material ha sido diseñado para que Usted pueda realizar su aprendizaje de manera autónoma.

• Al terminar su autoestudio, Usted deberá resolver el cuestionario de 30 preguntas, lo que le permitirá validar sus conocimientos y solicitar las credenciales como Administrador del SUIT.

Se recomienda realizar las siguientes actividades de aprendizaje:

1. Hacer un primer recorrido por el material. – 30 minutos.2. Planificar 3 sesiones de auto estudio y evaluación para trabajar

con este material, considerando los temas a tratar. – 20 minutos.3. En la primera sesión haga énfasis en los conceptos y normas

aplicables al SUIT. – 60 minutos. 4. En la segunda sesión concéntrese en la funcionalidad del sistema

para administrar la información de los trámites y servicios; observe con detalle las imágenes del sistema. - 120 minutos.

5. En la tercera sesión elabore un cuestionario de 10 preguntas y pase a contestarlas; compruebe sus respuestas con los contenidos de este material. – 60 minutos.

Actividades de aprendizajeActividades de aprendizaje

Agenda Agenda

Definiciones y RequisitosDefiniciones y Requisitos

Administración del SUITAdministración del SUIT

Funcionalidad y UsoFuncionalidad y Uso

Sistema Único de Información de Trámites-SUITSistema Único de Información de Trámites-SUIT

El SUIT es una herramienta Web que permite inscribir y actualizar la información de trámites y servicios de las entidades en el Portal del Estado Colombiano – PEC. Creado por la Ley 962 de 2005.A cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.

Trámites y Servicios

SUITSUITRecuerde que el SUIT maneja información de los trámites y

servicios; otras soluciones tecnológicas soportan la ejecución de los trámites y servicios.

Soporte LegalSoporte Legal

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites yprocedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado.

Ley Número 962 de 2005 – Anti trámitesLey Número 962 de 2005 – Anti trámites

Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la ley.

Todo requisito deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, coordinado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Analice: los trámites están amparados por una normatividad, con fuerza de ley; esto los diferencia de los servicios.

Qué entidades deben registrar trámites y servicios en Qué entidades deben registrar trámites y servicios en el SUIT?el SUIT?

• Toda entidad y organismo de la Administración Pública del nivel central y descentralizado del orden nacional y territorial.

• Así mismo los entes autónomos, Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios de cualquier orden y naturaleza, y los particulares que desempeñen funciones administrativas.

EntidadesEntidades

EntidadesEntidades

Administración del SistemaAdministración del Sistema

AntesAntesAhoraAhora

La administración del SUIT se realizaba a través del

Portal del Estado Colombiano.

Administrador de contenidos del PEC

La administración del SUIT se independiza del Portal del Estado Colombiano, convirtiéndose en una nueva solución tecnológica. Portal del Estado

Colombiano

Portal del Estado Colombiano

Sistema Único de Información de Trámites

El PEC “hala” desde el SUIT los enlaces de la información de trámites y servicios que están almacenados en éste.

¿Qué es un Trámite?¿Qué es un Trámite?

Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para “adquirir un derecho o cumplir con una obligación” prevista o autorizada por la Ley.

El trámite se inicia cuando se activa a través de una petición o solicitud expresa, y termina (como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud.

¿ Qué es un Servicio?¿ Qué es un Servicio?

Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad.

Ejemplo de trámite: solicitud de cédula de ciudadanía por primera vez.Ejemplo de servicio: envío a domicilio de la cédula de ciudadanía.

Roles dentro de la Administración del SUITRoles dentro de la Administración del SUIT

Administrador de trámites de la

entidad

Servidor público de la entidad, encargado de inscribir y actualizar la información de los trámites y servicios que presta la entidad.

Aprobador de Trámites

Encargado, en el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, de aprobar para su publicación los trámites y servicios que cargan y actualizan los administradores de la entidad.

El Administrador de trámites de la entidad es responsable del usuario y la clave asignadas para acceder al SUIT.

Agenda Agenda




Ingresar como administrador de trámites y serviciosIngresar como administrador de trámites y servicios

Para acceder al Administrador de Trámites y Servicios se debe realizar el registro en el Sistema único de Información de Trámites, con el Usuario y Usuario y

ClaveClave asignado a la entidad.

www.suit.gobiernoenlinea.gov.cowww.suit.gobiernoenlinea.gov.co

URL de ingreso al Sistema de

Información de Trámites

Ingreso de Usuario y Contraseña

Información para los candidatos a Administradores

Opciones del Opciones del Administrador Administrador - SUIT- SUIT

Una vez registrado, Usted encontrará en el administrador las siguientes opciones del Menú de Herramientas:

• Tareas.• Entidades.• Trámites y Servicios.• Ayuda.• Salir.

Ubíquelas a la izquierda en la imagen siguiente.

Visualiza y ayuda a controlar el estado de las actividades.

Visualiza y ayuda a controlar el estado de las actividades.

Permite crear, editar y eliminar la información de la entidad.

Permite crear, editar y eliminar la información de la entidad.

Permite crear, editar o eliminar la información de un Trámite o Servicio.

Permite crear, editar o eliminar la información de un Trámite o Servicio. Información de soporte y ayudas para

el administrador.

Información de soporte y ayudas para el administrador.

Herramienta que permite salir del Administrador.

Herramienta que permite salir del Administrador.


Visualiza y ayuda a controlar el estado de las actividades que se desarrollan

al interior del SUIT.

Visualiza y ayuda a controlar el estado de las actividades que se desarrollan

al interior del SUIT.Vea la Herramienta de Tareas.

Familiarícese con los campos de ésta lista de tareas. Las acciones cambian dependiendo del estado en que se

encuentre el contenido.


Permite crear, editar o eliminar la información de la entidad: datos

básicos, sedes, horarios de atención…

Permite crear, editar o eliminar la información de la entidad: datos

básicos, sedes, horarios de atención…

Continúe con la Herramienta de Entidades.

Estos datos se presentan en el Portal del Estado Colombiano.

La actualización permanente de estos datos es muy importante para los ciudadanos.

La actualización permanente de estos datos es muy importante para los ciudadanos.

Las opciones de adicionar o borrar se usan una vez digitados o visualizados los datos. Las URL o direcciones de Internet deben ser verificadas antes de

ingresarlas.

Los canales de atención permiten que el ciudadano se comunique directamente con la entidad; básicamente son

líneas telefónicas y cuentas de correo electrónico.

Los canales de atención permiten que el ciudadano se comunique directamente con la entidad; básicamente son

líneas telefónicas y cuentas de correo electrónico.

A través de éste enlace se puede acceder al formulario de Quejas y Reclamos

A través de éste enlace se puede acceder al formulario de Quejas y Reclamos

Se agregan tantos puntos de atención como sean necesarios.La asociación de temas incluye perfiles, temas relacionados con el perfil y

subtemas.


Estudie la Herramienta de Trámites y Servicios, el núcleo del Sistema.

Creación de un Trámite o ServicioCreación de un Trámite o Servicio

Permite crear, editar o eliminar la información de un Trámite o Servicio. Observe los botones que se presentan.

Permite crear, editar o eliminar la información de un Trámite o Servicio. Observe los botones que se presentan.

Opciones de la hoja de vida del trámite (pestañas)

Información general del trámite o servicio:Para cargar o actualizar información general, como nombre del trámite, tipo de trámite, descripción del trámite, y tipo de medio

electrónico que se utiliza para realizarlo.

ContinúaFamiliarícese con los campos y las listas desplegables.

Perfiles, audiencias temas y subtemas nuevos. Aplica para trámites nuevos y existentes.

Perfiles, audiencias temas y subtemas nuevos. Aplica para trámites nuevos y existentes.

PerfilesPerfiles

AudienciasAudiencias

Temas y subtemasTemas y subtemas

La nueva versión del Sistema Único de Información de Trámites permite clasificar el trámite o el servicio de acuerdo con la taxonomía del Portal del Estado Colombiano, permitiendo mayor facilidad de búsqueda para el visitante.

Nuevo perfil

Observe que se puede definir la realización de los trámites: en cualquier fecha, en períodos determinados y periódicamente.

Continúa

La lista desplegable toma la información del campo “Observaciones”, de la sección de

Requisitos

La lista desplegable toma la información del campo “Observaciones”, de la sección de

Requisitos

Familiarícese con los campos y las listas desplegables.

Continuación de la pestaña Pasos y Requisitos

Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada uno se agrega con éste botón, luego de lo cual se

muestra en la parte inferior de esta sección.

Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada uno se agrega con éste botón, luego de lo cual se

muestra en la parte inferior de esta sección.

Cuando el valor es variable depende de las condiciones especificadas; los botones Adicionar y

Retirar agregan o eliminan la información asociada al pago variable y a la(s) condicione(s) definidas.

Cuando el valor es variable depende de las condiciones especificadas; los botones Adicionar y

Retirar agregan o eliminan la información asociada al pago variable y a la(s) condicione(s) definidas.

Especificación de la condición, por ejemplo, “un salario mínimo diario legal por cada día de mora”. Es un campo informativo, no se utiliza

para cálculos.

Especificación de la condición, por ejemplo, “un salario mínimo diario legal por cada día de mora”. Es un campo informativo, no se utiliza

para cálculos.

En ésta casilla se van relacionando las condiciones que quedan asociadas al pago

cuando éste es variable.

En ésta casilla se van relacionando las condiciones que quedan asociadas al pago

cuando éste es variable.

Valor asociado a la condición. No se utiliza para cálculos.

Valor asociado a la condición. No se utiliza para cálculos.

Parámetros acerca de la respuesta del trámiteParámetros acerca de la respuesta del trámite

Se debe registrar la norma que respalda el trámite.Se debe registrar la norma que respalda el trámite.

Es esta sección se indica la interdependencia entre trámites.

Es esta sección se indica la interdependencia entre trámites.

En este formulario se encuentran los datos del administrador vigente en el Departamento Administrativo de la Función Pública, responsable de la verificación ingresada al sistema por parte de la entidad usuario. No es necesario tomar ninguna acción en esta pantalla.

La información de un trámite registrado no queda publicada inmediatamente en el SUIT ni en el Portal del Estado Colombiano;una vez el aprobador de trámites del DAFP verifica y aprueba el trámite, se vera reflejado en el PEC. Las modificaciones a la información de los trámites publicados también deben pasar por la revisión del aprobador de trámites.

En general, la información del trámite registrado pasa por una serie de estados que se muestran a continuación:

Pendiente de Edición

Estados de publicación Estados de publicación

• Pendiente de Edición: ePendiente de Edición: el administrador de trámites solicita la l administrador de trámites solicita la aprobación para iniciar la modificación de la información del trámite (ya aprobación para iniciar la modificación de la información del trámite (ya creado en el sistema), la cual no es pública aún.creado en el sistema), la cual no es pública aún.

• En Edición: En Edición: la información está siendo modificada por el administrador la información está siendo modificada por el administrador de trámites de la entidad. En este estado la información aún de trámites de la entidad. En este estado la información aún NONO ha sido ha sido publicada en el sitio de consulta del portal.publicada en el sitio de consulta del portal.

• Pendiente de Aprobación:Pendiente de Aprobación: la información es enviada por el la información es enviada por el administrador de trámites a revisión por parte del aprobador de trámites administrador de trámites a revisión por parte del aprobador de trámites antes de su publicación.antes de su publicación.

• En Corrección:En Corrección: el administrador de trámites realiza los cambios l administrador de trámites realiza los cambios solicitados por el aprobador de trámites sobre la información enviada solicitados por el aprobador de trámites sobre la información enviada para su revisión, la cual aún NO es pública.para su revisión, la cual aún NO es pública.

• Pendiente dePendiente de Actualización: Actualización: el administrador de trámites solicita la el administrador de trámites solicita la aprobación para iniciar la modificación de la información del trámite, la aprobación para iniciar la modificación de la información del trámite, la cual ya es pública.cual ya es pública.

• En Actualización:En Actualización: el administrador de trámites está modificando la el administrador de trámites está modificando la información del trámite que ya se encuentra publicado en el sitio de información del trámite que ya se encuentra publicado en el sitio de consulta del portal.consulta del portal.


• Inscrito: la información del trámite editada, actualizada y/o corregida, una vez aprobada se publica en el sitio de consulta del portal - PEC.

• Desactivado: la información pública del trámite, es archivada de tal forma que deja de ser visible a los usuarios del sitio de consulta.


Los trámites y servicios que la Entidad inscriba o actualice en el SUIT, deben quedar en estado “Pendiente de aprobación” para que el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP, ingrese y valide la información del trámite.

Aprobador de trámites y ServiciosDepartamento Administrativo de la Función Pública

DAFP

Administrador

Entidad

Búsqueda por orden alfabético

Búsqueda por criterios


Permite descargar el manual del SUIT.Permite descargar el manual del SUIT.

Herramienta de Ayuda.

Se recomienda guardar el manual en el disco duro de su PC u otra unidad de almacenamiento; así lo podrá consultar más rápidamente o imprimirlo si lo desea.

Agenda Agenda




• En cada Entidad existe un administrador de trámites y servicios del SUIT, quien es el responsable de cargar y mantener actualizada la información.

•La información que se publica en el SUIT llega al ciudadano por dos canales: el primero es la interfaz de usuario del SUIT, es decir, el sitio Web www.suit.gobiernoenlinea.gov.co; en el segundo el ciudadano tiene acceso a la información a través del PEC www.gobiernoenlinea.gov.co.

• Las consecuencias de no actualizar la información que se publica en el SUIT relacionada con su entidad son: Consecuencias a nivel de imagen para la entidad. Consecuencias legales para la entidad en general.

Se encarga de:

• Registrar la información de los trámites que preste la entidad. • Registrar la información de los servicios que preste la entidad• Actualizar los enlaces directos a la página WEB de la entidad.

Maneja 7 estados que son:

1. En Edición2. En Corrección3. Pendiente por Aprobación4. Publicada5. Pendiente Actualización6. En Actualización 7. Desactivar

Se encarga de:

Revisar para su aprobación los trámites y/o servicios que envía el Administrador de Trámites de la entidad; éste aprobador de trámites es definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

Maneja 3 estados que son: 1.Para Publicar2.Corregir y Complementar3.Desactivar

Roles en el SUITRoles en el SUIT

En la gráfica siguiente se ilustran los roles asignados como parte de la funcionalidad del SUIT y la relación entre éste sistema y el Portal del Estado Colombiano - PEC.

Observe que se trata de dos soluciones tecnológicas:

SUIT, con acceso restringido para los administradores y aprobadores de la información de las entidades, de trámites y servicios.

PEC, que canaliza los requerimientos acerca de información de las entidades del Estado, incorporando mecanismos de participación para crear y compartir información relacionada, relevante.

ENTIDAD PÚBLICA DAFP

ENTIDAD PÚBLICA

Administrador de Trámites

Aprobador de Trámites

Administrador de Contenidos

CENTRO DE CONTACTOCIUDADANO

Información compartida

PORTAL DEL ESTADO COLOMBIANO

CARGA Y ACTUALIZACIÓN

DE INFORMACIÓN

REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS CONTENIDOS A

PUBLICAR.

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PAdCCENTRO

DE DATOS

REVISIÓN Y APROBACIÓN DE

TRAMITES Y SERVICIOS

Que sigue para las entidades…Que sigue para las entidades…

Inscribir y actualizar permanentemente Inscribir y actualizar permanentemente la información de sus trámites y la información de sus trámites y servicios.servicios.

Desarrollar trámites y servicios en línea.Desarrollar trámites y servicios en línea.

Trámites y Servicios

SUITSUIT

PreguntasPreguntas

Puede dirigir sus preguntas acerca de éste material o del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT:

1. Centro de Contacto Ciudadano – Soporte de Primer Nivel:Línea gratuita nacional: 01 8000 95 [email protected]

2. Soporte de Segundo Nivel:Conmutador: 637 3766Tel.: 700 9399 [email protected]

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