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REV.: 3 FECHA DE EMISION: SEP/08 HOJA: 1 DE: 7

AREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

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SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES DELPARQUE VEHICULAR

6. ANEXOS 5Anexo 1. Diagrama de flujo 6Anexo 2. FP.SG-1/0/6 Vale para suministro de combustiblesrv,,;:-:,,::,,!.,,:,:,:~.~:-7~~~~

lubricantes GARANTIA DE CALIDADDOCUMENTO VERifICADO Y

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APROBADO POR: ING. MARIO BALLESTEROS AxfC#tY"7:l?/~ ~-----

íNDICE PÁGINA

1. OBJETIVO Y ALCANCE1.1 . Objetivo1.2. Alcance

222

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES2.1. Notaciones2.2. Definiciones

222

3. DESARROLLO3.1. Determinación del paquete de tarjetas3.2. Contratación del servicio de suministro de tarjetas de

gasolina3.3. Administración del contrato3.4. Asignación de tarjetas3.5. Consumo de gasolina3.6. Actualización de parámetros3.7. Suministro de gasolina a vehículos sin tarjeta3.8. Suministro de lubricantes

23

3333444

4. RESPONSABILIDADES4.1. Del Gerente de Recursos Materiales4.2. Del Jefe del Departamento de Servicios Generales4.3. De los funcionarios con vehículo asignado

4455

5. REFERENCIAS 5

FECHA: SEP/2008

FECHA: SEP/2008

I

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES

REV.: 3AREA: DEPARTAMENTO DE SERIVICIOS GENERALES N°.: P.SG-6

A SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DEL PARQUEVEHICULAR

b) El suministro de combustible se hará mediante el uso de tarjetas electrónicas con chip, en

las estaciones de suministro que se encuentres afiliadas ~I prestador de servicios contratado

para tal fin.

FECHA DE EMISION:SEPTIEMBRE/2008

HOJA: 2DE: 7

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1. OBJETIVO Y ALCANCE.

1.1 OBJETIVO.

Proveer de gasolina Magna Sin, así como de lubricantes al parque vehicular delININ.

1.2 ALCANCE.

Aplicará solamente a los vehículos oficiales, propiedad del ININ.

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

2.1. NOTACIONES.RM Gerencia de Recursos Materiales

SG Departamento de Servicios Generales

ATO Áreas Técnicas de Operación

NIP Número de Identificación Personal

2.2. DEFINICIONES.

N/A

3. DESARROLLO.

a) El anexo 1 del presente procedimiento, corresponde al diagrama de flujo del proceso a seguir

para la consecución del servicio.

e) Únicamente se deberá de cargar gasolina Magna Sin, salvo los casos específicos que

se lleguen a dar y estén plenamente justificados se hará uso de gasolina Premiun .

/

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESAREA: DEPARTAMENTO DE SERIVICIOS GENERALES REV.: 3

~ SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DEL PARQUEVEHICULAR

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FECHA DE EMISION:SEPTIEMBRE/2008

HOJA: 3DE: 7

3.1. Determinación del paquete de tarjetas:

El SG, entregará la lista de vehículos institucionales a la RM que serán provistos de una

tarjeta electrónica para consumo de gasolina.

3.2. Contratación del servicio de suministro de tarjetas de gasolina:I

La RM, será la responsable de hacer la contratación del Servicio de suministro de gasolina

mediante el uso de tarjetas electrónicas con chip.

3.3. Administración del contrato:

La RM, administrará el contrato de servicios con el prestador adjudicado para brindar este

servicio, las tareas de administración son las siguientes:

a) Actualización de parámetros.

b) Descarga de facturación del servicio.

c) Solicitud de pago del consumo realizado.

3.4. Asignación de tarjetas:

3.4.1. Los funcionarios de las Áreas Técnicas y Operativas, con vehículo asignado recibirán

por parte de la RM, la hoja de datos que contiene el plástico, instructivo de uso y NIP,

correspondiente a los vehículos antes referidos; acusando recepción de la misma.

3.4.2. Los vehículos para prestación de servicios generales y de apoyo, serán entregados al

momento de su préstamo con la tarjeta de gasolina y con saldo suficiente para su

comisión de trabajo de acuerdo con la solicitud de vehículo correspondiente

3.5. Consumo de gasolina:

Las ATO, harán uso de las tarjetas para suministro de gasolina, de acuerdo con el

instructivo entregado y en las estaciones de servicio, cumpliendo con lo siguiente:

Sólo se podrá hacer uso para suministro de combustible.

Asegurar que la tarjeta tenga saldo disponible antes de acudir a una estación de servicio

autorizada, mediante el control que lleve de sus consumos (voucher).

Verificar que el operador de la estación, registre el kilometraje que indique el odómetro

del vehículo, antes del suministro de gasolina.

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INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES

REV.: 3AREA: DEPARTAMENTO DE SERIVICIOS GENERALES

r-. SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DEL PARQUEVEHICULAR

FECHA DE EMISION:SEPTIEMBRE/200B

HOJA: 4DE: 7

d) No incluir la compra de lubricantes en la facturación de gasolina, la compra de

lubricantes y aditivos así como de cualquier otro insumo para el vehículo será

únicamente mediante reembolso.

e) Deberán de conservar los comprobantes de consumo que emite la terminal al momento

de la carga de combustible y deberán de remitir a la RM cada tres meses el paquete de

comprobantes que ampara dicho periodo, estos podrán ser auditados en cualquier

momento.

3.6. Actualización de parámetros:

La RM, asignará una cantidad específica para cada vehículo, importe que será

automáticamente reasignado el primer día de cada mes, los montos no serán acumulables.

Cuando la cantidad asignada, para el uso del vehículo, resulte insuficiente, el funcionario

con el vehículo a su cargo deberá solicitar al gerente de la GRM, por escrito, justificando el

,r-'\ motivo y consignando la nueva cantidad y el periodo que la requiere y entregar tarjeta para

actualizar los parámetros. Al término del periodo solicitado, deberá acudir a la GRM,

llevando nuevamente la tarjeta, para la actualización a los valores originales.

3.7.

3.8.

JAIAH!IADI

'ALIDAD1 N 1 N

4. RESPONSABILIDADES.4.1. Del Gerente de Recursos Materiales:

Suministro de gasolina a vehículos sin tarjeta:

Los vehículos que por su uso no salgan del Centro Nuclear, cargarán gasolina en el Área de

Transportes, mediante "vale de combustible y lubricantes" marcado como Anexo 2.

Suministro de lubricantes:

Los vehículos que requieran aceite para el motor, deberán hacerlo en las estaciones de

servicio; solicitando la factura correspondiente, para que le sea reintegrada la cantidad

pagada mediante reembolso que tramite la RM. La factura entregada para su pago, deberá

contener los datos del vehículo, la comisión de trabajo y deberá ser firmada por el

funcionario que tenga asignado el vehículo.

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INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESAREA: DEPARTAMENTO DE SERIVICIOS GENERALES N°.: P.SG-6 REV.: 3

»<. SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DEL PARQUEVEHICULAR

FECHA DE EMISION:SEPTIEMBRE/2008

HOJA: 5DE: 7

4.1.1. Dar a conocer el procedimiento.

4.1.2. Vigilar la aplicación del procedimiento.

4.1.3. Administrar el contrato con el proveedor del servicio.

4.2. Del Jefe de Departamento de Servicios Generales:

4.2.1. Asegurar la dotación de gasolina y combustible para los vehículos que no cuentan

con una tarjeta.

4.3. De los funcionarios con vehículo asignado:

4.3.1. Asegurar que los usuarios de los vehículos a su cargo, cumplan con lo establecido en

este procedimiento, para el suministro de gasolina y lubricantes.

4.3.2. Llevar el control de los consumos de los vehículos a su cargo.

4.3.3. Solicitar actualizaciones de parámetros de tarjetas de gasolina.

5. REFERENCIAS.5.1. P.SGC.DG-21 Rev. 14 "Elaboración de procedimientos e instrucciones" ININ, ago/2007

6. ANEXOS.Anexo 1

Anexo 2

Diagrama de Flujo.

FP.SG-1/0/6 Vale para suministro de combustibles y lubricantes.

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INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES

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a:u.

AREA: DEPARTAMENTO DE SERIVICIOS GENERALES N°.: P.SG-6 REV.: 3

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DEL PARQUE FECHA DE EMISION: HOJA: 6VEHICULAR SEPTI EMBRE/2008 DE: 7

ANEXO 1

PERSONAL DE ÁREAS T~CNICA5 y OPERATIVAS GERENTE DE RECURSOS MlTERIAlES JEFE DEl DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES RECURSOS FINANCIEROS

( INICIO )I

l Define paquete detarjetas

J¡

l Bases de licitación J-,1,

rContrata servicio1

: Administra contrato IJ

I Entrega tarjetas I1 l Trámite de pago J

I Consumo de Icombustible

'r$.> l Reporte de Jkilometraje

NO

tSolicitud de Jampliación

I .1Autoriza solicitud I~I

1I Actualiza /-

oarámetros

0I Suministro de Ilubricantes

JI Compra lubricantes :

.1 Autoriza I'1

'"I Tramita reembolso J rProcesa reembolso 1'1

II Recupera $ 1 1 Reembolsa1

1

GAlA N~lA SIICAL D l. ~ ~/

FIN11 ., ."IftlR

l

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESAREA: DEPARTAMENTO DE SERIVICIOS GENERALES N°.: P.SG-6 REV.: 3

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DEL PARQUE FECHA DE EMISION: HOJA: 7VEHICULAR SEPTIEMBRE/2008 DE: 7

ANEXO 2

VALE PARA:SUM!N!$TRO DE COMBUSTiBLES Y LU8RiCA~JTES

1·52 0.6PROYECTO: __ ~ FOLIO No:: __ ' _FECHA : -,-- __ PLACAS : No. Ec. : _

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