SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD …...NACIONAL DE SALUD BOGOTA, D. C. MARZO DE 2016 COFL02...

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE SEGUIMIENTO AL ARCHIVO DE GESTION DE LAS DEPENDENCIAS DE LA SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD

BOGOTA, D. C. MARZO DE 2016


Informe de Seguimiento de la Oficina de Control Interno, sobre el Archivo de

Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud

Durante el periodo comprendido entre el 10 de Febrero y 10 de Marzo de 2015, la Oficina

de Control Interno realizó visita a las áreas de la Entidad, con la participación de

funcionarios de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional,

cuya finalidad es evaluar el archivo de gestión de la Entidad y si a ello hubiere lugar,

presentar recomendaciones al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud

sobre el particular.

A continuación, se relacionan las observaciones formuladas a las dependencias que fueron

visitadas en seguimiento realizado en Febrero de 2015, la situación actual que se refleja a

Febrero 2016, en cada una de ellas, y se relaciona la situación actual de las demás

dependencias, que en el momento del primer seguimiento no presentaron novedad alguna

1. SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIÓN AL USUARIO

SITUACION ACTUAL (FEBRERO DE 2015) SITUACION ACTUAL (FEBRERO DE 2016)

Esta Delegada, a raíz de la recepción de PQR´s que estaban en cabeza de otras dependencias, no ha podido aplicar sus propias TRD, toda vez que no se han actualizado hasta la fecha del presente informe. Todos los traslados recibidos, siguen conservando su TRD original.

Se envió comunicación al Grupo de Gestión Documental, a raíz de la nueva Resolución de PQRD, 321 del 28 Enero de 2016, la que reglamenta el derecho petición al interior de la Entidad. Hubo que hacer reajuste en las TRD con la nueva categorización de la Resolución. Se envió ajuste a la propuesta que se va a enviar al AGN. En la actualidad se utilizan las TRD, aprobadas del 2013.

Esta observación se mantiene, toda vez, que al momento de la visita no se les había asignado nuevo mobiliario para proceder a despejar pasillos y puestos de trabajo, donde actualmente se encuentra el gran volumen de cajas y carpetas

En la actualidad la Superintendencia Delegada para Protección al Usuario cuenta con un archivador localizado en el piso 6, con capacidad de 12 estantes y otro archivador localizado en el piso 7 con capacidad de 46.5 estantes, por lo cual, ya no tiene dificultades de espacio para almacenaje. Se evidencia mediante NURC 3 -2015-024421 del 4/12/2015.

De igual manera, se observa, la acumulación de otras cajas que corresponden a los documentos que se entregan a la Superintendencia Delegada y que ingresan mediante radicación del Grupo de Correspondencia y el Centro de Atención al Ciudadano que presta sus servicios en el primer piso del Edificio Sede de la Entidad, documentos que corresponden a las peticiones de los usuarios y que también necesitan de un depósito adecuado para su almacenamiento y custodia.


Se observan 107 cajas almacenadas en el archivador del séptimo, asignado a la dependencia, corresponden a PQR y proceden de Supervisión Institucional. Vigencia 2009-2010-2011. En la actualidad se comenzará a hacer el proceso de intervención, toda vez, que fueron regresadas de People Contact. En la actualidad la implementación de las TRD 2013, se llevan a las cajas intervenidas hasta mayo 2015. Se hizo transferencia de 217 cajas al Grupo de Gestión Documental NURC 3-2016-002570 del ,11/02/2016, correspondiente a PQRD 2014.

Otros aspectos considerados en el presente Seguimiento:

En la actualidad, se implementan las TRD vigentes, hasta que salga el acto administrativo

que incluya los requerimientos solicitados y que están contenidos en la Resolución 321

del 28 Enero de 2016.

Se asignaron dos (2) contratistas para la intervención del archivo. En promedio diario se

reciben 400 documentos.

El 4 de Febrero de 2016 se solicitó a Recursos Físicos cambio de guardas del Archivador

por seguridad, ya que la cerradura de la puerta del archivador está defectuosa, actividad

que se encuentra pendiente por parte del Grupo de Recursos Físicos, la cual se recomienda

atender con prontitud.

Se tienen tres funcionarios de planta asignados para el manejo del Archivo para control y

entrega de documentos, dos secretarias y un técnico Administrativo.

Se lleva registro de inventario de los archivos de Gestión en el formulario FUID (GDFT11),

el cual se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión/ Proceso Administración de la

Gestión Documental, se evidencia que se encuentra actualizado a la fecha.

Adicionalmente, se tiene asignado un espacio de Archivo en el primer piso del Centro de

Atención al Ciudadano, en el que se guardan contenido material de difusión.


Material Fotográfico Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario

De todo lo anterior se puede concluir que ha existido mejora en los archivos de la

Superintendencia Delegada, quien ha atendido las recomendaciones de la Oficina de

Control Interno.


2. SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL Y DE

CONCILIACIÓN


En la actualidad, está en pruebas funcionales el software ‘’SJC’’, en el cual se van a generar las notificaciones, las constancias y los autos y fallos. Esto va a permitir a la dependencia los reportes en estadística a tiempo real.

Para el 15 de Febrero de 2.016 se encontraba programada la primera prueba, en la cual intervienen un representante de: OTI, Jurisdiccional, Conciliación. El software (SJC) fue recibido formalmente por la Superintendencia, del Contratista. Previamente se crearon todos los usuarios. El software, permite automatizar los procesos que en el presente realizan 3 o 4 funcionarios manualmente, mayor celeridad, a los procesos jurisdiccionales, uso de las TIC.

Se pudo observar, que la dependencia tiene tres (3) muebles de estantería nuevos, en los cuales se almacena parte de las glosas, procesos que se están notificando y procesos en términos.

Esta observación se mantiene, si bien es cierto, que los gabinetes ayudaron a almacenar los expedientes de procesos, la capacidad se encuentra al límite y depende de la cantidad de procesos a notificar.

Debido a la gran cantidad de expedientes y documentos, de esta dependencia, se asignaron (3) tres gabinetes para almacenar procesos, los cuales están distribuidos de la siguiente manera: -(200) procesos en términos que se encuentran en proceso, -(200) procesos en constancia ejecutoria, -(200) procesos para notificar y procesos de glosas de facturación que se están foliando por una Auxiliar de la Dependencia.

La dependencia cuenta con un (1) archivador rodante de varios cuerpos localizado en el pasillo del sexto piso, asignado a esta Superintendencia Delegada, se encuentra bien organizado, de fácil consulta, tiene diez (10) estantes que agrupan un total de ciento veinte (120) cajas todas de Jurisdiccional y otra parte del Archivador, se comparte con Conciliación. El archivo de los documentos está organizado por número consecutivo de cajas con expedientes con constancia ejecutoria, casos cerrados y casos juzgados.

Esta observación se mantiene, el Archivador se comparte con Conciliación y es de la misma capacidad. En la actualidad se encuentran agrupadas un total, de (200) cajas de procesos, todas de Jurisdiccional, las cuales, están a la espera de entregar al Grupo de Gestión Documental, mientras se realiza, un inventario interno de la información para el cuadro de seguimiento de procesos que están archivados y la fecha en que se cerró el expediente. El archivo de los documentos está organizado por número consecutivo de cajas con expedientes con constancia ejecutoria, casos cerrados y casos juzgados.


Para el 20 de Febrero, se tenía previsto realizar la entrega de manera formal, al Grupo de Gestión Documental, ya que, se cumplieron los términos que exige la tabla de retención documental, actividad que aún se encuentra pendiente a la fecha del presente informe y que se recomienda agilizar. En la vigencia 2015 se archivaron 1250 expedientes.

La Dependencia cuenta con un (1) Archivador Rodante de dos (2) cuerpos disponibles, un (1) Archivador Rodante en Bodega, en los cuales se almacenan expedientes que están cerrados y expedientes sustanciados con fecha de audiencia. Además, cuenta, con un (1) gabinete asignado para guardar en custodia expedientes que están en sustentación para los profesionales como son las actas de conciliación que se generan con ocasión de las audiencias. Cabe aclarar, que tanto los archivadores como los gabinetes se encuentran copados en su totalidad. La falta de estantería, que era evidente en la dependencia y que ocasionaba la acumulación de expedientes se pudo mitigar mediante la asignación de tres (3) gabinetes y una (1) estantería.

Se han cambiado, los archivadores: (1) Archivador localizado al pie del puesto de trabajo. Propio. Rodante de (2) cuerpos. ‘(1) Archivador rodante que se encuentra en el pasillo. Propio. (4) cuerpos, (2) caras, (6) pisos. ‘(2) Archivadores, compartidos con Jurisdiccional. Se asignó un funcionario de Colvatel para el apoyo del archivo. -Se hizo el inventario en el mes de Marzo 2015, de todas las cajas (expedientes de solicitudes de conciliación) se clasificaron por año, que se tenían, desde el 2009-2010-2011-2012-2013-2014-2015. Se entregó a Archivo Central. -De 2009-12= se enviaron 60 cajas a Archivo Central. En Dic – 2015 a Gestión Documental. -De 2013= 30 cajas perfiladas, para Archivo Central, falta organizarlas por el histórico del NURC, se espera enviarlas a fines de febrero 2015. En febrero del 2015, se tenían previstas, realizar 7 jornadas de conciliación, En julio se duplicaron a 14 jornadas durante el año. En cada jornada de conciliación se están manejando un volumen de 350 expedientes. En el 2016 se tienen proyectado 14 Jornadas de conciliación. Se ha realizado solicitud de archivadores, pero no se tienen disponibilidad en la Entidad. La papelería se guarda en los escritorios para optimizar espacio.


El Grupo de Gestión Documental, asignó 4 archivadores a Jurisdiccional, 3 archivadores a Conciliación, que aumentan la capacidad de almacenamiento de la Dependencia, mediante NURC 3-2015-007025 del 22/04/2015


Se observan en visita efectuada por el Profesional designado por la Oficina de Control

Interno, cajas en el pasillo, que corresponden a desgloses de procesos; y permanecen

temporalmente, toda vez, que son documentos anexados en las solicitudes de Conciliación

y son pruebas dentro del proceso, por lo cual, el ciudadano las solicita una vez concluido el

mismo.

Actualmente se tienen definidos responsables del manejo y organización del archivo de

gestión, los cuales quedaron en cabeza de las Secretarias tanto de la Delegada como de

cada Grupo, con un apoyo adicional.

Es preciso indicar, que el Grupo de Gestión Documental, asignó a la Superintendencia

Delegada como apoyo en la Gestión Documental, un contratista para la Dependencia de

Conciliación y otro contratista más para la dependencia de Jurisdiccional.

Se evidencia que en la Dependencia de Jurisdiccional se lleva registro de inventario de los

archivos de Gestión en el formulario FUID (GDFT11), el cual se encuentra en el Sistema

Integrado de Gestión Proceso Administración de la Gestión Documental.

Desde Enero de 2015, para las jornadas de Conciliación, con base en la Circular 030 de

Septiembre 13 de 2013 suscrita conjuntamente entre el MinSalud y la Supersalud, se

verifica, en el portal SISPRO (Aplicativo del Ministerio de Salud y protección Social al que

tiene acceso la Superintendencia Nacional de Salud) y se hace el requerimiento por oficio

a las Entidades responsables del pago, aspecto este que tiene incidencia directa en el

aumento de documentos que debe manejar la Superintendencia Delegada, ya que ante los

compromisos adquiridos, la Institución incrementó las Jornadas de Conciliación,

estableciendo para la vigencia 2.016 catorce (14), lo que lleva a que los soportes de las

solicitudes de conciliación, aportados por convocantes o convocados, hagan que se

incremente notoriamente el archivo de gestión de esta dependencia.


Material Fotográfico Jurisdiccional

Material Fotográfico Conciliación


A pesar que la Alta Dirección de la Institución ha procurado suministrar herramientas que

permitan una debida organización del archivo de gestión de esta Superintendencia

Delegada Para la Función Jurisdiccional y de Conciliación , el incremento de la labor

misional ha llevado a que actualmente la dependencia visita, presente niveles elevados de

documentación sin organización; por lo que la respetuosa recomendación de la Oficina de

Control Interno es que se optimice el uso de herramienta tecnológica adquirida por esta

dependencia, que lleve a que pueda utilizarse para digitalización de expedientes, en

procura de una mejor organización de los documentos que hacen parte tanto de la Función

Jurisdiccional como la de Conciliación, y que permita lograr mejora en la toma de decisiones

en las dos funciones a cargo de la Superdelegada (Jurisdiccional y de Conciliación); con el

apoyo de la Oficina de Tecnologías de la Información, lo cual va de la mano con

instrucciones emitidas por el Gobierno Nacional a través de Gobierno en Línea.

Adicionalmente, teniendo en cuenta que de las visitas realizadas esta es una de las dos (2)

dependencias que presenta criticidad en la organización de sus archivos, se recomienda,

en la medida que se cuente con presupuesto o recursos humanos por parte del Grupo de

Gestión Documental adscrito a Secretaría General; se pueda brindar un mayor apoyo, en

procura de lograr un mejor estado de los archivos de esta dependencia.


3. SUPERINTENDENTE DELEGADA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.


Debido a la enorme recepción de expedientes (Informes de Auditorías), Se pudo observar en una sección de la dependencia, que limita con la ventana la gran acumulación de cajas en el piso, estas corresponden al Archivo de Gestión en el cual, se organiza el reparto diario. Cabe aclarar, que esta área se vio afectada por la remisión de 7.000 expedientes que llegaron a la dependencia en Agosto 2014, los cuales se agruparon en esta sección por falta de espacio en los archivadores.

En la sección que limita con la ventana, en la actualidad no se encuentran las mencionadas cajas, las cuales se trasladaron al archivo de gestión. Se asignaron nuevos archivadores, mediante NURC 3-2015-012517 del 24/06/2016. En total la dependencia cuenta con dos archivadores localizados en el piso 6 y un archivador más en el piso 7. Se realizó solicitud de arreglo del Archivador a Recursos Físicos, toda vez, que la puerta de acceso a los archivadores no cierra, no tiene llave, la única seguridad es el sello de vigilancia puesto en la noche y quitado en la mañana, durante el día permanece abierto. Como se evidencia en correo enviado el 25 de Noviembre de 2.015 haciendo la solicitud.. Si se corre toda la secuencia de módulos se puede abrir sin llaves. Se observa un cumulo se cajas en el pasillo de la dependencia, el cual corresponde al Archivo próximo para hacer transferencia al archivo central. Se tiene programado con el Grupo de Gestión Documental realizar entrega de 300 cajas, que corresponde a transferencias, están a la espera de organización. foliación, que está en el pasillo y rincón de la dependencia visitada.

De conformidad, con la observación realizada en la dependencia, se mantienen los mismos archivadores.

Se asignaron nuevos archivadores, mediante NURC 3-2015-012517 del 24/06/2016. En total la dependencia cuenta con dos archivadores localizados en el piso 6 y un archivador más en el piso 7, los cuales tienen capacidad total de 1416 cajas. En las fotos que se acompañan se evidencia que los archivadores asignados están llenos, sin embargo, como se puede observar, el volumen de archivo que estos permiten, es bastante alto, por lo cual la recomendación es que pueda realizarse el trabajo pertinente, que permita hacer transferencias al archivo central, generando con ello espacios que permitan generar espacios para poder organizar en debida forma el archivo de gestión de esta dependencia, si es del caso, con el apoyo del Grupo de Gestión Documental, si este cuenta con presupuesto o recurso humano que lo permita o implementar lo pertinente, con el personal de la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, con la debida asesoría y seguimiento por parte del mencionado Grupo, lo cual, salvo mejor concepto en contrario, resulta urgente.


Se pudo observar la abundante acumulación de expedientes y cajas en el pasillo que comunica al archivador, se pudo comprobar, que esta acumulación se debe a (588) expedientes, los cuales necesitan organización en orden cronológico y de esa manera poder realizar las transferencias a el Archivo Central. Es preciso indicar que esta acumulación es creciente debido al faltante de cajas, carpetas e insumos en general para realizar la organización; según lo expuesto por los funcionarios de la Superdelegada.

Ya se entregaron las carpetas, las cajas, se tienen 7.000 carpetas para arreglar. El insumo llego en Diciembre de 2015. Se está organizando de acuerdo a las TRD del 2013, para lo cual se cuenta con los siguientes funcionarios: Se tiene una funcionaria encargada, de Carrera Administrativa Técnico 01 y en Plan de contingencia (2) auxiliares Administrativas Grado 13. Se tienen un total de 6700 expedientes para ser transferidos. De lo anterior se evidencia que la recomendación de organización de expedientes, pero al igual de lo expuesto en el ítem anterior, ahora ya con cifra exacta (6.700 Expedientes para ser transferidos), se recomienda implementar las acciones pertinentes, en procura de lograr la transferencia correspondiente, al Archivo Central, para lo cual se recomienda al Grupo de Gestión Documental , en desarrollo de sus funciones liderar el tema, con el personal con que cuenta la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativo, y en caso de contar con recursos presupuestales o humanos, poder lograr la materialización de la recomendación, ya que ello liberaría espacio en los archivadores, necesario para el archivo de gestión pendiente de organizar.

En el presente seguimiento, se pudo observar que como medida de control solamente se instaló una cámara de video, pero por la estructura del cuarto frio, no es posible el extractor, por lo cual, la humedad se percibe.

Se instalaron dos cámaras. Que se direccionan a la Oficina de la Superintendencia Delegada y otra a los funcionarios. Al momento de la visita, los funcionarios de la Superintendencia Delegada de procesos Administrativos, recomiendan la instalación de al menos una cámara en los archivadores asignados a esta dependencia, la cual trasladamos a la Alta Dirección para su consideración y análisis de la posibilidad, dependiendo de los recursos presupuestales existentes


La Superintendencia Delegada cuenta con tres (3) archivadores rodantes de varios módulos, distribuidos así: Uno (1) cerca de la Oficina de la Superintendente Delegada, otro compartido con la Oficina de Tecnologías de la Información, y un tercero en el sexto piso, los cuales todos están copados en su capacidad de almacenamiento. Es probable que en la redistribución de archivadores, que realiza el grupo de Gestión Documental, se pueda asignar de manera independiente a cada dependencia

Se cuenta con (1) un archivador en el sexto piso localizado al frente de la Oficina de la Superintendente Delegada y (1) que se comparte con Cobro Coactivo. Adicionalmente, se cuenta con otro Archivador localizado en el Piso 7. En lo que hace referencia a recomendación de independizar los archivos de la Superdelegada visitada con los de la Oficina de Tecnologías de la Información, en estos momentos se ha acatado; sin embargo sigue esta dependencia compartiendo archivos con otro Grupo, en este caso el Grupo de Cobro Coactivo; por lo que la Oficina de Control Interno reitera recomendación, para que en la medida de posibilidades exista a nivel de archivadores independencia en los mismos, ya que las dos(2) dependencias compartidas, manejan expedientes de procesos; y la responsabilidad de su manejo debe ser de cada uno de los funcionarios de las dependencias a las que corresponden, por lo cual es preciso reiterar la recomendación efectuada en los ítems anteriores, en el sentido de poder ejecutar con urgencia las tareas de transferencia de archivos, que permita contar a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos con mayor espacio en sus archivadores, que en últimas también pueda apuntar al acogimiento de la recomendación de independencia de su archivo de gestión.


Actualmente se tienen definidos responsables del manejo y organización del archivo de

gestión, de los cuales uno (1) se encarga de la organización y alistamiento para la

transferencia al Archivo Central y dos (2) del archivo de gestión vigente.

Al momento de la visita, se informa que están a la espera del suministro de cajas y carpetas,

que, a pesar de haber sido solicitadas, no se han recibido en su totalidad.

Los insumos llegaron en Diciembre de 2015, se recibieron 7000, se hacen entregas de

(500).



Gestión Documental. Se evidencia el uso de la Planilla, mediante correo enviado.


Material Fotográfico Procesos Administrativos


De todo lo anteriormente expuesto, se puede concluir que a pesar de haberse atendido

recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno en seguimiento anterior, la

Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos es la segunda dependencia de la

Institución que presenta criticidad en cuanto a sus archivos de gestión, aspecto que podría

superarse si se ejecutan con urgencia las actividades tendientes a lograr transferencia al

archivo central de documentos correspondientes a procesos ya terminados.

Para lo anterior se recomienda que el Grupo de Talento Humano lidere el proceso con el

personal existente en la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos y si se

cuenta con recursos presupuestales y humanos, pueda brindarse el apoyo pertinente, en

procura de lograr el objetivo recomendado.

Ahora bien, la Oficina de Control Interno puede evidenciar el alto número de expedientes y

documentos que para el desarrollo de sus funciones misionales la dependencia debe

manejar, por lo que adicional a lo expuesto, la recomendación que ahora se reitera, es que

pueda avanzarse, con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la Información y el Grupo

de Gestión Documental adscrito a Secretaría General, en la posibilidad de digitalización de

expedientes, sin olvidar, que en Acción Correctiva incorporada en Plan de Mejoramiento

suscrito con la Contraloría General de la República con vencimiento 31 de Diciembre de

2.016, la Institución se comprometió a adquirir herramienta tecnológica que permita un

mejor evolucionar de sus actividades, por lo que en los parámetros de la misma, sería

conveniente incorporar la funcionalidad del expediente virtual o digitalización de

documentos, que permitan no solo una mejor organización de sus archivos, sino también

un mejoramiento en las funciones asignadas a esta dependencia.


4. SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL

Al realizar la visita a la Superintendencia Delegada de Supervisión Institucional, cabe

precisar, que este archivo está dividido de acuerdo a cada Dirección:

1) Dirección de IV Para EAPBS

2) Dirección de IV Prestadores de Servicios de Salud

3) Dirección de IV Entidades de Orden Nacional y

4) Dirección de IV Entidades Territoriales


-Se observa que el archivo rodante está organizado en (196) carpetas que corresponden a (45) cajas. En la actualidad -clasificar, ordenar, perfilar, foliar, quitar ganchos, no se hace foliación, se realiza el inventario y se ingresa al FUID, diario. Se tiene (1) persona asignada de Colvatel.

Esta observación se mantiene. No se han enviado a transferencia. Sigue creciendo el archivo. Se tiene asignado un Contratista para la intervención. Hace parte del archivo de Gestión.

Las cajas que estaban marcadas fueron entregadas a Colvatel para ser intervenidas y alistadas para el proceso de transferencia. Al momento de la visita estaba pendiente recibir de Colvatel el Acta de Entrega. Se pudo observar que en la actualidad se tienen almacenadas (106) cajas de correspondencia (PQRD). De igual manera se tienen (23) cajas de dirección de abogados para procesos, las cuales se entregaron en julio de 2014 a Supervisión Institucional. Se observan (48) cajas en archivo de las cuales se tienen (40) organizadas (Ordenación, perfilado, retiro material abrasivo, legajado, identificación, foliación e inventario en el SUIT) para hacer la transferencia al Archivo Central. Las restantes se encuentran en los puestos de trabajo.

El Grupo de Gestión Documental, mediante NURC 3-2016-000568 del 15/01/2016, hizo entrega a Directora de Inspección y Vigilancia Para Entidades Administradoras De Planes De Beneficios, un total de 202 cajas con la respectiva intervención, esto es: Identificación (aplicación de tabla de retención documental), - Clasificación, - Ordenación (aplicación de principios archivístico), - Perfilado, - Foliación, - Actualización del rotulo e inventario y registro en la hoja de control respectiva. La Dependencia está en el proceso de realizar elaborar el memorando a Gestión Documental para solicitar transferencia al Archivo Central, actividad que se recomienda se agilice, ya que beneficia a la Superintendencia Delegada, por disponilibidad de espacio para su archivo de gestión.

Se pudo evidenciar en la visita realizada en el salón 703, todavía permanecen las (104) cajas que estaban en Archivo Central, y que fueron trasladadas al Edificio Sede de la

Estas cajas ya se encuentran almacenadas en el Archivo Central, con lo cual la recomendación fue atendida.


Superintendencia de la semana pasada (15 Septiembre de 2.015) en atención a una solicitud de consulta sobre un contrato que hubo en el 2011 de una auditoría de focalización, toda vez, que no se tiene un sitio temporal y adecuado para el almacenamiento y consulta. Se espera que el grupo de gestión documental habilite un archivador rodante para su almacenamiento.

En relación con la Dirección de Entidades del Orden Nacional, se observó el archivador rodante de tres cuerpos asignado, y se evidenció que se ha realizado el traslado de (4) cajas pertenecientes a la Dirección de Atención en Salud, las cuales fueron trasladadas a la dependencia correspondiente; conforme a la nueva estructura de la Institución, dando los trámites pertinentes.

El Grupo de Gestión Documental mediante NURC 3-2016-000931 del 20/01/2016 envió a Director de Inspección Vigilancia y Control un total de 55 cajas que fueron intervenidas: Identificación (aplicación de tabla de retención documental), - Clasificación, - Ordenación (aplicación de principios archivístico), - Perfilado, - Foliación, - Actualización del rotulo e inventario y registro en la hoja de control respectiva. En el archivo asignado a la Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades de Orden Nacional se realizó transferencia de un total de 55 cajas vigencias anteriores a 2013 y cuya Unidad Administrativa era la Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Administradores de Recursos de Salud (Grupo Fuentes del Fosyga) mediante NURC 3-2016-002568 del 11/02/2016 De lo anterior se evidencia que se acató recomendación de la Oficina de Control Interno.

Adicionalmente, todavía se encuentran las (24) cajas que corresponden a trámites de las vigencias 2011 - 2012 – 2013 y Fosyga que están en proceso de revisión y depuración primaria para su posterior entrega a Colvatel.

Este archivo corresponde a la Dirección de Entidades del Orden Nacional. Colvatel realizo depuración, clasificación, se está finalizando la intervención para hacer la transferencia a el Archivo Central.



En la actualidad se cuenta con un total de 4 contratistas, asignados como apoyo a la Gestión

Documental para: EAPB, IPS, Dirección Territorial y Despacho del Superintendente

Delegado para la Supervisión Institucional.

En el archivo asignado a Prestadores de Servicios de Salud se observan 309 cajas de las

cuales 125 cajas se enviaron a transferencia mediante NURC 3-2016-002209 del

08/02/2016 para realizar transferencia a el Archivo Central. De igual manera, de IPS se

recibieron 36 cajas, correspondiente a Planes de Mejoramiento de Auditorías Externas.



Gestión Documental.

En el archivo asignado a la Dirección de Inspección y Vigilancia para entidades de Orden

Territorial, se realizó transferencia de un total de 38 cajas que se enviaron con NURC 3-

2016-004289 del 03/03/2016.


Material Fotográfico Superintendencia Delegada de Supervisión Institucional

De lo evidenciado por el Profesional designado para el seguimiento por parte de la ofici na

de Control Interno, se puede concluir que existe organización de los archivos de la

Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional, que la misma no tiene

inconvenientes de espacio, debido a que se han ejecutado transferencias documentales

hacía archivo central de manera oportuna, con el apoyo del Grupo de Gestión Documental,

conforme a lo expuesto en los apartes de este seguimiento.


5. OFICINA ASESORA JURÍDICA:


En la visita se constató el archivador rodante de tres cuerpos asignado a la dependencia, encontrando que por la gran cantidad de documentos a cargo de la misma, se encuentra copado en su capacidad, y ante ello se observan cajas, fuera del archivador y en el pasillo.

La observación se mantiene. Se observan 6 cajas referentes al seguimiento de la Sentencia - 760 de 2008, con información que debe reportarse a la Corte y órganos de control. El volumen documental sigue creciendo, pero, se cuenta con el apoyo de un contratista de gestión documental. Desde Febrero de 2015 se cuenta con un funcionario de planta que tiene a su cargo la responsabilidad de intervenir las carpetas de cobro coactivo. Se tienen 39 cajas para hacer transferencia a Gestión Documental NURC 3-2016-003352 del 22/02/2016

El funcionario que trabajó Horas extras, terminó en Noviembre de 2014, a partir de esa fecha se tiene el apoyo Colvatel.

Aunque la Institución ya no cuenta con el apoyo de contratista Colvatel, A partir de Julio de 2015 se cuenta con el apoyo de dos contratistas de Gestión Documental, designados uno para el Grupo de Tutelas y el otro para el Grupo de Defensa Judicial. Con lo anterior se puede evidenciar que existe apoyo para las labores de archivo, el cual se recomienda aprovechar al máximo, con seguimiento estricto de las tareas que estos contratistas ejecutan, a través de la supervisora de los contratos, labor que se recomienda ejecutar en coordinación con los responsables de las dependencias, en este caso el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y los coordinadores de los diferentes grupos.

-En la actualidad se cuenta con 796 cajas de cobro coactivo, de las cuales, están 596 pendientes por organizar y ser entregadas a Colvatel, lo que equivale aproximadamente mil (1000) expedientes, que corresponden a tasas y sanciones. Se pudo evidenciar que mensualmente llegan entre treinta (30) a cuarenta (40) expedientes nuevos de procesos.

El contratista Colvatel termino por organizar 725 cajas y quedaron reducidas a 540 cajas de cobro coactivo. Estas cajas se encuentran en gestión, se tienen identificadas 3500 expedientes equivalentes a 195 cajas para en espera para enviarlas al archivo Central, están con la Gestión terminada correspondientes a Tasas y sanciones. Colvatel intervino hasta diciembre del 2013. Desde Enero de 2014, lo que va llegando, se comenzó a organizar con funcionarios de Horas Extras. En tasa son 300 expedientes por año. La Oficina de Control Interno realizó seguimiento a la entrega del archivo de cobro coactivo, evidenciando la organización del mismo, lo cual quedó plasmado en Acta. Derivado del seguimiento que ocupa a este informe se logra deducir que existe archivo que debe ser transferido a archivo central, por lo que la recomendación es que en acuerdo con el Grupo de Gestión


Documental pueda realizarse esta actividad, generándose con ello espacio que beneficia la gestión documental y su correspondiente organización, ya que pudo constatarse que anualmente llegan a la dependencia un número considerable de expedientes para cobro coactivo, por tasa y por sanciones (En promedio 300 expedientes por tasa y 80 expedientes por sanciones)

Actualmente se tienen definidos cinco (5) responsables del manejo y organización del archivo de gestión, de los cuales están en cabeza de la Secretaria de la Oficina y uno (1)

por cada Grupo.

En el seguimiento se pudo evidenciar que el personal con que cuenta la Oficina Asesora Jurídica para el archivo, aumentó a ocho (8), repartidos en todos los grupos y 2 contratistas asignados por el grupo de Gestión Documental, que laboran en los Grupos de Tutelas y Defensa Judicial. Lo expuesto nos lleva a concluir que la Oficina Asesora Jurídica en estos momentos cuenta con personal que le permite intervenir positivamente sus archivos de gestión, por lo que se reitera recomendación en procura que con un trabajo coordinado con el Grupo de Gestión Documental, como supervisora de los contratos de prestación de servicios vigentes para estos efectos, pueda continuar desarrollándose una labor que permita contar con una documentación organizada y debidamente archivada, incidiendo en este aspecto la posibilidad de realizar transferencias al archivo central, que lleva consigo la liberación de espacios en los archivadores asignados a esta dependencia, para aquellos casos en que la documentación ya está intervenida, conforme a las normas del Archivo General de la Nación, para aquellos casos que los respectivos procesos ya se encuentren terminados.


El Grupo de Gestión Documental adscrito a Secretaría General, asignó personal de Colvatel

para que apoyara el proceso de clasificación y organización de los archivos, tanto de la

Oficina Jurídica como cada grupo. El contrato llegó hasta 30 noviembre de 2015, pero la

entrega de documentos intervenidos en desarrollo del contrato va hasta Diciembre de 2013.

Al terminar el contrato con Colvatel, el Grupo de Gestión Documental vinculó personal bajo

contrato de prestación de servicios, de los cuales dos (2) fueron asignados a los Grupos de

Tutela y Defensa Judicial. Los nuevos contratistas llegaron en Enero 2016.


Cabe aclarar, que se lleva en todos los grupos, el registro de inventario de los archivos de

Gestión en el formulario FUID (GDFT11), el cual se encuentra en el Sistema Integrado de

Gestión/ Proceso Administración de la Gestión Documental.

El Grupo de Gestión documental mediante NURC 3-2015-010985 del 05/06/2015 asignó al

Grupo de Cobro Persuasivo y jurisdicción coactiva 13 estantes localizados en el piso 6 y 10

estantes más localizados en el piso 7, que suman un total de almacenamiento de 864 cajas.

Así mismo, el grupo de Gestión Documental mediante NURC 3-2015-018252 del

14/09/2015, asignó al Grupo de Cobro Coactivo un Archivador Piso 6 con capacidad para

almacenar una mayor cantidad de cajas. Con la asignación de nuevos archivadores, se

aumentó la capacidad de almacenamiento de archivos de gestión para la Oficina Asesora

Jurídica.

OBSERVACIONES DERIVADAS DEL SEGUIMIENTO DE FEBRERO DE 2015 SITUACION ACTUAL (FEBRERO DE 2015)

SITUACION ACTUAL (FEBRERO 2016)

1. COBRO COACTIVO:

El archivo está distribuido en el sexto piso en el cuarto frio detrás de las escaleras, tiene asignado (12) estantes y un (1) estante en el archivador rodante cercano al despacho de la Oficina Asesora Jurídica.

El archivo esta compartido entre cobro Coactivo y Defensa Judicial. Archivador de 4 cuerpos, asignado en Noviembre de 2015. Se tiene repartido entre el sexto y séptimo piso. Asignación dos archivadores localizados en el piso sexto, mediante NURC 3-2015-010985 del 5 de Junio de 2015, con capacidad para almacenar 864 cajas.

2. CONCEPTOS:

El archivo de esta dependencia está clasificado en Derechos de petición y apoyo legislativo. Se tienen dos operarios de Colvatel asignados apoyando el archivo del grupo.

De la visita efectuada, se puede concluir que el archivo de esta dependencia está clasificado en Derechos de petición y apoyo legislativo. En total se mantienen 11 cajas correspondientes a 2014 (inventariado organizado). La documentación correspondiente al año 2015, que corresponden a 8 cajas, se encuentran fuera de archivo, en cajas. La organización de los documentos de este grupo la realiza un Auxiliar Administrativo.


3. UNICA Y SEGUNDA INSTANCIA.

Se pudo observar que, de un lado del archivador cercano a la Oficina del Despacho del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, se tienen (2) columnas más (2) estantes. NO se han definido, y no se tiene la TRD. No se necesita grupo de Colvatel. Como es un grupo recientemente creado, se necesita terminar los procesos y procedimientos. En total el archivo está constituido por (39) cajas, las cuales están almacenadas en (2) estantes medio y corresponde al archivo de ESES -No se tiene dificultad con espacio para almacenar.

La labor que ejecuta este grupo genera un archivo transitorio, ya que, al decidirse el recurso de alzada correspondiente, la documentación es devuelta a la dependencia competente. Lo anterior nos permite concluir que los expedientes permanecen en la dependencia hasta que se expida la Resolución del Señor Superintendente pronunciándose sobre el recurso de segunda instancia, para luego devolverse tanto la decisión como la documentación soporte, a la dependencia respectiva. La mayoría de los expedientes sobre los que tiene que tramitar el Grupo de Segunda Instancia tienen que ver con las decisiones sobre las calificaciones a Gerentes de ESES, conforme a la competencia asignada a la Institución por la Ley 1438 de 2011. En desarrollo de esta actividad se cuenta con 12 cajas de archivo, que son permanentes las cuales están almacenadas en (2) estantes. Hasta el momento el Grupo no tiene inconvenientes en cuanto a espacio, pero se recomienda que aquellos procesos que ya se encuentren terminados, puedan ser intervenidas conforme a la normativa señalada por el Archivo General de la Nación, las respectivas carpetas para poder posteriormente poder hacer las respectivas transferencias al archivo central, lo que permite poder seguir contando con el espacio suficiente para mantener el archivo de gestión debidamente organizado.


4. TUTELAS:

El archivo de Tutelas, se maneja en orden cronológico, las tutelas se clasifican en tutelas directas, por cualquier actuación que hizo la Supersalud, Tutelas por procesos de intervención y Tutelas Indirectas: Estados desvinculados. Llegan a la Entidad diariamente entre 55 a 100 tutelas. Aunque se tiene asignado un Archivo Rodante de varios cuerpos, se observa abundante documentación del 2015, debajo de un escritorio. Colvatel apoya con el Archivo de 2013, organizando las tutelas que son de alta consulta.

De la visita realizada por profesional de la oficina de Control Interno, se pudo evidenciar que llegan a la Superintendencia Nacional de Salud diariamente entre 150 a 180 tutelas en promedio. El archivo de Tutelas está localizado en el sexto piso, contiguo al pasillo que comunica las escaleras. En total se guardan 45 cajas del Grupo Se tiene una contratista asignada para el archivo diario de las acciones de tutela y organizar 2015. Las tutelas están al día. Se realizó transferencia, Mediante NURC 3-2016-002597 del 12 de febrero de 2.016, con la que se hizo transferencia de 40 cajas de asuntos pertenecientes al Grupo de Tutelas correspondientes a los años 2010, 2011, 2012 y 2013,

5. GRUPO DE DEFENSA JUDICIAL.

Los expedientes de Defensa Judicial, que se encuentran en las respectivas cajas, se ordenaron de manera cronológica y corresponden a los procesos desde 1999 hasta 2015, los cuales no se pueden transferir al Archivo Central, hasta que los Entes de Control expidan la sentencia respectiva. Se evidencia que, no se tienen implementadas las TRD. Por lo cual no se pueden hacer las transferencias hasta no tener los tiempos de retención. Se observan (101) procesos a la espera de hacerle foliación y se encuentran en el Archivo Rodante. No se ha realizado transferencia al Archivo Central, toda vez, que, no se tiene implementado la foliación, ordenación y toda la organización requerida.

En la visita efectuada por Profesional de la oficina de Control Interno al Grupo de Defensa Judicial, se pudo evidenciar que efectivamente existen carpetas que no pueden ser transferidas al archivo central, porque conforme a lo expuesto por la Coordinadora del Grupo, corresponden a procesos que se encuentran en curso Se están aplicando las TRD y están en proceso de actualización, se evidencia en el FUID. Lo relativo a la falta de foliación que se encuentran en el archivo rodante correspondiente a 101 procesos, fue superado y en total se tienen 39 cajas intervenidas e inventariadas. NURC 3-2016-003352 del 22/02/2016.


Se lleva un control de asignación de expedientes a los abogados en un libro. Se rinden informes a los Entes de Control mediante formatos electrónicos los cuales están incluidos en el software de LITIGOB

El Archivo de este grupo solo puede ser transferido al archivo central, una vez intervenido, cuando los procesos terminen, en algunos casos con decisiones de segunda instancia La Oficina de Control Interno puede concluir que se ha realizado un trabajo tendiente a mantener el archivo del Grupo de Defensa Judicial ajustado a la normativa, por lo que la recomendación es que puedan continuarse desarrollando las mismas, en procura de siempre contar con un archivo organizado que beneficie el buen desempeño del Grupo ahora referido. Es necesario reconocer que para el mejoramiento implementado en los archivos del Grupo, tuvo especial incidencia la asignación de mayor capacidad de archivadores y al existir formatos electrónicos incorporados en el EKogui, que reemplazó a nivel del Estado Colombiano al aplicativo LItigob, se considera que la tendencia de organización que hoy tiene este grupo debe mantenerse

GRUPO DE DEFENSA JUDICIAL


OFICINA ASESORA JURIDICA-GRUPO DE CONCEPTOS

GRUPO DE TUTELAS

GRUPO DE SEGUNDA INSTANCIA


De todo lo anteriormente expuesto, se puede concluir por parte de la Oficina de Control

Interno que en relación con la organización de los archivos de la Oficina Asesora

Jurídica ha existido una mejora sustancial, derivada de asignación de espacios de

archivos más amplios, y el desarrollo de trabajo para ejecutar transferencia de archivos,

evidenciándose que se han producido dos a saber: 39 cajas para hacer transferencia a

Gestión Documental NURC 3-2016-003352 del 22/02/2016 transferencia mediante NURC 3-

2016-002597 del 12 de Febrero de 2.016, con la que se hizo transferencia de 40 cajas de asuntos

pertenecientes al Grupo de Tutelas correspondientes a los años 2010, 2011, 2012 y 2013.

Igualmente se atendió recomendación de poder foliar los expedientes del Grupo de

Defensa Judicial; y actualmente cada uno de los grupos cuenta con personal que le

permite mantener al día los archivos de gestión, de los cuales 8 corresponden a

funcionarios de la Institución y 2 a contratistas cuya supervisión es desarrollada por la

Coordinadora del Grupo de Gestión Documental.

Se encontró debilidad en el Grupo de Conceptos que, conforme a la evidencia

fotográfica anteriormente incorporada, cuenta con cajas de archivos que no se

encuentran en archivadores si no en Cajas, en donde para las labores de archivos se

ha requerido el apoyo de un auxiliar administrativo, situación que se recomienda

mejorar, con el apoyo del Grupo de Gestión Documental, la que como expusimos,

anteriormente ejerce supervisión de contratistas que laboran en Grupos de la Oficina

Asesora Jurídica.

Se pudo evidenciar que el número de tutelas que llega a la Institución es significativo.

El Grupo que tiene a su cargo esta tarea, tiene asignada una persona para la

organización de los archivos, y del mismo, es que se produjo una de las transferencias

importantes al archivo central, sin embargo, ante el promedio recibido diariamente

( Entre 150 a 180 Tutelas según lo informado por el Grupo Visitado), se visualiza en

futuro muy próximo, que el espacio asignado resultará insuficiente, por lo que la

recomendación es que se tomen medidas tendientes a: 1) Continuar con las

transferencia s al archivo central, previa la intervención correspondientes a las carpetas,

lo que liberará espacio del asignado para archivo al Grupo de Tutelas y 2) Con el Apoyo

de la Oficina de Tecnologías de la Información y el Grupo de Gestión Documental, poder

explorar la posibilidad de digitalizar la documentación soporte de las tutelas allegadas

a la Institución, en procura de disminuir los soportes físicos documentales, regulando

por tanto internamente este aspecto, en procura de evitar el riesgo del desbordamiento

de archivos de gestión.


6. SUPERINTENDENTE DELEGADA DE SUPERVISION DE RIESGOS


Actualmente, el archivo está clasificado de la siguiente manera: 1-Riesgos: No se tiene archivo de riesgos en el momento, pero se encuentra en los espacios asignados para almacenar la documentación que vaya ingresando. 2-Archivo PEGIR: se tiene un (1) estante en el archivo rodante asignado donde se encuentra la documentación de PEGIR 3. Grupo NIIF, se tiene asignado espacio, y hasta el momento no ha generado archivo documental. Se observan (3) cajas almacenadas de archivo de gestión.

Actualmente, el archivo está clasificado de la siguiente manera: 1-Riesgos: Tiene archivo de riesgos en el momento, pero se encuentra en los espacios asignados para almacenar la documentación que vaya ingresando. Está asignado el espacio para Riesgos Económicos y Riesgos en Salud. 2-Archivo PEGIR: se tiene un (1) estante en el archivo rodante asignado donde se encuentra la documentación de PEGIR

En la actualidad se tienen (3) auxiliares de Colvatel, los cuales se encargan de organizar los documentos del 2010-2013. No se han creado las TRD de la dependencia, se tienen (25) cajas, las cuales, se están organizando para hacer la transferencia, no están almacenadas en el archivo rodante.

El aspecto señalado en anterior seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno se encuentra superado. Se cuenta con un funcionario de planta asignado para la intervención del Archivo de Gestión de la Directora de Riesgos Económicos, correspondiente a (PEGIR, NIIF, y Riesgos Financieros) un Auxiliar Administrativo asignado al Despacho del Superintendente Delegado. En Enero de 2.016, el Grupo de Gestión Documental presentó propuesta de TRD, basado en los Estudios de activos de Información existentes. En Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, del 09 de marzo 2016, se incluye en la agenda la aprobación de las TRD de la Delegada de Riesgos, las que quedaron aprobados. Mediante NURC 3-2015-010421 del 01/06/2015 se realizó transferencia de 33 cajas.


Se realizó seguimiento, al manejo de la gestión documental de la Delegada, se evidenció que se tiene un espacio asignado para un archivo rodante de tres cuerpos para guardar los documentos de la dependencia. En la 1ª parte, se almacenan los útiles de oficina – papelería. Se observan (16) cajas para depuración, sin documentos borradores, no radicados. En la 2ª parte se encuentra organizado por el Archivo de Saludcoop: cuenta con (8) cajas pequeñas y (5) grandes; el Archivo de Contratos: contiene (3) cajas pequeñas y (5) cajas grandes, todo corresponde a documentos de apoyo. Archivo de devoluciones: (5) cajas para devoluciones al archivo y (5) cajas Documentos de Apoyo.

Se realizó seguimiento, al manejo de la gestión documental de la Superintendencia Delegada, se evidenció que se tiene un espacio asignado para un archivo rodante de tres cuerpos para guardar los documentos de la dependencia: En la 1ª parte, se almacenan el archivo de gestión del delegado, (14 cajas) al otro lado está el archivo de Dirección Riesgos económicos, 5 cajas PEGIR – 4 cajas NIIF- 2 Cajas Riesgos en Salud) en total se observan 11 cajas. En la 2ª parte, (9 cajas) de Riesgos financieros. Después de la transferencia se encontraron documentos de apoyo. Adicionalmente, se encuentran 37 cajas para eliminación. En relación con la documentación de Saludcoop referida en el anterior seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno, la funcionaria que atendió la visita expuso que esta documentación, por competencia, se entregó a la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales.


Actualmente la Superintendencia Delegada Para la Supervisión de Riesgos, cuenta con dos

(2) funcionarios de Planta para el manejo de la Gestión Documental, uno (1) designado para

el Despacho de la Superintendencia Delegada y otro más para la Dirección de Riesgos –

Económicos.

Se lleva el registro de inventario de los archivos de Gestión en el formulario FUID (GDFT11),


Gestión Documental.

Como medida de control y por la naturaleza de la información, solamente la secretaria de

la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional tiene las llaves y acceso al

Archivador Rodante.


Material Fotográfico de la Superintendencia Delegada de Supervisión de Riesgos

De la visita efectuada por funcionario de la Oficina de Control Interno asignado para el

seguimiento que ahora nos ocupa, se puede concluir que la Superintendencia Delegada

para la Supervisión de Riesgos tiene organizado su archivo en debida forma, que se ha

realizado transferencia de archivos al archivo central, aplicando el procedimiento para ello

y se han traslado a otras dependencias (Superintendencia Delegada Para las medidas

Especiales) documentos que por competencia corresponden a las mismas, y se cuenta con

espacio disponible en sus archivadores; así como con personal de apoyo para la tarea de

organización de archivos, por lo que se recomienda continuar ejecutando las actividades

como hasta el momento se han venido desarrollando, en procura de mantener los archivos

de gestión debidamente organizados, lo cual influye positivamente en la labor misional

asignada a esta dependencia por la normativa vigente.


7. SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES


Esta observación se mantiene, ya que al momento de la visita no se les había asignado nuevo mobiliario para proceder a despejar pasillos y puestos de trabajo, donde actualmente se encuentra el gran volumen de cajas y carpetas

En desarrollo de la visita realizada por profesional de la Oficina de Control Interno pudo concluirse que la observación realizada en seguimiento pasado, fue superada, teniendo en cuenta que a la dependencia se asignaron archivadores con mayor capacidad. Efectivamente a Junio de 2015, tiene asignado un archivador cuya capacidad es de 468 cajas, contiguo al Despacho del Superintendente Delegado y adicionalmente con la nueva adquisición de archivadores, se asignó un archivador con alta capacidad de almacenamiento, localizado en el piso 7 contiguo al pasillo, todo lo cual consta en el NURC 3-2015-010981 de 05/06/2015.

En cuanto a esta observación, se pudo evidenciar que el volumen de cajas de las EPS mencionadas, aumentó. Según informa el funcionario que actualmente es responsable del manejo y administración de los archivos de gestión, si un proceso es cerrado, este debe permanecer en la Entidad, hasta dos (2) años después de su finalización, toda vez, que así está definido en las tablas de retención documental V.3, que es la vigente.

De la visita realizada por profesional de la Oficina de Control Interno se concluye que, en los archivadores, se almacenan, cajas de Entidades que se encuentran bajo medidas de intervención forzosa (para liquidar o administrar), vigilancia especial, programa de recuperación o con medida voluntaria o cualquier otro tipo de medida, por lo que al estar vigente, no pueden ser transferidas al archivo central. Igualmente se constató que Ingresó documentación correspondiente a liquidaciones de Saludcoop IPS; Caprecom, Café Salud y Cruz Blanca. A pesar de lo señalado, es importante resaltar que se realizó transferencia en la vigencia 2015, de un total 46 cajas, correspondientes a expedientes de FONSAET, mediante NURC 3-2015-023830 de 30/11/2015, lo que llevó a la liberación de espacio de archivo.

En la visita a la Superintendencia Delegada que ahora nos ocupa, se pudo evidenciar que existen unas cajas en los puestos de trabajo de algunos funcionarios, las que se encuentran debajo de los escritos de los colaboradores de esta dependencia. Al solicitar información sobre este aspecto, se indicó al funcionario de la Oficina de Control Interno que esta clase de situaciones no es normal, sin embargo ante requerimiento efectuado a la Superintendencia Delegada se están examinando unos archivos, por lo que la situación en comento será a lo sumo de dos (2) o tres (3) días, mientras se obtiene la información requerida, luego de lo cual las cajas serán incorporadas en los archivadores asignados a la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales.

De la visita realizada por profesional de la Oficina de Control Interno se concluye que la observación planteada en anterior seguimiento fue superada. Igualmente se constató que se asignaron a la Superintendencia Delegada Para las Medidas Especiales, archivadores con mayor capacidad a Junio de 2015, asignadose un archivador cuya capacidad es de 468 cajas, localizado al pie del Despacho del Delegado y adicionalmente con la nueva adquisición de archivadores, se asignó un archivador con capacidad de 504 cajas, localizado en el piso 7 contiguo al pasillo. mediante NURC 3-2015-010981 de 05/06/2015.



El Grupo de Gestión Documental asigno a la Dependencia mediante NURC 3-2015-010981

del 05/06/2015 dos archivadores en el piso 7, por lo cual se aumentó, la capacidad de

almacenamiento de archivo de gestión.

Actualmente se tienen asignados dos (2) funcionarios responsables del manejo y

organización del archivo de gestión, un funcionario de planta y una contratista cuya

Supervisión se encuentra a cargo del Grupo de Gestión Documental.



Gestión Documental, El funcionario encargado de esta función manifiesta no conocer el

formato FUID (GDFT11).

.

Material Fotográfico de la Superintendencia Delegada de Medidas Especiales

De todo lo anteriormente expuesto se concluye que, con la asignación de nuevos

archivadores, se mejoró la capacidad de archivos de gestión de la Superintendencia

Delegada Para las Medidas Especiales. Adicionalmente, esta dependencia cuenta con dos

(2) funcionarios para ejecutar las tareas relativas a la organización y archivo de

documentación, labor que se viene realizando de manera diligente, lo que se desprende de

las imágenes que se adjuntan al presente documento.

Si bien no puede existir transferencia hacía el archivo central de documentación correspondiente a

procesos de intervención o liquidación vigentes, la respetuosa recomendación de la Oficina de

Control Interno; es que se continúe desarrollando las actividades de archivo hasta ahora ejecutadas,

y en lo posible, previa intervención y desarrollo del procedimiento pertinente, por parte del recurso

humano con el que cuenta la dependencia visitada, se analice la posibilidad de realizar hacía futuro;

transferencias al archivo central, que lleve a que la dependencia pueda continuar contando con

espacio suficiente para la debida organización de sus archivos, lo cual tiene incidencia directa en el

buen desempeño de las labores misionales asignadas a la Superintendencia Delegada.


OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


Esta observación se mantiene. Adicionalmente se encuentra en el Área de la Oficina, un Archivador de cuatro (4) gavetas en donde se archivan los procesos. (Refiriéndose a los Archivadores Llenos)

De la visita efectuada por profesional de la Oficina de Control Interno se pudo constatar que se cuenta con cuatro cuerpos de un archivador rodante localizado en el piso 6, contiguo a la cafetería, en el cual se almacenan expedientes, debidamente intervenidos y con la aplicación de las TRD vigentes, sin embargo, los mismos se encuentran llenos. (Lo que se evidencia en el Material Fotográfico que se acompaña al informe) Para poder superar esta situación, se ha venido organizando la documentación para liberar espacio de los archivadores asignados a la dependencia visitada, la cual se espera concretar al finalizar el mes de Marzo de 2.016. En el entretanto, si bien no existe o se visualiza un desorden documental crítico, algunos expedientes se encuentran encima o debajo de los escritorios de los profesionales de la Oficina de Control Disciplinario Interno (Se acompañan imágenes que evidencian lo afirmado), con riesgo de pérdida; por lo cual la recomendación de la Oficina de Control Interno es que, con el apoyo del Grupo de Gestión Documental, la transferencia al archivo central se pueda agilizar, en procura de disponer de espacios en los archivadores asignados a la dependencia y de otra parte, generar seguridad a las actuaciones incorporadas en los expedientes; que en los actuales momentos, como ya se informó, se encuentran en riesgo. De otra parte, también se pudo evidenciar por parte del profesional asignado de la Oficina de Control Interno, que para el desarrollo de las labores propias de la dependencia visitada, los profesionales deben apoyarse en libros con temas relativos a las funciones de aquella, que no cuentan con un espacio destinado para estos efectos (Biblioteca o Repisas), siendo la recomendación que si se cuentan con esta clase de muebles en el Grupo de Recursos Físicos, o existe presupuesto para ello, pueda suministrarse a la dependencia este mobiliario, que permita una mejor organización de los libros anteriormente mencionados.


En el momento se está realizando esa labor, en la cual, se organiza expediente por expediente con el fin de mejorar el legajado, foliado, tabla de retención documental y prevenir cualquier tipo de devolución en el momento que se realice la transferencia. Se tienen 100 procesos, en promedio cada proceso tiene de 4 o 5 carpetas..

Conforme a lo informado al profesional designado de la Oficina de Control Interno, se ha estado trabajando para poder realizar transferencia de 12 cajas a Gestión Documental de procesos terminados de vigencias 2008 – 2009 – 2010 -2011- 2012- 2013. Adicionalmente se observa, expedientes almacenados en cajas y que corresponden a vigencia 2013, los cuales, corresponden a consulta diaria, por lo tanto, no es posible realizar la transferencia.

Otros aspectos considerados en el presente Seguimiento

Se cuenta con dos funcionarios, un Técnico Administrativo y un Profesional, para la organización

del archivo de la dependencia.

Material Fotográfico de la Oficina de Control Interno Disciplinario


De todo lo anteriormente expuesto y las imágenes incorporadas en este informe, se puede

concluir que la dependencia cuenta con archivador rodante de cuatro (4) cuerpos asignado

a la Oficina de Control Disciplinario Interno, el que se encuentran totalmente ocupado,

existiendo algunos expedientes y caja de archivo debajo de escritorio de funcionaria de esa

dependencia, lo cual evidencia que existe un riesgo de pérdida de documentación, para el

cual se recomienda ejecutar actividades tendientes a evitarlo o mitigarlo.

En la visita de seguimiento efectuada por la Oficina de Control Interno, se expuso que se

vienen realizando actividades tendientes a poder ejecutar transferencia documental al

archivo central, actividad que se pretende culminar por parte de la dependencia, en el mes

de Marzo de 2.016, por lo cual la recomendación respetuosa de esta dependencia, es que

con el apoyo del Grupo de Gestión Documental, estas actividades puedan concluir

prontamente, liberándose parte del espacio asignado para archivo a la Oficina de Control

Disciplinario Interno, en procura de poder utilizar el mismo con los expedientes que

actualmente reposan debajo de escritorio de funcionaria de la dependencia visitada.

De igual manera, respetuosa y comedidamente se recomienda al Grupo de Recursos

Físicos, que cuenta en sus inventarios mobiliario que permita contar con un espacio para

que los profesionales de la Oficina de Control Disciplinario Interno puedan depositar los

libros de consulta para el desarrollo de sus funciones (Biblioteca o Repisas) puedan

suministrarlo a la dependencia, aspecto este que va de la mano con aspectos atinentes a

los Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Calidad, que llevan a que en

los puestos de trabajo no existan al finalizar la jornada, elementos diferentes a los equipos

de cómputo y extensión telefónica, entre otros; contribuyendo este aspecto de igual manera

a que se pueda contar con la debida seguridad de los expedientes que en desarrollo de las

funciones asignadas por la legislación vigente a la dependencia visitada, esta debe ejecutar.


OFICINA ASESORA DE PLANEACION


No se requiere espacios adicionales para almacenar más documentación.

Esta observación se mantiene. No se tiene alto volumen de documentos. Se han conservado los mismos expedientes, lo único es que se ha ido actualizando el volumen. Se van incluyendo a medida que ingresan notificaciones de actos administrativos de tasa.

La Oficina Asesora de Planeación cuenta con un archivo rodante de tres cuerpos, el cual está distribuido de la siguiente manera: En la primera parte, se observan, (46 CAJAS), bien organizadas, se cambiaron carpetas por nuevas, se organizaron y foliaron por orden cronológico, todo es de tasa están clasificados por años, 2006-2007-2008-2009, se divide en expediente y termina con el acto administrativo. También se encuentran cajas de traslados y conceptos, cada caja contiene los expedientes En la segunda parte, se observan (24) cajas, clasificadas en Estudios, planes, proyectos de inversión y contratos.

La Oficina Asesora de Planeación cuenta con el mismo archivador rodante de tres cuerpos y está distribuido de la siguiente manera: En la primera parte, se observan, (48 Cajas) que cumplen con los requisitos exigidos por la norma de Gestión Documental. Correspondiente a Creación, estudios, informes, intervención de Tasa, desde 1997 hasta 2014. Se observa sello de revisión realizado el 23 de Febrero de 2015, por Grupo de Gestión Documental, para verificar que los expedientes cumplen con la norma de gestión documental. 43 cajas: Actos administrativos, recursos de reposición, expedientes, traslados, conceptos. Segunda Parte: se observan 48 cajas en total, de las cuales 24 cajas corresponden a Tasa. El restante 24 cajas corresponden a proyectos de inversión, planes y programas PAC, estudios previos. Se observan stickers de fecha revisión de gestión Documental. Documental. Tercera Parte: Se observan 4 cajas de Tasa y material de Oficina referente a papelería, CDS, útiles de Oficina. De la revisión efectuada, se desprende que no existen observaciones; por cuanto se viene cumpliendo con la normativa sobre la organización y archivo de documentos.

Se evidencia, que La Oficina de Planeación, tiene preparadas cajas para hacer la transferencia al Archivo Central

Se tienen 6 cajas preparadas para hacer transferencias, corresponden a 2006-2007-2008 – 2009, a finales de marzo. Corresponden a expedientes y liquidación de Tasa. En este punto la recomendación es que la transferencia pueda materializarse, dado que viene desde el seguimiento pasado realizado hace un (1) año.



-Se lleva registro de inventario de los archivos de Gestión en el formulario FUID (GDFT11),

con el fin, que la consulta corresponda a la organización de los archivos en el Archivador

Rodante, se evidencia actualizado.

-Se tiene una funcionaria Técnico Administrativo, que custodia la llave del archivador

rodante. No se tiene personal de gestión documental que sirve como apoyo a la

dependencia.

-Algunas consultas, se realizan por la Oficina Asesora de Planeación de manera virtual, de manera

virtual. Tal es el caso del SUIF (Sistema unificado de inversiones y finanzas públicas) y el SPI

(seguimiento a proyectos de inversión) – FURAG (formulario único de reporte de avance de gestión

transparencia por Colombia) – SPI (seguimiento a proyectos de inversión). Este actuar contribuye a

no aumentar los documentos que deben archivarse por parte de la dependencia, y que son

incorporados en informes elaborados en medio digital, para ser presentados entre otros espacios,

en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Material Fotográfico Oficina Asesora de Planeación

De todo lo anteriormente expuesto, se puede concluir que la Oficina Asesora de Planeación

viene ejecutando una debida organización y archivo de sus documentos, e incluso se

destaca que alguna de las consultas que realiza a diferentes sistemas de información,

necesarios para ejecutar sus funciones, se realizan por medios virtuales, incorporando los

mismos en los informes pertinentes, evitando de esta manera generar documentación que

deba ser archivada en los archivadores de la dependencia.

La Oficina de Control Interno recomienda continuar con la labor hasta ahora ejecutada, y

con el apoyo del Grupo de Gestión Documental, precio al procedimiento vigente sobre la

preparación e intervención de archivos, pueda llevarse a cabo transferencia de archivo al

archivo central.


OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS E IMAGEN

INSTITUCIONAL

Se pudo observar que en la actualidad no se tiene Archivador rodante asignado para

guardar las cajas y documentos, toda vez que el archivo de gestión que genera esta

dependencia es mínimo, ya que sus actuaciones tienen un soporte esencialmente digital.

Lo único que se almacena es lo relacionado con copias de contratos, de 2014-2015-2016,

en los que esta Oficina es Supervisora; actualmente se guardan la gaveta del escritorio de

la Secretaria de la dependencia visitada y en cuarto que tiene asignado esta dependencia

para el almacenaje de insumos necesarios para ejecutar las funciones asignadas a la

misma.

En lo relacionado con las consultas, estás se realizan de manera virtual en boletines,

normas y banners E imprenta Nacional, no se realiza impresión de los mismos.

Al desarrollar la visita por parte del profesional de la Oficina de Control Interno, se observa

que contiguo a los puestos de trabajo de colaboradores de la dependencia visitada, se

encuentran cajas que se informó son de la Oficina Asesora de Planeación y que

corresponde a Material Impreso de Imprenta Nacional, las cuales se acumulan en el espacio

de la dependencia de manera temporal. Sobre el particular, la recomendación de la Oficina

de Control Interno es que se defina el destino de este material; y no permanezca contiguo

a los puestos de funcionarios de la dependencia visitada.

La Oficina Asesora de Comunicaciones, cuenta con un cuarto pequeño en el sexto piso, en

donde se guardan cámaras, micrófonos, luces, cajas de imprenta, publicaciones. En el

interior de este cuarto, también se observa una estantería de (7) pisos en donde se

acumulan lámparas, Banners, pendones, (2) cámaras de video, (2) micrófonos, papelería,

cajas de tóner, (3) trípodes, herramientas e insumos que son necesarios para el desempeño

de las funciones asignadas por la legislación vigente a esta dependencia.


Material fotográfico Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen

Institucional

De todo lo anteriormente expuesto se puede concluir que el archivo de la Oficina de

Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional es mínimo; sin embargo, se

recomienda que el Grupo de Gestión Documental pueda brindar acompañamiento a esta

dependencia, para la organización de la poca documentación con que la misma cuenta; y

dado que se le ha asignado un sitio de almacenaje de insumos requeridos para el ejercicio

de sus funciones, si este cumple con los parámetros legales, pueda ser utilizado como

archivo, manteniendo debidamente organizadas las cajas de archivo en el mencionado sitio,

con los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación, entre otros foliación,

aplicación de Tablas de Retención Documental correspondiente; que permita a la

dependencia contar con la certeza de los documentos de apoyo, en caso de requerirlos.

En cuanto a las cajas provenientes de la Imprenta Nacional, que son dejadas

temporalmente en la Oficina de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, que

son de propiedad de la Oficina Asesora de Planeación conforme lo expuesto al momento

de la visita, la recomendación es que se tomen decisiones, que lleven a que no sean

dejadas al lado de los puestos de trabajo de los colaboradores que hacen parte del equipo

de trabajo de la dependencia visitada.


GRUPO DE TALENTO HUMANO Y NOMINA


El archivo de gestión del grupo de Talento Humano, está organizado de conformidad a las series y Subseries de la versión 3 de TRD de marzo 20 de 2013 a la fecha, en este archivo se encuentran almacenadas las historias laborales de los funcionarios activos e inactivos y como medida de control solo tiene acceso un funcionario autorizado.

De la visita realizada por profesional de la Oficina de Control Interno designado para realizar el seguimiento que ahora ocupa a este informe, se pudo evidenciar que el archivo de gestión del Grupo de Talento Humano, está organizado de conformidad a las series y Subseries de la versión 3 de TRD de Marzo 20 de 2013 a la fecha, en este archivo se encuentran almacenadas las historias laborales de los funcionarios activos e inactivos y como medida de control solo tiene acceso un funcionario autorizado a cargo de un funcionarios Secretario Grado 13, quien maneja una llave para su apertura. El Grupo de Gestión documental mediante NURC 3-2015-024422 del 04/12/2015, asignó nuevos archivadores que permiten mayor capacidad de almacenamiento de la documentación de la dependencia (384 cajas)

El archivo está distribuido de la siguiente manera: un Archivo Rodante de (6) cuerpos que está localizado al lado de la puerta del sexto piso hacia el lado izquierdo, en este archivador, se almacenan historias laborales, hojas de vida tanto activas como inactivas que en total suman (97) cajas que contienen información de funcionarios desde 1.977.

En desarrollo de la visita de seguimiento se evidenció que el archivo está distribuido de la siguiente manera: un Archivo Rodante de (3) cuerpos que está localizado al lado de la puerta del sexto piso hacia el lado izquierdo, en este archivador, se almacenan historias laborales, hojas de vida tanto activas como inactivas que en total suman (241) cajas que contienen información de funcionarios desde 1.994.

En el cuarto que está al lado de la escalera, se tiene asignado (1) archivo rodante con dos caras, en donde se guarda la documentación soporte de nómina, expedientes de salud ocupacional y comunicaciones internas; en total se almacenan (56) cajas.

En el cuarto que está al lado de la escalera, se tiene asignado (1) archivo rodante de tres cuerpos, en donde se guarda la documentación soporte de nómina, listados de capacitación. Comunicaciones Seguridad Industrial, expedientes de salud ocupacional y comunicaciones internas; en total se almacenan (44) cajas, se tienen organizadas solamente por temas, falta, realizar la intervención y perfilarlas para hacer transferencia. Corresponden desde la vigencia 2003.

El archivo cumple con todos los parámetros exigidos por Gestión documental, hasta el inventario en el FUID, se sugiere generar un informe actual de la microfilmación.

El archivo cumple con todos los parámetros exigidos por Gestión documental, hasta el inventario en el FUID, en relación con las Historias laborales y soportes de nómina, listados de capacitación, Comunicaciones Seguridad Industrial, expedientes de salud ocupacional y comunicaciones internas.


Material fotográfico Grupo de Talento Humano y Nómina

De todo lo anteriormente señalado, se puede concluir que el Grupo de Talento Humano

tiene un buen manejo de la documentación y archivo, la cual reposa en espacios asignados

y al que únicamente tiene acceso un profesional de esa dependencia.

Se recomienda por parte de la Oficina de Control Interno, continuar desarrollando las

actividades hasta ahora ejecutadas, en procura que la organziación de los archivos

permanezca en debida forma, beneficiando la labor de apoyo desarrollada por este grupo,

y que las actividades iniciadas que tienen que ver con la posibilidad de transferir archivos

al archivo central, puedan materializarse, en procura de liberar espacio y el estado de

excelencia que brindan los archivos objeto del seguimiento, no varie.


GRUPO RECURSOS FISICOS


Se tiene asignado un cuerpo del archivo rodante que es compartido con notificaciones en donde se almacena el archivo de gestión de Secretaria General, el cual está localizado en frente a la cocina del sexto piso.

De la visita realizada por el profesional de la Oficina de Control Interno designado para este seguimiento, se logró evidenciar que se redujo el espacio asignado al Grupo de Recursos Físicos y se entregó parte del espacio a Grupo de Notificaciones. Solamente se tiene un lado del cuerpo del Archivador.

El Archivo de gestión de la dependencia es mínimo y de carácter temporal, toda vez, que solo se guardan facturas de contratos y documentos de caja menor, pero, aun así, una vez realizado el trámite de estos documentos por parte de Recursos Físicos, se archivan en las respectivas carpetas que reposan en la Sub Dirección Financiera.

Lo expuesto en seguimiento anterior se mantiene

Se pudo observar acumulación de carpetas, expedientes y documentación en general en el espacio asignado del Archivador rodante, y, no se tiene conocimiento sobre su contenido. De acuerdo a lo anterior, es necesario la intervención del grupo de Gestión Documental para la valoración, preparación y/o depuración, y si es del caso, realizar la transferencia.

De la visita realizada por el profesional de la Oficina de Control Interno designado para este seguimiento, se logró evidenciar que se tiene documentación de las vigencias 2010 – 2011 referente a listados, pero no se tiene inventariado. Se realizó transferencias el 29 de Enero de 2014 de 20 CDS correspondientes a grabaciones de seguridad, un total de 20 cajas. De igual manera, el 6 de Junio de 2014, se realizó transferencia de 8 cajas correspondiente a DVD de seguridad.

- Igualmente se pudo evidenciar que en 4 pisos al interior del archivador se observa acumulación de documentos referentes al Diario Oficial de actos administrativos publicados y de expedientes. -Se observa una caja que contiene expedientes del 2015 – 2016, organizadas por TRD vigentes del 2013, es lo único correspondiente a Archivos de Gestión, y que requiere intervención. Se recomienda asesoría con el Grupo de Gestión Documental para depurar los documentos antiguos del archivo rodante.

-No se tiene dificultades de espacio, toda vez, que se genera poco archivo de gestión por parte del Grupo de Recursos Físicos, siendo los documentos que tienen relación con contratos el más utilizado; y todos los documentos son archivados en la carpeta del contrato. -Se tiene un gabinete en donde se guardan cámaras y PC portátiles.


Material fotográfico Grupo de Recursos Físicos

De todo lo expuesto y la imagen que se incorpora en este informe, se puede concluir que

el archivo de gestión del Grupo de Recursos Físicos es mínimo, se han realizado

transferencias acogiendo el procedimiento sobre el particular, sin embargo, existen algunos

documentos, como diarios oficiales que se pueden visualizar en la imagen, sobre los cuales

se recomienda realizar intervención y tomar las decisiones pertinentes, lo cual se

recomienda realizar con el apoyo del Grupo de Gestión Documental.

De igual manera, puede visualizarse en la imagen incorporada en el informe, que existen

cajas que no cuentan con las dimensiones requeridas para archivo; y que entes de control

como el Archivo General de la Nación, ante la falta de utilización de cajas de archivo

debidamente reglamentadas, puedan fijar un hallazgo a la Institución, situación que se

recomienda evitar.

Ante todo lo expuesto, la Oficina de Control Interno se permite recomendar de manera

respetuosa y comedida que el Grupo de Gestión Documental pueda apoyar al Grupo de

Recursos Físicos con el personal que este último cuenta; en procura de lograr una

organización de su archivador, ajustándose a la normativa vigente, con la utilización de las

cajas de archivo con las dimensiones requeridas para esta clase de archivadores, apoyando

en la toma de decisiones sobre los documentos que no se encuentran archivados en debida

forma, como son los diarios oficiales anteriormente mencionados y visualizados en la

imagen que se acompaña, jornada de acompañamiento que salvo mejor concepto, puede

concluirse exitosamente en muy corto tiempo, debido al bajo volumen de documentos con

que cuenta el Grupo de Recursos Físicos.


OFICINA TECNOLOGIA DE INFORMACION


La Oficina de Tecnología de Información cuenta con un archivador rodante de tres cuerpos, el cual presenta dificultades para su apertura en la puerta y está localizado en el sexto piso. Este archivador es compartido con el Grupo de Notificaciones.

De la visita realizada por el profesional de la Oficina de Control Interno designado para este seguimiento se pudo concluir que el archivador asignado a la dependencia, se encuentra a cargo únicamente de esta (Oficina de Tecnologías de la Información). No se tiene dificultades de espacio.

Este archivador está distribuido en tres partes: la primera sección es el archivo de gestión, en el cual se realiza la foliación y ordenación de documentos a las carpetas, pero no se aplican las Tablas de Retención Documental; una segunda sección que es el Archivo de Apoyo que aunque es mínimo y no se tiene dificultad por falta de espacio para almacenar, solamente se ordena de manera cronológica y una tercera sección donde se tienen las copias de los contratos de los cuales esta Oficina es Supervisora, así como los Manuales y los medios magnéticos producto de esos contratos.

Esta dependencia no genera archivo de gestión, ya que se su actividad se ejecuta en línea. Los pocos documentos que se generan hacen referencia a autorización o pasword solicitados por los vigilados. Adicionalmente se incorpora en el espacio asignado a la dependencia para su archivo, carpetas de contratos en los que el Jefe de la Dependencia o sus profesionales, intervienen como supervisores. Este archivador está distribuido así: -Medios y licencias. -Información en medio magnético de Saludcoop. Adicionalmente, como ya se expuso, se encuentran carpetas de contratos en los que se ejerce supervisión

La mayoría de solicitudes se atienden de manera digital, es decir, a través del correo electrónico, lo cual justifica que el Archivo de Gestión es mínimo.

Solamente se tiene una carpeta de archivos de gestión, que corresponde a solicitudes de usuarios y contraseñas de los vigilados, siendo la justificación de ello lo ya informado, en el sentido que el actuar de esta dependencia es en línea.


Otros aspectos considerados en el presente Seguimiento

-Se evidencia el registro de inventario de los archivos de Gestión en el formulario FUID

(GDFT11),

-Se aplica la política de cero papel en esta dependencia, ya que sus actividades son

ejecutadas en línea, lo que se puede comprobar con el escaso archivo de gestión con que

se cuenta.

Material Fotográfico Oficina Tecnología de Información

De todo lo anteriormente expuesto y la imagen que se incorpora en este informe, se puede

concluir que la Oficina de Tecnologías de la Información, cuenta con un archivo de gestión

bastante reducido, ya que su gestión o actividad esencialmente es en línea.

A pesar de lo expuesto, consideramos oportuno que el Grupo de Gestión Documental

pueda realizar una jornada de apoyo a esta dependencia, porque de las imágenes que se

incorporan en este informe, se desprende que existen carpetas, anillados y cajas que no

cuentan con las dimensiones requeridas para archivo, que pueden afectar en un momento

dado los archivadores; y que entes de control como el Archivo General de la Nación, ante

la falta de utilización de carpetas y cajas de archivo debidamente reglamentadas, puedan

fijar un hallazgo a la Institución, situación que se recomienda evitar, con una jornada que

puede concluirse exitosamente en muy corto tiempo, debido al bajo volumen de

documentos con que cuenta la Oficina de Tecnologías de la Información.


GRUPO DE CONTRATOS

SITUACION ACTUAL (FEBRERO DE 2015)

SITUACION ACTUAL (FEBRERO DE 2016)

La dependencia cuenta con dos archivadores rodantes en el sexto piso, uno está localizado en el cuarto ubicado al lado de las escaleras y el otro en el pasillo que comunica a la cafetería.

La dependencia cuenta con 3 Archivadores rodantes localizados en el sexto piso, los cuales están 2 localizados detrás del Grupo de Gestión Documental y 1 más en el pasillo contiguo a las escaleras. Se observan unas cajas encima del Archivador asignado a la dependencia correspondiente a Procesos de Auditorías Integrales.

El archivo de contratos, se encuentra organizado de conformidad a la Versión 3 de TRD actuales de marzo de 2013. Para la vigencia

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD …...NACIONAL DE SALUD BOGOTA, D. C. MARZO DE 2016 COFL02...

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