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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
CON CORTE A 30 DE ABRIL DE 2015
MAYO DE 2015
BOGOTA D.C.
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INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
CORTE A ABRIL DE 2015
Teniendo en cuenta el Plan Anual de Gestión, correspondiente al mes de Mayo la
Oficina de Control Interno realizó Evaluación al Control Interno Contable,
correspondiente al primer cuatrimestre del 2014, de conformidad con la Ley 87 de
1993, Resolución 393 de Septiembre de 2007, Resolución 357 de Julio de 2008 y
Decreto 2642 de Noviembre de 2013.
1. OBJETIVO
Evaluar el Sistema de Control Interno Contable, de acuerdo a lo establecido en la
Resolución 393 de Septiembre de 2007 y la Resolución 357 de Julio de 2008 y así
determinar el Estado del Sistema.
2. ALCANCE
Se realizara Evaluación al Sistema de Control Interno Contable, de la
Superintendencia Nacional de Salud, para el periodo comprendido entre Enero y
Abril de 2015, así mismo se llevara a cabo seguimiento a las recomendaciones
realizadas por la Oficina de Control Interno, en evaluaciones anteriores.
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3. DESARROLLO
3.1. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
La Subdirección Financiera se creó mediante Decreto 2462 del 7 de Noviembre de
2013, “Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional
de Salud”, luego mediante Resolución No. 0180 del 17 de Enero de 2014, se crearon
Grupos Internos de Trabajo, a los que se asignaron funciones y Coordinadores. Así
las cosas la Subdirección Financiera tiene a su cargo Cuatro (4) Grupos:
Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Cartera.
Con Resolución No 4086 del 19 Diciembre de 2014, se llevó a cabo la aprobación,
del Macroproceso de Gestión Financiera, el cual está conformado por Cinco (5)
Procesos y Quince (15) Procedimientos, tal como se observan en la siguiente
imagen:
SECRETARIA GENERAL
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
Grupo de Presupuesto
Grupo de Tesorería
Grupo de Contabilidad
Grupo de Cartera
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Fuente: Página Web de la Supersalud
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A 30 de Abril la Subdirección contaba con Veinticinco (25) Funcionarios, de los
cuales Uno (1) es Subdirector, a la fecha de corte del informe se encontraba la
coordinadora del Grupo de Tesorería, encargada de las funciones, de este, Cuatro
(4) Coordinadores y Veintiuno (21) funcionarios (Profesionales, Técnicos y
Asistenciales), según lo informado por el grupo de Talento Humano mediante
memorando Nurc No. 3-2015-010150 del 28 de Mayo de 2015.
3.2. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES
La Oficina de Control Interno, de acuerdo a los resultados de los Informes de
Evaluación al Sistema de Control Interno Contable, en los cuales se realizó
recomendaciones, realizó seguimiento las mismas, como se observa a
continuación:
Cumplimiento a la Circular No. 0002 del 25 de Abril de 2014, donde se establecen
los plazos de novedades y trámites de nómina, con el fin de que la información
fuente presentada por el Grupo de Talento Humano sea veraz y oportuna.
El Grupo de Contabilidad, mediante memorando Nurc No. 3-2015-010089 del 27 de
Mayo de 2015, expreso: “Respecto de este punto podemos informar que la oportunidad
en el suministro de la información se ha visto mejorada. Existiendo aún situaciones de
calidad por mejorar”.
De acuerdo a lo anterior, se reitera la recomendación al Grupo de Talento Humano,
ya que si bien la oportunidad en la entrega de la información ha sido mejorada,
según lo expresado por el Grupo de Contabilidad, la calidad de la misma debe
mejorar.
Que se construyan indicadores que midan situación resultados y tendencias, de
la información financiera, con el fin de que esta sea un medio para la toma de
decisiones por parte de la Alta Dirección y que la información sea presentada con
los análisis respectivos.
El Grupo de Contabilidad, mediante memorando Nurc No. 3-2015-010089 del 27 de
Mayo de 2015, expreso: No se han establecido al cierre del cuatrimestre. Se está
adelantando una revisión juiciosa a los establecidos en otras entidades de tal manera que,
en caso de establecerlos, realmente sean útiles a la Entidad.
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Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina de Control Interno reitera la
recomendación.
Se está dando cumplimiento por parte de las áreas proveedoras de la Información
Contable, del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del
Sistema de Contabilidad Pública, aprobado mediante Resolución No. 2343 de
Diciembre de 2013, en cuanto al numeral 2.2.7.1. Responsabilidades de quienes
ejecutan procesos diferentes al contable, teniendo en cuenta que algunas áreas no
están reportando la información al Grupo de Contabilidad en las fechas allí
establecidas.
Se reitera la recomendación, por parte de la Oficina de Control Interno, teniendo en
cuenta lo evidenciado, en las notas específicas a los Estados Financieros, con corte
a 31 de Marzo de 2015, publicados en la página Web de la Entidad, en la cual se
observa según lo informado por la Coordinadora del Grupo de Contabilidad, en el
memorando Nurc No. 3-2015-010089 del 27 de Mayo de 2015, que el saldo de la
cuenta Acreedoras de Control por Contra, no se encuentra actualizado, por no
contar con la información a reportar por el Grupo de Tesorería. Como se observa
en la siguiente imagen:
Fuente: notas específicas a los Estados Financieros – Corte 31 de Marzo de 2015 – Página
Web Supersalud
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Teniendo en cuenta que el Comité de Sostenibilidad Contable, aprobó mediante
Acta la depuración de los saldos por deuda e intereses, se recomienda realizar los
ajustes contables para realizar llevar a fin termino la depuración de dichos valores,
ya que como se evidencio solo se hicieron los ajustes contables a los saldos de la
deuda por Capital.
Se llevó a cabo el registro contable, de los valores depurados, según fichas No. 410
a 416 de 2014, aprobadas mediante Actas de Comité de Sostenibilidad Contable
Nos. 03 y 04 del 2014, por concepto de Intereses, tal como se evidencia en la
siguiente imagen:
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3.3. PROCESO CONTABLE
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de sus funciones, realizo Seguimiento
al Sistema de Control Interno Contable de la Superintendencia Nacional de Salud,
en el periodo comprendido entre Enero a Abril de 2015, evidenciando las siguientes
fortalezas y debilidades:
FORTALEZAS
Mediante memorando Nurc No 3-2015-010089 del 27 de Mayo de 2015, se
remitió, las conciliaciones llevadas a cabo por el Grupo de Contabilidad con los
Grupos de Tesorería, Cartera y Almacén.
Cartera
Se evidenció por parte de la Oficina de Control Interno, Actas Nos. 248, 251, 541 y
644, en las cuales se realizó conciliación de los Ingresos y Cuentas por Cobrar,
correspondiente al cuarto trimestre de 2015 (Enero – Abril), debidamente firmadas
por las coordinadoras del Grupo de Cartera, Grupo de Contabilidad y Grupo de
Tesorería, así como de los profesionales de estos Grupos que intervinieron.
Se observa, en las actas remitidas conciliación de Ingresos y Cuentas por Cobrar,
respecto a Tasa, Régimen Subsidiado, Sanciones y Multas.
Tesorería
Se evidenció por parte de la Oficina de Control Interno, las conciliaciones del Grupo
de Contabilidad con el Grupo de Tesorería, correspondiente al cuarto trimestre de
2015 (Enero – Abril), según Actas Nos. 1, 2 3 y 4, de los saldos de Títulos TES,
Almacén
La Oficina de Control Interno, evidenció Actas Nos. 1, 2, 3 y 4, en las cuales se
concilió los saldos de almacén, las cuales se encuentra debidamente firmadas por
los Profesionales del Grupo de Contabilidad y Grupo de Recursos Físicos que
intervinieron en las mismas y con el Visto Bueno de la Coordinadora del Grupo de
Contabilidad.
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Los Estados Contables del primer trimestre de 2015, son publicados en la página
Web de la Entidad, trimestralmente, así como las notas explicativas a los mismos,
tal como se evidencia en la siguiente imagen, en la cual se evidencia la publicación
de los Estados Financieros con corte a 31 de Marzo de 2015.
Fuente: Página Web Supersalud
Durante el primer cuatrimestre de 2015, se han realizado capacitaciones a los
funcionarios de la Subdirección Financiera, en Normas Internacionales de
Información Financiera – NIIF, Información Exógena Reporte a la Dian, entre otras.
DEBILIDADES
Se pudo evidenciar que no se cuenta con indicadores, que informen a la Alta
Dirección sobre la situación, resultados y tendencias de la información financiera,
los cuales son base para la toma de decisiones.
Se observó, por parte de la Oficina de Control Interno, debilidad en la oportunidad
y calidad de la información, remitida por áreas fuentes de la información contable,
por parte de algunas áreas, lo que evidencia que no se está dando cabal
cumplimiento al Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del
Sistema de Contabilidad Pública de la Superintendencia Nacional de Salud,
aprobado mediante Resolución 2343 del 10 de Diciembre de 2013. Numeral 2.2.
Oportunidad.
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4. CONCLUSIONES
De acuerdo a la evaluación realizada por la Oficina de Control Interno,
correspondientes al Cuarto Trimestre (Enero –Abril) de 2015, esta Oficina concluye:
Se aprobó mediante Resolución No. 4086 del 19 de Diciembre, el Macroproceso de
Gestión Financiera el cual está conformado por Cinco (5) Procesos y Quince (15)
Procedimientos.
En cuanto al cumplimiento de la Circular No. 0002 del 25 de Abril de 2014, donde
se establecen los plazos de novedades y trámites de nómina, si bien la oportunidad
en la entrega de la información ha sido mejorada, según lo expresado por el Grupo
de Contabilidad (Memorando Nurc No. 3-2015-010089 del 27 de Mayo de 2015,
“Respecto de este punto podemos informar que la oportunidad en el suministro de la
información se ha visto mejorada. Existiendo aún situaciones de calidad por mejorar”) se
recomienda mejorar la calidad de la misma, razón por la cual la Oficina de Control
Interno reitera recomendación, en el sentido que el Grupo de Talento Humano de la
Superintendencia Nacional de Salud, continúe en el proceso de mejora continua,
que pueda llevar a que la información sea entrega en los tiempos establecidos y con
la calidad requerida. En relación con este importante tema, la Oficina de Control
Interno igualmente recomienda, que se ejecute(n) mesa(s) de trabajo; en la que se
generen compromisos recíprocos, que lleven a que fluya de mejor manera la
comunicación entre los dos (2) grupos antes mencionados, en beneficio de las
actividades que ambos deben ejecutar, logrando de esta manera una mejora que
beneficie a la Institución en general.
No se evidencia la construcción de indicadores, que midan situaciones, resultados
y tendencias, de la información financiera, sin embargo según lo expresado por la
Coordinadora del Grupo de Contabilidad, se viene adelantando revisión del tema,
con el fin de establecer la viabilidad de diseñarlos y que los mismos sean de utilidad,
para la Entidad. (Memorando Nurc No. 3-2015-010089 del 27 de Mayo de 2015 “No
se han establecido al cierre del cuatrimestre. Se está adelantando una revisión juiciosa a
los establecidos en otras entidades de tal manera que, en caso de establecerlos, realmente
sean útiles a la Entidad.”)
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La Oficina de Control Interno en desarrollo del seguimiento que por esta se reporta
evidenció que se continua presentando incumplimiento por parte de las áreas
proveedoras de la Información Contable, del Modelo Estándar de Procedimientos
para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, aprobado mediante
Resolución No. 2343 de Diciembre de 2013, referente al numeral 2.2.7.1.
Responsabilidades de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, lo cual se
evidencia con el aspecto traído a referencia en desarrollo de este informe
(Presentando imagen publicada en la Página Web de la Entidad), que el Grupo de
Tesorería no aportó al Grupo de Contabilidad las conciliaciones respectivas para el
registro del valor de cuentas acreedores por el contra, señalándose sobre este
particular en la página de la Entidad que : “..Esta situación será subsanada en Abril
de 2.015”, sin embargo al ejecutar el seguimiento no se aportó evidencia que ello
ocurriera, aspecto que se recomienda corregir prontamente; en procura que no se
vean afectados los estados financieros de la Institución.
Se llevó a cabo el registro contable, de los valores depurados, según fichas No. 410
a 416 de 2014, aprobadas mediante Actas de Comité de Sostenibilidad Contable
Nos. 03 y 04 del 2014, por concepto de Intereses.
5. RECOMENDACIONES
Después del seguimiento llevado a cabo por la Oficina de Control Interno, y las
conclusiones del mismo, se recomienda:
Se reitera la recomendación de la Oficina de Control Interno, dirigida al Grupo de
Talento en cuanto al Cumplimiento a la Circular No. 0002 del 25 de Abril de 2014,
donde se establecen los plazos de novedades y trámites de nómina, así como
continuar con las acciones de mejora de la calidad de la información presentada y
la oportunidad con que se reporta la misma.
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En cuanto a la construcción de indicadores, que midan situación, resultados y
tendencias de la información financiera, se reitera la recomendación de la Oficina
de Control Interno, con el fin de dar cumplimiento a lo expresado en la Resolución
No. 357 del 23 de Julio de 2008, en el Capítulo 4. Actividades Mínimas a Desarrollar,
Numeral 4.1. Controles Asociados a las Actividades del Proceso Contable, Actividad
No. 5 Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información, expresa en el Punto
No. 2 “Construir los indicadores pertinentes a efectos de realizar los análisis que
correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias,
así como la respectiva verificación respecto de su implementación.”
Se recomienda igualmente por parte de la Oficina de Control Interno, conforme a lo
expuesto anteriormente en este informe; dar cumplimiento al Modelo Estándar de
Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública,
aprobado mediante Resolución No. 2343 de Diciembre de 2013, numeral 2.2.7.1.
Responsabilidades de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, en lo que
hace referencia a las fechas e información que debe presentarse por cada una de
las áreas fuentes de la información contable, evitando por incumplimientos; que
exista posibilidad de afectación de los Estados Financieros de la Institución.
Atentamente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de Oficina de Control Interno
