“SUPERVISION OPERATIVA CON ACTAS PROBATORIAS PAR A ACTOS INSEGUROS Y PDJ”

Ing. Richard Carpio Escalante

Lima, Abril del 2010

Considerandos:

• Mejorar método de Supervisión Operativa Tradicional. Incorporar facilidades tecnológicas.

• Contar con información de mayor número de unidades.

• Auto-inspección facilita conocimiento de operadores de falencias en materia de seguridad de los establecimientos.

• No constituye propiamente una nueva obligación en materia de seguridad.

MISION DE OSINERGMIN

Supervisar y Fiscalizar, a nivel nacional, el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas relacionadas con las actividades de los sub sectores de electricidad, hidrocarburos y minería, así como el cumplimiento de las normas legales y técnicas referidas a la seguridad y a la conservación y protección del medio ambiente en el desarrollo de dichas actividades.

SUPERVISIÓN OPERATIVA

Entre los tipos de supervisión que desarrolla el OSINERGMIN se encuentra la Supervisión Operativa que se efectúa para verificar que los agentes y/o las instalaciones cumplen con las normas operativas, técnicas, de seguridad y medio ambiente.

• OBJETO:

- El PDJ tiene como finalidad que los responsables de las unidades supervisadas que se encuentren debidamente inscritos en el Registro de la Dirección General de Hidrocarburos del Ministerio de Energía y Minas, efectúen inspecciones periódicas de sus establecimientos, instalaciones o unidades, según corresponda, a efecto de asegurar que su operación se realiza acorde con las normas técnicas, de seguridad y de medio ambiente establecidas en el ordenamiento jurídico vigente.

• Elaboración del Plan de Supervisión Anual:

Dentro del primer trimestre de cada año el Gerente de Fiscalización de Hidrocarburos Líquidos en coordinación con la JUCHL, comunican El Plan de Supervisión Anual.

• Selección de la muestra (Unidad Operativas) Para cada periodo se requiere a aquellas Unidades operativas

que presentaron PDJ, respetando el plazo que se les otorga para poder levantar las observaciones declaradas.

El CP con apoyo del SI, efectuaran la selección en un número igual o mayor al plan anual.

El SI solicita al SAC y al SEYM, todas las unidades operativas que hasta el momento tengan algún proceso pendiente, para no ser considerado en el presente plan anual.

. Comunicación y programación de las supervisiones operativas:En general las unidades operativas a supervisar así como el periodo en que las mismas deberán de realizarse, será de acuerdo a lo establecido en el Plan de supervisión Anual.

Antes del inicio del mes programado para la supervisión operativa, el JOR y el CP, deberán seleccionar y comunicar al SR las unidades operativas a supervisar, a fin de que este asigne a cada SC.

Posterior a ello, el SR comunicará vía correo electrónico al SI para que coordine con el CS, la configuración en el SFH de los SC designados en las materias de supervisión.

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SUPERVISION OPERATIVA / ACTOS INSEGUROS

I. ANTES DE LA VISITA DE SUPERVISIÓN.

• Recomendaciones Para El Supervisor

Con la comunicación a los SC sobre las unidades operativas a supervisar, cada SC previo a cada visita, realizará lo siguiente:

Consulta DGH.- Imprimir el Registro DGH, de la página WEB del MINEM, la cual será anexada al informe de supervisión. SC deberá asegurar que antes, durante y hasta la entrega del expediente dicha información no haya variado. Si hay variación en el registro DGH, el SC comunicará al SR y al SAC, para que ambos tomen las acciones necesarias a fin de solucionar la situación y estos a su ves comunicar al SC la solución.

• Consulta SUNAT.- Imprimir la consulta RUC, de la pagina WEB de la SUNAT, la cual será anexada al informe de supervisión. SC deberá asegurar que antes, durante y hasta la entrega del expediente dicha información no haya variado. Si hay variación esta información, el SC comunicará al SR y al SAC, para que ambos tomen las acciones necesarias a fin de solucionar la situación y estos a su vez comunicar al SC la solución.

• El SC ingresará al SFH: Nuevos Sistema/Nuevo SFH/Maestro de Unidades/Universo de Unidades, y digitará el Código de Osinergmin, visualizándose la pantalla Unidades Operativas – Información General; donde verificará que los datos allí descritos

coincidan con los datos de la SUNAT y MINEM. Si hay variación esta información, el SC comunicará al SR y al SAC, para que ambos tomen las acciones necesarias a fin de solucionar la

situación y estos a su ves comunicar al SC la solución. En todos casos el SC deberá imprimir y adjuntar esta solución al expediente.

El SC elaborará el Programa de Supervisión.- Este programa será comunicado vía correo electrónico al SR con copia al CP, SI y SEYM hasta 01 hábil anterior a la fecha de la primera visita programada para el mes en curso.

El SC debe verificar que le haya sido asignada la respectiva carta línea para la supervisión de la unidad operativa correspondiente.

II. DURANTE LA VISITA DE SUPERVISIÓN Y ANTES DE INICIAR LA SUPERVISION.

Llegando hasta la dirección del establecimiento de la unidad operativa y antes de iniciar la supervisión, el SC debe realizar lo siguiente:

Se identificará con la credencial otorgada por Osinergmin y explicará el propósito de la supervisión.

Validará con la persona responsable de la unidad operativa antes de la supervisión los datos consignados en la carta de visita como en las actas probatorias correspondientes.

Si se tiene referencias que ayuden a ubicar rápidamente tanto la dirección del establecimiento (Dirección operativa, lugar donde se realiza la supervisión), como la Dirección Legal (Dirección de correspondencia, lugar de notificación de las comunicaciones), el SC deberá registrar dicha información en la Carta de Visita de Supervisión y comunicado al SR para su modificación en el SFH.

Si durante la validación de los datos de la unidad

operativa, se constata que quien opera el establecimiento es una persona distinta al que figura inscrito en el Registro de la DGH del MINEM, el SC deberá de proceder de acuerdo a lo señalado en el

instructivo ‘Supervisión Especial – Instalaciones y/u Operaciones No Autorizadas, I5-GFHL-UCHL-PE-01

III. DURANTE LA VISITA DE SUPERVISIÓN.

Durante la supervisión el SC deberá de considerar lo siguiente:

Iniciar la supervisión constatando si existen o se están

cometiendo actos inseguros que constituya una infracción administrativa sancionable.

3. De constatar un acto inseguro realizará lo siguiente:

i. Tomará las fotografías necesarias a fin de evidenciar dicho acto.

ii. Marcará con un aspa en el acta probatoria correspondiente la infracción constatada y

iii. Describirá los aspectos relevantes de las infracciones constatadas en el campo Observaciones del acta probatoria correspondiente.

4. Si durante la visita, el SC encuentra situaciones especiales en el establecimiento como son:

i. Que el establecimiento cuente con instalaciones y/o este operando, es decir recibiendo, almacenando y/o vendiendo hidrocarburos líquidos y/o GLP sin contar de ser el caso con el Registro de la DGH del Ministerio de Energía y Minas,

ii. Que el establecimiento cuenta con registro DGH del Ministerio de Energía y Minas y esté solicitando IMA o UFMA y se encuentre que:

- Ha efectuado modificaciones sin la debida autorización, y/o - Están operando las modificaciones sin la debida autorización u iii. Otras situaciones especiales. Deberá describirlo dentro del informe de Supervisión para que el SR

proceda de acuerdo a lo señalado en el instructivo Supervisión Especial y/u operaciones No autorizadas.

IV. AL FINALIZAR LA SUPERVISIÓN:

Luego de terminada la supervisión, el SC realizará lo siguiente:

Comunicara verbalmente al responsable de la unidad operativa sobre la constatación o no de actos inseguros.

El SC conjuntamente con el responsable de la unidad operativa supervisada firmaran la carta de visita de supervisión, así como las Actas Probatorias correspondientes, ésta última siempre y cuando se hayan constatado actos inseguros, indicado en el mismo su relación con el propietario.

El SC debe incluir en su informe el acta original.

SUPERVISION OPERATIVA PDJ CON VISITA

I. ANTES DE IR A LA SUPERVISION. Con la comunicación a los SC sobre las comunicaciones operativas a

supervisar, cada SC previo a cada visita, realizará lo siguiente:

1 Solicitar antecedentes al servicio de tercerización de trámite documentario.

2 El SC recurre a otros medios para recabar información por ejemplo el SFH.

3 Consulta SUNAT, Imprimir la consulta RUC, de la pagina WEB de la SUNAT, la cual será anexada al informe de supervisión. SC deberá asegurar que antes, durante y hasta la entrega del expediente dicha información no haya variado. Si hay variación esta información, el SC comunicará al SR y al SAC, para que ambos tomen las acciones necesarias a fin de solucionar la situación y estos a su vez comunicar al SC la solución.

4 Consulta DGH, Imprimir el Registro DGH, de la pagina WEB del MINEM, la cual será anexada al informe de supervisión. SC deberá asegurar que antes, durante y hasta la entrega del expediente dicha información no haya variado. Si hay variación en el registro DGH, el SC comunicará al SR y al SAC, para que ambos tomen las acciones necesarias a fin de solucionar la situación y estos a su ves comunicar al SC la solución.

5 Reporte de última DJ, Ingresará al SFH y obtendrá la última declaración jurada impresa con una antigüedad no menor a 24 horas antes de la visita.

6 El SC ingresará al SFH Nuevos Sistema/Nuevo SFH/Maestro de Unidades/Universo de Unidades, y digitará el Código de Osinergmin, visualizándose la pantalla Unidades Operativas – Información General; donde verificara que los datos allí descritos

coincidan con los datos de la SUNAT y MINEM. Si hay variación

. esta información, el SC comunicará al SR y al SAC, para que ambos tomen las acciones necesarias a fin de solucionar la situación y estos a su ves comunicar al SC la solución. En todos casos el SC deberá imprimir y adjuntar esta solución al expediente.

7 El SC ingresará al SFH e imprimirá el listado de observaciones pendientes de dicha unidad operativa y comprobar si dichas observaciones han sido levantadas, en el caso no tuviera observaciones pendientes deberá imprimir esta pantalla mostrada en el SFH.

8 El SC elaborará su programa de supervisión, el cual será comunicado al CP, SI y SEYM hasta 01 día hábil anterior a la fecha de la primera visita.

9 El SC deberá verificar que le haya sido asignada la respectiva carta línea para la supervisión de la unidad operativa.

II. DURANTE LA VISITA Y ANTES DE INICIAR LA SUPERVISIÓN:

Llegado hasta la dirección del establecimiento de la Unidad Operativa y antes de iniciar la supervisión, el SC deberá realizar lo siguiente:

1 Se identificará con la credencial otorgada por Osinergmin y explicará el propósito de la visita de supervisión.

2 Validará con la persona responsable de la unidad operativa antes de la supervisión los datos consignados tanto en la carta de visita como en las actas probatorias.

3 Si durante la validación de los datos de la unidad operativa, se constata que quien opera el establecimiento es una persona distinta al que figura inscrito en el registro de la DGH del MINEM, el SC deberá actuar de acuerdo al instructivo.

III. DURANTE LA VISITA DE SUPERVISIÓN Durante la supervisión el SC deberá considerar lo siguiente:

1 Verificar que se haya llenado todos los datos consignados en los documentos mencionados en el punto II.

2 Iniciar la supervisión constatando si existe o se están cometiendo condiciones inseguras que incumplan lo establecido en el acta probatoria correspondiente y que constituyan una infracción administrativa sancionable.

3 De contar con una condición insegura, realizar lo siguiente: i. Tomará las fotografías necesarias a fin de evidenciar dicho acto. ii. Marcará con un aspa en el acta probatoria correspondiente la

infracción constatada y iii. Describirá los aspectos relevantes de las infracciones

constatadas en el campo Observaciones del acta probatoria correspondiente.

4 Si durante la visita el SC encuentra situaciones especiales en el establecimiento como son:

i. Que el establecimiento cuente con instalaciones y/o este operando, es decir recibiendo, almacenando y/o vendiendo hidrocarburos líquidos y/o GLP sin contar de ser el caso con el Registro de la DGH del Ministerio de Energía y Minas,

ii. Que el establecimiento cuenta con registro DGH del Ministerio de Energía y Minas y esté solicitando IMA o UFMA y se encuentre que:

- Ha efectuado modificaciones sin la debida autorización, y/o - Están operando las modificaciones sin la debida autorización u iii. Otras situaciones especiales. Deberá describirlo dentro del informe de Supervisión para que el

SR proceda de acuerdo a lo señalado en el instructivo Supervisión Especial y/u operaciones No autorizadas.

IV. AL FINALIZAR LA SUPERVISIÓN: Luego de terminada la supervisión, el SC realizará lo siguiente: 1 Comunicará verbalmente al responsable de la unidad

operativa sobre la constatación o no de condiciones inseguras. 2 El SC conjuntamente con el responsable de la unidad

operativa supervisada firmarán la carta de visita de supervisión, así como el acta probatoria correspondiente, éste última siempre y cuando se hayan detectado condiciones inseguras.

3 El SC verificará que se registren los números de DNI, los cuales deben de constar de 8 dígitos cada uno.

4 El original del acta probatoria debe de quedarse con el SC para conformar su expediente y la copia para la unidad operativa.

5 El acta probatoria inicia automáticamente el procedimiento administrativo sancionador (PAS), el mismo que surtirá efectos legales siempre y cuando se cumpla con los puntos antes mencionados, el cual asegurará que el acta probatoria haya sido adecuadamente notificada.

V CONSIDERACIONES PARA LA CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE POR EL SC. El SC debe considerar que la documentación que obre en el expediente debe de entregarse foliada (en números y letras) en la parte superior derecha de atrás hacia delante y ordenados cronológicamente según la fecha que figure en el cargo de documentos ingresados emitido por la oficina regional correspondiente de Osinergmin. Todos los folios del expediente deberán de estar visados por el SC a excepción de la carta de visita de supervisión y el acta probatoria según corresponda. En general el SC conformará el expediente de acuerdo a la siguiente estructura: 1 Impresión de la consulta SUNAT sobre el RUC de la unidad operativa. 2 Impresión de la consulta SUNAT sobre la información del representante legal, (de ser el caso). 3 Impresión de la consulta DGH.

4 Impresión del reporte de la última declaración jurada. 5 Informe de supervisión (del SC). ANALISIS DE LOS ERRORES MAS COMUNES A LOS

TRABAJOS REVISADOS

1 Las observaciones a las instalaciones no autorizadas. 2 Las observaciones imputando medidas de seguridad que no

corresponden. 3 Pregunta 2.4; Observar que no tiene jefe de playa. 4 Pregunta 1.3; Se indica que el ancho no se puede determinar. 5 Pregunta 1.6; No consideran el ancho de la pared del

establecimiento a la hora de determinar la distancia de la bomba sumergible al medianero de la propiedad vecina.

6 Pregunta1.10; No se distingue exactamente cual es el interruptor principal.

7 Pregunta 1.17; Se observa que el establecimiento no tiene habitación de guardián.

8 Pregunta 2.1; Se solicita un certificado u otro documento que garantice el mantenimiento de las instalaciones eléctricas y no se observa, a pesar de que en las fotos se observe falencias.

9 Pregunta 5.1; Se observa que el establecimiento no cuenta con sardineles.

10 Pregunta 5.3; Observan cilindro no esta identificado. 11 Pregunta 5.21; Observan que no tiene registro de incidentes,

pero si el establecimiento no a tenido ningún incidente no requiere este documento solicitado.

ETC.

Gracias