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Symphony 3.4.1.

Manual de Catalogación

Biblioteca de la UNED

Servicio de Normalización, Proceso y Control

Bibliográfico

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Servicio de Normalización, Proceso y Control Bibliográfico

Symphony 3.4.1. Manual de Catalogación

Contenido

1. Estructura de niveles de los registros del catálogo ..................................................................................... 3

2. Pantalla de Symphony ................................................................................................................................. 4

3. El Módulo de Catalogación y sus asistentes ................................................................................................ 5

4. Ayudantes de Catalogación ......................................................................................................................... 6

5. Barra de herramientas de “Títulos”............................................................................................................. 7

5.1. Añadir título ......................................................................................................................................... 8

5.2. Modificar un título ............................................................................................................................. 10

5.3. Duplicar título .................................................................................................................................... 12

5.4. Eliminar títulos, signaturas e ítems ................................................................................................... 14

6. Barra de herramientas de “Tareas Comunes” ........................................................................................... 15

6.1. Añadir signaturas/ítems .................................................................................................................... 16

6.2. Editar signatura/item ........................................................................................................................ 18

6.3. Borrar signaturas/items ..................................................................................................................... 20

7. Barra de herramientas de “Signaturas e ítems” ........................................................................................ 21

7.1. Añadir ítem ........................................................................................................................................ 22

7.2. Editar ítem ......................................................................................................................................... 24

8. Barra de herramientas de “Autoridades” .................................................................................................. 25

9. Barra de herramientas “Especial” ............................................................................................................. 25

10. Anexo: configuración de las propiedades de los asistentes .................................................................. 26

10.1. Mantenimiento de signatura e ítem.............................................................................................. 26

10.2. Visualización y búsqueda de ítem ................................................................................................. 27

10.3. Añadir título ................................................................................................................................... 28

10.4. Modificar título .............................................................................................................................. 29

10.5. Duplicar título ................................................................................................................................ 30

2



10.6. Eliminar título, signaturas o ítems ................................................................................................. 31

10.7. Añadir ítem ................................................................................................................................... 32

10.8. Editar ítem .................................................................................................................................... 33

3



1.

Los registros del catálogo de la Biblioteca de la UNED se estructuran en tres niveles:

1. Nivel de Título: Contiene los datos bibliográficos de cada documento, comunes a todos los

ejemplares que de ese documento existan en cualquier biblioteca de la UNED.

2. Nivel de Signatura o Volumen: tiene dos funciones:

a. Asociado a la signatura topográfica permite localizar los diferentes ejemplares que hay de

cada documento en las bibliotecas que los posean.

b. Para las obras en varios volúmenes permite identificar cada uno de ellos de manera

individualizada lo que permite una mejor gestión de la colección, da mayores facilidades

para la identificación de cada uno de ellos en las búsquedas en el catálogo, y mejora el

tratamiento de esos documentos para el préstamo.

3. Nivel de ítem o copia: Identifica cada uno de los ejemplares que existan de un documento mediante

un id de ítem número de copia. Deben colgar obligatoriamente de alguna signatura topográfica por

lo que están en un nivel inferior, bajo el nivel de signatura o volumen.

Todos los registros del catálogo deben contener los niveles de título y signatura. Estos dos niveles de

información pueden existir sin el tercer nivel de ítem o copia (por ejemplo cuando hay un título en pedido y

todavía no se ha recibido).

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2.

Al abrir SirsiDynix Symphony, aparece una pantalla como la siguiente:

Las partes de la pantalla de Symphony son las siguientes, tal y como se muestran en la captura de pantalla

anterior:

1. Barra de módulos: permite acceder a los módulos disponibles. Solo se muestran los módulos

relevantes para su trabajo. Para pasar de un módulo a otro, haga clic en su nombre en la barra de

herramientas.

2. Barra de menú: proporciona herramientas contextuales para llevar a cabo distintas tareas. El

sistema incorpora varias opciones (barra de menú, botones, información de campos o

combinaciones de teclas) para ejecutar tareas.

3. Barra de herramientas de los asistentes: organizan los asistentes en conjuntos agrupados que

realizan flujos de trabajo relacionados. La flecha que se encuentra en la esquina superior derecha

abre o cierra el grupo. Haga doble clic en un asistente para abrirlo en el espacio de trabajo.

4. Ayudantes: Los ayudantes aparecen en la esquina superior izquierda de un asistente y permiten

llevar a cabo funciones asociadas a la vez que se trabaja con un registro bibliográfico.

1. Barra de módulos

2. Barra de menú

3. Barra de herramientas

de los asistentes

5. Espacio de trabajo

4. Ayudantes

5



5. Espacio de trabajo: muestra los asistentes abiertos. Puede configurar el sistema de manera que las

ventanas se abran una encima de otra; así, puede haber varios asistentes abiertos a la vez y puede

pasar de uno a otro sin restricciones.

3.

La barra de herramientas de Catalogación contiene los asistentes de catalogación reunidos en grupos en el

margen izquierdo de la pantalla. Los asistentes son iconos con etiquetas en los que el icono representa

visualmente la función de la herramienta y la etiqueta la describe. Muchos de los asistentes pertenecen a

uno de estos tres grupos: Mantenimiento de Título, Signatura e Item, en correspondencia con el nivel del

registro del catálogo al que se necesite acceso.

Es importante tener bien definidas las Propiedades del asistente . Accederemos a su configuración haciendo

clic con el botón derecho del ratón sobre el propio asistente y seleccionando Propiedades. (ver ANEXO).

Tareas comunes Contiene asistentes que operan con signaturas e ítems, etiquetas, importación de

registros, así como búsquedas y otras funciones comunes.

Títulos Contiene asistentes que crean, modifican, duplican y borran registros bibliográficos.

Signaturas e ítems Contiene asistentes que añaden y modifican registros de ítem.

Autoridades Contiene asistentes que permiten visualizar, crear, modificar y borrar registros de

autoridades.

Especial Contiene asistentes que operan con catalogación de encuadernado con,

transferencias de ítems.

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4.

Los ayudantes aparecen en la esquina superior izquierda de un asistente y permiten llevar a cabo funciones

asociadas a la vez que se trabaja con un registro bibliográfico. Los siguientes ayudantes están disponibles en

el módulo de Catalogación:

Validar encabezamientos

Este ayudante permite comprobar los encabezamientos del registro con los encabezamientos de autoridad

que ya existen en la base de datos.

Insertar un campo antes del actual,

Añadir un campo al final del registro,

Añadir un campo después del actual

Borrar campo actual

Visualizar descripción bibliográfica

Utilizar este ayudante para visualizar una descripción detallada del Ítem seleccionado. Permite visualizar en

una misma pantalla varias pestañas.

Añadir signatura

Al utilizar el asistente Encuadernado con, utilizar este ayudante para añadir al título una nueva signatura sin

ítems

Listar el catálogo por signatura

Muestra todos los registros de signatura del sistema que comparten la misma signatura o parte de una

signatura.

Configurar opciones para la búsqueda de item

Restringe el método de búsqueda que se quiere utilizar, permite refinar las búsquedas.

Cambiar ID de ítem

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Disponible en el asistente Modificar ítems de forma global. Utilizar este ayudante cuando se necesite

reemplazar un código de barras extraviado, deteriorado o temporal.

Modificar ítems seleccionados

Disponible en el asistente Modificar ítems de forma global. Utilizar este ayudante para buscar ítems por

título y seleccionar los que se quiere modificar.

Búsqueda avanzada

Disponible en todos los asistentes de catalogación que se abren con una búsqueda bibliográfica.

5.

La barra de herramientas Títulos contiene los siguientes asistentes:

Añadir título

Añade títulos nuevos, signaturas nuevas e

ítems.

Modificar título Modifica títulos, signaturas e items ya

existentes.

Duplicar título Crea un nuevo título copiando otro ya

existente.

Borrar título, signaturas o copias Borra títulos, signaturas e items

Estos asistentes nos permiten gestionar los tres niveles de un registro bibliográfico:

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Nivel de Título

Nivel de Signatura

Nivel de Copia ó Ítem

5.1. Añadir título

Utilizar el asistente Añadir título para crear una nuevo registro bibliográfico y signaturas e ítems

asociados.

Para añadir un título nuevo al catálogo seguiremos estas instrucciones:

1. En la barra de herramientas de Título, pulsar en el asistente Añadir título

El Sistema nos sitúa por defecto en la pestaña Bibliográfico. La información que aparece en esta pestaña,

que es parte del registro a nivel de título, es común para todos los volúmenes y copias del título, y se utiliza

principalmente para describir el ítem en cuestión. Esta pestaña contiene la información que se indiza para la

búsqueda por palabra clave y la búsqueda alfabética.

Campos variables

Ayudantes

Pestaña Bibliográfico

Campos fijos

Indicadores Etiquetas Guardar

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2. En la pestaña Bibliográfico, introducir la información apropiada para los campos fijos y los campos

variables.

3. Tras introducir los campos fijos y los campos variables, pulsar en Guardar o pinchar en la pestaña

Signatura/ítem

Pestaña de Signatura/Ïtem

Se abrirá una pantalla para introducir los datos de la signatura y del ítem:

1. Tras Introducir la signatura y todos los datos correspondientes al nivel de copia o ítem pinchamos en

Guardar.

2. Si se desea añadir otro ítem bajo la misma signatura pulsar en Añadir ítem. Añadir signatura se utilizará

para añadir una signatura diferente a la ya introducida.

Pestaña Signatura/Ítem

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5.2. Modificar un título

Utilizar el asistente Modificar título para realizar cambios en los registros bibliográficos. Este es el único

asistente de mantenimiento que proporciona acceso tanto a información bibliográfica como de control de

título. La información de la pestaña de Control, que es parte del registro a nivel de título, se utiliza

principalmente “por debajo” para administrar y mantener los ficheros de catálogo, autoridad y revisión. La

información de la pestaña de Control es común para todos los volúmenes y copias asociados al título.

Para modificar un título:

1. En la barra de herramientas de Mantenimiento de título, pulsar en el asistente Modificar título

Aparecerá la pantalla de búsqueda de ítem:

2. Buscar el título a modificar. La búsqueda puede devolver una lista de títulos.

3. Seleccionar el título de la lista y pulsar en Modificar. Aparecerá la pestaña Bibliográfico del título.

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4. Modificar las entradas que sea necesario. Utilizar los ayudantes para insertar los campos que hagan

falta. También se puede utilizar el editor de registros para modificar los campos fijos, los indicadores y

los subcampos.

Pulsando en que precede a cada etiqueta accedemos al editor de registros correspondiente.

5. Para modificar la información relativa a la administración y mantenimiento del registro bibliográfico,

pulsar en la pestaña de Control. Para modificar la información a nivel de signatura y de item, pulsar en la

pestaña de Signatura/Item.

6. Una vez que se ha terminado de hacer cambios, pulsar en Guardar para salvar la información.

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5.3. Duplicar título

Utilizar el asistente Duplicar título para crear un nuevo registro bibliográfico copiando la información

bibliográfica de un título existente, así como los registros de signatura e ítem asociados. Los registros de los

nuevos ítems que son similares a los materiales que ya se encuentran en el catálogo, como una nueva

edición, una reimpresión o un ítem de una serie, se pueden duplicar para minimizar la cantidad de

información que el catalogador tiene que introducir.

Para duplicar un título existente:

1. En la barra de herramientas de Mantenimiento de título, pulsar en el asistente Duplicar título

2. Buscar el título a duplicar. La búsqueda puede devolver una lista de títulos.

3. Seleccionar el título de la lista y pulsar en Duplicar. Aparecerá la información bibliográfica del título

existente.

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O, si aparece un Titulo Actual, y este es el título que se quiere duplicar, pulsar en el título. No se

necesita pulsar en Duplicar.)

4. En la pestaña Bibliográfico, modificar los campos para reflejar la nueva información bibliográfica del

título. Utilizar los ayudantes para insertar los campos que hagan falta. También se puede utilizar el

editor de registros para modificar los campos fijos, los indicadores y los subcampos.

5. En la pestaña de Signatura/ítem, modificar la información que sea necesaria. Se debe introducir un

código de barras u otro ID de ítem para identificar el ítem.

6. Pulsar en Guardar para salvar la nueva información.

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5.4. Eliminar títulos, signaturas e ítems

Utilizar el asistente Eliminar título, signaturas o ítems para borrar un registro de título, signatura o ítem del

catálogo. No se pueden borrar ítems con préstamos, reservas o sanciones.

Para borrar un ítem del catálogo:

1. En la barra de herramientas de Título pulsar en el asistente Eliminar títulos, signaturas o ítems

Aparecerá la ventana de búsqueda de ítem.

2. Introducir los términos de búsqueda en el campo Buscar y pulsar en Buscar. Aparecerá la siguiente

ventana:

3. Para borrar el título y todas sus signaturas e ítems, seleccionar la casilla que hay junto al título,

signatura o ítem que se quiere borrar. Para borrar una signatura y sus ítems asociados, seleccionar

la casilla junto al registro de signatura que se quiere borrar. También se puede borrar un ítem único

seleccionando la casilla que hay junto al ítem que se quiere borrar.

4. Tras realizar las selecciones, pulsar Eliminar.

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5. Si se ha borrado la última copia o el último volumen adjunto a un título, y las propiedades están

establecidas para borrar el título al borrar la última copia o volumen, aparecerá una ventana de

confirmación.

6.

La barra de herramientas Tareas comunes contiene los siguientes asistentes:

Mantenimiento de signatura y de ítem Para trabajar con signaturas e items

Diseñador de etiquetas Funciona con el diseño de etiquetas

SmartPort Busca y captura registros bibliográficos a través

del Z39.50

Búsqueda de ítem Busca y muestra registros bibliográficos,

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signaturas e items.

Comprobar estado de ítem Comprueba el estado de un item y propone

tomar una acción

Ayuda Abre el fichero de ayuda de WorkFlows

Imprimir Imprime un registro abierto

6.1. Añadir signaturas/ítems

Para añadir una nueva signatura a un título ya existente

1. En la barra de herramientas de Tareas comunes, pulsar en el asistente de Mantenimiento de

signatura y de item

2. Aparecerá la ventana de búsqueda de Mantenimiento de signatura y de item.

3. Introducir los términos de búsqueda en el campo Buscar y pulsar en Buscar, o pulsar en el título

Actual, si está disponible.

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4. Seleccionar el título correspondiente de la lista y pulsar en Modificar. Aparecerá la siguiente

pantalla:

5. Pulsar en Añadir signatura. Aparecerá la siguiente ventana:

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6. Pulsamos en Aceptar. Previamente nos aseguraremos de que hemos seleccionado nuestra biblioteca

(si tenemos bien configuradas las propiedades del asistente será la que aparezaca por defecto). La

pestaña Signatura/Item vuelve a aparecer con el nuevo registro de signatura e ítem añadido a la

lista:

7. Introducimos la nueva signatura así como el id de ítem.

Pinchamos en guardar para guardar los nuevos datos

6.2. Editar signatura/item

Para editar una registro de signatura ya existente


signatura y de item . Aparecerá la ventana de búsqueda y

procederemos hasta el punto “4” de la descripción de la búsqueda en Añadir signaturas e ítems (p.

14); es decir: realizamos la búsqueda y pulsamos el botón Modificar.

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2. Si pinchamos sobre la signatura que nos interesa visualizaremos exclusivamente la Información de

signatura y podremos realizar las modificaciones que convengan.

3. Si pinchamos sobre el id de ítem que nos interesa visualizaremos tanto la Información de signatura

como la Información del ítem y podremos realizar las modificaciones que convengan.

Una vez realizadas las modificaciones pulsaremos en Guardar y después en Cerrar al finalizar.

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6.3. Borrar signaturas/items

Para editar una registro de signatura ya existente


signatura y de item . Aparecerá la ventana de búsqueda y

procederemos hasta el punto “4” de la descripción de la búsqueda en Añadir signaturas e ítems (p.

14); es decir: realizamos la búsqueda y pulsamos el botón Modificar.

2. Si se quiere borrar solo un ítem se debe seleccionar el ID de ítem que se desea eliminar y a

continuación pulsaremos en Eliminar. Esto borrará también el registro de signatura si solo hay una

copia asociada.

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3. Si se quiere eliminar una signatura y todas las copias asociadas a dicha signatura se seleccionará la

signatura y antes de borrarlos el programa avisa con un mensaje.

7.

.

La barra de herramientas Signaturas e ítems contiene los siguientes asistentes:

Añadir ítem Añade items a registros ya existentes de

volumen/título

Editar ítem Modifica items asociados a registros ya

existentes de volumen/título

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Modificación global de item Realiza las mismas modificaciones a más de

un item

Añadir ítems pedidos al catálogo Para vincular los ítems pedidos y recibidos a

través del módulo de adquisiciones

Modificación de signatura de forma global Realiza las mismas modificaciones a más de

una signatura

7.1. Añadir ítem

Se utiliza el asistente Añadir ítem para añadir un nuevo ejemplar a registros de signatura ya existentes.

Para añadir un item a un registro de signatura ya existente:

1. En la barra de herramientas de Documentos pulsar en el asistente Añadir ítem . Aparecerá la

ventana de búsqueda. Introduciemos el título al que se quiera añadir items, y pulsamos en Buscar.

Si la búsqueda genera una lista de títulos, seleccionamos el título de la lista y pulsamos en Modificar.

También se puede pulsar en el título Actual, si está disponible. La información que aparece en la siguiente

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pantalla es casi idéntica a la que aparecía mediante el asistente Mantenimiento de signatura e ítems, sin

embargo en este caso no está disponible de la opción de añadir o editar signaturas.

2. Pulsamos en la signatura del árbol al que se quiere añadir el nuevo item, y en Añadir item.

Aparecerá la siguiente ventana:

3. Introducimos un nuevo id. de ítem y realizamos los cambios en la sección de Información de item e

Información adicional. Pulsar en Guardar para guardar el nuevo registro de item y Cerrar.

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7.2. Editar ítem

Se utiliza el asistente Editar ítem para realizar cambios en los registros de item ya existentes en el catálogo.

Este asistente no permite realizar cambios en el registro bibliográfico.

Para hacer cambios en un registro de item ya existente:

1. En la barra de herramientas Documentos pinchar en el asistente Editar ítem

2. Buscar el título en el que se quiera editar las copias y pinchar en Buscar.

3. Si la búsqueda genera una lista de títulos, seleccionar el título de la lista y pulsar en Modificar.

También se puede pulsar en el título Actual, si está disponible. El procedimiento de búsqueda es el

mismo que el descrito en Añadir ítem (p. 20)

4. Seleccionamos la copia a la que se quiere hacer cambios. Realizamos los cambios en las secciones de

Información de item e Información adicional. Pulsar en Guardar para guardar los cambios y Cerrar.

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8.

La barra de herramientas Autoridades contiene los siguientes asistentes:

Visualizar autoridad Muestra información detallada sobre un registro de

autoridad.

Añadir autoridad Añade un nuevo registro de autoridad.

Duplicar registro de

autoridad

Crea un nuevo registro de autoridad copiando otro ya

existente.

Modificar autoridad Modifica un registro de autoridad ya existente.

Eliminar registro de

autoridad

Borra registros de autoridad de la base de datos.

9.

Encuadernados con: Vincula descripciones bibliográficas para obras encuadernadas.

Transferencias: Transfiere títulos, signaturas o items de un registro a otro registro ya existente.

Revisar títulos: Busca y modifica registros bibliográficos, que se han cargado para revisión.

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10.

10.1. Mantenimiento de signatura e ítem

En “Valores por defecto

de signatura” se

seleccionará en la lista la

Biblioteca correspondiente


obligatorios de ítem” se

seleccionará en Tipo y

Localización habitual los

más utilizados. Se activará

Circular según convenga

para el tipo de material

que se incluya en el

catálogo habitualmente.

Para el resto de las

propiedades de este

asistente dejaremos los

valores que Symphony

establece por defecto

27



10.2. Visualización y búsqueda de ítem


propiedades de este




28



10.3. Añadir título











de signatura” se

seleccionará en la lista la

Biblioteca correspondiente


propiedades de este




29



10.4. Modificar título


propiedades de este




30



10.5. Duplicar título











propiedades de este




31



10.6. Eliminar título, signaturas o ítems


propiedades de este




32



10.7. Añadir ítem


propiedades de este













33



10.8. Editar ítem


propiedades de este




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