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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS MODELO DE TRABAJO A DISTANCIA APLICANDO LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS CIUDAD DE MÉXICO 2016 T E S I N A QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL P R E S E N T A N ARACELI MONTSERRAT MALDONADO TELLEZ JOAQUÍN ROLDÁN SÁNCHEZ OSCAR PATIÑO GARCÍA QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA P R E S E N T A N ARTURO ALAN PÉREZ RAMÍREZ EDUARDO MARTÍNEZ SEDGLACH
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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES
Y ADMINISTRATIVAS
MODELO DE TRABAJO A DISTANCIA
APLICANDO LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
CIUDAD DE MÉXICO 2016
T E S I N A
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL P R E S E N T A N ARACELI MONTSERRAT MALDONADO TELLEZ JOAQUÍN ROLDÁN SÁNCHEZ OSCAR PATIÑO GARCÍA
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA
P R E S E N T A N ARTURO ALAN PÉREZ RAMÍREZ EDUARDO MARTÍNEZ SEDGLACH
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ÍNDICE Resumen .............................................................................................................................................. i
Introducción ......................................................................................................................................... ii
Capítulo I Marco metodológico ........................................................................................................ 1
1.1 Planteamiento del problema.......................................................................................................... 1
1.2 Objetivo general ............................................................................................................................ 2
1.3 Objetivos específicos .................................................................................................................... 2
1.4 Justificación o relevancia del estudio ............................................................................................ 2
1.5 Hipótesis ........................................................................................................................................ 3
Capítulo II Marco Teórico ................................................................................................................. 4
2.1 Trabajo .......................................................................................................................................... 4
2.2 Trabajo a distancia ........................................................................................................................ 5
2.3 Modalidad de trabajo a distancia .................................................................................................. 6
2.4 Trabajador ..................................................................................................................................... 9
2.5 Productividad ...............................................................................................................................10
2.5.1 Factores que afectan la productividad del colaborador ...................................................11
2.6 Calidad ........................................................................................................................................12
2.7 Calidad de vida ............................................................................................................................13
2.8 Creatividad ..................................................................................................................................14
2.9 Estrés ..........................................................................................................................................15
2.10 Globalización .............................................................................................................................16
2.11 Economía ..................................................................................................................................16
2.12 Comunicación ............................................................................................................................17
2.13 Tecnología .................................................................................................................................18
2.14 Tecnología de la información y comunicación ..........................................................................19
2.15 Equipos computacionales de trabajo ........................................................................................20
2.16 Software ....................................................................................................................................21
2.17 Inteligencia de negocios ............................................................................................................22
2.18 Balanced Scorecard ..................................................................................................................25
2.19 KPI .............................................................................................................................................26
2.19.1 Indicador de productividad .....................................................................................................27
2.19.2 Beneficios de los indicadores .........................................................................................28
Capítulo III Situación Actual del Trabajo a Distancia ..................................................................29
3.1 Panorama del trabajo a distancia en la actualidad .....................................................................29
3.1.1 España ..............................................................................................................................30
3.1.2 Francia ..............................................................................................................................31
3.1.3 Alemania ...........................................................................................................................31
3.2 Situación actual del trabajo a distancia en México .....................................................................33
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3.3 Legalidad del trabajo a distancia en México ...............................................................................34
3.4 Trabajo a distancia de personas con discapacidad ....................................................................36
3.4.1 Argentina ..........................................................................................................................36
3.4.2 Chile ..................................................................................................................................37
3.4.3 Colombia ...........................................................................................................................37
3.4.4 México ..............................................................................................................................38
3.5 Introducción sobre la cultura laboral y el trabajo a distancia ......................................................39
3.5.1 Nueva Cultura laboral .......................................................................................................39
Capítulo IV Modelo de trabajo a distancia aplicando la Inteligencia de Negocios ...................44
4.1 Fase Análisis ...............................................................................................................................45
4.1.1 Autoevaluación tecnológica ..............................................................................................45
4.1.2 Autoevaluación organizacional .........................................................................................60
4.1.3 Autoevaluación financiera ................................................................................................69
4.1.4 Autoevaluación legal ........................................................................................................71
4.2 Fase de Diseño y Planeación......................................................................................................78
4.2.1 Planeación general del proyecto ......................................................................................79
4.2.2 Objetivos ...........................................................................................................................79
4.2.3 Etapas ...............................................................................................................................79
4.2.4 Plan de acción ..................................................................................................................80
4.2.5 Recursos ...........................................................................................................................82
4.2.6 Riesgos .............................................................................................................................82
4.2.7 Indicadores .......................................................................................................................83
4.2.8 Seguimiento de plan de acción y evaluación del colaborador a distancia .......................83
4.2.9 Sensibilización ..................................................................................................................84
4.3 Fase de Gestión ..........................................................................................................................85
4.3.1 Definición de población ....................................................................................................85
4.3.2 Proceso de Selección de los participantes .......................................................................87
4.3.3 Indicadores .......................................................................................................................91
4.3.4 Tableros ............................................................................................................................94
4.3.5 Cuadros de Mando ...........................................................................................................96
4.4 Fase de Evaluación .....................................................................................................................97
4.4.1 Resultados (Beneficios / Ventajas) ...................................................................................99
Conclusiones ...................................................................................................................................102
Bibliografía .......................................................................................................................................103
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Resumen
La flexibilidad es una demanda de los colaboradores que pretenden conciliar su vida laboral y
familiar, una opción es sensibilizar y concientizar a las empresas de la necesidad de introducir
esquemas como el trabajo a distancia, ésta medida no sólo será benéfica para mejorar la calidad de
vida del colaborador, sino que le permitirá a la empresa tener una ventaja competitiva y obtener una
mayor productividad.
Tanto el colaborador como la empresa, verán una serie de ventajas y desventajas, así como
beneficios, en contexto de: calidad de vida, medio ambiente, social, organizacional, etc.
Es importante hacer hincapié en que la empresa además deberá pensar que tendrá una reducción
de gastos tanto en inmobiliario, equipo de trabajo, renta de las instalaciones, etc.
Un punto clave que se tiene que analizar, es si la empresa es apta para adoptar el modelo de trabajo
a distancia, ya que se tiene que tomar aspectos fundamentales como lo es: infraestructura,
tecnología, aspectos financieros y temas legales.
Uno de los retos a los que se enfrenta la empresa es el cambio de cultura organizacional, en el que
el colaborador que aplique para trabajar a distancia no solo deberá pasar por un proceso de
selección, si no que deberá autogestionar sus tiempos.
Con esto se espera que el colaborador pueda ser más eficiente y eficaz en la realización de sus
actividades y por consiguiente más productivo y que su calidad de vida mejore, así como el logro de
los objetivos tanto personales como objetivos grupales.
La forma en que se estará monitoreando al colaborador es través de herramientas de inteligencia de
negocio, que permiten generar KPI´s a través de tableros y cuadros de mando, que nos harán ver
de forma precisa como es el desempeño del colaborador, desde otra perspectiva también se podrá
evaluar a los departamentos de la empresa y ver sus áreas de oportunidad.
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Introducción
Como consecuencia del actual estilo de vida, nos enfrentamos a una evolución constante en todos
los aspectos de la vida cotidiana, por lo que cada vez es de mayor importancia encontrar un equilibrio
entre el ámbito laboral y social de los colaboradores sin dejar de lado el cumplimiento de los objetivos
de las organizaciones.
Factores importantes como estrés, cansancio, movilidad, problemas ambientales entre otros a los
que se enfrentan día a día los colaboradores como consecuencia de su labor en las organizaciones
provocan que los mismos no cuenten con el tiempo suficiente para disfrutar de sus actividades de
esparcimiento y a su vez esto impide maximizar la creatividad y se minimiza rendimiento en el trabajo.
Para dar solución a las problemáticas mencionadas anteriormente, en la década de los 90’s diversos
países del continente americano y europeo han implementado modelos de trabajo con una
perspectiva diferente a la que conocemos actualmente en nuestro país.
Las tendencias globales apuntan hacia la transformación de los entornos laborales. Entre estas,
aparece el trabajo a distancia como una modalidad que combina las políticas corporativas basadas
en el cumplimiento de objetivos junto a los recursos tecnológicos necesarios para alcanzarlos.
El objetivo de diseñar un modelo de trabajo a distancia aplicando las herramientas de la inteligencia
de negocios, pretende optimizar los recursos y tiempos de actividades, brindar a las empresas una
perspectiva general de los colaboradores mediante una aplicación que obtenga datos y ayude a
gestionar el tiempo que se emplea en las actividades y proyectos principales, enfocando al
colaborador hacia la autogestión.
Basándose en aplicaciones, tableros y cuadros de mando, que permitan monitorear el
comportamiento del colaborador y den claridad en áreas de oportunidad para poder soportar la toma
de decisiones y que esto permita aumentar la productividad en las empresas y mejorar la calidad de
vida de los trabajadores.
El modelo de trabajo a distancia propuesto constituye un acercamiento metodológico orientado hacia
la planeación y adopción de modelos laborales que aprovechen las ventajas de las tecnologías de
información y comunicación simultáneamente para proveer a las organizaciones una serie de
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beneficios que cubren los ámbitos organizacionales, productivos, financieros, técnicos, de equilibrio
entre la vida laboral y personal de los colaboradores.
El presente trabajo está organizado en cuatro capítulos que permiten conocer el contexto del trabajo
a distancia y cómo poder aplicarlo a cualquier organización que pueda ser sujeto de implementar el
modelo para cualquiera de sus áreas.
El primer capítulo hace referencia al nombre del proyecto, así como el planteamiento de la situación
que lo origina, el objetivo general, los objetivos específicos, la hipótesis que supone el proyecto y la
justificación del mismo.
El segundo hace referencia a los conceptos principales que forman parte importante dentro del
desarrollo del proyecto.
El tercer capítulo habla acerca de la situación actual tanto de Europa como de México, siendo que
en Europa está más establecido ésta nueva modalidad, donde España acapara con el 24%, le sigue
Francia y Alemania que por sus leyes sólo incluye a altos mandos y/o gerentes, hablando de México
no hay una cifra certera, pero se habla del 9% de la población activa y se menciona que empresas
ya están aplicando esta nueva modalidad.
El cuarto capítulo muestra el diseño y desarrollo del modelo de trabajo a distancia para alcanzar los
objetivos planteados, así como los beneficios que éste contrae. Se muestra también los factores que
dieron lugar a una nueva modalidad de trabajo y de otros modelos que han sido aplicados en otros
países buscando diferentes objetivos a los planteados para el presente, así como sus resultados.
En consecuencia, el modelo propuesto busca aportar a los procesos de innovación organizacional,
aumento de la productividad, calidad de vida de los colaboradores, protección del medio ambiente,
mejoramiento de la movilidad en las ciudades y la generación de procesos de calidad frente a los
compromisos con el mercado internacional de bienes y servicios.
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Capítulo I Marco metodológico
1.1 Planteamiento del problema
Como consecuencia del actual estilo de vida, nos enfrentamos constantemente a cambios de todo
tipo, por lo que resulta de suma importancia lograr un equilibrio entre el tiempo de esparcimiento de
los colaboradores y el logro de los objetivos de las organizaciones para que ambos logren satisfacer
sus necesidades, en virtud de lo anterior resulta importante modificar el estilo habitual de trabajo que
conocemos.
La mayoría de los problemas asociados con los desplazamientos domicilio-trabajo y trabajo-domicilio
se debe a un gran número de factores ambientales y sociales. Las consecuencias del modelo de
movilidad y transporte nos afectan por distintas razones, por un lado, se tienen los problemas
relacionados con el tráfico vehicular, que se materializan en pérdidas de tiempo en el traslado diario,
se sabe que más del 15% de los colaboradores emplean más de 1 hora en ir al trabajo, aunado a
esto se acumulan muchas horas perdidas en el desplazamiento y que en la mayoría de las ocasiones
deben recuperarse prolongando su horario de trabajo.
Otro factor importante es el estrés y cansancio al que diariamente se ven sometidos los
colaboradores no sólo como consecuencia del ritmo y la actividad laboral, sino también debido a los
traslados al trabajo, causando que el colaborador baje su productividad tanto individual como
grupalmente haciendo que la magnitud del problema sea mayor.
La movilidad al trabajo tiene clarísimos impactos en la salud de los colaboradores, aunque éstos no
se han analizado seriamente, son problemas que se reflejan en las condiciones de trabajo, los
colaboradores sufren accidentes; los embotellamientos son una causa de estrés adicional, esto
genera que se tengan menos horas de descanso aumentando la ansiedad, la presión y otros factores
que afectan negativamente para la salud mental y física. Sin olvidar que la contaminación derivada
de los desplazamientos al trabajo colabora al deterioro de la calidad del aire de nuestro entorno
urbano.
Si a esto le añadimos otro factor social como lo son las marchas, plantones, el cierre de calles, etc.,
que son eventualidades inevitables y generan retrasos en la puntualidad haciendo que, el
colaborador en el esquema actual pierda productividad y tenga que posponer actividades que ya
había planeado.
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Cabe mencionar otros factores naturales, por ejemplo, la afectación en temporada de lluvias que
provoca tránsito lento, accidentes e inundaciones haciendo que las ciudades se vuelvan caóticas.
1.2 Objetivo general
Diseñar un modelo de trabajo a distancia aplicando las herramientas de la inteligencia de negocios,
tales como: aplicaciones, tableros y cuadros de mando, que permitan monitorear el comportamiento
del colaborador y den claridad en áreas de oportunidad para poder soportar la toma de decisiones y
que esto permita aumentar la productividad en las empresas y mejorar la calidad de vida de los
trabajadores.
1.3 Objetivos específicos
Optimizar los recursos y tiempos de actividades basado en la información que nos brinden
los cuadros de mando.
Detectar oportunidades de mejora para incrementar la productividad basado en tableros
de información.
Dar a las empresas un comportamiento completo de los colaboradores mediante una
aplicación que obtenga datos y ayude a gestionar el tiempo que se emplea en las
actividades y proyectos principales.
Mejorar la calidad de vida del colaborador, enfocándolo más a la autogestión.
1.4 Justificación o relevancia del estudio
Debido a la forma en cómo ha cambiado el entorno en el que vivimos hoy en día y gracias a las
transformaciones sociales generadas por la globalización se tiene un impacto en las formas de
trabajo, es por ello que se tiene la necesidad de adecuar los esquemas laborales y adaptarlos para
lograr un equilibrio entre la calidad de vida de quienes efectúan el trabajo en las empresas y el
alcance de los objetivos de las mismas.
Como administradores industriales se aportarán las directrices para la transformación de las
empresas mediante las habilidades desarrolladas en administración, finanzas, mercadotecnia,
productividad y calidad, mismas que son componentes esenciales de cualquier organización.
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Las ciencias de la Informática aportarán el uso de las tecnologías de la información y su análisis
avanzado para los nuevos modelos de negocio utilizando herramientas que apoyan la comunicación
entre la empresa y el colaborador a distancia y a su vez herramientas de monitoreo y control que
evalúen indicadores de desempeño y productividad como el Balance Scorecard aplicando la
inteligencia de negocios.
1.5 Hipótesis
Con el modelo de trabajo a distancia se pretende mostrar los beneficios tanto para las empresas
como para los trabajadores. En cuanto a los colaboradores, mejorará su calidad de vida, aumentará
el rendimiento y su creatividad; para las empresas reducirá costos y aumentará la productividad
repercutiendo en el logro de sus objetivos.
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Capítulo II Marco Teórico
En este capítulo se abordarán temas relacionados al esquema de trabajo a distancia, por lo que se
describen conceptos del ámbito laboral, tecnológico y social ya que es importante mencionarlos para
la comprensión total del modelo.
2.1 Trabajo
Se denomina trabajo a toda aquella actividad ya sea de origen manual o intelectual que se realiza a
cambio de una compensación económica por las labores concretadas.
En el mundo antiguo y en las comunidades primitivas no existe un término como el de trabajo con el
que hoy englobamos actividades muy diversas, asalariadas y no asalariadas, satisfactorias,
necesarias para ganarse la vida o para cubrir las propias necesidades. (Álvarez, 2012)
La palabra trabajo, como se sabe, nos vale para designar dos realidades distintas: una actividad y el
hecho de disponer de un empleo.
Al observar los cambios en el trabajo se piensa en ambas cosas: mutaciones en las modalidades de
empleo y transformaciones en los procesos de trabajo (tipo de máquinas y de procedimientos para
realizar un trabajo). Y cuando hablamos del trabajo como elemento cultural también estamos
pensando en los dos significados: qué actividad y qué formas sociales (o de empleo).
La identidad obrera centrada en el trabajo ha entrado en crisis; eso afecta a la clase obrera más
instalada, y dificulta la incorporación de la juventud a ese universo.
Lo que está cambiando en ambos planos supone una modificación del papel y del valor del trabajo
tanto para la cultura obrera como para la sociedad en su conjunto.
En los tres últimos siglos se han registrado notables cambios en las ideas que hay sobre el trabajo.
Se ha ido imponiendo una concepción nueva y unificada del trabajo. En los siglos XVII y XVIII se
opera una transformación de la idea del trabajo, ya no es sólo un deber que responde a exigencias
religiosas, morales o incluso económicas.
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En poco tiempo, el trabajo deja de ser algo despreciado y emerge como una potencia llena de valor.
Para Locke es la fuente de la propiedad. En Rousseau da derecho a la propiedad de la tierra. Adam
Smith lo considera como el factor principal de la riqueza. El trabajo, entendido como factor de riqueza,
invade el pensamiento económico del siglo XVIII y llega a ser uno de los fundamentos principales de
la sociedad.
El cambio en el concepto del trabajo se produjo en paralelo a una modificación del concepto del
tiempo. El trabajo equivale a tiempo y de ésta manera la vida humana se mide de manera más
estricta, y el tiempo se aprovecha intensamente.
El trabajo, como actividad y como empleo, ha sido un poderoso creador de una fuerza social: el
movimiento obrero.
En primer lugar, ha sido un factor identificador, agrupador, unificador, integrador de una fuerza social,
productor de lazos sociales, foco de relaciones solidarias, organizador, cohesionador, dotador de
sentido. Apropiación del trabajo como bandera de clase. En todo esto, ha perdido fuerza. Hoy en día
actúa como unificador, pero, también y crecientemente, como elemento divisor.
En segundo lugar, se reduce la capacidad del trabajo para marcar distancias con el resto de la
sociedad.
En tercer lugar, se debilita la fuerza del trabajo como factor ideológico. Fue un eficaz sustanciador
de un tipo moral, el trabajador, y suministró dignidad (glorificación del trabajo en el pensamiento
socialista), mito del trabajo como medio de realización y de expansión de la personalidad, creando
un vínculo entre utopía socialista y trabajo.
Podemos clasificar el trabajo en diversas modalidades por ejemplo trabajo doméstico, trabajo a
domicilio, trabajo artesanal, trabajo voluntario, trabajo privado, etc., a lo que nos enfocaremos en
este estudio será el trabajo a distancia.
2.2 Trabajo a distancia
Es un trabajo realizado cuando se está utilizando algún elemento que permite que el trabajo efectivo
se realice en un lugar diferente del que se ocupa cuando la persona lo está realizando. Se utilizan
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medios informáticos para comunicarse durante la realización de la actividad, para el envío de
insumos y resultados y en la mayoría de los casos para la realización de la actividad.
El término se ha vuelto cada vez más común en nuestros días y, se refiere básicamente a la
posibilidad de trabajar en casa, aunque en realidad el concepto incluye un tema más amplio: la
oportunidad de trabajar en cualquier lugar distinto al escritorio de la empresa y que se traduciría
como trabajo a distancia, que es un término menos común. (López, 2008)
Si se examinan las literaturas sobre el tema se puede comprobar que, además de trabajo a distancia,
se utilizan habitualmente otros términos como tele-desplazamiento (telecommuting), trabajo en red
(networking), trabajo flexible (flexible working), y trabajo en casa (homeworking).
“El trabajo a distancia es una forma alternativa de organización del trabajo que surge como evolución
natural dentro de un conjunto de cambios que afectan a los modelos de las organizaciones, de las
cualificaciones, de las carreras profesionales y de la sociedad en su conjunto. El análisis de cada
uno de los aspectos que están en proceso de evolución o, como apunta Tom Peters, de revolución,
tiene sentido en sí mismo, pero debe ser considerado como un elemento más dentro de un proceso
más amplio. Así pues, el trabajo a distancia, para ser analizado y entendido debe ser encuadrado y
referenciado como una pieza más del engranaje de las tendencias actuales”. (Rodríguez, 2008)
“Forma alternativa de organización del trabajo, especialmente diseñado para las necesidades de
empresas “flexibles”. Describe una realidad, multiforme y diversa, de actividades de trabajo no
presencial en las empresas, sustentado en las nuevas tecnologías de la información y
comunicación”.
Al hablar de trabajo a distancia no podemos dejar de lado el concepto de trabajador, ya que es un
componente esencial en nuestro estudio. El trabajador es por una parte beneficiado por diversos
factores como evitar gastos y tiempos de traslado y por otra parte es comprometido a estar siempre
disponible dentro de su horario laboral.
2.3 Modalidad de trabajo a distancia
El trabajo a distancia es un tema de gran interés para muchas organizaciones en la actualidad y ha
sido un tema controversial. Sin embargo, ha surgido como consecuencia de la forma en cómo ha
cambiado el entorno demográfico, así como las transformaciones sociales generadas por la
globalización, que también han tenido incidencia en las formas de trabajo. En respuesta, las
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organizaciones se han visto en la necesidad de adecuar sus esquemas laborales y adaptarlas para
enfrentar un mundo cada vez más competitivo (Amozorrutia, 2016)
La aparición de internet, los dispositivos móviles, las herramientas en la nube y todo tipo de
innovaciones han provocado la aparición de un nuevo modelo de trabajo, caracterizado por la
desaparición de los límites entre tiempo y espacio que definían el lugar de trabajo. Sin embargo,
continúa anclado en el modelo de horarios fijos que definía al trabajo durante la era industrial. Así,
hoy en día coexisten dos modelos de trabajo con características distintas.
Por tanto, nos encontramos ante una contradicción entre las facilidades que nos ofrecen las nuevas
tecnologías y el tener que estar presente la oficina o lugar donde se labora y horarios fijos que
caracteriza nuestro modelo de trabajo actual.
De ahí surge la necesidad de que la cultura de trabajo sepa cómo evolucionar con las características
de la sociedad en la que vivimos actualmente y que nos ofrece nuevas ventajas que antes no
disfrutábamos. El trabajo a distancia pretende romper con el presencialismo que caracteriza la
cultura de trabajo de hoy en día, es una buena forma de evolucionar hacia delante, pero para ello
necesitamos contar con herramientas que nos permitan llevar a cabo una medición del desempeño
eficaz y objetivo.
Otra realidad que se tiene que considerar como elemento de referencia que incide en el trabajo a
distancia es la evolución de las organizaciones. Estamos en la sociedad del conocimiento y la
actividad productiva y los perfiles profesionales emergentes evolucionan consecuentemente: el
sector servicios cada vez representa un mayor porcentaje de la actividad global.
La globalización de las economías y las organizaciones virtuales, apoyadas en las nuevas
tecnologías, permiten imaginar un tejido productivo continuo, donde las grandes empresas sean cada
vez más flexibles y las pequeñas tengan cada vez menos barreras de entrada a esa organización
virtual. Ambas tendencias ya tienen nombre y empiezan a consolidarse. No constituyen, sino la
reingeniería, la mejora continua, entre otros, en las grandes empresas y los modelos de redes de
colaboración.
El trabajo a distancia pudiera ser una punta de lanza de esa otra realidad que está por venir y que,
sin duda, es empujada por tendencias que se están demostrando imparables.
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Otro elemento a considerar como tendencia de este proceso y, que, a su vez, está vinculado a la
evolución de los modelos laborales, es la mundialización del empleo. Si la internacionalización de
las organizaciones se produce hasta sus últimas consecuencias, el empleo se distribuirá por todo el
planeta y la contratación local será sólo una opción entre varias. En esta hipótesis los países con
más capacidad para exportar empleo son aquellos que aportan unas condiciones más favorables
para las empresas y los países con más riesgo de perder empleo se enfrentan al reto de mantenerlo
sin que sea a costa del empeoramiento de las condiciones laborales.
El trabajo a distancia no debe ser visto como una consecuencia, sino que, a su vez, es un elemento
de enriquecimiento y dinamización que incide en variables claves para la evolución de las
organizaciones y de los colaboradores. Es una forma de organización y/o de realización del trabajo,
utilizando las tecnologías de la información en el marco de un contrato o de una relación de trabajo,
en la cual un trabajo que podría ser realizado igualmente en los lugares de la empresa se efectúa
fuera de éstos de forma regular”.
Quizás el primer elemento inequívocamente asociado al trabajo a distancia es la tecnología de los
sistemas de información. Hoy somos incapaces de imaginar el mundo profesional sin ordenadores,
aplicaciones ofimáticas, automatización de procesos. Sin embargo, no debemos olvidar que hace
unos años no existía el ordenador personal y las comunicaciones entre ordenadores estaban en
estados prehistóricos.
La evolución de la tecnología ha establecido su propio ritmo de cambio. Es un hecho asumido que
cualquier posicionamiento en cuanto a plataformas hardware y software estará obsoleta en el plazo
de dos años.
Los colaboradores, los usuarios en general, las empresas y las organizaciones no han tenido la
opción de acomodar los saltos en tecnología a su capacidad de asimilación. Y esta realidad se
conjuga con un agravante: si pierdes el carro de los avances estás en riesgo de obsolescencia, de
falta de competitividad.
Así, el reto de los sistemas informáticos está, no en que se sigan aumentando las prestaciones y la
capacidad de comunicación, sino en ser capaces de que sean, en mayor medida, una herramienta
de apoyo las empresas, a la mejora de las condiciones de trabajo y de las condiciones de vida. Es
indudable que ya lo son, pero no lo es menos, que la capacidad de asimilación de su evolución no
permite sedimentar los cambios para maximizar el beneficio que pueden aportar.
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La rápida evolución de los equipamientos, de las aplicaciones de las comunicaciones con las
autopistas de la información en el punto de mira, son hechos innegables. El reto está en hacer uso
de esas herramientas para que estén al servicio de las personas y de las organizaciones (grandes y
pequeñas).
El trabajo a distancia supone, cada día más, la utilización de comunicaciones móviles y datos, más
como parte integral del trabajo de profesionales en general que como labor de un especialista.
Además, conlleva flexibilidad en el empleo, tanto en relación con el lugar de trabajo como con las
horas. Puede hasta suponer trabajo casi autónomo en el caso de especialistas con una alta
formación, o trabajo dirigido en actividades de secretariado, contabilidad o introducción de datos.
2.4 Trabajador
Al hablar de trabajador inmediatamente sabemos que nos referimos a la persona que les presta sus
servicios personales a otros a cambio de una remuneración. Según la ley federal del trabajo (2016)
en el artículo 8 es la persona física que presta a otra, física o moral, un trabajo personal subordinado.
Para los efectos de esta disposición, se entiende por trabajo "toda actividad humana, intelectual o
material, independientemente del grado de preparación técnica requerido por cada profesión u
oficio”.
En lo referente a la Ley del impuesto sobre la Renta no hace mención explícita de su concepto,
solamente nos indica que un trabajador es la persona que presta sus servicios personales
subordinados y que obtiene ingresos por sueldos y salarios.
Tomando en cuenta lo anteriormente señalado podemos decir que trabajador es aquél individuo que
presta sus servicios personales a un patrón, y que recibe ingresos en dinero y / o en especie por la
realización de sus funciones.
Para fines de este estudio se decidió nombrar a los trabajadores como colaboradores ya que es un
término que va de acuerdo a la nueva cultura laboral (que también se menciona y promueve mediante
este modelo). En cuanto al colaborador a distancia es muy importante mencionar que, al
comprometerse a desarrollar sus actividades desde un lugar diferente a la sede de trabajo, también
será objeto de monitoreo y medición. Para justificar resultados y nivel de colaboración se mide
productividad de cada uno de los colaboradores.
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2.5 Productividad
Se define normalmente como la relación entre la producción obtenida por un sistema de producción
o servicios y los recursos utilizados para obtenerla. Asimismo, como el grado de rendimiento con que
se emplean los recursos disponibles para alcanzar los objetivos predeterminados. (Gamba, 2015)
En ese sentido la productividad se deberá reflejar en todos los aspectos organizacionales y
empresariales de los negocios en nuestro país, además se deben generar indicadores financieros,
contables, productivos, tecnológicos y estratégicos que reflejen de manera directa el avance de la
productividad de una empresa u organización.
Actualmente existen diferentes formas para elevar la productividad, las cuales van desde educar,
formar y capacitar con mayor calidad al personal, mantener su salud y mejorar su ambiente familiar
y de trabajo, hasta invertir en todo aquello que provoque mejoras tanto en el entorno, como en
prácticas laborales, nuevas y mejores técnicas de producción.
La productividad laboral se basa en la medición del tiempo que tarda un colaborador en elaborar un
producto o en proporcionar un servicio.
La productividad laboral adquiere mayor significado cuando se compara entre distintos
colaboradores de una misma empresa, entre dos o más empresas que compiten en el mismo
mercado o entre una empresa y el conjunto del sector del que ésta forma parte. También es relevante
la observación de la evolución de la productividad en el tiempo.
Las mediciones de la productividad laboral y de los costos laborales son de utilidad para conocer la
competitividad de la industria y del comercio en su conjunto, así como de los subsectores y ramas
en lo particular. Lo anterior permite a los empresarios y colaboradores comparar la evolución de la
productividad y costos de su propia unidad productiva con los de la rama de la cual forman parte.
Cabe mencionar que dentro del modelo que se propone en el capítulo 4, se busca atacar ciertos
factores que afectan la productividad y de esta forma quitar obstáculos al colaborador para poder
alcanzar sus metas, dichos factores se describen a continuación.
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2.5.1 Factores que afectan la productividad del colaborador
La alta productividad de un colaborador es la clave de un negocio exitoso. Cuando los colaboradores
se distraen o son infelices, su trabajo se resiente, y en última instancia, también lo hace la compañía.
Cuando los colaboradores tienen problemas no se desempeñan a su más alto potencial. Suelen
llamar diciendo que están enfermos o no están presentes mentalmente cuando asisten al trabajo.
Comprende los factores principales de la infelicidad del colaborador y proporciona asistencia si es
necesario. (Patrick, 2014)
Estrés financiero
Todo el mundo tiene problemas de dinero de vez en cuando y los colaboradores no son una
excepción. Los problemas financieros, como tener dificultades para cumplir con una hipoteca o una
reparación de automóvil inesperada, pueden obstaculizar la productividad. Enseña a los
colaboradores cómo manejar su dinero o cómo prepararse para la seguridad financiera mejora la
calidad de su trabajo.
Seguridad en el empleo
El estrés referido a la seguridad laboral es otro problema común que afecta a los colaboradores.
Cuando los colaboradores no están seguros sobre el futuro de la compañía o de su éxito personal,
quizás no puedan trabajar a su máximo potencial. Los colaboradores comprometidos generalmente
están convencidos de su seguridad en el empleo y no se sienten amenazados por una carta de
despido o un reemplazo.
Matrimonio y relaciones
Los asuntos personales tales como problemas maritales dividen las atenciones de un colaborador.
Es difícil concentrarse en el trabajo cuando hay que resolver problemas en casa. Incluso los
colaboradores que no están casados pueden tener problemas con una relación sentimental que
afecta su trabajo. Las relaciones que ponen a los colaboradores en riesgo deben ser motivo de
preocupación para los empleadores.
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Enfermedad
Un colaborador con enfermedades crónicas no sólo afecta su productividad, sino también la de su
entorno. Cuando un colaborador se encuentra fuera de la oficina, alguien debe llevar la carga de su
trabajo. Los colaboradores enfermos que experimentan dolor frecuente u otros efectos de su
enfermedad son menos propensos a trabajar a su mejor capacidad. La mejor manera de
contrarrestar esa disminución de la productividad es proporcionar cobertura de salud para los
colaboradores. Los beneficios de salud y estado físico tales como membresías en gimnasios y clubes
holísticos, son formas constructivas para promover la salud de los colaboradores.
Aunado a los factores que se enlistan anteriormente, se debe considerar que la productividad no lo
es todo, también se busca que mejorando las condiciones laborales se pueda mantener un nivel
óptimo en la calidad de las labores realizadas y los procesos.
2.6 Calidad
Teniendo como base los conceptos de calidad de los principales gurús y de acuerdo a la evolución
del entorno global el siguiente concepto se adapta mejor a las necesidades del presente documento,
se define calidad como el conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le
confieren capacidad de satisfacer necesidades, gustos y preferencias, y de cumplir con expectativas
en el consumidor. Tales propiedades o características podrían estar referidas a los insumos
utilizados, el diseño, la presentación, la estética, la conservación, la durabilidad, el servicio al cliente,
el servicio de postventa, etc. (Bolaños, 2013)
En general, podríamos decir que un producto o servicio es de calidad cuando cuenta con insumos
de primera, cuenta con un diseño atractivo, cuenta con una buena presentación, es durable en el
tiempo, y está acompañado de un buen servicio al cliente, a tal grado que satisface necesidades,
gustos, preferencias, y cumple o sobrepasa expectativas en el consumidor.
La piedra angular de todo planteamiento de calidad, es la orientación de toda la organización al
cliente. El trabajo a distancia puede repercutir en la satisfacción del cliente en la medida en que
aporta a la organización una mayor flexibilidad y, por lo tanto, mayor capacidad de adaptarse a los
requerimientos de más y más dispersos clientes. Por otra parte, en la medida en que se incremente
la satisfacción de los colaboradores (clientes internos) tenemos más probabilidades de que se
incremente también la satisfacción de los clientes externos.
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Los modelos de calidad reposan, en buena medida, en una atención preferente a los procesos de la
organización. Se insiste en que relativicemos las estructuras organizativas y nos fijemos en los
procesos que realmente se dan. Así los procesos son estudiados, formalizados, rediseñados, etc. Y,
en ocasiones, se adoptan enfoques de reingeniería de los procesos. El trabajo a distancia se
presenta como una oportunidad para el rediseño y la mejora de los procesos y, a la vez, necesita de
una correcta descripción y formalización de los mismos.
La participación de todos los miembros de la organización es uno de los elementos fundamentales
de las propuestas de la calidad total. La implantación del trabajo a distancia por un lado limita o
condiciona sin duda la comunicación cara a cara y la interacción en equipo. Por otro lado, propicia
que el colaborador mejore su calidad de vida. Por esta razón, casi todas las propuestas de trabajo a
distancia incorporan la necesidad de algún tipo de presencia periódica de los colaboradores en la
sede. Se trata, de hecho, de modelos mixtos. El empoderamiento de los colaboradores se hace más
necesario, pues el colaborador necesita información y autonomía para responder a diferentes
situaciones en un proceso de toma de decisiones.
2.7 Calidad de vida
La calidad de vida se entiende como todas aquellas actividades que se generan en un contexto
laboral, familiar, grupal o individual y que busquen mejorar sus condiciones experimentando un nivel
de satisfacción y bienestar, lo que da como resultado un desarrollo humano integral en todas las
áreas en las que se desenvuelven las personas (Gómez, Góngora y Mesén, 1996).
La calidad de vida se evidencia cuando forma parte de la vida cotidiana, de la forma de ser, de los
hábitos, incluso los de trabajo, es en este último en donde se puede ubicar la calidad de vida laboral
y ésta se alcanza cuando existe un ambiente de trabajo pleno de calidad.
El mejoramiento de la calidad de vida mediante el trabajo a distancia se puede apreciar a través del
ahorro en el tiempo de traslados de la casa al trabajo y viceversa; muchas personas pasan más de
dos horas diarias viajando desde la casa al trabajo ida y vuelta, tiempo que se podría invertir en ir al
gimnasio, salir a correr, pasar más tiempo con la familia, ir a dejar y traer a los niños a sus centros
educativos o hacer otras actividades que mejoren la calidad de vida del trabajador.
Disminuye el estrés como la carga y ritmo de trabajo excesivo con presión sobre todo de tiempo,
horarios de trabajo muy largos, falta de comunicación dentro de la propia organización y una negativa
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interacción casa-trabajo por problemas vinculados a conflicto de exigencias, conciliación vida familiar
con la vida laboral.
El trabajo a distancia se ve como una solución si utiliza la tecnología adecuada y bajo unas
condiciones bien definidas. El trabajo a distancia representa la mejor herramienta para permitir la
conciliación, con la diversidad y la flexibilidad que hacen posible adaptar el trabajo a la vida, ya que
mejora las condiciones económicas, familiares, disminuye las distracciones y hace sentir más útil al
colaborador dada la independencia y flexibilidad en la forma de trabajar.
Debido a los factores antes mencionados aumenta la capacidad creativa al momento de realizar sus
actividades, como lo menciona Albert Einstein "En los momentos de crisis solo la imaginación es
más importante que el conocimiento".
2.8 Creatividad
La creatividad es la capacidad de producir respuestas originales a cualquier problema, vinculado en
la empresa el concepto de creatividad con el de innovación, no cabe detenerse en considerar que
una idea es creativa si no se implanta y funciona. No basta con que nuestro hallazgo o nuestra idea
nos parezca valiosa a nosotros mismos: hablaremos de creatividad cuando nuestra aportación al
campo correspondiente sea reconocida e incorporada por el sistema (la organización y su entorno).
El modelo de trabajo a distancia propone encuentros casuales entre colaboradores
fundamentalmente para incentivar el proceso creativo, dado que están menos expuestos a la presión
natural de las interacciones humanas, son sujetos a desarrollar ideas e innovar más fácilmente.
El proceso para desarrollar la creatividad mediante el trabajo a distancia se fundamenta en
cuestiones básicas como el cambio del entorno laboral. Al estar en un lugar físico más cómodo,
menos ruidoso, donde los factores interruptores son menores las ideas fluyen mejor.
La lluvia de ideas es la técnica más popular para incentivar la creatividad. Sin embargo, según Keith
Sawyer, psicólogo de la Universidad de Washington, “cuando se hace lluvia de ideas en grupo se
producen menos que cuando esas mismas personas trabajan de manera individual y después
comparten sus ideas", como se realiza en el trabajo a distancia.
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Los colaboradores creativos trabajan de manera conjunta en la resolución de problemas, sin
embargo, hay que evitar una carga excesiva de trabajo que puede propiciar estrés laboral y disminuir
el rendimiento de los mismos.
2.9 Estrés
El estrés es un proceso natural del cuerpo humano, que genera una respuesta automática ante
condiciones externas que resultan amenazadoras o desafiantes, que requieren una movilización de
recursos físicos, mentales y conductuales para hacerles frente, y que a veces perturban el equilibrio
emocional de la persona. (Ávila, 2014)
El estrés laboral es una de las grandes preocupaciones para los ciudadanos europeos. Ocho de
cada diez colaboradores de toda Europa creen que el número de personas que sufrirán estrés laboral
en los próximos cinco años aumentará y, además, el 79% de los directivos considera que el estrés
constituye un problema en sus organizaciones. Por ello, empresas como Arkadin apoyan soluciones
de trabajo a distancia y ponen a disposición de las empresas toda la tecnología necesaria para que
empresas de todos tamaños puedan realizar su trabajo con la máxima eficacia.
La encuesta, realizada por Ipsos MORI en nombre de la Agencia Europea para la Seguridad y la
Salud en el Trabajo (EU-OSHA) tomó como referencia las experiencias y opiniones de 35.000
individuos de diferentes países europeos en materias cuales el estrés laboral y ambiente del lugar
de trabajo, además de la importancia de la seguridad y la salud para poder garantizar la
competitividad económica y una vida laboral más larga y eficiente.
El trabajo a distancia es una solución que, si se utiliza con la tecnología adecuada y bajo unas
condiciones bien definidas, puede proporcionar ventajas para el colaborador, representa la mejor
herramienta para permitir la conciliación, con la diversidad y la flexibilidad que hacen posible adaptar
el trabajo a la vida.
Además, facilita el ahorro de tiempo y dinero ya que el colaborador evita desplazarse al lugar de
trabajo. La clave para el buen funcionamiento del trabajo a distancia es tener una buena organización
proporcionando así facilidades al colaborador, incrementando su productividad, ofreciéndole una
mejor salud y vida laboral.
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El hombre es un ser regido y movido totalmente por diferentes experiencias formativas y
de desarrollo, en un mundo que lo ha inducido a pensar que trabaja para vivir, haciendo que la
interacción de éste con el medio sea desequilibrante y potencialmente peligrosa para su salud.
Esto es una problemática que se presenta en todas las empresas a nivel global.
2.10 Globalización
La globalización es un proceso histórico de integración mundial en los ámbitos político, económico,
social, cultural y tecnológico, que ha convertido al mundo en un lugar cada vez más interconectado,
en una aldea global, fue el resultado de la consolidación del capitalismo, de los principales avances
tecnológicos (revolución tecnológica) y de la necesidad de expansión del flujo comercial mundial.
(Negrín, 2015)
La globalización es también un fenómeno social y cultural, que puede ser beneficioso para el trabajo
a distancia. La globalización ha permitido al trabajo a distancia que las empresas puedan innovar,
abrirse a nuevos mercados internacionales e impulsar transformaciones en la organización del
sistema productivo, lo que ha afectado tanto a la oferta como a la demanda de trabajo de bienes y
servicios: el volumen de puestos de trabajo en muchos casos se ha reducido de manera significativa
gracias a la modalidad de trabajo a distancia, hay un cambio sustancial en el nivel de formación y el
tipo de cualificación requerida por las empresas a los colaboradores. Así se configuran nuevos
patrones de distribución de la fuerza de trabajo, a menudo en función de las nuevas estrategias
espaciales de las empresas, basadas en la segmentación y descentralización de procesos.
Es por eso que el trabajo a distancia da una alternativa a la problemática global del empleo que se
ha concentrado en gran parte de los análisis en su vertiente de menos satisfactoria y más
preocupante desde el punto de vista de sus impactos sociales, económicos y psicológicos.
El trabajo a distancia también propicia que tanto entre colaboradores como empresas de distintos
países interactúen beneficiando distintos agentes económicos sin importar la ubicación geográfica.
2.11 Economía
La economía es una ciencia social que estudia cómo las personas, organizaciones y países asignan
los recursos. Tiene como objeto el estudio de las relaciones de producción, distribución, intercambio
y consumo de bienes, servicios e ideas.
http://www.econlink.com.ar/definicion/economia.shtmlhttp://www.econlink.com.ar/definicion/ciencia.shtmlhttp://www.econlink.com.ar/definicion/recursos.shtml
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La finalidad principal de la economía es mejorar el bienestar de las personas, lo que no
necesariamente significa otorgarles la mayor cantidad de bienes de consumo. (Robbins, 2010)
El trabajo a distancia o desde casa como una simple opción para complementar ingresos que, de
ninguna forma, permitía sostenerse económicamente. Ahora bien, los avances tecnológicos e
Internet han provocado un cambio de paradigma y han abierto nuevas oportunidades en este ámbito.
Trabajar sin precisar de una sede física comporta las siguientes ventajas:
Reducción de costes: no hace falta pagar el alquiler de una oficina o despacho y todos los gastos
corrientes referidos a los suministros y parecidos. En esta línea, desde hace poco, se permite a los
autónomos que realizan una parte o la totalidad de su trabajo en casa desgravarse una parte de los
importes de estas facturas.
Mayor flexibilidad: permite a la persona poder organizarse y realizar las tareas de una forma más
ordenada, además de facilitar la conciliación entre vida familiar y laboral. Aunque es importante
mencionar que una parte esencial del esquema de trabajo a distancia es la comunicación entre sus
participantes (empresa y colaborador).
2.12 Comunicación
En el caso de los seres humanos, la comunicación es un acto propio de la actividad psíquica, que
deriva del pensamiento, el lenguaje y del desarrollo de las capacidades psicosociales de relación. El
intercambio de mensajes (que puede ser verbal o no verbal) permite al individuo influir en los demás
y a su vez ser influido. (Ligorio, 2015)
Entre los elementos que pueden distinguirse en el proceso comunicativo, se encuentra el código (un
sistema de signos y reglas que se combinan con la intención de dar a conocer algo), el canal (el
medio físico a través del cual se transmite la información), el emisor (quien desea enviar el mensaje)
y el receptor (a quien va dirigido).
Para una persona que se sabe organizar y la disciplina es innata en su personalidad o la trabaja, el
trabajo a distancia es altamente positivo. Pero al hablar de las relaciones que se establecen entre
los compañeros como con los superiores, en definitiva, la comunicación es protagonista puesto que
poder transmitir lo que se piensa o se siente, es fundamental para crear un clima agradable dentro
de la organización.
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No siempre existe esa predisposición o al revés, existe, pero se puede confundir compartir
información con cambiar los roles y de esa manera se tomen decisiones equivocadas o poco
acertadas.
Con la comunicación combinada con el trabajo a distancia se puede afirmar que todo es más fluido
ya que se contarán con los medios necesarios para consultar cualquier situación que se presente y
poder ejecutar de la mejor manera alguna decisión o actividad que sea encomendada.
Son reglas no escritas. Las preguntas surgen, las ideas también y se ponen sobre la mesa. Existe
una empatía difícil de describir que se da de manera natural. El compañerismo y la comunicación
son dos conceptos que describen el trabajar a distancia.
Diversas herramientas tecnológicas en la actualidad facilitan la comunicación entre los
colaboradores haciendo que las distancias no sean una limitante en el desarrollo de actividades.
2.13 Tecnología
Es el conjunto de conocimientos técnicos, científicamente ordenados, que permiten diseñar, crear
bienes, servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades
esenciales como los deseos de la humanidad (Núñez, 2012).
Son los medios materiales y organizaciones estructurales que sirven para aplicar los recientes
descubrimientos científicos.
Internet y las nuevas tecnologías de la información y la comunicación han traído innumerables
cambios a nuestra sociedad. Estos cambios son patentes no sólo en nuestras relaciones personales,
donde la utilización del teléfono móvil, de los sistemas de mensajería instantánea gratuitos vía
internet, de los ordenadores portátiles o de las tabletas han supuesto grandes cambios en nuestras
formas de comunicarnos, interactuar con los demás e incluso de realizar nuestras tareas cotidianas.
El ámbito laboral no es ajeno a estos cambios, de hecho, es uno de los campos donde la utilización
de las nuevas tecnologías está proporcionando más y mejores posibilidades, tanto para las empresas
como para los propios colaboradores. Muchos colaboradores por cuenta ajena pueden gozar de una
mayor libertad actualmente gracias al trabajo a distancia, modalidad que permite realizar sus
actividades laborales, todas o parte de ellas, desde su propia casa, dotando a los colaboradores que
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disfrutan de este sistema de trabajo desde su hogar o cualquier otro lugar de una libertad y de unas
posibilidades de conciliación de la vida personal y laboral difícilmente imaginable hace apenas unos
años, y todo gracias a las nuevas tecnologías de la comunicación, que permiten que grupos de
trabajo constituidos por varias personas puedan colaborar de forma sencilla y efectiva aunque se
encuentren a kilómetros de distancia.
Por su parte, con una inversión mínima en equipos informáticos y de comunicaciones o con la renta
de oficina virtual cualquier profesional puede desarrollar sus actividades empresariales desde
cualquier lugar de una manera cómoda y eficiente, lo que demuestra que estas mejoras que internet
y las nuevas tecnologías han incorporado al mundo laboral no sólo afecta a los colaboradores por
cuenta ajena, sino también a los colaboradores autónomos y profesionales independientes que
pueden desarrollar su trabajo con mucha mayor libertad y de forma más flexible desde prácticamente
cualquier lugar y con una completa libertad de horarios.
2.14 Tecnología de la información y comunicación
Las tecnologías de la información y la comunicación, también conocidas como TIC, son el conjunto
de tecnologías desarrolladas para gestionar información y enviarla de un lugar a otro. Abarcan un
abanico de soluciones muy amplio. En todas las áreas de la administración empresarial, las
Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado la manera de trabajar liberando
de las cargas más pesadas, optimizando recursos y siendo más productivos. Gracias a ellas se
produce más, de mejor calidad, invirtiendo menos tiempo (Di Giulio, 2011).
Hoy día, ya existe en el mercado una buena oferta de recursos accesibles para realizar el trabajo a
distancia con confort y seguridad. En el mercado existe una variedad de tecnologías para equipar la
oficina virtual remota, que van desde dispositivos móviles con banda ancha hasta los sistemas de
telepresencia para reuniones a distancia.
Muchas de las tareas que se ejecutan en una oficina no requieren de la presencia del colaborador
en su puesto y pueden ser realizadas a distancia utilizando Tecnologías de la Información y la
Comunicación. En éstas se puede englobar la computadora, el fax, el teléfono móvil, el propio
Internet (correo electrónico, chat, llamadas sobre IP y videoconferencia), etc.
Sin duda, el incremento de las conexiones de banda ancha y los datos móviles, marcan una nueva
etapa en la vida de las personas y por supuesto, las empresas, que día a día encuentran nuevas
https://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_de_la_Informaci%C3%B3n_y_la_Comunicaci%C3%B3nhttps://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_de_la_Informaci%C3%B3n_y_la_Comunicaci%C3%B3nhttps://es.wikipedia.org/wiki/Faxhttps://es.wikipedia.org/wiki/Tel%C3%A9fono_m%C3%B3vilhttps://es.wikipedia.org/wiki/Internethttps://es.wikipedia.org/wiki/Correo_electr%C3%B3nicohttps://es.wikipedia.org/wiki/Chathttps://es.wikipedia.org/wiki/Voz_sobre_IPhttps://es.wikipedia.org/wiki/Videoconferencia
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herramientas y nuevas formas de realizar sus actividades; el uso de las tecnologías de la información
mejora la respuesta de una empresa o negocio, no solo hacia los mismos colaboradores de la
compañía sino hacia los requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de
competitividad.
El desarrollo de la conectividad es un componente clave de la infraestructura para el trabajo a
distancia flexible, hoy encontramos un país cada vez más conectado a internet, en el que la evolución
de las tecnologías como virtualización y de nube han hecho posible que las personas trabajen a
través de dispositivos tanto de uso personal como corporativo y desde ubicaciones diferentes a la
oficina tradicional. El trabajo puede ser desempeñado en una casa, en un hotel, en un restaurante,
en un ómnibus, en un automóvil, en un cibercafé o en cualquier otro lugar. El trabajo a distancia
también es una excelente opción para personas con algún tipo de limitación que no pueden
transportarse físicamente a su área de trabajo y para las personas que viven en países diferentes al
de su trabajo.
El uso de nuevas tecnologías puede incluso reducir el tamaño de la estructura jerárquica de las
empresas e incrementar el flujo de información horizontal, esto, a través de todos los departamentos
de la empresa, además de proveer de una ventaja competitiva a la organización.
El colaborador debe de tener el equipo y software necesario para realizar su trabajo fuera de la
oficina.
2.15 Equipos computacionales de trabajo
Son todos los Equipos de Cómputo Electrónicos que pertenecen a la compañía: Computadoras,
CPU, Monitores, Teclados, Mouses, Servidores, RACK, Drivers, Scanners, Plotters, etc. (Lara, 2012)
Computadora portátil, tableta teléfono inteligente o el dispositivo o dispositivos que sean necesarios,
esto depende en gran medida al giro de la empresa y todas estas herramientas deben ser
proporcionadas por la organización para que el colaborador pueda realizar sus actividades de
manera eficiente, así como para estar conectado a través de medios digitales.
https://es.wikipedia.org/wiki/Cibercaf%C3%A9
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2.16 Software
El software es un ingrediente indispensable para el funcionamiento de la computadora. Está formado
por una serie de instrucciones y datos, que permiten aprovechar todos los recursos que la
computadora tiene, de manera que pueda resolver gran cantidad de problemas. Un software en sí,
es sólo un conglomerado de componentes electrónicos; el software le da vida a la computadora,
haciendo que sus componentes funcionen de forma ordenada.
El software es un conjunto de instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema
computacional.
Innumerables softwares pueden ofrecer la estructura necesaria para realizar efectivamente el trabajo
a distancia. Por ejemplo, el registro de uso de la computadora remota, un software de documentos
compartidos y de reuniones en grupo, además del creciente uso de los servicios en Nube ayuda a
reducir los costos. Las empresas acaban centralizando los recursos de TI en un ambiente virtual.
Eso reduce costos operacionales, pues facilita el actualizar nuevas versiones de software, realizar
back ups y cuidar del mantenimiento de los sistemas. (Lara Elías, 2012)
Hoy en día incluso se puede trabajar desde otro país al que se encuentra la empresa, es importante
contar con las mejores herramientas para hacerlo y asegurar una comunicación fluida con el equipo
que se opera y que son utilizadas hoy en día por empresas que ya han implementado el trabajo a
distancia; a continuación, se describen varios ejemplos de estos softwares y su utilidad:
Trello
Esta aplicación web utiliza notas como ayuda visual para ayudar al jefe del equipo a organizar
proyectos específicos y tareas en las que trabajan los demás compañeros. Se puede utilizar para
agregar tareas personales o asignar nuevas a los demás colaboradores.
Daily Update
Es un servicio de correos para automatizar la puesta al día con el equipo de trabajo. Elimina la
fastidiosa necesidad de que se tenga que poner al día cada colaborador con cada compañero en
particular, especialmente cuando se encuentran en diferentes zonas horarias. Esta herramienta
envía a los colaboradores un correo a las 4 de la tarde, pidiéndoles que resuman brevemente lo que
https://trello.com/
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han hecho ese día. La información luego se agrega y el resumen llega a cada correo todas las
mañanas.
TINYpulse
En lugar de tener que medir la satisfacción de los trabajadores una vez al año, TINYpulse, también
un servicio de correo electrónico, monitorea regularmente la moral de la empresa a través de
cuestionarios anónimos. Cada 2 semanas los colaboradores reciben un correo con preguntas
similares a "¿Qué tan valorado te sientes en el trabajo?". Si se está a cargo de un equipo se puede
tener una sensación casi en tiempo real de la moral del equipo, y los colaboradores también pueden
verlo.
WorkMeter
Workmeter es una herramienta open source que ofrece la única plataforma de medir y gestionar la
actividad productiva de los colaboradores, los principales indicadores y la recolección automática de
datos para soportar la toma de decisiones. Éstos datos los almacena y organiza para su
representación por medio de balanced scorecard y otras herramientas de inteligencia de negocios.
2.17 Inteligencia de negocios
Actualmente las empresas disponen de gran cantidad de información sobre su actividad económica,
estudios de mercado, datos de ventas, de marketing, de clientes, etc., manejar esta cantidad ingente
de información y su a análisis de una manera fácil, intuitiva y segura está hoy al alcance de nuestras
posibilidades.
La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se puede definir como el proceso de analizar
los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de
ellos. Dentro de la categoría de bienes se incluyen las bases de datos de clientes, información de la
cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de información
relevante para la empresa.
La clave para BI es la información y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en
la toma de decisiones. En la actualidad hay una gran variedad de software de BI con aplicaciones
https://www.tinypulse.com/
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similares que pueden ser utilizados en las diferentes áreas de la empresa, tales como, ventas,
marketing, finanzas, etc. Son muchas las empresas que se han beneficiado por la implementación
de un sistema de BI, además se pronostica que con el tiempo se convertirá en una necesidad de
toda empresa. (Sánchez, 2014)
BI apoya a los tomadores de decisiones con la información correcta, en el momento y lugar correcto,
lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La información adecuada en el lugar y
momento adecuado incrementa efectividad de cualquier empresa.
Un Sistema de Inteligencia de negocios se compone de fuentes de información, modelos, usuarios
y medios técnicos, la función principal del sistema es recopilar información de todas las fuentes
relevantes, La eficacia de un sistema de Inteligencia de Negocios, se puede medir con base en los
siguientes parámetros:
Rapidez
Fiabilidad
Niveles de Abstracción
Navegación en Profundidad
Presentación de la información
También la Inteligencia de Negocios actúa como un factor estratégico para una empresa u
organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar
información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados,
promociones u ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero,
optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad
de un producto concreto, etc. Los principales productos de Inteligencia de Negocios que existen hoy
en día son: • Cuadros de Mando Integrales (CMI) • Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) •
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS) Por otro lado, los principales componentes de orígenes de
datos en la Inteligencia de Negocios que existen en la actualidad son:
Datamart
Datawarehouse
Los sistemas y componentes de la Inteligencia de Negocios se diferencian de los sistemas
operacionales en que están optimizados para preguntar y divulgar sobre datos. Esto significa
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típicamente que, en un datawarehouse, los datos están desnormalizados para apoyar consultas de
alto rendimiento, mientras que en los sistemas operacionales suelen encontrarse normalizados para
apoyar operaciones continuas de inserción, modificación y borrado de datos.
En este sentido, los procesos ETL (extracción, transformación y carga), que nutren los sistemas BI,
tienen que traducir de uno o varios sistemas operacionales normalizados e independientes a un
único sistema desnormalizado, cuyos datos estén completamente integrados. En definitiva, una
solución de Inteligencia de Negocios completa permite:
Observar ¿qué está ocurriendo?
Comprender ¿por qué ocurre?
Predecir ¿qué ocurriría?
Aquí es donde el trabajo a distancia entra a jugar un papel importante, abriendo puertas para que
los emprendedores aprovechen sus ventajas y las pongan al servicio de su modelo de negocio.
Lo interesante de combinar modelos de negocio basados en la inteligencia de negocios junto al
trabajo a distancia, es que los dos son altamente compatibles y ya que la modalidad laboral del futuro
supone mejoras en los distintos ámbitos de la organización se consiguen en simultánea ahorros
operativos y ganancias para las organizaciones y para los colaboradores. Está dando buenos
resultados en todo el mundo. La clave es información en tiempo real. La forma de lograrlo es la
tecnología de computación móvil.
Las aplicaciones en la nube y los dispositivos tales como teléfonos celulares inteligentes y tabletas
son cada vez más populares y están maximizando las oportunidades de realizar negocios, al mismo
tiempo que hacen que trabajar desde diferentes lugares sea cada vez más fácil y seguro.
De acuerdo con los analistas de Gartner, a nivel mundial el trabajo a distancia se ha incrementado
un 75% desde el 2005 y estima que para el 2015, 200 millones de colaboradores se comunicarán
mediante videoconferencia. Entre 20 y 30 millones de personas trabajan desde casa al menos un
día a la semana.
En México la tendencia se refuerza por el incremento de la distancia entre oficinas y lugares de
trabajo complicando los traslados; las compañías globales con presencia en múltiples ciudades,
países y sitios que requieren una colaboración integral y eficiente entre oficinas; la necesidad de
obtener un mayor ahorro en gastos de oficina y viajes, así como el incremento de colaboradores
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independientes y consultores. Estos datos ponen de manifiesto que además de ser una tendencia,
el trabajo a distancia es una necesidad real.
Una herramienta imprescindible dentro de la inteligencia de negocios es el llamado Balanced
Scorecard. Ésta herramienta nos ayuda a visualizar y analizar la información del negocio de un solo
vistazo.
2.18 Balanced Scorecard
El Balanced Scorecard, es una herramienta diseñada por Kaplan y Norton para medir y monitorear
los resultados de las operaciones de una compañía. Se busca medir el cumplimiento de la estrategia
de la empresa a través de indicadores mensuales. Cuantos más indicadores tengamos, mejor
podemos evaluar el estado de las operaciones, su evolución en el tiempo, comunicar los resultados
y actuar para realizar modificaciones si nos estamos alejando del objetivo. Un piloto, por ejemplo,
tiene cientos de controles que monitorear durante un vuelo, todos y cada uno de ellos tiene su
importancia. Lo mismo ocurre en una empresa. (Peralta, 2014)
Los indicadores normales de toda compañía son las ventas, costos, fallas, porcentaje de rotación de
colaboradores etc. Pero el Balance Scorecard, como bien dice su nombre, buscar monitorear las
métricas más importantes y organizarlas todas en torno a 4 perspectivas, permitiendo evaluar la
empresa en su conjunto de forma balanceada, es decir, dándole importancia a todos los sectores. La
idea a su vez es facilitar el análisis de esas métricas, la detección de alertas y su comunicación a
toda la empresa, a través de una herramienta de fácil visualización y comprensión. Está diseñado
para adaptarse a las necesidades de cualquier organización, pública y privada, pequeña o grande y
la información puede mostrarse en una página, en forma de tabla, y marcarse con color rojo si no se
cumplió el objetivo, verde si se cumplió y amarillo si está cerca de no cumplirse.
La metodología comienza con los objetivos definidos por la organización, tanto los corporativos como
los objetivos de cada unidad de negocio, para cada una de las cuatro perspectivas, que luego pasan
a objetivos individuales. Todos los objetivos deben traducirse a métricas o valores numéricos. Una
vez armado el tablero este debe comunicarse a toda la organización. Cada colaborador debe saber
cuáles son los objetivos impactados por su trabajo y qué se espera de ellos. La forma de asegurarse
que todos los indicadores tengan seguimiento es que cada uno tenga un dueño que tenga que
informar a su jefe el resultado y explicar el desvío respecto al objetivo todos los mensuales. Cada
proceso podría tener varios indicadores que estén basados en la calidad de trabajo, puntualidad o
costo.
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Las cuatro perspectivas son:
Resultados financieros: son indicadores financieros del negocio, como por ejemplo ganancias,
ventas y ROI.
Clientes: incluye indicadores como satisfacción del cliente, retención de clientes, nuevos clientes,
porcentaje de clientes por segmento.
Procesos internos del negocio: informa sobre los procesos en que se debe enfocar la
organización para alcanzar los objetivos de los clientes y los resultados financieros. Los
indicadores pueden ser calidad, innovación, manejo del riesgo, seguridad etc.
Aprendizaje y crecimiento: abarca indicadores relacionados con el crecimiento de la
organización en el largo plazo, principalmente la gente, sistemas y procedimiento, por ejemplo,
satisfacción de los colaboradores, capacitaciones, clima laboral.
Los objetivos de estas cuatro perspectivas deben relacionarse entre sí por causa y efecto. Para
lograr un objetivo financiero de incrementar las ventas (financiero), se puede necesitar mejorar la
satisfacción del cliente (cliente), para lo cual se debe mejorar el proceso de atención al cliente
(procesos internos), y por consiguiente capacitar a los colaboradores (aprendizaje y crecimiento).
Hay numerosos beneficios por utilizar el Balanced Scorecard. Para el equipo, hay un sentido de
trabajo en equipo, copropiedad y responsabilidad. Para la dirección, la actuación del equipo es muy
visible y fácil entender.
Toda empresa debe encontrar la mejor forma de monitorear sus objetivos. Como dijo Deming, “No
se puede administrar lo que no se puede medir”. Para esto se establecen métricas o indicadores
llamadas KPI (Key Performance Indicator).
2.19 KPI
Key Performance Indicators, son indicadores clave del desempeño. Los KPI’s son métricas que se
utilizan para cuantificar los resultados de una determinada acción o estrategia en función de unos
objetivos predeterminados; resumiendo son indicadores que nos permiten medir el éxito de nuestras
acciones. (Penguin, 2014)
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La flexibilización del puesto de trabajo, ya sea mediante programas de trabajo a distancia o no,
supone una importantísima fuente de ahorro para una compañía. Pero para que sea exitoso se
necesita contar con indicadores que nos guíen en el camino.
Todavía en la actualidad existen muchas empresas que se resisten a implantar un programa de
trabajo a distancia, ya que no saben cómo pueden conocer realmente si las personas están
trabajando o no durante esas horas que les son retribuidas. Lo ideas es poder saber en cada
momento:
Si los colaboradores están dedicados a alguna actividad o no
La forma en que su trabajo se distribuye: cuánto tiempo están dedicando a tareas productivas
y cuánto a tareas no productivas
Para empezar a valorar el rendimiento del trabajo a distancia, se empieza con una actividad total. La
actividad es un indicador empresarial que representa en términos generales el tiempo diario que
transcurre desde el momento en que la persona empieza a trabajar hasta el momento en que finaliza
su trabajo. En definitiva, por actividad entendemos todas las horas que una persona está trabajando,
lo que no tiene por qué coincidir con el horario laboral. Puesto que el horario es un parámetro
invariable, al tratarse del conjunto del tiempo que transcurre desde que una persona entra en la
empresa hasta que sale de ella.
En ese sentido, la diferencia de tiempo entre horario laboral y actividad serían las pausas que hace
la persona, es decir, el tiempo que, pese a encontrarse físicamente de la empresa, no se está
dedicando a actividades productivas para la misma.
Gracias a este indicador se puede conocer las horas que el colaborador dedica a su trabajo, el tiempo
que se encuentra activo durante cada jornada.
2.19.1 Indicador de productividad
Por otra parte, el indicador de productividad sirve para evaluar cuál es la proporción del tiempo
dedicado a actividades que la empresa considera como productivas, del todo el tiempo que, dentro
del horario laboral establecido, se dedica a la actividad.
http://es.workmeter.com/blog/bid/361409/indicadores-de-xito-en-tu-programa-de-teletrabajo
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Es decir, el indicador de productividad permite conocer cuántas de las horas de actividad se dedican
realmente a actividades productivas.
Una vez que se obtengan métricas de ambos indicadores, se pueden comparar para estudiar la
evaluación del desempeño del modelo de trabajo a distancia.
Los indicadores en los que los distintos materiales han coincidido son:
Desempeño: el cumplimiento de objetivos según el sistema que tenga cada compañía, haciendo
una comparativa entre colaboradores a distancia y los colaboradores que se encuentran
físicamente en la organización.
Satisfacción (clima laboral): con preguntas específicas sobre el trabajo a distancia.
Satisfacción trabajo a distancia: Se dirigen a colaboradores, jefes, compañeros y otros
colaboradores.
Indicadores RRHH: absentismo, rotación, reclutamiento, etc.
Indicadores de tiempo: horas invertidas, horas por proyecto, etc.
Indicadores de costes: puesto físico, desplazamientos, servicios. etc.
Utilización de aplicaciones informáticas
2.19.2 Beneficios de los indicadores
Permite identificar, al poner de manifiesto muy claramente, cuándo hay equipos o personas que
no dedican su tiempo a actividades productivas para la empresa.
Permite a la empresa conocer qué colaboradores, pese a estar presentes en la oficina, están
empleando su tiempo en actividades no productivas para la empresa.
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Capítulo III Situación Actual del Trabajo a Distancia
3.1 Panorama del trabajo a distancia en la actualidad
En la actualidad el entorno laboral se ha vuelto cambiante y evoluciona de manera rápida y continua,
con los avances tecnológicos se han perdido fuentes de trabajo, pero también se han creado muchas
nuevas, todo esto en busca de una reducción de costos e incremento en las utilidades de las
empresas (Zamora, 2014).
El trabajo a distancia es una modalidad relativamente reciente en el mercado laboral y una alternativa
viable que ofrece la interacción de las llamadas tecnologías de la información y comunicación.
En países como Estados Unidos, además de que los beneficios no monetarios que gozan las
empresas incluyentes son similares a los mencionados en esta investigación para empresas
mexicanas, el gobierno norteamericano también ofrece incentivos fiscales a las empresas
incluyentes. Estos beneficios van desde, acceso a créditos para remodelaciones de las instalaciones
de empresas que contraten personal con discapacidad, deducibilidad de los gastos que hagan las
empresas para facilitar la movilidad de colaboradores con discapacidad, y hasta créditos fiscales de
hasta 40% de los sueldos del primer año de trabajo de las personas contratadas que pertenezcan a
cualquiera de los grupos vulnerables.
Los beneficios monetarios y no monetarios de adoptar posturas incluyentes no son del todo
desconocidas para los corporativos de las empresas multinacionales en México, lo que hace falta y
a lo que va encaminado este trabajo documental, es a concientizar a los empleadores y a los
profesionales del capital humano de empresa nacionales y extranjeras de esta nueva oportunidad
para atraer talento humano con valor a sus empresas, hacerles saber que hay maneras de dar
oportunidades laborales a personas preparadas, sin importar las barreras físicas, y que hay
herramientas que les pueden servir de guía para que la transición hacia una postura incluyente sea
más fácil de implementar y convencerles de que este cambio puede atraer grandes beneficios para
las organizaciones que ellos dirigen.
En la Unión Europea el trabajo a distancia ha venido considerándose como un potencial instrumento
en la búsqueda de nuevas fórmulas de trabajo y de autoempleo, como consecuencia de la
importancia de las cifras de desempleados en una parte de los países.
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El trabajo a distancia es un fenómeno que va en aumento en todos los estados miembros de la Unión
Europea. La proporción media de colaboradores que realizan el trabajo a distancia en los 27 estados
miembros aumentó de un 5% en el año 2015 a un 7% 2016. Hay además una serie de países que
presentan unas cifras considerablemente superiores, los índices más altos del trabajo a distancia se
registran en la República Checa y Dinamarca, donde alrededor de uno de cada 7 colaboradores
trabaja habitualmente a distancia.
3.1.1 España
Actualmente en España hay un 26% de colaboradores que desempeñan su labor desde su hogar,
frente a una media europea de un 35%.
El modelo mixto lo sigue entre un 7 y un 8% de los colaboradores españoles, con una dis
