SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

TEMA 5

LOS INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN PARA LA CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES Y LA TOMA DE DECISIONES.

1. Los instrumentos de evaluación

1.1. Necesidad y formatos

La evaluación de proveedores requiere de la aplicación de instrumentos

para recolectar, clasificar, procesar y registrar la información sobre los

proveedores y sus productos, a fin de evaluar de manera objetiva,

imparcial y equitativa, los diferentes factores involucrados en el proceso

de compra. En el anexo se presentan algunos de los aspectos a considerar

en los instrumentos de evaluación del proveedor.

Algunos formatos para estos instrumentos incluyen:

Cuestionarios sobre la organización y su sistema de gestión de

calidad.

Listas de verificación o de chequeo.

Encuestas de satisfacción de los usuarios y de las unidades

operativas.

Planillas de inspección de productos y servicios.

Planillas o fichas de calificación.

Con estos instrumentos, la Dirección de la organización compradora

debería determinar cuáles proveedores ofrecen mayor confiabilidad

en sus suministros.

1.2. Diseño

Un instrumento adecuado para la evaluación debería diseñarse según las

necesidades de la organización y permitir la clasificación de los

proveedores en función de la capacidad de éstos para cumplir los

requisitos. Estos instrumentos pueden estar normalizados o no. Con el

uso de los primeros se busca una comparación equitativa entre diversos

proveedores de productos o servicios similares. Los criterios de

evaluación tienen una ponderación según su importancia para el

comprador.

En muchas oportunidades, las diferencias en las características de las

empresas proveedoras existentes atenta contra el objetivo de tener un

instrumento que sirva para todos los proveedores de algún rubro

específico. En consecuencia, el criterio del evaluador y el análisis

ponderado de la información disponible es complemento indispensable

de los instrumentos de evaluación normalizados.

La figura 1 muestra un modelo que puede ser adecuado a la hora de

establecer la importancia de cada criterio para la evaluación.

Criterio Ponderación Puntuación Sub-total

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)

8)

…… _________

Total (calificación)

Acciones a seguir:_______________________________

Clasificación del proveedor de acuerdo con su calificación:__

Producto de la importancia del criterio por el

nivel de cumplimiento

Establecido por la organización como factor de

evaluación

Escala que señala el nivel en que el

proveedor cumple con el criterio

Escala que señala el nivel de

importancia del criterio

Figura 1. Modelo para un instrumento de evaluación

Adicionalmente, se debería fijar una escala para la puntuación que se le

asigne a cada criterio de acuerdo con su importancia para la organización.

Un ejemplo de escala puede ser la mostrada en la figura 2.

Ejemplo de escala de evaluaciónIMPORTANCIA PONDERACIÓN

Criterio de gran importancia . Suincumplimiento puede afectar seriamente a lacalidad ó causar pérdidas mayores a laorganización, incluyendo al cliente.

3

Criterio de importancia. Su incumplimientopuede ocasionar retrasos, incomodidad delcliente, necesidad de ajustes para mantener lacalidad y/o aumento en los costos.

2

Criterio de mediana importancia. Suincumplimiento puede afectar la eficacia de losprocesos, aunque sin pérdidas considerables encalidad y/o recursos

1

Figura 2. Escala de evaluación

La calificación asignada en cada criterio a los proveedores también debe

tener una escala. Por ejemplo, se puede usar la siguiente mostrada en la

figura 3.

Ejemplo de escala de calificaciónCALIFICACIÓN

El proveedor no solo cumple con el criterio, si no queha demostrado compromiso en la mejora continua,excediendo las expectativas en la mayoría de los casos .

5

El proveedor es consistente con el cumplimiento delcriterio .

4

El proveedor cumple regularmente con el criterio salvocontadas excepciones.

3

El proveedor a incurrido en oportunidades en elincumplimiento del criterio, pero ha mostradodisposición para solventar la situación.

2

El proveedor incumple el criterio en forma regular . 1

Figura 3. Escala de calificación

Cuando la existencia de un sistema de Gestión de la calidad (u otro tipo

de sistema de gestión) o un conjunto de requisitos específicos para un

tipo determinado de organización, sea un criterio para la selección y/o

evaluación del proveedor, probablemente sea necesario un instrumento

de evaluación adicional para calificar a dicho sistema.

El diseño del instrumento debería validarse para verificar que resulta

adecuado para su uso. En este sentido, puede aplicarse a organizaciones

de desempeño previamente conocido y comparar los resultados

obtenidos mediante el instrumento con los resultados de las

evaluaciones anteriores realizadas al proveedor.

2. Calificación de los proveedores.

2.1. Criterios

La calificación de los proveedores es un mecanismo que permite medir la

capacidad real de los proveedores mediante escalas de puntuación,

conforme a los resultados de la evaluación realizada.

En la medida de lo posible, los parámetros utilizados para los diversos

proveedores deben ser los mismos, sobre todo en rubros similares. Por

ejemplo, si el cliente requiere productos de informática, los proveedores

de este tipo de producto deben ser evaluados bajo los mismos criterios

para que sea posible la comparación entre éstos.

Los criterios aplicados pueden variar según el proveedor, pero es

conveniente que esta variación no sea importante, o se perdería la

objetividad en la comparación de los proveedores. Obviamente,

establecer diferentes criterios en cada caso complica el proceso; por lo

tanto, es preferible mantener criterios uniformes en cierto rango y variar

quizás el nivel de exigencia.

2.2. Calificación de la Calidad en los suministros:

Una medida práctica de la Calidad de los suministros se obtiene

calificando la Calidad del material entrante o el desempeño de la

prestación del servicio. En un sistema de calificación se deben definir los

siguientes aspectos:

a. Finalidad de la calificación.

b. Defectos, desviaciones o no conformidades relevantes en el

producto o servicio suministrado.

c. Registros para recolección de datos.

d. Patrones o normas para la comparación.

e. Unidades de medida para cada parámetro.

f. Criterios de calificación, aceptación y rechazo.

2.3. Calificación del sistema de gestión de calidad del proveedor:

También se puede calificar al proveedor según el resultado de la

evaluación de su SGC mediante auditorías. Se requiere especialmente

tomar en cuenta el impacto de las no conformidades, e incluso los

hallazgos de la auditoría en la calidad de los productos comprados. La

calificación permite comparar y clasificar diferentes proveedores que

suministran bienes o servicios similares, de acuerdo a los requerimientos

del cliente, pero que pueden tener diferencias en su SGC. La dirección del

comprador debería definir:

a. La finalidad de la calificación.

b. Las no conformidades del sistema de gestión de calidad que son

relevantes para el comprador.

c. El peso de los elementos del sistema según los criterios y

necesidades del comprador

d. La escala con su criterio de clasificación

Más allá de la puntuación, el sistema de calificación debe permitir la

clasificación apropiada de los proveedores.

3. Clasificación de los proveedores

Como resultado de la calificación obtenida por los proveedores y el

análisis de las ponderaciones asignadas a los diferentes factores, se

puede establecer una jerarquización de los proveedores de acuerdo a su

capacidad de responder eficazmente a los requisitos del comprador. De

una manera general, los proveedores se clasifican en las siguientes

categorías:

Proveedores altamente confiables: Esta categoría incluye

proveedores con sistemas de gestión de calidad desarrollados e

implementados eficazmente, con productos que tienen un

desempeño regular, con un número mínimo de quejas y

devoluciones. Su selección a la hora de la adquisición o

contratación a largo plazo le da confianza a la empresa.

Proveedores medianamente confiables: Son proveedores que

presentan algunas deficiencias en los sistemas de gestión de

calidad, sin embargo su historial es favorable, especialmente en el

comportamiento aceptable de sus productos y servicios, sin

embargo no brindan suficiente confianza con miras a futuras

compras, existiendo algún riesgo a futuro.

Proveedores poco confiables: Son proveedores que además de

presentar deficiencias en el sistema de gestión de calidad, su

historial es irregular lo cual representa un alto riesgo para la

Empresa adquirirle insumos claves. Es opcional mantenerlo en el

registro para utilizarlos en casos especiales.

Otros proveedores: Pueden existir en el registro otros

proveedores cuyo desempeño no haya cumplido anteriormente

con los requisitos, o su desempeño sea desconocido ya que nunca

se le ha comprado. Se le puede comprar a estos proveedores en

casos de extrema necesidad, siempre y cuando se le realicen

controles estrictos para reducir el riesgo por incumplimiento.

Esta clasificación es simplemente referencial. Cada organización puede

establecer categorías diferentes con diferentes denominaciones, cuyas

características dependen de la misma organización y sus necesidades.

4. La toma de decisiones

La clasificación del proveedor proporciona una guía para que el

comprador tome sus decisiones de compra en función de la calificación

total obtenida por el proveedor y su evolución en el tiempo. Además de

contribuir a la eficacia en la decisión de compra, la calificación del

proveedor puede propiciar también decisiones concernientes a la

relación con el proveedor tales como:

a. Continuar la relación con el proveedor;

b. Descartarlo eliminándolo del registro;

c. Invitarlo a participar en el programa de desarrollo de

proveedores;

d. Buscar nuevas fuentes de suministro.

Cuando la organización compradora no disponga de proveedores

confiables en rubros críticos/estratégicos y de importancia mayor, puede

emprender programas para desarrollar proveedores. En estos programas

se les brinda a éstos el apoyo necesario para que adquieran las

competencias y capacidades requeridas por el comprador, asistiéndolos

de forma directa y facilitándoles las herramientas para mejorar su

desempeño. De esta manera se crea una relación de mutuo beneficio

entre ambas partes. Para mayor información sobre el desarrollo de

proveedores, véase el archivo adjunto.

5. Conclusión

Deming dijo que la Calidad debería verse bajo un enfoque GANAR –

GANAR, y este debería ser el enfoque para la Calidad en las relaciones

Cliente – Proveedor, ya sea desde una vinculación tan estrecha como

plantea el Desarrollo de Proveedores hasta otras más distantes como un

pedido realizado por una llamada telefónica. El centro de todo es la

Calidad. Cualquier comprador que haya adquirido un compromiso con la

Calidad, depende de sus proveedores para cumplir este propósito. De allí

la importancia que están tomando los principios y herramientas

estudiados, aún más en el mundo globalizado de nuestros días.

Como conclusión, para la selección y evaluación de los proveedores la

organización compradora debería seguir los siguientes pasos:

i. Identificar las necesidades de insumos (materiales y servicios) que

tiene la organización

ii. Clasificar los proveedores por tipo de insumo.

iii. Implementar un programa de evaluación de proveedores donde:

a. se establezcan los criterios a evaluar y se ponderen estos

criterios de acuerdo a su importancia

b.Se diseñen y apliquen los instrumentos de evaluación adecuados;

c. Se califiquen los proveedores según los resultados de la

evaluación, y

d.Se lleve el registro de proveedores con las estadísticas de los

resultados de las evaluaciones

iv. Clasificar a los proveedores según su calificación

v. tomar decisiones seleccionando y comprando los materiales y

servicios a los proveedores con mayor confiabilidad.

vi. Incorporar cuando sea preciso a proveedores con potencial de

mejora a un programa de desarrollo de proveedores, siempre que

éstos así lo deseen.

De esta manera, la organización podrá asegurarse el cumplimiento de los

requisitos de los productos que adquiere.

• RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.

• mayo 2012