TABLA DE CONTENIDO

1) Definición de inventarios

2) Clasificación de inventarios

3) Sistemas de inventarios

4) Métodos de evaluación de inventarios

5) Ejemplos

6) Contabilización de inventarios Compra, costo, elementos de la depreciación, venta

7) Codificación de inventarios

8) Web Grafía

9) Conclusiones

Definición de inventarios Se denomina inventario a un conjunto de elementos ordenados y registrados con una

determinada finalidad; un inventario suele requerir de un registro pormenorizado, a efectos de lograr encontrar cada elemento del modo mas fácil posible, como también poder registrar un historial con respecto a este.

Tienen su origen en la necesidad de hacer un manejo eficiente de la enorme cantidad de elementos, que se almacenan en un determinado establecimiento, un inventario permite encontrar las entradas y salidas de mercancías con mayor facilidad y tener un mejor control desde el punto de vista comercial.

Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios.

Inventario de Mercancías:

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Clasificación de Inventarios

Inventario de Productos Terminados:

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:

integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero

que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no

pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.). 

Sistemas de Inventarios

Los sistemas admitidos en Colombia son 2, y tienen que ver básicamente con los registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los registros contables de las ventas de las mismas.

Los sistemas de inventarios existentes son: Periódico PermanenteCaracterísticas del Sistema de Inventario periódico: El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios (inventario

inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.

Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las mercancías existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida).

Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder a efectuar un conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas.

No mantiene actualizado el dato de inventario de mercancías (cuenta 1435), debido a que las compras se registran en una cuenta diferente a la del manejo de mercancías no fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta 6205; en igual forma las devoluciones en compras tampoco se registran en la cuenta 1435, su registro afecta directamente la cuenta 6225.

En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente trabaja con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como inventario inicial, y otro al finalizar el periodo como inventario final.

No utiliza tarjetas de kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente lo hace determinando las cantidades.

Características del Sistema de Inventario permanente:

El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una venta.

Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico de las mercancías.

El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías.

Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final.

No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque permanentemente según el kardex se conocen las existencias y su respectivo costo.

El kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.

MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE INVENTARIOS

Es importante recalcar que los métodos de valuación tienen que ver con los costos y no con los activos como tales, por ejemplo si se evalúa el inventario “casacas”, los ingresos y salidas de almacén tienen que ver con el costo de las casacas y no físicamente con el seguimiento físico del inventario “casacas”. Algunos tipos de inventario como ganado, de productos forestales, de agricultura, de depósitos minerales, pueden ser cuantificados a su valor neto de realización.

Los inventarios están considerados por muchas empresas como un activo circulante muy significativo. La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos:

El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado. Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido.

A continuación se presentaran 3 métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan en las empresas:

PepsUepsPromedio

Peps

El flujo físico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costos de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final esta formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.

VENTAJAS:Al evaluar los inventarios, según la corriente normal de existencias, se

establece un política óptima de administración de los inventarios; primero se venderán o enviaran a producción las mercancías o los material que entraron al almacén en primer lugar, lo cual propicia que al finalizar el ejercicio las existencia del inventario final queden valuadas prácticamente a los últimos costos de adquisición o producción del periodo, por lo que con este método el inventario final mostrado en el balance general se valúa a costos actuales. Si la empresa mantiene una adecuada rotación de existencias, se logra que los costos del inventario final sean cifras muy cercanas a los costos de reposición o remplazados, por lo que esta información con cifras actuales le es de mucha utilidad a la gerencia, en lo que toca al reglón de inventarios y de su capital de trabajo.

DESVENTAJAS:

No cumple plenamente con el principio del periodo contable o acumulación en cuanto al enfrentamiento o apareamiento de los costos actuales de los inventarios con los precios de ventas actuales; es decir, no permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos correspondientes.Dar salida primero a los costos del inventario inicial, correspondientes al inventario final del ejercicio anterior (no actualizados) y a los costos de las primeras compras del ejercicio, que representan el costo de ventas, origina su valuación a costos antiguos, que habrán de enfrentar a ingresos actuales, obteniendo como resultado una utilidad mayor, pero ficticia que no deriva de un incremento en las ventas, ni de las políticas de comercialización, sino de un inadecuado enfrentamiento entre costos antiguos y precios de ventas actuales.

Ueps El flujo físico real es irrelevante, lo

importante es que el flujo de costos supone que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse (costos de ventas) o en consumirse (costo de producción). El inventario final está formado por los primeros artículos que entraron a formar parte de los inventarios.

Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

Al valuar las existencias finales a los precios de las últimas compras del ejercicio, se obtiene un costo de ventas actualizado, locuaz permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos, dando cumplimiento al principio del periodo contable y el supuesto fundamental de la acumulación pues enfrenta costos actuales con ingresos actuales, dando como resultado una utilidad real y justa, que tal vez será menor que la obtenida con el método PEPS, pues origina una carga impositiva menor por concepto de ISR y PTU, así como el pago de dividendos e impuestos respectivos, lo cual redunda en beneficio para la empresa al protegerlas de la descapitalización.

Asimismo, el importe del costo de venta que aparece en el estado de resultados, cumple con las características de utilidad y confiabilidad pues significa información actualizada.Este método se recomienda en una época de alza de precios o inflacionaria, pero es importante tomar en cuenta lo siguiente: la entidad deberá cuidarse de no considerar al valuar el costo de ventas, las primeras capas de su inventario (inventario inicial y primeras compras del ejercicio), pues los costos antiguos de estos conceptos ocasionarían una desviación del costo de ventas hacia las corrientes de precios bajos, lo que traería aparejado un inadecuado enfrentamiento con los ingresos y una distorsión de la utilidad bruta. Además, se debe mantener una adecuada rotación de los inventarios con reposiciones oportunas.

VENTAJAS:

Se cree que no es congruente con la corriente de mercancías, sin embargo este método no se basa en la corriente de los artículos, sino en la de los precios; es decir, se toma como base sus costos y no su aspecto físico, pues los métodos de valuación no necesariamente deben coincidir con la forma en que se manejan las mercancías.

Su principal desventaja es que el inventario final queda valuado a los precios del inventario inicial, que es el inventario final del ejercicio o ejercicios anteriores y a los costos de las primeras compras del ejercicio, razón por la que el inventario final queda valuado a costos antiguos o no actualizados.

Por ello el importe que aparece en el balance general hace que este estado financiero no cumpla con las características de utilidad y confiabilidad, pues además de reducir el importe de los recursos totales del activo, distorsiona o deforma la relación del capital de trabajo. Al igual que el método PEPS, este método resuelve los objetivos de la valuación de inventarios a medias, ya que sólo una parte de la información es actual, útil y confiable (costo de ventas del estado de resultado), no así el balance general en el rubro de inventarios.

DESVENTAJAS:

FORMULA:

VENTAJAS:En épocas donde los cambios de precios no son bruscos, éste método limita las distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios en el periodo.

DESVENTAJAS:Teóricamente es ilógico porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en proporción a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el inventario inicial, las primeras y las últimas adquisiciones, lo que puede ocasionar un retraso entre los costos de compras y la valuación del inventario, pues los costos iniciales pueden llegar a influir tanto o más que los costos finales. 

EJEMPLOS:

Métodos de evaluación de inventarios

PEPS o FIFOValor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.UEPS o LIFOValor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en existenciaPromedio ponderado

   Valor total      =   $550.000 =  $13.750 Cantidad total              40

El valor promedio del costo por artículo es de $13.750El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia.

Compra de Activos Fijos:

Al adquirir el activo fijo se registrará en los libros contables a su valor de costo, según factura de compras más los desembolsos realizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Es decir, se debe cargar directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos realizados correspondientes a su compra. Entonces, se deben considerar todos los desembolsos que se realizan hasta el momento de la puesta en marcha en la empresa.En el caso que se hubieses obtenido un descuento por la compra del mismo, éste se debe rebajar del costo del activo fijo. En el caso de bienes inmuebles, la contabilidad deberá registrar separadamente el valor asignado al terreno y a las construcciones, de haberlas, utilizando un método apropiado en las circunstancias. Si las construcciones existentes en los inmuebles comprados han de ser demolidas con el objeto de dejar el bien en condiciones de uso para el comprador, deben asignarse al valor del terreno el costo total de dichos inmuebles, más los costos de demolición, deduciendo los valores que se obtengan de la venta de los materiales de demolición.Al construir una planta de la fábrica no solamente se valorará el terreno y materiales empleados en la construcción del mismo, sino que se incluirán todos los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificación:Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniería, estudios arquitectónicos, gastos de obreros, etc.cancelados por un préstamo para adquirir el activo fijo, pues bien, existe una gran discusión al respecto, dado que algunos estiman que deben formar parte del costo y otros consideran lo contrario. La respuesta es ambos tienen algo de razón, porque se deben considerar como parte del costo todos los intereses devengados hasta el momento en que el bien se pone en marcha, tal como las situaciones anteriores.

El asiento que se hace por la compra del activo fijo y por todos los desembolsos hasta el momento de la puesta en marcha del bien es:________________X_______________Activo FijoIVA CFCaja_______________X________________

La idea es cargar siempre la cuenta de activo fijo, ya sea máquinas, terrenos, vehículos u otra, y cargar además, la cuenta IVA cuando corresponda; por otro lado se debe abonar la forma cómo se está cancelando el Activo Fijo.

Mantención de Activo Fijo:Los costos de las mantenciones que se realizan regularmente en cada ejercicio, para mantener el bien en operación normal durante su vida útil estimada originalmente, deben contabilizarse con cargo a resultados en el período en que se incurren.

Si la vida útil asignada al bien, o a alguno de sus componentes que se deprecien en forma separada (ejemplo, refractarios de altos hornos), corresponde al período de tiempo que mediará entre su puesta en funcionamiento y la fecha en que se programe efectuar la mantención mayor requerida para extender su vida útil, se deberá activar el costo de dicha mantención y depreciarse en el período que mediará entre la fecha de reincorporación del bien a la actividad productiva o de servicio y la fecha en que se programa efectuar una nueva mantención mayor para que el bien pueda continuar en funcionamiento.

Si la vida útil asignada al bien corresponde al período máximo de utilización del mismo, para cuyo cumplimiento se requerirá efectuar una o más mantenciones mayores, el costo de ellas deberá provisionarse linealmente en cada ejercicio con cargo a resultados, de tal forma que a la fecha en que se efectúe cada una de ellas se cuente con una provisión adecuada que cubra dicho costo."

En la literatura, suelen distinguirse dos tipos de erogaciones o desembolsos que afectan al Activo Fijo, ellas son:

Erogaciones CapitalizablesErogaciones no capitalizables

Erogaciones Capitalizables:Son todos aquellos desembolsos que afectan el costo del activo fijo y/o aumentan su vida útil. Son ejemplos de éstas las adiciones y mejoras. De la misma forma, es posible mencionar que un desembolso capitalizable es una erogación que hace la empresa de la que se espera que genere beneficios en un periodo de tiempo mayor de un año. Los desembolsos en activos fijos son desembolsos capitalizables.Los motivos básicos para un desembolso capitalizable son los de adquirir, reemplazar o modernizar activos fijos o para obtener beneficios menos tangibles en un periodo largo de tiempo.

En presencia de una erogación capitalizable, el asiento que refleja esa situación es el siguiente:________________X_______________Activo FijoCaja / Cuentas por cobrar_______________X________________

Erogaciones no capitalizables:

Son todos aquellos desembolsos que no afectan el costo del activo fijo, por ser menores u ordinarios.Por esta razón no se contabilizan junto con el costo del activo fijo, sino que como gasto del periodo.En presencia de una erogación no capitalizable, se debe reflejar esta situación directamente en una cuenta de gasto:________________X_______________Gastos de Reparación (por ejemplo)Caja / Cuentas por cobrar_______________X________________

Costos de Reparación :Los costos de reparación deben contabilizarse con cargo a resultados en el período en que se incurren, dado que ellos no aumentan la vida útil estimada originalmente para el bien".

Costos de Adiciones y MejorasLos costos de adiciones y mejoras deben contabilizarse con cargo al activo fijo. En el caso que dichos costos modifiquen la vida útil del respectivo bien, deberá procederse a depreciar el valor neto del bien, más los costos de adiciones y mejoras, en el período de vida útil restante que técnicamente se haya determinado. Si no se producen modificaciones en el período de vida útil con motivo de las adiciones y mejoras, el costo de estas deberá depreciarse en el período de vida útil restante del bien respectivo.“

Depreciación:La depreciación es un proceso mediante el cual se asignan los costos de los activos fijos a los resultados del período, en función de los beneficios que presta en ese periodo. Este proceso se realiza con el fin de cumplir con el principio contable de asociación.La mayor parte de los bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste.La mayor parte de los bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste.

Elementos de la depreciación: Los elementos de la depreciación son los siguientes:

Costo del Activo Fijo.Vida útilValor residual

Costo del Activo Fijo:Está determinado por el valor en libros del activo fijo, es decir el valor de adquisición, más todos aquellos desembolsos para poner en marcha el activo fijo y más las mejoras y adiciones, si es que las hubieren.

Vida útil:Es el período durante el cual se espera que un activo despreciable sea usado por la empresa, que se puede medir en tiempo o en unidades de producción del activo fijo. Para determinar la vida útil de un bien deberían considerarse, entre otros, los siguientes factores: intensidad de utilización del bien (1,2 o más turnos), obsolescencia técnica, programa de mantención, etc.

Valor residual:Es el valor que se estima tendrá el activo al final de su vida útil.

Ventas de Activo Fijo o Desincorporación:Al comprar un Activo fijo, le asignamos, un número predeterminado de meses o años de vida útil probable para desarrollar la función para la cual fue adquirido. La empresa puede cambiarlo o venderlo antes o después de cumplirse dicho tiempo. Al efectuar esta operación puede ocurrir tres casos:

El Valor Contable es igual al Valor RealEl Valor Contable es mayor que el Valor Real. El Valor Contable es menor que el Valor Real.

Ventas al valor contable: En este caso, en primer lugar es necesario determinar el valor neto libros o valor contable del activo fijo, que se ha vendido; este valor se determina restando al costo del activo fijo, la depreciación acumulada que existe al momento de la venta.

El valor neto libros se debe restar al valor al cual fue vendido el activo fijo, si la diferencia es cero, entonces el activo fijo se ha vendido en su valor contable.El asiento contable es el siguiente:

_________________X_____________________Depreciación Acumulada

MáquinasPara saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.

________________X_____________________

_________________X____________________Caja/Cuentas por cobrarMáquinas________________X_____________________

Ventas a un valor superior al contable:Si la diferencia entre el valor al cual se vendió el activo fijo y el valor neto libros es positiva, entonces se habrá obtenido una ganancia en la venta del activo fijo.

El asiento contable es el siguiente:

_________________X_____________________

Depreciación Acumulada

MáquinasG. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.________________X_____________________

_________________X_____________________

Caja/Cuentas por cobrarMáquinasUtilidad en venta Máquinas

________________X_____________________

Ventas a un valor inferior al contable: Si la diferencia entre el valor al cual se vendió el activo fijo y el

valor neto libros es negativa, entonces se habrá obtenido una pérdida en la venta del activo fijo.

El asiento contable es el siguiente:_________________X_____________________Depreciación AcumuladaMáquinasG. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su

valor neto libros.________________X______________________________________X_____________________Caja/Cuentas por cobrarPérdida en venta máquinasMáquinas________________X_____________________

Reemplazos de Activos Fijo: Cuando se vende un Activo Fijo se debe reemplazar por otro, generalmente de

características más modernas y competitivas. Podemos entregar el viejo como parte de pago para adquirir el nuevo y contablemente lo registraremos de la misma forma como se explicó en los casos de venta sin ganancia, con ganancia y con pérdida, la única variable sería que en lugar de dar entrada a Caja (o Efecto a Cobrar) dará entrada al nuevo Activo Fijo.

Ejemplo: Un camión con un costo de M$60.000, Depreciación Acumulada de M$40.000, se entrega en parte de pago en M$25.000, en la compra de un nuevo camión cuyo costo total es de M$100.000 y por el resto de la deuda se aceptan letras por pagar.

_________________X_____________________Depreciación Acumulada 40.000Máquinas 40.000G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.________________X______________________________________X____________________Vehículos 100.000Vehículo antiguo 20.000Utilidad en reposición vehículo 5.000Letras por pagar 75.000G. Entrega de vehículo antiguo en parte de pago, para comprar uno nuevo; saldo es

cancelado con letras por pagar.________________X_____________________

Codificación de inventarios:Los manuales, en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto que son herramientas tanto de orientación y permanente consulta sobre determinada materia, como de control interno.

La expedición y actualización de los manuales en las entidades de carácter público, es una función de la Alta Dirección, derivada de diferentes normas, en especial las Leyes 42 y 87 de 1993 sobre Control de Gestión y Control Interno; la Ley 489 de 1998, que regula el ejercicio de la función administrativa y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública; la Ley 872 de 2003 y su Decreto reglamentario 4110 de 2004, referido al Sistema de Calidad en las entidades del Estado y el Decreto1599 de 2005, mediante el cual se adopta del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACIÓN DE BIENES NACIONALES

Entre las principales normas legales y reglamentarias que deben tenerse en cuenta, relacionadas con la administración de bienes, se enuncian las siguientes:

Ley 80 de 1993: Ley de Contratación.Decreto 855 de 1994.

Decreto 4117 de 2006, modificatorio de los artículos 14, 15 y 17 del Decreto 855de 1994, sobre venta de bienes y aval o y enajenación de inmuebles.Resoluciones orgánicas y reglamentarias sobre inventario, registro,responsabilidad y control de los bienes de la Nación, expedidas por la ContraloríaGeneral de la República.Normas expedidas por la Contaduría General de la Nación respecto de lacontabilización de activos y rendición de cuentas

Web Grafía

http://definicion.mx/inventario/ http://scm.technologyevaluation.com/es/software/ejemplo-de-

la-lista-de-inventario-de-suministros-de-oficina.html http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/

fin/43/inventario.htm http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/04/metodos-de-

evaluacion-de-inventarios.html http://administracion-inventarios.blogspot.com/2011/09/

metodos-peps-ueps-y-promedio-ponderado.html http://www.fonprecon.gov.co/apc-aa-files/

66653965386562356664333330376335/manualmanejocontroladtivobienes.pdf

CONCLUSIONES Con la elaboración de este trabajo de inventarios pude recordar la

importancia que tiene los distintas aplicaciones que se dan a lo largo de la historia en las constituciones de empresas para sacar adelante su producción, haciendo una buena rotación de sus productos.

Elaborando estas diapositivas, fueron de gran ayuda para resolver las

dudas que tenia en este tema

Cabe rescatar que los contenidos en el trabajo son de gran ayuda para el aprendizaje y saber como muchas empresas han utilizado distintos métodos de inventarios para aplicar el que mas se acomoden a las necesidades del día a día .