TABLAS ACCESS

INTRODUCCIÓN A LAS TABLAS

• Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono.

INFORMACIÓN GENERAL• Las bases de datos relacionales, como Access,

acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

• 1. Registro: contiene datos específicos, como información sobre un empleado o producto en particular.

• 2. Campo: contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.

• 3. Valor de campo: cada registro tiene un valor de campo

Propiedades de tabla y campo

• Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo en cuestión.

Relaciones de tablaAunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga: • Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.• Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e

imágenes de cada artículo.• Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los

clientes.Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.

ClavesLos campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

• Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación único (denominado número de Id.), que funciona como la clave principal.

• Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes.

¿QUÉ ES UN CAMPO EN ACCESS?

• Un campo en Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS.

• Las propiedades que se establecen para los campos varían en función del tipo de dato que se va a introducir en los mismos, es decir, son unas u otras dependiendo del tipo de campo. Las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan en el panel inferior dentro de la vista diseño de la tabla.

LONGITUD.• Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que

podrá contener un campo si es de tipo texto. Para cada carácter que se vaya a introducir como valor en el campo, habrá que reservar un espacio para él, es decir un byte. Inicialmente se fija por Base en 50, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor. Si el campo en cuestión cuyas propiedades se están definiendo es de tipo numérico, la longitud del campo vendrá dada por el tipo de dato numérico que hayamos seleccionado, no dando opción al usuario de modificarlo, salvo para el tipo de datos Numérico y Decimal

VALOR AUTOMÁTICO.Esta propiedad está establecida para el tipo

de datos Integer, y provoca que se almacenen datos numéricos generados

automáticamente por Open Office Base al introducir un nuevo registro, asignando a

cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2,

3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente

puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir,

siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de

orden

DECIMALES.

Para aquellos campos de tipo numérico que admitan decimales,

aparecerá esta propiedad que

permite establecer la precisión de la parte decimal del número

almacenado.

VALOR PREDETERMINADO.• El valor que se

introduce en esta propiedad, aparece en el campo al añadir un nuevo registro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayoría de los registros que van a ser introducidos.

• Por ejemplo, para el campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la gran mayoría de nuestros clientes son de La Rioja, podríamos establecer como valor predeterminado La Rioja. Si un cliente cuya ficha estamos introduciendo es de La Rioja, bastará con pulsar la tecla Intro (ahorro de tiempo y teclado). De no ser un cliente de La Rioja, se teclea el valor de la provincia correspondiente.

EJEMPLO DE FORMATO.• Permite establecer la forma en que se verán los datos. La

presentación de números, fechas, textos y valores Sí/No en distintos formatos.

• Al acceder al cuadro de texto Formato, aparecerá a la derecha del mismo el botón . Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de formato, en función del tipo de dato contenido en el campo, de que se dispone.

• El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado, manteniéndose el valor original del mismo en el campo sin formato, "desnudo".

• Es común a todos los tipos de campos, la propiedad de formato Alineación, que nos permitirá decidir las opciones de alineación del contenido de los datos en la tabla.

Como se observa en la figura aparece una lista de categorías, de las cuales hay que seleccionar una de ellas. Una vez seleccionada, a la parte derecha se mostrará el formato de la celda seleccionada y debajo las opciones, en función

de la categoría seleccionada, con las que dar el formato que se precise, apreciando en la zona de vista previa el formato que va tomando el dato

Los diferentes formatos numéricos son:

• Definidos por el usuario . Partiendo de uno existente, se crea un código particular.• Número . Para la presentación de números en general.• Porcentaje . Se multiplica por 100 el valor de la celda y se muestra el resultado con

un símbolo porcentual.• Moneda . Se hace constar el valor monetario usado (por ejemplo XX €).• Fecha . Diversos formatos que representan fechas.• Hora . Se representan fechas y horas con varios formatos.• Ciencia. El número 100000, por ejemplo, será representado como 1E+05.• Fracción . Con varios dígitos (por ejemplo 12/25).• Valor Lógico . Para valores booleanos.• Texto . Es tratada como texto aunque en ella haya un número.

QUE ES UN REGISTRO ?

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro.Un registro en cualquier base de datos es una colección de datos descriptivos de los campos, que se relacionan uno a uno.Por ejemplo, un campo es tu altura, otro tu peso y otro el color de tus ojos.Un registro sería el valor de tu talla, peso y color de ojos

TIPOS DE DATOS EN ACCESSTexto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. 

Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres. 

Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. 

Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. 

• Auto numérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden actualizar. 

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). 

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios). 

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control. 

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. 

Subdirección: posición dentro del archivo o página. 

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.