TALENTO HUMANO Versión: 21 Código: TH-MA-001 MANUAL DE ... · comerciales y sus efectos en el...
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Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
Profesional de Gerencia Director de Recaudo
Director Unidad de Seguimiento y Control Asesor Jurídico
Director Gestión Economica y de Ejecución Director Técnico y de Formulación
Director Administrativo y Financiero
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Si
Informar a la Junta Directiva Nacional del desarrollo presupuestal, del estado económico y financiero de
la Asociación, y del cumplimiento de políticas o gestiones ordenadas por la Asamblea Nacional de
Delegados o la Junta Directiva Nacional.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Representante legal de la Asociación ante el Gobierno Nacional y demás autoridades y organismos
oficiales, ante las entidades, asociaciónes y personas particulares y ante las empresas u organismos
internacionales de cualquier naturaleza.
Ejecutar de acuerdo con la Asamblea Nacional de Delegados y la Junta Directiva Nacional, la política
general de la Asociación.
Administrar los programas de la Asociación conforme con los estatutos, los contratos, los acuerdos,
resoluciones, las órdenes e instrucciones de la Junta Directiva Nacional.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Cuando aplique
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Aprobar los planes, programas, proyectos y presupuestos que le fueren presentados por los Comités
Departamentales.
Hacer seguimiento y control a las actividades desarrolladas por los Comités Departamentales.
Las demás que le asigne la Junta Directiva Nacional en su reglamento interno.
Elaborar y someter a consideración de la Junta Directiva Nacional el presupuesto anual de la
Asociación antes del 31 de Octubre del año anterior.
Someter a la aprobación de la Junta Directiva Nacional, los actos, contratos, convenios u operaciones
en la cuantía que se establezca en el reglamento interno de la Junta Directiva Nacional.
Constituir apoderados judiciales o extrajudiciales con las atribuciones que en cada caso correspondan.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.).
Proponer ante la Junta Directiva Nacional, la creación de cargos para atender la buena marcha de la
administración y el personal que debe desempeñarlo.Presentar ante la Junta Directiva Nacional, los estados financieros, a 30 de junio y 31 de diciembre de
cada año, suscritos por revisor fiscal y acompañados de un informe sobre el movimiento de los fondos
de la Asociación.
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Profesional en carreras administrativas, sociales, económicas o agrícolas, con Maestría o
Especialización en áreas relacionadas con el sector agrícola, económicas o administrativas.
Políticas económicas y sociales relacionadas con el agro, desarrollo rural, situación y tendencias del
mercado nacional e internacional de productos hortofrutícolas, problemática rural, acuerdos
comerciales y sus efectos en el sector agrícola, tendencias en el desarrollo tecnológico de la
producción, transformación y comercialización de productos hortofrutícolas, gestión de recursos
internacionales, técnicas de negociación, dirección de equipos, gestión empresarial.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gerencia General
Mínimo 5 años de experiencia relacionada.
Gerente General
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Desempeñarse como representante legal de Asohofrucol y ejecutar las disposiciones de la Asamblea
Nacional de Delegados y de la Junta Directiva Nacional de la Asociación, así como de la Junta
Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola en su calidad de administrador de los recursos
procedentes del recaudo de la Cuota de Fomento Hortifrutícola, siendo interlocutor de la Asociación
con sus asociados y con terceros.
Junta Directiva de Asohofrucol y Junta Directiva del Fondo Nacional Hortifrutícola
PERFIL DEL CARGO
FUNCIONES
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Establecer canales de comunicación adecuados que permitan recolectar información manifestadas por
trabajadores, contratistas y demás partes interesadas.
Administrar los programas de la Asociación, del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola y demás
correspondientes a recursos administrados a terceros, acorde con los estatutos, acuerdos,
resoluciones, contratos, etc.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SG-SST, Medio Ambiente
y Calidad.Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores para el Sistema Integrado de Gestión.
Garantizar un programa de capacitación acorde con las necesidades específicas detectadas en cada
uno de los procesos y trabajadores de la asociación.
Someter a la aprobación de la Junta Directiva de Asohofrucol o Junta Directiva del Fondo Nacional de
Fomento Hortifrutícola, los planes, programas y proyectos, que se realicen en el desarrollo del objeto de
la Asociación y en su función como Administrador del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola.
Informar a la Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola acerca del recaudo de la
cuota de fomento y del estado de los proyectos financiados con los recursos del Fondo.
Someter a la aprobación de la Junta Directiva de Asohofrucol o de la Junta Directiva del Fondo
Nacional de Fomento Hortifrutícola, los actos, contratos, convenios, u operaciones que se realicen en el
desarrollo del objeto de la Asociación y en su función como Administrador del Fondo Nacional de
Fomento Hortifrutícola.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Procurar el cuidado integral de su salud.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos.
Evaluar por lo menos una vez al año la gestión del Sistema para implementar acciones que garanticen
la mejora continua.
Cumplir con los requisitos normativos aplicables, garantizar que opera bajo el cumplimiento de la
normatividad nacional vigente aplicable, en armonía con los estándares mínimos de los Sistemas
implementados.
Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el
Sistema Integrado de Gestión, en el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades,
recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos de cada uno de los
sistemas.
Velar porque se promueva la toma de conciencia de todo el personal frente al Sistema Integrado de
Gestión.
Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de
los riesgos, así como la identificación de aspectos e impactos ambientales y la participación de los
trabajadores en todas las actividades y comités que se deban realizar en la asociación para cumplir con
los requisitos establecidos por el sistema.
Garantizar la supervisión de los Sistemas de Gestión.
Asegurar que los Sistemas de Gestión se establezcan, se implementen y se mantengan.
Definir, firmar y divulgar la política del Sistema Integrado de Gestión a través de documento escrito, el
empleador debe suscribir la política de la empresa, la cual deberá proporcionar un marco de referencia
para establecer y revisar los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Garantizar información oportuna sobre la gestión de la seguridad y salud en el trabajo y canales de
comunicación que permitan recolectar información manifestada por los trabajadores.
Garantizar un programa de inducción y entrenamiento para los trabajadores que ingresen a la empresa,
independientemente de su forma de contratación y vinculación.
Garantizar la disponibilidad de personal competente para liderar y controlar el desarrollo del Sistema de
Gestión.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuadaTrabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes a la Junta Directiva de Asohofrucol, a la Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, a los entes de control
externo, como Contraloría, cuando así lo requieran.
2. Equipo de computo, comunicación, muebles y enseres a su cargo.
3. Teléfono celular, Tarjeta de crédito.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
RESPONSABILIDADES
Fecha: 02/01/2018
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Elaborar todo tipo de comunicaciones.
Coordinar eventos.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Si
Cuando aplique
Mínimo 1 año de experiencia relacionada, elaboración de contenidos comunicacionales y coordinación
de eventos Manejo de office: (Word, Excel y Power Point) y preferiblemente con conocimientos en formulación de
proyectos.
Auxiliar de Gestión Gremial
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gerencia General
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Elaborar informes, tanto internos como externos de la entidad.
Realizar las invitaciones y confirmación de las mismas, además coordinar lo referente a la logística de
los eventos y reuniones programadas.
Coordinar la actualización permanente del programa de asociados.
Mantener al día el archivo de la Gerencia General.
Coordinar y verificar la actualización de las carpetas de los Comités Regionales y brindar apoyo en los
diferentes eventos que se realicen, incluyendo el presupuesto de cada uno.
Recepcionar comunicaciones de los comités, para dar posterior trámite.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Responder los comunicados que expide y autoriza la Gerencia y la Junta Directiva Nacional de
Asohofrucol.
Mantener al día la agenda de la Gerencia.
Coordinar la actualización de la información de los asociados en sus respectivas carpetas.
Convocar a los diferentes eventos que defina la Gerencia.
Recibir y realizar las solicitudes de citas y compromisos y confirmarlas posteriormente.
Atender las solicitudes y requerimientos que realicen los asociados tanto afiliados como potenciales.
Realizar las convocatorias de las Juntas Directivas de ASOHOFRUCOL y FNFH.
Organizar y enviar toda la información a los miembros de Junta Directiva de Asohofrucol.
Solicitar tiquetes aéreos para miembros de Juntas Directivas, Gerencia, contratistas y funcionarios.
Organizar la logística necesaria para las reuniones e informar a la Gerencia del seguimiento efectuado.
Coordinar manejo de asociados.
Coordinar la producción del material publicitario de la asociación.
Profesional de Gerencia
Apoyar las actividades de la Gerencia, la Junta Directiva Nacional, las Juntas Directivas
Departamentales, las Asambleas Departamentales y la Asamblea Nacional, de manera que se cumplan
a cabalidad los objetivos y las metas propuestas de una manera eficaz que genere beneficios para
todos, así como diseñar, coordinar y ejecutar estrategias de comunicación internas y externas de
Asohofrucol.
Gerente General
Profesional en economía, carreras administrativas o sociales.
PERFIL DEL CARGO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
FUNCIONES
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Recibir las llamadas y las visitas a ASOHOFRUCOL de los asociados y visitantes externos, atendiendo
sus solicitudes.
Atender y elaborar las solicitudes de certificaciones de asociados para firma del Gerente.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Elaborar presupuesto y logística de eventos como: Asambleas, Juntas Directivas, Congresos,
Simposios, Seminarios, Ferias, Talleres y demás eventos determinados por la Gerencia.
Elaborar y tramitar las solicitudes de anticipos y legalizaciones de la Gerencia, Juntas Directivas
Departamentales, Junta Directiva Nacional, Asambleas Departamentales y Asamblea Nacional de
ASOHOFRUCOL.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apoyar la elaboración de formulación de proyectos.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Coordinar el apoyo logístico necesario para el desarrollo de las Asambleas e informar a la Gerencia del
seguimiento.
Mantener al día el libro de actas de ASOHOFRUCOL y de Asamblea General.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Apoyar la convocatoria y realización de las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de
ASOHOFRUCOL.
Elaborar, enviar y hacer seguimiento de las convocatorias de las Asambleas al igual que la elaboración
de carpetas, solicitud de tiquetes aéreos y reservas de hotel para los delegados de cada Comité.
Elaborar actas de Juntas Directivas de ASOHOFRUCOL y de Asambleas Nacionales de
ASOHOFRUCOL.
Recibir y verificar la documentación de las nuevas solicitudes de afiliación.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Coordinar el ingreso al sistema de todas las afiliaciones aprobadas en cada reunión de Junta Directiva.
Realizar reserva de hotel tanto del Gerente como de las personas que él autorice.
Recibir y efectuar las llamadas requeridas por la Gerencia dando una respuesta oportuna a cada una.
Coordinar que el proceso de afiliaciones de asociados se desarrolle de acuerdo con el procedimiento
establecido.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Apoyar la construcción e implementación del SIG.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Actualizar los indicadores de los procesos de Planeación Estratégica y Desarrollo Gremial.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuadaTrabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Participar activamente en la planificación del sistema.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de computo.
2. Libros de Actas de Asamblea Nacional y Junta Directiva Nacional de Asohofrucol.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cuando aplique
No
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales. Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la asociación.
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Mantener actualizado el archivo de asociados.
Tener al día el libro oficial de asociados.
Mantener actualizado el archivo de las actas de Asambleas y/o Juntas Directivas.
Mantener actualizado el archivo de las carpetas que maneje la Gerencia.
Fecha: 02/01/2018
Mínimo 1 año de experiencia relacionada
Manejo de archivo, Word, Excel y Power Point.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Registrar, actualizar y gestionar la información, documentación y archivo físico que se genera en el
proceso de desarrollo gremial.
Profesional de Gerencia.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Bachiller, técnico, tecnólogo o estudiante de IV semestre en adelante de economía, carreras
administrativas o sociales.
N/A
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gerencia General
Auxiliar de Gestión Gremial.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Mantener al día la base de datos de los asociados cada vez que hayan nuevas afiliaciones,
activaciones, inactivaciones, o variaciones en la producción Hortifrutícola.
Realizar actividades operativas relacionadas con el desarrollo gremial de la Asociación.
Mantener actualizado el software de asociados.
Mantener actualizado el archivo de los comités departamentales.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Elaborar cartas, cuadros, informes y demás documentos que se le soliciten.
Apoyar la logística de eventos.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.).
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Instaurar las denuncias ante la Fiscalía General de la Nación por presuntos hechos punibles, de
mediano y alto impacto para la Asociación, promoviendo el incidente de reparación integral cuando a
ello hubiere lugar, de acuerdo con la normativa vigente y los procedimientos establecidos.
Efectuar la orientación, revisión y proyección de actos administrativos que resuelven recursos y/o
revocatorias, de acuerdo con la normativa vigente y los procedimientos establecidos.
Ejercer acciones de orientación y representación de Asohofrucol en todas las etapas del proceso en
sede administrativa, extrajudicial, judicial y tutelas; así como el control de los términos, de conformidad
con las reglas previstas en la normativa vigente, en los procedimientos establecidos y los procesos
asignados.
Supervisar la emisión de documentación de Asohofrucol que conlleve responsabilidad legal
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Si
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gerencia General.
Asesor Jurídico
Fecha: 02/01/2018
Analizar, conceptuar y proyectar los actos y actuaciones jurídicas, administrativas y
judiciales de conformidad con las disposiciones legales, la jurisprudencia y la doctrina vigente en
materia, referente a procesos judiciales.
Gerente General.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Derecho con Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Mínimo 3 años de experiencia relacionada.
N/A.
Conocimiento de normas legales, cobros tributarios, contribuciones, tasa e impuestos, manejo de office
(Word y Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la asociación.
Cuando aplique
Aclarar las consultas que formulen los diferentes procesos de la Asociación
Interpretar textos legales, jurisprudenciales y doctrinales para dar fundamento jurídico a las decisiones
de ASOHOFRUCOL
Supervisar y dirigir la labor de cobro jurídico y pre jurídco de la cuota de Fomento Hortifrutícola a cargo
de las personas naturales o jurídicas obligadas al recaudo, de cada uno de los casos descritos en los
listados periódicos remitidos por la Dirección de Recaudo
Prestar sus servicios de asesoría legal para emitir conceptos, generar proyectos de reforma al marco
legal de la cuota de fomento y en términos generales apoyar la gestión jurídica de recaudo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Brindar acompañamiento y asesoría jurídica, tanto a la Junta Directiva de ASOHOFRUCOL, como a los
demás organismos de dirección y administración que tuvieren relación directa con las actividades
desarrolladas por la asociación.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Acompañar y representar al Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola en las diversas diligencias
administrativas y judiciales (Civiles, Comerciales, Administrativas, Penales, y demás), que comprendan
el debido recaudo de la cuota de fomento.
Brindar pronta y adecuada asesoría escrita y verbal a cada uno de los casos remitidos; y en aquellos
asuntos relacionados con el objeto del contrato que el FONDO NACIONAL DE FOMENTO
HORTIFRUTICOLA le solicite a través del Gerente General, de la Dirección de Recaudo o las demás
entidades u organismos de control que lo requieran a fin de evitar y/o minimizar riesgos legales a la
Asociación
Llevar a cabo las actuaciones encaminadas a lograr el Cobro Jurídico por las sumas que le
adeuden a la entidad por todo concepto.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Consumo de papel e implementos de oficina
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informe mensual de las consultas y asesorías realizadas a la entidad.
2. Procesos Jurídicos.
3. Equipo de cómputo, muebles y enseres.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
EQUIVALENCIA:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Profesional de Seguimiento y Control Presupuestal
Liderar los procesos de planeación administrativa, técnica y financiera de la Unidad para el despliegue
operativo en las diferentes fases de los proyectos.
Dirigir y coordinar los Comités de Seguimiento para que la toma de decisiones, recomendaciones y
conceptos técnicos y financieros que allí se tomen, cumplan con los parámetros establecidos en la ley
del FNFH y con las directrices dadas por la Junta Directiva.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Mínimo 3 años de experiencia en formulación , evaluación y ejecución de proyectos y/o coordinación de
planes, programas y/o proyectos, preferiblemente financiados con recursos públicos o de cooperación.
Conocimiento en formulación y evaluación de proyectos. Manejo de office (Word, Power Point, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Coordinador (a) Operativo Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Coordinador (a) Financiero Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Director Unidad de Seguimiento y Control
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Liderar la Unidad de Seguimiento y Control de proyectos de la entidad en las fases de preparación,
inicio, ejecución y cierre de los proyectos de la asociación, contribuyendo a la gestión eficaz y efectiva
de los recursos económicos e informar de manera oportuna y periódica el avance de los proyectos de
desarrollo hortifrutrutícola en los componentes técnicos, administrativos, financieros y jurídicos.
Gerente General.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras del sector Agrícola o Agroindustrial con Especialización y/o Maestría en áreas
relacionadas.
Título de posgrado en la modalidad de especialización por 2 años de experiencia profesional y
viceversa, siempre que se acredite el título profesional exigido en el requisito del perfil de cargo.
Título de posgrado en la modalidad de maestría por 3 años de experiencia profesional y viceversa,
siempre que se acredite el título profesional exigido en el requisito del perfil de cargo.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Cuando aplique
Si
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Presentar a la Junta Directiva, a la supervisión del FNFH y la Gerencia de Asohofrucol, los informes
trimestrales de los avances de los proyectos y las recomendaciones de acción pertinentes.
Apoyar a los profesionales de Seguimiento y Control en la estructuración y validación de conceptos,
recomendaciones y solicitudes a los ejecutores de proyectos.
Supervisar el cumplimiento de los controles generados a través de los instructivos, formatos, registros
de los componentes técnicos , financieros, presupuestales y legales de acuerdo con el manual de la
Unidad de Seguimiento y Control alineado con el Sistema Integrado de Gestión
Realizar seguimiento a las coordinaciones en el cumplimiento de metas técnicas , financieras y
presupuestales para los proyectos de inversión asignados
Revisar y dar recomendaciones técnicas y financieras a los proyectos a presentar en la Junta del FNFH
presentados por Asohofrucol y otras entidades
Aprobar los instructivos de seguimiento y control de los proyectos cofinanciados con recursos del FNFH
en los componentes técnicos , administrativos, financieros y legales
Verificar con la Coordinación Técnica Operativa, Financiera y Profesional de Apoyo Jurídico de la
Unidad, la situación actual de los proyectos de vigencias anteriores y vigencia actual relacionadas a
atrasos técnicos, atrasos de ejecución financiera, legalizaciones de recursos, devoluciones, reintegros,
procesos de terminación, liquidación y procesos jurídicos
Aprobar las matrices de seguimiento y control técnico, financiero y contractuales de los proyectos
aprobados por la Junta del FNFH
Aprobar los informes de avance financiero de los proyectos de inversión del FNFH
Realizar visitas de acompañamiento a los ejecutores de los proyectos de inversión del FNFH
relacionados al manejo de recursos y cumplimiento de las obligaciones técnicas, financieras y legales
Elaborar los informes de gestión trimestral, semestral y anual de la unidad.
Elaborar el proyecto de inversión de la de la Unidad de Seguimiento y control para el Plan Anual de
Inversiones.
Representar los intereses del FNFH en las reuniones de Formulación, evaluación, ejecución y
terminación de los proyectos con las entidades ejecutoras y cofinanciadoras.
Informar oportunamente a la Junta del FNFH y la Gerencia de ASOHOFRUCOL, sobre los proyectos
que presentan atraso y los posibles incumplimientos en que pueda estar incurriendo el ejecutor y dar
las recomendaciones pertinentes.
Verificar el cumplimiento de las obligaciones y compromisos de los Coordinadores Operativo y
Financiero, Profesionales de Seguimiento y Control Técnico, Profesionales de Segumiento y Control
Financiero y Profesional de Apoyo Seguimiento y Control Jurídico de proyectos de acuerdo con la
programación y plan de trabajo mensual.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Seguimiento y Control aprobados.
Estructurar los procesos de planeación técnica, presupuestal, financiera y legal de los proyectos
aprobados por la junta del FNFH; así como del proyecto de la Unidad.
Revisar el presupuesto anual y trimestral de los proyectos aprobados por la Junta del FNFH de acuerdo
con las obligaciones contractuales.
Revisar y aprobar los informes de actividades desarrollados por los Profesionales de Seguimiento y
Control Técnico y Financiero, así como el Profesional de Apoyo Seguimiento y Control Jurídico de
proyectos de acuerdo con los entregables contractuales.
Aprobar el desembolso de los recursos y legalizaciones de los proyectos aprobados a ejecutores
externos del FNFH.
Revisar el presupuesto anual y trimestral del proyecto de inversión de la Unidad de Seguimiento y
Control.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Revisar, aprobar y dar visto bueno a los informes de visitas técnicas y financieras para ser remitidos a
los ejecutores.
Revisar y aprobar las actas de liquidación y terminación de los proyectos.
Verificar el cumplimiento de la programación de visitas, entrega de informes y respuesta de solicitudes
de los proyectos en ejecución.
Revisar, aprobar y dar visto bueno a los informes finales de resultados de los componentes técnicos y
financieros elaborados por los profesionales de seguimiento técnico y financiero así como el profesional
de apoyo de seguimiento jurídico.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Revisar y aprobar los planes de seguimiento de los proyectos asignados a los Profesionales de
Seguimiento y Control Técnico y Financiero.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Aprobar los desembolsos de anticipos de gastos de viaje de las Coordinaciones Operativa y Financiera,
Profesionales de Seguimiento y Control Técnico y Financiero, Profesional de Apoyo Seguimiento y
Control Jurídico así como la validación de los informes de legalización de dichos recursos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informe de gestión trimestral de la unidad de seguimiento y control al MADR.
2. Informe de gestión trimestral, semestral y anual de la unidad de seguimiento a la gerencia y junta directiva del FNFH.
3. Informe de plan de inversión y ejecución para la contraloría general de la república.
4. Documento plan anual de inversiones y gastos de la unidad.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
EQUIVALENCIA:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Controlar, verificar y hacer seguimiento a la presentación de informes de visita y al envío respectivo a
las entidades ejecutoras por parte de los Profesionales de Seguimiento y Control Técnico.
Revisar los informes presentados por los profesionales de seguimiento y control técnico para el pago de
los honorarios de acuerdo con las obligaciones contractuales.
Manejar, controlar y hacer seguimiento a la matriz de los proyectos en ejecución y finalizados en
Google Docs. (base de datos).
Preparar los informes que debe presentar la Unidad de Seguimiento y Control con destino a la Junta
Directiva del FNFH, Gerencia y Entidades de Control en el componente técnico.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Cuando aplique
Si
Realizar el seguimiento de los documentos de los proyectos en todas las fases del proyecto y coordinar
la recepción y validación de los documentos de los proyectos aprobados.
Apoyar a la dirección en el manejo de la información sobre la preparación, ejecución, seguimiento,
control y cierre de los proyectos.
Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo y demás actividades de los
Profesionales de Seguimiento y Control Técnico (Programación de visitas, fecha de presentación de
informes de visita de seguimiento y control e informes finales de resultados.)
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Coordinador Operativo Unidad de Seguimiento y Control
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Apoyar las acciones y actividades de la Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos.
Director Unidad de Seguimiento y Control
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
N/A
Mínimo 2 años de experiencia en Seguimiento a la formulación, evaluación y ejecución de planes,
programas y/o proyectos.
Formulación y evaluación de proyectos, conocimientos en office (Word, Excel, Power Point).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Título de posgrado en la modalidad de especialización por dos años de experiencia profesional
FUNCIONES
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación.Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Profesional en Ingenierías, Ciencias Agropecuarias, Económicas, Administrativas o afines.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Controlar los tiempos de entrega de los informes por parte de los ejecutores.
Llevar un control de los informes técnicos y financieros que presentan los ejecutores de proyectos y
velar por su custodia, archivo, disposición adecuada y préstamo).
Mantener y presentar los indicadores de gestión del componente técnico.
Velar por el cumplimiento de los lineamientos técnicos establecidos en manual de seguimiento y
control con el equipo Técnico
Liderar, distribuir y realizar con los profesionales de seguimiento y control técnico la revisión de los
procesos de contratación de los proyectos financiados por el FNFH.
Revisar y verificar el cumplimiento de los perfiles del equipo técnico para la ejecución, en la ficha de
presentación del proyecto.
Realizar junto con los profesionales de seguimiento y control y el Director desde el punto de vista
técnico la identificación, análisis y recomendaciones de los posibles riesgos de los proyectos asignados.
Evaluar y reportar con los profesionales de seguimiento y control técnico oportunamente a la Dirección
de la Unidad, las dificultades que se presenten en la ejecución y liquidación de los proyectos.
Realizar visitas de seguimiento y control en los casos en que sea requerido.
Apoyar la revisión de informes técnicos y financieros en los casos en que sea requerido.
Mantener actualizado y controlar el cumplimiento y la entrega oportuna de los indicadores de gestión de
la Unidad de seguimiento y Control de Proyectos.
Manejar y controlar la base de datos de los proyectos en ejecución y finalizados.
Brindar asesoría y dar respuesta pronta a los requerimientos de información de las entidades o
personas que la solicitan.
Coordinar el manejo eficiente del archivo de la Unidad, con las respectivas actualizaciones de la
información.
Presentar propuestas para el mejoramiento continuo de los procedimientos establecidos en el Sistema
Integrado de Gestión para el seguimiento y control de los proyectos.
Liderar y coordinar con los profesionales de seguimiento y control técnico la elaboración de los planes
de seguimiento y los lineamientos con la metodología para cada uno de los proyectos.
Revisar y dar visto bueno a los informes de resultados técnicos finales.
Realizar visitas de supervisión al seguimiento y control técnico realizado por los profesionales a los
proyectos.
Hacer seguimiento y controlar el diligenciamiento y la entrega por parte de los profesionales de
seguimiento y control técnico de los formatos establecidos en el manual de seguimiento para la
realización de las visitas. (Actas y Encuestas)
Asistir a las reuniones de planeación y seguimiento programadas por la Dirección de la Unidad de
Seguimiento y Control de Proyectos.
Proyectar las actas de liquidación y terminación de los proyectos en conjunto con la Profesional de
apoyo Seguimiento y Control Jurídico de proyectos.
Revisar la documentación legal de los proyectos aprobados (solicitudes de contratos, actas de Junta
FNFH con la aprobación, actas de inicio y pólizas respectivas).
Llevar las actas de las reuniones del Comité de Seguimiento.
Coordinar con los Profesionales de Seguimiento y Control técnico la revisión de los procesos de
contratación de los proyectos.
Apoyar la gestión técnica y administrativa relacionada con el seguimiento y control de los proyectos.
Llevar un control de los informes técnicos y financieros que presentan los ejecutores de proyectos y
velar para que se archiven adecuadamente.
Enviar oportunamente a los profesionales de Seguimiento y Control técnico los informes respectivos
para la evaluación pertinente.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Recibir, controlar y distribuir correspondencia interna y externa que llegue a la Unidad.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Hacer el seguimiento de los documentos de los proyectos en ejecución y coordinar la pronta recepción
de los documentos de los proyectos aprobados.
Revisar los porcentajes asignados a las actividades y objetivos de los proyectos diligenciados por los
profesionales técnicos en la matriz, según las metas y el cumplimiento verificado en cada una de las
visitas, dando validación para la aprobación del informe de visita de seguimiento y control escrito.
Realizar el análisis con la Coordinación Financiera del estado de ejecución técnico y financiero de los
proyectos.
Consolidar la base de datos de los beneficiarios de los proyectos financiados por el FNFH.
Apoyar a la Dirección de la Unidad en la revisión de proyectos y su alcance en el componente técnico a
presentarse en la junta del FNFH casos que sea requerido.
Apoyar a los profesionales de seguimiento y control técnico con los trámites y documentos necesarios
para la realización de las visitas de seguimiento y control.
Apoyar las visitas de auditoría e interventoría por parte de los actores involucrados en la verificación de
los recursos del FNFH.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
1. Matriz de seguimiento y control a proyectos.
2. Informe de gestión trimestral del componente técnico de seguimiento y control a proyectos a la dirección.
3. Informe de gestión semestral y anual del componente técnico de seguimiento y control a proyectos a la dirección de la unidad. 4.
Informe de plan de inversión y ejecución para la contraloría general de la república. 5.
Indicadores de gestión técnica.
6. Muebles, enseres y equipo de computo.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
BIENES / DINERO / INFORMES
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
EQUIVALENCIA:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
PERFIL DEL CARGO
Profesional en ciencias económicas, administrativas, contables o afines
Mínimo 2 años de experiencia en Seguimiento, Presupuesto y Legalización de recursos a planes,
programas y/o proyectos.
Manejo de Office (Word, Excel, Power Point), principios de contabilidad.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Título de posgrado en la modalidad de especialización por dos años de experiencia profesional
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación.
Actualizar, si es necesario, el instructivo para la presentación de informes financieros y socializar estos
cambios con la Unidad de Seguimiento y Control de ASOHOFRUCOL, La Unidad Técnica y las
entidades ejecutoras de proyectos.
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión.
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Coordinador Financiero Unidad de seguimiento y Control
Hacer seguimiento, supervisión y control a la ejecución de los recursos desembolsados a los proyectos,
velando por la correcta y transparente ejecución de los recursos, mediante la verificación del
cumplimiento de los requisitos de legalización estipulados en el contrato y la ficha aprobada de los
proyectos y respetando las normas y directrices contables y presupuestales aprobados por Asohofrucol.
Así como velar y controlar la correcta ejecución del Presupuesto de la Unidad de Seguimiento y Control.
Director Unidad de Seguimiento y Control
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
Fecha: 02/01/2018
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Validar las actividades reportadas por los Profesionales de Seguimiento y Control Financiero, para dar
el visto bueno en el pago de sus honorarios mensuales.
Consolidar y actualizar una base de datos, con el estado de todos los proyecto en ejecución.
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación.
Capacitar a las entidades ejecutoras, sobre el uso de cada uno de los materiales creados y asociados
al instructivo para la elaboración, presentación de los informes financieros y el manejo de los recursos.
Liderar y organizar el proceso de revisión de informes financieros que le sean entregados.
Realizar las visitas de verificación de los soportes del informe financiero.
Capacitar y coordinar a los Profesionales de Seguimiento y Control Financiero sobre las actividades y
responsabilidades a su cargo.
Cuando aplique
Si
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable).
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Elaborar, a partir de las normas contables, financieras y presupuestales aprobadas por
ASOHOFRUCOL, un instructivo que defina y oriente a las entidades ejecutoras, acerca de los
lineamientos que deben seguir para la elaboración, presentación de informes financieros y legalización
de recursos, que son directrices de cumplimiento obligatorio como condición fundamental para la
aprobación de desembolsos, legalización de recursos y liquidación de los proyectos y enviarlo para
normalización en el Sistema Integrado de Gestión
Realizar y entregar oportunamente el Indicador de Gestión Financiera, con su correspondiente análisis.
Realizar junto con los Profesionales de Seguimiento y Control Financiero, la revisión de los procesos
pre y postcontractual de los proyectos en temas financieros
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Consolidar la información de la ejecución de todos los proyectos, para reportarla en el Informe de
Gestión del MADR, Informe a La Junta directiva del FNFH, Informe de Reporte a la Contraloría y/o
cualquier informe requerido.
Atender las directrices, recomendaciones y sugerencias de la Dirección de la Unidad de Seguimiento y
Control de ASOHOFRUCOL.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Verificar el cumplimiento de la resolución No. 09554 de 2.000 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, para el manejo y control del presupuesto del FNFH
Elaborar, los informes finales de resultados financieros de los proyectos asignados.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo.
Controlar y hacer seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo y demás actividades de planeación
del equipo financiero de la Unidad de SyC.
Actualizar en la matriz de seguimiento de proyectos aprobada por la Dirección de Seguimiento y Control
de Proyectos, todos los campos del componente financiero, teniendo en cuenta el estado de cada
proyecto de acuerdo a los informes presentados.
Elaborar el formato PP-FT-002 Ficha de aprobación de desembolso seguimiento y control de proyectos,
para el trámite respectivo de las cuentas de cobro y/o facturas de los proyectos que recibe.
Proyectar las actas de liquidación y terminación de los proyectos en conjunto con la Profesional de
Apoyo Seguimiento y Control Jurídico de proyectos.
Apoyar el proceso de archivo de toda la documentación de cada proyecto, respetando las normas y
procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión Documental.
Llevar el control de la entrega oportuna de informes de avance por parte de los ejecutores y solicitar a
los mismos la entrega y correcciones de informes a que haya lugar. Monitorear las vigencias finales
establecidas para cada una de las garantías contractuales exigidas a cada ejecutor de proyectos en sus
pólizas. Generar alertas oportunas un mes antes del vencimiento de cada fecha a la Dirección de
Seguimiento y Control de Proyectos.
Dar el visto bueno a las comunicaciones e informes de la revisión financiera de los proyectos revisados,
para informar oportunamente su estado financiero.
Brindar respuesta pronta a los requerimientos de información solicitada
Revisar que cada informe financiero entregado, tenga la estructura aprobada por ASOHOFRUCOL, con
los formatos y soportes correspondientes y que cumplan con todos los requisitos legales contables
definidos en el instructivo y el sistema de gestión de calidad.
Revisar y dar observaciones a la conciliación entre las áreas de Presupuesto y Contabilidad, antes de
su impresión y radicación ante la Auditoria Interna del FNFH
Realizar conciliación mensual con la Coordinación de Presupuesto y Coordinación Financiera de
Proyectos Estratégicos, de los recursos del FNFH, una vez realizada la validación por parte del
Profesional de seguimiento y control financiero.
Realizar la validación del manejo y control de activos fijos de los proyectos del FNFH
Coordinar las labores de los Profesionales de Seguimiento y Control Financiero y Presupuestal, para la
correcta ejecución de sus funciones
Supervisar el control de los centros de costos de la Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos
para evitar sobre ejecución de cada uno de los rubros aprobados.
Apoyar las visitas de auditoría e interventoría por parte de los actores involucrados en la verificación de
los recursos del FNFH.
Coordinar con el Profesional de Seguimiento y Control Técnico, los conceptos para el trámite de los
desembolsos y/o los cambios presupuestales requeridos eventualmente en los proyectos asignados.
Liderar los procesos de planeación y revisión administrativa, presupuestal, contable y financiera para
el despliegue operativo en la supervisión financiera de los proyectos
Realizar la validación financiera y presupuestal de los proyectos formulados antes de ser presentados a
la Junta Directiva del FNFH
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo.
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo.
ASPECTOS
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Matriz de seguimiento y control a proyectos.
2. Presupuesto anual y trimestral de la unidad de seguimiento y control de proyectos.
3. Informe de gestión trimestral del componente financiero de seguimiento y control a proyectos a la dirección.
4. Informe de gestión semestral y anual del componente financiero de seguimiento y control a proyectos a la dirección de la unidad.
5. Informe de plan de inversión y ejecución para la contraloría general de la república.
6. Indicador de gestión financiera.
7. Muebles, enseres y equipo de computo
BIENES / DINERO / INFORMES
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Llevar y controlar el centro de costos del proyecto de Unidad de seguimiento y Control para evitar sobre
ejecución de cada uno de los rubros aprobados
Revisar y dar trámite a las cuentas de cobro, facturas, legalizaciones, solicitudes de tiquetes y anticipos
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Profesional en ciencias Administrativas, Económicas e Ingeniería Industrial.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word, Excel), principios de contabilidad
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional de Seguimiento y Control Presupuestal
Adelantar la correcta planeación, manejo, control y ejecución de los recursos presupuestados dentro del
proceso de Seguimiento y Control
Director Unidad de Seguimiento y Control
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Realizar la conciliación del Presupuesto de la Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos con
Contabilidad
Registrar en el programa PANDA el Presupuesto Aprobado Anual y Trimestral, para su posterior
ejecución
Generar reportes a la Coordinación financiera de la Unidad, de ejecución del presupuesto de la
Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos de forma mensual
Asistir a las reuniones de planeación y seguimiento programadas por la Coordinación Financiera de la
Unidad, así mismo como las reuniones mensuales programadas por la Dirección de la Unidad de
Seguimiento y Control de Proyectos
Realizar la validación del manejo y control de activos fijos de los proyectos del FNFH que le sean
asignados
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Registrar en el programa PANDA, las facturas o cuentas de cobro para el trámite de los desembolsos y
las respectivas legalizaciones, de acuerdo al presupuesto aprobado para la Dirección de Seguimiento y
Control de Proyectos
Atender las recomendaciones y sugerencias de la Dirección de la Unidad de Seguimiento y Control de
ASOHOFRUCOL y/o la Coordinación Financiera de la Unidad
Capacitar a los Profesionales de la Dirección de Seguimiento y Control de Proyectos en los
requerimientos financieros, de acuerdo a los formatos implementados por el Sistema de Gestión de
Calidad de ASOHOFRUCOL para su correcto uso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal finEvitar las pérdidas de tiempo deliberadasEvitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su procesoTrabajar activamente en la mejora continua de su procesoEvitar el mal uso y la generación de desperdicios en su procesoMantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe técnico y financiero trimestral de los proyectos aprobados con recursos del FNFH.
2. Informe de Gestión.
3. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
4. Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Evaluar la viabilidad y la pertinencia técnica de los planes, programas y proyectos para su financiación
y ejecución.
Contribuir con la realización de alianzas con instituciones públicas y privadas con la finalidad de aunar
esfuerzos y recursos en la consecución de los objetivos .
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Contribuir con la socialización de instrumentos de política pública dirigidos a los productores
hortofrutícolas
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Apoyar el desarrollo de eventos, talleres e iniciativas que contribuyan con la difusión, formación y
capacitación en nuevos desarrollos tecnológicos para el subsector.
Director Técnico y de Formulación
Contribuir con la atención a las demandas del sector Hortifrutícola y las directrices del FNHF y
ASOHOFRUCOL, específicamente en temas relacionados con asistencia técnica, transferencia de
tecnología, desarrollo tecnológico e innovación, especialización de la producción; sanidad e inocuidad
(incluye lo de certificación) y sensibilización al recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola, a través
de la implementación de Planes, programas y proyectos, en una o varias de estas líneas temáticas.
Gerente General.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Si
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Conocimientos en la formulación, implementación, seguimiento y evaluación en planes, programas y
proyectos relacionados con el sector agropecuario
Profesional en carreras de ingeniería agrícola, agronomía, de alimentos, carreras administrativas y
económicas, con Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
PERFIL DEL CARGO
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mínimo 3 años de experiencia relacionada.
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Promover la realización de negocios entre los empresarios de la cadena mediante la participación de
los productores en ferias y eventos comerciales.
Cuando aplique
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Profesional Operaciones Tecnicas - Formulador
Promover la actualización permanente de los asistentes técnicos vinculados a los proyectos.
Apoyar el fortalecimiento y consolidación de las asociaciónes de cadena del subsector.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Facilitar la transferencia de tecnología a los productores desde los centros de innovación y desarrollo
tecnológicos.
Implementar planes, programas y proyectos para el desarrollo del subsector Hortifrutícola de acuerdo a
sus necesidades y perspectivas.
Asistir en el acercamiento entre productores, comercializadores y consumidores de frutas y hortalizas.
Coadyudar en la identificación y formulación de planes, programas y proyectos para el desarrollo del
subsector.
Revisar y aprobar los informes presentados por los profesionales a cargo.
Realizar la identificación y formulación de planes, programas y proyectos para el desarrollo del
subsector HortifrutícolaCoordinar la participación de Asohofrucol en convocatorias o licitaciones que propendan por el
beneficio del sector
Realizar la evaluación de la viabilidad y la pertinencia técnica de los planes, programas y proyectos
presentados a consideración para su financiación y ejecución
Recopilar, sistematizar, analizar y socializar información cualitativa y cuantitativa relacionada con el
subsector.
Representar a ASOHOFRUCOL y el FNFH ante los Consejos Nacionales de Cadenas Productivas que
estén conformadas.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Aprobar los desembolsos de los recursos de los proyectos a cargo.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Coordinar, direccionar y supervisar la ejecución de los proyectos relacionados con la Dirección.
Realizar articulación interinstitucional
Mantener en actualización el Banco de Proyectos inherentes al funcionamiento de la organización.
Presentar informes periódicos al Gerente General sobre el cumplimiento de sus funciones.
Realizar un diagnóstico de las potenciales fuentes de financiamiento que contribuyan con el
cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Fomento Hortifrutícolas y demás necesidades del
sector
Realización de alianzas con instituciones públicas y privadas con la finalidad de aunar esfuerzos y
recursos en la consecución de los objetivos
Presentar y sustentar ante los órganos de dirección y administración los proyectos institucionales de
inversión
Consolidar y actualizar permanentemente una base de datos con información de proveedores de
insumos, bienes y servicios, así como costos de producción, modelos tecnológicos de los cultivos
priorizados, como base para la estructuración de proyectos
Acompañar el diseño la construcción y la actualización de indicadores de gestión y de desempeño
institucional, para la planeación, evaluación y toma de decisiones
Proponer lineamientos, de acuerdo a la dinámica de la política nacional y sectorial, que coadyuven a la
formulación de planes, programas, proyectos y objetivos
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Perfiles de proyectos, iniciativas propuestas formuladas.
2. Informe de Gestión de la Unidad.
3. Plan Anual de Inversiones y Gastos del FNFH.
4. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
5. Informes a la Contraloría y al Auditor.
6. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Coordinador de Proyectos Estratégicos
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Director Gestión Económica y de Ejecución
Contribuir con la atención a las demandas del sector hortifrutícola y las directrices del FNHF y
ASOHOFRUCOL, a través de la ejecución y supervisión de planes, programas y proyectos dirigidos en
aspectos como asistencia técnica, transferencia de tecnología, desarrollo tecnológico e innovación,
especialización de la producción; sanidad e inocuidad (incluye lo de certificación) y sensibilización al
recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola.
Gerente General.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Realizar permanentemente estudios de inteligencia de mercado que den cuenta de las necesidades y
tendencias del sector de frutas y hortalizas.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Recopilar, sistematizar, analizar y socializar información cualitativa y cuantitativa relacionada con el
subsector.
Representar a ASOHOFRUCOL y el FNFH ante los Consejos Nacionales de Cadenas Productivas que
estén conformadas.
Identificar y formular planes, programas y proyectos para el desarrollo del subsector Hortifrutícola.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras de ingeniería, agrícola, agronomía, de alimentos, carreras administrativas y
económicas, con Especialización y/o Maestría en áreas relacionadas.
Cuando aplique
Mínimo 3 años de experiencia relacionada.
Coordinador Técnico y Financiero
Conocimientos en la formulación, implementación, seguimiento y evaluación en proyectos, así como en
temas de mercadeo y comercialización, y/o en procesos de desarrollo tecnológico, transferencia de
tecnologías y análisis de información.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Si
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Contribuir con la realización de alianzas con instituciones públicas y privadas con la finalidad de aunar
esfuerzos y recursos en la consecución de los objetivos .
Promover la realización de negocios entre los empresarios de la cadena mediante la participación de
los productores en ferias y eventos comerciales.
Contribuir con la socialización de instrumentos de política pública dirigidos a los productores
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Evaluar la viabilidad y la pertinencia técnica de los planes, programas y proyectos para su financiación
y ejecución.
Apoyar el desarrollo de eventos, talleres e iniciativas que contribuyan con la difusión, formación y
capacitación en nuevos desarrollos tecnológicos para el subsector.
Propiciar el acercamiento entre productores, comercializadores y consumidores de frutas y hortalizas.
Socializar los instrumentos de política pública dirigidos a los productores hortofrutícolas.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Revisar y aprobar los informes presentados por los profesionales a cargo.
Coordinar la elaboración de los planes operativos de los proyectos asignados
Entregar informe final técnico y financiero a la Unidad de Seguimiento y Control, para que esta proceda
a la liquidación
Realizar programación de presupuestos anuales y trimestrales de los proyectos ejecutados por
AsohofrucolDifundir y socializar, a través de medios impresos o eventos, los resultados del accionar del FNFH
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar el fortalecimiento y consolidación de las asociaciónes de cadena del subsector.
Coordinar, direccionar y supervisar la ejecución de los proyectos relacionados con la Dirección.
Difundir y socializar, a través de medios impresos o eventos, los resultados del accionar del FNFH y el
Gremio.
Desarrollar acciones para promover el consumo de frutas y hortalizas en el país.
Asistir y representar a Asohofrucol en todas las reuniones que exija el proyecto.
Revisar y aprobar los informes presentados por los profesionales a cargoRecopilar, analizar y retroalimentar los resultados y experiencias producto de la ejecución de proyectos
al área de formulación
Coordinar y dirigir la ejecución de Planes, Programas y Proyectos de acuerdo con los lineamientos del
FNFH y las necesidades del subsector
Coordinar la elaboración de informes de proyectos tanto internos como externos de la unidad técnica
Brindar asesoría a los requerimientos de información a las entidades o personas que la solicitan
Supervisar las actividades de los coordinadores de los proyectos ejecutados por Asohofrucol
Realizar monitoreo y control técnico y financiero a la ejecución de los proyectos
Actualizar los indicadores de gestión de la unidad técnica de proyectos
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe Trimestral para la junta del FNFH.
2. Informe de Gestión de la Unidad.
3. Plan Anual de Inversiones y Gastos del FNFH.
4. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
5. Informes a la Contraloría y al Auditor.
6. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Realizar monitoreo y control técnico y financiero a la ejecución de los proyectos
Apoyar la construcción de documentos técnicos del subsector Hortifrutícola
Fecha: 02/01/2018
Cuando aplique
Si
Coordinar el proceso de formalización de recursos aprobados por la junta del FNFH
Apoyar los procesos de articulación institucional que permitan el fortalecimiento de las acciones
del subsector Hortifrutícola
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual)
de manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o
aquellos que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por
la asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin
perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se
requieran para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley
pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de
ASOHOFRUCOL.
Brindar asesoría a los requerimientos de información a las entidades y personas que las solicitan
Realizar seguimiento a las actividades de los contratistas de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol
N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional titulado en carreras agropecuarias, ingenierías, administrativas, económicas o afines y
preferiblemente con Especialización
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar la identificación, formulación y ejecución de planes, programas y proyectos para el
desarrollo del subsector Hortifrutícola
Coordinar la elaboración de los planes operativos de los proyectos asignados
Apoyar la gestión de recursos para el apalancamiento de los recursos productivos del subsector
Coordinar la gestión técnica y administrativa relacionada con la ejecución de los proyectos.
Realizar la actualización de indicadores de gestión de la unidad técnica de proyectosRealizar la programación de presupuestos anuales y trimestrales de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol y de los proyectos en proceso de aprobación
Realizar el seguimiento y monitoreo a la inversión de recursos de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol de acuerdo con la programación presupuestal asignada
Realizar la revisión y ajuste de las fichas de presentación de proyectos a la junta del FNFH.
Conocimientos en formulación, evaluación y ejecución de proyectos, conocimiento en el desarrollo
de planes de negocios para mejorar los procesos de comercialización de los productores
agropecuarios. Manejo de office (Word, Excel) y bases de datos
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área
encargada de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las
diferentes áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back
ups, carpetas de archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Contribuir con la implementación de planes, programas y proyectos estratégicos para la entidad
que permitan el cumplimiento de los objetivos y metas de las direcciones técnica - operativa y
Económica - Empresarial de acuerdo con los lineamientos de operatividad técnica, administrativa y
financiera.
Director Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las
actividades propias de su trabajo
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Con experiencia profesional de 2 años en ejecución de proyectos, manejo de bases de datos y en
lo posible con experiencia en labores administrativas en proyectos del Sector Hortifrutícola.
Coordinador de Proyectos Estratégicos.
Validar la evaluación a los contratistas y proveedores periódicamente, en cuanto a la calidad de la
proveeduría de bienes y/o servicios (oportunidad en el cumplimiento de cronogramas, calidad de
los insumos, cumplimiento de especificaciones técnicas, entre otros), para retroalimentar al área de
compras y contratación
Informar oportunamente al área de Contratación y Compras sobre las irregularidades o
incumplimientos en la ejecución de los contratos derivados del proyecto, así como las
modificaciones a que haya lugar
Recopilar, analizar y difundir información relacionada con el subsector
Coordinar la elaboración de informes tanto internos como externos de la unidad técnica de
proyectos
Coordinar el proceso de formalización de los recursos aprobados por la junta del FNFH
Apoyar el fortalecimiento y consolidación de las asociaciones de cadena del subsector
Realizar la supervisión técnica, administrativa, financiera, contable y jurídica, necesaria para lograr
el cumplimiento del proyecto
Velar por el adecuado cumplimiento del proceso de entrega de bienes, certificando la oportunidad
y la calidad de los mismos cuando el proveedor entrega al equipo del proyecto, y, posteriormente
cuando se entrega a los beneficiarios
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Atender las visitas de seguimiento y control, auditorias, interventorías entre otros de los proyectos
ejecutados por Asohofrucol.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos
ambientales y el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su
sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan
de capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad
y Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución
de las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la
seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos
ambientales propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Gestionar los ajustes que se consideren pertinentes en relación con la ejecución técnica y
financiera del proyecto, ante la entidad financiadora, con previo conocimiento de las Direcciones
relacionadasElaborar los informes requeridos por la fuente de financiación, y un informe final para iniciar el
proceso de liquidación del proyecto, junto con el Coordinador de proyecto en campo (cuando
aplique),
Atender las visitas de auditoría, interventoría y/o supervisión del ente financiador, junto con el
oordinador de proyecto en campo (cuando aplique)
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impacto
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Comunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la
Información.Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre
que sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos
naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de
residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de
residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software
sin la autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su
responsabilidad para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas,
herramientas y equipos dejados bajo su custodia
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera
particular sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el
cabal cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios
del proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que
ello sea requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora
del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez
que ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos
establecidos para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe técnico y financiero trimestral de los proyectos aprobados con recursos del FNFH.
2. Informe de Gestión.
3. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
4. Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Coordinador Técnico y Financiero
Contribuir con la implementación del componente financiero de los planes, programas y proyectos para
la entidad, que permitan el cumplimiento de los objetivos y metas de las direcciones técnica – operativa.
Director Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Ingenierías, Ciencias Agropecuarias, Económicas, Administrativas o afines,
preferiblemente con Especialización
Mínimo 2 años de experiencia relacionada.
Conocimientos en formulación, evaluación y ejecución de proyectos o monitoreo de proyectos, manejo
de presupuesto, conocimientos en office (Word, Excel).
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajoEjercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Velar por la correcta ejecución de los recursos, mediante la verificación del cumplimiento de los
requisitos de legalización y desembolsos estipulados en los contratos
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Coordinar la elaboración de informes financieros tanto internos como externos
Coordinar la gestión financiera y administrativa relacionada con la ejecución de los proyectos
Realizar la programación de presupuestos anuales y trimestrales de los proyectos ejecutados por
ASOHOFRUCOL y de los proyectos en proceso de aprobaciónRealizar seguimiento y monitoreo a la inversión de recursos de los proyectos ejecutados por
Asohofrucol de acuerdo con programación presupuestal asignada
Realizar monitoreo y control financiero a la ejecución de los proyectos
Atender las visitas de seguimiento y control, auditorías, interventorías entre otros de los proyectos
ejecutados por Asohofrucol
Revisar periódicamente la ejecución del proyecto, junto con su respectivo cronograma y presupuesto,
con el objeto de verificar que se cumplan las condiciones pactadas
Asegurar el adecuado cumplimiento de los procedimientos pertinentes para gestionar la liquidación de
todos los contratos y/o similares, derivados de los proyecto, ante el área correspondiente
Informar oportunamente al área de contratación y compras sobre las irregularidades o incumplimientos
en la ejecución de los contratos derivados de los proyectos, así como las modificaciones a que haya
lugar
Gestionar los ajustes que se consideren pertinentes en relación con la ejecución financiera de los
proyecto, ante la entidad financiadora, con previo conocimiento de las Direcciones relacionadas
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Contribuir con el mejoramiento del Sistema de gestión de Calidad de la entidad de acuerdo con las
necesidades y requerimientos de la Unidad Técnica de proyectos
Garantizar el cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros establecidos por la
organización, dentro de los periodos de tiempo establecidosElaborar los informes financieros requeridos por la fuente de financiación, y un informe final para iniciar
el proceso de liquidación del proyecto
Revisar la ejecución de los proyectos en el área de presupuesto
Conciliar los proyectos con la Contabilidad para su debida ejecución
Realizar seguimiento a los desembolsos de los proyectos y su debida legalización.
Realizar seguimiento a la liquidación interna de los proyectos con las áreas de presupuesto,
contabilidad y tesorería
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el
análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informe técnico y financiero trimestral de los proyectos aprobados con recursos del FNFH.
2. Informe de Gestión.
3. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
4. Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Participar en los procesos de planificación, seguimiento, monitoreo y cierre de los objetivos planteados en el
PNFH 2018.
Todas las demás inherentes o necesarias para el cumplimiento del contrato
Realizar el acompañamiento a las Coordinaciones Departamentales del PNFH-2018 asignadas en el proceso de
formulación y gestión de proyectos.
Validar y analizar la información generada por las coordinaciones departamentales en el marco de procesos de
gestión de proyectos del PNFH 2018.
Apoyar en el análisis de estadísticas e información sobre el comportamiento del subsector y los mercados que lo
conforman de acuerdo a los departamentos a cargo.
Acompañar el comité de priorización de planes, programas y proyectos de acuerdo al procedimiento de
formulación de planes, programas y proyectos.
Realizar el proceso de identificación, formulación y búsqueda de recursos de financiamiento para planes,
programas y proyectos que contribuyan con el cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Fomento
Hortifrutícolas y demás necesidades del sector.
Acompañar y participar en el proceso de estructuración y puesta en marcha en el área de formulación de planes
y proyectos de la Unidad Técnica.
Realizar el ingreso oportuno de las actividades ejecutadas en la plataforma del PNFH 2018 garantizando por su
veracidad y calidad
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Gestionar y Formular proyectos de inversión pública y privada de acuerdo con los lineamientos u objetivos del
Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola 2012-2022.
Apoyar la realización de un diagnóstico de las potenciales fuentes de financiamiento que contribuyan con el
cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola y demás necesidades del sector.
Participar en la recopilar información de los modelos tecnológicos y fichas de producto de las principales líneas
productivas hortifrutícolas como insumos para la elaboración de proyectos.
Colaborar en la consolidación y actualización permanentemente de una base de datos con información de
proveedores de insumos, bienes y servicios, así como costos de producción como base para la estructuración de
proyectos.
Asistir en la elaboración, consolidación y actualización de un banco de proyectos que permita dar cuenta de las
acciones desarrolladas.
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Fecha: 02/01/2018
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Profesional de Operaciones Técnicas - Formulador
Como mínimo dos (2) años de experiencia laboral
Gestión de proyectos, manejo de información técnica y financiera de proyectos.
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Gestionar y Formular proyectos de inversión pública y privada de acuerdo con los lineamientos u objetivos del
Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola 2012-2022
Director Técnico y de Formulación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en ciencias agropecuarias, económicas, administrativas, ingenierías o afines.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
Realizar un análisis de los aspectos e impactos ambientales en la formulación de proyectos.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de computo.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Profesional de Operaciones Técnicas - Supervisor Técnico
Fecha: 02/01/2018
Apoyar los procesos administrativos, operativos y de tipo logístico derivados de la implementación y seguimiento
del proyecto "Plan nacional de fomento hortifrutícola 2012 - 2022"
Coordinador del Proyecto; Director Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:Auxiliar Técnico Operativo Nacional
PERFIL DEL CARGO
Profesional en ciencias agropecuarias, económicas, administrativas, ingenierías o técnico, tecnologo o
estudiante universitario a partir de noveno semestre en alguna de las áreas anteriores.
Profesional en ciencias agropecuarias, económicas, administrativas, ingenierías con mínimo 2 años de
experiencia laboral o técnico, tecnologo o estudiante universitario a partir de noveno semestre en alguna de las
áreas anteriores con mínimo 3 años de experiencia laboral.
Manejo e interpretación de bases de datos e indicadores
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Acompañar y monitorear el cumplimiento de las metas establecidas por el PNFH 2018 a nivel departamental
Realizar acompañamiento en campo a los departamentos asignados con el fin de verificar el cumplimiento de las
metas establecidas en el PNFH 2018.
Revisar la coherencia y veracidad de la información suministrada por el equipo técnico del PNFH 2018 en los
informes y reportes de plataforma
Participar en los procesos de despliegue operativo de los objetivos planteados en el PNFH 2018.
Realizar el proceso de supervisión y cumplimiento de los objetivos, metas, entregables y verificables del PNFH
2018 de cada una de las coordinaciones departamentales asignadas
Elaborar y presentar actas de visita, del PNFH 2018 de acuerdo al formato establecido
Apoyar y asistir al desarrollo de los eventos de capacitación, talleres de formación, simposios, congresos,
diplomados y demás eventos organizados en el marco del PNFH 2018
Validar y analizar la información generada por las coordinaciones departamentales
Supervisar las actividades de los contratistas asignados del PNFH 2018
Seguimiento y monitoreo de la información reportada por los auxiliares técnicos del PNFH 2018
Apoyar en la identificación y formulación de proyectos en los departamentos a cargo
Asistir puntualmente a las visitas de Seguimiento y Control del PNFH a nivel nacional
Canalizar los proyectos enviados por las coordinaciones departamentales a quien corresponda para dar curso a
su debido proceso.Tramitar las cuentas de cobro, anticipos, legalizaciones, entre otros del equipo técnico de los departamentos
asignados
Coordinar técnicamente los proyectos derivados del Plan Nacional, así como apoyar en la identificación y
formulación de proyectos a nivel departamental.
Acompañar y monitorear el cumplimiento de las metas a nivel departamental, generar análisis de la información,
así como también hacer seguimiento a los objetivos asignados por la Coordinación del Proyecto
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de computo.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Coordinar administrativa y financieramente los proyectos del Plan Nacional y sus derivados.
Validar y analizar la información generada por el proyecto PNFH 2018 y de sus derivados
Apoyar la revisión de los proyectos enviados por los coordinadores departamentales y verificar su coherencia
Elaborar los informes financieros de los proyectos derivados del PNFH 2018 de acuerdo con los requerimientos
de los cooperantes externos
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional de Operaciones Administrativas y Financieras
Coordinar administrativa y financieramente los proyectos del Plan Nacional y sus derivados, validar y analizar la
información generada por los proyectos.
Coordinador del Proyecto; Director Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Profesional en Ciencias Agrícolas, Económicas, Administrativas, Ingenierías, Jurídicas.
Com mínimo 3 año de experiencia laboral.
Manejo de Office (Word, Excel, Power Point).
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1.- Informe financiero de los proyectos derivados del PNFH
2.- Muebles, enseres y equipo de computo.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Auxiliar Técnico Operativo Nacional
Fecha: 02/01/2018
Apoyar los procesos administrativos, operativos y de tipo logístico derivados de la implementación y seguimiento
del proyecto "Plan nacional de fomento hortifrutícola 2012 - 2022"
Profesional de Operaciones Técnicas - Supervisor Técnico y al Coordinador del Proyecto
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Técnico, tecnólogo, estudiantes desde quinto semestre o recien egresados de carreras agrícola/agroindustrial,
sistemas, contaduría, administración de empresas, ingenierías o afines
Con experiencia laboral minima de un año.
Manejo de información técnica y administrativa, manejo de Office
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar a la Unidad Técnica de Proyectos en las actividades administrativas y operativas propias de la misma.
Revisar y verificar las actividades y soportes registrados en la plataforma por los contratistas en campo de
acuerdo con los departamentos asignados.
Elaborar las observaciones necesarias cuando haya lugar la calidad de los registros.
Realizar el seguimiento a las observaciones procurando las mejoras en la calidad de la información hasta lograr
las correcciones respectivas y que el registro quede aprobado.
Reportar a la supervisión y coordinación del PNFH 2018 cualquier novedad o anomalía relacionada con el
debido desarrollo de las actividades en plataforma siempre siguiendo el conductor regular.
Realizar reuniones semanales con las personas encargadas del área de sistemas con el fin de de dar solución a
la lista de solicitudes generadas en plataforma y otras situaciones relacionadas que afecten el cumplimiento de
las metas.
Apoyar el trámite de las cuentas de cobro, anticipos, legalizaciones, entre otros del equipo técnico de los
departamentos asignados.
Asistir puntualmente a las reuniones, capacitaciones, cursos y otras actividades programadas por la empresa.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de computo.
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Unidad Técnica de Proyectos.
Coordinador Comunicaciones y Difusión PNFH
Fecha: 02/01/2018
Coordinar las comunicaciones internas y externas de los proyectos gestionados con recursos del Fondo
Nacional de Fomento Hortifrutícola, promoviendo el posicionamiento de la imagen del FNFH y del Gremio y la
confianza en la información oficial ante la opinión pública y al interior del Gremio, mediante la formulación de
políticas, diseño de planes de trabajo, gestión de los canales de comunicación, asesoría en el diseño de
estrategias específicas y medición de su impacto en los grupos de interés
Coordinador del Proyecto; Director Gestión Económica y de Ejecución
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en comunicación social o ciencias sociales.
Dos años de experiencia, preferiblemente en la coordinación de área de comunicaciones de proyectos del sector
hortifrutícola
Manejo de Office (Word, Excel), redacción y fotografia.
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Asesorar a la Gerencia General en las actividades inherentes a la comunicación y las relaciones públicas.
Coordinar, revisar y generar contenidos para la página web de FNFH-ASOHOFRUCOL, Frutisitio y redes
sociales.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Editar de manera oportuna la revista frutas y hortalizas.
Planear y gestionar la temática, artículos y demás contenidos de cada edición.
Investigar temas del subsector hortifrutícola, actividades y/o eventos de las coordinaciones departamentales del
Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola Fase 2018.
Editar y revisar los contenidos generados a partir del accionar del FNFH-ASOHOFRUCOL, tales como:
comunicados de prensa, boletines de prensa, infografías, informes dirigidos a medios de comunicación y
especiales multimedia.
Diseñar y ejecutar estrategias de comunicación interna y externa.
Coordinar las actividades de divulgación del FNFH-ASOHOFRUCOL: diseño y producción de material
publicitario (pendones, volantes, brochures, folletos, entre otros) y material audiovisual (cuñas radiales,
programas radiales y videos).
Coordinar las actividades de difusión del FNFH-ASOHOFRUCOL, contenidas en el Plan Nacional de Fomento
Hortifrutícola (2012-2022):
Participación del FNFH-ASOHOFRUCOL en eventos del sector: coordinar junto al comité de eventos, los
congresos, foros y ferias que organice, o en las que participe el FNFH-ASOHOFRUCOL.Apoyo a otros eventos y
misiones: coordinar la contratación de los eventos de apoyo y/o misiones aprobados por la Junta Directiva del
Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos para tal
fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los beneficiarios el
componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente, logrando la
reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos peligrosos) para
dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de Gestión de Residuos Sólidos.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Coordinar la toma de fotografías necesarias para ilustrar los artículos de la publicación.
Coordinar la diagramación, impresión y facturación de cada edición de la Revista Frutas y Hortalizas.
Ingresar de manera oportuna a la Plataforma del PNFH 2018 los registros de las actividades a cargo, de acuerdo
al marco lógico aprobado garantizando la calidad y veracidad de los mismos.
Posicionar AESCE, en redes sociales, de ASOHOFRUCOL – FNFH, Frutisitio, donde desarrollará artículos
periodísticos e información de interés especialmente dirigida a los productores del sector.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el análisis
de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
BIENES / DINERO / INFORMES
1.- Informe de Gestión.
2.- Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
3.- Muebles, enseres, equipo de computo y de comunicaciones.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
Coordinador de Tesorería Coordinador de sistemas
Coordinador de Contabilidad Coordinador HSEQ
Coordinador de Talento Humano Gestor de Gestión Documental
Coor Oper. Admin y Finan Contratación y Compras Coordinador de presupuesto
Profesional de Apoyo Administrativo
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002Aprobar, en coordinación con la Gerencia General, las políticas generales, necesarias y suficientes,
para el cabal funcionamiento, así como los manuales de procedimientos y de funciones del personal o
de los profesionales que prestan sus servicios a la institución
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Aprobar la elaboración del Plan Anual de Inversiones y Gastos del FNFH y el presupuesto de
Asohofrucol con las demás unidades funcionales
Planificar las actividades financieras, considerando el origen y destino de los recursos y dirigir el
manejo de las operaciones de tesorería
Proponer la implementación de mecanismos y/o la adopción de medidas dirigidas a optimizar la
eficiencia en el uso de los recursos financieros, así como su transparencia
Atender la Auditoria Gubernamental, con Enfoque Integral, realizada anualmente por la Contraloría
General de la República y coordinar la formulación e implementación del Plan de Mejoramiento
Evaluar la ejecución de ingresos y egresos en función al cumplimiento del Plan Anual de Inversiones y
al Presupuesto
Realizar una evaluación continua de sus actividades a partir del establecimiento y aplicación de
sistemas de control en el análisis de informes periódicos que debe generar la unidad, con el fin de
optimizar los resultados de la gestión y establecer responsabilidades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Controlar y verificar la ejecución del Presupuesto de Ingresos y los Acuerdos trimestrales de gastos de
funcionamiento e inversiones, las modificaciones internas y los traslados presupuestales
Dirigir con las demás unidades funcionales la elaboración y presentación oportunamente los Informes
de Gestión a la Gerencia General, para su posterior consideración por parte de la Junta Directiva del
FNFH o de la Junta Directiva Nacional de la Asociación
Aprobar el cabal cumplimiento de las políticas de recursos humanos: Selección, inducción,
contratación, capacitación, bienestar, nómina y seguridad social, así como la evaluación de su
desempeño
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Director Administrativo y Financiero.
Fecha: 02/01/2018
Dirigir y coordinar la Unidad Administrativa y Financiera de la entidad y dar apoyo en los temas
relacionados con el cargo a la Gerencia General.
Gerente General
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractualesCumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
Profesional en carreras administrativas o financieras o Ingeniería Industrial, con Especialización y/o
Maestría en áreas relacionadas.
PERFIL DEL CARGO
Mínimo 3 años de experiencia relacionada.
Análisis financiero, manejo de inversiones, presupuesto, contabilidad, personal, inventarios.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajoEjercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
En su calidad de representante por la Dirección, asegurarse que se establecen, implementan y
mantienen los procesos necesarios para el Sistema Integrado de Gestión
En su calidad de representante por la Dirección, informar a la alta Dirección sobre el desempeño del
Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejora
Dirigir y aprobar los cambios físicos y locativos de las instalaciones de Asohofrucol por parte del
proceso Tecnologías de la Información
Dirigir y aprobar las actividades que realice el proceso Tecnología de la Información
Aprobar la elaboración de los contratos de adjudicación y ejecución de proyectos, así como los de
contratación del personal de nómina o de los profesionales que prestan sus servicios a la institución
Aprobar el manejo del archivo físico
Dirigir con las demás unidades funcionales la elaboración y presentación oportuna del Plan de
Mejoramiento de la entidad y sus respectivos informes de avance
Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la
asociación
Supervisar el control de los activos fijos del FNFH y de la Asociación
Aprobar las órdenes de compra y de servicios del área administrativa y financiera.
Mantener actualizados y presentar a la Gerencia General los documentos a su cargo para su revisión y
demás trámites administrativos y financieros
Verificar periodicamente la informacion presentada al Sistema de Contratacion Estatal –SICE-
Presentar y sustentar el Balance General y el Estado de Resultados de la Asociación ante la Junta
Directiva Nacional
Brindar asesoría a las demás unidades funcionales de la Asociación en los temas administrativos,
tributarios, comerciales, laborales, financieros y contables
Aprobar la elaboración de los informes periódicos sobre los estados financieros y presupuestales que
le soliciten los órganos de administración de la Asociación, la Gerencia General o los órganos de
control del Estado
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
ASPECTOS
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informes de Gestión Semestral y Anual
2. Informes a la Contraloría y al Auditor
3. Informe Trimestral para la Junta Directiva del FNFH
4. Plan Anual de Inversiones y Gastos
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Coordinar la elaboración y presentación oportuna de los Informes periódicos del área de presupuesto
a la Gerencia General, Juntas directivas, Ministerio de Agricultura y demás organismos de control
Reportar la información de presupuesto anual y trimestral y su ejecución trimestral y anual en el
aplicativo CHIP de la Contaduría General de la Nación
Coordinar el trámite y flujo oportuno de cuentas por pagar en el área de presupuesto
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Coordinar con los demas procesos de la Asociación la elaboración del presupuesto para la
presentación oportuna del mismo.
Consolidar el documento del plan anual inversiones y gastos y verificar que se conserve el principio de
equilibrio entre ingresos y gastos
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Verificar, controlar y analizar la ejecución mensual, trimestral y anual del presupuesto y rendir informes
sobre el tema a las demás áreas
Elaborar acuerdos presupuestales y traslados presupuestales.
Aplicar y verificar las instrucciones de la resolución No. 09554 de 2000 del Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, para el manejo y control del presupuesto del FNFH
Registrar y dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal para el trámite de las cuentas por pagar,
requisiones de bienes o servicios, solicitudes de contratación, requerimientos de personal, tiquetes
aéreos etc.
Estar en permanente contacto con el profesional de manejo de presupuestos en el Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural , conciliar la información presupuestal del FNFH y estar atento a sus
requerimientosAtender los requerimientos de la Auditoria Interna relacionados con el manejo y control del presupuesto
del FNFH.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Coordinar, controlar y verificar que la ejecución del Presupuesto de Ingresos y gastos este acorde a
la información apropada mediante actas, acuerdos presupuestales y solicitudes de traslado.
Cuando aplique
Si
FUNCIONES
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Coordinador de Presupuesto.
Fecha: 02/01/2018
Director Administrativo y Financiero
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras Administrativas, Económicas
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Profesional de registro y control de proyectos
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Profesional de operaciones administrativas y financieras - presupuesto
Coordinar la correcta planeación, manejo, control y ejecución de los recursos del presupuesto de
acuerdo a la normatividad legal vigente
Mínimo 2 años de experiencia relacionada.
Manejo de presupuesto y office (Word, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Coordinar y verificar junto con el área de contabilidad la realización de la conciliación de información
contable y presupuestal en las fechas establecidas
Coordinar las funciones del personal a cargo.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Rendir informes mensuales a los demás procesos sobre el porcentaje de avance de la ejecución
presupuestal por proyecto y por rubro.
Coordinar con los procesos de contracion y compras y contabilidad en la unificación de criterios para el
manejo correcto de los recursos del FNFH.
Coordinar la conciliación mensual de la ejecución presupuestal con la Unidad Técnica de Proyectos
Preparar la información de presupuesto relacionada con la rendición de la cuenta a la Contraloría
General
Coordinar las labores de los profesionales de apoyo al área de presupuesto, para el correcto
cumplimiento de sus funciones
Solicitar ajustes en el software para el control de presupuesto.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes trimestrales para Juntas Directivas.
2. Informes de Gestión semestral y anual.
3. Informes a los organismos de vigilancia y control.
4. Acuerdos trimestrales.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargoRegistrar y dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal para el trámite de las cuentas por pagar,
requisiciones de bienes o servicios, solicitudes de contratación, requerimiento de personal, tiquetes
aereos etc.
Consolidar el presupuesto anual y trimestral de proyectos
Dar respuesta a los requerimientos relacionados con el manejo del presupuesto solicitados por las
visitas de Interventorías y Auditorias
Llevar el control de los proyectos que finalicen, verificando los soportes que sustenten los términos de
los contratos
Apoyar el proceso de elaboración del presupuesto anual.
Registrar en el programa PANDA los comprometidos, obligaciones, legalizaciones de acuerdo con el
presupuesto general aprobado y para cada uno de los proyectos
Realizar seguimiento y control financiero al presupuesto general y a cada uno de los proyectos o
centro de costos que se ejecuten (anual, mensual y trimestral)
Elaborar y consolidar informes financieros para juntas directivas, auditorias, y demás entidades o áreas
que lo requieran
Brindar respuesta oportuna a los requerimientos de información solicitada
Conciliar mensualmente con Contabilidad y Unidad Técnica de Proyectos, la información de la
ejecución presupuestal y de los proyectos por centros de costo
Llevar y controlar los centros de costos de los proyectos para evitar sobre ejecución de cada uno de los
rubros aprobados para cada proyecto
Realizar el manejo y control del presupuesto general y de cada uno de los proyectos que se ejecuten
Registrar en el programa PANDA comprometidos, obligaciones,de acuerdo al presupuesto general
aprobado y para cada uno de los proyectos
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
PRESUPUESTO
Profesional de Registro y Control de Proyectos.
Fecha: 02/01/2018
Coordinador de presupuesto
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cuando aplique
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Si
Brindar apoyo al area de presupuesto en los procesos de planeación, ejecución y analisis del
presupuesto, controlando la correcta ejecución de los recursos, mediante la verificación y el
cumplimiento de los requisitos legales y de los procedimientos de ASOHOFRUCOL.
Profesional en carreras Administrativas, Económicas e ingenieria industrial.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word, Excel, Power point).
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Convocar reuniones de forma trimestral para retroalimentar con los demás procesos y coordinadores de
proyectos el avance de la ejecución presupuestal e identificar acciones de mejora en el proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su procesoMantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal finEvitar las pérdidas de tiempo deliberadasEvitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Brindar apoyo en la elaboración de acuerdos presupuestales y en la elaboración de solcitides de
modificación presupuestal.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Realizar análisis permanente de la información presupuestal y de la ejecución presupuestal e informar a
los demás procesos y a los coordinadores de proyectos el % de avance de ejecución identificando los
rubros que presentan menor ejecución
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
BIENES / DINERO / INFORMES
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
1. Informe técnico y financiero trimestral de los proyectos aprobados con recursos del FNFH.
2. Informe de Gestión.
3. Informe técnicos y financieros a las entidades con las que se tienen convenios y a sus auditores e interventores.
4. Informes a la Contraloría y al Auditor cuando sea requerido.
5. Muebles, enseres y equipo de computo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la
Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar el manejo y control del presupuesto general y de cada uno de los proyectos que se ejecuten.
Apoyar el proceso de elaboración del presupuesto anual.
Realizar el registro del presupuesto general y de cada uno de los proyectos en el aplicativo PANDA para el
trámite de las cuentas de cobro o facturas correspondientes a los proyectos desde que se ingresan hasta la
liquidación de los mismos.
Registrar en el programa PANDA los comprometidos y obligaciones de acuerdo al presupuesto general
aprobado y para cada uno de los proyectos.
Realizar seguimiento y control financiero al presupuesto general y a cada uno de los proyectos o centros de
costos que se ejecuten (anual, mensual y trimestral).
Llevar y controlar los centros de costos de los proyectos para evitar sobre ejecución de cada uno de los rubros
aprobados para cada proyecto.
Elaborar y consolidar informes financieros para juntas directivas, auditorías y demás entidades que lo requieran.
Brindar respuesta oportuna a los requerimientos de información solicitada.
Conciliar mensualmente con Contabilidad y Unidad Técnica de Proyectos, la información de la ejecución
presupuestal y de los proyectos por centros de costo.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional de operaciones administrativas y financieras - Presupuesto
Brindar apoyo en la planeación, organización y ejecución del presupuesto y en las diferentes operaciones
financieras relacionadas con el manejo del presupuesto de proyectos.
Coordinador de presupuesto, Director Gestión Económica y Ejecución de Proyectos, Coodinador del Proyecto
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
PRESUPUESTO
Profesional en Ciencias Agrícolas, Económicas, Administrativas, Ingenierías, Jurídicas.
Com mínimo 3 año de experiencia laboral.
Manejo de Office (Word, Excel, Power Point).
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Dar respuesta a los requerimientos relacionados con el manejo del presupuesto solicitado por las visitas de
Interventorías y Auditorias.
Llevar el control de los proyectos que finanlicen, verificando los soportes que sustenten los términos de los
contratos.
Convocar reuniones de forma trimestral para retroalimentar con los demás procesos y coordinadores de
proyectos el avance de la ejecución presupuestal e identificar acciones de mejora en el proceso.
Realizar análisis permanente de la información presupuestal y de la ejecución presupuestal e informar a los
demás procesos y a los coordinadores de proyectos el porcentaje de avance de ejecución de los proyectos por
centro de costos y por rubro.
Brindar apoyo en las operaciones financieras de los proyectos.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Registrar y dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal para el trámite de las cuentas por pagar.
Consolidar el presupuesto anual y trimestral de los proyectos.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1.- Presupuesto anual y trimestral.
2.- Conciliaciones.
3.- Informe financiero de gestión trimestral y anual de proyectos.
4.- Muebles, enseres y equipo de computo.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Coordinador de Contabilidad.
Responder por el manejo contable de Asohofrucol y del FNFH y la presentación oportuna de los
Estados Financieros.
Director Administrativo y Financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Profesional de Contabilidad.
Auxiliar de Contabilidad
Profesional de operaciones administrativas y financieras - Contabilidad
Auxiliar Técnico Operativo Nacional - Contabilidad
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Contaduría Pública.
Mínimo 2 años de experiencia relacionada.
Contabilidad pública y privada, generalidades de las normas laborales, normas tributarias actualizadas
en materia pública y privada, análisis de estados financieros, manejo de office (Word y Excel), normas
de informacion financiera pública y privada, ejecución presupuestal
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Responder requerimientos en materia contable y tributaria inherentes al área de Contabilidad
Depurar, analizar, sustentar y presentar los estados financieros a la Gerencia General y/o Dirección
Administrativa y Financiera para aprobación y firma
Extraer los estados financieros fielmente de los libros de contabilidad y presentarlos a la Administracion
Enviar y sustentar los estados financieros a la auditoria interna, revisoría fiscal y entes de control
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Analizar antes de entregar para pago al área de tesorería la retención en la fuente a título de ICA y
renta, impuesto de industria y comercio, impuesto a las ventas, declaración de renta
Revisar y enviar informacion exogena Nacional y Distrital
Revisar e informar sobre el estado de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Enviar informes financieros solicitados por la Contaduría General de la Nación
Atender visitas de de los entes de control y vigilancia en materia contable y tributaria
Proporcionar la información contable y/o tribuyaria a las áreas que lo requieran de acuerdo con el
alcance y competencia de estas últimas
Realizar los ajustes necesarios en los estados financieros para que la información sea veraz y
confiable, de acuerdo con los soportes recibidos y firmados debidamente autorizados según
correspondaSuministrar oportunamente la información del alcance del área contable necesaria para la conciliación
entre áreas y verificar dichas conciliaciones según alcance contable
Validar las conciliaciones de activos según corresponda con el área de Presupuesto
Coordinar los procesos contables para proporcionar las cifras financieras para conciliar los proyectos
que ejecuta la asociación
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Informar oportunamente sobre los cambios contables y tributarios que afecten las transacciones y a los
terceros en la ejecución mensualizada
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Coordinar la elaboración y radicación oportuna de las facturas al FNFH y la entrega de facturas
solicitadas por las demas áreas de la asociación
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y el
análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la Asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de tránsito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Estados Financieros.
2. Impuestos.
3. Informe de rendición de cuenta.
4. Informe de Gestión Semestral y Anual.
5. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Contaduría Pública.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word, Excel), contabilidad privada y pública, normas tributarias,normas de
informacion financiera publica y privada, generalidades de las normas laborales, generalidades de
ejecución presupuestal
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación Asociacion
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contabilidad
Profesional de Contabilidad
Revisar y validar las transacciones en materia contable y tributaria diariamente
Coordinador de Contabilidad.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Revisar los registros contables y solicitar los registros correspondientes teniendo en cuenta las
retenciones de ley, impuestos en general y cumplimiento de las normas en materia tributaria y contable
Revisar y avalar las retenciones aplicadas en las causaciones en cumplimiento de la normatividad legal
vigente
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar mensualmente las conciliaciones entre áreas y verificar los registros correspondientes teniendo
en cuenta las obligaciones registradas por el área de presupuesto de cada proyecto
Actualizar mensualmente en el software las depreciaciones y amortizaciones cuando así se requiera
Colaborar en la elaboración de los estados financieros con previo análisis y sustentación al Coordinador
de Contabilidad y demás informes que deben ser presentados a la Gerencia, Dirección Administrativa y
Financiera y a los organismos de control interno y externo, avalándolos con su firma
Analizar y revisar las conciliaciones bancarias e informar sobre las diferencias para que se elaboren los
ajustes correspondientes
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Informar oportunamente sobre las eventualidades que se presenten en su trabajo
Suministrar en forma oportuna y confiable a las personas autorizadas la información que requieran
como herramienta para el desarrollo de la labor
Elaborar y presentar los impuestos nacionales y distritales
Elaborar la información exógena requerida nacional y distrital
Revisar y aprobar oportunamente los registros contables diarios, haciendo devoluciones de los mismos
cuando así se requiera
Responder por la correcta aplicación de las normas contables y tributarias de las transacciones
realizadas a diario y sus implicaciones contables, tributarias y jurídicas
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Asistir al Contador en las tareas diarias y/o en su ausencia
Elaborar los estados financieros con previo análisis y sustentación al Coordinador de Contabilidad y
demás informes que deben ser presentados a la Gerencia, Dirección Administrativa y Financiera y a los
organismos de control interno y externo
Velar por el cumplimiento de las normas contables y tributarias de acuerdo a la legislación legal vigente
para tal efecto
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
ASPECTOS
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contabilidad
Profesional Operaciones Administrativas y Financieras - Contabilidad
Revisar y validar las transacciones en materia contable y tributaria diariamente
Coordinador de Contabilidad.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Ciencias Agrícolas, Económicas, Administrativas, Ingenierías, Jurídicas.
Mínimo 3 años de experiencia laboral
Manejo de Office (Word, Excel), contabilidad privada y pública, normas tributarias,normas de informacion
financiera publica y privada, generalidades de las normas laborales, generalidades de ejecución presupuestal
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original,
el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en
la Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Revisar los registros contables y solicitar los registros correspondientes teniendo en cuenta las retenciones de
ley, impuestos en general y cumplimiento de las normas en materia tributaria y contable
Revisar y avalar las retenciones aplicadas en las causaciones en cumplimiento de la normatividad legal vigente
Elaborar los estados financieros con previo análisis y sustentación al Coordinador de Contabilidad y demás
informes que deben ser presentados a la Gerencia, Dirección Administrativa y Financiera y a los organismos de
control interno y externo
Velar por el cumplimiento de las normas contables y tributarias de acuerdo a la legislación legal vigente para tal
efecto
Realizar mensualmente las conciliaciones entre áreas y verificar los registros correspondientes teniendo en
cuenta las obligaciones registradas por el área de presupuesto de cada proyecto
Actualizar mensualmente en el software las depreciaciones y amortizaciones cuando así se requiera
Colaborar en la elaboración de los estados financieros con previo análisis y sustentación al Coordinador de
Contabilidad y demás informes que deben ser presentados a la Gerencia, Dirección Administrativa y Financiera
y a los organismos de control interno y externo, avalándolos con su firma
Analizar y revisar las conciliaciones bancarias e informar sobre las diferencias para que se elaboren los ajustes
correspondientes
Informar oportunamente sobre las eventualidades que se presenten en su trabajo
Suministrar en forma oportuna y confiable a las personas autorizadas la información que requieran como
herramienta para el desarrollo de la labor
Elaborar y presentar los impuestos nacionales y distritales
Elaborar la información exógena requerida nacional y distrital
Revisar y aprobar oportunamente los registros contables diarios, haciendo devoluciones de los mismos cuando
así se requiera
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Asistir al Contador en las tareas diarias y/o en su ausencia
Responder por la correcta aplicación de las normas contables y tributarias de las transacciones realizadas a
diario y sus implicaciones contables, tributarias y jurídicas
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos
de manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contabilidad
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Mínimo 2 semestres de Contaduría Pública o Técnico en Contabilidad.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word y Excel), principios en contabilidad y archivo.
Auxiliar de Contabilidad.
Brindar soporte al Contador en labores operativas cumpliendo con todas las funciones establecidas.
Coordinador de Contabilidad.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Revisar los registros contables y solicitar los registros correspondientes teniendo en cuenta las
retenciones de ley, impuestos en general y cumplimiento de las normas en materia tributaria y contable
Apoyar en las labores diarias del área contable
Elaborar facturas, notas débito y crédito de las mismas
Revisar junto con el equipo de trabajo cuales son las necesidades en papelería y realizar la requisición
Sacar fotocopias, búsqueda de documentos, envíos de correspondencia, trámites del área, entre otros
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar ajustes contables y velar por el correcto manejo de la contabilidad de acuerdo a normatividad
legal vigente
Apoyar las labores en la Recepción cuando se requiera
Reconocer documentos de cuentas por pagar, legalizaciones, provisiones, amortizaciones,
depreciaciones, facturas de venta y otros según direccionamiento de Contabilidad
Llevar un adecuado registro y control de toda la documentación manejada en el área
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contabilidad
Auxiliar Técnico Operativo Nacional - Contabilidad
Brindar soporte al Contador en labores operativas cumpliendo con todas las funciones establecidas.
Coordinador de Contabilidad.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Técnico, tecnólogo, estudiantes desde quinto semestre o recién egresados de carreras agrícola/agroindustrial,
sistemas, contaduría, administración de empresas, ingenierías o afines.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word y Excel), principios en contabilidad y archivo.
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y Normas
existentes y aplicables a la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de comportamiento
establecidas dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias de
su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo a
hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de los
documentos manipulados por su área
y/o todo su equipo de trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera veraz y
eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación determine
para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley
734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su cargo
Revisar los registros contables y solicitar los registros correspondientes teniendo en cuenta las retenciones de ley,
impuestos en general y cumplimiento de las normas en materia tributaria y contable
Apoyar en las labores diarias del área contable
Apoyar las labores en la Recepción cuando se requiera
Reconocer documentos de cuentas por pagar, legalizaciones, provisiones, amortizaciones, depreciaciones, facturas
Llevar un adecuado registro y control de toda la documentación manejada en el área
Elaborar facturas, notas débito y crédito de las mismas
Revisar junto con el equipo de trabajo cuales son las necesidades en papelería y realizar la requisición
Sacar fotocopias, búsqueda de documentos, envíos de correspondencia, trámites del área, entre otros
Recibir llamadas y dar respuesta oportuna y cordial a las solicitudes
Realizar ajustes contables y velar por el correcto manejo de la contabilidad de acuerdo a normatividad legal vigente
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de Gestión
Integrado implementado en la
asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y salidas
no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la
empresa.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitacion
del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios de
sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o que
interactúen o afecten el mismo.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea requerido.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de los
sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo social
de trabajo, Contenido de la tarea,
Interface persona tarea, Jornada de
trabajo, Ritmo de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto con
delincuencia común y desorden publicoRobos, Asaltos, Secuestros Públicos
Responder y velar por el cuidado de
los recursos físicos y tecnológicos
dejados bajo su responsabilidad y la de
su equipo de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el cabal
cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la autorización
previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción establecidos
por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean impartidas
por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su labor dentro de la
asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de Gestión
Integrado implementado en la
asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Si
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar la planeación de pagos que se encuentren dentro del programa establecido para pagosRealizar y presentar los informes a Junta Directiva
Coordinar las labores del mensajero
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Verificar la liquidación de intereses de títulos valores
Elaborar y analizar los flujos de caja que se requieranRealizar cruce y efectuar gestión de seguimiento a las cuentas por cobrar y por pagar
Efectuar los giros con base en el flujo de caja verificando que contengan los soportes necesarios y que
cumplan los requisitos estipulados por la Administración y organismos de control
Realizar la custodia y manejo de la caja de seguridad
Realizar la custodia y manejo de la caja menor
Realizar la custodia y manejo de chequeras, cheques proforma, comprobantes de egreso, recibos de
caja y demás soportes propios de la tesorería
Conocimientos en finanzas, presupuesto, office (Word, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por el manejo adecuado y racional de los recursos e inversiones de Asohofrucol y el Fondo
Nacional de Fomento Hortifrutícola, conforme a los lineamientos de la Junta Directiva y de la Gerencia
General.
Director Administrativo y Financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Auxiliar Técnico Operativo Nacional - Tesoreria
Profesional en economía, carreras administrativas o afines.
Realizar la constitución, cancelación, e informes de títulos valores, previa autorización y aprobación de
la Dirección Administrativa y Financiera y de la Gerencia GeneralRealizar el Acta de Arqueo de InversionesMantener debidamente custodiados los títulos valores, efectuando revisiones frecuentes
Mínimo 2 años de experiencia relacionada.
Auxiliar de Tesorería.
Mensajero
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Presentar oportunamente a la Gerencia y a la Dirección Administrativa y Financiera los informes que se
soliciten a TesoreríaIngresar los movimientos de recursos de ingresos y egresos que se gestionen en la coordinación de
tesorería y que sean aprobados por la Gerencia General
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Facilitar los libros y documentos a su cargo para su revisión, previa autorización de la Gerencia o de la
Dirección Administrativa y Financiera
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Coordinador de Tesorería.
Fecha: 02/01/2018
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Llevar al día los recibos de caja y bancos y demás que sean necesariosHacer estudios de seguimiento permanentes del mercado de títulos valores
Manejar adecuadamente el portafolio de inversiones
Solicitar cotizaciones de tasa de interés para recomendar la mejor decisión de inversión
Elaborar y entregar la conciliación mensual con contabilidad
Elaborar todo tipo de análisis y proyecciones financieras de la entidad
Suministrar en forma oportuna y confiable a las personas autorizadas la información que requieran
como herramienta para el desarrollo de la labor
Solicitar y gestionar ante las entidades bancarias la entrega oportuna de los extractos bancarios
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Atender los requerimientos de los clientes y proveedores en cuanto a confirmación y aclaración de
pagos
Prestar la asistencia necesaria a la Dirección Administrativa y Financiera en todo lo relacionado con
operaciones de inversiones, operaciones bancarias y demás actividades del área financiera
Verificar y controlar las operaciones del módulo de inversiones
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Realizar el análisis de los indicadores de gestión junto con su revisión y actualización de los mismos
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de tránsito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
BIENES / DINERO / INFORMES
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Caja Menor
3. Informes de gestión semestral y anual
4. Plan Anual de Inversiones y Gastos
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cuando aplique
No
Controlar el archivo físico y digital de tesorería
Organizar recibos y realizar formato de reembolso de caja menor
Elaborar, analizar y actualizar los Indicadores de Gestión existentes en el área de tesorería
Informar a la agencia de viajes respectiva mediante correo electrónico o telefónicamente facturas
canceladas con las transferencias realizadas
Entregar cheques a clientes y proveedores
Suministrar información sobre pagos a clientes y proveedores
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Elaborar documentos, comunicados, cartas y demás información a otras dependencias o clientes
internos y externos
Elaborar comprobantes y actas de caja menor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Suministrar los informes de pagos que se requieran a las áreas que lo soliciten para el beneficio del
FNFH y de ASOHOFRUCOL
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Elaborar archivo digital para proceso de pagos por transferencia
Confirmar transferencias y operaciones de pago
Realizar la gestión documental del área de Tesorería (revisión, archivo físico y digital, foliación,
rotulación, digitalización y entrega al Archivo Central) de todos los documentos de pagos del área de
Tesorería
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
N/A
Manejo de Office (Word, Excel), principios financieros y contables.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Elaborar Cheques, Transferencias, Recibos de Caja y Cheques de Gerencia, para realizar pagos y todo
lo concerniente a los informes de tesorería
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tesorería
Auxiliar de Tesorería.
Fecha: 02/01/2018
Apoyar las funciones del tesorero general, en la preparación, clasificación y consolidación de la
información para pagos y responder por el manejo adecuado de los recursos del FNFH Y de
ASOHOFRUCOL
Coordinador de Tesorería.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Mínimo cinco semestres de economía, carreras administrativas o afines.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
IMPACTOS
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tesorería
Auxiliar Técnico Operativo Nacional - Tesorería
Apoyar las funciones del tesorero general, en la preparación, clasificación y consolidación de la información
para pagos, y responder por el manejo adecuado de los recursos del FNFH Y de ASOHOFRUCOL
Coordinador de Tesorería.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A
PERFIL DEL CARGO
Técnico, tecnólogo, estudiantes desde quinto semestre o recién egresados de carreras agrícola/agroindustrial,
sistemas, contaduría, administración de empresas o afines.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de Office (Word, Excel), principios financieros y contables.
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajoResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original,
el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en
la Ley 734 de 2002.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar las labores de recepción cuando se le solicite.
Elaborar documentos, comunicados, cartas y demás información a otras dependencias o clientes internos y
externosElaborar comprobantes y actas de caja menor
Elaborar Cheques, Transferencias, Recibos de Caja y Cheques de Gerencia, para realizar pagos y todo lo
concerniente a los informes de tesorería
Elaborar archivo digital para proceso de pagos por transferencia
Confirmar transferencias y operaciones de pago
Realizar la gestión documental del área de Tesorería (revisión, archivo físico y digital, foliación, rotulación,
digitalización y entrega al Archivo Central) de todos los documentos de pagos del área de Tesorería
Controlar el archivo físico y digital de tesorería
Organizar Recibos y Realizar Formato de Reembolso de Caja Menor
Elaborar, analizar y actualizar los Indicadores de Gestión existentes en el área de tesorería
Informar a la agencia de viajes respectiva mediante correo electrónico o telefónicamente facturas canceladas
con las Transferencias Realizadas
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Entregar cheques a clientes y proveedores
Suministrar información sobre pagos a clientes y proveedores
Suministrar los informes de pagos que se requieran a las áreas que lo soliciten para el beneficio del FNFH y de
ASOHOFRUCOL
Suministrar información a las áreas relacionadas para el beneficio del FNFH y de Asohofrucol.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos
de manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Alvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
N/A.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Elaborar las planillas de programación de ruta para entrega de correspondencia
Hacer consignaciones, cobro de cheques y en general todas las diligencias relacionadas con las
entidades bancarias
Comprar elementos cuando se lo soliciten los distintos funcionarios de la entidad previa autorización de
la Coordinación de Tesorería
Brindar informes de las labores ejecutadas cuando el superior inmediato lo requiera
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Si
Cuando aplique
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Conducir el vehículo de Asohofrucol cuando se le solicite, cumpliendo estrictamente con las normas
sobre seguridad industrial y prevención de accidentes y demás normas de tránsito
Realizar las diferentes diligencias de afiliación y retiros al sistema de seguridad social y parafiscal y las
demás que requiera la Coordinación de Talento Humano
Apoyar y realizar labores de empaque y envío de correspondencia
Entregar y recibir la documentación de las diferentes entidades tanto públicas como privadas
Hacer el recorrido por las oficinas de Asohofrucol para recoger y entregar la correspondencia, títulos
valores o documentos en general que le sean confiados
Responder por los títulos valores de la entidad que le sean entregados
Prestar asistencia y apoyo en el desarrollo de las actividades que se adelanten en archivo, recepción,
mantenimiento y seguridad
Bachiller
Mínimo 6 meses de experiencia relacionada.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Manejo de Office (Word, Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tesorería
Mensajero.
Fecha: 02/01/2018
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Asistencia a todo el personal de la empresa en lo relacionado con enviar y recoger correspondencia y
títulos valores de la entidad, así como otras diligencias que se especifican en el apartado de funciones
de este manual.
Coordinador de Tesorería.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientosy zonas de exposición a animales como
abejas y avispas, o también arañas, escorpiones, serpientes,
vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Títulos valores.
2. Soportes que se requieran.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Recibir, evaluar y resolver los requerimientos computacionales, de software y comunicaciones
Atender los requerimientos de los funcionarios de forma oportuna
Controlar y velar por el adecuado manejo y conservación de los equipos de sistemas
Programar y coordinar los mantenimientos preventivos y correctivos
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Evaluar y sugerir la incorporación de nuevas tecnologías, equipamiento de computación, software y
determinar la obsolescencia del equipamiento actual
Desarrollar, proponer y supervisar constantemente políticas de uso y seguridad, del recurso
computacional a nivel de equipamiento, aplicaciones, herramientas de productividad y comunicaciones
Coordinar la formalización de alianzas interinstitucionales en cuanto a sistemas de informaciónApoyar a los usuarios en el uso de la red de datos, uso adecuado de los recursos, impresión y uso de
InternetElaborar y presentar los conceptos técnicos para las adquisiciones de sistemas
FUNCIONES
Elaborar y presentar los informes relacionados con el área de sistemas a la Contraloría, Contaduría,
Ministerio de Agricultura y Auditorías
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección administrativa y financiera.
Coordinador de Sistemas.
Fecha: 02/01/2018
Si
Planificar, organizar y controlar la implementación de los diferentes sistemas informáticos y evaluar el
desarrollo de los mismos. Asegurar el buen funcionamiento y disponibilidad de los recursos informáticos
de acuerdo con los lineamientos de la asociación. Brindar apoyo y asesoría a las directivas de
Asohofrucol en temas concernientes al campo de la informática.
Profesional en ingeniería de sistemas, telecomunicaciones, electrónica.
Mínimo 2 años de experiencia relacionada
Profesional de Sistemas.
Auxiliar de Sistemas.
Auxiliar de Servicios Generales
Director Administrativo y Financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cuando aplique
Desarrollo de aplicativos, desarrollo de sistemas de información, creación y mantenimiento de bases
de datos y equipos de sistemas, seguridad informática.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Organizar la presentación de la información a llevar a las Juntas Directivas
Preparar la información relacionada necesaria para los Informe de Gestión
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDADGenerar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajoRealizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuadaTrabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Servidores, equipos de comunicación.
2. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
3. Informes de gestión semestral y anual
4. Plan Anual de Inversiones y Gastos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Si
Responder al Coordinador de Sistemas por el correcto funcionamiento de la página web e intranet, con
el fin de mantener su disponibilidad y permanente actualización
Cuando aplique
Dar soporte Nivel II, a incidencias técnicas propias de ofimática y telecomunicaciones dentro del diario
operar
N/A.
Certificaciones de estudio en ambientes virtualizados VMWARE 5.1 o superior y bases de datos SQL
SERVER 2012 o superior.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Realizar los Backups y entregar a la empresa externa encargada de las custodias, y al mismo tiempo
verificar que se encuentren estos procesos soportados dentro del plan de contingencias de la
Asociación (Plan de Respaldo, Plan de Emergencia, Plan de Recuperación)
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tecnología de la Información
Profesional de Sistemas.
Fecha: 02/01/2018
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Apoyar a la Coordinación de Tecnología de la Información para que las actividades propias de
Asohofrucol-FNHF en el área de informática sean gestionadas adecuadamente.
Coordinador de Sistemas.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional o estudiante de mínimo sexto semestre de Ingeniería de Sistemas.
Mínimo 1 año de experiencia certificada.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Mantener la conexión de las aplicaciones a la base de datos, teniendo un plan de contingencia, el cual
debe estar soportado dentro del plan de contingencias de la Asociación (Plan de Respaldo, Plan de
Emergencia, Plan de Recuperación)
Mantener las conexiones de las VPN de las oficinas del Plan Nacional y demás convenios, teniendo un
plan de contingencia, el cual debe estar soportado dentro del plan de contingencias de la Asociación
(Plan de Respaldo, Plan de Emergencia, Plan de Recuperación)
Apoyar los procesos tecnológicos para envío de información a las instituciones de control del Estado.
(Contraloría, Contaduría, MADR, etc.)
Mantener la intranet para los Sistemas Integrados de Gestión, desde el área tecnológica
Apoyar las Auditorias de Sistemas, soportando los distintos planes de seguridad, administración,
desarrollo, cronogramas, y demás aspectos relevantes del área tecnológica
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Generación de residuos sólidos
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Plan de Dirección sistemas Anual.
2. PAI siguiente año.
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Brindar soporte técnico a usuarios
Participar en el análisis, diseño e implementación de las aplicaciones web requeridas en Asohofrucol y
aprobadas por el Coordinador de Sistemas
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Responder al Coordinador de Sistemas por el correcto funcionamiento de la página web e intranet, con
el fin de mantener su disponibilidad y permanente actualización
TALENTO HUMANO
Auxiliar de Sistemas.
Tecnología de la Información
FUNCIONES
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
PERFIL DEL CARGO
Apoyar a la Coordinación de Tecnología de la Información, brindar soporte y orientación a los usuarios
de las plataformas de tecnología, apoyar las labores de mantenimiento locativo.
Mínimo 5 semestres de ingeniería de sistemas.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
N/A.
Fecha: 02/01/2018MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Manejo e instalación de sistemas operativos y plataformas, manejo de servidores, manejo de bases de
datos, manejo de protocolos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
No
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Cuando aplique
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Apoyar en la administración de los servidores y bases de datos
Apoyar las labores del mantenimiento físico de las oficinas de Asohofrucol
Llevar el control de activos de los equipos en software y hardware. Llevar el control físico de los activos
fijos de la empresa en conjunto con el Profesional de Control y Registro de Proyectos y Activos
Apoyar en el mantenimiento preventivo y correctivo de computadores y redes
Adelantar la gestión correspondiente a la revisión de la facturación de la telefonía fija y móvil de la
asociación
Apoyar en todo lo correspondiente al mantenimiento físico de las instalaciones de la asociación
Apoyar en la elaboración de presentaciones
Tramitar respuesta de los correos electrónicos que se reciben y requerimientos de GLPI
Enviar las comunicaciones necesarias por correo masivo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Coordinador de Sistemas.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Equipo de cómputo, Scanner.
2. Muebles y enseres
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Limpiar los pasillos y zonas comunes
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Mantener la cocina siempre limpia y organizada
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
N/A.
N/A.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Mantener un inventario actualizado de los bienes a su cargo e informar los cambios que se presenten
Atender las reuniones que tengan lugar en la entidad
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios y personal que labora en las instalaciones de
Asohofrucol
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Retirar el polvo y la suciedad de los muebles y demás enseres de las oficinas y áreas asignadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Lavar los baños y lavamanos de la oficina de manera que siempre permanezcan limpios
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Diligenciar oportunamente el cronograma mensual de actividades del area de servicios generales
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Realizar a diario el aseo de las oficinas de Asohofrucol: barrer, trapear, limpiar
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Velar por el uso y el cuidado de los equipos, elementos e insumos puestos a su disposición
Velar por el adecuado mantenimiento físico de las instalaciones y la oportuna atención a los
funcionarios.
Coordinador de Sistemas
Cuando aplique
No
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Primaria.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Tecnología de la Información
Auxiliar de servicios generales.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivos Labores de barrido, trapeado, limpieza Biomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
Reactivos, Estándares,
Soluciones, Vapores Químicos
Probabilidad de contacto con productos químicos por el Uso
de algunas sustancias para la limpieza de las oficinas, baños,
cafeterias, pisos.
Químico
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Utensilios de aseo y cafeteria.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Aprendiz.
Auxiliar de Talento humano
Profesional en Psicología
Coordinar el retiro del personal de Asohofrucol de la ARL y de la Caja de Compensación Familiar
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Coordinar y ejecutar las actividades de selección e inducción para dotar a las áreas de la entidad del
personal idóneo para cada puesto de trabajo.
Coordinar, revisar y aprobar las liquidaciones de los contratos de trabajo
Coordinar la afiliación de los empleados al sistema de seguridad social (salud, pensiones, riesgos
laborales) y a la caja de compensación familiar.
Mínimo 2 años de experiencia relacionada.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Coordinador de Talento Humano.
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Coordinar la realización de exámenes ocupacionales de ingreso, egreso y periódicos del personal de
planta
Coordinar y supervisar los procesos relacionados con la administración de personal para promover el
desarrollo integral del talento humano que presta sus servicios a la asociación.
Director Administrativo y Financiero.
Expedir las certificaciones laborales y de prestación de servicio
Velar por el cumplimiento de la entrega de la dotación al personal en los meses de Abril, Agosto y
Diciembre
Velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
Diseñar e implementar el proceso de evaluación de desempeño
Elaborar el informe de gestión semestral y anual en lo relacionado con talento humano
Elaborar y hacer seguimiento al programa de capacitación
Coordinar las actividades de bienestar de los empleados
Liquidación de nómina, prestaciones sociales, aportes a seguridad social y parafiscal. Conocimientos
en Legislación Laboral, office (Word, Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cuando aplique
Si
Tramitar la consignación y retiro de las cesantías de los empleados
Coordinar, revisar y aprobar la liquidación mensual de los aportes al sistema de seguridad social y
parafiscales a través de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA)
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en ciencias administrativas, económicas, psicología, derecho, ingeniería industrial o afines.
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Profesional Operaciones Administrativas y Financieras - Talento Humano
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Coordinar, revisar y aprobar quincenalmente las liquidaciones de nómina.
Coordinar, revisar y aprobar las liquidaciones de prestaciones sociales (primas, vacaciones, cesantías
e intereses sobre las cesantías)
Coordinar con todas las áreas y llevar a cabo los procesos y temas relacionados con: promoción,
capacitación, vacaciones, licencias, reconocimientos, temas disciplinarios, permisos de trabajo,
incapacidades, ausentismo y retiros de personal
Expedir anualmente los certificados de ingresos y retenciones de los empleados de planta
Recopilar la información, elaborar y mantener al día los indicadores de gestión del proceso de talento
humano
Asistir a las reuniones y conferencias programadas por las EPS, AFP, ARL, SENA y Caja de
Compensación Familiar
Velar por el cumplimiento de la cuota mínima de aprendices del SENA
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes de gestión semestral y anual
2. Informes a los organismos de control
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Versión: 21Código: TH-MA-001
AREA/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
N/A
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Mínimo 1 año de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Gestión de recursos humanos, selección de personal, pruebas de evaluación aptitudinal, normas
laborales, manejo de office (Word y Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cuando aplique
Si
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Talento Humano
Profesional en Psicología
Brindar apoyo al área de talento humano, en los diferentes procesos, principalmente en el
reclutamiento, selección de personal, capacitación y bienestar de personal y en todas las actividades
que permitan contar con un adecuado ambiente de trabajo.
Coordinador de Talento Humano
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras de Psicología o afines.
Diseñar programas de inducción, entrenamiento y capacitación para el desarrollo del personal, así
como los planes de carrera y ascensos del personal cada vez que ello sea aplicable
Generar y proponer acciones con el fin de mejorar la comunicación a todo nivel y fomentar buen clima y
cultura organizacional
Recomendar políticas y acciones para incentivar, compensar y remunerar al personal, así como
asegurar su bienestar, seguridad y salud en el trabajo
Brindar asesoría personal o grupal a los empleados en casos relacionados con el manejo de
situaciones laborales, familiares o personales cuando sea requerido
Realizar estudios de confiabilidad (visita domiciliaria, verificaciones de referencias académicas,
laborales y judiciales) cuando sea aplicable
Realizar estudios salariales cuando se requiera
Brindar apoyo al área de talento humano, en los diferentes procesos (inducción, capacitación, bienestar
de personal, evaluación de desempeño) y en todas las actividades que permitan contar con un
adecuado ambiente de trabajo
Apoyar las actividades derivadas del programa de riesgo psicosocial
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Participar en el proceso de selección y en el análisis de resultados para ingreso, traslados y
promociones del personal
Apoyar el levantamiento y ajuste de los perfiles que se requieran en las diferentes áreas
Aplicar, calificar e interpretar pruebas técnicas y psicotécnica de acuerdo con los perfiles requeridos
(cuando sea aplicable)
Participar en las entrevistas institucionales y en la emisión de conceptos que sirvan para la toma de
decisión de la selección del aspirante
Apoyar los análisis, descripción y evaluación de puestos de trabajo y de evaluaciones de desempeño
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Apoyar y dar seguimiento a los diferentes comités establecidos por la Asociación (Comité de
Convivencia Laboral, COPASST, y otros que a bien decida establecer la asociación y que se
encuentren relacionados con el objetivo del cargo)
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajoTrabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21
Código: TH-MA-001
AREA/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Talento Humano
Profesional de operaciones administrativas y financieras - Talento Humano
Brindar apoyo al área de talento humano, en los diferentes procesos, principalmente en el
reclutamiento, selección de personal, capacitación y bienestar de personal y en todas las actividades
que permitan contar con un adecuado ambiente de trabajo.
Coordinador de Talento Humano
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Ciencias Agrícolas, Económicas, Administrativas, Ingenierías, Jurídicas.
Mínimo 3 año de experiencia laboral.
Manejo de office (Word, Excel, Power Point)
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
N/A
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Verificar que todas las solicitudes de contratación de personal tengan los soportes de hoja de vida y los
documentos solicitados para la contratación y que cumplan con el perfil establecido.
Afiliar a los empleados al sistema de seguridad social (salud, pensiones, riesgos laborales) y a la caja
de compensación familiar.
Elaborar y tramitar quincenalmente las liquidaciones de nómina.
Elaborar y tramitar las liquidaciones de prestaciones sociales (primas, vacaciones, cesantías e
intereses sobre cesantías).
Elaborar y tramitar las liquidaciones de los contratos de trabajo.
Liquidar y tramitar mensualmente los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales a través de
la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA).
Tabular la información generada por la Evaluación de Desempeño y encuentas de la satisfacción de las
capacitaciones.
Recopilar la información, elaborar y mantener al día los indicadores de gestión del proceso de talento
humano.
Brindar apoyo al área de talento humano, en los diferentes procesos, principalmente en el
reclutamiento, selección de personal, capacitación y bienestar de personal y en todas las actividades
que permitan contar con un adecuado ambiente de trabajo.
Archivar y llevar el control de los documentos del proceso de talento humano de acuerdo con lo
establecido en el Sistema de Gestión Documental.
Disponer de la documentación y copias para las auditorías.
Reportar a la ARL y a la Caja de Compensación Familiar el retiro del personal de Asohofrucol.
Brindar apoyo en la elaboración del informe de gestión semestral y anual en lo relacionado con Talento
Humano.
Remitir al personal a relizarse exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro.
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos
ambientales propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y
demás partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
IMPACTOS
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de papel e implementos de oficina
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
bombillas, luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Apoyar las labores en la recepción cuando se requiera
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Coordinar el envío de paquetes y remesas de todas las áreas de la entidad
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Verificar que todas las solicitudes de contratación de personal tengan los soportes de la hoja de vida y
los documentos solicitados para la contratación y que cumplan con el perfil establecido.
Afiliar a los empleados al sistema de seguridad social (salud, pensiones, riesgos laborales) y a la caja
de compensación familiar
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Apoyar en la elaboración y liquidación de la nómina, prestaciones sociales y aportes al sistema de
seguridad social y parafiscales
Elaborar las certificaciones laborales y de prestación de servicios
Reportar a la ARL y a la Caja de Compensación Familiar el retiro del personal de Asohofrucol
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Apoyar al Coordinador de Talento Humano en la elaboración, organización y ejecución de los
programas y/o actividades de capacitación, recreación y bienestar social para los trabajadores
Tabular la información generada por la Evaluación de Desempeño y encuestas de la satisfacción de
las capacitaciones
Apoyar en la recopilación de la información para elaborar y mantener al día los indicadores de gestión
del proceso de talento humano
Tramitar trimestralmente la requisición de papelería del área de talento humano
Disponer de la documentación y copias para las auditorias
Tramitar las novedades ante la aseguradora de vida y póliza funeraria
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Talento Humano
Auxiliar de Talento Humano.
Fecha: 02/01/2018
Archivar y llevar el control de los documentos del proceso de talento humano de acuerdo con lo
establecido en el Sistema de Gestión Documental
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
PERFIL DEL CARGO
Técnico o estudiante en carreras administrativas, económicas, psicología, derecho, salud ocupacional,
ingeniería industrial o afines.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
N/A.
Conocimientos generales de los diferentes procesos de Talento Humano, office (Word, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cuando aplique
No
Apoyar al coordinador de talento humano en todas las actividades relacionadas con la administración
del personal de la asociación.
Coordinador de Talento Humano.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
De acuerdo a la especialidad de formación, las cuales se le comunicarán cuando inicie la etapa práctica.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Talento Humano
Aprendiz.
Garantizar el cumplimiento de la práctica prevista en el plan de estudios del programa de formación de
la especialidad correspondiente, con el fin de desarrollar los conocimientos, habilidades y aptitudes que
lo capaciten para desarrollarse profesionalmente.
Coordinador de Talento Humano.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Bachiller.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
No aplica.
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
No
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
N/A.
Manejo de office (Word, Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cuando aplique
Cumplir los reglamentos y normas
existentes y aplicables a la
asociación.
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Cuando aplique
Si
Formular recomendaciones y políticas para el adecuado mantenimiento y conservación de los archivos
de la entidad
Establecer procedimientos para el préstamo de documentos en la entidad con el fin de mantener un
adecuado control de los mismos y facilitar el acceso a la información
Supervisar la actualización de las tablas de retención documental de acuerdo con lo establecido en la
Ley 594 de 2000
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Establecer todos los procedimientos y controles que apliquen en cuanto a la Gestion Documental en
cumplimiento de la normatividad vigente.
Generar manuales e instructivos de alistamiento específicos para los procesos solicitantes en cuanto al
manejo de la documentación
Realizar capacitaciones de sensibilización e inducción al sistema de gestión documental a las
diferentes áreas de la asociación
Realizar controles periódicos a la documentación generada en toda la asociación
Supervisar la organización del archivo de la entidad de conformidad con las Tablas de Retención
Documental.
Realizar visitas periódicas al archivo central para verificar el cumplimiento de la ley general de archivos
en cuanto a almacenamiento y custodia documental
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Mínimo 2 años de experiencia relacionada.
Conocimientos en gestión documental, manejo y aplicación de la normatividad vigente, manejo de
office (Word y Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Velar por la custodia, buen uso y seguridad de la información contenida en el archivo tanto de gestión
como central
PERFIL DEL CARGO
Tecnólogo o Técnico en Gestión Documental o estudiante de carreras administrativas, o de Ingeniería o
afines.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y financiera.
Gestor de Gestión Documental
Mantener la Gestion Documental al dia en cumplimiento de la normatividad vigente, ejerciendo la
custodia y control sobre la información que allí se maneja, supervisando las labores de recepción,
radicacion, alistamiento y conservacion de los documentos de la entidad.
Director Administrativo y financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:Auxiliar de Gestión Documental
Atender los requerimientos documentales y de consulta de información realizadas por las entidades de
control
Supervisar la recepción, digitalización, clasificación y archivo de los documentos procedentes de las
diferentes dependencias, procurando la adecuada y permanente actualización del archivo
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Generar lineamientos y supervisar el adecuado manejo de la información a través de la Recepción del
proceso de Gestión de Archivo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Carga dinámica : Manipulación de
cajas y herramientasCarretilla de carga plegable Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gestión Documental
Auxiliar de Gestión Documental.
Fecha: 02/01/2018
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Recibir, organizar y mantener al día el archivo de acuerdo con los requisitos del Sistema Integrado de
Gestión de Asohofrucol, ejerciendo la custodia de la información que allí se maneja.
Gestor de Gestión Documental
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Bachiller
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
N/A.
Técnicas y procedimientos de archivo, manejo de office (Word y Excel).
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
No
Atender las consultas documentales realizadas por los funcionarios en los tiempos establecidos dentro
del manual General de Archivo
Radicar y tramitar a través del aplicativo Sevenet la informacion generada en la organización
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de ASOHOFRUCOL.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Apoyar la labor de almacenamiento al generarse la necesidad de mover el archivo físico de algún área
o también el traslado de material de una estantería a otra
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Aplicar los procedimientos y controles ordenados en la norma y la ley general de archivos 594 de 2000
Apoyar el proceso de reemplazo de la recepción cuando sea requerido
Elaborar bases de datos para la identificación y ubicación de las unidades documentales custodiadas
Mantener organizado el archivo de la entidad de conformidad con las Tablas de Retención Documental,
manuales, procesos y procecidimientos
Cumplir con los parámetros establecidos en el sistema de gestión documental en cuanto a manuales y
normatividad vigente
Velar por la custodia, buen uso y seguridad de la información contenida en el archivo de gestión
Recibir, revisar, clasificar,organizar, digitalizar, y archivar los documentos procedentes de los diferentes
procesos, procurando la adecuada y permanente actualización del archivo en base a los manuales e
instructivos del proceso de Gestion Documental
Elaborar tablas de Excel para el manejo de las estadísticas documentales e informes
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal finEvitar las pérdidas de tiempo deliberadasEvitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en la mejora continua de su procesoEvitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Carga dinámica : Manipulación de
cajas y herramientasCarretilla de carga plegable Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Coordinar el proceso de contratación y compras
Elaborar las actas de reunión del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola -FNFH
Coordinar y supervisar las labores de los Profesionales de contratación y compras para el correcto
cumplimiento de sus funciones.
Evaluar y revisar que los requerimientos de personal y las solicitudes de contratación de personal de
prestación de servicios cumplan con las especificaciones requeridas
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contratoCumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Aprobar las requisiciones de contratación
Revisar las órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro y de prestación de servicio,
contratos de prestación de servicios y/o convenios y contratos de suministros.
Realizar las actividades jurídicas y contractuales necesarias para que los Contratos y/o Convenios
cumplan con los requisitos de ejecución
Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para la elaboración, revisión y trámite de
modificaciones contractuales de los Contratos y/o Convenios a que haya lugar
Apoyar en la elaboración y presentación oportuna del plan de mejoramiento de la entidad y sus
respectivos informes de avance
Consolidar los informes periódicos del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola -FNFH
Atender los requerimientos de la Auditoria Interna relacionados con el proceso de contratación y
compras
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Mínimo 2 años de experiencia relacionada
Office (Word, Excel), Conocimientos generales en contratación
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Revisar y aprobar las Pólizas de Garantías de los Contratos de bienes y/o servicios y contratos de
prestación de servicios y/o Convenios
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Coordinador Operaciones Administrativas y Financieras - Contratación y Compras
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Coordinar las actividades relacionadas con los procesos de compras y contratación de Asohofrucol y
FNFH, de manera que se cumplan los procedimientos y políticas establecidos por la asociación así
como apoyar las acciones y actividades de la Dirección Administrativa y Financiera.
Director Administrativo y Financiero.
Cuando aplique
Si
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:Profesional de operaciones administrativas y financieras - Contratación y Compras
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Derecho.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Responder oportunamente los comunicados que expide y autoriza la Dirección Administrativa y
Financiera
Asistir a las reuniones convocadas por la asociación para el acompañamiento en las etapas
precontractual, contractual y post contractual
Revisar y aprobar cuadro comparativo de cotizaciones y selección de proveedores
Elaborar y tramitar las solicitudes de anticipos y legalizaciones de la Dirección Administrativa y
Financiera
Elaborar el informe trimestral de gestión contractual, como del informe anual de economía y finanzas -
personal y costos, para ser enviados a la Contraloría General de la República
Supervisar que las actividades jurídicas y contractuales necesarias para que los Contratos y/o
Convenios cumplan con los requisitos de ejecución. Así mismo brindar apoyo jurídico y contractual
desde el proceso de Contratación y Compras en la orientación y revisión de las solicitudes de
contratación de prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión, y requerimientos de
personal, que requiera cada dependencia.
Mantener al día la agenda de la Dirección Administrativa y Financiera. Así mismo Recibir y realizar las
solicitudes de citas y compromisos de la Dirección Administrativa y Financiera para su posterior
confirmación. Cuando aplique Convocar a los diferentes eventos que definan la Dirección
Administrativa y Financiera
Reportar la información de contratación y compras en la página Web de Asohofrucol ley de
transparencia
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Revisar y aprobar las pólizas de garantías de los contratos y/o convenios
Brindar acompañamiento y asesoría jurídica frente a los requerimientos efectuados por los entes de
control
Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para la elaboración, revisión y trámite de
modificaciones contractuales de los Contratos y/o Convenios a que haya lugar
Revisar que se cumplan los indicadores de gestión del Sistema Integrado de Gestión del proceso de
contratación y compras
Elaborar y Reportar la información de contratación y compras en el aplicativo CHIP de la Contaduría
General de la Nación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes de gestión semestral y anual
2. Informes a los organismos de control
3. Informe Gestión Contractual Contraloria
4. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Apoyar a la Unidad Técnica en la actualización de precios de mercado
Realizar la adquisición, manejo y distribución de los elementos de aseo y cafetería de la oficina principal
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Solicitar cotizaciones para la compra de bienes y/o servicios requeridos por la asociación
Elaborar cuadro comparativo de cotizaciones seguidamente evaluar y seleccionar al proveedor, unavez
finalizado el vínculo contractual hacer una reevaluación al proveedor y vincularlo al listado maestro de
proveedores cuando aplique
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Verificar que se cumplan y se mantengan al día los indicadores del Sistema Integrado de Gestión del
proceso de contratación y compras
Apoyar en la consolidación de los informes periódicos del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola y
de los entes de control
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contratación y Compras
Profesional Operaciones Administrativas y Financieras - Compras
Cuando aplique
Si
Coordinador Operaciones Administrativas y Financieras - Contratación y Compras
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en ingenierías, ciencias agronómicas, economía, administración de empresas y/o juridicas
Brindar apoyo al Proceso de Contratación y Compras en la elaboración de órdenes y contratos
mediante la verificación y el cumplimiento de los requisitos legales y de los procedimientos de
ASOHOFRUCOL.
N/A.
Mínimo 3 años de experiencia laboral
Office (Word, Excel), Conocimientos generales en contratación.
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
FUNCIONES
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Elaborar órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro y de prestación de servicio,
contratos de prestación de servicios y contratos de suministros así mismo enviar al proveedor la
aceptación de la orden y/o contrato
Asistir a las reuniones convocadas por la asociación para el acompañamiento en las etapas
precontractual, contractual y post contractual
Realizar apoyo administrativo a los procesos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería para consolidar
digitalmente los documentos de cada una de las adquisiciones
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Evaluar y revisar que las requisiciones y/o solicitudes para la adquisición de bienes y/o servicios
cumplan con las especificaciones requeridas
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
BIENES / DINERO / INFORMES
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 21
Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCION:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA
PRUEBA TÉCNICA
VISITA DOMICILIARIA
RESPONSABILIDADES
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas y
establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo, rutas de
acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la asociación
determine para el control de su gestión
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades propias
de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo
a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de esta
labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a
la asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociacion
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional Operaciones Administrativas y Financieras - Contratación y Compras
Brindar apoyo al Proceso de Contratación y Compras en la elaboración de órdenes y contratos mediante la
verificación y el cumplimiento de los requisitos legales y de los procedimientos de ASOHOFRUCOL.
Coordinador Operaciones Administrativas y Financieras - Contratación y Compras
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Contratación y Compras
Profesional en ingenierías, ciencias agronómicas, economía, administración de empresas y/o juridicas
Mínimo 3 años de experiencia laboral
Office (Word, Excel), Conocimientos generales en contratación, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes
interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Asistir a las diferentes reuniones y dar las respuestas a los diferentes compromisos en las etapas
precontractual, contractual y postcontractual adquiridos por ASOHOFRUCOL.
Apoyar en la consolidación de los informes periódicos del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, ley de
transparencia y de los entes de control
Apoyar en la elaboración y presentación oportuna del plan de mejormiento de la entidad y sus respectivos
informes de avance.
Brindar acompañamiento y asesoría juridíca frente a los requerimientos efectuados por los entes de control
Revisar y validar certificado de cumplimiento de contratistas y/o proveedores
Elaborar y tramitar las solicitudes de anticipos y legalizaciones
Realizar apoyo administrativo a los procesos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería para consolidar
digitalmente los documentos de cada una de las adquisiciones
Realizar las actividades jurídicas y contractuales necesarias para que los Contratos y/o Convenios cumplan con
los requisitos de ejecución. Así mismo brindar apoyo jurídico y contractual desde el proceso de Contratación y
Compras en la orientación y revisión de las solicitudes de contratación de prestación de servicios profesionales
y/o apoyo a la gestión, y requerimientos de personal, que requiera cada dependencia.
Apoyar y orientar en la elaboración o revisión de los estudios previos o términos de referencia cuando sea
requerido, de ASOHOFRUCOL con otras entidades.
Revisar y aprobar las pólizas de garantías de los Contratos y/o Convenios.
Elaborar las respuestas a las solicitudes de información, quejas, reclamos y derechos de petición realizados por
personas naturales, jurídicas, y los entes de control, cuando aplique al Proceso de Contratación y Compras
Garantizar un adecuado manejo
de los documentos manipulados
por su área y/o todo su equipo de
trabajoResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la asociación,
conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original,
el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en
la Ley 734 de 2002.
Realizar la verificación de los requisitos exigidos para la elaboración, revisión y trámite de las Actas de
liquidación, de modificaciones contractuales de los Contratos y/o Convenios a que haya lugar
Evaluar y revisar que los requerimientos de personal y las solicitudes de contratación de personal de prestación
de servicios cumplan con las especificaciones requeridas
Elaborar órdenes de compra, órdenes de servicio, órdenes de suministro y de prestación de servicio, contratos
de prestación de servicios y contratos de suministros y/o convenios, así mismo enviar al proveedor la
aceptación de la orden y/o contrato
Solicitar cotizaciones para la compra de bienes y/o servicios requeridos por la asociación
Recopilar la información, elaborar y mantener al día los indicadores del Sistema Integrado de Gestión del
proceso de contratación y compras.
Apoyar la elaboracion de las actas de reunión del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola -FNFH
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores
propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios
de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a los
diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del proceso o
que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes de
los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y equipos
dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar consumos
excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o asistencia a
reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria del
papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos
de manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es
conductor y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias,
granizadas, heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión organizacional .
Características de la asociación
del trabajo, características del
grupo social de trabajo, Contenido
de la tarea, Interface persona
tarea, Jornada de trabajo, Ritmo
de trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la
demanda de la tarea, iniciativa, autonomía y
reconocimiento; Pausas, trabajo, rotación, horas extras,
descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o
deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Atentados, sabotajes, contacto
con delincuencia común y
desorden publico
Robos, Asaltos, Secuestros Públicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su labor dentro de la
asociación
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras,
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos - RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cuando aplique
Si
Coordinar auditorías
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Coordinar, supervisar y realizar la correcta implementación, actualización y mantenimiento del Sistema
Integrado de Gestión así como de los cambios que en éste se produzcan
Monitorear la aplicación del sistema integrado de gestión por parte de los procesos de
ASOHOFRUCOL, verificando y registrando a través de la coordinación de auditorías internas, de la
interrelación con las áreas y de los demás instrumentos del sistema implementados para tal fin, que se
hagan las correcciones necesarias, así como las acciones de mejora para aumentar la satisfacción del
cliente, proponiendo estrategias que optimicen el sistema en general
Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema integrado de gestión y de cualquier
necesidad de mejora
Participar en las revisiones por la dirección, comité de calidad y comité de gestión de archivo
Promover, diseñar y desarrollar programas de inducción y capacitación sobre las normas que
componen el sistema integrado de gestión tanto internas como externas
Asesorar a todos los procesos de la asociación en aspectos relacionados con calidad, protección del
medio ambiente y SG-SST, recomendando la adopción de políticas y programas al respecto y
coordinado su implementación y desarrollo
Hacer seguimiento de los procesos de la entidad por medio de indicadores de gestión
Generar acciones necesarias para el logro de los objetivos y metas propuestas en cada uno de los
indicadores
Elaborar las acciones correctivas y oportunidades de mejora necesarias para la mejora continua del
sistema integrado de gestión
Promover cultura del sistema integrado de gestión
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera
Coordinador HSEQ
Profesional HSEQ
Administrar el Sistema Integrado de Gestión de Asohofrucol, asegurándose que sea implementado
adecuadamente, evaluando su eficacia y tomando las acciones que sean necesarias para su mejora
continua.
Director Administrativo y Financiero.
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras administrativas, ingenierías o afines.
Mínimo 2 años de experiencia relacionada
Conocimiento y formación en normas ISO 9001:2015. ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007, auditoria
interna integral e indicadores de gestión.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Establecer indicadores a cada uno de los procesos, para determinar el cumplimiento de las metas,
además deberá analizar las tendencias de dichos indicadores y establecer metodologías para la mejora
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Cumplir y hacer cumplir las normas de Seguridad industrial, Salud ocupacional, Medio Ambiente y
Calidad
Recopilar información y hacer informes solicitados por los distintos entes de control conforme a la
normatividad vigente
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación
Velar por el cumplimiento y actualización de la normatividad y legislación aplicable de acuerdo con los
estándares establecidos por los sistemas de gestión
Almacenar los residuos bajo condiciones adecuadas de higiene y seguridad
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los
niveles de la asociación
Generar diferentes metodologías para que todos los trabajadores de la empresa, participen activamente
en el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión
Recibir, evaluar y ajustar los documentos del sistema integrado de gestión, de acuerdo con las
sugerencias de los líderes de proceso o de las personas asignadas por estos para hacer dicha labor
Evaluar la eficacia de los procedimientos, formatos, instructivos, manuales y demás documentos que
hacen parte del sistema integrado de gestión, con la periodicidad definida en el procedimiento de
control de documentos
Atender posibles quejas, reclamos y sugerencias internas y externas, referidas al SIG
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo
Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales
Coordinar con los lideres de proceso, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración de riesgos, identificación y control de aspectos e impactos
ambientales y hacer la priorización para focalizar la intervención
Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comités Ambientales y
Comités de Calidad establecidos
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa
Realizar la rendición de cuentas al interior de la empresa
Controlar los documentos y la formación del Sistema Integrado de Gestión
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST
Implementación y seguimiento del SIG
Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SIG y como mínimo una vez al año realizar su
evaluación
Promover la comprensión de la política en los trabajadores
Seleccionar el equipo auditor para la ejecución de las auditorías internas programadas
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Procurar el cuidado integral de su salud
Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SIG
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación
Elaborar el programa anual de auditorías internas
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Controlar los documentos y registros del sistema integrado de gestión asegurándose de que los
cambios se registren, se comuniquen, se divulguen y se actualicen
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Hacer seguimiento de los procesos de la entidad por medio de indicadores de gestión
Planear, ejecutar, dirigir y controlar todas las actividades en el sistema integrado de gestión
Identificar las necesidades para diseñar e implementar documentos que se ajusten al sistema integrado
de gestión
Verificar que los procesos de Asohofrucol cumplan con las pautas definidas en los procedimientos del
sistema integrado de gestión
Asegurar que toda la documentación del sistema de gestión integrado se utilice en forma sistemática
por los procesos de Asohofrucol
Aprobar los planes de auditoría elaborados por el auditor líder asignado
Validar o construir con los líderes de procesos los planes de acción y hacer seguimiento a su
cumplimiento
Promover la comprensión de la política integral en todos los niveles de la asociación
Gestionar los recursos para cumplir con los planes de trabajo, objetivos y metas establecidas y hacer
seguimiento a los indicadores
Asegurar que el personal de Asohofrucol conozca y se apropie del sistema de gestión integrado
Revisar y aprobar toda la documentación generada en el sistema integrado de gestión
Revisar y co-ayudar a los directores de proceso, a la divulgación y entrenamiento a todo el personal de
la empresa en los documentos establecidos por el proceso
Verificar que los registros que conforman el sistema integrado de gestión se identifiquen, almacenen,
protejan, recuperen, retengan y dispongan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento elaborado
para tal fin
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos
Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible
Realizar la consecución de las empresas para disposición final de residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos, residuos peligrosos y residuos aprovechables
Llevar a cabo todo el proceso de entrega a gestores finales de los residuos, obtención del certificado de
disposición final
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario
Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin
Orientar a la asociación en cuanto a su comportamiento frente al medio ambiente (inclusión del
componente, criterios ambientales en los procedimientos, manuales e instructivos de la asociación)
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornadaRecargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación
Participar activamente en la planificación del sistema
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo
Generación de residuos sólidos
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
1. Informes de gestión semestral y anual
2. Informes a los organismos de control
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Cuando aplique
Si
Coordinador HSEQ
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Llevar registros estadísticos de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo
laboral por enfermedad
Reportar e investigar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Establecer un plan de trabajo anual para el logro de los objetivos en SG-SST y apoyar la elaboración y
ejecución del plan de trabajo del SIG.
Definir indicadores que permitan evaluar el SG-SST
Establecer y mantener actualizada una metodología que tenga alcance sobre todos los procesos y
actividades de la empresa, que le permita identificar los peligros evaluar y valorar los riesgos en
seguridad y salud en el trabajo, la identificación de aspectos e impactos ambientales, y la
administración del riesgo en el sistema de gestión de calidad, con el fin de que se puedan priorizar y
establecer los controles necesarios
Desarrollar programas de vigilancia epidemiológica de acuerdo con el análisis de las condiciones de
salud y de trabajo y los riesgos priorizados
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002Elaborar, implementar y mantener actualizado el sistema de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo
con lo establecido en la ley 1562 de 2012, el decreto 1443 de 2014, el decreto 1072 de 2015 y la
resolución 1111 de 2017
Elaborar y desarrollar las actividades del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, calidad
y ambiental.
Elaborar y desarrollar el plan para prevención y atención de emergencias en la empresa
Elaborar el procedimiento para efectuar el diagnóstico de las condiciones de los trabajadores para la
definición de las prioridades de control e intervención
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Gestión HSEQ
Profesional HSEQ
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Elaborar anualmente el programa de capacitación en seguridad y salud en el trabajo y apoyar el
programa de capacitación integral
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Planificar, coordinar y adelantar todas las acciones y actividades inherentes a Salud Ocupacional en
ASOHOFRUCOL.
N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Ingeniería Industrial, Salud Ocupacional o afines
Mínimo 1 año de experiencia en sistemas de gestión integrado, preferiblemente en seguridad y salud en
el trabajo
Implementación y mantenimiento de sistemas de gestión (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y SG-
SST) con licencia en seguridad y salud en el trabajo
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Procurar el cuidado integral de su salud
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión
Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los
niveles de la asociación
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso
Revisar y coordinar todas las afiliaciones, modificaciones y demás novedades que presenten los
trabajadores ante las administradoras de riesgos laborales
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Asegurar que se establezca, implemente y mantenga la documentación necesaria para el sistema
integrado de gestión HSEQ
Asesorar a todas las áreas de la asociación en aspectos relacionados con salud ocupacional, seguridad
industrial, calidad y protección del medio ambiente, recomendando la adopción de políticas y
programas al respecto y coordinando su implementación y desarrollo
Establecer normas y procedimientos seguros para las actividades de la empresa, verificando su
cumplimiento y revisándolas periódicamente para mantenerlas actualizadas
Promover en todos los niveles de la asociación, el mejoramiento continuo en el desempeño HSEQ
Difundir las políticas del sistema integrado de gestión en todas sus actividades, asegurando su difusión,
comprensión y cumplimiento en todos los niveles de la asociación
Mantener informado al coordinador de proceso sobre todas las actividades desarrolladas en el sistema
de gestión HSEQ
Mantener integrado, conjuntamente con el coordinador HSEQ, el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST) con el Sistema integrado de gestión de ASOHOFRUCOL
Apoyar y ejecutar el desarrollo de todas las actividades programadas del sistema integrado de gestión
HSEQ
Realizar el diagnóstico y levantamiento de información para la documentación e implementación
requerida de todo el sistema de seguridad y salud ocupacional, ambiental y de calidad.
Diseñar, implementar y evaluar programas de seguridad y salud ocupacional y de gestión ambiental
Revisar y actualizar todos los documentos del SIG cuando sean necesarios y realizar gestiones para su
nueva aprobación
Realizar la medición de los indicadores implementados para el sistema de seguridad industrial y salud
ocupacional y el SIG.
Conformar brigadas de emergencia que incluya la atención de primeros auxilios y realizar simulacros
como mínimo una (1) vez al año con la participación de todos los trabajadores
Inspeccionar periódicamente, todos los equipos relacionados con la prevención y atención de
emergencias incluyendo sistemas de alerta, señalización y alarma, con el fin de garantizar su
disponibilidad y buen funcionamiento
Asistir a las reuniones, capacitaciones, conferencias, cursos y talleres programados por las EPS, ARL y
la empresa
Establecer un programa de auditoría de cumplimiento del SG-SST que permita realizar una auditoría
anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Diseñar, actualizar y hacer seguimiento de indicadores de gestión para los procesos.
Promover cultura del sistema integrado de gestión
Revisar y co-ayudar a los directores de proceso, a la divulgación y entrenamiento a todo el personal de
la empresa en los documentos establecidos por sistema
Elaborar las acciones correctivas y oportunidades de mejora necesarias para la mejora continua del
sistema
Cumplir y hacer cumplir las normas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y
Calidad
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción
Promover la comprensión de la política en los trabajadores
Coordinar con los lideres de proceso, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de
peligros, evaluación y valoración de riesgos, identificación y control de aspectos e impactos
ambientales y hacer la priorización para focalizar la intervención
Validar o construir con los líderes de procesos los planes de acción y hacer seguimiento a su
cumplimiento
Promover la comprensión de la política integral en todos los niveles de la asociación
Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SIG
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion
Apoyar en el proceso de estructuración, implementación y mantenimiento para la certificación en la
norma ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SIG y como mínimo una vez al año realizar su
evaluación
Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SIG
Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivosApagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Llevar a cabo todo el proceso de entrega a gestores finales de los residuos, obtención del certificado de
Orientar a la asociación en cuanto a su comportamiento frente al medio ambiente (inclusión del
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SSTParticipar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SSTParticipar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambienteRealizar la consecución de las empresas para disposición final de residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos, residuos peligrosos y residuos aprovechables
Realizar la implementación y seguimiento del SG-SST.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación
Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación
Participar activamente en la planificación del sistema
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario
Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general
Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos
Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral
Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y hacer seguimiento
a los indicadores.
Rendición de cuentas al interior de la empresa
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Prestar asistencia y apoyo en el desarrollo de las actividades administrativas que se adelanten en los
diferentes procesos
Elaborar bases de datos, cartas, comunicaciones y cuadros que se requieran
Digitalizar, revisar, clasificar y archivar los documentos, procurando la adecuada y permanente
actualización del archivo
Prestar asistencia y apoyo en la elaboración de informes
Apoyar el proceso de mantenimiento para la certificación en las normas ISO 9001, ISO 14001 Y OHSAS
18001
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Profesional de Apoyo Administrativo
Brindar apoyo en el desarrollo de las actividades administrativas a los diferentes procesos.
Director Administrativo y Financiero.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección Administrativa y Financiera.
Profesional en ciencias agricolas, económicas, administrativas, ingenierias, juridicas
Mínimo 1 año de experiencia relacionada
Office (Word, Excel, Power Point).
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Auxiliar Operativo de Recaudo
Auxiliar de Digitación de Recaudo
Contador-Gestor de Recaudo
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Director de Recaudo.
Administrar el proceso de recaudo de la Cuota de Fomento Hortifrutícola, garantizando su debida
constitución y pago por partes de los sujetos obligados dentro del marco legal de la Contribución
Parafiscal.
Gerente General.
Auxiliar de Archivo
Economista - Estadístico
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
Abogado-Gestor de Recaudo
Capacitar a los funcionarios a su cargo, a los miembros de la organización que asi lo requiera, en todo
lo relacionado con el esquema de Fomento a través del Recaudo e inversión de la Contribución
Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola. Así mismo, realizar las capacitaciones necesaria por los
diferentes segmentos de productores, comercializadores, procesadores, transformadores, exportadores
y en general cualquier grupo de interes que requiera de dicha información, en los departamentos y
municipios que asi lo requieran.
Cuando aplique
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Derecho o en Ciencias Administrativas y/o Económicas con Especialización y/o Maestría
en áreas relacionadas.
Profesional de Recaudo
Mínimo 3 años de experiencia relacionada y en Administración y cobro de cartera.
Conocimientos específicos o relacionados en Tributos y Contribuciones Parafiscales
Profesional de Presupuesto
Auxiliar de Recaudo
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Si
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Acompañar y orientar junto con la Auditoria Interna del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, los
procesos de determinación de las obligaciones objeto de cobro, Cuotas de Fomento Hortifrutícola
dejadas de cancelar, canceladas sin el cumplimiento de las exigencias legales, etc.
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Informar y capacitar a los recaudadores de la contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola y
demas sujetos inmersos dentro de la misma, sobre el alcance de las leyes y absolver sus diversas
consultas.
Notificar y realizar visitas, en coordinación la Auditoria Interna del Fondo y el Gestor de Recaudo, a los
recaudadores y casos en donde no estén cumpliendo cabalmente con sus obligaciones Legales, se
nieguen a recaudar o presenten situaciones adversas al recaudo.
Aprobar los gastos que genera el Proyecto de Recaudo, los gastos de sus funcionarios en especial los
desarrollados por los Gestores de Recaudo, realizando el respectivo seguimiento y control con el apoyo
del profesional de Presupuesto.
Coordinar, dirigir y realizar el seguimiento a las actividades del Asesor Jurídico de Recaudo, recibiendo
el informe del Asesor Jurídico de Recaudo.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Certificar los traslados y consignaciones por concepto de la contribución Parafiscal Hortifrutícola
realizadas por los recaudadores de la cuota de Fomento Hortifrutícola y expedir el paz y salvo
señalado en el inciso segundo artículo 5 de la Ley 118 de 1994
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Participar en la identificación y evaluación y valoración de riesgos, aspectos e impactos ambientales y
el análisis de causas de No Conformidades detectadas.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso.
Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la asociación.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales.
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Analizar, estudiar y definir los bloques de potenciales recaudadores que se pueden generar en cada
uno de los segmentos de los sujetos obligados al recaudo: Comercializadores, procesadores,
transformadores y exportadores de frutas y hortalizas sujetas al recaudo en los departamentos y
municipios que registren estas operaciones.
Dirigir y orientar el trabajo del equipo de recaudo de los funcionarios a su cargo, en especial los
Gestores de Recaudo Abogados y Contadores, en cada una de las regionales conforme al número de
recaudadores, ubicación geográfica, cuantías registradas y especialidad de cada caso para su
distribución y asignación, en los departamentos y municipios del país en donde se genere y recaude la
Contribución Hortifrutícola.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Mantener actualizada la información de los procesos jurídicos correspondientes a las Cuota de
Recaudo, bajo su dirección y en coordinación con el equipo Legal del proceso de Recaudo (Asesor
Juridico de Recaudo, Gestores de Recaudo, Abogados y Contadores.),
Orientar y Dirigir los procesos de cruces, análisis, y depuración de información de diversas fuentes, con
el propósito de generar posibles evasores y potenciales recaudadores, y en general nuevas estrategias
y segmentos a trabajar para la vinculación y recaudo de la Contribución Parafiscal Hortifrutícola.
Contribuir y apoyar la elaboracion del Plan Anual de Ingresos y Gastos – PAIG, que se presenta ante la
Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola - Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural, para su estudio y aprobación, en el componente de proyección de ingresos correspondientes a
Cuota de Fomento Hortifrutícola, y el Proyecto de Recaudo, realizando el respectivo seguimiento a los
ingresos y control del gastos de su proyecto.
Reportar y encauzar los casos especiales para adelantar los procesos de Auditoría Interna para
verificar la correcta liquidación de la Contribución Parafiscal, efectuando visitas de inspección a los
libros de contabilidad, soportes contables y registros de los sujetos de la contribución.
Analizar, estudiar y definir en conjunto con su equipo de trabajo, los bloques de recaudadores que
pueden presentar errores en su liquidación y traslado de Cuota en cada uno de los segmentos de los
sujetos obligados al recaudo: Exportadores Comercializadores, procesadores, transformadores de
frutas y hortalizas sujetas al recaudo.
Dirigir en coordinación con la Asesoría jurídica de Recaudo los proyectos de modificación Legal,
reglamentaria y administratica que puedan tramitarse para optimizar el proceso de Recaudo de la
Contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola.
Atender las diferentes visitas de Auditoria efectuadas al proceso de Recaudo por parte del Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural, La Contraloría General de la Republica y de las diferentes entidades de
Control y Fiscalización, proyectando, y ejecutando los diferentes Planes de Mejoramiento.
Representar en los casos asignados al Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola frente los diferentes
Gremios del Sector Agropecuario, ante entidades Estatales del Orden Nacional, departamental y
municipal, así como la representación del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola en su componente
de Recaudo ante cualquier institución que asi lo requiera.
Certificar las operaciones No sujetas al recaudo por parte de comerciantes, procesadores, exportadores
y sujetos inmersos dentro de la contribución que comercializan productos No sujetos al recaudo
(Productos importados y Productos No sujetos al Recaudo).
Dirigir en coordinación con la Asesoría jurídica de Recaudo los procesos administrativos, judiciales y
jurisdiccionales, (Pruebas Extraprocesales), en contra de los recaudadores que no paguen la cuota en
tiempo o la dejen de recaudar, o cuando sean pagadas en tiempo con irregularidades en la liquidación,
en su recaudo o en su consignación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.Elaborar, analizar y entregar los indicadores del proceso al área encargada en los tiempos establecidos
para tal fin.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente.
Mediante el proyecto que contempla las Buenas Prácticas Agrícolas - BPA, dar a conocer a los
beneficiarios el componente ambiental que se encuentra en éste implícitamente. Solicitud de productos, insumos para los proyectos que sean amigables con el medio ambiente,
logrando la reducción de su impactoComunicar a Gestión HSEQ sobre la generación de residuos especiales (dotación y/o residuos
peligrosos) para dar adecuada disposición final de estos siguiendo lo estipulado en el Programa de
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informe trimestral a la junta directiva del FNFH.
2. Informes a los organismos de control.
3. Plan Anual de Inversiones y Gastos.
4. Informes auditoria interna.
5. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Coordinar mensualmente con el Economista el informe detallado de los recaudadores que se
encuentran en mora y determinar las estrategias a adelantar para que se pongan al día en conjunto con
los gestores de recaudo
Coordinar junto con el profesional de presupuesto de recaudo la elaboración y presentación oportuna
del Plan Anual de Inversiones y Gastos del FNFH del área de Recaudo y presentarlo a la Dirección de
Recaudo
Ejercer un control y verificación, de la ejecución mensual, trimestral y anual del presupuesto del FNFH
para el área de Recaudo en coordinación con el profesional de presupuesto
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Coordinar el registro de los ingresos de la cuota de fomento Hortifrutícola y subirlos a los aplicativos de
Recaudo y Contable
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Conciliar y certificar el recaudo semanalmente de la cuota de fomento Hortifrutícola
Revisar y ajustar el cierre contable de los ingresos de la cuota de fomento
Consolidar el informe de cierre mensual correspondiente a los Ingresos de la Cuota de Fomento
Hortifrutícola y remitirlo al área contable y de auditoría interna
Atender junto con el profesional de presupuesto de Recaudo los requerimientos de la Auditoria Interna
relacionados con el manejo y control del presupuesto del FNFH
Coordinar la elaboración y presentación oportuna de los Informes periódicos del área de recaudo a la
Gerencia General, Juntas directivas, Ministerio de Agricultura y demás organismos de control que así
lo soliciten
Analizar la gestión de recaudo de cada uno de los gestores en sus zonas asignadas así como la
efectividad de los pagos del correcto traslado de la cuota de fomento Hortifrutícola.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Profesional de Recaudo.
Fecha: 02/01/2018
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Apoyar al Director de Recaudo en la coordinación y la operatividad en el proceso de recaudo de la
cuota de fomento, para dar a conocer y divulgar adecuadamente la normatividad del fondo.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Profesional en ciencias económicas y/o administrativas
Mínimo 1 año de experiencia relacionada con las funciones del cargo, administración de proyectos y
recaudo de cartera.
N/A.
Si
Manejo de presupuestos, manejo y registro de estadísticas, manejo de herramientas informáticas Office
( Word y Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Digitar y preparar los informes y documentos periódicos para la Gerencia, las Juntas Directivas , el
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, La Contraloría General de la Republica y demás entes que
así lo soliciten.
Hacer la proyección de las metas de recaudo Nacional y por gestor de recaudo y participar en la
elaboración del plan anual de inversiones PAIG en lo referente a recaudo de la cuota de fomento.
Preparar los indicadores de gestión del proceso de recaudo y actualizarlos periódicamente
Atender los requerimientos de la Auditoria Interna relacionados con el manejo y control del ingreso de
la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Actualizar en Coordinación con el área de sistemas los requerimientos del programa de recaudo
Hacer el seguimiento y aclarar las consignaciones no identificadas con los Gestores de Recaudo y con
los recaudadores
Realizar la logística para las reuniones nacionales de recaudo y las capacitaciones en general
Disponer del canal de comunicación con los recaudadores para el envío de los traslados por concepto
de la cuota de fomento y de la entrega del registro de los recaudos
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Informes de Gestión trimestral y anual.
2. Informes a los organismos de control.
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Profesional de Presupuesto
Adelantar la correcta planeación, manejo, control y ejecución de los recursos presupuestados dentro del
proceso de recaudo.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en carreras Economicas, Contables, Administrativas o afines
Mínimo 6 meses de experiencia relacionada.
Manejo presupuestal, Manejo de herramientas informáticas Office (Word y Excel).
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales.
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Elaborar el presupuesto general del proceso de Recaudo.
Proyectar las metas por ingreso anual y mensual de la contribución Parafiscal Cuota de Fomento
Hortifrutícola para el FNFH en coordinación con el Profesional de presupuesto y el Estadístico.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Efectuar el registro y manejo histórico de los ingresos por concepto del recaudo de la Contribución
Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola.
Realizar el manejo y control del presupuesto de ingresos y gastos de todos los rubros del proceso de
recaudo.
Registrar en el programa contable (PANDA), el presupuesto anual y trimestral aprobado, generar los
comprometidos, obligaciones, y realizar el manejo y control del mismo.
Recibir todos los anticipos, legalizaciones, cuentas de cobro, facturas por pagar y demás documentos
del proceso de recaudo: revisar que estén soportados y darles trámite mediante el aplicativo Sevenet
de acuerdo a los circuitos de los workflows dispuestos para ello.
Registrar, informar y dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal para el trámite de las cuentas
por pagar, requisiciones de bienes o servicios, solicitudes de contratación, requerimiento de personal,
tiquetes aéreos etc.
Elaborar y consolidar informes necesarios para juntas directivas, entidades de control, auditorias, y
demás entidades o áreas que lo requieran.
Brindar respuesta oportuna a los requerimientos de información y gestión solicitada.
Conciliar mensualmente con contabilidad, y demás procesos que sean necesarios, la información
presupuestal del proceso de recaudo.
Efectuar el correspondiente cierre del proyecto verificando los términos, documentos y soportes de cada
uno de los ítems presupuestales, terminada la vigencia presupuestal
Efectuar el análisis, preparación y presentación de los ajustes, modificaciones y adiciones
presupuestales para el proceso de Recaudo.
Apoyar el registro y procesamiento de los ingresos de la cuota de fomento, y la verificación con los
extractos bancarios y hacer los ingresos que se identifican.
Apoyar el cierre contable de los ingresos de la cuota de fomento, verificando con los extractos bancarios
hacer los ingresos que se identifican al cierre del mes.
Certificar y conciliar el recaudo semanalmente de la cuota de fomento Hortifrutícola, cuando así se
requiera,
Actualizar en coordinación con el área de sistemas los requerimientos del programa de recaudo.
Estar en contacto con los recaudadores con el fin de enviar los certificados de recaudo cuando así lo
requieran.
Atender y dar soporte a los Recaudadores vía correo electrónico, telefónicamente y personalmente.
Hacer las requisiciones de bienes y servicios del proceso así como despachar los requerimientos de
compras, (papelería y documentos) de los gestores a nivel nacional.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
1. Informes de ejecución presupuestal trimestrales y anual.
2. Informes a los organismos de control o auditoría que los requieran.
3. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Realizar el alistamiento de soportes anexos para los comunicaciones externas, como instructivos de
consignación e instructivo reporte de información Decreto 3748 y ley 118/94.
Dar respuesta a los correos y/o requerimientos solicitados vía correo electrónico o físicos de los
gestores de recaudo y recaudadores.
Tener actualizado el archivo de respuesta a consulta sobre Recaudadores, archivo Respuesta a
solicitudes generales área de Recaudo, archivo de Cartas de Cobro Pre Jurídico solicitadas por los
Gestores de Recaudo y archivos Respuesta derechos de petición y gestión jurídica.
Manejar y controlar los Expedientes “Historial de Recaudadores a nivel nacional, archivar las actas de
seguimiento y control generados por los Gestores de Recaudo a nivel nacional.
Archivar las comunicaciones, notificaciones, respuestas de notificaciones de recaudadores no
obligados a recaudar.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Cuando aplique
No
Archivar todas las Notificaciones entregadas por el personal de Recaudo y por Proyecto PNFH a nivel
nacional.
Recibir, digitalizar, revisar, clasificar y archivar los documentos procedentes de las diferentes
dependencias, procurando la adecuada y permanente actualización del archivo.
N/A.
Conocimientos básicos en archivo y documentación, manejo de herramientas informáticas de Office (
Word y Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Recepcionar la correspondencia recibida y enviada del área y darle el trámite correspondiente.
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Mantener organizado y actualizado el archivo del proceso de Recaudo de conformidad con las Tablas
de Retención Documental.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Auxiliar de Archivo
Fecha: 02/01/2018
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Registrar, actualizar y gestionar la información, documentación y archivo físico que se genera en el
proceso de Recaudo
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Bachiller
Experiencia mínima de 1 año relacionada en gestión documental
Cumplir con los lineamientos estab+B39lecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir con los parámetros establecidos en el sistema de gestión documental en cuanto a manuales y
normatividad vigente.
Velar por la custodia, buen uso y seguridad de la información contenida en el archivo de Recaudo.
Generar Notificaciones solicitadas por Gestores, Director de Recaudo y Proyecto PNFH.
Radicar en el sistema “Sevenet” cada Notificacion, para su envio y generacion del sticker de radicado.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Revisar la documentación de anticipos y legalizaciones de los Gestores de Recaudo
Efectuar llamadas telefónicas a las empresas solicitando la consignación de la Cuota de Fomento y el
envío de la información técnica
Atender y dar soporte a los Recaudadores vía correo electrónico, telefónicamente y personalmente
Cumplir el procedimiento para el préstamo de documentos a la Auditoría Interna y/o las diferentes
áreas y entes de control que los soliciten, con el fin de mantener un adecuado control de los mismos y
facilitar el acceso a la información.
Estar en contacto con los recaudadores con el fin de enviar los certificados de recaudo cuando así lo
requieran.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Diligenciar y enviar las cartas o comunicaciones internas y externas generadas en el proceso de
recaudo
Atender y despachar los requerimientos de papelería y documentos de los Gestores de Recaudo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Carga dinámica : Manipulación de
cajas y herramientasCarretilla de carga plegable Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cuando aplique
No
Registrar, consolidar y llevar el archivo físico de las encuestas de satisfacción a recaudadores y de las
capacitaciones a nivel nacional.
Enviar notificaciones, certificaciones, cartas varias y correspondencia general a los recaudadores.
Realizar seguimiento a la correspondencia enviada y recibida de la Dirección de Recaudo,
Recaudadores y Gestores de Recaudo.
Manejar los archivos físicos de los recaudadores de la cuota de fomento, Gestores de Recaudo y de la
Dirección de Recaudo en general.
Apoyar el archivo físico y magnético de las actas de las reuniones del proceso de recaudo, cuando se
requiera
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Registrar las estadísticas en el programa de recaudo por producto y sujeto pasivo enviadas por los
recaudadores de la cuota de fomento Hortifrutícola como soporte a las consignaciones efectuadas
Divulgar y dar a conocer las normas y definiciones para el recaudo, como la Ley 118/1994, Decreto
Reglamentario 169/1995 y modificación 726/2001
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Elaborar y registrar las notificaciones y cartas que soliciten los gestores en general
Mantener actualizada la base de datos de los recaudadores y censados mediante las actas de visita y
notificaciones.
Elaborar y consolidar los informes de visitas vs programaciones de los Gestores de Recaudo
N/A.
Manejo de herramientas informáticas de Office ( Word y Excel)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Asesorar al recaudador donde puede realizar sus consignaciones e invitarlo a que envíe la información
sobre los productos y sujetos pasivos según el Artículo 5° del Decreto reglamentario 3748 de 2004,
según Ley 118/1994
Registrar las actas de visita de los Gestores de Recaudo para actualizar el directorio de los
recaudadores y dar información correcta y confiable a los organismos de control
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Registrar, actualizar y gestionar la información, documentación y archivo físico que se genera en el
proceso de Recaudo
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:
PERFIL DEL CARGO
Técnico en ciencias económicas, carreras administrativas o afines.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Auxiliar de Recaudo
Fecha: 02/01/2018
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Revisar los informes que envían los recaudadores en cuando al producto y sujeto pasivo de la cuota de
fomento Hortifrutícola y hacer comparación con lo consignado.
Registrar en el programa de recaudo la información recibida en medio físico y magnético de los
recaudadores sobre la cuota de fomento Hortifrutícola en cuanto al sujeto pasivo y producto
Solicitar por medio del correo electrónico y telefónico la relación del descuento al producto y sujeto
pasivo, cumpliendo lo establecido en el Artículo 5° del Decreto Reglamentario 3748 de 2004
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Efectuar llamadas telefónicas a las empresas recaudadoras solicitando la consignación de la cuota de
fomento Hortifrutícola
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Auxiliar Operativo de Recaudo
Analizar, registrar, actualizar y gestionar la información y la documentación correspondiente a los
reportes y registros de recaudos efectuados por los recaudadores de la contribución parafiscal cuota de
fomento hortifrutícola.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Técnico en carreras económicas, administrativas o contables
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de herramientas informáticas de Office (Word y Excel)
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya
sido asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Registrar las estadísticas en el programa de recaudo por producto y sujeto pasivo enviadas por los
recaudadores de la cuota de fomento Hortifrutícola como soporte a las consignaciones efectuadas.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Revisar, confirmar y registrar los informes físicos, digitales o magnéticos que envían los recaudadores
frente al reporte discriminado de sus retenciones, en cuando al producto y sujeto pasivo de la cuota de
fomento Hortifrutícola y hacer comparación con lo consignado.
Requerir el ajuste de información, la aclaración, y validación del reporte de recaudos que efectúa el
Recaudador de la Contribución Parafiscal Hortifrutícola. Productos, volúmenes, sujeto pasivo, etc.
Decreto 3748 de 2004.
Divulgar y dar a conocer las normas y definiciones para el recaudo, como la Ley 118/1994, Decreto
Reglamentario 169/1995 y modificación 726/2001.
Asesorar, responder y solicitar al recaudador y a las diferentes personas que generen consulta sobre el
debido reporte de información y la consignación o traslado de la Contribución Parafiscal Cuota de
Fomento Hortifrutícola, donde puede realizar sus consignaciones y requerir que envíe la información
sobre los productos y sujetos pasivos según el Artículo 5° del Decreto reglamentario 3748 de 2004,
según Ley 118/1994.
Apoyar el proceso de registro de las notificaciones, cartas, cobros pre jurídicos y demás requerimientos
y correspondencia que generen y soliciten los funcionarios del proceso de recaudo.
Apoyar el envío de las notificaciones, certificaciones, cartas varias y correspondencia general a los
recaudadores.
Elaborar y llevar el archivo físico y magnético de las actas de las reuniones del proceso de recaudo.
Apoyar el manejo de los archivos físicos de los recaudadores de la cuota de fomento, y del proceso de
recaudo en general.
Apoyar el proceso de embalaje y envió de materia requerido por los funcionarios del proceso de
recaudo para desarrollar su labor.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O
FORMACION REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Auxiliar Digitación de Recaudo
Fecha: 02/01/2018
Registrar, actualizar y gestionar la información, documentación y archivo físico que se genera en el
proceso de Recaudo
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Técnico en ciencias económicas, carreras administrativas o afines.
Mínimo 1 año de experiencia relacionada.
Manejo de Office ( Word, Excel, Internet) y manejo de gestión documental
Cuando aplique
No
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividadesCumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de
las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Recepcionar la correspondencia recibida y enviada del proceso de Recaudo y darle el trámite
correspondiente.
Generar y enviar notificaciones, certificaciones, comunicaciones y correspondencia general a los
recaudadores, solicitadas por los Gestores, Dirección de Recaudo, proyectos en general (PNFH).
Realizar el listamiento de soportes anexos para los comunicaciones externas, como instructivos de
consignación e instructivo reporte de información Decreto 3748 y ley 118/94.
O
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Programar y llevar a cabo los envíos a los Gestores de Recaudo ubicados en otras ciudades de
material de difusion y materiales para el desempeño de sus funciones.
Solicitar y controlar las guias de servientrega para el envio de sobres y cajas del area.
Realizar el archivo correspondiente de los documentos generados y recepcionados en el area según la
disposión del Archivo general de la Nación, (Respuesta a consulta sobre Recaudadores, derechos de
petición, actas de visita, cartas de cobro prejurídico etc,).
Mantener organizado y actualizado el archivo del Director de Recaudo de conformidad con las Tablas
de Retención Documental.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Aperturar los expedientes de los nuevos Recaudadores y notificados según corresponda así como
manejarlos y controlarlos.
Formular recomendaciones y políticas para el adecuado mantenimiento y conservación de los archivos
en la Dirección de Recaudo.Cumplir el procedimiento para el préstamo de documentos a la Auditoría Interna y/o las diferentes
áreas y entes de control que los soliciten, con el fin de mantener un adecuado control de los mismos y
facilitar el acceso a la información.
Asesorar, responder y solicitar al recaudador y a las diferentes personas que generen consulta sobre el
debido reporte de información y el traslado de la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento
Hortifrutícola, donde puede realizar sus consignaciones y requerir que envíe la información sobre los
productos y sujetos pasivos según el Artículo 5° del Decreto reglamentario 3748 de 2004, según Ley
118/1994.
Crear en sistema "PANDA", como Notificado los nuevos sujetos al recaudo, registrando los datos de
radicado guía de envío y fechas de envío, teniendo en cuenta datos reales revisando Cámara de
Comercio, para una información concreta y confiable.
Actualizar en Sistema las novedades de los Recaudadores y Notificados de la Cuota de Fomento
Hortifrutícola.
Enviar vía correo electrónico a los Gestores de Recaudo la información de despacho de los documentos
solicitados para su respectivo seguimiento.
Realizar en " Recaudo net" todas las novedades de recaudadores y notificados según corresponda.
Dar respuesta a los correos y/o requerimientos solicitados vía correo electrónico o físicos de los
gestores de recaudo y recaudadores.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Presentar con la debida antelación las cuentas de anticipos para la gestión de recaudo
Presentar mes anticipado el cronograma o programación de actividades a ejecutar en el siguiente mes,
para aprobación del superior inmediato
Efectuar estudios e investigaciones que permitan identificar eventuales sujetos obligados al recaudo y
tomar las medidas pertinentes para su vinculación. En suma, mantener actualizado el censo de la zona
a cargo.
Realizar seguimiento al comportamiento del traslado parafiscal de los sujetos obligados al recaudo, lo
cual implica mantener actualizado el archivo historial y la plataforma de recaudo, actas de Seguimiento
y Control y novedades.
Exponer de manera clara el marco legal de la cuota de fomento hortifrutícola y asistir en la liquidación
de intereses a los sujetos de la obligación tributaria
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea
aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran
para el cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Legalizar las cuentas por concepto de anticipos, capacitaciones, transporte urbano y otros, como
desarrollo de la labor de recaudo, dentro de los términos establecidos
Planear, coordinar, asesorar, controlar e implementar las actividades, políticas y estrategias
relacionadas con el incremento del recaudo parafiscal en la zona a cargo.
Participar activamente en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de los
procedimientos e instructivos de la Dirección de Recaudon y el Sistema Integrado de Gestión de Calidad
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada
de esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes
áreas y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de
archivo, rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de
manera veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos
que la asociación determine para el control de su gestión
Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio
de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Con o sin experiencia
Conocimientos sobre tributo y contribuciones parafiscales, función administrativa ejercida por
particulares - Sentencia C- 085 de 2014, C- 666 de 2000, T 928 de 2010, Conocimiento General en las
siguientes normas, Primer Grupo (DECRETO 2025 DEL 06-11-1996, DECRETO 3748 DEL 12-11-
2004, LEY 101 DEL 23-12-1993, LEY 118 DEL 09-02-1994, LEY 726 DEL 27-12-2001, RESOLUCIÓN
3520 15-11-2012 MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO), Segundo Grupo (LEY 1437 DE
2011, EN LO QUE RESPECTA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, LEY 1755 DE 2015)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que
determine la asociación como de obligatorio cumplimiento
Cuando aplique
Si
Asesorar, determinar y ejecutar el cobro de las acreencias por concepto de la Contribución Parafiscal
Cuota de Fomento Hortifrutícola. En suma, gestionar el correcto recaudo y traslado del recurso
parafiscal conforme al marco legal establecido en la Ley 101 de 1993, Ley 118 de 1994, Ley 726 de
2001 y los Decretos Reglamentarios 2025 de 1996 y 3748 de 2004.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Derecho.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Abogado Gestor de Recaudo
Fecha: 02/01/2018
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la
empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e
impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la
asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio
de trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de
las labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o
salud laboral.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que
sea posible.
Diseñar estrategias de investigación de bienes que sean novedosas y le generen mejoras en la
recuperación de la cartera, de conformidad con la normativa vigente
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Proyectar las respuestas a las consultas formuladas por escrito sobre la aplicación e interpretación de
las normas que regulan la contribución parafiscal
Verificar que ASOHOFRUCOL se haga parte en los procesos especiales, concursales, liquidatarios, de
reestructuración empresarial y de insolvencia relacionados con actuaciones de cobro de los
recaudados asignados, conforme a la normativa vigente.
Desarrollar estudios, metodologías y/o investigaciones que aporten innovación y creatividad en el
diseño de estrategias de recaudo de acuerdo con las normas que rigen la materia
Proyectar, formalizar y hacer seguimiento a los acuerdos de pago que se suscriban.
Coordinar reuniones mensuales de seguimiento con el equipo del Plan Nacional de Fomento
Hortifrutícola - PNFH - en la zona a cargo, en torno al cumplimiento del objetivo de recaudo
Capacitar en el recaudo parafiscal al personal del PNFH de los departamentos asignados y en los
proyectos de inversión que se requiera
Apoyar al equipo del PNFH en las visitas a recaudadores identificados y notificados en la zona a cargo
Proyectar las decisiones respecto a los recursos interpuestos en sede administrativa conforme a la
normatividad.
Prestar soporte jurídico y administrativo de forma adecuada y oportuna a los sujetos inmersos en la
contribución parafiscal hortifrutícola
Actuar en representación de ASOHOFRUCOL cuando se le delegue para tal efecto ante las
autoridades judiciales y administrativas competentes a fin de defender los intereses de la asociación
en lo relacionado con el recaudo de la contribución parafiscal cuota de fomento hortifrutícola
Desarrollar acciones de orientación, evaluación y ejecución de cobro ejecutivo sobre la obligación
parafiscal administrada por ASOHOFRUCOL
Elaborar y ejecutar planes tendientes a minimizar la evasión y elusión del recaudo parafiscal de la
cuota de fomento hortifrutícola
Estudiar, evaluar y conceptuar bajo la supervisión del Director de Recaudo, sobre las decisiones
jurídicas a tomar en materia de la contribución parafiscal en los casos asignados.
Atender las peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, relacionadas con el proceso de
recaudo de acuerdo con la normativa.
Interponer derechos de petición en el marco de sus funciones, al igual que adelantar el recurso de
insistencia en los casos que sea pertinente.
Adelantar el procedimiento administrativo que trata el Decreto 2025 de 1996, proyectar los actos
administrativos a expedir, vigilar su legalidad, y advertir las irregularidades que se presenten.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del
mismo.Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos
referentes a los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que
ello sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión
innecesaria del papel.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular
sean impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal
cumplimiento de su labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad
para el cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez -
Gerente General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Reportes técnico del recaudo
3. Informes y correspondencia recibida de recaudo
4. Informe mensual de actividades realizadas
5. Programación de las actividades por realizar al mes
6. Informe final de actividades al concluir el contrato.
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas
y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo,
rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la
asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las
responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Estudiar, evaluar y conceptuar bajo la supervisión del Director de Recaudo, sobre las decisiones a tomar en
materia de la contribución parafiscal en los casos asignados
Acompañar y gestionar en conjunto con el abogado que asigne la Dirección de Recaudo, el procedimiento
administrativo que trata el Decreto 2025 de 1996.
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Presentar mes anticipado el cronograma o programación de actividades a ejecutar en el siguiente mes, para
aprobación del superior inmediato
Planear, coordinar, asesorar, controlar e implementar las actividades, políticas y estrategias relacionadas
con el incremento del recaudo parafiscal en la zona a cargo.
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Participar activamente en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de los procedimientos e
instructivos de la Dirección de Recaudo.
Efectuar estudios e investigaciones que permitan identificar eventuales sujetos obligados al recaudo y tomar
las medidas pertinentes para su vinculación. En suma, mantener actualizado el censo de la zona a cargo.
Realizar seguimiento al comportamiento del traslado parafiscal de los sujetos obligados al recaudo, lo cual
implica mantener actualizado el archivo historial y la plataforma de recaudo, actas de Seguimiento y Control
y novedades.
Exponer de manera clara el marco legal de la cuota de fomento hortifrutícola y asistir en la liquidación de
intereses a los sujetos de la obligación tributaria
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Presentar con la debida antelación las cuentas de anticipos para la gestión de recaudo
Legalizar las cuentas por concepto de anticipos, capacitaciones, transporte urbano y otros, como desarrollo
de la labor de recaudo, dentro de los términos establecidos
Asesorar, determinar y gestionar el correcto recaudo y traslado del recurso parafiscal conforme al marco
legal establecido en la Ley 101 de 1993, Ley 118 de 1994, Ley 726 de 2001 y los Decretos
Reglamentarios 2025 de 1996 y 3748 de 2004.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Contaduría.
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de
esta labor
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Contador Gestor de Recaudo
Fecha: 02/01/2018
Con o sin experiencia
Conocimientos sobre tributo y contribuciones parafiscales, Conocimiento General en las siguientes normas,
DECRETO 2025 DEL 06-11-1996, DECRETO 3748 DEL 12-11-2004, LEY 101 DEL 23-12-1993, LEY 118
DEL 09-02-1994, LEY 726 DEL 27-12-2001, RESOLUCIÓN 3520 15-11-2012 MINISTERIO DE HACIENDA Y
CRÉDITO PÚBLICO, LEY 1755 DE 2015
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cuando aplique
Si
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás
componentes de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria
del papel.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello
sea necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud
laboral.FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Capacitar en el recaudo parafiscal al personal del PNFH de los departamentos asignados y en los proyectos
de inversión que se requiera
Apoyar al equipo del PNFH en las visitas a recaudadores identificados y notificados en la zona a cargo
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.
Revisar los libros contables y papeles de trabajo que permitan evidenciar la correcta liquidación y traslado
de la contribución parafiscal cuota de fomento hortifrutícola
Confrontar y revisar la información contable y demas documentos que soporten las solicitudes de devolución
tramitadas con ocasión a casos de doble tributación.
Desarrollar estudios, metodologías y/o investigaciones que aporten innovación y creatividad en el diseño de
estrategias de recaudo de acuerdo con las normas que rigen la materia
Proyectar, formalizar y hacer seguimiento a los acuerdos de pago que se suscriban.
Coordinar reuniones mensuales de seguimiento con el equipo del Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola -
PNFH - en la zona a cargo, en torno al cumplimiento del objetivo de recaudo
Acompañar a los profesionales jurídicos en los procesos jurisdiccionales y administrativos con relación a
materias contables
Proyectar conceptos y dar respuesta a derechos de petición en relación con la contribución parafiscal
Elaborar y ejecutar planes tendientes minimizar la evasión y elusión del recaudo de la cuota de fomento
hortifrutícola a través de visitas de verificación contable a los sujetos obligados al recaudo.
Verificar la correcta valoración y clasificación de las partidas del inventario del recaudador ingresadas al
software contable o documento que haga sus veces.
Verificar a la fecha de corte el inventario fisico del recaudador, para determinar las exclusiones adecuadas
de los productos no sujetos al recaudo, de manera que las cifras existentes en los libros de contabilidad
sean una base comparable con el inventario.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a
los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado en
la asociación.
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera
adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos
- RAEEs)
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Reportes técnico del recaudo
3. Informes y correspondencia recibida de recaudo
4. Informe mensual de actividades realizadas
5. Programación de las actividades por realizar al mes
6. Informe final de actividades al concluir el contrato
BIENES / DINERO / INFORMES
Versión: 21Código: TH-MA-001
PROCESO/ DIRECCIÓN:
NOMBRE DEL CARGO:
OBJETIVO DEL CARGO:
CARGO AL QUE LE REPORTA:
NIVEL EDUCATIVO:
EXPERIENCIA LABORAL:
CONOCIMIENTOS O FORMACION
REQUERIDA:
PRUEBA TÉCNICA:
VISITA DOMICILIARIA:
RESPONSABILIDADES
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Fecha: 02/01/2018
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO
Dirección de Recaudo.
Economista - Estadístico.
Realizar el análisis de toda la información histórica y registros de Recaudo, así como la información obtenida
de diversas fuentes que soporten al área de recaudo para la toma de decisiones y creación de nuevas
directrices y estrategias para el cumplimiento de metas de Recaudo proycetadas, conforme con el marco
legal que regula la Contribución Parafiscal Hortifrutícola.
Director de Recaudo.
CARGOS QUE LE REPORTAN
DIRECTAMENTE:N/A.
PERFIL DEL CARGO
Profesional en Estadística o Economista con especialización o énfasis en econometría.
1 año de experiencia relacionada con las funciones específicas del cargo.
Conocimientos generales en las siguientes normas: LEY 101 DEL 23-12-1993, LEY 118 DEL 09-02-1994,
LEY 726 DEL 27-12-2001
Cuando aplique
Si
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES
Cumplir los Reglamentos y
Normas existentes y aplicables a la
asociación
Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo establecido para la Asociación
Cumplir el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido y aplicable a la Asociación
Cumplir con la Política, Objetivos, Misión, Visión y Valores establecidos por la asociación
Mantener estricta reserva y confidencialidad de toda la información y documentación que le haya sido
asignada en desarrollo de las obligaciones contractuales
Cumplir con los lineamientos establecidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y otros que determine la
asociación como de obligatorio cumplimiento
Cumplir las normas de
comportamiento establecidas
dentro de la asociación
Portar correctamente el uniforme, carnet y EPP's suministrados por la asociación (cuando sea aplicable)
Mantener en perfecto estado de orden y aseo las áreas asignadas para la realización de las actividades
propias de su trabajo
Ejercer estricto control del área que le ha sido asignada para la realización de sus actividades
Cumplir con los horarios de trabajo establecidos por la asociación y los adicionales que se requieran para el
cumplimiento de las actividades programadas
informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda
obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del ASOHOFRUCOL
Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato
Cumplir las Disposiciones de carácter disciplinario establecidos por la asociación o el área encargada de
esta labor
Garantizar un adecuado manejo de
los documentos manipulados por
su área y/o todo su equipo de
trabajo
Recepcionar de manera adecuada los registros y documentos físicos y/o magnéticos de las diferentes áreas
y establecer los mecanismos de control para evitar su pérdida o extravío (back ups, carpetas de archivo,
rutas de acceso a los archivos, carpetas de control físico, etc.)
Diligenciar y presentar en los tiempos establecidos por la Gerencia (diario, semanal y/o mensual) de manera
veraz y eficiente los formatos e informes físicos y magnéticos que se le suministren o aquellos que la
asociación determine para el control de su gestiónResponder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la
asociación, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y normatividad archivística, sin perjuicio de las
responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Realizar el estudio del comportamiento histórico del recaudo de la cuota de Fomento Hortifrutícola.
O
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua.
Avisar de las fugas de agua y/o bombillos dañados a Gestión HSEQ y a Tecnología de la Información.
Apagar las luces cuando sean innecesarias, incluso en breves periodos de tiempo.
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
FUNCIONES GENERALES PARA EL SIG
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestion.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y
salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitacion programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás
partes interesadas.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
FUNCIONES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar informacion clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión.
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros.Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales
propios de sus actividades.
Proponer acciones que conllevan a la mejora del desempeño ambiental de su proceso y de la asociación.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.Participar en las actividades de capacitacion en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de
capacitacion del SG–SST.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo se implementen en la asociación.Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las
labores propias de su actividad y aquellas que aún no siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud
laboral.
Documentar los procesos estadísticos a su cargo así como el análisis efectuado.
Promover, orientar, desarrollar y coordinar investigaciones estadísticas que conduzcan a la toma de nuevas
directrices y estrategias para el recaudo de la cuota de fomento de acuerdo a la segmentación del mercado.
Velar por la integridad de la información de las bases de datos participando en su actualización, limpieza y
mejoramiento.
Participar en la realización de investigaciones de corte económico para la elaboración de estadísticas,
estimaciones, proyecciones y modelos econométricos.
Mantener un conocimiento actualizado respecto a la normativa, estándares y eventos del mercado relativos
a la función que cumple.
Cumplir con todas las actividades
inherentes al desempeño de su
cargo
Proponer, en coordinación con la dirección de recaudo, las necesidades de mejora de metodologías y
procesamientos estadísticos del área.
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato
Promover el desarrollo de investigaciones sobre metodologías y procedimientos estadísticos para mejorar la
calidad de la información del proceso de recaudo.
Participar en la proyección y estimación de las metas anuales y mensuales de recaudo teniendo en cuenta
las estadísticas del comportamiento histórico del recaudo.
Realizar todas aquellas operaciones estadísticas o fases de las mismas que sean encomendadas en el
programa de recaudo.
Formular, analizar e interpretar cuadros estadísticos para su diagnóstico y/o estudio.
Realizar proyecciones y estimaciones teniendo en cuenta variables
Elaborar y presentar oportunamente los Informes periódicos del área de recaudo para la Gerencia General,
Juntas directivas, Ministerio de Agricultura y demás organismos de control que así lo soliciten.
Analizar y proveer información de las bases de datos de: recaudadores, ingreso, registro de información.
IMPACTOS
Agotamiento de los recursos naturales
Sobrepresión en relleno sanitario
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Contaminación del suelo
Aumento de la cantidad de residuos a
disponer
Agotamiento de los recursos naturales
DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO
(FUENTE)
Velar por la correcta aplicación de los procedimientos, instructivos, planes, programas y demás componentes
de los sistemas de gestión en todos los procesos de la asociación.Participar activamente en la planificación del sistema.
Proponer cambios beneficiosos para el sistema y adelantar los cambios necesarios para la mejora del mismo.
Presentar los informes requeridos por el sistema y la asociación.
Atender las auditorias internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar.
Realizar las demás labores que de manera particular sean asignados por sus jefes inmediatos referentes a
los diferentes sistemas de gestión de la asociación.
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general.
FUNCIONES EN MATERIA DE CALIDAD
Generar los Reportes de No Conformidad de las situaciones detectadas en su proceso cada vez que ello sea
necesario.
Garantizar el control de los documentos y registros de los diferentes sistemas de gestión.
Conocer y cumplir todos los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos propios del
proceso o que interactúen o afecten el mismo.Revisar constantemente los procedimientos e instructivos del área y actualizarlos cada vez que ello sea
requerido.
Seleccionar el modo "ahorro de tóner" en impresoras y fotocopiadoras si existe la opción.
Reutilizar el papel impreso sólo por una cara y reutilizar sobres usados para el correo interno de la empresa.
Hacer un uso adecuado de los puntos ecológicos separando los residuos.
Realizar adecuado uso del correo electrónico y demás medios digitales para evitar la impresión innecesaria
del papel.
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada.Recargar los equipos sólo el tiempo necesario y desconectar los cargadores al terminar para evitar
consumos excesivos.
Cumplir con las responsabilidades
establecidas en el Sistema de
Gestión Integrado implementado
en la asociación.
Apagar el monitor del ordenador cuando no se esté utilizando, por ejemplo en hora de almuerzo y/o
asistencia a reuniones.Imprimir a doble cara, en calidad de borrador (cuando sea necesario) y en blanco y negro siempre que sea
posible.
Evitar la realización de acciones mal intencionadas con el fin de disminuir el ritmo de trabajo
Responder y velar por el cuidado
de los recursos físicos y
tecnológicos dejados bajo su
responsabilidad y la de su equipo
de trabajo
No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por ASOHOFRUCOL, ningún software sin la
autorización previa y escrita de la Oficina de Sistemas de ASOHOFRUCOL
Evitar los reprocesos ocasionados por la entrega de información deficiente desde su proceso
Garantizar el uso adecuado de las máquinas, herramientas y equipos dejado bajo su responsabilidad para el
cabal cumplimiento de sus funciones
Dar aviso con suficiente anticipación, a cerca de las fallas detectadas en las máquinas, herramientas y
equipos dejados bajo su custodia
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RELACIONADOS AL CARGO
Realizar los informes de Gestión solicitados por la asociación en los tiempos previstos y de manera adecuada
Trabajar activamente en el cumplimiento de metas y objetivos de trabajo establecidos
Trabajar activamente en la mejora continua de su proceso
Evitar el mal uso y la generación de desperdicios en su proceso
Consumo de papel e implementos de oficina
Consumo de agua en baños y cafetería
PELIGROS Y RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RELACIONADOS AL CARGO
CLASIFICACIÓN DEL PELIGRO RIESGO
Cumplir de manera adecuada, ágil y oportuna con las demás funciones inherentes al cargo, con las instrucciones que de manera particular sean
impartidas por sus jefes o supervisor del contrato y con las responsabilidades adicionales que le sean asignadas para el cabal cumplimiento de su
labor dentro de la asociación.
ASPECTOS
Consumo de energía eléctrica por el uso de computadores, impresoras, fotocopiadoras, bombillas,
luminarias
Generación de residuos sólidos
Generación de residuos peligrosos (tóner, luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos -
RAEEs)
Mantener en excelente estado de orden y aseo su área de trabajo
Velar por el cumplimiento de los
estándares de producción
establecidos por la asociación
Cumplir con las tareas asignadas en los tiempos establecidos para tal fin
Evitar las pérdidas de tiempo deliberadas
Movimientos repetitivosLabores de Digitación, uso de teclado y mouse, Trabajos de
manera incorrecta con posiciones forzadasBiomecánico
Postura prolongada Posturas sedentes por tiempos prologados Biomecánico
Contacto eléctrico indirectoCableado sin canalizar en las video terminarles, Es conductor
y actúa como resistenciaEléctricos
Sismos, terremotos, derrumbes e
inundaciones, vendavales,
precipitaciones: lluvias, granizadas,
heladas.
Zona de alto riesgo para movimientos telúricos, estructuras
colapsadasDe la Naturaleza
bacterias, hongos, Virus. Uso de los Servicios Sanitarios Biológico
Por picadura o mordedura de
animales
Por desplazamientos en los cultivos de agricultura y zonas de
exposición a animales como abejas y avispas, o también
arañas, escorpiones, serpientes, vectores, garrapatas
Biológico
Gestión asociaciónal .
Características de la asociación del
trabajo, características del grupo
social de trabajo, Contenido de la
tarea, Interface persona tarea,
Jornada de trabajo, Ritmo de
trabajo elevado
Estilo de mando, participación, inducción, y capacitación,
bienestar social; comunicación, tecnología, asociación del
trabajo, demandas cualitativas y cuantitativas de la labor;
relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en
equipo; carga mental, contenido de la tarea, definición de
roles; Conocimiento y habilidades con relación a la demanda
de la tarea, iniciativa, autonomía y reconocimiento; Pausas,
trabajo, rotación, horas extras, descansos.
Psicosocial
Luz visible por exceso o deficiencia
Exceso de luz visible Solar se presenta para los lugares de
trabajo que están en la ventana
Deficiencia de Luz para los lugares de trabajo que están
retirados de las ventanas
Físico: Iluminación
Radiación UV "Sol" Desplazamiento en zonas rurales, (cultivos), trabajo al aire
libre y en campo abiertoFísico: Radiaciones no Ionizantes
Radiación UV, visible, infrarroja Uso de Computadores (Video terminales) Físico: Radiaciones no Ionizantes
Microondas Uso de Microondas diario para consumir alimentos Físico: Radiaciones no Ionizantes
(intermitente, continuo) por sonido
telefono, puerta, voz.Horas prolongadas de Atención telefonica Físico: Ruido
Caidas (superficie resbalosa)Transitar por Superficies resbalosas o con defectos en el piso
(lisos e irregulares)Locativo
Orden y AseoElementos, cajas en el piso o escritorios por donde se
desarrollan las actividades cotidianas.Locativo
Subir y bajar escaleras Desplazamiento por escaleras Locativo
Bisturí, Tijeras, Sacaganchos,
Ganchos de GrapadorasManejo de equipos, máquinas y herramientas manuales Mecánico
Detención del ascensor por
ausencia de energia.Uso del Ascensor Mecánico
Accidentes de transito
Desplazamiento en vehiculos automotores propios o de
servicio pùblico, estado de las vías, desplazamiento como
peatón, Desplazamiento en avión
Públicos
Contacto con delincuencia común
por robo y/o desorden público
Desplazamiento al ingreso y salida de la oficina,
desplazamiento para ir a almorzarPúblicos
ELABORADO POR:
José Efraín Nova Bolívar -
Coordinador de Talento Humano
REVISADO POR:
Giovanni Velásquez -Director Administrativo y Financiero
María Paula Beltrán- Coordinador HSEQ
APROBADO POR:
Álvaro Ernesto Palacio Peláez - Gerente
General
BIENES / DINERO / INFORMES
1. Muebles, enseres y equipo de cómputo.
2. Reportes técnico del recaudo
3. Informes y correspondencia recibida de recaudo
4. Informe mensual de actividades realizadas
5. Programación de las actividades por realizar al mes
6. Informe final de actividades al concluir el contrato