Taller 1 DAFO i Pla de Millora - gpaq.upc.edu 1_DAFO i Pla de Millora.pdf · Elaborar un Pla de...
Transcript of Taller 1 DAFO i Pla de Millora - gpaq.upc.edu 1_DAFO i Pla de Millora.pdf · Elaborar un Pla de...
Elaborar un Pla de Millora a partir de la tècnica DAFO
Jordi EscolàGabinet per a la Qualitat de la Gestió
18 de maig [email protected]
www.upc.edu
Mes que apendre noves coses, tenim que desapendre(formes de fer, de pensar, de actuar, ...)estar oberts a les noves cosesque venen ...
Hi ha persones que diuen que tenen 15 anys d’experiència ...... i en realitat el que tenen es 1 any d’experiència 15 vegades.
Mitjana de vida de les organitzacions:Privades (27) i públiques (45)
UPC – 1 de març 1971 2.016
Per començar un pla de millora ...
Tenim que ser positius1
2 Tenim que desapendre
Acceptar els canvis comoportunitats. Veure la vida amboptimisme. Densenvolupar unaactitud positiva.
www.upc.edu
.... la resistència als canvis
El principal problema de les organitzacions ...
25%
10%
35 %
20%
10%
Innovadors
Adaptadors
Gregaris
Resistents
Molt resistents
www.upc.edu
Quan comencem ?
Quin és el millor moment?
El millor moment es quan es pot destinar unapart del temps i d’esforç en el projecte. Quan hi ha ganes i força. Quan es pot.
Mai … el millor moment no existeix …
El Pla de Millora …
www.upc.edu El millor moment es ...
25%
10%
35 %
20%
10%
Innovadors
Adaptadors
Gregaris
Resistents
Molt resistents
“Ara mateix !!” “Mai, no funciona …”
“L’any que ve …”“Quan aprovin …”“Quan publiquin …”
“No seria millor si primer fessim …”
“Hem de valorar lespersones i les circumstàncies …”
www.upc.edu
Per on comencem?
• Es una reflexió interna• Es una posta en comú• Es un punt de partida
Anàlisi DAFO
Model: descripció simplificada de la realitat, per comprender-la, simplificarla i modificarla
Un DAFO es un coneix-te a tu mateix organitzacional
www.upc.edu
Gestió
Idee
sPl
ante
jam
ents
+
+-
-
ExcelenciaDecepció
DESGAST !!!!
Es important tenir bons plantejamentspero també es molt important bones execucions
AdequadaDeficient
Bona
Dolenta
Excel.lència
Desastre
www.upc.edu
Oportunitats Amenaces
Punts forts Punts febles
Análisiintern
Anàlisiextern
Esdeveniments, variables i característiques de l’entorn que poden generar impacte en el funcionament
de l’organització, facilitant o incrementant la seva capacitat de
resposta
Esdeveniments, variables i característiques de l’entorn que
poden generar impacte en el funcionament de l’organització, reduint o limitant el volum actual
d’activitat o la seva competitivitat.
Variables, trets, característiques i/o situacions de l’organització que poden facilitar el seu creixement, projecció, credibilitat i desenvolupament, ja que
faciliten la seva capacitat de resposta i la seva competitivitat.
Variables, trets, característiques i/o situacions de l’organització que dificulten el seu creixement, projecció, credibilitat i desenvolupament, ja que redueixen la seva capacitat de resposta i la seva
competitivitat.
Anàlisi DAFO
www.upc.edu
Oportunitats Amenaces
Punts forts Punts feblesAnálisiintern
Anàlisiextern
MISSIÓ
QuiQue (producte/servei)A qui (clients)Com (trets corporatius)Per a què
No
mod
ifica
ble
per l
a or
gani
tzac
ióM
odifi
cabl
epe
r la
orga
nitz
ació
www.upc.edu
• Es important abordar ordenadament tot el procés, reconduint quan es dispersa, i profunditzant cada factor i dimensió per separat.
• Pocs factors, però ben definits• Plantejar els factors, no les solucions• Considerar cada factor com una sola cosa: si es debilitat
no pot considerar-se fortalesa (si hi ha contradicció, dividir factor)• Fomentar la participació, discutir i compartir informació
(buscar el consens, no el “cedir”)• Utilitzar un llenguatge precís• Afirmacions basades en fets i dades
Recomanacions DAFO:
www.upc.edu
• La seva facilitat d’ús• Fomenta la participació i el treball en grup• Afavoreix el contrast d’opinions• Permet definició d’estratègies i relacionar factors
Aspectes positius
Anàlisi DAFO
Un DAFO ben fet ens permet identificar àmbits prioritaris d’acció que mobilitzin l’equip
www.upc.edu
Limitacions
Mala definició de factorsMolt generalistes, poc específicsManca de informació per la definició correcta
Falta de prioritzacióFactors als que es dona molt o poc èmfasiFactors als que els hi dona la mateixa importància
Subjectivitat en la generació de factorsDesacord en els factors o en la seva ubicacióFactors que representen opinions i no fetsFactors omesos: falta de comprensió del problema
Anàlisi DAFO
www.upc.eduExercici
Anàlisi DAFOAjuntament municipi
Treball per grups
• Valoració i anàlisi dels factors• Breu comentari
www.upc.eduMetodologia
• Equip reduit i representatiu
• Per grups (2, 4 …)• Individual
Possada en comú(coordinador)
Utilitzar sempre un to positiu quan es qüestionen les idees
Establir regles del joc prèvies(p.e. afirmacions basades en xifres i dades)
Mètode participatiu pluja d’idees
RequereixConsens
Aprofitar us tecnologies (reunions virtuals)
www.upc.edu
Ofensiva
Defensiva Supervivencia
Adaptativa(reorientació)
Estratègies possibles
Potenciar fortaleses per aprofitar oportunitats
Potenciar fortaleses per minimitzar amenaces
Superar debilitats per aprofitar oportunitats
Superar debilitats per minimitzar amenaces
www.upc.edu
Oportunitats Amenaces
Puntsforts
Puntsfebles
Anàlisiintern
Anàlisiextern
MISSIO
Laestratègia
bàsica
1. Es basa i potencia les fortaleses2. Elimina o corregeix les debilitats3. Aprofita les oportunitats4. Neutralitza les amenaces
www.upc.eduMatriu de confrontació
A1 A2 A3 A4 O1 O2 03 04D1D2D3D4F1F2F3F4
Amenaces que augmenten (-) debilitatsAmenaces que disminueixen (-) fortaleses
Oportunitats que augmenten (-) o disminueixen (+) debilitatsOportunitats que augmenten (+) o disminueixen (-) fortaleses
0 = influencia nul·la- /+ = relació moderada
--/++ = relació alta
Relaciona el grau d’influència del entorn (A/O) sobre els factors interns (D/F)
www.upc.edu
El més difícil ... possar-se d’acord
Estratègiageneralista
Estratègiadetallada
Afavoreix el consensPrecisarà un desenvolupa-ment posterior
Dificulta el consensMajor definició del Pla
www.upc.edu
Perquè es important que en el procèsd’anàlisi sigui el més participatiu possible ?
Es un factor clau d’éxit la comunicació del resultat de la reflexió estratègica a tot el personal de la unitat, per tal involucrar-los al màxim en la planificació i execució del Pla de Millora.S’ha de preveure com i quan es comunicarà. Això requereix un dedicacióimportant, que convé no deixar en un segon terme.
Els resultats han de ser comunicats
Anàlisi DAFO
www.upc.edu
“Els homes només recolzen allò que hanajudat a crear”
Nicolás Maquiavelo (1469-1527)
Es important que aquest anàlisi es faci de manera participativa incorporant de manera representativa una pluralitat de punts de vista.
Aquesta participació farà que l’anàlisi sigui el més complet possible, i permetrà que la posterior definició d’objectius es realitzi sobre las base de consens i identificació amb aquests.
www.upc.edu
Identificar l’àrea de millora
Constituir Grup de Treball
Detectar les causes del problema
Formular els objectius
Identificar les accions de millora
Fer una planificació
Fer el seguiment
Fases del Pla de Millora
1
2
3
4
5
6
7
www.upc.edu
Potser el mateix que harealitzat el DAFO o no
GrupDAFO
GrupPla Millora
Director, sots Dtor, Cap d’Administració opersones en qui deleguin
Responsablede projecte
Facilitador
Membres equip
Secretari, professor, tècnic extern o intern.Vetlla per la correcta aplicació de la metodologia.
Voluntaris i implicats en la milloraAmb representació de sub-unitats. Clients procés
Constituir Grup de Treball1
L’adequada selecció de participats en un factor clau d’éxit
Patrocinador Director o màxim responsable del procés, unitato organització. Està informat i recolça l’activitati decisions del Grup de Millora.
Posibles figures:
www.upc.edu
La clau resideix en l’encertada identificació de l’àrea de millora: l’oportunitat i l’equip son elements clau.
Definir bé el problema de forma cooperativa es el primer pas per aconseguir aprendre d’aquest i convertir-lo en una oportunitat per a la unitat.
El conjunt de fortaleses i debilitats detectades durant el procés d’anàlisi, serà el punt de partida per la deteccióde les àrees de millora.
Identificar l’àrea de millora2
ACOTAR, definir bé l’abastdel treball (general o específic)
www.upc.edu
La solució d’un problema (la superació d’una àrea de millora), comença quan es coneix la causa que l’origina.
Existeixen moltes eines metodològiques per la seva identificació(diagrama d’espina (causa-efecte), diagrama de Pareto, diagramació de processos, brainstorming, ...)
La utilització d’alguna eina metodològica permet eliminar la subjectivitat o les idees preconcebudes, ajuden a analitzar amb major profunditat el problema i preparen el camí a l’hora de definir les accions de millora.
Detectar les causes del problema3
www.upc.eduDiagramació de processos
És una representació gràfica d’un procés enla qual es visualitza quins són les unitats opersones que intervenen, quines tasques realitzen cadascú i quin és el flux de treball i els documentsque es generen entre les unitats
Ajuda a tenir una visió global i única del procésper part dels integrants del grupDesprés ens facilitarà l’aportació d’idees de milloraen una part concreta o en la globalitat del procés
• ES DESCRIU LA REALITAT (NO L’IDEAL)• PARLAR AMB TOTES LES PERSONES QUE INTERVENEN EN EL PROCÉS• ES VALIDA EL DIAGRAMA EXPOSANT-LO A LES PERSONES IMPLICADES
Entregar instànciaa Concursos
7
SÍNO
S' adjunta fotocòpia?5
Fi registre1
Recepció9Instància
Arxiu8
Fotocòpia
Fer fotocòpia dela instància
6
Segellar la instància4
Instància
Assignar númerod' ordre a la instància
3
Entregar instància2
Inici1
Secció ConcursosConcursant Registre General
Ens ajuda a unificar diferentsvisions i a compendre el procés
www.upc.edu
El professor KAOURU ISHIKAWA (creador dels primers grups de qualitat) va desenvolupar aquesta tècnicaÉs una tècnica de representació gràfica d’un problema i de les seves causes
Tipus de causes:
Persones (p.e: baixa aptitud, poca formació, desmotivació, etc.)Mètodes (p.e: exemple: procediment incorrecte, manca de definició del procediment, etc.)Materials (p.e: impresos inadequats, fulls borrosos, etc.)Equipament (p.e: ordinadors lents, manca de mitjans, etc.)Entorn (p.e: soroll excessiu, massa dispersió, etc.)
Sobres que es trenquen fàcilment inadequats
Falten criterisde classificació
Personal desmotivat
Falta d’espai físic per classificar
Base de dadesd’adreces no consultable
Falta de coneixement dels horaris
PERSONES
El correu no arriba al seu destí
EQUIPAMENT
MATERIAL
MÈTODESENTORN
Poc respecte a les normes
Diagrama d’Ishikawa o d’espina de peix
www.upc.edu
És un instrument per determinar prioritatsPodem tenir més resultats amb menys esforçossi ens centrem en el 20% de les causes
ZONA A: POQUES CAUSES PERÒ QUE GENEREN LA MAJOR PART DELS PROBLEMES
ZONA A ZONA BC
% CAUSES
% ERRORS
20 %
80 %
És una llei empírica que diu que normalment el 20% de les causes genera el 80% dels efectes
Llei ABC o de Pareto
www.upc.edu
Un problema ben plantejat es un problema mig resolt
Una part important de problemes no es resolen perquè estan mal plantejats
Detectar les causes del problema
Definir correctament el problema(un problema es defineix per un efecte
i no pas per una causa)
Conèixer el problemaper solucionar-lo
Problema Solució
canvis Actitud per solucionar problemes
Mai s’acaben
www.upc.edu
Un cop s’han identificat les principals àrees de millora i es coneixen les causes del problema, s’han de formular els objectius i fixar el període de temps per a la seva consecució.
Al redactar-los es te que tenir en compte que han d’expressar de manera inequívoca el resultat que es pretén aconseguir: ser concrets i redactats amb claredat.
Formular els objectius4
Específics (concrets) Mesurables (es puguin quantificar) Motivadors (ambiciosos però aconseguibles) Coherents (amb els objectius generals) Flexibles (que es puguin adaptar a contingències
no previstes, sense apartar-se de l’enfoc inicial) Negociats (acceptats, no imposats)
Adequats . Que mesurin realment la variable que volem observar: que serveixi per a la millora
Simples (fàcils de calcular)
Sensibles (capaços de detectar irregularitats)
Periòdics (referents a un període de temps o volum d’activitat)
Objectius Indicadors
Pocs, però ben definits
www.upc.edu
Un cop formulats els objectius que pretenem aconseguir, seleccionarem les possibles alternatives de millora, per després, prioritzar les més adequades.
Es poden utilitzar tècniques que faciliten la selecció de les accions de millora (tempesta d’idees, grup nominal, benchmarking ...).
Es tracta de disposar d’un llista de les principals actuacions que hauran de realitzar-se per acomplir els objectius
Identificar les accions de millora5
Benchmarking Consisteix a comparar els propis processos/activitats amb els d’altres unitats o organitzacions que ja han abordat aquests problemes (que van més avançades o són reconegudes com les que ho fan millor ). Pot ser intern o extern.
Idea bàsica no cal inventar el que ja s’ha inventat
www.upc.edu
Es disposa d’unes accions de millora, però sense establir un ordre de prioritat.
No obstant, algunes restriccions inherents a les accions escollides poden condicionar la seva posada en marxa, aconsellar la seva postergació, o exclusiódel pla de millora. Es per tant, imprescindible conèixer el conjunt de restriccions que condicionen la seva viabilitat.
Establir el millor ordre de prioritat no estan senzill como proposar, en primer lloc, la realització d’aquelles accions associades als factors més urgents, sinó que es tenen que tenir en compte altres criteris en la decisió:
Fer una planificació (seleccionar accions)6
1. Nivell de dificultat2. Termini de la implantació3. Impacte en l’organització
www.upc.edu
1. Dificultat de la implantacióEs prioritzarà de menor a major grau de dificultat.
1 Molta2 Bastant3 Poca4 Gens
3. Impacte en l’organitzacióMesurat pel grau de millora aconseguit. Un canvi radical té un impacte > que petits canvis continus)(p.e. Si afecta a varies titulacions, l’impacte serà >)
1 Cap2 Poc3 Bastant4 Molt
2. Termini de la implantacióEs prioritzarà les accions més directes
1 Llarg2 Mitjà3 Curt4 Immediat
Priorització de les accions
www.upc.eduGraella de priorització d’accions
Es realitzarà el sumatori de cada factor que serviràd’orientació per identificar les prioritàries, entenenaquestes com les que tenen una puntuació més gran
Ordenar segonspuntuació+ fàcils + immediates >impacte
4 124 4 1
www.upc.edu
Un cop escollides per ordre de prioritat, comencem a construir el Pla de Millora incorporant els elements que permetran realitzar el seguiment detallat del Pla per garantir la seva eficàcia i eficiència.
Es realitzarà mitjançant una taula, que implicarà a tot el personal de la unitat, i segurament a d’altres unitats i òrgans de la Universitat.
Aquesta implicació de diferents actors en el Pla de Millora, obligarà a realitzar una negociació entre les parts implicades, amb la finalitat d’arribar a un acord.
També caldrà definir els recursos humans, financers, materials, tecnològics i informàtics per portar a terme les activitats necessàries.
Implementar i fer el seguiment7
www.upc.edu
Graella de planificació del Pla de Millora
Elements materialso de col.laboració
Responsableoperatiu
Cap de projecte,Cap de la unitat o Persona en qui delegui
Imprescindible !!
Reflectir el compromís
En el seu cas(negociació,Previsió, …)
Ens permetràtenir visióràpida i fer ajustos
www.upc.eduExercici teòric-pràctic
2 equips de treball CentreDepartament
1.- Redactar missió2.- Fer DAFO3.- Identificar àrea de millora4.- Detectar causes dels problemes5.- Formular objectius6.- Identificar accions de millora7.- Seleccionar accions de millora
www.upc.eduReflexió sobre el treball
1.- Que ha anat bé ?
2.- Problemes o dificultats del grup
3.- Conclusions (aprenentatge grupal)
www.upc.edu
No tenim mes remei que ser optimistes(tenir fe en els demés),
i acceptar no que tot surt com un sempre vol.
Ni els teus èxits depenen només del teu mèritNi tampoc els fracassos depenen només de tu.
Formem part d’una gran Institució, amb una culturaorganitzativa ... que té moltes subcultures ...
Conclusions
www.upc.edu
•Tots som diferents (saber valorar les diferències)• Hauríem de reflexionar que aportem al grup (unitat, organització, Universitat)• Col.laborar i competir (sanament)
Video Yanni
La UPC es com un gran Orquestra, en la que cada unitat toca part de la partitura ...
Conclusions
www.upc.edu
• Cadascú en la seva individualitat• Aporta el que millor sap fer• Totes les aportacions son importants,
encara que alguns destaquen més que d’altres• Tots estem en el mateix projecte
Construir una organització on ...
El resultat pot ser fantàstic
www.upc.edu
… recordar que la implantació d’un Pla de Millora es una combinació de: Tècnica + Art
Per acabar ...