Taller 1 DAFO i Pla de Millora - gpaq.upc.edu 1_DAFO i Pla de Millora.pdf · Elaborar un Pla de...

51
Elaborar un Pla de Millora a partir de la tècnica DAFO Jordi Escolà Gabinet per a la Qualitat de la Gestió 18 de maig 2009 [email protected]

Transcript of Taller 1 DAFO i Pla de Millora - gpaq.upc.edu 1_DAFO i Pla de Millora.pdf · Elaborar un Pla de...

Elaborar un Pla de Millora a partir de la tècnica DAFO

Jordi EscolàGabinet per a la Qualitat de la Gestió

18 de maig [email protected]

www.upc.edu

Mes que apendre noves coses, tenim que desapendre(formes de fer, de pensar, de actuar, ...)estar oberts a les noves cosesque venen ...

Hi ha persones que diuen que tenen 15 anys d’experiència ...... i en realitat el que tenen es 1 any d’experiència 15 vegades.

Mitjana de vida de les organitzacions:Privades (27) i públiques (45)

UPC – 1 de març 1971 2.016

Per començar un pla de millora ...

Tenim que ser positius1

2 Tenim que desapendre

Acceptar els canvis comoportunitats. Veure la vida amboptimisme. Densenvolupar unaactitud positiva.

www.upc.edu

Hoy puede ser un gran día …

… per començar un Pla de Millora

www.upc.edu

.... la resistència als canvis

El principal problema de les organitzacions ...

25%

10%

35 %

20%

10%

Innovadors

Adaptadors

Gregaris

Resistents

Molt resistents

www.upc.edu

Quan comencem ?

Quin és el millor moment?

El millor moment es quan es pot destinar unapart del temps i d’esforç en el projecte. Quan hi ha ganes i força. Quan es pot.

Mai … el millor moment no existeix …

El Pla de Millora …

www.upc.edu El millor moment es ...

25%

10%

35 %

20%

10%

Innovadors

Adaptadors

Gregaris

Resistents

Molt resistents

“Ara mateix !!” “Mai, no funciona …”

“L’any que ve …”“Quan aprovin …”“Quan publiquin …”

“No seria millor si primer fessim …”

“Hem de valorar lespersones i les circumstàncies …”

www.upc.edu

Per on comencem?

• Es una reflexió interna• Es una posta en comú• Es un punt de partida

Anàlisi DAFO

Model: descripció simplificada de la realitat, per comprender-la, simplificarla i modificarla

Un DAFO es un coneix-te a tu mateix organitzacional

www.upc.edu

Gestió

Idee

sPl

ante

jam

ents

+

+-

-

ExcelenciaDecepció

DESGAST !!!!

Es important tenir bons plantejamentspero també es molt important bones execucions

AdequadaDeficient

Bona

Dolenta

Excel.lència

Desastre

www.upc.edu

Oportunitats Amenaces

Punts forts Punts febles

Análisiintern

Anàlisiextern

Esdeveniments, variables i característiques de l’entorn que poden generar impacte en el funcionament

de l’organització, facilitant o incrementant la seva capacitat de

resposta

Esdeveniments, variables i característiques de l’entorn que

poden generar impacte en el funcionament de l’organització, reduint o limitant el volum actual

d’activitat o la seva competitivitat.

Variables, trets, característiques i/o situacions de l’organització que poden facilitar el seu creixement, projecció, credibilitat i desenvolupament, ja que

faciliten la seva capacitat de resposta i la seva competitivitat.

Variables, trets, característiques i/o situacions de l’organització que dificulten el seu creixement, projecció, credibilitat i desenvolupament, ja que redueixen la seva capacitat de resposta i la seva

competitivitat.

Anàlisi DAFO

www.upc.edu

Oportunitats Amenaces

Punts forts Punts feblesAnálisiintern

Anàlisiextern

MISSIÓ

QuiQue (producte/servei)A qui (clients)Com (trets corporatius)Per a què

No

mod

ifica

ble

per l

a or

gani

tzac

ióM

odifi

cabl

epe

r la

orga

nitz

ació

www.upc.edu

Oportunitats Amenaces

Punts forts Punts feblesAnálisiintern

Análisiextern

MISSIO

www.upc.edu

Model EFQM(Fundació Europea per a la Gestió de la Qualitat)

www.upc.edu

• Es important abordar ordenadament tot el procés, reconduint quan es dispersa, i profunditzant cada factor i dimensió per separat.

• Pocs factors, però ben definits• Plantejar els factors, no les solucions• Considerar cada factor com una sola cosa: si es debilitat

no pot considerar-se fortalesa (si hi ha contradicció, dividir factor)• Fomentar la participació, discutir i compartir informació

(buscar el consens, no el “cedir”)• Utilitzar un llenguatge precís• Afirmacions basades en fets i dades

Recomanacions DAFO:

www.upc.edu

• La seva facilitat d’ús• Fomenta la participació i el treball en grup• Afavoreix el contrast d’opinions• Permet definició d’estratègies i relacionar factors

Aspectes positius

Anàlisi DAFO

Un DAFO ben fet ens permet identificar àmbits prioritaris d’acció que mobilitzin l’equip

www.upc.edu

Limitacions

Mala definició de factorsMolt generalistes, poc específicsManca de informació per la definició correcta

Falta de prioritzacióFactors als que es dona molt o poc èmfasiFactors als que els hi dona la mateixa importància

Subjectivitat en la generació de factorsDesacord en els factors o en la seva ubicacióFactors que representen opinions i no fetsFactors omesos: falta de comprensió del problema

Anàlisi DAFO

www.upc.eduExercici

Anàlisi DAFOAjuntament municipi

Treball per grups

• Valoració i anàlisi dels factors• Breu comentari

www.upc.eduMetodologia

• Equip reduit i representatiu

• Per grups (2, 4 …)• Individual

Possada en comú(coordinador)

Utilitzar sempre un to positiu quan es qüestionen les idees

Establir regles del joc prèvies(p.e. afirmacions basades en xifres i dades)

Mètode participatiu pluja d’idees

RequereixConsens

Aprofitar us tecnologies (reunions virtuals)

www.upc.edu

Ofensiva

Defensiva Supervivencia

Adaptativa(reorientació)

Estratègies possibles

Potenciar fortaleses per aprofitar oportunitats

Potenciar fortaleses per minimitzar amenaces

Superar debilitats per aprofitar oportunitats

Superar debilitats per minimitzar amenaces

www.upc.edu

Oportunitats Amenaces

Puntsforts

Puntsfebles

Anàlisiintern

Anàlisiextern

MISSIO

Laestratègia

bàsica

1. Es basa i potencia les fortaleses2. Elimina o corregeix les debilitats3. Aprofita les oportunitats4. Neutralitza les amenaces

www.upc.edu

Matriu DAFO creuada

www.upc.eduMatriu de confrontació

A1 A2 A3 A4 O1 O2 03 04D1D2D3D4F1F2F3F4

Amenaces que augmenten (-) debilitatsAmenaces que disminueixen (-) fortaleses

Oportunitats que augmenten (-) o disminueixen (+) debilitatsOportunitats que augmenten (+) o disminueixen (-) fortaleses

0 = influencia nul·la- /+ = relació moderada

--/++ = relació alta

Relaciona el grau d’influència del entorn (A/O) sobre els factors interns (D/F)

www.upc.eduMatriu de confrontació

www.upc.edu

El més difícil ... possar-se d’acord

Estratègiageneralista

Estratègiadetallada

Afavoreix el consensPrecisarà un desenvolupa-ment posterior

Dificulta el consensMajor definició del Pla

www.upc.edu

Perquè es important que en el procèsd’anàlisi sigui el més participatiu possible ?

Es un factor clau d’éxit la comunicació del resultat de la reflexió estratègica a tot el personal de la unitat, per tal involucrar-los al màxim en la planificació i execució del Pla de Millora.S’ha de preveure com i quan es comunicarà. Això requereix un dedicacióimportant, que convé no deixar en un segon terme.

Els resultats han de ser comunicats

Anàlisi DAFO

www.upc.edu

“Els homes només recolzen allò que hanajudat a crear”

Nicolás Maquiavelo (1469-1527)

Es important que aquest anàlisi es faci de manera participativa incorporant de manera representativa una pluralitat de punts de vista.

Aquesta participació farà que l’anàlisi sigui el més complet possible, i permetrà que la posterior definició d’objectius es realitzi sobre las base de consens i identificació amb aquests.

www.upc.edu I ara què ?

comença la feina ...

www.upc.edu

Identificar l’àrea de millora

Constituir Grup de Treball

Detectar les causes del problema

Formular els objectius

Identificar les accions de millora

Fer una planificació

Fer el seguiment

Fases del Pla de Millora

1

2

3

4

5

6

7

www.upc.edu

Potser el mateix que harealitzat el DAFO o no

GrupDAFO

GrupPla Millora

Director, sots Dtor, Cap d’Administració opersones en qui deleguin

Responsablede projecte

Facilitador

Membres equip

Secretari, professor, tècnic extern o intern.Vetlla per la correcta aplicació de la metodologia.

Voluntaris i implicats en la milloraAmb representació de sub-unitats. Clients procés

Constituir Grup de Treball1

L’adequada selecció de participats en un factor clau d’éxit

Patrocinador Director o màxim responsable del procés, unitato organització. Està informat i recolça l’activitati decisions del Grup de Millora.

Posibles figures:

www.upc.edu

La clau resideix en l’encertada identificació de l’àrea de millora: l’oportunitat i l’equip son elements clau.

Definir bé el problema de forma cooperativa es el primer pas per aconseguir aprendre d’aquest i convertir-lo en una oportunitat per a la unitat.

El conjunt de fortaleses i debilitats detectades durant el procés d’anàlisi, serà el punt de partida per la deteccióde les àrees de millora.

Identificar l’àrea de millora2

ACOTAR, definir bé l’abastdel treball (general o específic)

www.upc.edu

La solució d’un problema (la superació d’una àrea de millora), comença quan es coneix la causa que l’origina.

Existeixen moltes eines metodològiques per la seva identificació(diagrama d’espina (causa-efecte), diagrama de Pareto, diagramació de processos, brainstorming, ...)

La utilització d’alguna eina metodològica permet eliminar la subjectivitat o les idees preconcebudes, ajuden a analitzar amb major profunditat el problema i preparen el camí a l’hora de definir les accions de millora.

Detectar les causes del problema3

www.upc.eduDiagramació de processos

És una representació gràfica d’un procés enla qual es visualitza quins són les unitats opersones que intervenen, quines tasques realitzen cadascú i quin és el flux de treball i els documentsque es generen entre les unitats

Ajuda a tenir una visió global i única del procésper part dels integrants del grupDesprés ens facilitarà l’aportació d’idees de milloraen una part concreta o en la globalitat del procés

• ES DESCRIU LA REALITAT (NO L’IDEAL)• PARLAR AMB TOTES LES PERSONES QUE INTERVENEN EN EL PROCÉS• ES VALIDA EL DIAGRAMA EXPOSANT-LO A LES PERSONES IMPLICADES

Entregar instànciaa Concursos

7

SÍNO

S' adjunta fotocòpia?5

Fi registre1

Recepció9Instància

Arxiu8

Fotocòpia

Fer fotocòpia dela instància

6

Segellar la instància4

Instància

Assignar númerod' ordre a la instància

3

Entregar instància2

Inici1

Secció ConcursosConcursant Registre General

Ens ajuda a unificar diferentsvisions i a compendre el procés

www.upc.edu

El professor KAOURU ISHIKAWA (creador dels primers grups de qualitat) va desenvolupar aquesta tècnicaÉs una tècnica de representació gràfica d’un problema i de les seves causes

Tipus de causes:

Persones (p.e: baixa aptitud, poca formació, desmotivació, etc.)Mètodes (p.e: exemple: procediment incorrecte, manca de definició del procediment, etc.)Materials (p.e: impresos inadequats, fulls borrosos, etc.)Equipament (p.e: ordinadors lents, manca de mitjans, etc.)Entorn (p.e: soroll excessiu, massa dispersió, etc.)

Sobres que es trenquen fàcilment inadequats

Falten criterisde classificació

Personal desmotivat

Falta d’espai físic per classificar

Base de dadesd’adreces no consultable

Falta de coneixement dels horaris

PERSONES

El correu no arriba al seu destí

EQUIPAMENT

MATERIAL

MÈTODESENTORN

Poc respecte a les normes

Diagrama d’Ishikawa o d’espina de peix

www.upc.edu

És un instrument per determinar prioritatsPodem tenir més resultats amb menys esforçossi ens centrem en el 20% de les causes

ZONA A: POQUES CAUSES PERÒ QUE GENEREN LA MAJOR PART DELS PROBLEMES

ZONA A ZONA BC

% CAUSES

% ERRORS

20 %

80 %

És una llei empírica que diu que normalment el 20% de les causes genera el 80% dels efectes

Llei ABC o de Pareto

www.upc.edu

Un problema ben plantejat es un problema mig resolt

Una part important de problemes no es resolen perquè estan mal plantejats

Detectar les causes del problema

Definir correctament el problema(un problema es defineix per un efecte

i no pas per una causa)

Conèixer el problemaper solucionar-lo

Problema Solució

canvis Actitud per solucionar problemes

Mai s’acaben

www.upc.edu

Un cop s’han identificat les principals àrees de millora i es coneixen les causes del problema, s’han de formular els objectius i fixar el període de temps per a la seva consecució.

Al redactar-los es te que tenir en compte que han d’expressar de manera inequívoca el resultat que es pretén aconseguir: ser concrets i redactats amb claredat.

Formular els objectius4

Específics (concrets) Mesurables (es puguin quantificar) Motivadors (ambiciosos però aconseguibles) Coherents (amb els objectius generals) Flexibles (que es puguin adaptar a contingències

no previstes, sense apartar-se de l’enfoc inicial) Negociats (acceptats, no imposats)

Adequats . Que mesurin realment la variable que volem observar: que serveixi per a la millora

Simples (fàcils de calcular)

Sensibles (capaços de detectar irregularitats)

Periòdics (referents a un període de temps o volum d’activitat)

Objectius Indicadors

Pocs, però ben definits

www.upc.edu

Un cop formulats els objectius que pretenem aconseguir, seleccionarem les possibles alternatives de millora, per després, prioritzar les més adequades.

Es poden utilitzar tècniques que faciliten la selecció de les accions de millora (tempesta d’idees, grup nominal, benchmarking ...).

Es tracta de disposar d’un llista de les principals actuacions que hauran de realitzar-se per acomplir els objectius

Identificar les accions de millora5

Benchmarking Consisteix a comparar els propis processos/activitats amb els d’altres unitats o organitzacions que ja han abordat aquests problemes (que van més avançades o són reconegudes com les que ho fan millor ). Pot ser intern o extern.

Idea bàsica no cal inventar el que ja s’ha inventat

www.upc.edu

Es disposa d’unes accions de millora, però sense establir un ordre de prioritat.

No obstant, algunes restriccions inherents a les accions escollides poden condicionar la seva posada en marxa, aconsellar la seva postergació, o exclusiódel pla de millora. Es per tant, imprescindible conèixer el conjunt de restriccions que condicionen la seva viabilitat.

Establir el millor ordre de prioritat no estan senzill como proposar, en primer lloc, la realització d’aquelles accions associades als factors més urgents, sinó que es tenen que tenir en compte altres criteris en la decisió:

Fer una planificació (seleccionar accions)6

1. Nivell de dificultat2. Termini de la implantació3. Impacte en l’organització

www.upc.edu

1. Dificultat de la implantacióEs prioritzarà de menor a major grau de dificultat.

1 Molta2 Bastant3 Poca4 Gens

3. Impacte en l’organitzacióMesurat pel grau de millora aconseguit. Un canvi radical té un impacte > que petits canvis continus)(p.e. Si afecta a varies titulacions, l’impacte serà >)

1 Cap2 Poc3 Bastant4 Molt

2. Termini de la implantacióEs prioritzarà les accions més directes

1 Llarg2 Mitjà3 Curt4 Immediat

Priorització de les accions

www.upc.eduGraella de priorització d’accions

Es realitzarà el sumatori de cada factor que serviràd’orientació per identificar les prioritàries, entenenaquestes com les que tenen una puntuació més gran

Ordenar segonspuntuació+ fàcils + immediates >impacte

4 124 4 1

www.upc.eduGraella de priorització d’accions 2

En termes d’importància i urgència

www.upc.edu

Un cop escollides per ordre de prioritat, comencem a construir el Pla de Millora incorporant els elements que permetran realitzar el seguiment detallat del Pla per garantir la seva eficàcia i eficiència.

Es realitzarà mitjançant una taula, que implicarà a tot el personal de la unitat, i segurament a d’altres unitats i òrgans de la Universitat.

Aquesta implicació de diferents actors en el Pla de Millora, obligarà a realitzar una negociació entre les parts implicades, amb la finalitat d’arribar a un acord.

També caldrà definir els recursos humans, financers, materials, tecnològics i informàtics per portar a terme les activitats necessàries.

Implementar i fer el seguiment7

www.upc.edu

Graella de planificació del Pla de Millora

Elements materialso de col.laboració

Responsableoperatiu

Cap de projecte,Cap de la unitat o Persona en qui delegui

Imprescindible !!

Reflectir el compromís

En el seu cas(negociació,Previsió, …)

Ens permetràtenir visióràpida i fer ajustos

www.upc.edu

Situació actual

Situació dessitjada

Pla de Millora

www.upc.eduExercici teòric-pràctic

2 equips de treball CentreDepartament

1.- Redactar missió2.- Fer DAFO3.- Identificar àrea de millora4.- Detectar causes dels problemes5.- Formular objectius6.- Identificar accions de millora7.- Seleccionar accions de millora

www.upc.eduReflexió sobre el treball

1.- Que ha anat bé ?

2.- Problemes o dificultats del grup

3.- Conclusions (aprenentatge grupal)

www.upc.eduEl cercle de la millora continua

www.upc.edu

No tenim mes remei que ser optimistes(tenir fe en els demés),

i acceptar no que tot surt com un sempre vol.

Ni els teus èxits depenen només del teu mèritNi tampoc els fracassos depenen només de tu.

Formem part d’una gran Institució, amb una culturaorganitzativa ... que té moltes subcultures ...

Conclusions

www.upc.edu

•Tots som diferents (saber valorar les diferències)• Hauríem de reflexionar que aportem al grup (unitat, organització, Universitat)• Col.laborar i competir (sanament)

Video Yanni

La UPC es com un gran Orquestra, en la que cada unitat toca part de la partitura ...

Conclusions

www.upc.edu

• Cadascú en la seva individualitat• Aporta el que millor sap fer• Totes les aportacions son importants,

encara que alguns destaquen més que d’altres• Tots estem en el mateix projecte

Construir una organització on ...

El resultat pot ser fantàstic

www.upc.edu

… recordar que la implantació d’un Pla de Millora es una combinació de: Tècnica + Art

Per acabar ...

www.upc.edu

Moltes gràcies !!!

[email protected]