TALLERCONTROL DE GESTION Y RESULTADOS

CUESTIONARIO:

1. ¿Mencione cada una de las leyes que hacen parte del marco normativo de control de gestión y resultados con sus artículos y literales?

Constitución política : art. 343 y 344 ( diseño y organización de los sistemas de evaluación, gestión y resultados)

Ley 42 de 1993 : Organización del Sistema del Control Fiscal y Financiero : Art. 8 (eficiencia, economía, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales, asignación de recurso, impacto por el uso o el deterioro de los recursos naturales y evaluación de protección)

Ley 87 de 1993: : NORMAS PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO: Art. 4

( literal a, c y j) y Art. 8.

LEY 60 de 1993: Distribución de Competencias y Recursos

LEY 152 DE 1994: Ley Orgánica del Plan de Desarrollo: ( Art.29 y 42 )

Ley 190 de 1995: estatuto anticorrupción (Art. 48 ) Decreto 360, 115 de 1995 y 111 de 1996: estatuto orgánico del presupuesto. Directiva presidencial 04 de 1995: numeral f.

2. ¿Comente los objetivos que persigue el control de gestión y de resultados?

cuantificar y medir la gestión y los resultados.

contar con criterios para evaluar la gestión y los resultados.

calidad de vida de la comunidad.

3. ¿Cual es el ambito de la aplicación y control de resultados?

R/ Aplica a toda entidad pública y/o privada, para lo que es necesario

conocer los productos y procesos de cada entidad.

4. ¿En que consiste la teoría general de sistema?

R/ Esta teoría permite la explicación de los fenómenos que suceden en la realidad

mediante el análisis de sus totalidades e interacciones internas y externas. Este

enfoque de sistemas integra las partes hasta alcanzar una totalidad lógica.

5.¿Enumere y explique los métodos de la teoría general de sistema?

R/ Existen dos métodos para el estudio general de sistemas la teoría general de

sistemas:

El primer método, se logra mediante la observación del universo

empírico donde se manifiesta el fenómeno de interés, seleccionando

variables multidisciplinarias.

El segundo método se logra mediante la jerarquización de campos

empíricos, para desarrollar un nivel de abstracción apropiado a cada

uno de ellos.

6. ¿Mencione los elementos que componen un sistema?

Entrada.

Proceso.

Salida.

Retroalimentación.

7. ¿Describa las características de los sistemas?

Autoorganizarse: Mantener una estructura permanente y modificarla de

acuerdo a las exigencias del medio.

Autocontrolarse: Mantener sus principales variables dentro de ciertos límites de

normalidad.

Autonomía: poseer un suficiente nivel de libertad determinado por sus recursos

para mantener sus variables dentro de sus límites de normalidad.

8.¿Cuáles son los subsistemas del enfoque organizacional?

SUBSISTEMA DE DIRECCIÓN

Tiene como propósito gerenciar el sistema.

SUBSISTEMA DE SERVUCCIÓN

Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida.

SUBSISTEMA DE APOYO

Apoyar logísticamente los demás subsistemas.

SUBSISTEMA DE REGULACIÓN Y CONTROL

Guardar el equilibrio a nivel interno y externo.

9. ¿Qué objetivo persigue la teoría de procesos?

Busca estimular el cambio en la eficiencia y efectividad de todos los procesos de la

organización. Es un enfoque orientado a la prevención evitando la ocurrencia de

errores, busca la integración de los recursos.

10. ¿Enumere cada uno de los conjuntos de elementos que hacen parte del

proceso?

Proveedor.

Insumos o elementos de entrada.

Actividades, procedimientos y tareas

Logros o resultados,

Clientes o usuarios.

11. ¿Cuáles son las características de los procesos?

a. Dinámico.

b. Flexible.

c. Continuo.

d. Ágil.

e. Interdependiente.

12. ¿Explique las clases de valores agregados?

valor agregado básico. pertenecen a la esencia misma del producto y le agrega

costo.

valor agregado tecnológico: desarrolla el producto.

valor agregado de servicio: facilita la adopción del servicio.

13. ¿Enumere las áreas de mejoramiento de la utilidad en el concepto de la

cadena de valores?

a. vínculos con proveedores.

b. Vínculos con los clientes.

c. Vínculos de procesos.

d. Vínculos de las unidades de negocio.

14.¿Mencione los elementos que componen la cadena de valor?

Logística interna: generación de bienes y/o servicios.

Logística operacional: producto

Logística externa: entorno.

Logística de mercadotecnia y venta.

Logística de servicio.

15. ¿defina el significado de control?

Es una herramienta gerencial que busca ante todo evaluar los resultados

gestión, a fin de determinar si los objetivos se han alcanzado.está herramienta

esta ligada con las demás funciones del proceso administrativo, a fin de

evaluar y mejorar las actividades para cumplir en forma efectiva los objetivos y

metas.

Este proceso sirve para mantener y garantizar los hechos de acuerdo con lo planeado,

( proceso en equilibrio).

16. ¿enuncie cuales son las funciones, principios y características de control?

FUNCIONES:

a. formulación de normas o estándares de comportamiento.

b. comprobación periódica y objetiva de resultados.

c. comprobación de normas y estándares.

d. toma de dediciones cuando los resultados no satisfacen las metas.

e. aplicación de medidas correctivas para recuperar el curso normal del proceso.

PRINCIPIOS:

a. responsabilidad.

b. Toma de medidas correctivas.

c. Búsqueda de la eficiencia y la eficacia

CARACTERISTICAS:

a. debe ser planeado

b. la frecuencia debe permitir identificar las desviaciones a

tiempo

c. esta basado en datos reales

d. debe ser económico

e. no debe ser realizado por la misma persona que ejecuta la

acción

f. debe ser comprensible, realizable y flexible al cambio

17. ¿Enumere las clases de control?

1. de acuerdo con quien lo realiza

Externo

Interno

2. de acuerdo con su naturaleza

Financiero: comprende todo lo relacionado con la protección, los activos y la

confiabilidad de los registros financieros.

Administrativos: abarca las operaciones, directrices y políticas de una empresa

Gestión: examen de la eficiencia, la eficacia en la administración de los

recursos.

3. de acuerdo con el momento que se realice:

Simultaneo

Sucesivo o posterior

4. de acuerdo con la frecuencia:

Continuo

Descontinuó

18. ¿Cuáles son las etapas del proceso de control?

a. formulación de objetivos (lo que se desea lograr)

b. medición de resultados (evaluar efectividad)

c. comparación de rendimiento real con con los objetivos propuestos (identificando las

diferencias o variaciones)

d. análisis de las causas de las diferencias: ¿Por qué?

e. determinación de la acción apropiada (tomar los correctivos necesarios)

f. evaluación continua (seguimiento para determinar la efectividad)

19. ¿Nombre cada uno de los instrumentos de gestión?

a. índice

b. indicadores

c. cuadro de mandos

d. graficas

e. análisis comparativo

f. control integrado

20. ¿Explique que es una medición y cuales son las categorías de las métricas?

La medición es una herramienta que ayuda a detectar las fortalezas, debilidades y las

áreas donde se deben efectuar correctivos, de igual forma facilita la elaboración de

estrategias de rentabilidad y productividad.

Las categorías de las métricas son:

Enfoque funcional

Enfoque de proceso

21. ¿Describa la construcción, cálculo de indicadores y la forma para utilizar

estos indicadores?

Para la construcción y cálculo de los indicadores se requieren:

a. recopilar la información

b. identificar las actividades claves y variables que se encuentran en los procesos

y programas.

c. Desglosar las variables

d. Diseñar los indicadores necesarios

e. Priorizar y seleccionar los indicadores

f. Calcular los indicadores

g. Comparar los indicadores

Forma para utilizar los indicadores:

a. Cantidades: cantidades programadas frente a cantidades obtenidas

b. Oportunidad: coeficiente entre el tiempo programado y el realizado

c. Calidad: satisfaciendo el cliente

d. Ingresos propios: ingresos netos de producción

e. Egresos

22. ¿Enumera como pueden ser los indicadores, clases de indicadores y tipos de

indicadores?

Los indicadores pueden ser:

a. simples

b. complejos

Clases de indicadores:

a. eficiencia

b. eficacia

c. efectividad

d. economía

e. equidad

f. ecología

Tipos de indicadores:

1. pueden ser en según el uso:

a. cifras absolutas

b. porcentaje

c. tasas

d. medidas estadísticas

2. según la fuente:

a. comparación de lo ejecutado contra lo programado de un mismo periodo

b. comparación del comportamiento observado contra el comportamiento esperado.

c. comparación de lo programado y ejecutado de un periodo actual contra periodos

anteriores.

d. comparación contra otras entidades o áreas del mismo sector.

e. comparación con estándares establecidos.

23. ¿Describa el concepto del indicador eficiencia?

Es la optimización de los recursos empleados para la producción de bienes y/o la

prestación de servicios. Dada por la relación entre las unidades producidas por unidad

del recurso utilizado, con respecto al número esperado de unidades producidas por

unidad. Es una medida de desempeño o de los logros que el proceso o sistema

obtiene generalmente se expresa como un índice o proporción. La interpretación de

los indicadores de eficiencia conduce a concluir que se obtendrán resultados sobre

eficiencia mayores o menores que cien.

La eficiencia esta relacionada con:

Producir mas con lo mismo

Productividad

Capacidad instalada alta.

La evaluación de la eficiencia comprende la medición de los siguientes recursos:

a. Materiales.

b. Maquinaria.

c. Mano de obra.

d. Métodos.

e. Monetarios.

f. Medios logísticos.

24. ¿Describa cada uno de los indicadores que se utilizan para conocer la

eficiencia en una unidad determinada?

Producto obtenido periodo actual Costos por recursos utilizados periodo actual

Producto obtenido periodo anterior Costos por recursos utilizados periodo anterior

Producto programado Costos por recursos utilizados programados

Producto obtenido por la Entidad evaluada Costos por recursos utilizados por la Entidad evaluada

Producto obtenido por la Competencia Costos por recursos utilizados por la Competencia

Número de productos obtenido Capacidad instalada para obtener los productos

25. ¿Describa que es rentabilidad pública, productividad e índice de

productividad?

Rentabilidad publica: Es la Valoración de los costos y beneficios de la entidad y

establece los efectos dinámicos de las actuaciones del administradoras rentabilidad

pública mide la relación entre el excedente público y los activos fijos operativos

revaluados.

Rentabilidad pública Excedente Publico x 100

Activos Fijos Operativos Revaluados

Productividad: Es la razón entre el producto o servicio y los recursos o factores,

es el primer paso para realizar un diagnostico sobre la utilización eficiente de los

recursos productivos.

Los factores más importantes en la productividad son:

. recurso humano.

maquinaria y equipo.

materia prima.

organización del trabajo.

calidad.

eficiencia.

diseño optimo.

capacidad.

. cooperación.

capacidad continúa.

Índice de productividad: Mide la eficiencia de la empresa apartar de

indicadores que relaciona el volumen de producción frente al volumen de los

insumos requeridos.

Índice de Productividad: Índice del producto

Índice del insumo laboral

26¿Explique el procedimiento para obtener el índice de productividad?

Se identifica y se mide cada producto.

Se determina el volumen de producción anual de cada uno de los productos en los

últimos 5 años.

Se especifica el precio de cada producto para los diferentes años y con base en el

volumen de la producción se calcula el valor monetario de cada uno

Se transforman los valores monetarios corrientes de los productos en valores

constantes para eliminar el efecto del aumento del precio por inflación.

27¿Mencione los diferentes niveles de agregación sobre los que se puede

llevar a cabo los niveles de productividad?

a. macroeconómico: evaluar costos y diseñar programas de producción.

b. macroeconómico: elaborar políticas de desarrollo.

28¿Describa los indicadores que miden la productividad?

La productividad se puede medir:

Productividad total en un período = producto total

Insumos totales

Productividad parcial = producto total

Insumo parcial

29¿Explique: excedente de productividad global y metodología del surplus?.

EXCEDENTE DE PRODUCTIVIDAD GLOBAL: Instrumento de gestión que

proporciona elementos para la toma de decisiones sobre el crecimiento económico y

su distribución. Permite valorar los costos y beneficios que aporta la empresa a la

sociedad.

METODOLOGIA DEL SURPLUS: diferencia entre la valoración de volumen de

productos y de factores.

30¿Enumere cada una de las métricas de eficiencia?

1. Retorno de la Inversión Utilidad

Inversión

2. Productividad en Ventas Ventas Costo Mano de obra

3. Rentabilidad Privada Utilidad Neta Total Activos

4. Margen de Utilidad Operacional

5. Margen Bruto de Utilidades

31¿Defina que es eficacia, los objetivos para determinar la eficacia y que se

requiere para la medición de la eficacia?.

Busca que los resultados obtenidos por la entidad en términos de cantidad y calidad

de la producción de bienes y/o la prestación de servicios, se logren de manera

oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas. (Cumplimiento de las metas,

programas, subprogramas y proyecto)

Objetivos:

Identificar los recursos utilizados y los resultados obtenidos y compararlos

contra los recursos y resultados planeados o programados

Determinar y evaluar el grado de cumplimiento de la misión institucional, los

objetivos, metas, programas, subprogramas, proyectos y acciones establecidos

en el plan operacional de desarrollo o de Acción

Evaluar la oportunidad, calidad y cantidad de los resultados alcanzados por las

entidades públicas y determinar que éstos guarden relación con sus objetivos y

metas.

La medición de la eficacia requiere:

Examinar las disposiciones legales, fiscales y administrativas vigentes,

relacionadas con los objetivos de la Entidad.

Disponer del Plan de Desarrollo de la Entidad, con sus programas,

subprogramas, proyectos y subproyectos.

Conocer la asignación de los recursos, (humanos, financieros, técnicos y

físicos) a los programas, subprogramas y proyectos.

Examinar la ejecución de los recursos financieros propios y de los gastos frente

al presupuesto inicial.

Identificar y cuantificar los beneficios monetarios, económicos y sociales.

Establecer las metas en términos de la producción de bienes y/o la prestación

servicios, su calidad, fechas de realización (cronogramas), porcentajes de

cobertura y los beneficiarios con sus características socioeconómicas.

Identificar los atributos del producto, a través de análisis de quejas o

realización de encuestas.

32¿enumere cada una de las variables de la eficacia?

1.Pertinencia.

2.Calidad

3.oportunidad.

4.Precio.

5.Confiabilidad.

6.Comodidad.

7.Comunicación.

33¿mencione y explique los atributos de los resultados de un proceso?

•Calidad. Cumplimiento del producto, de los requisitos exigidos por el cliente

(pertinencia - características físicas, empaque, diseño), se mide por el número de

aceptaciones o rechazos.

•Cumplimiento (oportunidad). En el tiempo de la entrega del producto, se cuantifica

por el número de veces que se cumple o por el número de horas o días de desfase.

•Costo. Relación beneficio/costo, es el valor percibido por el cliente y el valor real del

producto,

•Confiabilidad (Garantía). Es la garantía de que el producto si funcione.

•Comodidad. Facilidad que tiene el cliente para acceder al producto y servicios de la

empresa.

•Comunicación. Atención y amabilidad que se le preste al cliente, con atención

personalizada.

34¿Explique que es efefectividad y describa sus indicadores?

es el resultado de eficacia y eficiencia. Para medir el impacto de la gestión.

INDICADORES DE EFECTIVIDAD.

MEDIDA INDICADOR DEFINICIÓN

RendimientoUnidades producidas

Unidades programadas

Desempeño de los recursos o de todo el sistema en conjunto dentro de un proceso, con respecto a una producción esperada o programada.

CrecimientoUnidades producidas en el período

Unidades producidas período anteriorCon respecto a un período anterior.

CompetitividadUnidades producidas

Uds.producidas por la mejor competencia

Desempeño de los recursos o de todo el sistema en conjunto dentro de un proceso, con respecto a una producción esperada por la mejor real competencia.

ProductividadUnidades producidas

Capacidad instalada (Deber ser)

Desempeño de los recursos o de todo el sistema en conjunto dentro de un proceso, con respecto a una capacidad instalada de los mismos.

ParticipaciónUnidades producidas

Uds. Producidas por todo el sector

Grado de participación que tiene nuestra empresa en un mercado definido.

AdaptaciónUnidades producidas

Unidades solicitadas (deseadas)

Capacidad que tiene la empresa para adaptarse a las exigencias de los clientes. Capacidad de respuesta

CoberturaUnidades producidas

Total de unidades necesarias

Grado de cobertura que tiene nuestra empresa a las necesidades de la población que tiene por su producto.

35¿Que es economía, como se evalúa y que metologia se usa para medir la

economía?

Es la asignación de los recursos requeridos por las entidade4s públicas para la

producción de bienes y la prestación de servicios.

Para evaluar la economía se requiere:

• valor de las propuestas de los proponentes.

•Valor del mercado.

•Valor histórico.

•Valor adjudicado.

METODOLOGIA PARA MEDIR LA ECONOMIA:

a. por la asignación de recursos:

- Por los incrementos anuales de un año a otro

- Por el presupuesto cursos gastados x 100Resultados obtenidos

Recursos gastados x 100Actividades realizadas

b. Por los Resultados

Resultados obtenidos x 100Nro. de actividades realizadas

36¿Explique que es equidad, cuales son las métricas y metodologías para medir

la equidad?

Estudio de las actuaciones de la administración, tendiente a identificar los receptores

de su acción económica, para determinar la forma en que se distribuyen los costos y

beneficios de dicha acción entre los distintos sectores sociales y económicos.

Métricas de equidad

- Inversión en capacitación

- Renovación profesional del talento humano

- Beneficios extralegales desarrollo educativo

Metodología para medir la equidad

- Valor Agregado

- Excedente Público

- Análisis Costo/Beneficios

- Excedente de Productividad Total

- Resultado de la Operación frente al usuario

- Programas de vivienda y promoción social

- Contribución al desarrollo educativo.

37¿Defina que es evaluación de resultado y cuales son sus características?

Es un proceso de aprendizaje que forma parte integral de la gestión y que permite

retroalimentar la planeación y las acciones con base en la medición y análisis de

los resultados que se derivan de los objetivos establecidos en los planes.

CARACTERÍSTICAS DE LA EVALUACIÓN

Técnica: Que tenga los instrumentos y procedimientos adecuados, los

generalmente aceptados para ello.

Objetiva: Que dependa del objeto y no del sujeto, se miden los principios.

Independiente: No depende de los resultados.

38¿Porque es importante la información que se genera en proceso de

evaluación?

Porque permite:

Concertar, asumir y medir responsabilidades de acción y compromisos frente al

cumplimiento de los objetivos y metas de los planes.

Medir la eficiencia, eficacia, efectividad, calidad e impacto de los proyectos,

programas y políticas.

Ajustar proyectos, programas y políticas en ejecución para aumentar la

probabilidad de éxito en el logro de los resultados.

Orientar el diseño y ejecución de futuros proyectos, programas y políticas.

Tomar decisiones sobre asignación de recursos.

39¿Cuales son las preguntas que se deben hacer al ejecutar el proceso de

medición?

¿Qué es lo que se va a medir?

¿Quién realizará la medición?

¿Qué mecanismo de medición se va a utilizar?

¿Qué tolerancias de desviación podrán determinarse?

¿Quién tiene interés en los resultados de la medición?

¿Qué se hará con los resultados?

40¿Mencione y explique cada una de las normas de rendimiento?

Especificadas en contratos, convenios y reglamentos: es poco probable encontrar

normas de rendimiento cuantificables en la base legal.

Definidas en planes y programas: es frecuente encontrarlas en programas y sobre

todo en definición de metas y objetivos.

Desarrolladas con base en estadísticas históricas: los rendimientos históricos en

términos monetarios en volumen de productos o en otras medidas pueden ser

apropiados como norma para comparar el rendimiento actual,

Comparativas de sectores, empresas o áreas similares: las normas de rendimiento

pueden ser obtenidas con base en el uso de estadísticas o por procesos que tienen

aceptación por algún sector y se han convertido en normas de común uso.

41¿Seleccione 10 de los instrumentos técnicos para evaluar la gestión?

Planta de cargos.

Normas vigentes.

Plan general de desarrollo.

Estados financieros.

Indicadores de gestión.

Portafolio de inversiones.

Diagnostico estratégico de la entidad.

Infamación sobre departamentos y municipios.

Datos estadísticos sobre la población.

Sistema de selección de beneficiarios para programas sociales ( SISBEN)

42¿Mencione todos los procesos que hacen posible la producción de bienes y

servicios?

Planeacion.

organización – coordinación.

Dirección.

control y evaluación.

Talento humano.

Compras y suministros.

Cuentas por pagar.

Ventas y mercadeo.

Cuentas por cobrar.

Ingresos.

Almacenes e inventarios.

Sistema de información.

Procesamiento electrónico de datos.

Inversiones.

Producción.

Presupuesto.

Bienes muebles e inmuebles.

Contratación.

HOLA PROFE, NOS TIENE A PUNTO DE ENLOQUECER.

PRECENTADO POR:

ELCY ESPITIA C

JULY MARTINEZ P.

ONISA SOTO A.