Taller Base Cero UDEM SEP 09

8/6/2019 Taller Base Cero UDEM SEP 09

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Septiembre de 2009

Taller UDEM

“Presupuesto Base Cero”



2

1. Introducción

2. Detonando la mejora con elpresupuesto base cero

3. Metodología del presupuesto base cero

4. Conclusiones y recomendaciones

ÍNDICE



3

Contexto del sistema de presupuestación y control en la UDEM:

VISIÓN Y LÍNEAS DEACCIÓN

PROGRAMAS DE ACCIÓN

INF.

INF.INF.

OPERACIÓN Y MEDICIÓN

REPORTES

Y ANÁLISIS

REVISIÓN DEL

PRESUPUESTO

INF.

1

2

3

4

PRESUPUESTO

INTRODUCCIÓN



4

Los principales objetivos de un sistema de presupuestación ycontrol son:

EN RESUMEN

Asegurar el logro de los objetivos y metasorganizacionales previamente establecidos.

Detectar de manera oportuna las causas dedesviación en el logro de dichas metas y objetivos.

Establecer e implementar las medidas preventivas ycorrectivas necesarias.

INTRODUCCIÓN



5



6

El PRESUPUESTO BASE CERO es una herramienta presupuestalmediante la cual se determinan cada año todos los programas ygastos, siempre a partir de cero.

PRESUPUESTO BASE CERO

Jerarquizar lasactividades deacuerdo a su

relevancia

Justificar lasactividadesmediante unanálisis costo

beneficio



El proceso de base cero reúne diversas técnicas de planeación ycontrol dentro de un marco sistemático:

Definición demetas yobjetivos

Análisis costobeneficio

Análisis dealternativas

Presupuesto

por rubro




La diferencia esencial entre el presupuesto tradicional y el basecero es que este último requiere que las actividades pararealizarse deben justificarse sobre la base de costo beneficio.

INCREMENTAL OTRADICIONAL

BASE CERO

• Inicia en la base existente • Inicia con el programa “en

blanco”

• Inicia con unidades monetarias • Inicia con propósitos y objetivos

• Sólo examina los costos • Permite examinar los beneficios ycostos de todas las actividades




Con la metodología del presupuesto base cero en la UDEM nosproponemos:

1. Identificar y eliminar actividades que no agregan valor para reducir loscostos y hacer más eficiente la operación.

2. Incentivar el análisis de métodos alternativos de operación para optimizarcostos y lograr los resultados deseados.




METODOLOGÍA

1. Conocer la visión ylíneas de acción de la

UDEM

2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base

cero

3. Definir lasactividades por

centro de costos ysus indicadores

4. Jerarquizar lasactividades

5. Justificar lasactividades

6. Asignar losrecursos

7. Integrar elpresupuesto anual

base cero

8. Dar seguimiento alpresupuesto base

cero

La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:



METODOLOGÍA


UDEM


cero







base cero


cero




1. Conocer la visión y líneas de acción de la UDEM.

VisiónMETODOLOGÍA

En la Universidad de Monterreytenemos una visión muy clara de loque esperamos ser en el año 2010:una de las cinco mejoresuniversidades de inspiración

católica del continente americano yla mejor de México.

La visión de la UDEM para 2010 es:

Fuente: http://www.udem.edu.mx/acerca/masacerca/mision_y_vision/256



Fuente: UDEM

Líneas de acciónMETODOLOGÍA

Las líneas de acción de la UDEM para 2010 son:

1. Aumentar ingresos.

2. Retención de alumnos.

3. Infraestructura académica.

4. Fortalecer la calidad académica y formativa.



METODOLOGÍA


UDEM


cero







base cero


cero




2. Establecer los principios y premisas del presupuesto base cero.

Principios y premisasMETODOLOGÍA

Para optimizar costos y lograr los objetivos de laUDEM en la elaboración del presupuesto 2010 se debecumplir con los siguientes principios relacionados conel presupuesto base cero.



1. Las actividades con su presupuesto de recursos deben estarorientadas al cumplimiento de metas y estrategias.

Principios

Implica:

• Definir las metas, líneas de acción y proyectos que se quieren cumplir.

• Alinear las actividades con las metas por realizar.

• Detallar los recursos que se requieren para lograr cada actividad.

METODOLOGÍA



2. Toda actividad para ser realizada debe justificarse con base enun análisis costo beneficio.

Implica:

• Justificar cada una de las actividades partiendo siempre de cero, es decir,como si fuera la primera operación de la empresa, evaluando y justificando cada rubro.

• Justificar el presupuesto completo de cada actividad, contemplando los recursos necesarios y su correlación con la meta a lograr.

METODOLOGÍA Principios



3. El presupuesto base cero es una plataforma mínima a lograr.

Implica:

• La meta se puede mejorar.

• El presupuesto base cero no es el resultado incremental del ejercicio anterior.

• El logro de metas y la optimización de recursos debe ser alcanzado.




4. Los responsables de los centros de costos serán losencargados de definir, justificar y jerarquizar las actividadescon su presupuesto de recursos.

Implica:

• Agrupar las tareas en actividades globales que permitan definir dos o tres actividades como máximo por centro de costos al mando de un responsable.

• Incrementar la participación de los diferentes niveles de la organización en el diseño de sus metas y actividades, dado el conocimiento de su área.

• Establecer una jerarquía de actividades de acuerdo a su costo-beneficio y en relación con los objetivos.




Implica:

• Si alguna actividad es necesaria, pero su costo es mayor a su beneficio se deben buscar métodos alternos de realizar dicha actividad con menores recursos.

• El proceso de presupuestar debe ser aprovechado para encontrar métodos alternos para cumplir metas y optimizar recursos.

• Aprovechar el ejercicio de presupuestación base cero como mecanismo para la reasignación de recursos hacia las actividades que agregan mayor valor.

METODOLOGÍA

5. En la asignación de presupuesto debe imperar la creación devalor de las actividades para que se les asigne recursos adichas actividades.

Principios



22

6. En el seguimiento del presupuesto se debe analizar las causasde desviaciones.

Implica:

• No buscar culpables de problemas, buscar causas para atacarlas de raíz.

• Obligar a realizar un autoanálisis periódico en forma sistemática para plantear acciones inmediatas y estructurales respecto a las variaciones encontradas.




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Para la elaboración del presupuesto 2010 en base a latécnica de base cero, se requiere cumplir con lassiguientes premisas:

PremisasMETODOLOGÍA

• El presupuesto 2010 debe alinearse al cumplimiento de la visión de la UDEM y a sus líneas de acción.

• Las actividades y recursos que componen el presupuesto 2010 deben ser justificados y no debe ser mayor al presupuesto 2009 en términos nominales.

• La optimización del gasto es prioritaria.



24

METODOLOGÍA


UDEM


cero







base cero


cero




25

3. Definir las actividades por centro de costos y sus indicadores.

Definir actividades y sus indicadoresMETODOLOGÍA

ACTIVIDAD es el grupo de tareas específicas quecontribuyen al cumplimiento de los procesos yobjetivos. Es un evento que transforma recursos e

insumos en servicios.

Permite el análisis de “PARA QUÉ se gastan los

recursos”.



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Las actividades pueden identificarse usando la siguiente técnica:

METODOLOGÍA

El responsable del centro de costos se reúne con los integrantesdel área para definir sus actividades.

Ejemplo:

• En la reunión se reflexiona en torno a:

• Las metas y objetivos del área.• Las responsabilidades del centro de costos.• Los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos, etc.

• La información se analiza para determinar las actividades del área.

Definir actividades y sus indicadores



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7. ¿Describe apropiadamente lo que hace?

4. ¿Existe un cliente específico? (interno o externo)

2. ¿Existe una transformación?

1. ¿Produce un producto o servicio?

3. ¿Agrega valor?

REGLAS

Para realizar la definición de una actividad se deben observarciertas reglas que facilitan su identificación:

5. ¿Es una cadena de tareas relacionadas?6. ¿Tiene entradas y salidas?

100%

METODOLOGÍA Definir actividades y sus indicadores



28

Algunos consejos para la definición de actividades y su nivel dedetalle son:

METODOLOGÍA

1. Utilizar frases con verbos en infinitivo que indiquen acción y elobjeto específico que recibe la acción.

Ejemplo:

• Impartir clases a alumnos de profesional.

• Coordinar graduaciones para los alumnos.

• Brindar soporte a los maestros.

Para la definición de actividades:




29

METODOLOGÍA

2. Definir actividades y no tareas de cada centro de costos (2 ó 3actividades como máximo para facilitar su administración yseguimiento).*

Ejemplo:

• Las actividades para el Departamento son tres:

• Elaborar y actualizar programas de estudio.

• Impartir clases a alumnos de profesional.

• Realizar actividades de convivencia con los maestros.

Para el nivel de detalle:


* Para lograr una definición de actividades relevantes se recomienda combinar actividades relacionadas,que usan el mismo indicador, están al mismo nivel operativo o representan un esfuerzo porcentual bajo

respecto al total.



30

El análisis de los indicadores lleva a generar

acciones y tomar medidas correctivas en casode ser necesario.

METODOLOGÍA

Para cada actividad se deben definir indicadores que faciliten laevaluación del presupuesto.




31

• La eficiencia se relaciona con la capacidad parallevar a cabo un trabajo o una tarea con elmínimo gasto de tiempo.

• Son las medidas que indican el esfuerzoinvertido en la consecución de actividades.

• Son indicadores del proceso .

INDICADORESDE EFICIENCIA

• La eficacia se relaciona con hacer efectivo un

intento o propósito.• Son las medidas que indican el acierto en laconsecución de las actividades.

• Son indicadores del resultado .

INDICADORESDE EFICACIA

METODOLOGÍA

En la UDEM utilizaremos dos tipos de indicadores para efectosdel presupuesto:




32

Caso:

• Un departamento planea gastar en una actividad $100,000, realizará 1,000 procesos deadmisión e inscribirá a 100 alumnos.

• Escenario 1: Gastó $120,000, realizó 2,000 procesos de admisión e inscribió a 10alumnos.

• Escenario 2: Gastó $90,000, realizó 700 procesos de admisión e inscribió a 120alumnos.

• ¿Cuáles son sus indicadores de eficiencia y eficacia?

Indicador de Eficiencia = Núm. de admisiones procesadas.

Indicador de Eficacia = Núm. de alumnos de nuevo ingreso.




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• Indicador de Eficiencia$ 120,000 / 2,000 procesos de admisión = $ 60 Admisión por alumno

• Indicador de Eficacia$ 120,000 / 10 alumnos = $12,000 Inscripción por alumno

ESCENARIO 1:

$ 100,000 / 1,000 proceso de admisión = $100 Admisión por alumno

$100,000 / 100 alumnos = $ 1,000 Inscripción por alumno

PRESUPUESTADO:



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• Indicador de Eficiencia$ 90,000 / 700 proceso de admisión = $ 129 Admisión por alumno

• Indicador de Eficacia$90,000 / 120 alumnos = $ 750 Inscripción por alumno

ESCENARIO 2:



35

METODOLOGÍA

Algunos consejos para la definición de indicadores son:

1. Definir un solo indicador para efectos del presupuesto quealiente a mejorar el desempeño.

• Permite que el modelo sea más eficiente.

• Requiere menor mantenimiento y recolección de los datos delindicador.

2. Seleccionar indicadores que sean fáciles de medir para facilitarsu control y seguimiento.


Í



36

1. Elaborar y actualizar

programas de estudio

Eficiencia:

Tiempo de revisiónde los programasde estudio

Eficacia:

Núm. deprogramasrevisados

2. Impartir clases a

alumnos de profesional

Eficiencia:

Núm. de clasesimpartidas

Eficacia:

Núm. de alumnos

3. Realizar actividadesde convivencia con los

maestros

Eficiencia:

Tiempo promediode invertido encada actividad

Eficacia:

Núm. de maestros

METODOLOGÍA

Ejemplo:

• El responsable de un Departamento definió los siguientes indicadores para susactividades:


Í



37

METODOLOGÍA

Captura en Formatos:

1. Ingresar al archivo “Formato para Presupuesto Base Cero UDEM2010”.

2. Ingresar a la pestaña “Definiciones” para revisar una explicación del

contenido de los campos del formato.


Í



38

METODOLOGÍA

3. Ingresar a la pestaña “Ejemplo” para revisar un ejercicio.


Í



39

METODOLOGÍA

4. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la capturade las actividades y sus indicadores.


Nombre de laactividad

Es una medida delproceso

Es una medida delresultado

Í



40

METODOLOGÍA


UDEM


cero







base cero


cero


J i i id dÍ



41

4. Jerarquizar las actividades.

Jerarquizar actividadesMETODOLOGÍA

• Los responsables de los centros de costos deben clasificar oenumerar las actividades según su orden de importancia sin repetirel número de jerarquía.

• La forma de clasificación es ordenando las actividades de mayor amenor partiendo de lo más relevante en relación a la visión y metasque se quieren lograr.

• El proceso de clasificación permite identificar las prioridades paratomar decisiones de asignación de recursos.

J i i id dMETODOLOGÍA



42

Jerarquizar actividadesMETODOLOGÍA

Ejemplo:

• El responsable de un Departamento jerarquizó sus actividades en el siguiente orden deimportancia de acuerdo a su relevancia dentro del proceso educativo:*

1. Impartir clases a alumnos de profesional.

2. Elaborar y actualizar programas de estudio.

3. Realizar actividades de convivencia con los maestros.

* Es posible tener más de tres actividades en el archivo de trabajo, sin embargo éstas se deben depurarpara entregar al Departamento de Presupuestos máximo 3 actividades por centro de costos.

METODOLOGÍA J i ti id d



43

METODOLOGÍA



2. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la captura

de la prioridad de las actividades.

Jerarquizar actividades

Ordenar la actividad de acuerdo a su importanciasiendo el “1” el de mayor prioridad

METODOLOGÍA



44

METODOLOGÍA


UDEM


cero







base cero


cero


J tifi ti id dMETODOLOGÍA



45

5. Justificar las actividades.

Justificar actividadesMETODOLOGÍA

• Consiste en explicar con argumentos fundamentados la importanciade realizar las actividades que requieran la asignación de recursos.

• La justificación de actividades se realiza mediante un análisis costobeneficio.




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Los elementos a considerar en la justificación de actividades son:

1. Propósito de la actividad.

• Señalar las metas y objetivos que se persiguen al realizar laactividad.

2. Justificación de la actividad.

• Describir la importancia de la actividad con respecto a la visióny líneas de acción de la UDEM.

3. Logros y beneficios de realizar la actividad.

• Identificar los resultados tangibles que se lograrán mediante larealización de la actividad.

METODOLOGÍA Justificar actividades



47

METODOLOGÍA

4. Alternativas de acción.

• Señalar las distintas formas de llevar a acabo la misma funciónrealizando un análisis ello, después de lo cual se selecciona lamejor y se descarta el resto.

• Señalar los niveles de esfuerzo requerido para realizar la funciónidentificando los niveles de esfuerzo que se tienen comoalternativa y los niveles de gasto necesarios para ello.

Justificar actividades




48


Algunos consejos para la justificación de actividades son:

1. Ser muy específico al puntualizar el propósito de la actividad,su importancia, sus logros y las consecuencias de norealizarla.

2. Señalar varias alternativas de acción para evitar la eliminacióntotal de alguna actividad.




49

METODOLOGÍA



2. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la captura

de datos en el área de captura de los mismos (Figura A).

La información a capturar comprende:

• Número del Departamento • Descripción del Departamento • Prioridad • Propósito • Justificación • Logros y beneficios • Alternativas • Consecuencias





50


Figura A

Número delcentro de

costos

Nombre delcentro de

costos

Metas y objetivos que sepersiguen




51

METODOLOGÍA

Importancia de laactividad respecto a lasmetas y objetivos de la

UDEM


Figura A

Resultados que selograrán

Otras formas dellevar a cabo la

actividad

Consecuencias de norealizar la actividad




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3. Al terminar de llenar el archivo “Formato para Presupuesto BaseCero UDEM 2010” favor de enviarlo vía correo electrónico a JoséDemetrio González con el siguiente asunto:

• Asunto: Presupuesto 2010

• E-mail: [email protected]

METODOLOGÍA



53

METODOLOGÍA


UDEM


cero







base cero


cero


Asignar recursosMETODOLOGÍA



54

6. Asignar los recursos.

Los RECURSOS son los gastos de lainstitución y son consumidos por lasactividades. Permite el análisis de “EN QUÉ

se gastan los recursos”.

Asignar recursosMETODOLOGÍA

METODOLOGÍA Asignar recursos



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METODOLOGÍA

Después de tener las actividades que agregan valor es necesariobuscar realizar las actividades al costo óptimo, por ejemplo:

1. Minimizar los gastos buscando alternativas más económicas o de mejorrendimiento.

2. Mejorar negociaciones con proveedores.

3. Desarrollar modelos alternos de abastecimiento de insumos.

4. Buscar reducción de gastos en los eventos.

5. Optimizar el costo de impartir clases contando con el número adecuadode alumnos por grupo.

6. Tener una actitud constructiva para compensar gastos imprevistos.

7. Mejorar la eficiencia y efectividad de promociones.

8. Optimizar el gasto en publicaciones, cursos y seminarios.

9. Maximizar el uso de la capacidad instalada.

Asignar recursos




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METODOLOGÍA

Captura en Banner:

1. Ingresar a BANNER con su cuenta (usuario – password).

2. Ingresar al “Modulo de Captura de Presupuesto” mediante la formaFZASEME.*

* Si no puede ingresar es porque no cuenta con permiso. En ese caso, el director del departamento debeenviar un correo al Depto. de Presupuestos especificando el nombre y número de AD de Banner de lapersona para brindarle acceso.

Asignar recursos




57

METODOLOGÍA

3. En la ventana aparece la forma de captura de presupuesto

(FZASEME), en la cual se capturan los siguientes datos:*

• Chart: Empresa 2 (UDEM)• Fiscal year: Año 10• Organization: Número del centro de costos

Ejemplo: 24403 Presupuestos• Fund: 10P (Presupuesto de Operación)• Prog: Programa que tiene asignado el centro

Ejemplo: DOC, FOR, OPE, etc.

* Es necesario que los datos se capturen correctamente porque ahí se vaciará el presupuesto del centrode costos.

Área de captura dedatos generales de los

centros de costos

ACTIVIDAD

Asignar recursos




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METODOLOGÍA

4. Después de teclear los datos del centro de costos se debe hacer un“Click” en NEXT BLOCK o teclear al mismo tiempo “Control + AvPag” para avanzar al área de captura de datos e ingresar lascuentas.*

Next Block

ACTIVIDAD

* Para avanzar de casillas en el mismo renglón dar “Enter” o “Click” al seleccionar la casilla.

Para ir a casillas en un renglón superior o inferior usar las teclas de flechas o “Click” al seleccionar la casilla.

Área de capturade datos

Área de capturade cuentas degastos

Asignar recursos




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Indicaciones para capturar en el “Área de Datos”:*

1. Capturar en #ACC el número de cuenta.Ejemplo: 520302.

2. Presionar “Enter” para desplegar el nombre de la cuenta en lacasilla siguiente.Ejemplo: Papelería.

3. En la casilla de ACTIVIDAD dar “Click” para seleccionar laactividad correspondiente del listado que aparecerá.

4. Con “Enter” se avanza las casillas de meses (JAN A DEC), en lascuales se asigna el presupuesto para cada actividad.

* Para avanzar de casillas en el mismo renglón dar “Enter” o “Click” al seleccionar la casilla.

Para ir a casillas en un renglón superior o inferior usar las teclas de flechas o “Click” al seleccionar la

casilla.




60


5. Si se requiere borrar un registro se selecciona el registro y se da“Click” en RECORD REMOVE.

Seleccione elregistro a borrar

ACTIVIDAD




61

METODOLOGÍA g

6. Al terminar la captura del presupuesto se guarda dando “Click” enel ícono SAVE como se muestra en la siguiente figura.*

Al grabar la información aparecerá en la parte inferior el mensajede cambios guardados.

Save

* Se recomienda guardar los datos capturados con frecuencia y revisar los mensajes que aparecen en la parteinferior, con la finalidad de no perder información.

Área de mensajes

ACTIVIDAD




62

METODOLOGÍA g

Indicaciones para obtener un reporte impreso del presupuesto:

1. Dar “Click” en el botón REPORTE (Figura B) y aparecerá el reporteen formato previo (Figura C).

Impresiónreporte de

presupuesto

Figura B

ACTIVIDAD




63

O O OG g

2. Para imprimir de debe dar “Click” en el botón de impresión.

Imprimir reportede presupuesto

Figura C

METODOLOGÍA



64


UDEM


cero







base cero


cero


Integrar presupuesto anualMETODOLOGÍA



65

7. Integrar el presupuesto anual base cero.

g p p

• Integrar el presupuesto final requiere:

• Tomar las actividades aprobadas de cada uno de los centros deresponsabilidad.

• Clasificar las actividades de acuerdo con las unidadespresupuestarias correspondientes.

• Al sumar los costos especificados en cada centro de costos, seobtiene un presupuesto total.




66

La elaboración del presupuesto anual de la UDEM implica:

Elaborar unpresupuestodefinitivo por

centro de costos

Integrar alpresupuesto anual

que incluye lasactividades




67

Presupuesto de Rectoría

Presupuesto de Vicerrectoríade Desarrollo

Presupuesto de Vicerrectoríade Educación Superior

Presupuesto de Vicerrectoría

Educ. Media Sup. y Form. Int.

Presupuesto de VicerrectoríaAdmnistrativa

PresupuestoUDEM

METODOLOGÍA



68


UDEM


cero







base cero


cero


Dar seguimientoMETODOLOGÍA



69

8. Dar seguimiento al presupuesto base cero.

• En esta última fase se controla que cada unidad de decisión cumplacon sus actividades programadas para tomar las accionescorrectivas necesarias.

• Lo que no se mide no se mejora.

• Detectar las causas de las variaciones de raíz.

• El responsable de cada área debe monitorear sus variaciones yaporta soluciones acertadas.

Dar seguimientoMETODOLOGÍA



70

1. Datos generales como centro de costos, fondo, programa, año fiscal,fecha, entre otros.

2. Datos reales y presupuestados del periodo analizado.

3. Datos de los fondos disponibles.

El monitoreo se realiza mediante reportes comparativos para lasáreas clave de la UDEM. Los reportes incluyen:

METODOLOGÍA Dar seguimiento



71

Seguimiento en Banner:

Indicaciones para dar seguimiento al presupuesto:

1. Ingresar a BANNER con su cuenta.

2. Ingresar al “Modulo de Captura de Presupuesto” con la formaFZASEME.

3. Ingresar los datos generales en la forma FZASEME.

El reporte FZAPRED de Banner muestra información delgasto real vs. el gasto presupuestado.




72

Reporte estadode cuenta del

centro de costos

4. Dar “Click” en el botón FZAPRED.

ACTIVIDAD




73

5. Aparecerán en pantalla algunos datos a llenar para mostrar el

reporte.

• De Org. a Org.: Numero de centro de costoEjemplo: 24403 Presupuestos

• Periodo a Periodo : Mes que se desea acumularEjemplo: Enero a Septiembre

• Año Fiscal : 10 (Puede ser el año actual o el anterior)• COA: Empresa 2 UDEM

• Fondo : 10P Fondo de Presupuesto Operativo• Programa : Es el programa que maneje el centro

Ejemplo: DOC, OPE, FOR, etc.

Área de capturade datos




74

6. Al terminar la captura dar “Click” en REPORTE PDF para visualizar

la información.

Reporte PDF



77

CONCLUSIONES



78

El presupuesto base cero permitirá a la UDEM:

Optimizar el gasto y hacer un uso eficiente de los recursosen las distintas áreas que conforman la UDEM al contar conun sistema de presupuestación y control implantado.

Desarrollar la cultura de justificación del gasto bajo elenfoque de costo beneficio.

Identificar en forma oportuna las causas de lasdesviaciones en los presupuestos a fin de implementaracciones de mejora.



HIDALGO 2023 . COLONIA OBISPADO . CP 64060

MONTERREY, N.L.

TELS. Y FAX (81) 81 8346 54 04 . 81 8346 54 05 . 81 8346 54 06

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