Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes...
Transcript of Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes...
![Page 1: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/1.jpg)
Taller d’organització i conservació de documents II:
El nostre arxiu digital, com l’organitzem i el conservem?
Aniol MariaMembre del grup de treball Transparència i Dades de l’AAC-GD i membre del Proyecto Cuéntalo
![Page 2: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/2.jpg)
«En els temps actuals vivim immersos en plena transformació digital, allò que abans ocupava les nostres taules i escriptoris com carpetes, bolígrafs, clips, manuals de consulta, mapamundis, fax, notes d'agenda, calculadores electròniques,... ara queda concentrat en un ordinador, una tauleta i un telèfon mòbil.
Menys paperassa i desordre de la nostra informació personal? Al contrari. Continuem patint pèrdues de fotografies, de documents essencials, fem eliminacions sense criteri, i ens costa trobar el que necessitem urgentment.
És per això que en aquest taller us explicarem la magnitud de la tragèdia i quins consells arxivístics us poden ajudar a planificar una millor gestió de la vostra documentació personal.»
![Page 3: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/3.jpg)
Salvavides digital
![Page 4: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/4.jpg)
Endreça: troba● Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida
digital: ordinadors, discs durs, memòries USB, pàgines web i blogs, xarxes socials, comptes de correu electrònic, targetes de memòria…
● Fes un bolcat de tot el que tinguis als teus aparells externs com càmeres de fotos, mòbils i demés al teu ordinador o disc dur de confiança.
● Identifica quina mena de formats electrònics preservaràs
4
![Page 5: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/5.jpg)
Endreça: troba
DROID: user guide - droid-user-guide.pdf http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-
management/droid-user-guide.pdf5
![Page 6: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/6.jpg)
Endreça: selecciona
● Decideix quins documents tenen un valor a llarg termini
● Selecciona els documents més especials, els que més t’estimes
● Molts o pocs documents, tu esculls. Tingues en compte que, quants més documents, més difícil serà la gestió
6
![Page 7: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/7.jpg)
Endreça: organitza
● Crea una estructura de carpetes al teu ordinador per distribuir els documents escollits, del més general al més concret
● Fes un mapa de l’arbre de carpetes, per si en un futur t’oblides de com ho has fet i redacta una breu explicació
7
![Page 8: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/8.jpg)
Endreça: organitza
● Procura fer coincidir l’estructura d’organització dels documents en paper i en digital
● Pocs nivells, poques subcarpetes● Basa l’organització en el propi sistema operatiu habitual i no en programes de tercers que et generaran encara més dependència
8
![Page 9: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/9.jpg)
Endreça: organitza
WinDirStat - Windows Directory Statistics https://windirstat.net
9
![Page 10: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/10.jpg)
Endreça: organitza
http://grandperspectiv.sourceforge.net
10
http://www.derlien.com
![Page 11: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/11.jpg)
Endreça: identifica
● Inicia el títol del fitxer amb la data (AAAA_MM_DD)
● Escriu títols curts, sense caràcters especials, separació amb guió baix (_)
● Descriu els fitxers individualment mitjançant el sistema de propietats i metadades del sistema operatiu
11
![Page 12: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/12.jpg)
Endreça: identifica
MediaInfo https://mediaarea.net/ca/MediaInfo
12
![Page 13: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/13.jpg)
Endreça: seguretat
● Crea com a mínim tres còpies de seguretat guardades en llocs diferents, en previsió d’un desastre.
● Fes una de les còpies en suports externs: discs durs, USB, núvol, etc.
● Guarda una còpia del llistat dels fitxers en el mateix lloc on tens la còpia de seguretat.
13
![Page 14: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/14.jpg)
Endreça: seguretat
● Cada cinc anys fes una nova còpia de seguretat i elimina la còpia antiga.
● Alerta amb el núvol! El servei de programes i emmagatzemament en línia està en mans d’empreses privades i quan aquestes no hi vegin cap benefici, perdràs la teva informació o et faran pagar el servei.
14
![Page 15: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/15.jpg)
Endreça: seguretat
winMd5Sum Portable (File hash checker) | PortableApps.com https://portableapps.com/apps/utilities/winmd5sum_portable
Rapid CRC Unicode Portable (CRC/MD5/SHA hashing) | PortableApps.com https://portableapps.com/apps/utilities/rapid-crc-
unicode-portable
15
![Page 16: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/16.jpg)
Endreça: seguretat
16
Screenshots of Quickhash running on Windows, Linux and Apple Mac OSX | QuickHash GUI https://quickhash-gui.org
![Page 17: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/17.jpg)
Què cal tenir en compte: fotografies
● Si hi ha múltiples versions d’una fotografia, guarda la versió que tingui la qualitat més alta.
● Respecteu els títols de les fotografies digitals, són la data de captura.
17
![Page 18: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/18.jpg)
Què cal tenir en compte: fotografies
● A partir de les dates de les fotografies, agrupeu-les en reportatges. Una carpeta, un reportatge.
● Imprimeix o fes un àlbum en paper de les fotografies que més t’estimis.
● Etiqueta individualment les fotografies amb noms de persones i temes.
18
![Page 19: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/19.jpg)
Què cal tenir en compte: fotografies
drogoganor/ImageTagWPF: A simple, portable image tagger for Windows https://github.com/drogoganor/ImageTagWPF
19
![Page 20: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/20.jpg)
Què cal tenir en compte: fotografies
FastPhotoTagger download | SourceForge.net https://sourceforge.net/projects/fastphototagger/
20
![Page 21: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/21.jpg)
Què cal tenir en compte: fotografies
digiKam - digiKam https://www.digikam.org
21
![Page 22: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/22.jpg)
Què cal tenir en compte: vídeos
● Pots guardar les versions finals dels vídeos o també pots guardar els vídeos sense editar
● Si hi han múltiples versions d’un vídeo important, guarda la versió que tingui la qualitat més alta
● Guarda en formats estàndards: MKV, AVI, MPEG2
22
![Page 23: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/23.jpg)
Què cal tenir en compte: vídeos
Comprar MP4 Video & Audio Tag Editor - Microsoft Store es-ES https://www.microsoft.com/es-es/p/mp4-video-audio-tag-editor/9nqxzbd9kxmf
23
![Page 24: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/24.jpg)
Què cal tenir en compte: documents
● Compte amb les versions. Conserva només els documents definitius i acabats.
● Digitalitzar els documents més importants: contracte de la hipoteca, compres importants,...
24
![Page 25: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/25.jpg)
Què cal tenir en compte: àudio
● Completa la informació de cada àudio amb autor, àlbum, any, lletra, etc.
● Usa formats lliures sempre que et sigui possible: mp3, ogg, wav, flac,...
● Digitalitza en alta qualitat: mp3 a 320kbps i flac a 44khz per exemple
25
![Page 26: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/26.jpg)
Què cal tenir en compte: àudio
MusicBrainz Picard https://picard.musicbrainz.org
26
![Page 27: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/27.jpg)
Què cal tenir en compte: àudio
Audacity ® | Free, open source, cross-platform audio software for multi-track recording and editing. https://www.audacityteam.org
27
![Page 28: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/28.jpg)
Què cal tenir en compte: àudio
foobar2000 https://www.foobar2000.org
28
![Page 29: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/29.jpg)
Què cal tenir en compte: correu electrònic
● Identifica l’estructura de carpetes que tingui cada compte, incloent-hi la carpeta “arxivat"
● Imprimeix els correus més importants en pdf i descarregat els fitxers adjunts. Guarda els correus en pdf i els fitxers adjunts a la mateixa carpeta per mantenir el vincle
29
![Page 30: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/30.jpg)
Què cal tenir en compte: correu electrònic
● Recorda també de guardar els adjunts als correus electrònics
● Si és possible, desa els missatges en formats estàndards, com ara: eml o mbox
30
![Page 31: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/31.jpg)
Què cal tenir en compte: correu electrònic
● Exporta els teus correus electrònics que tinguis a la xarxa amb eines com per exemple la que ofereix Google TakeOut: https://takeout.google.com
31
![Page 32: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/32.jpg)
Què cal tenir en compte: xarxes socials
Les Xarxes Socials permeten exportar tota la informació que has publicat:● Instagram: pots descarregar totes les teves fotos, comentaris, informació del perfil entre altres. Al sol·licitar la descàrrega de dades, Instagram envia un correu amb un enllaç que permet la descàrrega.
32
![Page 33: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/33.jpg)
Què cal tenir en compte: xarxes socials
● Twitter: pots descarregar la informació a nivell global, des del primer tweet, al sol·licitar el teu arxiu, una notificació et serà enviada des d’on podràs descarregar-te les dades.
● Facebook: pots descarregar tota la informació: els teus posts, fotos, vídeos i altres continguts. A través de configuració, et permet descarregar la informació en el format que vulguis. 33
![Page 34: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/34.jpg)
Què cal tenir en compte: pàgines web
● Web pròpia: Si és estàtica pots fer còpies locals amb FileZilla i altres programes per connectar-te per FTP amb el teu proveïdor d’allotjament web.
34
![Page 35: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/35.jpg)
Què cal tenir en compte: pàgines web
FileZilla - The free FTP solution https://filezilla-project.org35
![Page 36: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/36.jpg)
Què cal tenir en compte: pàgines web
● Web d’altri: Pots fer bolcatges de webs públiques que creguis rellevants amb programari com HTTrack o Curl. Recorda que els continguts poden estar sota llicències restrictives i per tant aquestes còpies no les podries distribuir lliurement.
36
![Page 37: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/37.jpg)
Què cal tenir en compte: pàgines web
HTTrack Website Copier - Free Software Offline Browser (GNU GPL) https://www.httrack.com
37
![Page 38: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/38.jpg)
Què cal tenir en compte: pàgines web
curl https://curl.haxx.se
38
![Page 39: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/39.jpg)
Què cal tenir en compte: pàgines web
39
NapoliRoma [CC BY-SA 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0)] https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Internet_Archive_Sun_Modular_Datacenter.jpg
![Page 40: Taller d’organització i conservació de documents II: El ......Endreça: troba Localitza totes les ubicacions on guardes la teva vida digital: ordinadors, discs durs, memòries](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022071409/6103984ea7ecfd48bb143f1f/html5/thumbnails/40.jpg)
I finalment
En cas de dubte,confia en la teva persona especialista
en arxivística digital.