Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009 Estructura y proceso de la...

Taller de gestión de proyectos Ciudad de Panamá, Julio 2009

Estructura y proceso de la presentación, negociación e implementación de un Programa con el FM

Matías Gómez

Taller de gestión de proyectosCiudad de Panamá, Julio 2009

Actores

• Fondo Mundial – Junta Directiva– Panel de Revisión Técnica – Secretariado

• Mecanismo de Coordinación• Receptor principal• Sub receptores• Agente Local del Fondo


Actores

FMFM

RPMCP

ALF

SR S

R

SR

PRT


Mecanismo de Coordinación

• Seis requerimientos mínimos • Coordinar el proyecto Fondo Mundial con otras

intervenciones• Presentar propuestas al FM (estrategia, presupuesto,

indicadores)• Aprobar cambios materiales • Firmar acuerdo de subvención como testigo• Velar la implementación del proyecto


Receptor Principal

• Nominado por el MCP • Firma acuerdo con el Fondo Mundial • Prepara los documentos del proyecto

(presupuestos, indicadores, Plan de M&E, Plan de Compras u otros)

• Responsable de la administración del proyecto


Sub receptores

• Elegidos por el MCP/ RP. Decisión final con el RP

• Reportan al RP sobre sus actividades

• Ejecutan actividades especificas


ALF

• Contratista del FM • Antes: evaluación de la capacidad del RP, la revisión

presupuestos y los planes de trabajo propuestos, colaboración proceso de negociación.

• Durante: supervisión de la ejecución. Esto incluye revisar las solicitudes de fondos periódicas del RP, llevar a cabo visitas de terreno para verificar los resultados, revisar el informe anual de auditoría, reporte financiero mejorado.

• Labores realizadas en relación con la revisión de la Fase 2.

• Labores realizadas en relación con el fin de la subvención.• Tareas ad hoc

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No

• Diseño del programa • Ejecución del programa • Asistencia técnica al RP o a los sub-beneficiarios • Desarrollo de capacidades • Decisiones sobre la subvención• Aprobar• Auditoria


Caso 1Después de 10 meses desde el inicio del contrato los resultados de la actividad 1 alcanzan solo el 25% de las metas establecidas

La responsabilidad para la ejecución de estas actividades es de la organización ORGANIZAR, sub receptora del proyecto.

La causa del problema: la capacidad de ejecución del sub receptor es limitada en el corto plazo, lo que limita el cumplimiento de las actividades.

1. Quien debería ser el primero en percibir y registrar el problema de la baja ejecución?2. Asignen las responsabilidades a cada actor, que tiene que hacer cada uno de los 5 actores (MCP, RP, SR, LFA, FM)3. Diseñen la línea de reporte/ flujo de información, que los actores deberían seguir para encontrar una solución al problema


Caso 2El Fondo Mundial ha enviado una carta a la presidenta del mecanismo de coordinación

informándola que las ultimas 2 solicitudes de desembolso contenían graves errores en la parte financiera. El FM envío cartas de retro alimentación al RP, y no recibió respuesta y los problemas continúa.

Los principales errores encontrados son:El receptor principal no registra los adelantos de pagamento a proveedores, lo que

determina un saldo errado al final del periodo reportado.1. El sub receptor A se equivoca en el utilizo de las categorías de gastos y registra

todo los gastos en la categoría de gastos administrativos2. El sub receptor B entrega su registro de gasto con un mes de atraso.

Se registra además un problema adicional, el contador del receptor principal ha aceptado una oferta de trabajo y dejara su trabajo actual con el Receptor Principal al final del mes. El contador es la única persona que maneja el programa contable del receptor principal, además el es el responsable de la relaciones con los sub receptores (solo parte financiera) y de preparar el informe financiero semestral para el Fondo Mundial.

1. Asignar las responsabilidades a cada unos de los cinco actores (MCP, PR, SR, ALF, FM). En esta situación quien es responsable de acciones para corregir los problemas? Que acciones/ Información deben pedir a los otros actores?


Gracias

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