Taller de Planeacion Estrategica

Taller de Desarrollo de Capacidades para las Organizaciones de la Sociedad Civil

Dominicana

Planeación Estratégica

Rafael Flores Usero

(presentado el 27/05/2015 en Santiago de los Caballeros)

AGENDA

PRIMERA PARTE

Definic iones de estrategia

Proceso estratégico

Pensamiento estratégico Planeación estratégica

Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015

DEFINICIONES DE ESTRATEGIA

“Elemento que determina las metas básicas de una empresa a largo plazo, así como la adopción de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para alcanzar esas metas” (Chandler)

“La estrategia representa un patrón de objetivos, propósitos o metas, así como las políticas y los planes para alcanzar estas metas, presentándolos de tal manera que permitan definir la actividad a la que se dedica la empresa…” (Andrews)

“Las estrategias denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios” (Koontz)


PLANEACION es un proceso mediante el cual se establecen

objetivos y se seleccionan los medios o caminos a seguir para

lograrlos.

Estos medios u opciones son precisamente la ESTRATEGIA que

nos permite lograr esos objetivos, y esta basada en el análisis y

evaluación de ventajas y desventajas de alternativas.

¿ QUE ES LA PLANEACION

ESTRATEGICA ?


¿ QUÉ ES LA PLANEACION

ESTRATEGICA ?

Proceso mediante el cual una organización define su visión a largo plazo y las estrategias para alcanzarla a partir del análisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

Es la capacidad de desarrollar un proceso estructurado que

permita a una organización gestionar y administrar sus recursos

humanos, materiales y financieros para el logro de su misión


Características de la estrategia:

Coherente

Pertinente

Realizable


PROCESO ESTRATÉGICO

Conjunto de etapas y actividades que le permiten a una organización fijar su horizonte de futuro y lo

necesario para alcanzarlo, es decir, su estrategia.

Voluntarista


Actitudes frente al futuro:

• Ignorar el cambio

•Reaccionar cuando

ocurra un cambio

• Prepararse para el cambio

•Construir el cambio

Pasiva

Reactiva

Preactiva

Proactiva


Evolución del proceso estratégico:

60´s: 80´s: 90´s: Siglo XXI:

Local Internacional Global. Global.

Cliente poco exigente Cliente con > opciones. Alto poder de negociación de los clientes

Customización Stakeholders. Cliente con poderes colectivos. Diseño a la medida

Producto Calidad Cadena de valor

Competencias centrales (enfoque y focalización)

Gestión de conocimiento - Capital intelectual

Enfoque: Interno Enfoque: Entorno Enfoque: Interno Enfoque: Servicio

Principal problema estratégico: incrementar el retorno económico

Principal problema estratégico: lograr posicionamiento de la empresa

Principal problema estratégico: crear, desarrollar y fortalecer capacidades

Principal problema estratégico: crear, difundir y desarrollar el conocimiento

Proceso estratégico: exclusivamente arriba y no se comunica

Proceso estratégico: arriba pero con buena comunicación

Proceso estratégico: participativo, anticipativo y de estrategias emergentes

Escuela: Planeación (ciclo PHVA)

Escuela: Posición (ventaja competitiva)

Escuela: Aprendizaje (creación de valor)

Escuela: Biológica (capital humano y relacional)

Pensamiento estratégico

Planeación estratégica

Proceso estratégico

Fases del proceso estratégico:

Proceso de creación de la visión organizacional y de

elección de la estrategia: diagnóstico

y formulación

Proceso de despliegue y control de la

estrategia elegida.


Proceso estratégico:

Fases del proceso

1. Definición de la Misión y la Visión

2. Análisis interno/externo

3. Desarrollo de Objetivos y Estrategias

4. Plan de acción o trabajo

5. Monitoreo y seguimiento


Análisis Interno

Es un proceso de diagnóstico realizado para identificar las fortalezas y debilidades de la organización.

Estado del arte

Análisis Externo

Es un proceso de diagnóstico realizado para identificar las oportunidades y amenazas de la organización.

Entorno competitivo

Tendencias mundiales

Necesidades del entorno


Misión

Preguntas que orientan su formulación o validación:

¿Qué es… ? [naturaleza] ¿Qué hace… ? [productos/servicios] ¿Para qué lo hace? [contribución] ¿Cómo lo hace? [identidad, medios] ¿A quién dirige su quehacer? [clientes] ¿En qué se diferencia? [capacidad distintiva / ventaja

competitiva]

Es la razón de ser de la organización. Debe hacer explícita la naturaleza e identidad organizacional.

Enmarca o da contexto a la formulación de la Visión y de los Objetivos organizacionales.


Misión

Ejercicio E

Visión

Preguntas que orientan su formulación o validación:

¿Cuáles son los princ ipales logros que se deben alcanzar al año X?

¿Qué resulta prioritario fortalecer o mejorar desde ahora para alcanzar esos logros?

¿Qué resulta clave mantener o conservar para alcanzar esos logros?

¿En qué nuevos frentes se debe trabajar para alcanzar esos logros?

Estamos en el año X, por favor describa la organización.

Es la expresión del futuro deseado.

Es una aspiración, lo que se quiere alcanzar.

Fija el norte.


Visión

Visión

–

Análisis Interno/Externo

Los mas recurrentes son:

1. Análisis DAFO

2. Análisis PESTLE


Diagnóstico FODA

¿Qué es?

Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas Desarrollo de capacidades para la Eficacia de las OSC dominicanas - 2015

Es un instrumento que permite a una Institución, Agrupación u Organización:

Detectar su situación organizacional interna y externa.

La posibilidad de planificar estratégicamente su accionar a corto, mediano o largo plazo.

Conocer cómo nos organizamos a nivel interno.

Conocer cómo nos relacionamos organizacionalmente a nivel externo.


1. A nivel INTERNO de una Institución, Agrupación u Organización:

FORTALEZAS: son todas aquellas potencialidades materiales o

humanas con que cuenta una organización. Son de vital importancia para el funcionamiento y desarrollo de la organización.

DEBILIDADES: son todas aquellas deficiencias materiales o

humanas con que cuenta una organización. Son las principales responsables del funcionamiento interno de la organización.


OPORTUNIDADES: son todas aquellas posibilidades de desarrollo

que tiene una organización. Estas oportunidades se encuentran en el medio, natural, geográfico, cultural, social, político y económico en la que se mueve la organización.

2. A nivel EXTERNO de una Institución, Agrupación u Organización:

AMENAZAS: son todas aquellas situaciones negativas que atentan

con el desarrollo de una organización. Estas amenazas se encuentran en el medio natural, geográfico, cultural, social, político y económico en la que se mueve la organización.


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.

Positivo Negativo

Análisis Interno FORTALEZAS AREA DE MEJORA

Análisis Externo OPORTUNIDADES AMENAZAS

ANÁLISIS DAFO


Estrategias del FODA

Las 4 estrategias provenientes del FODA son:

• FO

• FA

• DA

• DO


Ejercicio FODA


Análisis PEST

1. Factores Políticos

2. Factores Económicos

3. Factores Sociales

4. Factores Tecnológicos


Factores Políticos

- Normativa y protección medioambiental

- Políticas fiscales

- Normatividad sobre comercio internacional y restricciones a este

- Legislación sobre cumplimiento de contratos y protección de los consumidores

- Legislación en materia de empleo

- Organización y actitud de la administración

- Estabilidad política


Factores Económicos

- Crecimiento Económico

- Tipos de interés y políticas monetarias

- Gasto publico

- Políticas en materia de desempleo

- Tributación

- Tipos de cambio

- Etapa del ciclo empresarial


Factores sociales

- Distribución de la renta - Demografía - Movilidad laboral y social - Cambios en el estilo de vida - Actitudes respecto al trabajo, la carrera

profesional y el ocio - Educación - Sensibilización respecto a la salud, y

bienestar y seguridad


Factores Tecnológicos

- Gasto de investigación de la Administración

- Prioridad otorgada por la industria a los avances

- Nuevas invenciones

- Tasa de transferencia de Tecnológica

- Ciclo de vida y velocidad de la obsolescencia

- Uso y costos de la Energía

- (Cambios en) Internet


Ejercicio PEST


Objetivos

Son los propósitos o fines hacia los cuales se orientan las actividades organizacionales para

alcanzar la Visión en desarrollo de la Misión.

Achievable (alcanzable)

Realistic (realista)

Time bound (tiempo límite)

Deben acompañarse de METAS, entendidas como los resultados concretos esperados.

S Specific (específica)

M Measurable (medible)

A

R

T


Objetivos

Ejemplo: Escuela Internacional de Ciencias Económicas y Administrativas

Objetivos con sus metas al año 2019

Objetivos Metas de los próximos 5 años de la EICEA

Aumentar la cobertura y el éxito

académico en la formación superior

Creación de mínimo 2 nuevos programas de maestría.

Aumento del índice de absorción en pregrado (estudiantes

nuevos/admitidos) a mínimo el 60%.

Deserción estudiantil de pregrado no supere el 5% por período

académico.

Empleabilidad de los graduados de los últimos 5 años mínimo del 85%.


Ejercicio de objetivos


Plan Operativo

El plan operativo es un instrumento para darle concreción y facilitar la implementación del conjunto de metas y/o iniciativas contenidas en el plan estratégico.

El POA (plan operativo anual) tiene una vigencia de 1 año


Desarrollo del POA

Debes tener claro:

1. El POA se realiza para el logro efectivo de la misión.

2. Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.

3. Quienes serán las personas responsables.

4. Que recursos necesitas y de que recursos dispones

5. Definitivamente plantear un cronograma acorde a la duración del POA.


Elementos a considerar:

1. El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada

2. Debe ser un instrumento corto, agil y sencillo. Mientras mas largo, menos se usa.

3. Las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos e interiorizados en todos los niveles de la organización.

4. Los planes operativos son anuales

5. Deben tener un seguimiento formal por lo menos trimestral. Eso implica que se deben definir las instancias responsables del seguimiento del plan


Los compromisos del POA son:

1. Se tienen que hacer reuniones y juntas donde se definan conjuntamente algunos aspectos de la planificación.

2. Hay que llenar formatos

3. Hay que dar cuentas de lo realizado: de lo que ha salido bien, de lo que ha salido mal y de lo que no se ha podido hacer.


Ejercicio Matriz POA


Medida de las características o estado de un individuo, objeto o proceso.

Descripción operativa de un objetivo.

Relación entre dos variables que sirve para medir un hecho.

Medidas que sintetizan situaciones importantes de las cuales interesa conocer su evolución en el tiempo.

Expresión cuantitativa y/o cualitativa de lo que se pretende alcanzar con un objetivo específico establecido.

DEFINICIÓN INDICADOR


Estructura de los indicadores:


Indicadores de gestión permiten medir-tipo y número- de servicios y productos que se

ofrecen para cumplir con los objetivos

Identifican las cualidades distintivas de los medios, los procesos, los servicios y los

productos

Miden…”la contribución a la solución de problemas de la sociedad…. las transformaciones en personas, familias, grupos, instituciones y entornos derivadas de la acción de la institución. Cambios en el saber, el ser y el hacer….” (Ver, Quintero, Victor Manuel)

GESTIÓN

CALIDAD

IMPACTO

TIPOS


EFICACIA

EFICIENCIA

PERTINENCIA

SOSTENIBILIDAD

Mide el grado de avance y/o cumplimiento

de una determinada variable respecto a la

programación prevista

Mide el grado en que un proyecto alcanza sus

objetivos, optimizando el uso de los recursos

disponibles.

Mide la respuesta de la actividad a las

necesidades, expectativas e intereses de la

población beneficiaria.

Mide la capacidad del proyecto una vez

finalizado, de generar condiciones tales que la

población puede seguir mejorando su realidad


Miden la incidencia del programa en la población total

o en la seleccionada como grupo objetivo.

ESTRUCTURA Cuando reflejan la información cuantitativa de la

organización y los recursos con que ésta cuenta.

PROCESOS Miden el tipo de servicio ofrecido en relación con

patrones de referencia.

RESULTADO


Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se

mide no se puede controlar, y lo que no se

controla no se puede gestionar.


GESTIÓN

CALIDAD

IMPACTO

Proyectos de asesoría y consultoría articulados

a la docencia e investigación contratados anualmente.

Aportes al mejoramiento de las organizaciones derivadas de la asesoría y consultoría.

Grado de satisfacción de los beneficiarios de la

asesoría y consultoría.

Indicadores de gestión permiten evaluar - tipo y número- de servicios y productos

que ofrece la institución para cumplir con la función de proyección/ extensión/

interacción

Identifican las cualidades distintivas de los medios, los procesos, los servicios y los

productos que hacen realidad la proyección social/ extensión/ interacción

Miden…”la contribución de la institución a la solución de problemas de la sociedad….

las transformaciones en personas, familias, grupos, instituciones y entornos derivadas de la acción de la institución. Cambios en el saber, el ser y el hacer….”

(Ver, Quintero, Victor Manuel)


Ejemplo:

Fuente: Centro de Información Universidad de La Sabana

Indicadores

NOMBRE DEL

INDICADOR

FÓRMULA DE

CÁLCULO

EXPLICACIÓN DE

VARIABLES

UNIDAD

DE MEDIDA

SENTIDO

(+) ó (-)

FUENTE DE

INFORMACIÓN

FRECUENCIA

EN LA TOMA

DE DATOS

META

RANGO DE

GESTIÓN

FRECUENCIA

DE ANÁLISIS

RESPONSABLE

DEL ANÁLISIS

Numerador: Número de

Índice de

Absorción

Número de estudiantes

nuevos / Número de

estudiantes admitidos

estudiantes nuevos

matriculados en un periodo.

Denominador: Número de

estudiantes admitidios para

%

(+)

Sistemas

Escolaris -

Módulo

Admisiones

Semestral, al

f inal del

proceso PIAMI

>=60%

Valor de

alerta: <=55%

Semestral

Director de

Admisiones

ese mismo periodo.

Ejercicio: Ficha de Indicadores


CICLO DE GESTIÓN

DIAGNOSTICAR

PLANEAR

HACER

VERIFICAR- MONITOREAR

ACTUAR- MEJORAMIENTO

CONTINUO- EVALUAR


DIAGNOSTICAR

PLAN

EAR

HACER



CONTINUO- EVALUAR

Consiste en obtener y procesar

información para identificar el estado inicial (línea base) de

la organización sobre la que se va a realizar una gestión.

¿Desde la identidad de la organizacion

qué brechas se encuentran para el cumplimiento de la misión y la visión?

¿Cómo influye el entorno?


DIAGNOSTICAR

PLANEAR

HACER



CONTINUO- EVALUAR

Consiste en definir, con base

en el diagnóstico, los objetivos de la

institución, con miras al

cumplimiento de lo que se quiere.

Consiste en elegir las mejores

opciones frente al futuro y proveer

los medios necesarios para

alcanzarlas.


DIAGNOSTICAR

PLANEAR

HACER



CONTINUO- EVALUAR

Es el proceso

mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad

de recursos para apoyar los objetivos de la organización.

Es el desarrollo de las estrategias y acciones planteadas en el plan.


DIAGNOSTICAR

PLANEAR

HACER



CONTINUO- EVALUAR

Es un proceso

permanente para verificar sistemáticam ente que las estrategias y

acciones planeadas se llevan a cabo

según lo esperado.


DIAGNOSTICAR

PLANE

AR

HACER



CONTINUO- EVALUAR

Evaluación educativa:

estimación del grado en que un

proceso educativo ha alcanzado las

metas para las que fue creado (finalidad). IMPACTO.

La mejora continua

consiste en conseguir cambios continuos en todas las actividades de la

organización.


GRACIAS

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